電子郵件禮儀

電子郵件禮儀（一）

引言

本文旨在為電子郵件用戶提供向?qū)АＫ皇恰坝脩羰謨浴?，而是提供一些建議，不僅幫你“玩轉(zhuǎn)”電郵（玩轉(zhuǎn)的程度或許會出乎你的想象），還能幫你提防未來的“囧”境。

收件人，抄送和密抄

收信人地址的填寫方式有三種：“收件人”，“抄送”和“密抄”，也許你會認(rèn)為這是小菜一碟。不幸的是，事實往往出人意表。

首先，有些用戶完全無視“抄送”的存在。就算郵件只針對某一個人，他們也要把所有地址（譯者注：這里指收件人、抄送地和密抄地址）統(tǒng)統(tǒng)塞到“收件人”。如此一來，所有收到信的人都弄不清楚究竟誰應(yīng)該負(fù)責(zé)回復(fù)。結(jié)果，他們要么都回復(fù)，要么都不回復(fù)。

其次，有些用戶不管三七二十一，把通訊錄的所有聯(lián)系人都作為每一封郵件的收信人。他們是那種“渴望他人注意”的人。

最后，有些用戶從來不關(guān)心同一封郵件的其它收信人。這類人屬于“喂，你收到?jīng)]？”一族。舉個例子，X給A，B和C發(fā)送了一封郵件。C不先檢查A和B是否也是收到信，而是立刻轉(zhuǎn)發(fā)，還畫蛇添足地問道“喂，你收到?jīng)]？”。

總的來說，關(guān)于如何填寫收信人地址，下面有幾條簡單的建議：“收件人”地址應(yīng)該是直接收信人。“抄送”地址應(yīng)該是間接收件人。他們只想?yún)⒖家幌锣]件，或者發(fā)信人覺得有必要知會他們（譯者注：此處是意譯，建議參考原文）。過猶不及，“抄送”給需要的人就夠了，不必搬上整本通訊錄。“密抄”和“抄送”差不多，唯一的區(qū)別就是：在同一封郵件中，“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的郵箱地址，即“密抄”對于“收件人”和“抄送”不可見。相信你也猜到，使用“密抄”有點偷偷摸摸，所以并不被提倡。全部答復(fù)

盡管“全部答復(fù)”只是一個小小的按鈕，它卻可以產(chǎn)生一大堆不必要的郵件。舉個例子，如果我給12個人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某某時間出席會議。那么，我應(yīng)該收到12封回復(fù)，不多也不少。但是，如果每個收信人都按了“全部答復(fù)”。那么，不單單我會收到12封，再算上其它人，郵件總數(shù)將達(dá)到144！

當(dāng)然，我并不是說不能使用“全部答復(fù)”，而是應(yīng)該謹(jǐn)用。不要把自己當(dāng)成小說家

郵件應(yīng)該簡潔切題。它和電話只是用手（打字）和用口（說話）的區(qū)別。迄今為止，還沒有人憑打電話摘下普利策獎。所以將來也不會有人靠寫郵件拿獎。

有一點很重要：某些人每天都要處理成百上千封郵件（這種人確實存在）。他（她）們最不想在郵件看到某人以為自己是未來的狄更斯。

太多標(biāo)點符號

不要拘泥于語法和標(biāo)點符號，尤其是濫用后者。你會常常看到有人為了強調(diào)，硬要在句子后面追加一大堆感嘆號。對于濫用標(biāo)點符號不能掉以輕心。感嘆號（計算機術(shù)語叫做“bangs”）只是另一種結(jié)束句子的方式而已。

重要的事情應(yīng)該體現(xiàn)在字里行間，而不是標(biāo)點符號。格式不是萬能膏藥

格式很管用，但不是萬能膏藥。（書寫郵件）用語直白。句號。就夠了。

用HTML（超文本標(biāo)記語言）或者“天理難容”的Microquish\o"富文本格式"富文本格式去“打扮”郵件，把字體和顏色弄得花里花俏，可謂自討苦吃。殊不知許多電子郵件客戶端（和某些服務(wù)器）都無法支持這些格式。結(jié)果把郵件弄得不知所云，更嚴(yán)重的還會使客戶端崩潰。我就親眼目睹過這種事。

如果你仍然斬釘截鐵地堅持html，那么我勸你盡量使用默認(rèn)的字體和簡單的格式，把那些五顏六色的背景，千奇百怪的字體和動感十足的圖片留給你的個人網(wǎng)站。縮略語

縮略語在電子郵件中無處不在。為了少敲點鍵盤，人們用晦澀難解的縮略語（除非雙方都能夠明白其的含義）代替了一目了然的全稱。下表羅列了部分常用的縮略語。我建議使用常見的英文縮略語，如“FYI”（Foryourinformation，僅供參考）或“BTW”（Bytheway，順便說說），否則會把對方搞糊涂。

縮略語含義BCNUbeseeingyou（再見）BTWbytheway（順便說說）FWIWforwhatit'sworth（不論如何）FYIforyourinformation（僅供參考）IMHOinmyhumbleopinion（依我愚見）OBOorbestoffer（優(yōu)惠價格）ROTFLrollingonthefloorlaughing（捧腹大笑）RTFMreadthefunnymanual（參考有趣的手冊）TNSTAAFLthere'snosuchthingasafreelunch（沒有免費午餐）TTFNtatafornow（再見）TTYLtalktoyoulater（再見）

字符表情

一定程度上，視覺提示是成功地面對面溝通的關(guān)鍵。究竟表情和肢體語言對于溝通有多重要？一個簡單的眼神就可以區(qū)分“肯定”和“非?？隙ā薄Ｄ敲绰犛X提示呢？答案顯然也一樣。

因為電子郵件無法使用視覺或聽覺提示，所以人們發(fā)明了“字符表情”。它們是一些簡單的字符串，穿插于郵件之間，用于表達(dá)作者的情緒（或暗示）。最常見的字符表情莫過于:-)。如果你把頭向左轉(zhuǎn)，就會看到一個笑臉（分號是眼睛，破折號是鼻子，右括號代表嘴巴）。下面有更多的例子：

字符表情含義:-)Smileyface

笑臉;-)Wink(lightsarcasm)

調(diào)皮地笑:-|Indifference

不關(guān)心:->Devilishgrin(heavysarcasm)

邪惡地笑8-)Eye-glasses

戴眼鏡的人:-DShockorsurprise

驚訝:-/Perplexed

困惑:-(Frown(angerordispleasure)

皺眉

(生氣或不開心):-PWrysmile

鬼臉;-}Leer

斜眼看:-QSmoker

吸煙的人:-eDisappointment

失望:-@Scream

尖叫:-OYell

大喊大叫:-*Drunk

醉酒:-{}Wearslipstick

涂口紅的人

請不要（隨便拿個字符表情）來讓我解釋，我也沒辦法統(tǒng)統(tǒng)弄懂。它們通常出現(xiàn)在句末，其意思要聯(lián)系上下文來解釋。我建議你使用字符表情要適可而止。它們不僅數(shù)量驚人，而且意思也模棱兩可（一不小心“表錯情”可能會惹火上身）。（待續(xù)）電子郵件禮儀（二）

稱呼

這里有一個問題：“（對于電子郵件）到底多親密才算太親密？”說得再具體點，就是你如何為郵件開頭：“親愛的先生”，“親愛的史密斯先生”，“喬”還是其它。

如果你拿這個問題去請教禮儀專家，我估計她會不假思索地答道——跟著標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范走吧——不過我并不同意。

對于非商務(wù)郵件的稱呼，我建議你跳過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。我頂多也只是使用像“親愛的維吉爾”之類的稱呼，或者直接“維吉爾”。

商務(wù)郵件則復(fù)雜得多。如何稱呼應(yīng)該具體問題具體分析。不過我通常會遵守這些規(guī)則：如果你經(jīng)常稱呼某人為史密斯小姐/夫人/先生，不妨在郵件中依樣畫葫蘆。對于直呼其名的朋友，我要么省略稱呼，要么遵循上一段的做法。實在無法確定的話，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范就是最安全的做法。

簽名

如果你想猜猜什么是“電子郵件的簽名”，我估計你的答案八九不離十。

在紙質(zhì)文檔（保護(hù)樹木，請用電郵）的末尾，使用手工簽名是一種常見的做法，如下所示。

GeneWicker,Jr.

IWillFollow...Services

由于電子郵件無法使用手工簽名（至少目前如此），于是人們有時會在郵件后面添加一些固定不變的信息（不妨稱之為“準(zhǔn)簽名”）。

我強烈推薦這種做法，因為并非每個收信人都認(rèn)識發(fā)信人。許多公司使用員工姓名的縮寫或數(shù)字作為其郵箱地址?？墒?，這些縮寫和數(shù)字對于陌生人毫無意義。

另外，我也建議把在“準(zhǔn)簽名”中加入你的郵箱地址。有時收信人收到的信息是殘缺的，尤其是那些依靠Internet傳播的電郵（注：并非所有郵件都是通過Internet傳播，比如公司的內(nèi)部郵件）。因此收信人有時很難確定發(fā)信人是誰。

如果你使用商務(wù)郵箱，不妨把你的職位和公司也添加到“準(zhǔn)簽名”中。這通常相當(dāng)于信件抬頭的一部分，不過電子郵件并沒有“信件抬頭”這個概念（浪費空間）。

你有時會在“準(zhǔn)簽名”中看到人名后面還跟著一句格言（類似于“。。。生命的秘密就是沒有秘密”）。這種做法已經(jīng)蔚然成風(fēng)。如果你也如此，我的建議是：你是一個怎樣的人，就選擇怎樣的格言。還要保持簡短，你不會想要比正文還冗長的格言。

你還會在準(zhǔn)簽名中碰到一些由字符構(gòu)成的圖形。除非親眼所見，否則你很難去描述它們。不過一旦你遇到了，立刻會發(fā)現(xiàn)它們其實一目了然。和格言一樣，字符圖形也應(yīng)該是你個性的投影。

對于“準(zhǔn)簽名”，無論是格言還是字符圖形，抑或兩者兼有，我建議總行數(shù)不要超過4行。

附件

以前撥號上網(wǎng)的時候，我建議所有附件不要超過1MB。隨著帶寬的不斷擴大，情況亦不可同日而語。

對于撥號上網(wǎng)的用戶，1MB的上限仍然管用。至于寬帶或直接相連的用戶，我會把上限提高到5MB。不過這種說法并非一成不變。即使是使用寬帶或直連的用戶，也無法保證他（她）們的郵箱有足夠的容量來處理這些附件。對于一個小郵箱，你也清楚一個5MB的附件會很快地把它撐爆，并導(dǎo)致其它郵件的丟失（注：現(xiàn)在的郵箱動輒上G，所以“撐爆”的情況實屬罕見）。

一般來說，僅當(dāng)我清楚對方確實需要的時候，才會發(fā)送5MB的附件。

\o"v卡"v卡

v卡簡直就是outlook用戶（我正是其中之一）的惡夢。它使每一封電子郵件看起來都像帶有附件。盡管它和附件有某些類似，卻不是你心目中真正的附件，比如文檔、電子表格等。因此我不推薦使用它們。

線索

一旦你發(fā)送第一封郵件，便可能收到回復(fù)。如果你想回復(fù)對方的回復(fù)，該怎么辦？錯誤的做法是創(chuàng)建一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)（所謂的“線索”）。一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件。當(dāng)你處理新聞組（更新更頻繁）的時候，這個問題會更加突出。因為某些新聞組用戶不僅回復(fù)，還想跟蹤已交流的信息的線索。正確的做法是使用“回復(fù)”功能，它本質(zhì)上相當(dāng)于創(chuàng)建新郵件，卻維護(hù)了郵件之間的線索。

引用

恐怕沒什么比下面這件事更勞神費力：在郵件末尾碼上幾只字：“同意”，“好的”或“嗯（ditto）”，卻硬是把原始郵件完封不動地復(fù)制過來。

正確的做法是引用，下面這個例子就是最好的解釋：

>請問您同意聘請羅絲夫人來處理我們的法律事務(wù)嗎？是的，請適當(dāng)安排。

句子前面的“>”符號告訴收信人，這些引用的內(nèi)容來自于他（她）的上一封郵件。第二句則是你針對引用內(nèi)容的回復(fù)。引用的關(guān)鍵是引用適量的內(nèi)容使對方心領(lǐng)神會。設(shè)想你收到一封長達(dá)幾百行的郵件，而真正需要回答的問題卻在最后一行。那么你有什么理由要把整封郵件都引用進(jìn)來（而不是單單引用那個需要回答的問題）？否則，就算對方只對你的回答感興趣，也不得不從頭到尾把整封郵件翻一遍。

引用可以嵌套使用，如下：

>>請問您同意聘請羅絲夫人來處理我們的法律事務(wù)嗎？

>是的，請適當(dāng)安排。

安排好了。我們的第一次會議將安排在明天早上。

在這個例子中，我們看到了兩層引用（>>）和一層引用（>）。兩層引用">>"表示發(fā)信人正在引用你上次引用的內(nèi)容，">"正是其中的一部分。

不要在引用上糾纏不清。過多的引用層級只會喧賓奪主，從而淹沒了真正的意思。

保護(hù)樹木

我有時候覺得最好的事就是能讓人們遠(yuǎn)離打印機。為什么？因為每次我給別人發(fā)郵件，三分之一的人讀都沒讀就把郵件打印出來，另外三分之一閱讀后還是會打印，只有最后的三分之一讀完直接把郵件干掉。

使用電子郵件的目的之一就是根除（或大量減少）紙張的濫用。如果大部分人都把收到的郵件拿去打印，這豈不是違背了初衷？我不是說所有郵件都不能打印，而是太多的郵件被不明不白地打?。ㄏ喈?dāng)一部分被打印之后，就再也沒離開過打印機）。

除非你使用非常原始的郵件系統(tǒng)，否則它都會提供一個功能（通常叫“文件夾”）來永久保存郵件，方便日后隨時查看。常常打印郵件的人如果能在電腦中建立和現(xiàn)實文檔組織結(jié)構(gòu)相同的文件夾（來保存郵件），不僅達(dá)到了同樣的目的，還節(jié)省了大量的紙張（和樹木）。

個人隱私，開玩笑么？

打住吧，留點腦細(xì)胞好好想想下面這句話：電子郵件沒有任何隱私可言。我不管別人怎么說，怎么證明，怎么發(fā)誓還是怎樣怎樣，反正電子郵件就是沒有隱私。理由？繼續(xù)讀下去吧。

對于某些電子郵件系統(tǒng)，管理員可以閱讀其中的所有電子郵件。如果碰到這種情況，你最好求上帝保佑你的管理員是一個誠實可靠的人。

某些公司會監(jiān)管員工的電子郵件（我覺得這種審查再糟糕不過）。這種令人瞠目結(jié)舌的做法的借口更是花樣百出，無論是管理層想確保員工沒有在不必要的郵件上浪費精力，還是確保不能通過非官方渠道泄露公司機密。

和所有軟件一樣，電子郵件也會偶爾出錯。一旦故障發(fā)生了，你可能會收到原本屬于別人的郵件，或者你的郵件發(fā)錯給別人。無論是收錯還是發(fā)錯，你所以為的隱私都不復(fù)存在。

在地球上某個角落存在著這樣一種人（通常稱為“黑客”），只要他（她）們足夠努力（破解郵件系統(tǒng)），就能夠閱讀你的郵件。當(dāng)然，“足夠努力”很必要，閱讀他人的郵件通常沒那么簡單。此外，電子郵件系統(tǒng)通常采用一些安全措施來防止類似的入侵，然而百分之百“黑客免疫”的安全措施并不存在。在前面兩個句子中，我使用了“通常”這個字眼，因為我假定安裝或管理電子郵件系統(tǒng)的人都會采取一些必要的預(yù)防措施。當(dāng)然，同樣的安全也必須在郵件的另一方得到保證。

總結(jié)一下：首先，讓我重申最初的說法：電子郵件沒有任何隱私可言，懂么？其次，如果你覺得某件事不能在公司的公告牌上公布出來，那么就不要在郵件中提及它。相反，如果它對于公告牌而言是安全的，則郵件亦然。如果你還在爭論到底個人隱私可不可以通過電子郵件發(fā)送，我想還是親手交給對方或者使用普通郵政系統(tǒng)來得安全。（待續(xù)）電子郵件禮儀（三）從公司送出的郵件，代表的就是公司

不管內(nèi)容是什么，從公司送出的個人郵件都被認(rèn)為是公司的官方消息。這也許會給你和你的公司惹上一些不必要的麻煩。嘿，沒嚇著吧？怒火

“怒火”是什么東東，或者再具體點，什么叫“惹火上身”？“惹火上身”的意思是：你發(fā)送了郵件給某人，卻導(dǎo)致對方惡言相向?；旧线@算是一種電子型的言語攻擊。我想提供一些例子，由于無法確定讀者的年齡，為免日后“惹火上身”，我想想還是算了。

有時“起火”的原因顯而易見（讀下去），有時卻讓你摸不著頭腦。例如，你給10個人發(fā)送了一封自以為無害的郵件。9個人語氣平和反應(yīng)正常，不料第10位卻狠狠地?zé)四阋话?。?jǐn)記“一千個人眼中有一千個哈姆雷特”?；蛟S你是個幸運兒，一直以來都和前面的9個人打交道，不過我敢打賭你遲早會撞上第10個。

如何應(yīng)付“怒火”？這個問題頗為棘手。最好的回應(yīng)就是無視它們，像其它講邏輯講道理的人一樣繼續(xù)過你的日子。如果這不是你的第一反應(yīng)，估計是你已經(jīng)被燒得“體無完膚”，忍無可忍了?？墒?，你會發(fā)現(xiàn)任何回應(yīng)都是徒勞。記住，古人云：你只能滿足部分人……

如果真的選擇了回?fù)簦阕罱K可能會卷入所謂的“\o"flamewar"flamewar（罵戰(zhàn)）”。謾罵的雙方或者多方會在這里沒完沒了地“駁火”，常見的招數(shù)不外乎“問候?qū)Ψ降哪赣H”，“質(zhì)疑對方的智商”等。某種情況下，交戰(zhàn)的各方最終都忘記了爭吵的初衷，變回正常的人類。

從來沒有惹火上身？好吧，如果你真的很想試試，我倒有下面幾個建議：

發(fā)送一封只有大寫字母的郵件。大寫字母相當(dāng)于對準(zhǔn)別人的耳朵大喊大叫。它僅用于強調(diào)（注：原文是“ONLYuseupper-casewordswhentryingtomakeapoint(suchasIjustdid)”，作者巧妙地演示了大寫字母的用法，可惜中文無法體現(xiàn)出來）。即便如此，你也要謹(jǐn)慎對待交流郵件的另一方。

對（他人郵件的）語法或標(biāo)點的用法指手畫腳。這就像是和八年級（注：美國童鞋的八年級相當(dāng)于我們的初三）的英語老師交流郵件一樣，沒人會感興趣。

群發(fā)大量廣告。這是“不要這樣做”排行榜中的頭把交椅，它惹的麻煩比魔鬼還要多。想想郵局每天給你“倒”了多少垃圾信件。即便有一百個不愿意，你也不得不從頭到尾一封接一封地大海撈針，因為月度的水費單往往就夾雜在那一大堆不請自來的廣告和廢紙之中。電子郵件也是這個道理。你想在塞滿廣告的郵箱中翻箱倒柜，僅僅為了找到來自老板的非常重要的郵件嗎？

尋求電腦技術(shù)支持卻不提供詳細(xì)的系統(tǒng)信息。舉個例子，假設(shè)我提交一封電子郵件說“我有一個關(guān)于Word軟件的問題……”。那好，究竟這是Word97，Word2000，XP的Word還是2003的Word？如果你安裝的軟件有版本之分，則告訴對方版本號。記住，電腦的世界（還有其用戶）是由你想象得到的各種各樣的電腦所組成的，從個人電腦到蘋果電腦，再到Linux工作站，甚至還有你的鄰居在車庫里組裝而成的電腦。正確的做法是先列出所有詳細(xì)的系統(tǒng)信息，再說明故障或問題。舉個例子，如果家中電腦的MicrosquishWord發(fā)生了故障，我正在尋求其解決方法。那么我應(yīng)該這樣列清單：Windows2000SP5，Office2000SR3，惠普Kawack，酷睿奔騰2，512MB內(nèi)存，4GB的SCSI硬盤，再詳細(xì)地描述問題。比“蝸?！编]政“?！?/p>

你可能會這么想：既然電子郵件是“電子的”而且電子信息是以光速傳播，那么電子郵件應(yīng)該會在發(fā)出的幾秒后到達(dá)目的地。如果收信人是你隔離的同事，它有可能這么快。不過大多數(shù)情況下，電子郵件可能會花費從幾分鐘（正常情況）到幾天（非正常情況）的時間。

不妨這樣想。發(fā)送本地的電子郵件和親手把信交給對方一樣容易。這樣的話，如果你想把信親手交給遠(yuǎn)在天涯海角的另一方，難道不應(yīng)該多花點時間嗎？

（收發(fā)電子郵件）花費更長的時間的原因是：郵件從A點傳到B點，在到達(dá)終點之前可能會通過1個、2個，甚至數(shù)不清的不同的電子郵件系統(tǒng)。還記得我以前說過的話嗎？不是所有的電腦（和電子郵件系統(tǒng)）都是一樣的。

無論多遠(yuǎn)，我保證電子郵件一定比“蝸牛”郵政要“?！保ㄗⅲ骸拔伵！编]政是電子郵件用戶調(diào)侃傳統(tǒng)郵政的說法）。此外，它還幫你省了郵票錢。福禍相倚

電子郵件是一種不要求即時回復(fù)（比如電話）的對話。如果某人打你電話，你拿起電話，然后開始對話（除非你有自動答錄機、語音郵件或者你本來就是一個“大老粗”）。這叫做交互式的對話。

在電子郵件中，你發(fā)送郵件然后等待回復(fù)。對方的回復(fù)可能在五分鐘后，也可能是五天后。無論如何，這都不是交互式的對話。

如果有100個人在同一天內(nèi)給你發(fā)郵件，你會怎樣？你沒必要100人都回復(fù)?？紤]一下忽略“你好”，“再見”和其它可有可無的閑聊。使用電子郵件，你可以自主安排時間處理重要的消息（忽略“你好”，“再見”等）。這就是電子郵件的好處。

現(xiàn)在說說壞處。

太多的用戶都斷定對方一旦收到郵件就會立刻打開閱讀。這種“想當(dāng)然”非常糟糕。

如果你正在安排一個1小時后舉行的會議，并給每個出席者發(fā)送了郵件。所有人都在1小時內(nèi)閱讀你的郵件的概率非常小。另一方面，如果會議安排在明天，那么機率會大多得。記住，電子郵件的設(shè)計初衷不是即時溝通（這是電話的“地盤”），而是方便溝通。

某些（不是全部）電子郵件系統(tǒng)提供了一些功能來彌補這個問題（即時溝通）。這些功能（通常叫“通知”）會在對方收到或閱讀郵件時通知你（事實上它只能把“打開郵件”假設(shè)為閱讀郵件——它無法確定收信人是否逐字逐句地閱讀了郵件）。結(jié)合上一段的例子，你可以在會議開始之前檢查誰看了郵件，然后直接給沒看的人打電話。（全文完）這是SethGodin寫的一個發(fā)送電郵的注意事項列表，共有36條。當(dāng)然并不是每發(fā)一封郵件都要過一遍這個列表，但有些原則和禮節(jié)是值得我們思考的。在按下電子郵件的“發(fā)送”按鈕之前，也許你需要把下面這個清單從頭到尾過一遍，以防萬一。這郵件只發(fā)給一個人么？(如果是，請?zhí)降?0條)既然是群發(fā)郵件，你考慮過接收者名單么？是否用了暗送？名單上的人都確實真正的需要這封郵件么？不是有可能，而是肯定？也就是說如果我不發(fā)這封郵件給他們，他們會向我抱怨？第5條中，如果有誰不會抱怨，那就別發(fā)給他。舉個例子，只因為他們有博客就批量發(fā)郵件給一些博客作者是不恰當(dāng)?shù)?。旁?要預(yù)測收件人的心理。把個性化的，與其相關(guān)的信息發(fā)給有需要的人。不要在任何地方提到自己和自己的需求。這也許不關(guān)我的事，我只是讓大家知道我的感覺是這樣。郵件是人工發(fā)出的么？如果是的話，讓接收者的回復(fù)能送到發(fā)件人的郵箱里。(譯者注：就是別回復(fù)到空地址去了)你和對方以前聯(lián)系過么？真的？他給你回過信？如果沒有的話，再考慮考慮吧。如果是個推銷郵件，而你確定是受歡迎的，你也確定不是垃圾郵件，那就不要道歉。如果你需要道歉，那就是垃圾郵件，而且會使你的品牌受損。你寫信時憤怒么？如果是的話，先存成草稿，過一個小時再來重新審視一番。打電話會不會更好些？這封郵件你有沒有暗送給你老板？如果有的話，接收者發(fā)現(xiàn)會怎樣？這封郵件里面有沒有什么內(nèi)容是你不希望讓律師，媒體或者你老板知道的？如果有，刪掉。郵件里面有沒有全部字母大寫的部分？如果有，考慮改一下。郵件的內(nèi)容是否以正常的字體和顏色書寫？你的聯(lián)系方式有沒有附在郵件末尾？如果沒有，考慮加上。你有沒有在郵件后面添加類似“請保護(hù)地球，不要打印此郵件”的字樣？如果有，刪掉，考慮換一份環(huán)保局的工作。這封郵件能不能再短些？再考慮一遍能不能精簡一下接受人名單。郵件里有沒有大型附件？如果有，換個方式寄發(fā)。有沒有什么附件用PDF格式更好？有的話就轉(zhuǎn)換。有沒有類似:-)這樣的表情符號在郵件里？如果有，慎重考慮一下。你是不是在轉(zhuǎn)發(fā)別人發(fā)給你的郵件？如果是的話，他發(fā)現(xiàn)你轉(zhuǎn)發(fā)會不會不高興？你是不是在轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于宗教的內(nèi)容，如果是，停止。你是不是在轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于病毒或者世界性慈善行動或者其他很有可能是謠言的消息？如果是，先找權(quán)威媒體證實?；貜?fù)群發(fā)郵件的時候，你點擊了“回復(fù)所有人”么？如果是的話，想想是否真的需要讓每個人都看到你的回復(fù)。有沒有引用原郵件中有用的部分？光說個“同意”會讓人摸不著頭腦。好好檢查一遍拼寫和語法。如果是投稿，你確定對方會高興地接收么？郵件末尾有沒有什么可愛的小動物的圖畫？可愛的小貓？刪掉?？吹轿业泥]件尾部有長長的，具法律效力的免責(zé)聲明了么？想想原因。你郵件的題目易懂么？明了么？便于存檔分類整理么？最后問自己一個問題，如果這封郵件要花你42