會議時機與時間選擇的管理

會議時機與時間選擇的管理一、會議雖然好溝通，但同樣費時費人。在職場，會議溝通是最常見也是最有用的一種溝通形式。但卻有很多企業(yè)將會議開得效果缺缺，一提起參加會議就覺得難受。這就是沒有把握好會議的時機的原因。要知道，做會議溝通管理。一般要求做到能視頻就不開現(xiàn)場，能發(fā)文執(zhí)行就不開會傳達。能在現(xiàn)場開,就不再會議室開。能盡量少人參加，就不要"連坐"參加。因為：有的人參會要擇時間，而有的事情開會要講時機，而有的內(nèi)容開會要擇人員,甚至有的會議還要講究地點。因此，對于不同的會議，我們一定要注意人員、時間、時機與地點的把握。二、召開會議，要看情況找時機組織在上篇文章提供中，我們說過：會議溝通，本就是為解決問題的。因此,會議溝通最需要明確的就是：本次會議是為什么？即會議的主題必須清晰。（會議要溝通的內(nèi)容必須要清晰。）無論是因為當時事情解決的需要，或者是因為慣例的溝通匯報，都需要將主題表達清楚。才能讓會議內(nèi)容有著明確的方向。1、會議在人數(shù)上的時機。當一件事情，必須需要超過三個人進行交流、溝通或者商議時（或者相互知曉），就是舉行會議的一個時機。也就是我們常說的需要三頭六面溝通，防止傳話不當?shù)那闆r。就是開會的一個時機。（注：兩個人的會議一般說成會唔，交流，溝通就好）。一個人的帶話,對于我們漢語來說，往往會因為情緒、環(huán)境、習慣、語氣的不同，造成說同樣的話，產(chǎn)生不一樣的語言含義。如：書面語言，標點符號的不同，可以直接看出不一樣的語言含義。但在說話中,卻不一定能聽出代表標點符號的意義。更不要說，如果是讓另一個人代話給第三者。2、會議在事項上的時機。一般在需要交待、商議、溝通的事處于以下不得已的情況，就是應該要開會的時機了，如下列圖所示。圖示：會議舉行的時機3、會議在環(huán)境上的時機在會議上，有時為了給予參會人更多的體驗感,加深參會人對某方面管理重要性的認知。我們會在有關(guān)現(xiàn)場組織相關(guān)人員參加的現(xiàn)場會議。比方：要求提高安全意識的安全會。要求提高現(xiàn)場管理的6S或者5S現(xiàn)場會。學習他企的文化管理、質(zhì)量管理等時。類同這些，通過現(xiàn)場的即視感，更能提高認識與體悟的會議。在有著合適的現(xiàn)場環(huán)境時，就需要召開現(xiàn)場會議，以期有著更好的學習效果。三、會議時間的選擇有講究。什么時間才是開會的最正確時間？這就一定要根據(jù)參會人在工作上的常規(guī)狀態(tài)去做選擇。這樣的工作常態(tài)，往往有著三個方面的常態(tài)：一個是工作時間的緊迫狀態(tài)。一個是人的精神好壞狀態(tài)。三是人關(guān)心的思維常態(tài)。1、工作時間常態(tài)周一，大局部人都會清理計劃，開工按輕重緩急將工作及時的展開。所以,周一早晨往往是小團隊會議的必然時間。而隨著工作時間的進行，一般到了周二上午，基本快速的忙碌，基本完成。這樣，周二的下午就大局部人都不會象周一那么繁忙了，當然這樣的繁忙情況,有的會持續(xù)到周三。所以，要想?yún)娜丝梢愿?，且埋怨沒有那么多，那么選在周二下午或者周三下午，會是相對較好的時機。2、精神（身體）好壞常態(tài)讀過書的人都知道，往往早自習的時候，打瞌睡的人最多。而同樣的，如果體育課才跑了長跑，搞得人腳軟手累的，自然也同樣沒有精神來學習。而換到職場人其實是一樣的。因此，不要將會議安排得太早。而在上午9、10點那么差不多，這時的瞌睡勁也過了。而如果大家才耗用了太多的體能，也不宜組織什么需要作決策、選擇的會議。3、思維關(guān)心常態(tài)。對于一般人來說，在相對的常規(guī)時間，都會有自己相應的事務安排。也就是說，在相對的時間內(nèi)，往往人會習慣性的關(guān)注自己常規(guī)狀態(tài)下安排的事情。而對于臨時插隊的會議，那么相對效果會差很多。因為思維不在這會議上。而這是我們在進行會議管理時，最易想到的管理問題。比方：?不要將會議時間放在下班的時候。不是想要去吃飯，就是忙著想回家。?盡量不要將會議時間（培訓時間、局部團建）安排在休息時間。無論是午休，還是周末休，都盡量不要為了少占用工作時間，節(jié)約企業(yè)本錢，而去占用員工的時間。因為，大家都有著自己的休息事務安排。不是休息，就是有事。這時想的是如何休息，懷的是對會議的怨憎，又怎么會有好的效果。當然同樣有人說，現(xiàn)在卷得這么厲害，不知道努力，還想著休息，不知道上進?？蓜e人不是你，所以，不要強加意愿。不愿意占用自己時間的人才是大多數(shù)。所以，如果我們能在安排會議的時候，考慮到相關(guān)的人、時間與地點的關(guān)系,盡量往事務、身體（精神）、思維等三種常態(tài)的個人管理需求上去考慮，自然可以得到相對較好的會議效果。小結(jié)：1、做會議管理，我們一定要依據(jù)人性與工作常性，去形成一定的會議常態(tài)管理思維。才能更為有效的進行會議管理。2、.要求參與人多的一般會議