服裝外貿(mào)業(yè)務(wù)流程

本文將服裝外貿(mào)業(yè)務(wù)流程分為開發(fā)階段、打樣階段、接單階段、生產(chǎn)階段、出貨階段和售后階段等六個階段，但外貿(mào)業(yè)務(wù)的實際操作相當(dāng)機敏。因此，對各階段的區(qū)分、定義和闡述均存在較大的難度，然而本文旨在幫助理清理順外貿(mào)流程操作，以便更好地從事外貿(mào)業(yè)務(wù)工作。開發(fā)階段假設(shè)沒有現(xiàn)成的客戶資源，那就需要去開發(fā)。開發(fā)客戶有多種途徑，但這里提倡先搜尋需求客戶信息，主要是EMAIL地址，然后寫開發(fā)信，逐個去推銷。假設(shè)有現(xiàn)成的客戶資源，則應(yīng)加強效勞意識，揣摩客戶共性，做好客戶維護工作。創(chuàng)業(yè)難，守業(yè)更難，同樣地，維護老客戶絲毫不比開發(fā)客戶輕松，而從事外貿(mào)工作，客戶資源就是一切，其重要性也就不言而喻。寫開發(fā)信明白了客戶資源的重要性，那么就要不惜辛苦地去爭取客戶資源，對于素未謀面的客戶，如何讓對方對自己的產(chǎn)品產(chǎn)生興趣呢？這是個難題，需特別留意以下幾點：1、開發(fā)信的效果見效不會很明顯，因此要有足夠的耐性和韌性；2、開發(fā)信的內(nèi)容務(wù)必要簡短精悍，不宜過長，中心詞要明確，同時，要開動腦筋增加文章的誘惑力。3、開發(fā)信的文本要標(biāo)準(zhǔn)、美觀，以利于表達(dá)自己的專業(yè)性和條理性。開發(fā)信的內(nèi)容包括以下幾點：1、恰當(dāng)熱忱的自我介紹；2、產(chǎn)品和工廠的優(yōu)勢，以及對品質(zhì)和貨期的保證。3、標(biāo)準(zhǔn)的簽名，含祝福語、聯(lián)系方式；推出款了解和把握客戶的需求，從而針對客戶的需求不斷推出款，主要以款式圖或者照片發(fā)給客戶，需留意以下的特點：1、款的款式務(wù)必要穎，并告知客戶款的亮點和賣點；2、款最好是打過實樣，加強工藝的可行性和款式的直觀性；3、款的物料細(xì)節(jié)要標(biāo)示清楚，尤其是面料信息；4、結(jié)合客戶要求，供給配色組合和細(xì)節(jié)修改等效勞供客戶選擇；5、一旦客戶對款有意，需加強效勞意識盡力協(xié)作客戶要求，務(wù)必讓客戶滿足；6、取得客戶的回應(yīng)后，應(yīng)留意跟蹤，并做好相關(guān)記錄和總結(jié)；安排報價在客戶對款式產(chǎn)生興趣后，就應(yīng)安排報價，以供客戶參考。報價是外貿(mào)的重點，也是難點。而報價的難點主要表達(dá)在以下幾點：1、物料價格需依據(jù)當(dāng)?shù)厥袌龅男星椋虼藞髢r前需與選購部和供給商溝通，尤其是主要物料如面料、拉鏈等的價格；2、工價因地區(qū)、季節(jié)而變化，波動性極大，而且對于相對簡單的款式，波動的幅度相差更大，因此，報價前要生疏當(dāng)?shù)禺?dāng)時的工價，最好能與加工工廠進(jìn)一步溝通；3、面料用量的計算是整個報價環(huán)節(jié)的重點和難點，一方面，由于面料的單價相對較高，假設(shè)用量計算不夠準(zhǔn)確，那么報價的誤差會較大；另一方面，只有將打版排版的理論學(xué)問和計算用量的實際閱歷相結(jié)合，才能作出較為準(zhǔn)確的報價，在計算用量時也應(yīng)依據(jù)面料種類、實際款式等作出機敏變動，而不能硬套公式。45、報價表格式要標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容要具體，至少應(yīng)包括款號、款名、主要物料信息、尺碼、最小訂單數(shù)量、價格術(shù)語、報價有效期等，同時結(jié)合需要制造一些虛盤信息以加強價格的機敏性。6、報價時應(yīng)結(jié)合客戶所在區(qū)域、匯率走勢等因素。7、肯定要先讓相關(guān)部門審核過報價表才能發(fā)給客戶。確認(rèn)價格客戶詢盤，我方發(fā)盤，接下來就是還盤了，在我們報價后，假設(shè)客戶能確認(rèn)，那是最好的。但多數(shù)客戶往往會還盤，這個時候，我們應(yīng)把握好以下幾點：1、把握產(chǎn)品的價格底線，依據(jù)價格底線相應(yīng)作出讓步；2固然，不是全部的客戶都同意更改物料；3、對于一次詢價多款且都有意向下單，可以考慮作出價格搭配方案，但務(wù)必要把握準(zhǔn)客戶下單的可能性及各款訂單數(shù)量；4借此也可以把握住客戶共性和相關(guān)信息。5、在雙方相持不下的狀況下，可針對客戶的價值，跟老板協(xié)商，依據(jù)實際狀況機敏變動。打樣階段但是，打樣并不代表下單，而且打樣和寄樣的費用較大，再加上相關(guān)的治理費用，因此，再沒有確認(rèn)下單前，務(wù)必要考慮先收費再打樣。同時，只有先按時按質(zhì)做好樣品，只有先讓客戶滿足樣品，客戶才會考慮下單。收取樣品費、運費等費用在客戶確認(rèn)下樣后，應(yīng)依據(jù)實際狀況向客戶收取適當(dāng)?shù)馁M用。固然，在收取客戶的樣品費時應(yīng)考慮客戶的價值，結(jié)合樣品的實際價值，經(jīng)過老板的許可，制定機敏的收費政策。每個公司都會有相關(guān)的樣品收費政策，一般樣品費可以按3倍收取，特別狀況可先請示老板。運費方面可以要求到付，如客戶沒有到付賬戶，應(yīng)詢問快遞公司相關(guān)費用，然后要求客戶將預(yù)估運費連同樣品費用一起預(yù)付。客戶同意付款后，一方面安排相關(guān)部門預(yù)備打樣，另一方面催客戶回傳付款水單并跟蹤到帳狀況。假設(shè)遇到樣品交期緊急或其他特別狀況，可以與老板協(xié)商考慮先安排打樣，或者在客戶信譽牢靠，有把握讓客戶付清貨款的前提下先安排打樣。假設(shè)是長期合作或是已經(jīng)下過訂單的客戶，客戶假設(shè)拒付相關(guān)費用，也是可以考慮承受的。客戶、樣品的記錄存檔在安排打樣前，應(yīng)做好相關(guān)登記存檔工作，以備查檔和總結(jié)。首先，先對客戶進(jìn)展編號，對客戶的相關(guān)聯(lián)系信息進(jìn)展存檔，填寫客戶信息表，做好與客戶合作的相關(guān)記錄。其次，對選中的款式進(jìn)展編號登記，以便于部門間的溝通。很多時候，客戶會寄原樣給我們參考，這個時候需要對客戶樣品進(jìn)展妥當(dāng)?shù)闹卫?，做好相關(guān)客戶財產(chǎn)的登記，需特別留意有的客戶會要求退復(fù)原樣，所以務(wù)必要保管好客戶的原樣。至于客戶編號與產(chǎn)品編號，不同的公司有不同的標(biāo)準(zhǔn)，可依據(jù)公司實際進(jìn)展編號，但編號盡量要標(biāo)準(zhǔn)簡潔，易于傳達(dá)。安排打樣在確認(rèn)客戶付款后，應(yīng)馬上安排打樣，安排打樣時需留意以下細(xì)節(jié)：1、務(wù)必傳達(dá)清楚客戶的全部要求，不能誤傳也不能漏傳；2、明確物料、顏色是否可以代用，是否先經(jīng)確認(rèn)前方可生產(chǎn)；3、如客戶要求不很嚴(yán)格，盡量要求客戶承受代用的物料及代用的印繡花以節(jié)約交樣時間；4、如需正確的印繡花，下單時應(yīng)同時安排印繡花開版工作；5、假設(shè)有現(xiàn)成的紙版，也可以建議尺碼代用。一份具體的樣品制單應(yīng)當(dāng)包含以下信息：1、款式圖2、尺碼表3、物料信息、顏色和規(guī)格4、樣品交期5、注明客戶編號、產(chǎn)品編號、下單人、下單日期等相關(guān)信息跟蹤樣品進(jìn)度由于樣品的品質(zhì)、交期都格外重要，因此我們必需做好樣品的跟蹤工作。主要工作如下：1、落實出版時間和印繡花打版狀況；2、跟蹤樣衣的制作進(jìn)度，確保品質(zhì)和貨期都沒問題；3、如交期可能延誤，應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)商處理；收樣品、查樣品、寄樣品樣品完成后，需收齊相關(guān)樣品，包括制單要求的樣品〔含留底樣、客戶原樣、面料小樣、印繡花開版留底樣等。接著，依據(jù)制單要求進(jìn)展查樣，確保樣品符合客戶要求，固然，樣品到底不同于大貨，可適當(dāng)降低要求。同時，應(yīng)當(dāng)記錄待寄樣品與留底樣的區(qū)分，如有物料不全都的，應(yīng)當(dāng)有實樣留底。在留底樣的吊牌上，應(yīng)注明款號、客戶編號、客戶款號、交樣日期、樣品尺碼、樣品類別等相關(guān)信息。寄樣品前，應(yīng)依據(jù)客戶供給的到付帳號選擇快遞公司，如寄預(yù)付，則應(yīng)結(jié)合航線、價格、運送周期等選擇快遞公司。寄樣前要做好相關(guān)登記工作，尤其是運單號碼，同時需預(yù)備相關(guān)的寄樣發(fā)票，填好寄樣追蹤表，同時將包裹的相關(guān)信息寄給告知客戶，以便客戶查詢和收取。追蹤客戶意見樣品寄出后，應(yīng)預(yù)估包裹到達(dá)時間，并通過快遞公司的網(wǎng)站查詢包裹到達(dá)狀況，一旦包裹到達(dá)，需追蹤客戶意見，并做好相關(guān)存檔工作。主要有以下幾種狀況：1、假設(shè)客戶滿足樣品，有下單意向，那么應(yīng)落實具體意見和配比；2、假設(shè)客戶不滿足樣品，無下單意向，也應(yīng)落實客戶意見，做好相關(guān)登記存檔，仍需加強效勞意識；3、假設(shè)客戶較滿足樣品，但需要較長的樣品評估期，也應(yīng)登記好客戶的相關(guān)意見，在適當(dāng)?shù)臅r候提示客戶什么時候下單；4不管客戶是否下單，應(yīng)做好相關(guān)樣品和客戶意見的存檔，由于即便客戶臨時不下單，也難免以后不下單。接單階段在探知客戶有下單意向后，就馬上安排相關(guān)工作以縮短交貨期，在接單過程中，多項工作要同時進(jìn)展且都要準(zhǔn)時，不能耽誤。安排打色及相關(guān)開版工作對于不需要費用的打色和開版，應(yīng)在客戶表示下單后就著手安排，主要包括以下幾點：1、安排打色，打色單應(yīng)包括顏色名稱、色樣或色號、打色面料品質(zhì)樣以及客戶對面料要求等，收到的色卡一般要做成一式兩份，如客戶有特別要求的需另外預(yù)備。2、安排輔料開版，多數(shù)輔料開版一般不需要費用，所以也應(yīng)準(zhǔn)時安排，收到的輔料開版至少應(yīng)一式兩份，一份寄給客戶，一份留底。3寄給客戶的印繡花版也需留底，從事外貿(mào)的應(yīng)留意做好留底工作。訂單評審，確認(rèn)訂單進(jìn)度在客戶確認(rèn)下單并確認(rèn)數(shù)量配比后，應(yīng)對訂單做出評審，主要需落實以下事項：1、確認(rèn)是否接單；2、確認(rèn)生產(chǎn)單位；3、評估下單時間、上線時間、下線時間及生產(chǎn)周期；進(jìn)度評審表是對整個訂單價值及整個生產(chǎn)周期的評估，是一種打算，一旦確定打算，就務(wù)必要依據(jù)整個打算表去執(zhí)行，否則將影響貨期。核對本錢，確認(rèn)價格在回應(yīng)客戶是否接單之前，務(wù)必要在審核一下報價表，由于，價格是打算訂單利潤的因素，一旦價格偏低，那么盈利空間也勢必會降低。主要包括以下幾個方面：第一、再次審核之前的報價是否準(zhǔn)確無誤，接單后，我們就對客戶的要求有了更深的了解，這時再去審核報價思緒就更加清楚，報價也就更加準(zhǔn)確。其次、確認(rèn)報價的有效期是否有效，尤其是主要物料的價格是否有效；第三、假設(shè)客戶需要測試或增加物料，那么應(yīng)酌情考慮另外收取相關(guān)費用或增加價格；第四、假設(shè)價格術(shù)語變動，則應(yīng)準(zhǔn)時詢問相關(guān)部門，確認(rèn)轉(zhuǎn)變價格術(shù)語后的價格增減；第五、對于需要配額的產(chǎn)品，務(wù)必要弄清產(chǎn)品價格是否包含配額，因此，務(wù)必要在合同上表達(dá)。同時，配額政策也是相對不穩(wěn)定的，所以我們需要準(zhǔn)時詢問相關(guān)部門，假設(shè)產(chǎn)品價格要包含配額，那么我們需進(jìn)一步調(diào)整價格。做外銷合同，確認(rèn)付款方式訂單評審主要為了確認(rèn)貨期，重核本錢為了確認(rèn)價格，這時我們還需跟客戶確認(rèn)付款方式，這可是因此在付款方式方面，無論如何，我們都不能做出太大的讓步。通常，對于多數(shù)客戶，尤其是初次合作的客戶，我們應(yīng)當(dāng)承受30?POSIT，70?FORESHIPMENT是最穩(wěn)當(dāng)?shù)模谑盏?0%訂金后，即便客戶取消訂單，那么30%訂金再加上現(xiàn)貨貨款也不吃虧。但可以針對客戶的價值、信用等作出適當(dāng)?shù)淖尣?，?0?TERRECEIVINGCOPYOFB/L不要貨物，我們最多增加了擔(dān)當(dāng)來回運費的風(fēng)險。多數(shù)大客戶會承受信用證，一般來說，假設(shè)貨款較大，我們可以承受。但承受L/C付款的，在審核信用證時務(wù)必用格外認(rèn)真，這也是外貿(mào)中簡潔設(shè)置陷阱的一個地方。在確認(rèn)了貨期、價格〔含貿(mào)易術(shù)語和港口、付款方式后，我們就應(yīng)做外銷合同，并要求客戶回簽。假設(shè)有可能，應(yīng)寄合同正本一式兩份并要求客戶回簽一份，固然假設(shè)客戶有特別要求將另行處理。但至少也應(yīng)讓客戶回簽合同掃描稿或稿。確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，做生產(chǎn)制單訂單細(xì)節(jié)確實認(rèn)，是格外重要的一個環(huán)節(jié)，確認(rèn)資料也應(yīng)做好存檔，假設(shè)產(chǎn)生糾紛，那么確認(rèn)資料就是證據(jù)。如何確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，也是業(yè)務(wù)員閱歷的一個表達(dá)，在確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)時，務(wù)必估量生產(chǎn)中可能遇到的各種問題，有條理地去理清各種訂單細(xì)節(jié)。確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)可以按以下的挨次來處理：1、顏色組合及數(shù)量配比；2、面里料的品質(zhì)、顏色、部位；3、輔料的品質(zhì)、顏色、部位、用法和數(shù)量等；4、包裝材料的品質(zhì)、顏色、內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量等，主要有吊牌、膠袋、不干膠、枯燥劑等5、包裝方式確實認(rèn)，主要有：吊牌的掛法、不干膠的貼法；6、紙箱材質(zhì)、箱嘜內(nèi)容及封箱方式；7、裝箱方法、配比以及箱規(guī)。8、尺碼表及度量示意圖。生產(chǎn)階段下生產(chǎn)制單，開產(chǎn)前會議生產(chǎn)制單務(wù)必要認(rèn)真地表達(dá)訂單細(xì)節(jié)，主要包括以下內(nèi)容：1、制單明細(xì)表，主要包括以下內(nèi)容：第一、款號、品名、色組、配比等根本信息；其次、物料的名稱、規(guī)格、顏色、數(shù)量以及部位或用法；第三、工藝說明、重要提示以及相關(guān)備注；第四、要求供給的相關(guān)樣品及交期，主要有大貨布、輔料卡、產(chǎn)前樣和船樣；第五、裝箱方法和箱嘜；第六、制單人、審單人、核準(zhǔn)人等相關(guān)人員的簽名；2、款式圖、配色圖、工藝圖：表達(dá)顏色代號，能幫助更直觀地了解制單，并說明相關(guān)工藝。3、輔料單：主要是帶客戶LOGO的輔料及其他不常見的輔料和吊牌、膠袋、不干膠、箱嘜等的示意圖、內(nèi)容、顏色、規(guī)格等。4、印繡花圖：包括圖案內(nèi)容、顏色、規(guī)格和位置。5、尺碼表、度量示意圖；6、訂單評審表：供各部門了解生產(chǎn)打算；7、本錢核算表：供相關(guān)部門把握物料本錢及工價；下完生產(chǎn)制單后，應(yīng)召集相關(guān)部門開產(chǎn)前會議，對制單重點加以強調(diào)，對制單存在的問題加以修改和補充，產(chǎn)前會議記錄要分發(fā)給各個部門。確認(rèn)色卡和相關(guān)開版意見在下制單的同時，應(yīng)當(dāng)將客戶確認(rèn)的色卡及輔料、印繡花意見傳達(dá)給各相關(guān)部門，并做好以下存檔工作：1、面料的品質(zhì)樣及色卡2、輔料確實認(rèn)樣；3、印繡花確實認(rèn)樣；跟蹤物料進(jìn)倉狀態(tài)，確認(rèn)大貨物料品質(zhì)物料進(jìn)倉后，要對物料品質(zhì)進(jìn)展檢驗，如有問題要準(zhǔn)時解決。對于未按進(jìn)度準(zhǔn)時進(jìn)倉的物料，要跟催選購部門；確認(rèn)產(chǎn)前樣，安排開裁在相關(guān)物料進(jìn)倉后，就應(yīng)安排做產(chǎn)前樣。產(chǎn)前樣是給工廠參考的樣品，因此，產(chǎn)前樣的正確與否，將打算大貨的正確與否。安排和查驗產(chǎn)前樣時，應(yīng)留意如下幾點：1、產(chǎn)前樣的全部物料細(xì)節(jié)及工藝做法應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格安裝制單要求及工藝圖；2、產(chǎn)前樣的尺寸應(yīng)符合尺碼表，如有任何問題，應(yīng)盡快與技術(shù)部門查驗，避開版型出錯；3、如局部物料未進(jìn)倉但又急著上線，可考慮用代用物料生產(chǎn)，但務(wù)必要表達(dá)正確的工藝做法，寄樣時應(yīng)告知客戶哪些物料代用。產(chǎn)前樣寄出后，應(yīng)準(zhǔn)時跟蹤寄送狀況，并催促客戶盡快給出意見?？蛻艚o出意見后，應(yīng)第一時間傳達(dá)給相關(guān)部門并確認(rèn)開裁。跟蹤生產(chǎn)、驗貨確認(rèn)開裁以后，接下來主要要靠跟單人員去跟蹤了，應(yīng)要求跟單人員每個星期準(zhǔn)時更大貨生產(chǎn)狀態(tài)，從而對整個生產(chǎn)有全面的了解，一旦有任何問題，應(yīng)協(xié)作跟單人員妥當(dāng)解決和處理。很多公司在大陸有辦事處，有特地的QC人員負(fù)責(zé)查貨，要求比較嚴(yán)格的會屢次過來驗貨，一般有頭期、中期和尾期等屢次驗貨。這時，我們應(yīng)妥當(dāng)處理好與客戶QC的聯(lián)絡(luò)工作，并安排我方QC人員妥當(dāng)接待。確認(rèn)膠袋規(guī)格和箱規(guī)在有局部成品后，應(yīng)安排相關(guān)人員供給膠袋規(guī)格和箱規(guī)，并告知選購部，一般至少在寄船樣前七天供給膠袋規(guī)格，在出貨前七天供給箱規(guī)。假設(shè)客戶對膠袋規(guī)格和箱規(guī)要求比較嚴(yán)格，那么應(yīng)提早安排并發(fā)給客戶確認(rèn)。假設(shè)客戶有供給膠袋規(guī)格和箱規(guī)，那么應(yīng)通知相關(guān)部門對其進(jìn)展審核，如有問題，應(yīng)準(zhǔn)時反響給客戶。出貨階段一般在出貨前十天左右，就應(yīng)要寄送船樣給客戶確認(rèn)，之后就應(yīng)協(xié)作跟單員、單證員和工廠處理出貨事項。確認(rèn)船樣，尾期查貨在客戶沒有指定QC過來驗貨的狀況下，在出貨前應(yīng)寄送船樣給客戶，得到客戶確實認(rèn)后，方可出貨。由于船樣的作用就相當(dāng)于尾期查貨，確認(rèn)了船樣，就等確認(rèn)了大貨。實際操作中，船樣往往會被遺漏，直至快要出貨時才被留