華豐房產(chǎn)置業(yè)公司檔案管理?xiàng)l例

檔案管理?xiàng)l例第一章總則為加強(qiáng)公司檔案管理工作，進(jìn)一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《北京市企業(yè)檔案管理暫行規(guī)則》的要求，結(jié)合公司具體情況，特制定本條例。本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)全過程中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。檔案的管理和開發(fā)利用是公司基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，公司所有員工對(duì)檔案管理工作均需承擔(dān)義務(wù)，任何部門、企業(yè)（單位）、個(gè)人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)范圍公司總經(jīng)理辦公室是公司檔案管理工作的主管部門、總經(jīng)理辦公室由專人具體負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)的檔案管理工作。公司總經(jīng)理辦公室直接負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。公司各部門及分公司應(yīng)設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司檔案管理人員的主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作。制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號(hào)方案，制定檔案工作計(jì)劃。依據(jù)檔案管理規(guī)定，收集整理各類檔案資料，負(fù)責(zé)立卷、歸檔工作。檔案資料的鑒定、驗(yàn)收和交接。檔案資料的入庫(kù)管理和維護(hù)。檔案的開發(fā)利用和信息處理。對(duì)公司各部門及分公司檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。8、處理與檔案管理有關(guān)的其它事務(wù)。第三章檔案管理的要求公司檔案室由總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)管理。檔案應(yīng)一律保存在編號(hào)的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風(fēng)、清潔、安裝防盜、防火裝置，確保檔案安全。公司各部門及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應(yīng)填寫登記表，由檔案借閱部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信，并按文件性質(zhì)的批準(zhǔn)權(quán)限辦理借閱手續(xù)。凡經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案資料，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，原則上只可在總經(jīng)理辦公室閱讀，復(fù)印檔案必須經(jīng)檔案借閱部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，公司檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期3種：永久保管：凡是反映公司主要經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)以及基本歷史面貌的，對(duì)公司的建設(shè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司建設(shè)和發(fā)展有利用價(jià)值的檔案資料列為長(zhǎng)期保管，時(shí)限一般為10年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)有利用價(jià)值的檔案資料，列為短期保管，時(shí)限一般為3年以下。第四章歸檔工作的程序及要求劃定歸檔范圍，目的是保證確有參考價(jià)值的文件資料能齊全完整地立卷保存，既避免遺漏重要文件，以不使案卷重復(fù)龐雜。公司總經(jīng)理辦公室檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)或管理活動(dòng)中形成、使用并辦理完畢，具有參考價(jià)值的文件資料。主要有：公司各部門及分公司形成的直接反映本身業(yè)務(wù)工作的重要文件。與各部門及分公司產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上下級(jí)單位的批復(fù)、批準(zhǔn)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件資料。各部門及分公司開展工作需要遵循和查考的上下級(jí)單位的文件資料。具有參考價(jià)值的不相隸屬單位的文件資料。具體歸檔范圍詳見附件。立卷應(yīng)根據(jù)文件的形成規(guī)律，如：時(shí)間、組成機(jī)構(gòu)、問題、性質(zhì)、名稱等進(jìn)行分類，以便查找。卷內(nèi)文件的排列應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系，一般應(yīng)把來文和復(fù)文放在一起，來文在前，復(fù)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。跨年度的文件，一般應(yīng)放在針對(duì)的年度，多年的計(jì)劃、規(guī)劃放在開始的一年，多年的總結(jié)放在最后一年，既有計(jì)劃又有總結(jié)放在總結(jié)為主的一年。卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)號(hào)，以固定排列順序，方便查找。編號(hào)的位置應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，一般左側(cè)裝訂的案卷編在右上角，凡有字跡的紙頁(yè)每頁(yè)正面編一個(gè)號(hào)，大張圖表折疊后也編一個(gè)頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)有印刷小冊(cè)子的只編一個(gè)頁(yè)號(hào)，另在備考中注明。編號(hào)宜使用鉛筆，以區(qū)別原有文件頁(yè)碼，并便于編排時(shí)修改，必要時(shí)也可使用編號(hào)機(jī)。在每卷文件前須填寫卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件目錄包括：順序號(hào)、作者、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、所在頁(yè)號(hào)、備注等。卷內(nèi)文件目錄除一份附在卷內(nèi)文件首頁(yè)之上外，應(yīng)復(fù)印一份填寫卷號(hào)，按案卷排列順序裝訂成冊(cè)，做為查找文件的工具。備考表是用來說明卷內(nèi)文件的狀況，應(yīng)注明卷內(nèi)文件實(shí)有頁(yè)數(shù)、立卷日期、立卷人簽名，日后卷內(nèi)文件如有變動(dòng)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)注明。案卷封皮應(yīng)用統(tǒng)一的厚紙印制，使用毛筆或鋼筆正楷字填寫，主要包括：組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、立卷日期、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。歸檔案卷均應(yīng)裝訂，以避免文件散失或損壞，未經(jīng)許可不得隨便拆卷。對(duì)于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙，可采用卷盒、卷袋保管。案卷裝訂前，須去掉文件上的金屬釘、針，以防年久腐蝕文件。凡書寫未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊，殘破文件應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)。裝訂時(shí)使用線繩勒緊結(jié)牢，注意防止倒置、脫漏頁(yè)張。案卷經(jīng)過編目裝訂后，應(yīng)按保管期限分別排列，并注意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系，以系統(tǒng)反映本部門的年度工作。將系統(tǒng)排列的案卷按案卷順序號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等編號(hào)登記就形成案卷目錄，該目錄可作為各部門向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑證。第五章檔案移交辦法每年3月底前，為公司各部門及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時(shí)間。各部門檔案管理人員應(yīng)按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷，經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗(yàn)收后，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。分公司應(yīng)歸檔的文件資料由主管部門統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。公司人事、合同、企業(yè)咨質(zhì)等專項(xiàng)檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交總經(jīng)理辦公室外，因工作需要本部門可保存一套復(fù)印件以備查詢。公司財(cái)務(wù)部設(shè)財(cái)務(wù)分檔案室，公司系統(tǒng)的全部財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)分檔案室負(fù)責(zé)管理。公司人力資源部設(shè)人事檔案室，公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負(fù)責(zé)管理。公司工程部設(shè)工程檔案室，公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負(fù)責(zé)管理。公司行政部設(shè)企業(yè)資質(zhì)檔案管理室，公司系統(tǒng)的全部資質(zhì)檔案由行政部負(fù)責(zé)管理。歸檔的案卷必須編制移交目錄，一式兩份，由交接雙方清點(diǎn)無誤后履行簽字手續(xù)，目錄一份留移交部門備查，一份由公司檔案室保存。第六章檔案的銷毀總部檔案管理人員要根據(jù)檔案資料的保管期限定期會(huì)同原檔案資料形成部門的具體承辦人和負(fù)責(zé)人對(duì)過期檔案資料進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定已確無保存價(jià)值的檔案資料要登記造冊(cè)，并填寫《銷毀文件清單》，經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并在原案卷備考表中加以注明。第七章附則本條例的解釋權(quán)、修改權(quán)屬公司總經(jīng)理辦公室。各分公司可參照本條例結(jié)合實(shí)際情況，制定本單位檔案管理辦法。附件：《文件資料歸檔范圍及保管期限》文件資料歸檔范圍及保管期限一、公文檔案范圍：1、以公司名義形成的各種正式文件，包括通知、通告、規(guī)定、辦法、規(guī)則、制度、告示、決定、會(huì)議紀(jì)要、處理意見等的原稿及正式稿件。（永久保管）2、公司日常工作中的對(duì)外行文、信函、電傳件、傳真件、重要電話記錄的原件。（長(zhǎng)期保管）3、凡外單位發(fā)送公司的重要公文、信函、電傳件、傳真件重要電話記錄的原件。（長(zhǎng)期保管）4、公司各部門及分公司報(bào)送公司的請(qǐng)示、報(bào)告及公司批復(fù)的原件。（長(zhǎng)期保管）5、公司各部門及分公司形成的各項(xiàng)工作計(jì)劃、規(guī)劃、工作總結(jié)、工作簡(jiǎn)報(bào)及調(diào)查報(bào)告等。（長(zhǎng)期保管）二、業(yè)務(wù)檔案范圍：1、公司在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種意向書、協(xié)議書、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要的原件、合同正式文本及有關(guān)附件的原件。（永久保管）2、公司各類重要業(yè)務(wù)電話記錄、業(yè)務(wù)往來的信函及電傳件、傳真件的原件。（長(zhǎng)期保管）3、針對(duì)公司系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的文字、數(shù)據(jù)資料、圖表、及政府批文、證照、工程圖紙、概預(yù)算書的原件。（長(zhǎng)期保管）4、與各項(xiàng)業(yè)務(wù)有關(guān)的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的原件。（長(zhǎng)期保管）5、涉及公司系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)法律事務(wù)方面全套文件的原件。（永久保管）三、人事檔案范圍：1、公司員工的個(gè)人檔案，包括：招聘員工的資料表、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、員工離職手續(xù)審批表及身份證、學(xué)歷證、專業(yè)證書的復(fù)印件。（長(zhǎng)期保管）2、公司員工與公司正式簽訂的《勞動(dòng)合同》的正本。（長(zhǎng)期保管）3、公司員工辭職、辭退手續(xù)的原件。（短期保管）4、公司員工任免、獎(jiǎng)勵(lì)或處罰決定的原件。（短期保管）5、有關(guān)公司人事勞資管理工作各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的原件。（短期保管）以上人事檔案由人力資源部人事檔案室負(fù)責(zé)保管四、企業(yè)咨質(zhì)檔案范圍：2、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企