預(yù)制憑證清帳級重置講義

預(yù)制憑證，清帳及重置。第一頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的定義預(yù)制憑證又叫先期憑證。該憑證允許財務(wù)人員在避免大量輸入審核的情況下，輸入跟保存不完整的憑證。后續(xù)可以由不同的雇員對其進行審核及過賬。當預(yù)制憑證產(chǎn)生時，數(shù)據(jù)不會被更新。但可在任何程序運行時聯(lián)機評估。系統(tǒng)會為其分配一個憑證號。

預(yù)制憑證產(chǎn)生背景預(yù)制憑證（parking

document）產(chǎn)生的背景一般在總賬業(yè)務(wù)處理及往來發(fā)票校驗業(yè)務(wù)中可以由于信息不完整或錯誤操作保存為預(yù)制憑證。第二頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的產(chǎn)生與普通的憑證做法相同，在事務(wù)碼F-02，F(xiàn)B50下填寫完行項目之后。點擊預(yù)制（快捷鍵為f8）即可保存為一張預(yù)制憑證。第三頁，共五十四頁。預(yù)制憑證系統(tǒng)會為預(yù)制憑證分配憑證號。第四頁，共五十四頁。預(yù)制憑證或者直接通過事務(wù)碼f-65來制作一張預(yù)制憑證。完成后直接保存。第五頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的查詢

1.如果已知憑證號碼可用事務(wù)碼FBV3查詢

回車即可顯示如下

第六頁，共五十四頁。預(yù)制憑證

2.未知憑證號碼情況下的預(yù)制憑證查詢，首先通過事務(wù)碼FBV3進入以下界面，然后點擊憑證清單。第七頁，共五十四頁。預(yù)制憑證

系統(tǒng)顯示如下界面。

選中想要顯示的憑證，雙擊。同樣可以顯示該預(yù)制憑證相關(guān)信息。在狀態(tài)一欄，我們發(fā)現(xiàn)預(yù)制憑證的狀態(tài)簡寫為“v”。第八頁，共五十四頁。預(yù)制憑證

也可以通過事務(wù)碼FBL3N，進入總賬科目行項目顯示。但需要在類型里選中預(yù)制憑證。第九頁，共五十四頁。預(yù)制憑證執(zhí)行確認后，顯示如下界面。同樣雙擊該憑證會顯示相關(guān)信息。這里不再贅述。這里前面的三角箭頭，跟后面的“v”字狀態(tài)都表明了它的身份是一張預(yù)制憑證。第十頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的修改預(yù)制憑證可以通過事務(wù)碼FBV2或FBV4來修改。在SAP系統(tǒng)中，預(yù)制的憑證絕大部分是可以修改的，但是仍然有少量內(nèi)容不可以修改，包括以下四個內(nèi)容：1.公司代碼這一點對于最終用戶來說，本身權(quán)限設(shè)置已經(jīng)限制了其所能操作的公司代碼，所以一般不存在輸入錯誤公司代碼的可能。2.貨幣對于存在外幣業(yè)務(wù)的公司來說，輸錯貨幣會有發(fā)生。但是對于總賬

第十一頁，共五十四頁。預(yù)制憑證業(yè)務(wù)來說，一般都是采用本位幣記賬。3.憑證類型憑證類型直接關(guān)系到產(chǎn)生的會計憑證的憑證號段問題。所以，對于在會計憑證管理及打印歸檔方面要求比較嚴格的公司來說，這是個容易犯錯的地方。解決的方法是從財務(wù)崗位設(shè)置上著手，使每個財務(wù)人員所做的業(yè)務(wù)盡量不要同其他人有交叉，什么崗位做什么業(yè)務(wù)。4.會計年度這一點應(yīng)該不存在問題。第十二頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的修改界面顯示如下：不可更改第十三頁，共五十四頁。憑證預(yù)制預(yù)制憑證的過賬

對多數(shù)的預(yù)制憑證來說，它產(chǎn)生的價值就是讓其他財務(wù)人員來審核，最終過賬。以保證憑證信息的準確。預(yù)制憑證通過賬事務(wù)碼FBV0來進行過賬，而過賬后記賬憑證號碼與預(yù)制憑證號碼一致。如圖：已知預(yù)制憑證號碼，輸入相應(yīng)號碼。未知的點擊憑證清單，進入后選擇憑證，與查詢相同。第十四頁，共五十四頁。預(yù)制憑證進入后點擊過賬。顯示憑證100000009已記賬

。另外，直接在該憑證上修改行項目并過賬后，無法在FBV5顯示更改。第十五頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的更改顯示SAP中預(yù)制憑證的更改可以通過事務(wù)碼FBV5來顯示。比如，我們把憑證100000008的金額改成￥120.00。然后執(zhí)行上述步驟。如圖：

輸入公司代碼及需要顯示更改的憑證編號。第十六頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的刪除無論是通過顯示，還是修改路徑進入預(yù)制憑證的，都可以通過選擇憑證下拉菜單中的刪除來達到該目的。刪除的預(yù)制憑證可以通過FB03查看。

但是。刪除的憑證會占用系統(tǒng)的正常憑證號碼，憑證中的所有會計信息也將會被全部刪除。而會計制度是不允許空號和跳號。這就會為將來審計帶來麻煩。鑒于預(yù)制憑證可以修改的行項目較為寬泛，因此建議對錯誤預(yù)制憑證進行修改正確后再重新過帳。若發(fā)現(xiàn)有錯誤的已過帳的憑證的話對其進行沖銷后重新編制的會計憑證。（fico面試題）第十七頁，共五十四頁。預(yù)制憑證預(yù)制憑證的數(shù)據(jù)存放

SAP中關(guān)于預(yù)制憑證的數(shù)據(jù)存放在如下幾個表中：

VBKPF：表頭

VBSEGD：客戶類VBSEGK：供應(yīng)商類

VBSEGS：總賬類

通過事務(wù)碼SE16，輸入表明，查看相應(yīng)信息。第十八頁，共五十四頁。清帳清帳的概念對于SAP憑證輸入和憑證管理來說，有一個基本概念需要解釋，那就是“清賬”。在財務(wù)管理中，有些科目只需要“借貸余”的管理就可以了，比如銀行科目和損益類科目等。但是，也有些科目不止需要“借貸余”，還需要管理到每一個分錄行的狀態(tài)，比如銀行未達科目，客戶和供應(yīng)商的明細科目等。系統(tǒng)中需要記錄供應(yīng)商的每張發(fā)票是否已經(jīng)付款了，客戶的每張發(fā)票是否已經(jīng)收賬了，各種未達的資金項是否已經(jīng)到賬了，等等。對于這些科目來說，每筆交易都要分門別類地予以記錄，這就是行項目清賬。已經(jīng)付款的發(fā)票和付款項本身用綠燈顯示，我們稱第十九頁，共五十四頁。清帳為“已清項”；還未付款的發(fā)票用紅燈顯示，我們稱為“未清項”；類似付款、收款這樣的業(yè)務(wù)，在賬務(wù)處理的同時，系統(tǒng)會自動更新憑證行的狀態(tài)，這就是“清賬”。紅色未清項藍色已清項第二十頁，共五十四頁。清帳清帳的方式

清賬是可以手工的，也可以是系統(tǒng)自動的。當系統(tǒng)自動清賬時，我們需要提供給系通“自動清賬規(guī)則”——比如，“用支票等支付憑證號碼”來清銀行未達賬，就是一種自動清賬規(guī)則。清賬管理的條件

一個總賬科目是否需要執(zhí)行清賬管理是在其科目維護的公司代碼層定義的。公司代碼層的控制字段“未清項目管理”控制著總賬科目在不同公司代碼下是否需要逐筆逐清。對于不按未清項目管理的科目來說，它的行項目顯示只反映了過賬與否，而不反映清賬與否。第二十一頁，共五十四頁。清帳手動清帳

手工清帳相關(guān)事務(wù)碼:(1).F-03：手工清G/Laccount未清項（針對使用了未清項管理的一般總帳科目）(2).F-44：手工清Vendor未清項（供應(yīng)商未清項清帳，即應(yīng)付預(yù)付其他應(yīng)付等對清）(3).F-32：手工清Customer未清項（客戶未清項清帳，既應(yīng)收預(yù)收其他應(yīng)收等對清）第二十二頁，共五十四頁。清帳(4).F-04:G/Laccount的帶清帳的過帳(5).F-51:Vendor的帶清帳的過帳(6).F-30:Customer的帶清帳的過帳

注：F-04,F-51,F-30這些事務(wù)碼初始屏幕顯示的默認憑證類型不同而已,可以使用OBU1設(shè)置，使用這些事務(wù)碼在平時記帳時就可清帳。

查看一個未清項，可以使用T-code（FS10N/FK10N/FD10N）查看余額，選取需要查看的項目雙擊顯示明細，實際上就是調(diào)用行項目查看T-code（FBL3N/FBL1N/FBL5N），當然可以直接使用后者查看。第二十三頁，共五十四頁。清帳

下面以客戶未清項為例，演示手動清帳流程。首先使用事務(wù)碼F-22或者FB70在系統(tǒng)內(nèi)錄入發(fā)票。

第二十四頁，共五十四頁。清帳模擬保存后，通過事務(wù)碼FBL5N查看相關(guān)內(nèi)容。顯示關(guān)于該客戶的每一筆未清項，雙擊任意，查看具體內(nèi)容。存放在表BSID中。顯示該客戶對我司的欠款額狀態(tài)顯示為未清第二十五頁，共五十四頁。清帳通過FD10N可以顯示余額。第二十六頁，共五十四頁。清帳

收到錢之后，我們再用F-22做一張憑證。第二十七頁，共五十四頁。清帳使用FBL5N查看，之前錄入的發(fā)票憑證跟剛才的收款憑證，都處于未清狀態(tài)。這時候我們就需要通過事務(wù)碼F-32來做一下清帳。第二十八頁，共五十四頁。清帳輸入F-32來到下圖界面。輸入需要處理的客戶號，點擊處理未清項。第二十九頁，共五十四頁。清帳

顯示如下。取消全選，選取需要清項的行項目。保存。

第三十頁，共五十四頁。清帳再到FBL5N下，查看這兩張憑證的狀態(tài)，均為“已清”。另外，通過事務(wù)碼F-28收款的項目，會自動清帳。無須再用F-32。二者殊途同歸。第三十一頁，共五十四頁。清帳

我們看到上圖兩張憑證是通過憑證號為：100000000的憑證清帳的。

這張由F-32產(chǎn)生的憑證是只有憑證頭，而沒有憑證明細的。所以它只存在于表BKPF中。在BSEG中沒有記錄。并且在BKPF中的憑證狀態(tài)顯示為A，即ClearingDocument。

第三十二頁，共五十四頁。清帳該憑證的詳細信息，如下圖：第三十三頁，共五十四頁。清帳

自動清帳在月結(jié)時，我們有一步是做F.13自動支付.其目的是把借貨相等的未清項目清理掉，可以手動用F-03進行清帳，但是如果數(shù)量巨大的話，那就只能用SAP的批量自動清帳了，所以就用了我們的F.13進行自動清帳。

自動清帳的配置所謂自動清賬，就是讓系統(tǒng)自動清掉符合規(guī)則的憑證。那么首先你得給他們設(shè)置規(guī)則，否則亂套了。我們在后臺OB74里清賬規(guī)則，系統(tǒng)第三十四頁，共五十四頁。清帳默認的是三個：一是憑證的分配，二是業(yè)務(wù)范圍，三是業(yè)務(wù)伙伴。這三個的意思是說兩張憑證的分配，業(yè)務(wù)范圍，業(yè)務(wù)伙伴都要相等時就可以作為自動清賬的對象清賬了。如果是多張時，借貨要相等才能清賬。自動清帳的對象1.未清項管理的科目。2.月底有較多未清項目。最常見的就是我們的GR/IR科目，還有就是SD那邊如果是采用了驗收標準的話。會有一個商品出庫科目。我們來回顧一下這兩個憑證:

MM：入庫：借：在庫

貸：GR/IR

發(fā)票校驗：借：GR/IR

貸：AP

第三十五頁，共五十四頁。清帳SD：

出庫：借：商品出庫貸：庫存商品

發(fā)票：借：銷售成本貸：商品出庫

借：AR

貸：收入

可以看出上面兩個GR/IR和商品出庫都是做了未清項目管理的，月末就要進行清帳處理了。

—老彭下面使用事務(wù)碼F.31做一下最基本的自動清帳。

第三十六頁，共五十四頁。清帳

首先通過FBL5N查看某供應(yīng)商未清項：如下圖。余額為零，即借貸相等。但都處于未清狀態(tài)。第三十七頁，共五十四頁。清帳

然后來到F.31界面。輸入相應(yīng)信息。最好先測試運行一下。第三十八頁，共五十四頁。清帳

點擊運行，顯示測試結(jié)果。沒有問題，返回去掉測試的對勾。

第三十九頁，共五十四頁。清帳

再次運行。顯示完成。

第四十頁，共五十四頁。清帳

通過FBL5N查看狀態(tài)。均為已清。

第四十一頁，共五十四頁。清帳關(guān)于清帳需要使用的表

總賬：未清項→BSIS，已清→BSAS

應(yīng)收:未清項→BSID，已清→BSAD

應(yīng)付：未清項→BSIK，已清→BSAK第四十二頁，共五十四頁。重置

關(guān)于清帳重置

重置屬于整個清帳流程的一部分，如果在清帳后發(fā)現(xiàn)被清帳的憑證有金額不正確等問題，就需要重置。

通過事務(wù)碼FBRA進行重置的話，會有兩種方式。一個是只重置，一個是重置并沖銷。FBRA一般是用來對已經(jīng)清帳的憑證進行沖銷的，我們知道普通的沖銷只要用FB08就可以了，但是對于已經(jīng)被清帳的憑證，我們只能用FBRA來進行清帳。第四十三頁，共五十四頁。重置

輸入FBRA，打開下圖界面。輸入清帳憑證。

點擊保存，彈出對話框，選擇重置方式。如圖。第四十四頁，共五十四頁。重置

首先選擇只重置。然后進入FBL5N，我們看到發(fā)票跟收款又變回未清項，但都被保留了。

我們再用F-28重新做一下收款，讓他們再次回到已清狀態(tài)。

第四十五頁，共五十四頁。重置

然后回到FBRA，輸入憑證，注意是新的清帳憑證。彈出對話框，這次選擇重置并沖銷。沖銷原因選擇04，也就是紅沖。

可以看到剛才通過F-28的那筆收款被沖銷掉了，只剩下一筆未清，也就是最初的發(fā)票狀態(tài)。

第四十六頁，共五十四頁。重置實際上通過F-32做的清項與F-28做的清項還是有區(qū)別的。雖然二者都可以達到目的。F-32清帳是重新產(chǎn)生一張憑證。這張憑證的類型是AB，狀態(tài)顯示為清帳憑證。F-32的清帳進行重置時，系統(tǒng)不會彈出選擇。直接默認為“只重置”。F-28本身就叫做收款，錄入保存后會自動清帳關(guān)聯(lián)客戶。它的清帳憑證就是它自己。憑證類型是DZ，也就是客戶付款。F-28的清帳在進行重置時，系統(tǒng)才會彈出選擇。第四十七頁，共五十四頁。其他未清項管理的意義

對于應(yīng)收及應(yīng)付等一些科目來說，未清項管理的好處是顯而易見的。它使得每條業(yè)務(wù)記錄都很清楚，是對賬和自身核對的強有力的工具。同時它也是賬齡分析、催款、自動付款、對賬函、往來賬核對等延伸功能的基礎(chǔ)。

—《SAP財務(wù)管理大全》

于是，SAP提供了強大的應(yīng)收應(yīng)付管理。簡單列舉幾個其應(yīng)收應(yīng)付功能:

第四十八頁，共五十四頁。其他1.購銷合同中明確各項條款

應(yīng)收應(yīng)付從購銷單據(jù)開始就可明確各種條款。通常，顧問們會傾向于使用采購/銷售文本(請參考相關(guān)篇幅)功能來定義各種條款，這些條款被寫入采購訂單或銷售訂單主數(shù)據(jù),，主要包括付款方式、付款日期、運輸情況、包裝方式、送貨期限甚至違約違約責(zé)任，這些條款將隨采購訂單或銷售單據(jù)被打印或被傳真并形成法律效應(yīng),SAP提供了OutputMessage來完成打印或傳真功能,可以將來發(fā)生爭端時根據(jù)其尋求訴訟保全。第四十九頁，共五十四頁。其他2.雙方往來對帳一個公平競爭的市場環(huán)境下整個企業(yè)鏈應(yīng)該是雙盈的，在SAP財務(wù)模塊提供了階梯式的往來通信功能。包括:a.信函功能(Correspondence)典型的信函有支付通知(Paymentnotifications)、對帳單(Accountstatements)、余額確定單(Balanceconfirmations)等，支付通知實際上也包括到期需要付給人家的款項，應(yīng)收過大容易形成壞帳,應(yīng)付過大也容易造成資不抵債高負債運營。

第五十頁，共五十四頁。其他b．自動支付（Tcode：F110）