通訊技術公司會議管理制度

1、8/81、目的本制度明確規(guī)定公司會議種類、組織及會務治理等工作相關內容，確保會議召開的質量和效率，推動對會議決議的執(zhí)行。2、范圍本制度適用于公司各部門召開的各項會議的組織與治理。3、權責3.1人力資源部協(xié)助公司治理層確定公司會議的種類，組織會議進行、以及制定、公布和推廣會務治理相關制度；3.2會議主辦部門負責各項會議的會議申請、通知、組織、記錄及會議決議催辦落實完成工作。4、會議召開原則 4.1 高效。凡召開的會議應具備必要性，注重實效，主題鮮亮，預備充分。會議組織者應將會議主持者、議題、議程、時刻、地點等安排預先告知與會者； 4.2 精簡。大力精簡會議，盡量縮短會期，減少與會人員，能合并召開

2、的會議要盡可能統(tǒng)籌合并；4.3 務實。把工作重點放在深入實際，加強調研和督查，集中精力研究和解決實際問題上，可采取現(xiàn)場辦公會議等形式，及時協(xié)調研究解決有關問題； 4.4節(jié)約。會議召開倡導勤儉節(jié)約，會議地點安排在公司內進行，專門情況需經公司治理層批準，會議所需經費由主辦部門負責申報，人力資源部審核。5、會議分類5.1 公司級會議：要緊包括年度職員大會、工作總結會（月度/季度/年度）、月度經營研討會、營銷總結會（季度/年度）、業(yè)務相關會議(如客戶或供應商研討會、洽談會，座談會等)及各類臨時召開的代表大會；5.2例會:公司各一級部門周例會、月度例會；5.3專項會議：項目研討會、業(yè)務綜合會(如打算協(xié)調

3、會、質量分析會、生產技術預備會、生產調度會、安全工作會等)。6、會議周期及時刻安排7、會議申報及組織6.1各部門須按照事先規(guī)定的會議時刻、與會人員、會議報告內容等做好充分預備參會；6.2會議通知：列入會議打算的會議通知由人力資源部統(tǒng)一安排，會議通知須提早一天以文字或電話發(fā)出。各部自行安排的小范圍會議可自行安排；6.3如召開須上級部門參與的不定期會議，由會議主辦單位依照工作需要和會議內容，向上一級單位提出，提報會議申請單，詳見附件一。經上級單位審批，如批準開會，會前預備相關事宜由會議主辦單位負責，同時參照本程序執(zhí)行；6.4會議籌備工作：依照會議內容，由會議主辦部門負責組織，會議相關部門配合完成具

4、體工作的籌備與落實（包括：領導講話、會場布置、橫幅標識、安全保衛(wèi)、音響、會議通知、會議方案等）； 6.5會議簽到：會議主辦部門應事先預備簽到表、冊。中小型會議實行個人簽到，規(guī)模較大的會議實行部門領導簽到。會議結束時，主辦部門可對各單位的出勤情況進行檢查或抽查； 6.6會議文件及會議檔案：全員性會議的文件由主辦部門預備，會議結束后，應及時將完整的會議文件整理歸檔，按規(guī)定時刻移交到人力資源部存檔；一般性工作會議由主辦部門負責會議記錄和紀要整理，會議紀要經部門負責人簽發(fā)后，公布執(zhí)行并發(fā)至相關部門備忘；6.7與平級或縱向溝通的不定期會議召開，由會議發(fā)起單位提出并參照本程序執(zhí)行。7、會議要求及紀律7.1

5、會議接待由會議主辦部門負責，會議召開前5分鐘進行簽到，須準確統(tǒng)計會議人數(shù)并留存檔案資料，詳見會議簽到表附件三；7.2會議相關部門負責在會前將與會議相關的參閱資料及時、準確分發(fā)至與會人員；7.3會議記錄由會議主辦部門負責記錄；7.4與會人員應做到不遲到，不早退，因故不能參加會議應提早向主辦會議部門請假；有事離開會場需向會議組織者請假；會議期間應關閉通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主題無關的事；7.5 會議內容有保密事項時，與會者必須嚴格遵守保密紀律；7.6人力資源部將于會議召開后對會議紀律執(zhí)行情況（包括會議出勤、請假制度履行情況及會風會紀情況）在全公司范圍內通報。各部門負責人要重視對會議紀律的

6、執(zhí)行，以身作則，促進良好會風的形成。8、會后工作跟進8.1主辦部門負責整理及下發(fā)會議紀要（詳見附件四）及會議決議的催辦；8.2會后聚餐、娛樂等活動由人力資源部組織、協(xié)調，會議主辦部門應在會議召開前通知人力資源部，以便提早預備安排；8.3會議文件材料的立卷歸檔，建立會議檔案。8.3.1主辦部門負責會議的相關材料保存，如會議通知、會議議程、簽到表、會議紀要、會議報告等文書須一并收集、整理齊全，按一會一卷的立卷方法設立案卷；8.3.2部門內部會議均需將會議議程、簽到表、會議紀要、會議報告等文書備份呈報總經理。9、會議室使用治理方法9.1 治理歸口9.1.1人力資源部負責會議室的統(tǒng)籌治理和協(xié)調安排使用

7、。9.1.2日常治理具體：會議室內財產的保管、衛(wèi)生保潔、門窗及電器的關閉、使用交接手續(xù)辦理、鑰匙交接等。9.1.3所有會議室的燈光、音響、多媒體投影等的操控工作、日常調試及報修工作均由網絡治理員或總經辦指定專人負責。9.2 使用范圍及預約程序9.2.1按照“會議治理制度”之規(guī)定，列入每周會議打算的會議優(yōu)先編排使用會議室；各部如需使用會議室一般要提早1天向人力資源部申請預約，以便統(tǒng)籌安排使用。若各部擬預約的會議室使用時刻與每周列入會議打算或已預定的會議室與臨時性重要會議發(fā)生沖突時，以重要會議為先。9.2.2外部租賃會議室要緊用于全公司的大型活動及重要會議等，如有專門活動需要，需經公司治理層批準，

8、方可執(zhí)行租用安排。9.2.3申請使用會議室可在公用盤下載申請表，要求要逐項填寫申請單中各項內容，并在“其它講明”欄中注明參會人數(shù)、需使用設施等，經批準后方可使用；嚴禁擅自使用會議室。9.3 使用規(guī)定9.3.1按照“誰使用誰負責”的原則，使用部門須派專人負責本部門活動期間的治理及安全工作。9.3.2會議期間非與會人員不得隨意進入會議室。9.3.3凡進入會議室的人員必須自覺遵守會議室使用治理規(guī)定。講衛(wèi)生，不得喧嘩、不得損壞公物、不得損壞公用設施。關于違反本規(guī)定的人員，人力資源部或指定治理人員有權制止、教育、直至給予行政處罰。9.3.4會議室使用結束后，使用部門必須負責關閉電源、還原設施，做好衛(wèi)生保潔。如發(fā)覺公用設施