ISO體系文件編寫培訓(xùn)教材

1、ISO體系文件編寫 培訓(xùn)教材制作：丁延平 2013.12.13目錄一、體系系文件的的重要性性二、體系系文件的的架構(gòu)三、文件件的結(jié)構(gòu)構(gòu)四、流程程圖繪制制五、編寫寫文件五五忌六、文件件的審查查、批準(zhǔn)準(zhǔn)七、三洋洋公司文文件編寫寫導(dǎo)則八、電機(jī)機(jī)工廠文文件編寫寫導(dǎo)則九、舉例例說明十、課后后作業(yè)體系文件件的重要要性體系文件件的重要要性體系文件件在ISO9000、ISO14000及TS16949體系建立立和運(yùn)行行的過程程中扮演演著相當(dāng)當(dāng)重要的的角色：符合標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中中,均要求組組織“建立并保保持書面面的體系系,以全面滿滿足此標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的要要求”.工作的依依

2、據(jù)建立體系系文件最最重要的的作用即即是所有有的工作作有所依依循,保持一致致和穩(wěn)定定的工作作方式,以避免不不同的人人在操作作相同的的工作時(shí)時(shí)出現(xiàn)不不一致的的工作方方式和標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),或者由于于口頭交交待溝通通工作的的方式和和方法欠欠明確和和清楚.體系文件件的重要要性(續(xù)一)提升管理理技術(shù)水水平的基基礎(chǔ)當(dāng)所有的的工作要要求都文文件化后后,公司即可可在此基基礎(chǔ)上通通過日常常工作不不斷地完完善管理理和技術(shù)術(shù)的要求求.防止經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)的流失失書面化的的運(yùn)行體體系亦可可避免由由于人員員的流失失而導(dǎo)致致經(jīng)驗(yàn)的的流失,從而造成成運(yùn)作上上的困難難.體系文件件的重要要性(續(xù)二)改善人際際關(guān)系用于工作作的依據(jù)據(jù)全部在在書面上上

3、有明確確的指令令,在執(zhí)行上上大大減減少了口口頭式的的命令和和溝通,同時(shí)降低低了同事事之間磨磨擦的機(jī)機(jī)會.增加員工工的責(zé)任任心和榮榮譽(yù)感執(zhí)行工作作人員透透過文件件知道自自己的工工作權(quán)責(zé)責(zé)和內(nèi)容容,明確了自自己的工工作范圍圍從而提提升了工工作的責(zé)責(zé)任心和和榮譽(yù)感感.體系文件件的架構(gòu)構(gòu)目前建立立的體系系文件,一般企業(yè)業(yè)均將文文件架構(gòu)構(gòu)分為四四個(gè)層次次,即:一階文件件:手冊二階文件件:程序三階文件件:工序卡（工作指指導(dǎo)書）四階文件件:表單和表表格體系文件件的架構(gòu)構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每每家企業(yè)業(yè)都必須須建立上上述架構(gòu)構(gòu)的體系系文件,許多規(guī)模模較小制制程簡單單的公司司往往將將文件的的結(jié)構(gòu)分分為3個(gè)層次,

4、即:一階文件件:手冊二階文件件:程序/工作指導(dǎo)導(dǎo)書三階文件件:表單文件結(jié)構(gòu)構(gòu)的劃分分完全取取決于一一間公司司的規(guī)模模、人員員的數(shù)量量同時(shí)亦亦需考慮慮公司未未來的擴(kuò)擴(kuò)充和發(fā)發(fā)展等.體系文件件的架構(gòu)構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)構(gòu)的說明明手冊對于一個(gè)個(gè)國家來來說,憲法是他他的根本本大法,任何法律律的制訂訂都必要要依憲法法的要求求來擬制制,而對于一一間公司司業(yè)說,手冊即是是公司在在管理制制度上的的根本大大法,它會敘述述公司在在體系運(yùn)運(yùn)行上的的大綱要要求,簡言之,手冊即是是要求我我們應(yīng)該該要做哪哪些工作作.程序書程序即是是明確工工作進(jìn)行行規(guī)定的的途徑,亦就是說說,針對手冊冊要求要要做的工工作和要要求程序序需詳細(xì)細(xì)

5、描述此此工作如如何來做做.文件化的的程序通通常包括括活動的的目的和和范圍;做什么事事情和由由誰來做做;何時(shí)何地地和由誰誰來做；應(yīng)使用用什么材材料、設(shè)設(shè)備和文文件，如如何對活活動進(jìn)行行控制和和記錄等等。體系文件件的架構(gòu)構(gòu)(續(xù)三)體系文件件的架構(gòu)構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)導(dǎo)書工作指導(dǎo)導(dǎo)書是工工作的明明確指示示，它需需詳細(xì)敘敘述某一一具體的的工作如如何來執(zhí)執(zhí)行和操操作，很很多公司司亦稱為為工作指指引或作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。表單格式化的的記錄清清晰明了了，易于于保管，所以在在編撰文文件時(shí)，就應(yīng)適適當(dāng)?shù)脑O(shè)設(shè)計(jì)用以以做記錄錄的表格格，值得得注意的的是大量量的或設(shè)設(shè)計(jì)復(fù)雜雜的表格格會令工工作復(fù)雜雜化，降降低效率率，所以以設(shè)

6、計(jì)表表格應(yīng)力力求共用用，在表表達(dá)明白白的前提提下，精精簡填寫寫的項(xiàng)目目和內(nèi)容容。體系文件件的架構(gòu)構(gòu)(續(xù)五)一般來說說，一項(xiàng)項(xiàng)工作涉涉及到多多個(gè)部門門則我們們寫文件件時(shí)編制制成程序序，例采采購程序序、糾正正和預(yù)防防措施程程序等，而工作作只和自自己部門門有關(guān)的的作業(yè)在在編制文文件時(shí)做做成指導(dǎo)導(dǎo)書的格格式，例例設(shè)備使使用指導(dǎo)導(dǎo)書、指指導(dǎo)書產(chǎn)產(chǎn)品檢驗(yàn)驗(yàn)指導(dǎo)書書等。一般對于于圖紙、設(shè)備說說明書、國內(nèi)、國際的的標(biāo)準(zhǔn)亦亦歸納為為工作指指導(dǎo)書類類文件。文件的結(jié)結(jié)構(gòu)一份文件件的結(jié)構(gòu)構(gòu)往往視視乎文件件內(nèi)容的的需要，一份文文件一般般完整的的結(jié)構(gòu)有有：1.目的2.適用范圍圍3.術(shù)語和定定義4.職責(zé)5.作業(yè)程序序6.相

7、關(guān)文件件7.使用表單單8 .附件（流流程）文件的結(jié)結(jié)構(gòu)(續(xù)一)現(xiàn)將文件件結(jié)構(gòu)應(yīng)應(yīng)敘述的的內(nèi)容做做一詳細(xì)細(xì)敘述:1.目的應(yīng)敘述編編制此文文件的作作用和目目的,即“做這件事事是為了了什么”2.范圍規(guī)定此文文件應(yīng)用用的場合合和時(shí)機(jī)機(jī),范圍的界界定直接接決定文文件的功功能范圍圍,所以編寫寫時(shí)應(yīng)注注意它的的涵蓋性性.例有的公公司是有有手動和和自動的的繞線機(jī)機(jī),而如果文文件的內(nèi)內(nèi)容只針針對手動動的繞線線機(jī)卻將將文件的的范圍寫寫成“適用于公公司所有有的繞線線機(jī)的使使用”即是明顯顯的錯(cuò)誤誤.文件的結(jié)結(jié)構(gòu)(續(xù)二)3.術(shù)語和定定義亦即名詞詞解釋,針對文件件中用到到的專業(yè)業(yè)術(shù)語,英文縮寫寫的做明明確說明明,會令文件

8、件內(nèi)容更更清楚明明白.4.職責(zé)即在文件件運(yùn)行中中相關(guān)單單位及人人員所擔(dān)擔(dān)負(fù)的權(quán)權(quán)責(zé),一般在文文件敘述述時(shí)常會會就相關(guān)關(guān)人員擔(dān)擔(dān)負(fù)的權(quán)權(quán)責(zé)略敘敘述,但是亦有有公司只只敘述和和此文件件有關(guān)的的主導(dǎo)部部門和相相關(guān)部門門的.文件的結(jié)結(jié)構(gòu)(續(xù)三)5.作業(yè)程序序即工作執(zhí)執(zhí)行的方方法、過過程和要要求,一般將作作業(yè)內(nèi)容容的編寫寫分為兩兩部分.(1)流程圖:以流程圖圖的形式式描述工工作進(jìn)行行的程序序,會更容易易了解文文件內(nèi)容容,但是并非非每份文文件都需需流程圖圖,完全視乎乎文件的的類型.(2)文件內(nèi)容容:在編寫文文件內(nèi)容容時(shí),一定需注注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)結(jié)合,即

9、由誰(WHO)在何時(shí)(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做做(WHY),怎樣(HOW),缺少任何何一個(gè)W或H,都有可能能使文件件的內(nèi)容容不易理理解.6.相關(guān)文件件(參考文件件資料)用以索引引文件中中所提到到或引用用的文件件資料,在索引文文件時(shí),最好將文文件的編編號同時(shí)時(shí)附在文文件名之之后會易易查找,但是不可可將文件件版本附附上.7.使用表單單一般用以以對應(yīng)文文件內(nèi)容容中所提提及的記記錄所使使用的表表單,公司所有有的表單單都應(yīng)從從此而來來,最好將表表單的編編號附在在名稱后后,但是也不不可以附附版本.8.附件（流流程圖）對此份文文件所操操作的流流程示意意圖，要要求要簡簡明扼

10、要要，流程程圖與實(shí)實(shí)際要一一致以上是一一份文件件的完整整結(jié)構(gòu),但是并非非所有的的文件都都應(yīng)依循循此固定定的結(jié)構(gòu)構(gòu),鑒于文件件的內(nèi)容容的需要要可適當(dāng)當(dāng)?shù)娜コ恍┎徊贿m用的的項(xiàng)目,但是為了了整齊亦亦可統(tǒng)一一文件結(jié)結(jié)構(gòu).文件的結(jié)結(jié)構(gòu)(續(xù)四)流程圖繪繪制在編制文文件的過過程中，適當(dāng)?shù)氐刂谱饕灰恍┝鞒坛虉D，會會更容易易理解文文件內(nèi)容容和加深深印象，流程圖圖的制做做不限形形式，最最主要的的是能做做到清楚楚明了即即可。流程圖經(jīng)經(jīng)常將用用的符號號流程圖繪繪制（續(xù)續(xù)一）例一：收收貨流程程供應(yīng)商本公司倉倉庫核對送貨貨單與實(shí)物物收貨送貨貨流程圖繪繪制（續(xù)續(xù)二）此范例將將單位以以表表示而將將執(zhí)行的的工作以以來來區(qū)區(qū)

11、分，這這是一個(gè)個(gè)最簡單單的流程程圖，您您可以任任意發(fā)揮揮。例二：生生產(chǎn)流程程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備 料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投 料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日報(bào)流程圖繪繪制（續(xù)續(xù)三）例二流程程圖將執(zhí)執(zhí)行項(xiàng)目目，負(fù)責(zé)責(zé)人及使使用的記記錄分開開注明，易看易易懂，也也是制做做流程圖圖的常見見方法之之一?？傊?，使使用流程程圖的目目的就是是清晰明明白，一一目了然然，如果果有些工工作太過過繁雜和和繁瑣，當(dāng)制成成流程圖圖時(shí)或許許不容易易看明白白，所以以應(yīng)注意意流程圖圖使用的的時(shí)機(jī)。編寫文件件的五忌忌忌簡單草草率，未未將所有有的工作作要求都都納入體體

12、系。忌過于彈彈性化，失去可可操作性性。忌理想主主義化，導(dǎo)致無無法實(shí)施施。忌部門主主義化，導(dǎo)致其其他部門門無法配配合。忌咬文嚼嚼字，理理解困難難。文件的審審查、批批準(zhǔn)一般規(guī)模模較小的的公司，文件制制做完成成后交回回其部門門主管或或總經(jīng)理理審核后后即可頒頒布使用用，但是是對于規(guī)規(guī)模較大大的公司司，這種種做法欠欠妥當(dāng)，因?yàn)椴坎块T專業(yè)業(yè)化的一一些文件件由本部部門自行行審批使使用可能能沒有問問題，但但是非部部門專業(yè)業(yè)化涉及及諸多部部門工作作內(nèi)容的的由制做做部門核核準(zhǔn)使用用，掩蓋蓋了其他他部門的的要求和和意見，在使用用中難免免會對其其它部門門造成困困撓，甚甚至引起起磨擦，所以對對于文件件的審查查和核準(zhǔn)準(zhǔn)，

13、許多多公司規(guī)規(guī)定了不不同審查查和核準(zhǔn)準(zhǔn)方式，例：文件的審審查、批批準(zhǔn)（續(xù)續(xù)一）合肥三洋洋企業(yè)有有限公司司文件、核準(zhǔn)權(quán)權(quán)限文 件 類 別審查會簽核 準(zhǔn)手冊各部門主管董事長程序相關(guān)部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書單位主管廠長圖紙工程技術(shù)部主管一般來說說結(jié)合相相關(guān)部門門主管審審查文件件最主要要的作用用是提出出適合于于其部門門的意見見，并加加以修訂訂補(bǔ)充，以使文文件的內(nèi)內(nèi)容更完完善和具具操作性性。質(zhì)量手冊冊范例現(xiàn)以ISO/TS16949:2009標(biāo)準(zhǔn)要求求為例,例舉質(zhì)量量手冊的的結(jié)構(gòu)和和部分內(nèi)內(nèi)容要求求.質(zhì)量手冊冊目錄第一章概概述1.1質(zhì)量手冊冊的目的的和作用用1.2公司簡介介1.3管理者承承諾1.4質(zhì)量方針針、質(zhì)量量目標(biāo)1.5管理者代代表任命命1.6客戶代表表任命1.7公司組織織結(jié)構(gòu)1.8職責(zé)與權(quán)權(quán)限第二章范范圍及及管理2.1范圍2.2手冊的管管理質(zhì)量手冊冊范例(續(xù)二)質(zhì)量手冊冊目錄第三章質(zhì)質(zhì)量手手冊引用用標(biāo)準(zhǔn)和和參考手手冊第四章質(zhì)質(zhì)量管管理體系系4.1總要求4.2過