建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理培訓(xùn)課件

建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理目錄CONTENT第一章電子文件與電子檔案管理第二章紙質(zhì)檔案的數(shù)字化第三章電子檔案的移交與接收第四章電子檔案系統(tǒng)簡(jiǎn)介第一章電子文件與電子檔案管理術(shù)語(yǔ)和定義第一節(jié)第一章：電子文件與電子檔案管理第一章：電子文件與電子檔案管理電子文件建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子檔案建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。信息系統(tǒng)用于形成、處理和維護(hù)電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行接收、整理、保持和提供利用的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。第一章：電子文件與電子檔案管理元數(shù)據(jù)描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。真實(shí)性電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致，沒有發(fā)生被非法篡改，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時(shí)間與既定的相符。可靠性電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)。完整性電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失。第一章：電子文件與電子檔案管理可用性電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解。全程管理對(duì)電子文件形成、辦理、歸檔以及電子檔案維護(hù)、利用和最終處置（銷毀或永久保存）全過程進(jìn)行的控制。文件格式電子文件在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中組織和存儲(chǔ)的編碼方式。電子簽名電子文件中以電子形式所含、所附用于識(shí)別責(zé)任人身份并表明責(zé)任人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。pdfdocxlsppttxtwpsxmlhtmlJPGTiffGIFPNGBMPCADwav第一章：電子文件與電子檔案管理電子檔案的鑒定對(duì)電子文件、電子檔案的內(nèi)容和技術(shù)狀況進(jìn)行評(píng)估的過程，確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性及其價(jià)值等，判斷其是否屬于歸檔范圍并確定其保管期限。真實(shí)性檢驗(yàn)通過管理和技術(shù)措施評(píng)估電子檔案是否符合真實(shí)性內(nèi)涵要點(diǎn)的過程。示例：驗(yàn)證所收到的電子簽名等與所發(fā)送的是否相同；遷移或轉(zhuǎn)換后的電子檔案形與成時(shí)的原始狀況是否一致；是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏。完整性檢驗(yàn)通過管理和技術(shù)措施檢查電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否符合完整性要求的過程。示例：檢查所收到的電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否齊全完好；是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏；是否對(duì)所有授權(quán)的增、刪、改進(jìn)行了標(biāo)記?？捎眯詸z驗(yàn)通過管理和技術(shù)措施驗(yàn)證電子檔案及其文件格式、載體、應(yīng)用軟件是否符合可用性要求的過程。示例：檢驗(yàn)電子檔案的格式是否是PDF或OFD、是否可讀、可理解、可檢索，載體介質(zhì)是否完好和兼容，是否附帶相應(yīng)的特殊應(yīng)用軟件等。第一章：電子文件與電子檔案管理安全性檢驗(yàn)通過管理和技術(shù)措施識(shí)別電子檔案潛在安全性缺陷的過程。電子檔案的保存確保電子檔案得到長(zhǎng)期維護(hù)所涉及的過程和操作。存儲(chǔ)以經(jīng)濟(jì)、有效、安全的方式保護(hù)、存取和管理電子檔案以便利用的過程。在線存儲(chǔ)存儲(chǔ)設(shè)備安裝在系統(tǒng)中，系統(tǒng)可直接訪問數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)。在線存儲(chǔ)設(shè)備主要是磁盤、磁盤陣列，可滿足對(duì)高利用率數(shù)據(jù)的頻繁、高速操作的要求。第一章：電子文件與電子檔案管理離線存儲(chǔ)存儲(chǔ)設(shè)備經(jīng)人工安裝后，系統(tǒng)才能訪問數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)。離線存儲(chǔ)主要用于在線數(shù)據(jù)的備份，訪問速度慢、效率低。離線存儲(chǔ)設(shè)備主要是光盤和磁帶。復(fù)制在同種類型的載體上制作完全相同的副本。轉(zhuǎn)換在確保檔案原有信息（內(nèi)容）不發(fā)生變化的前提下，變更檔案的載體形式或文件格式。遷移在不改變文件格式的前提下，將電子檔案由一種軟硬件配置轉(zhuǎn)移到另一種軟硬件配置的過程。第一章：電子文件與電子檔案管理備份將電子檔案或電子檔案系統(tǒng)的全部或部分復(fù)制或轉(zhuǎn)換到存儲(chǔ)載體或獨(dú)立的系統(tǒng)上。異地備份將電子檔案的備份件保存在不同地點(diǎn)?！痢潦〗煌ㄟ\(yùn)輸電子檔案“雙套制”管理“雙套制”建設(shè)項(xiàng)目檔案由一套紙質(zhì)檔案、一套電子檔案共同組成，其中電子檔案使用了數(shù)字證書進(jìn)行可靠電子簽名。電子檔案管理的組織建設(shè)第二節(jié)建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議和竣工驗(yàn)收要求，為電子文件歸檔和電子檔案管理的計(jì)劃安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。第一章：電子文件與電子檔案管理1234建設(shè)單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對(duì)各參建單位的項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理各項(xiàng)制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門條款，明確項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任，包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、儲(chǔ)存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。5建設(shè)、施工、監(jiān)理等各參建單位的電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、鑒定檢測(cè)、歸檔確認(rèn)等工作；檔案部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)和電子檔案的接收、保管、利用、移交等工作。（一）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理、PDF或OFD版式文件轉(zhuǎn)換、自動(dòng)或半自動(dòng)鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限等功能；（二）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)能夠?qū)?xiàng)目電子文件形成與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，使用可靠的電子簽名等技術(shù)手段保障其真實(shí)、完整和安全；（三）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)能夠在電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中及時(shí)跟蹤、檢查和補(bǔ)充項(xiàng)目設(shè)計(jì)、材料、施工等變更相關(guān)的項(xiàng)目電子文件和元數(shù)據(jù)；（四）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的歸檔功能，應(yīng)能將辦理完畢的電子文件、元數(shù)據(jù)及其他歸檔要求的相關(guān)信息自動(dòng)或手動(dòng)歸入電子檔案系統(tǒng)。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出以下功能要求：電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)與紙質(zhì)文件一致，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案的有關(guān)規(guī)范和文件要求確定?！痢潦」方ㄔO(shè)項(xiàng)目和水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)包括立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件、科研項(xiàng)目文件等八類文件。電子文件主要來(lái)源是建設(shè)項(xiàng)目使用的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，常用的有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、交通工程質(zhì)量安全管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)等各種項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。一、電子文件的歸檔范圍和主要來(lái)源電子文件和電子檔案管理的準(zhǔn)備工作第三節(jié)第一章：電子文件與電子檔案管理第一章：電子文件與電子檔案管理實(shí)現(xiàn)電子文件的前端控制全程管理原則:前端控制是現(xiàn)代文件和檔案管理理念的重要內(nèi)容，文件的形成是前端，歸檔、鑒定、整理、編目等是中后端，永久保存和銷毀是末端。前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障,是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全的重要保障。檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在。根據(jù)電子文件管理的特點(diǎn)和管理要求，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到歸檔，再到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理，監(jiān)控和記錄對(duì)文件的一切操作，如文件創(chuàng)建、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。這些管理和追蹤記錄，對(duì)于證明電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性極其重要。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）《電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔》（GB/T33190-2016）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174-2008）B級(jí)機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)第一章：電子文件與電子檔案管理第一章：電子文件與電子檔案管理××省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、保管期限及分類表以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例該系統(tǒng)主要產(chǎn)生文書文件，一般屬于前期依據(jù)性文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件或工程管理文件等，電子文件在該系統(tǒng)辦理完畢后，按照歸檔要求將電子文件、元數(shù)據(jù)及相關(guān)信息自動(dòng)或手動(dòng)選擇后歸入電子檔案系統(tǒng)。電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，該格式應(yīng)符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔》（GB/T33190-2016）。集中記錄修改歷史的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、DOC、RTF等格式歸檔保存。第一章：電子文件與電子檔案管理內(nèi)嵌電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限，具備預(yù)歸檔功能，具備格式轉(zhuǎn)換功能。業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要具備電子文件歸檔功能第一章：電子文件與電子檔案管理第一章：電子文件與電子檔案管理文件歸檔范圍及保管期限表第一章：電子文件與電子檔案管理文件歸檔范圍及保管期限表第一章：電子文件與電子檔案管理文件歸檔范圍及保管期限表該系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件主要屬于施工文件和監(jiān)理文件，按照同樣的方法，將對(duì)應(yīng)的電子文件、元數(shù)據(jù)及相關(guān)信息歸入電子檔案系統(tǒng)。以交通工程質(zhì)量安全管理系統(tǒng)為例第一章：電子文件與電子檔案管理第一章：電子文件與電子檔案管理二、建立電子檔案系統(tǒng)確定電子文件的歸檔范圍后，為進(jìn)行電子檔案管理工作，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)使用電子檔案系統(tǒng)，通過系統(tǒng)接收和管理歸檔的項(xiàng)目電子文件。建設(shè)單位使用的電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)通過《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》（GB/T22239）信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)二級(jí)（及以上）測(cè)評(píng)。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子簽名、PDF或OFD版式文件轉(zhuǎn)換、接收采集、分類組織、鑒定處置、檢索利用、監(jiān)督指導(dǎo)、安全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能，由檔案管理人員使用該系統(tǒng)管理項(xiàng)目的電子檔案。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性，應(yīng)滿足當(dāng)前及可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，可方便的進(jìn)行功能擴(kuò)展系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的靈活定義與部署“““電子檔案系統(tǒng)主要要求如下：第一章：電子文件與電子檔案管理接收登記功能1、系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)或手動(dòng)接收不同類型電子文件功能，具備輔助接收、采集傳統(tǒng)載體歸檔文件或傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄，接收登記電子文件時(shí)應(yīng)確保電子檔案的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)、電子檔案的各組件保持關(guān)聯(lián)，同時(shí)應(yīng)自動(dòng)記錄接收采集業(yè)務(wù)行為元數(shù)據(jù)；2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)注；3、系統(tǒng)應(yīng)具備檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。版式文件轉(zhuǎn)換功能系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)歸檔電子文件自動(dòng)或手動(dòng)進(jìn)行OFD或PDF等符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的版式文件批量轉(zhuǎn)換功能。電子簽名功能系統(tǒng)應(yīng)具備電子簽名和簽名驗(yàn)證的功能，保障電子檔案安全，并防止非授權(quán)訪問。““電子檔案系統(tǒng)主要要求如下：第一章：電子文件與電子檔案管理“第一章：電子文件與電子檔案管理分類編目功能1、系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的交通行業(yè)檔案門類的分類方案；2、系統(tǒng)應(yīng)支持電子檔案的分類、編目、命名和存儲(chǔ)，完成電子檔案的自動(dòng)歸類和排序，支持分類與排序的調(diào)整處理；3、系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)編制電子檔案歸檔文件目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等功能。檢索利用功能電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見等信息。“““電子檔案系統(tǒng)主要要求如下：第一章：電子文件與電子檔案管理鑒定處置功能1、系統(tǒng)應(yīng)具備按工作流程開展處置鑒定、續(xù)存、銷毀、移交、開放鑒定工作功能，保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時(shí)間等信息，各項(xiàng)流程應(yīng)具備自動(dòng)記錄業(yè)務(wù)行為的功能；2、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對(duì)實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀，并保存已銷毀的電子檔案目錄信息和銷毀處理記錄；3、系統(tǒng)應(yīng)支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。統(tǒng)計(jì)打印、監(jiān)督指導(dǎo)功能1、系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表；2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；3、系統(tǒng)應(yīng)具備檔案利用情況統(tǒng)計(jì)功能，包括利用檔案的職能部門及人次、利用實(shí)體檔案和數(shù)字檔案門類及數(shù)量、數(shù)字檔案下載瀏覽量等；4、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。安全備份、權(quán)限控制功能1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長(zhǎng)期保存過程中的變動(dòng)信息；2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，應(yīng)可選擇手動(dòng)備份和自動(dòng)定期備份功能，能將電子文件或電子檔案?jìng)浞葜猎诰€、離線存儲(chǔ)設(shè)備?！啊啊半娮訖n案系統(tǒng)主要要求如下：第一章：電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)管理功能1、系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為記錄；2、系統(tǒng)應(yīng)具備用戶口令或數(shù)字證書管理功能。項(xiàng)目電子文件（項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件、科研文件）的歸檔格式應(yīng)當(dāng)是具有有效電子簽名的OFD、PDF或PDF/A格式三、電子檔案的格式要求文書類電子檔案的正本、定稿、公文處理單均應(yīng)當(dāng)是具有有效電子簽名的OFD、PDF或PDF/A等版式文檔格式，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47），集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿以WPS、RTF,DOC等的格式歸檔保存照片類電子檔案以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息完整，像素一般不低于800萬(wàn)重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz第一章：電子文件與電子檔案管理三、電子檔案的格式要求電子文件的元數(shù)據(jù)、電子簽名的技術(shù)參數(shù)應(yīng)當(dāng)一并歸檔第一章：電子文件與電子檔案管理照片類、錄音類、錄像類電子檔案在保存原格式的同時(shí)，由檔案管理員在電子檔案系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換為PDF文件格式，使用數(shù)字證書對(duì)該P(yáng)DF文件進(jìn)行電子簽名，以確保其不被篡改，原格式和PDF格式需要同時(shí)保存錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，物理分辨率一般不低于720p四、電子檔案的安全保存第一章：電子文件與電子檔案管理為確保電子檔案的安全，建設(shè)單位可自建計(jì)算機(jī)機(jī)房，其環(huán)境須滿足下列條件：（一）機(jī)房應(yīng)滿足《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174）要求的B級(jí)或以上機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)（二）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)使用在線存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤陣列或云平臺(tái)統(tǒng)一提供的資源池）（三）電子檔案系統(tǒng)配備本地、異地備份設(shè)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的本地、異地備份××的建設(shè)項(xiàng)目可委托××省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心托管電子檔案數(shù)據(jù)五、數(shù)字證書的申請(qǐng)電子簽名為使用電子檔案系統(tǒng)的電子簽名功能，建設(shè)單位需要為檔案管理人員申請(qǐng)數(shù)字證書。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向符合項(xiàng)目所在地信息化主管部門要求的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)數(shù)字證書。××的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)向××省交通行業(yè)數(shù)字證書認(rèn)證分中心（××省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心）申請(qǐng)數(shù)字證書（《數(shù)字證書業(yè)務(wù)辦理指引》），或向其他符合××省信息化主管部門要求的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)數(shù)字證書，相關(guān)人員領(lǐng)取證書后與建設(shè)單位簽訂《數(shù)字證書使用責(zé)任承諾書》。第一章：電子文件與電子檔案管理數(shù)字證書申請(qǐng)流程電子簽名第一章：電子文件與電子檔案管理數(shù)字證書申領(lǐng)相關(guān)要求電子簽名第一章：電子文件與電子檔案管理1、所有省內(nèi)交通工程項(xiàng)目，在組織填寫手工簽名備案表時(shí)，需要有經(jīng)辦人和單位負(fù)責(zé)人對(duì)簽名備案表進(jìn)行審核，確保手工簽名備案的真實(shí)性；2、申請(qǐng)實(shí)施“雙套制”的交通工程項(xiàng)目，數(shù)字證書申請(qǐng)單位、業(yè)主單位需要分別指定一名數(shù)字證書經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)辦理時(shí)收集審核申領(lǐng)人的數(shù)字證書申請(qǐng)資料，辦好后發(fā)放UKEY等工作；3、已辦理人員UKEY需按照上述要求補(bǔ)辦缺少的手續(xù)，并由本人拿著本表、身份證正面和數(shù)字證書拍照（照片內(nèi)容需清晰）后打印，由數(shù)字證書經(jīng)辦人匯總后，連同“申領(lǐng)數(shù)字證書個(gè)人信息匯總表”一并移交業(yè)主存檔。

4、郵寄要求

每個(gè)標(biāo)段申請(qǐng)資料用文件袋裝上，封面寫上項(xiàng)目+單位+聯(lián)系人+電話；第一頁(yè)為《申領(lǐng)數(shù)字證書個(gè)人信息匯總表》或《數(shù)字證書續(xù)期匯總表》（一式兩份），其他資料按匯總表內(nèi)的名單順序排列，順序?yàn)椋篈、數(shù)字證書使用責(zé)任承諾書（一式一份）B、個(gè)人數(shù)字證書申請(qǐng)表及電子認(rèn)證服務(wù)協(xié)議（按照數(shù)字證書申請(qǐng)表、電子認(rèn)證服務(wù)協(xié)議的順序，可雙面打印，一式兩份）C、身份證復(fù)印件（一式兩份）；5、數(shù)字證書續(xù)期不需要簽名和拍照。建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)及時(shí)下發(fā)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理制度到各電子文件形成部門，由電子文件形成部門承擔(dān)歸檔范圍內(nèi)的電子文件的收集、整理、鑒定檢測(cè)和歸檔確認(rèn)等工作，其中鑒定檢測(cè)指對(duì)該電子文件的完整性、真實(shí)性、可用性和安全性等方面進(jìn)行檢查，鑒定和檢測(cè)后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)識(shí)。歸檔標(biāo)識(shí)中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間等信息。一、電子文件的收集主體建設(shè)單位應(yīng)要求項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)對(duì)接，電子檔案系統(tǒng)應(yīng)盡量自動(dòng)從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、交通工程質(zhì)量安全管理系統(tǒng)等接收采集立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件、科研文件等八類文件實(shí)體和元數(shù)據(jù)，根據(jù)其分類、歸檔范圍等自動(dòng)或半自動(dòng)的將文件歸檔到對(duì)應(yīng)的檔案門類。二、電子文件的接收采集方式有文書類、照片類、錄音類、錄像類等，由于計(jì)量支付、質(zhì)量安全等業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)當(dāng)?shù)刂鞴懿块T要求而變化，不做統(tǒng)一要求。三、電子檔案的元數(shù)據(jù)要求第一章：電子文件與電子檔案管理電子文件的形成與收集第四節(jié)在完成準(zhǔn)備工作后，即可開展電子檔案的管理工作第一章：電子文件與電子檔案管理電子檔案的元數(shù)據(jù)要求（一）文書類電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)包括立檔單位名稱、機(jī)構(gòu)、保管期限、題名、日期、責(zé)任者、文件編號(hào)、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、緊急程度、主送、抄送、擬稿人、簽發(fā)人、處理意見、信息系統(tǒng)描述、當(dāng)前位置、數(shù)字簽名時(shí)間、數(shù)字簽名人、數(shù)字證書信息；（二）照片類電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)包括題名、攝影者、著錄者、拍攝時(shí)間、修改時(shí)間、密級(jí)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、格式信息、垂直分辨率、水平分辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、設(shè)備制造商、設(shè)備型號(hào)等；（三）錄音類電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)包括題名、錄音者、錄音時(shí)間、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、保管期限、計(jì)算機(jī)文件名、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小、時(shí)間長(zhǎng)度、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、設(shè)備制造商、設(shè)備型號(hào)等；（四）錄像類電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)包括題名、攝像者、編輯者、攝像時(shí)間、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、保管期限、計(jì)算機(jī)文件名、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小、時(shí)間長(zhǎng)度、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、設(shè)備制造商、設(shè)備型號(hào)等。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備錄入或從項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)接收上述元數(shù)據(jù)的功能。元數(shù)據(jù)的完整管理對(duì)電子文件真實(shí)性保障更加高效，元數(shù)據(jù)管理水平代表著電子檔案管理系統(tǒng)的水平。第一章：電子文件與電子檔案管理電子檔案的元數(shù)據(jù)要求第一章：電子文件與電子檔案管理電子文件的歸檔與整理第五節(jié)一電子文件的信息經(jīng)過形成部門確認(rèn)后，檔案管理人員在電子檔案系統(tǒng)中通過電子簽名，確保其在歸入電子檔案后不被非法篡改二項(xiàng)目電子文件同時(shí)存在紙質(zhì)文件稿本時(shí)，歸檔時(shí)應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致，并建立對(duì)應(yīng)關(guān)系三項(xiàng)目電子檔案分類組卷、編制檔號(hào)，形成案卷四項(xiàng)目電子檔案案卷整理完成后，立卷人、檢查人、檔案主管和檔案分管領(lǐng)導(dǎo)使用數(shù)字證書對(duì)案卷進(jìn)行電子簽名，確保立卷過程中文件的真實(shí)性和完整性五項(xiàng)目電子文件和電子檔案失去保存價(jià)值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，在電子檔案系統(tǒng)中刪除對(duì)應(yīng)文件，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)通知系統(tǒng)開發(fā)商采取技術(shù)措施進(jìn)一步清除信息。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行FEATUREDWORKLorem

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ipsumdolor.電子檔案是檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的重要組成部分，建設(shè)項(xiàng)目在提出驗(yàn)收申請(qǐng)前，應(yīng)開展電子檔案的自檢工作，并將自檢情況寫入建設(shè)項(xiàng)目檔案自檢報(bào)告。電子檔案的自檢工作應(yīng)按照上述電子檔案的相關(guān)要求，包括電子檔案管理的組織建設(shè)、數(shù)字證書申請(qǐng)材料、電子文件分類和歸檔范圍、電子檔案系統(tǒng)功能、電子檔案元數(shù)據(jù)和格式、安全保存環(huán)境、歸檔整理等內(nèi)容，逐一進(jìn)行檢查。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收組將對(duì)自查內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核。第一章：電子文件與電子檔案管理電子文件的驗(yàn)收第六節(jié)20××年開展電子檔案研究：40課題單位：省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心（檔案+信息）、省檔案局、省交通運(yùn)輸工程質(zhì)量監(jiān)督站和××市××軟件有限公司。應(yīng)用領(lǐng)域：公路、港口、航道、碼頭等交通建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理業(yè)務(wù)。依托工程單位：“××××高速公路有限公司××分公司”。調(diào)研國(guó)內(nèi)外的現(xiàn)狀，咨詢檔案主管部門、電子簽名專家，在行業(yè)主管和專家的指導(dǎo)下開展研究。為解決廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)帶來(lái)的檔案工作問題，對(duì)電子檔案的形成及特點(diǎn)進(jìn)行有益的探索，為上級(jí)部門制定政策或標(biāo)準(zhǔn)提供參考，《交通工程項(xiàng)目電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)研究》課題（項(xiàng)目編號(hào)：科技-2013-02-104）在××省交通運(yùn)輸廳立項(xiàng)。應(yīng)用項(xiàng)目：“××市××縣至××高速公路”和“××市××縣至××高速公路東延線”。××交通運(yùn)輸行業(yè)“雙套制”檔案管理方案來(lái)由41提出規(guī)范：依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等，提出廣東省交通行業(yè)電子檔案、電子簽名的規(guī)范。建立平臺(tái)：建設(shè)交通在線電子認(rèn)證平臺(tái)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件采用合法CA機(jī)構(gòu)的數(shù)字證書進(jìn)行電子簽名，電子認(rèn)證平臺(tái)對(duì)文件的電子簽名進(jìn)行統(tǒng)一驗(yàn)證，對(duì)用戶數(shù)字證書進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證相關(guān)的電子文件具有真實(shí)性、完整性和安全性。建立系統(tǒng)：建立符合國(guó)家檔案局、交通運(yùn)輸部檔案館、廣東省檔案局要求，無(wú)縫對(duì)接電子認(rèn)證平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件資料與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔的電子檔案系統(tǒng)，規(guī)范項(xiàng)目的檔案工作。數(shù)據(jù)安全：建立電子檔案數(shù)據(jù)的本異地備份和恢復(fù)機(jī)制，有效保證數(shù)據(jù)的安全性。1234××交通運(yùn)輸行業(yè)“雙套制”檔案管理方案來(lái)由42社會(huì)效益（1）課題的研究解決了交通工程管理信息化的發(fā)展給項(xiàng)目檔案工作帶來(lái)的難題，包括項(xiàng)目檔案形成的合法性和簽名等問題，為高速公路的建設(shè)帶來(lái)積極的影響，大幅減輕眾多施工單位、監(jiān)理單位、業(yè)主單位的工作量，避免重復(fù)工作，提高工作效率。（2）課題的研究填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)交通工程項(xiàng)目電子檔案研究的空白，對(duì)國(guó)家《電子簽名法》在電子檔案領(lǐng)域落地實(shí)施有重要意義。（3）

課題通過對(duì)基于PKI/CA技術(shù)的用戶身份認(rèn)證、電子簽名/電子印章、時(shí)間戳等技術(shù)的應(yīng)用，為國(guó)內(nèi)交通工程項(xiàng)目的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)提供試驗(yàn)性的探討和借鑒。（4）交通建設(shè)項(xiàng)目電子檔案系統(tǒng)，保證了電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、憑證作用，實(shí)現(xiàn)了電子文件收集、整理、歸檔與工程建設(shè)同步，提高項(xiàng)目資料形成的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，加強(qiáng)檔案資源的查詢利用效率，對(duì)國(guó)內(nèi)其他行業(yè)的電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)具有借鑒意義。（5）

順應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，滿足了國(guó)家檔案局提出的“增量檔案電子化、存量檔案數(shù)字化”的要求?！痢两煌ㄟ\(yùn)輸行業(yè)“雙套制”檔案管理方案效益43經(jīng)濟(jì)效益（1）節(jié)省紙質(zhì)文件打印的費(fèi)用。以高速公路項(xiàng)目為例，平均每100公里高速公路形成案卷至少1萬(wàn)卷，每卷平均250頁(yè)，每個(gè)項(xiàng)目至少需要提供四套紙質(zhì)檔案給各級(jí)管理部門備查，那么100公里高速公路所需的總頁(yè)數(shù)為：1萬(wàn)卷*250頁(yè)*4套=1000萬(wàn)頁(yè)。在應(yīng)用本課題成果后，只需要保留一套紙質(zhì)材料，按照每頁(yè)0.2元計(jì)算，每100公里高速公路可節(jié)約150萬(wàn)元（750萬(wàn)頁(yè)*0.2元）。（2）節(jié)省檔案保存的成本。項(xiàng)目產(chǎn)生的海量紙質(zhì)檔案現(xiàn)均需要安排單獨(dú)的檔案庫(kù)房進(jìn)行長(zhǎng)期保存，由于庫(kù)房的溫度要求在14-24℃，相對(duì)濕度要求在45%-60%，建設(shè)和維護(hù)的成本較高，同樣以100公里高速公路為例，可節(jié)省150平方米庫(kù)房面積、100立方密集柜及相關(guān)配套設(shè)施。（3）顯著降低企業(yè)及政府主管部門檔案工作量?，F(xiàn)在紙質(zhì)檔案平均每一頁(yè)有4個(gè)手工簽名，100公里高速公路的簽名數(shù)達(dá)到1000萬(wàn)個(gè)（250萬(wàn)頁(yè)*4），應(yīng)用了本課題成果后，上千萬(wàn)次的手工簽名將被電子簽名所代替，降低了相關(guān)人員的工作量，節(jié)省了人力資源成本。（4）目前廣東省涉及到的高速公路5868公里，至少節(jié)約8700萬(wàn)元?！痢两煌ㄟ\(yùn)輸行業(yè)“雙套制”檔案管理方案效益4420××年8月13日，課題順利通過了以中國(guó)工程院院士××為組長(zhǎng)、國(guó)家檔案局技術(shù)部主任××為副組長(zhǎng)的科學(xué)技術(shù)成果鑒定和驗(yàn)收會(huì)，與會(huì)的專家給予了高度評(píng)價(jià)。××交通運(yùn)輸行業(yè)“雙套制”檔案管理方案來(lái)由45464748“單套制”和“雙套制”方案單套制雙套制組成由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成。電子檔案組成：使用數(shù)字證書進(jìn)行可靠電子簽名的電子文件。紙質(zhì)檔案組成：除電子檔案外的紙質(zhì)文件。由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成。電子檔案組成：使用數(shù)字證書進(jìn)行可靠電子簽名的電子文件。紙質(zhì)檔案組成：兩部分，一是由電子檔案打印而成的紙質(zhì)文件，二是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。內(nèi)容電子文件形成的全過程相關(guān)責(zé)任人須進(jìn)行電子簽名。整理歸檔階段形成的電子案卷檔案管理人員須進(jìn)行電子簽名。移交進(jìn)館階段雙方核驗(yàn)后進(jìn)行電子簽名確認(rèn)。特點(diǎn)使用數(shù)字證書進(jìn)行電子簽名的電子文件，不再要求打印為紙質(zhì)文件歸檔。作為對(duì)電子檔案的佐證，電子檔案案卷須打印為紙質(zhì)文件并組卷，每個(gè)案卷須以騎縫章的形式加蓋相關(guān)責(zé)任單位的公章，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案主管須在案卷備考表上簽名并加蓋相關(guān)責(zé)任單位公章，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一致，相關(guān)責(zé)任人不需在打印的紙質(zhì)文件上手工簽名。495051電子檔案成果推廣及實(shí)施方案52電子檔案成果推廣及實(shí)施方案宣貫會(huì)第一章：電子文件與電子檔案管理××交通運(yùn)輸行業(yè)“雙套制”檔案管理方案雙套制定義電子簽名的電子文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔成為檔案，同時(shí)按要求成卷打印并進(jìn)行編制，卷內(nèi)文件上相關(guān)責(zé)任人不再進(jìn)行手工簽名。組成由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成。電子檔案組成：使用數(shù)字證書進(jìn)行可靠電子簽名的電子文件。紙質(zhì)檔案組成：兩部分，一是由電子檔案打印而成的紙質(zhì)文件，二是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。本方案不涉及保密文件的管理。內(nèi)容電子文件形成的全過程相關(guān)責(zé)任人須進(jìn)行電子簽名。整理歸檔階段形成的電子案卷檔案管理人員須進(jìn)行電子簽名。移交進(jìn)館階段雙方核驗(yàn)后進(jìn)行電子簽名確認(rèn)。特點(diǎn)作為對(duì)電子檔案的佐證，電子檔案案卷須打印為紙質(zhì)文件并組卷，每個(gè)案卷須以騎縫章的形式加蓋相關(guān)責(zé)任單位的公章，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案主管須在案卷備考表上簽名并加蓋相關(guān)責(zé)任單位公章，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一致，相關(guān)責(zé)任人不需在打印的紙質(zhì)文件上手工簽名。第一章：電子文件與電子檔案管理“雙套制”檔案管理應(yīng)用項(xiàng)目55廣東省交通運(yùn)輸電子認(rèn)證平臺(tái)在用的數(shù)字證書達(dá)1.7萬(wàn)個(gè)。截至2019年8月，電子檔案系統(tǒng)已收集電子文件約3200萬(wàn)份，已組案卷近20萬(wàn)卷，電子簽名次數(shù)約1.5億次。每6天進(jìn)行完全備份，每天進(jìn)行增量備份，目前備份數(shù)據(jù)量超過1T?！半p套制”檔案管理應(yīng)用效果第一章：電子文件與電子檔案管理“雙套制”檔案管理方案-各階段質(zhì)量控制（一）文件形成階段1、形成的電子文件為PDF文件格式，并滿足《GB/T23286.1-2009文獻(xiàn)管理長(zhǎng)期保存的電子文檔文件格式第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》的要求。2、相關(guān)責(zé)任人須有個(gè)人數(shù)字證書，并簽訂《數(shù)字證書使用責(zé)任承諾書》，使用的數(shù)字證書由××省交通運(yùn)輸行業(yè)數(shù)字證書認(rèn)證分中心或其他符合××省信息化主管部門要求的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)提供，確保數(shù)字證書業(yè)務(wù)辦理及使用過程相關(guān)資料的安全及使用規(guī)范。3、作為可歸檔的電子文件應(yīng)滿足《××省交通建設(shè)項(xiàng)目電子檔案系統(tǒng)電子文件接收規(guī)范》的要求。4、使用數(shù)字證書進(jìn)行可靠電子簽名的電子文件不再要求相關(guān)責(zé)任人在打印件上進(jìn)行手工簽署。第一章：電子文件與電子檔案管理“雙套制”檔案管理方案-各階段質(zhì)量控制（二）文件收集整理階段1、形成的電子文件及紙質(zhì)文件按相關(guān)要求進(jìn)行整理、組卷。電子檔案中電子文件呈現(xiàn)內(nèi)容方式須與紙質(zhì)打印件一致。2、使用數(shù)字證書進(jìn)行可靠電子簽名的電子文件可歸檔成為電子檔案。3、經(jīng)系統(tǒng)化排列形成的電子檔案，按要求編寫相應(yīng)的電子信息文件（包括案卷說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄，參見《GBT11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求2008》）。4、電子檔案案卷的立卷人及檢查人須使用數(shù)字證書逐個(gè)案卷進(jìn)行電子簽名。5、作為對(duì)電子檔案的佐證，須逐個(gè)電子檔案案卷打印并組卷，每個(gè)案卷須以騎縫章的形式加蓋相關(guān)責(zé)任單位的公章，相關(guān)責(zé)任單位的檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案主管須在案卷備考表上簽名并加蓋相關(guān)責(zé)任單位公章，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一致。6、須對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，處理流程應(yīng)符合《××省交通建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)文件數(shù)字化操作規(guī)程》要求，數(shù)字化后經(jīng)立卷單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案主管電子簽名確認(rèn)。第一章：電子文件與電子檔案管理“雙套制”檔案管理方案-各階段質(zhì)量控制（三）檔案移交階段施工及監(jiān)理單位向建設(shè)單位移交項(xiàng)目檔案時(shí)，交接雙方須使用數(shù)字證書對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行電子簽名，并填寫《項(xiàng)目電子檔案移交與接收登記表》。（四）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收階段采用“雙套制”檔案管理模式的項(xiàng)目，驗(yàn)收時(shí)檢查事項(xiàng)如下：（1）歸檔范圍和整理要求須滿足《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)〔2010〕382號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)〔2009〕225號(hào)）和《××省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理辦法》（×交辦函〔2002〕406號(hào)）的要求。（2）驗(yàn)收范圍包括兩部分：一是電子檔案，二是紙質(zhì)檔案。（3）檢查電子文件的文件格式以及采用的數(shù)字證書是否符合要求。（4）由電子檔案打印而成的紙質(zhì)檔案須檢查紙質(zhì)檔案內(nèi)容是否與對(duì)應(yīng)的電子檔案一致，加蓋的公章是否與建設(shè)單位的備案公章一致。第一章：電子文件與電子檔案管理“雙套制”檔案管理方案-各階段質(zhì)量控制（五）檔案移交進(jìn)館階段1、采用“雙套制”檔案管理的交通建設(shè)項(xiàng)目向中心移交項(xiàng)目檔案時(shí)，移交全套電子檔案及電子文檔（掃描而成的電子文件）即可，存儲(chǔ)介質(zhì)為不可擦寫光盤，不再移交紙質(zhì)檔案；2、移交方須確保所移交的電子檔案準(zhǔn)確、完整、可用和安全，中心對(duì)所移交的電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后接收。3、移交進(jìn)館的電子檔案及元數(shù)據(jù)應(yīng)滿足《××省交通建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)》的要求。4、交接雙方須使用數(shù)字證書對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行電子簽名，并填寫《項(xiàng)目電子檔案移交與接收登記表》。項(xiàng)目申請(qǐng)條件審核簽訂協(xié)議應(yīng)用實(shí)施“雙套制”檔案管理方案-實(shí)施流程第一章：電子文件與電子檔案管理“雙套制”檔案管理方案-實(shí)施流程（一）項(xiàng)目申請(qǐng)：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，采取“自愿申報(bào)”的形式，由項(xiàng)目自行向××省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心上報(bào)《項(xiàng)目應(yīng)用“雙套制”檔案管理方案申請(qǐng)書》。（二）條件審核：接到項(xiàng)目申請(qǐng)后，中心根據(jù)項(xiàng)目公司的條件進(jìn)行選擇，條件列表詳見《項(xiàng)目應(yīng)用“雙套制”檔案管理方案條件一覽表》。（三）簽訂協(xié)議：審核通過后項(xiàng)目公司與中心簽訂協(xié)議。協(xié)議模板見《項(xiàng)目應(yīng)用“雙套制”檔案管理方案協(xié)議書》。（四）應(yīng)用實(shí)施：1、項(xiàng)目參建單位及相關(guān)人員向××省交通行業(yè)數(shù)字證書認(rèn)證分中心或其他符合××省信息化主管部門要求的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)數(shù)字證書，相關(guān)人員領(lǐng)取證書后需與項(xiàng)目建設(shè)單位簽訂《數(shù)字證書使用責(zé)任承諾書》；2、須在中心全程監(jiān)督下實(shí)施《“雙套制”檔案管理方案》。電子檔案工作的建議1、項(xiàng)目檔案管理辦法作為整個(gè)項(xiàng)目檔案管理指導(dǎo)性文件，要盡早制定；2、要制定項(xiàng)目電子檔案工作計(jì)劃，確認(rèn)電子檔案歸檔范圍、工作流程，建設(shè)電子檔案相關(guān)制度；3、各類綜合管理文件數(shù)字化工作要同步開展；4、業(yè)主單位要嚴(yán)格要求各單位盡快完善數(shù)字證書申請(qǐng)材料并歸檔；5、電子文件形成進(jìn)行數(shù)字簽名及歸檔應(yīng)與外業(yè)施工同步；6、人員穩(wěn)定性對(duì)檔案管理尤為重要，人員變更需做好檔案工作交接。第二章紙質(zhì)檔案的數(shù)字化第一章：電子文件與電子檔案管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本要求建設(shè)項(xiàng)目除了通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的電子文件以外，仍然存在大量紙質(zhì)檔案，為了檔案信息資源利用和共享的高效，應(yīng)將其數(shù)字化后，上傳到電子檔案系統(tǒng)中。數(shù)字化的文件不是電子檔案，應(yīng)以原件為準(zhǔn)，但檔案管理人員應(yīng)確認(rèn)其與原件相符。委托第三方進(jìn)行數(shù)字化加工的建設(shè)項(xiàng)目，委托單位應(yīng)當(dāng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求及失泄密的處罰措施、加強(qiáng)數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備管理和數(shù)字化人員管理等措施，確保檔案信息安全。使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字化加工軟件。第一章：電子文件與電子檔案管理檔案數(shù)字化軟件的功能要求支持對(duì)文書、科技、專業(yè)等各門類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工能將數(shù)字圖像存儲(chǔ)或轉(zhuǎn)換為TIF、JPG、雙層PDF等格式，能按要求定制紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本命名規(guī)則具有數(shù)字化元數(shù)據(jù)采集功能，目錄數(shù)據(jù)雙機(jī)校驗(yàn)功能和檢索功能，工序日志管理格式、掃描分辨率、色彩空間、壓縮方案等技術(shù)參數(shù)自定義具備糾偏、去噪、剪裁等圖像處理功能圖像和目錄數(shù)據(jù)自動(dòng)抽檢，自動(dòng)對(duì)比等質(zhì)量檢測(cè)一準(zhǔn)備數(shù)字化的項(xiàng)目檔案案卷應(yīng)完成案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表的編制及編打頁(yè)碼的工作（即除裝訂外的全部檔案工作）二對(duì)原已裝訂成冊(cè)的文件，應(yīng)拆除裝訂物或切除膠裝部分，拆除裝訂物或切除膠裝部分時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件不受損害三對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的文件，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)或壓平等處理后再掃描第二章：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化的準(zhǔn)備工作第一節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描后的格式：采用PDF格式掃描色彩模式（一）項(xiàng)目紙質(zhì)文件采用黑白二值，當(dāng)文件中存在插圖的，該頁(yè)文件宜采用灰圖或彩色模式；重要文件的文頭及簽章部分需要采用彩色模式。（二）照片采用彩色模式。（三）項(xiàng)目可根據(jù)自身需求提高掃描標(biāo)準(zhǔn)。掃描分辨率（一）掃描形成的電子文件應(yīng)清晰，圖像中不應(yīng)出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如過黑點(diǎn)、邊框、線條等，處理標(biāo)準(zhǔn)：不影響文件可讀性。（二）形成的電子文件須與紙質(zhì)文件一致，不得缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)及重頁(yè)。（三）形成的電子文件在閱讀視覺上沒有明顯的傾斜，一般控制在3度內(nèi)。（四）不建議為了減少電子文件大小而采用裁邊方式，確保電子文件的呈現(xiàn)與原紙質(zhì)檔案一致。（五）鑒于同等條件約束下、不同掃描儀掃描生成的PDF文件大小不一致，建議使用AdobeAcrobat對(duì)掃描而成的PDF文件進(jìn)行優(yōu)化處理，PDF優(yōu)化器“預(yù)設(shè)欄”采用“標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置”即可，可有效減少文件大小。掃描方式（一）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO、16開等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀，如工程圖紙采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描；大幅面文件可采用小幅面掃描后圖像拼接方式處理；小于16開的文件應(yīng)托裱成A4規(guī)格后進(jìn)行掃描。（二）過薄的、過厚的、較脆的（如信紙、便簽紙）紙質(zhì)文件采用平板掃描方式，避免損壞紙質(zhì)文件。（三）照片采用平板掃描方式。掃描質(zhì)量要求采用分辨率為300dpi規(guī)格進(jìn)行掃描。第二章：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的要求第二節(jié)掃描的電子文件的命名：文件名：“序號(hào)”+“卷內(nèi)文件題名”，序號(hào)采用3位數(shù)表示方式，如“001”1234第二章：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的處理第三節(jié)經(jīng)過質(zhì)量檢查確認(rèn)合格后上傳到電子檔案系統(tǒng)，上傳時(shí)須核實(shí)電子文件實(shí)體、案卷檔號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、頁(yè)數(shù)和文件總數(shù)等要素，確保與紙質(zhì)檔案保持一致立卷單位的掃描人、檔案主管、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)分別利用電子檔案系統(tǒng)的相關(guān)功能，用數(shù)字證書對(duì)掃描后的PDF文件進(jìn)行電子簽名，確認(rèn)其與該掃描件內(nèi)容相符紙質(zhì)檔案的裝訂：掃描完成后，須對(duì)其進(jìn)行最后的裝訂工作。裝訂應(yīng)符合國(guó)家檔案裝訂規(guī)范，要符合案卷整齊、卷內(nèi)文件排列與卷內(nèi)目錄文件順序一致、不掉頁(yè)、不壓字等要求5同一事由的往來(lái)文件以及文件的其他組件應(yīng)齊全、完整第三章電子檔案的移交與接收一、除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目通過交工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目電子檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向使用單位移交項(xiàng)目電子檔案，××的交通建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)同時(shí)向××省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心移交。二、為方便移交單位管理，建設(shè)單位應(yīng)分別使用不可擦寫光盤和大容量移動(dòng)硬盤移交一套完整的電子檔案。三、一套完整的電子檔案，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)如右圖。第三章：電子檔案的移交與接收基本要求第一節(jié)四、移交方須確保所移交的電子檔案準(zhǔn)確、完整、可用和安全，接收單位對(duì)所移交的電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后雙方填寫《項(xiàng)目電子檔案移交與接收登記表》。因建設(shè)項(xiàng)目的電子檔案數(shù)量較多，移交工作量大，特對(duì)移交的電子檔案命名規(guī)范進(jìn)行說明，采用移動(dòng)硬盤移交則跳過下面第一段，從第二段開始操作一、每個(gè)光盤應(yīng)當(dāng)有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明編號(hào)，規(guī)則為：項(xiàng)目編號(hào)+八大類分類編號(hào)（合同段編號(hào)）+2位流水號(hào)，例如：1-5-01-12，其含義為：某某項(xiàng)目—施工文件—第1合同段—第12號(hào)光盤第三章：電子檔案的移交與接收移交的電子檔案命名規(guī)范第二節(jié)二、移動(dòng)硬盤或每個(gè)光盤內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立多級(jí)文件目錄：（一）一級(jí)目錄包括一個(gè)“項(xiàng)目檔案”文件夾和一個(gè)“說明文件.xls”；“說明文件.xls”的格式須按規(guī)范填寫序號(hào)、光盤或硬盤容量、光盤或硬盤編號(hào)、備注。（二）二級(jí)目錄在一級(jí)目錄“項(xiàng)目檔案”文件夾下按規(guī)范建立八個(gè)文件夾，八個(gè)文件夾的命名依次為“立項(xiàng)審批”、“設(shè)計(jì)基礎(chǔ)”、“設(shè)計(jì)文件”、“工程管理”、“施工文件”、“監(jiān)理文件”、“竣工文件”、“科研文件”。（三）Ⅲ級(jí)目錄在二級(jí)目錄“施工文件”、“監(jiān)理文件”文件夾下建立的Ⅲ級(jí)目錄，須以合同段名稱作為文件夾名稱，N個(gè)合同段應(yīng)建立N個(gè)文件夾。在二級(jí)目錄“立項(xiàng)審批”、“設(shè)計(jì)基礎(chǔ)”、“設(shè)計(jì)文件”、“工程管理”、“竣工文件”、“科研文件”文件夾下建立的Ⅲ級(jí)目錄，須直接建立一個(gè)“案卷信息表.xls”文件和1～N個(gè)“案卷”文件夾?！鞍妇硇畔⒈?xls”須按規(guī)范填寫序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、保管期限、文件件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、起止日期、立卷日期、立卷單位、備注，格式如下圖所示：第三章：電子檔案的移交與接收移交的電子檔案命名規(guī)范第二節(jié)說明：序號(hào)：按照文件排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。檔號(hào)：檔號(hào)由檔案分類號(hào)及案卷順序號(hào)組成，檔號(hào)一般采用格式如下：G表示建設(shè)單位檔案分類中XX建設(shè)項(xiàng)目大類代字，由建設(shè)單位自行確定。一級(jí)屬類代字：表示建設(shè)單位的第N個(gè)項(xiàng)目，由建設(shè)單位自行確定。二級(jí)屬類代字：1表示立項(xiàng)審批文件；2表示設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件；3表示設(shè)計(jì)文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示監(jiān)理文件；7表示竣工文件；8表示科研文件。Ⅲ級(jí)屬類代字：由項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）根據(jù)本項(xiàng)目統(tǒng)一編寫的參建單位代號(hào)，該級(jí)屬類只存在施工文件類和監(jiān)理文件類。案卷號(hào)：按檔案分類號(hào)分別從1開始用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。例如：“（G?1?5?1-1）”，表示XX建設(shè)項(xiàng)目第1個(gè)項(xiàng)目施工文件第1合同段第1號(hào)案卷。案卷題名：必填項(xiàng)，填寫案卷標(biāo)題的全稱。保管期限：根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目及文件材料的實(shí)際情況確定并填寫。起止日期：填寫卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。立卷單位：指文件材料的組卷部門或單位。備注：填寫需要注明的情況。每一個(gè)“案卷”文件夾名稱必須與“案卷信息表.xls”中的檔號(hào)、案卷題名一一對(duì)應(yīng)，文件夾的命名規(guī)范是：（檔號(hào)）案卷題名。第三章：電子檔案的移交與接收移交的電子檔案命名規(guī)范第二節(jié)（四）四級(jí)目錄如果Ⅲ級(jí)目錄是施工文件和監(jiān)理文件的合同段文件夾，則在每個(gè)合同段文件夾下，再分別建立一個(gè)“案卷信息表.xls”文件和1～N個(gè)“案卷”文件夾，即四級(jí)目錄是“案卷”文件夾，相關(guān)要求與（三）Ⅲ級(jí)目錄的案卷規(guī)范保持一致。如果Ⅲ級(jí)目錄是“立項(xiàng)審批”、“設(shè)計(jì)基礎(chǔ)”、“設(shè)計(jì)文件”、“工程管理”、“竣工文件”、“科研文件”六大類的“案卷”文件夾，則在每個(gè)“案卷”文件夾下，再建立一個(gè)“卷內(nèi)文件信息表.xls”文件和多個(gè)“卷內(nèi)文件”文件夾。每一個(gè)“卷內(nèi)文件”文件夾名稱必須要與卷內(nèi)文件信息表的文件題名一一對(duì)應(yīng)，卷內(nèi)文件夾中存儲(chǔ)該文件和文件的附件，文件沒有附件的則只存儲(chǔ)文件。卷內(nèi)文件信息表.xls文件須按規(guī)范填寫檔號(hào)、序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)次、備注，格式如左圖（五）五級(jí)目錄五級(jí)目錄僅存在于施工文件和監(jiān)理文件兩大類文件中，即在每個(gè)“案卷”文件夾下，建立一個(gè)“卷內(nèi)文件信息表.xls”文件和多個(gè)“卷內(nèi)文件”文件夾，相關(guān)要求與（4）四級(jí)目錄的“卷內(nèi)文件”內(nèi)容保持一致。第三章：電子檔案的移交與接收移交的電子檔案命名規(guī)范第二節(jié)移動(dòng)硬盤或光盤內(nèi)檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)示例下圖以工程管理、監(jiān)理文件為例，展示檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：第三章：電子檔案的移交與接收第四章電子檔案系統(tǒng)簡(jiǎn)介交通工程電子檔案系統(tǒng)第四章：電子檔案系統(tǒng)簡(jiǎn)介系統(tǒng)概述第一節(jié)交通工程電子檔案系統(tǒng)，由電子簽名認(rèn)證平臺(tái)和電子檔案管理系統(tǒng)組成。實(shí)現(xiàn)了電子文件可長(zhǎng)期保存和電子簽名具有紙質(zhì)檔案的特性，并可脫離任何管理系