華澳光通信公司檔案管理制度

檔案管理制度一、總則一、為認(rèn)真貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)和規(guī)定，進(jìn)一步加強(qiáng)本企業(yè)檔案工作建設(shè)，使檔案為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。二、本制度適用于本企業(yè)檔案的管理。三、企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益，反映歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。四、企業(yè)檔案是在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案等各方面的檔案。二、檔案室職責(zé)范圍一、對(duì)本企業(yè)各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。二、集中統(tǒng)一管理企業(yè)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。三、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法。四、負(fù)責(zé)起草本企業(yè)檔案管理的中長(zhǎng)期規(guī)劃、管理辦法、規(guī)定等。五、負(fù)責(zé)本企業(yè)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。六、積極做好檔案的編研工作，提供各類檔案為本企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。七、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案人員職責(zé)范圍一、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行“檔案法”《檔案法實(shí)施辦法》和上級(jí)有關(guān)文件精神。（二）增強(qiáng)企業(yè)全員檔案意識(shí)，自覺(jué)做好檔案工作。對(duì)本企業(yè)檔案工作的中長(zhǎng)期規(guī)劃的執(zhí)行經(jīng)常進(jìn)行檢查，并督促檔案。（三）管理人員認(rèn)真做好本職工作。根據(jù)工作情況不定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議，研究工作，布置任務(wù)。（四）組織檔案鑒定小組對(duì)重要文件的保密范圍的確定，審定過(guò)期檔案的銷毀、封存。（五）經(jīng)常聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案管理人員的思想情況、工作情況、及時(shí)解決檔案工作中遇到的重大問(wèn)題。（六）對(duì)檔案工作成績(jī)突出，確有貢獻(xiàn)的人員給予表彰鼓勵(lì)、對(duì)因檔案工作不力，給企業(yè)造成損失的人員給予必要的懲處。二、專職檔案員的職責(zé)（一）帶頭學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案法律常識(shí)。（二）深入科室、部門，了解各種檔案材料的形成情況，掌握企業(yè)檔案的歸檔范圍。（三）抓好檔案工作的各項(xiàng)制度建設(shè)，做好檔案庫(kù)房管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全。（四）參加有關(guān)業(yè)務(wù)及科研成果鑒定的會(huì)議，參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收和工程竣工驗(yàn)收，使歸檔材料齊全、完整。（五）做好科技資料、情報(bào)的搜集、管理和利用工作。（六）協(xié)助兼職檔案員做好檔案材料的形成、積累及立卷等項(xiàng)工作。三、兼職檔案員的職責(zé)（一）認(rèn)真做好本部門形成的文件材料的收集、整理、移交等工作。（二）加強(qiáng)與檔案室的聯(lián)系。及時(shí)向部門及下屬有關(guān)人員宣傳上級(jí)有關(guān)對(duì)檔案工作的要求，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)制度。（三）積極參加廠部組織的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)能力。四、文件材料的歸檔制度一、歸檔的基本要求（一）歸檔的文件材料必須完整。（二）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。（三）歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。（四）歸檔的文件材料必須為正本。（五）歸檔的文件材料必須用墨汁、碳素或蘭黑墨水書寫。二、歸檔的范圍（詳見(jiàn)附件）。（可根據(jù)《檔案工作文件匯集》中《企業(yè)檔案文件材料歸檔范圍》，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況編制。三、歸檔的份數(shù)各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料可一式二份。四、歸檔的時(shí)間新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、試制、投產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料，次年一季度必須全部歸檔。（二）基建工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)及時(shí)歸檔。（三）設(shè)備隨機(jī)文件，在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)接收歸檔。（四）科技基礎(chǔ)上在鑒定會(huì)后全部歸檔。（五）聲像檔案在各項(xiàng)活動(dòng)之后，及時(shí)歸檔。（六）榮譽(yù)檔案在次年年初移交歸檔。（七）會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)科保存一年，隔年檔案的年初移交歸檔。（八）外出開(kāi)會(huì)、參觀學(xué)習(xí)、參加各種展覽會(huì)、交易會(huì)、專業(yè)會(huì)議以及出國(guó)考察等，收集獲得的文件材料應(yīng)按歸檔范圍在報(bào)銷出差費(fèi)前歸檔。（九）黨、政、工、團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，次年三月必須歸檔。（十）其它形成的文件材料，次年三月必須歸檔。（十一）重要的，保密性較強(qiáng)的文件材料，可在使用后及時(shí)歸檔。五、歸檔的手續(xù)歸檔部門編制材料歸檔移交清單，一式二份，移交時(shí)按清單交點(diǎn)清楚，交接雙方簽字，各留一份，以備查考。六、歸檔保證措施（一）各科室、車間文件材料的積累，整理和形成，必須列入本部門職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。（二）產(chǎn)品或科技及管理成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱必須有檔案部門參加。文件材料不完整，不準(zhǔn)確，不系統(tǒng)不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。（三）產(chǎn)品或工程創(chuàng)優(yōu)，科技和管理成果評(píng)獎(jiǎng)，歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案部門不簽署意見(jiàn)不得申報(bào)成果。（四）設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在到貨時(shí)，由檔案部門派員參加開(kāi)箱驗(yàn)收，并及時(shí)歸檔。（五）外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)、參觀或出國(guó)考察等收集的文件材料，需歸檔經(jīng)檔案部門簽署意見(jiàn)才能辦理出差報(bào)銷手續(xù)。五、庫(kù)房管理制度一、檔案庫(kù)房必須采取嚴(yán)格的防光、防塵、防盜、防火、防霉、防鼠等措施，確保庫(kù)房的安全。二、保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生。庫(kù)房?jī)?nèi)使用驅(qū)蟲藥物，樟腦精或衛(wèi)生球，以免檔案蟲蛀現(xiàn)象產(chǎn)生。三、作好庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度記錄，當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)的濕度高于室外時(shí)，根據(jù)通風(fēng)四原則，進(jìn)行必要的調(diào)節(jié)及降溫處理。四、檔案案卷進(jìn)入庫(kù)房前，必須進(jìn)行仔細(xì)檢查，以防止常見(jiàn)的檔案害蟲帶入庫(kù)房。五、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙。六、非檔案室人員不得隨便入內(nèi)。七、定期對(duì)庫(kù)房的各項(xiàng)安全措施的執(zhí)行進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)采取措施。六、檔案的查閱、保密制度一、檔案的查閱（一）檔案人員要積極參加企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，主動(dòng)了解本企業(yè)對(duì)利用檔案的需要，積極開(kāi)展信息的開(kāi)發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供準(zhǔn)確、可靠的資料。（二）本企業(yè)工作人員因工作需要均可借閱檔案，但均應(yīng)先辦理有關(guān)手續(xù)后查閱，并應(yīng)如實(shí)填寫利用交果登記表。（三）外單位來(lái)查閱有關(guān)檔案，須持介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志方可查閱，但嚴(yán)禁帶出和復(fù)印。（四）檔案一般不可借出，確需借出的，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志并辦理借閱手續(xù)，在借閱過(guò)程中不得擅自涂改、損壞、遺失和轉(zhuǎn)借他人，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸回檔案部門。（五）屬于秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)檔案，出檔案室重點(diǎn)保管，借閱時(shí)只能在檔案室內(nèi)查閱。二、檔案的保密（一）凡屬絕密、機(jī)密、秘密級(jí)檔案應(yīng)標(biāo)上鮮明的標(biāo)志，妥善存放，不得隨便復(fù)印、曬割、照相、錄像，如確實(shí)需要，應(yīng)經(jīng)發(fā)文單位或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制和摘抄。（二）調(diào)閱秘密以上檔案，應(yīng)遵循審批手續(xù)，在規(guī)定的場(chǎng)所閱讀，不得擅自摘錄。（三）保密領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案員，每年應(yīng)對(duì)秘密級(jí)以上檔案作一次重點(diǎn)檢查。（四）機(jī)密級(jí)以上檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。（五）非檔案人員不得隨便進(jìn)入庫(kù)房，庫(kù)房門窗、箱柜應(yīng)隨手關(guān)鎖。（六）檔案人員必須對(duì)黨忠誠(chéng)、堅(jiān)持原則，遵守保密原則。七、檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度一、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）檔案的統(tǒng)計(jì)，目的是為了及時(shí)正確地掌握檔案室的庫(kù)藏?cái)?shù)量及檔案的利用情況，便于更好地開(kāi)展收集、整理、鑒定等工作。（二）檔案管理要建立健全的統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)要以原始記錄為依據(jù)。（三）檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的需要確定，主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案分類鑒定統(tǒng)計(jì)，檔案提供利用及利用效果情況統(tǒng)計(jì)，案卷銷毀統(tǒng)計(jì)等等。（四）檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求，做到連續(xù)進(jìn)行長(zhǎng)期積累、認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、可靠性、齊全性。二、檔案的鑒定（一）根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的規(guī)定開(kāi)展檔案鑒定工作，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。（可與歸檔范圍結(jié)合起來(lái)）（二）鑒定工作由廠部領(lǐng)導(dǎo)，專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員組成的鑒定小組進(jìn)行。（三）鑒定工作根據(jù)上級(jí)主管部門提出的要求和企業(yè)實(shí)際情況需要不定期地進(jìn)行鑒定。（四）每次檔案的鑒定，要寫出有關(guān)的鑒定報(bào)告，提出鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員簽名，并注明鑒定日期。（五）檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確、保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、增補(bǔ)。三、檔案的銷毀（一）檔案的銷毀必須慎重從事，嚴(yán)格掌握。（二）檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案室提出銷毀意見(jiàn)，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定小組按有關(guān)保管期限規(guī)定，嚴(yán)格審查，上報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，（必要時(shí)應(yīng)報(bào)送有關(guān)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)）后，才能銷毀。（三）檔案銷毀時(shí)，要由廠部檔案部門，安保部門及有關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀前要認(rèn)真清點(diǎn)、核實(shí)，銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。（四）檔案的銷毀，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密規(guī)定。（五）底圖一般不銷毀，但有重新繪制新底圖者，則保留一段時(shí)期后銷毀。（六）各部門使用的污損圖紙、技術(shù)文件應(yīng)一律交回檔案部門統(tǒng)一銷毀，不得自行處理。八、圖樣的修改、補(bǔ)充制度一、圖樣的修改、補(bǔ)充是指為適應(yīng)生產(chǎn)發(fā)展需要，保證加工出的產(chǎn)品符合用戶的要求而對(duì)圖形、尺寸、公差的更改，視圖某部位的變動(dòng)、補(bǔ)充等在底圖上的反映。二、設(shè)備圖紙，如有差錯(cuò)或改進(jìn)變動(dòng)需要更改，僅設(shè)計(jì)繪圖者和校對(duì)審核者才有權(quán)更改，在特殊情況下，設(shè)備負(fù)責(zé)人可代理更改。三、機(jī)械設(shè)計(jì)，技術(shù)革新項(xiàng)目的圖紙，應(yīng)在設(shè)備安裝，調(diào)試完畢后，再統(tǒng)一更改。四、更改底圖者，必須在“圖紙更改登記簿”上簽名，并注明更改內(nèi)容，更改日期，更改者姓名。五、更改方法應(yīng)視更改工作量的大小和更改材料破損狀況來(lái)決定，采用有杠改或換新圖等。六、圖紙更改處應(yīng)按更改要求，作好更改標(biāo)記，注明更改處數(shù)和次數(shù)。七、底圖更改完畢，必須在蘭圖上相應(yīng)改動(dòng)，使底圖與蘭圖保持一致，并及時(shí)通知有關(guān)部門以舊圖更換新圖。九、蘭圖的曬印、發(fā)放制度一、圖紙及技術(shù)資料是企業(yè)的財(cái)產(chǎn)，任何部門與個(gè)人都不得私自對(duì)外曬印復(fù)制和發(fā)放。二、蘭圖的曬印，必須由車間、科室的有關(guān)人員與檔案室聯(lián)系后，（對(duì)有密級(jí)的圖紙曬印，必須經(jīng)廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)），方可曬印。三、曬圖時(shí)必須仔細(xì)檢查，防止底圖反放，必要時(shí)相應(yīng)用膠帶紙粘好，避免底圖的污染和破損