有限公司展覽管理制度

有限公司展覽管理制

度（用心整理的精品word文檔，可以編輯，歡迎下載）作者： 日期： 精品文檔可以編輯！！放心下載!XXXXXXX有限公司展會管理制度精品文檔可以編輯??！放心下載！ .********有限公司展覽管理制度目錄參展人員組織架構(gòu)圖展覽會各工作組職責(zé)適用范圍

精品文檔可以編輯！！放心下載!客戶接待組展臺工作組信息組設(shè)備組

資料調(diào)度組二、展覽會各工作組職責(zé)1、總負(fù)責(zé)精品文檔可以編輯?。》判南螺d！對展覽會的全過程負(fù)責(zé)，包含從籌備、實(shí)施至結(jié)束進(jìn)行總控制?？傮w協(xié)調(diào)展覽會期間各方面的工作以及現(xiàn)場處理展覽會期間發(fā)生的各種重大問題。2、執(zhí)行助理負(fù)責(zé)協(xié)助總負(fù)責(zé)人具體規(guī)劃的各項(xiàng)工作，下達(dá)落實(shí)各方案并監(jiān)督實(shí)施。負(fù)責(zé)檢查、督促各項(xiàng)工作的進(jìn)度，并定時(shí)將進(jìn)度匯報(bào)總負(fù)責(zé)人。2責(zé)任組由客戶工作組、展臺工作組及會務(wù)工作組的負(fù)責(zé)人組成職責(zé)為協(xié)助總負(fù)責(zé)具體實(shí)施各項(xiàng)工作例如設(shè)備籌備、調(diào)試、撤展、展臺設(shè)計(jì)搭建、資料禮品準(zhǔn)備、廣告宣傳、展期客戶接待等工作。3責(zé)任組執(zhí)行秘書工作。 4客戶工作組負(fù)責(zé)講解資料的編寫、參展人員技術(shù)培訓(xùn)、邀請客戶、展覽會期間的客戶接待、客戶及競爭對手信息收集、技術(shù)匯報(bào)會、新聞發(fā)布會等。開展后的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到客戶接待上一切工作均圍繞此進(jìn)行。精品文檔可以編輯??！放心下載!(I)客戶接待組編寫各參展產(chǎn)品的講解材料于參展人員出發(fā)前提前三周完成。對參展人員進(jìn)行產(chǎn)品知識培訓(xùn)。編寫、修訂各參展產(chǎn)品的展板內(nèi)容。督促當(dāng)?shù)卮硖幪崆把埧蛻?。確定是否需要舉辦技術(shù)匯報(bào)會如有需要則負(fù)責(zé)與此相關(guān)的一切事宜時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主講人、翻譯等。確定是否需要舉行新聞發(fā)布會。國內(nèi)展新聞發(fā)布會的一切事宜由廣告部負(fù)責(zé)海外展由廣告部或當(dāng)?shù)卮硖庁?fù)責(zé)。展覽會期間的現(xiàn)場講解。(II)信息小組含市場考察人員開展前設(shè)計(jì)、制作完畢各類信息表格客戶簽到表 客戶填寫、重要客戶會談信息登記表——參展人員填寫。收集展會期間的每日客戶簽到信息和競爭對手信息等。展會期間每晚督促客戶接待人員填報(bào)當(dāng)日的重要客戶信息登記表。除日清日結(jié)外展會結(jié)束后對所有客戶信息、競爭對手信息及精品文檔可以編輯??！放心下載！相關(guān)資料進(jìn)行分類整理及分析于展會結(jié)束后1周內(nèi)整理完畢并提交詳細(xì)的信息分析報(bào)告給海外市場部信息交市場策劃部信息中心錄入、存檔。信息小組中的市場考察人員工作重點(diǎn)是負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌龅恼{(diào)研及收集競爭對手的信息于展會結(jié)束后一周內(nèi)每人須將內(nèi)容詳實(shí)的考察報(bào)告交展覽部。5展臺工作組負(fù)責(zé)參展設(shè)備的準(zhǔn)備及調(diào)試、展臺設(shè)計(jì)施工、展期資料禮品調(diào)度等工作工作重點(diǎn)是展覽舞臺的搭建。展臺工作組是為了保證客戶工作組順利完成展期客戶接待任務(wù)而提供服務(wù)的小組。開展后展臺工作組的設(shè)備調(diào)試人員并入客戶工作組共同承擔(dān)客戶接待講解任務(wù)并服從客戶工作組的統(tǒng)一調(diào)度。(I)設(shè)備小組參展設(shè)備的準(zhǔn)備、組織、協(xié)調(diào)、生產(chǎn)。運(yùn)輸前參展設(shè)備的聯(lián)調(diào)。參展設(shè)備的現(xiàn)場安裝、調(diào)測、維護(hù)。撤展及清退設(shè)備。(II)資料禮品調(diào)度小組

精品文檔可以編輯??！放心下載！負(fù)責(zé)展前資料、禮品的分類保管以及展期內(nèi)展臺、會議室等地點(diǎn)的資料、禮品供應(yīng)。(III)展臺、攝影小組斟選展臺設(shè)計(jì)方案及選擇施工單位為價(jià)格談判提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)。監(jiān)管展臺搭建施工。展覽會期間的相關(guān)美工工作。展覽會場以及其他重要場合的攝影、攝像。(IV)運(yùn)輸小組負(fù)責(zé)所有展覽設(shè)備、資料、禮品等的運(yùn)輸。負(fù)責(zé)與展覽有關(guān)的報(bào)送、清關(guān)以及保險(xiǎn)等事項(xiàng)。保證開展前將展品運(yùn)抵展館展后將剩余物品運(yùn)返公司。6會務(wù)工作組4會。4會。訓(xùn)。編寫禮儀方面的培訓(xùn)材料并對全體參展人員進(jìn)行培訓(xùn)。統(tǒng)一定制參展人員的服裝。負(fù)責(zé)所有有關(guān)展覽的財(cái)務(wù)管理含現(xiàn)金管理及報(bào)帳、補(bǔ)貼發(fā)放帳、精品文檔可以編輯?。》判南螺d！交通及住宿的安排包含往返機(jī)、車票的預(yù)定及住宿點(diǎn)的預(yù)定。負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)及外事手續(xù)。負(fù)責(zé)集體就餐時(shí)的訂餐工作。車輛租用、安排通信工具。負(fù)責(zé)禮儀小姐及會客室的管理（客人接待、名片收集、重要客人導(dǎo)引、茶水供應(yīng)）。負(fù)責(zé)提供公司參展人員名單、住房、電話號碼表。負(fù)責(zé)提供常用的藥品。四、參展方案的決策所參加的展覽通常為大型綜合性電信展及有影響的專業(yè)電信展。1、《公司年度參展計(jì)劃》的制定1展覽部在上年底提供下年度展覽信息由市場總部、產(chǎn)品部、營銷工程部、海外市場部集體討論進(jìn)行參展決策決策參加哪些展覽會。2在上述步驟完成后由市場宣傳部負(fù)責(zé)人在本年底簽發(fā)公布《公司年度參展計(jì)劃》。2、每項(xiàng)參展方案的決策精品文檔可以編輯?。》判南螺d!1參展方案決策對于每項(xiàng)具體的展覽展覽部完成前期工作（預(yù)定展位、預(yù)付款等）后拿出參展方案規(guī)范的初稿并召集相關(guān)部門討論、修改、確定參展方案。I參加討論的相關(guān)部門國內(nèi)展市場宣傳部、市場策劃部、產(chǎn)品部、營銷工程部、市場技術(shù)處——提前3個(gè)月討論。海外展市場宣傳部、市場策劃部、海外市場部、產(chǎn)品部、市場技術(shù)處——提前56個(gè)月討論。II決策內(nèi)容包括確定參展設(shè)備及其主題和重點(diǎn)確定參展產(chǎn)品和演示功能。確定資料、禮品的種類及數(shù)量海外展要確定運(yùn)輸最后期限（提前23個(gè)月）。確定展臺設(shè)計(jì)風(fēng)格與展臺裝修預(yù)算。確定配合展會的宣傳方式及責(zé)任人新聞發(fā)布會、技術(shù)講座、現(xiàn)場廣告牌、媒體廣告等。確定華為人報(bào)、華為技術(shù)報(bào)上的宣傳方式及責(zé)任人。精品文檔可以編輯！！放心下載！確定客戶邀請方式寄邀請函、重要客戶邀請及規(guī)?？蛻羧?、數(shù)量 確定責(zé)任人。確定參展的人員及規(guī)模各產(chǎn)品部、中研中試部、用服指定專人負(fù)責(zé)。其他人員由展覽部于決策會后與各相關(guān)部門聯(lián)系派人。參展人員的配備根據(jù)本制度第三條參展人員組織結(jié)構(gòu)圖及展覽會各組工作職責(zé)。確定展前培訓(xùn)公司介紹、產(chǎn)品技術(shù)培訓(xùn)展覽注意事項(xiàng)培訓(xùn)外語培訓(xùn)等的時(shí)間及責(zé)任人。確定展覽會總負(fù)責(zé)—-大型展覽會由總裁或其授權(quán)人確定中小型展覽會由市場部總裁確定。2《參展方案》簽發(fā)展覽部在上述決策的基礎(chǔ)上定稿《參展方案》報(bào)公司營銷管理委員會審批通過由市場宣傳部領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。大型國內(nèi)展提前3個(gè)月簽發(fā)中型國內(nèi)展提前2個(gè)月簽發(fā)海外展提前5個(gè)月簽發(fā)。所有工作的實(shí)施依據(jù)<<參展方案>>展開。五、展品準(zhǔn)備精品文檔可以編輯！！放心下載！展品包括設(shè)備、資料、禮品等籌備完畢后一起運(yùn)輸?shù)秸桂^現(xiàn)場。1、設(shè)備籌備總協(xié)調(diào)——展覽部負(fù)責(zé)下單——商務(wù)部負(fù)責(zé)大型國內(nèi)展提前3個(gè)月中型國內(nèi)展提前2個(gè)月海外展提前5個(gè)月。生產(chǎn)——西鄉(xiāng)生產(chǎn)總部負(fù)責(zé)設(shè)備生產(chǎn)期1個(gè)月。中研部借用設(shè)備——中研計(jì)劃處負(fù)責(zé)。中試部借用設(shè)備——中試計(jì)劃處負(fù)責(zé)。設(shè)備聯(lián)調(diào)——展覽部組織西鄉(xiāng)計(jì)劃調(diào)度處協(xié)助聯(lián)調(diào)期一周。2、資料籌備總協(xié)調(diào)——展覽部負(fù)責(zé)。產(chǎn)品彩頁資料——產(chǎn)品部指定責(zé)任人編寫、修訂資料部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。資料部應(yīng)定期修訂所有中、外文產(chǎn)品彩頁資料定期淘汰更新舊資料。跟蹤新產(chǎn)品開發(fā)動向及時(shí)出版新資料。匯報(bào)提綱、公司年報(bào)——市場宣傳部制作。華為人報(bào)、華為文摘——華為人報(bào)編輯部制作。精品文檔可以編輯??！放心下載！華為技術(shù)報(bào)——華為技術(shù)報(bào)編輯部制作。資料直接領(lǐng)取數(shù)量少——由展覽部從發(fā)行科領(lǐng)取庫存的最新版資料。資料申購數(shù)量大——提前運(yùn)輸日期1個(gè)月由展覽部填寫申購單申購。3、禮品籌備總協(xié)調(diào)——展覽部負(fù)責(zé)。方案提供——展覽部、行政采購部負(fù)責(zé)。文案設(shè)計(jì)——展覽部采用公司設(shè)計(jì)師方案稿酬500元或設(shè)計(jì)公司負(fù)責(zé)。方案審核——市場宣傳部負(fù)責(zé)。禮品制作禮品供應(yīng)商負(fù)責(zé)。攜帶方式——隨展品一同發(fā)運(yùn)或安排參展人員隨身攜帶。4、運(yùn)輸安排1發(fā)運(yùn)時(shí)間——國內(nèi)展提前23周海外展提前23個(gè)月。2國內(nèi)展發(fā)運(yùn)方——西鄉(xiāng)貨運(yùn)處。到貨地——展覽會所在地的辦事處倉庫。貨品運(yùn)到展館——展覽部負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)剞k事處貨管員協(xié)助。撤展后運(yùn)回西鄉(xiāng)——當(dāng)?shù)剞k事處貨管員負(fù)責(zé)。精品文檔可以編輯！！放心下載！3海外展進(jìn)出口部負(fù)責(zé)展品的運(yùn)輸、清關(guān)、提貨、回運(yùn)。5、參展人員隨身攜帶的物品會務(wù)用品、辦公用品、藥品等物品準(zhǔn)備——展覽部負(fù)責(zé)。物品分發(fā)——展覽會務(wù)組負(fù)責(zé)展后收集帶回——展覽會務(wù)組負(fù)責(zé)。6、展后設(shè)備清退由展覽部負(fù)責(zé)。六、展臺裝修1、確定展臺設(shè)計(jì)方案及展板、廣告等設(shè)計(jì)方案1展臺設(shè)計(jì)方案參展設(shè)備確定后即開始準(zhǔn)備展臺設(shè)計(jì)方案由展覽部總協(xié)調(diào)。展臺設(shè)計(jì)素材提供——展覽部設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)收集歷次展覽會上華為及其他公司優(yōu)秀展臺設(shè)計(jì)照片建立并定期整理優(yōu)秀展臺設(shè)計(jì)檔案在參展方案決策會上提供給與會者討論以確定展臺設(shè)計(jì)風(fēng)格。方案提供——設(shè)計(jì)公司、展覽部采用公司設(shè)計(jì)師方案稿酬2000元。方案評審精品文檔可以編輯?。》判南螺d！國內(nèi)展由產(chǎn)品部、廣告部、營銷工程部相關(guān)專人員進(jìn)行評審評審結(jié)果上報(bào)本次展覽會總負(fù)責(zé)人。海外展由海外市場部、產(chǎn)品部、廣告部、市場宣傳部相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行評審，評審結(jié)果上報(bào)本次展覽會總負(fù)責(zé)人及主管海外市場的公司常務(wù)副總裁。方案細(xì)化修正——展覽部負(fù)責(zé)海外展提前23個(gè)月確定國內(nèi)展提前1個(gè)月確定。2展板方案設(shè)計(jì)及制作展覽部負(fù)責(zé)根據(jù)已確定的展臺方案來確定每種展板的數(shù)量和擺放位置。展覽部負(fù)責(zé)建立展覽用展板的檔案保證展板內(nèi)容及風(fēng)格的延續(xù)并提供展板素材。編寫展板內(nèi)容——各產(chǎn)品部參展人員負(fù)責(zé)。展板方案設(shè)計(jì)——展覽部負(fù)責(zé)采用公司設(shè)計(jì)師方案每套稿酬500元。展板審定——展覽部負(fù)責(zé)。審定結(jié)果上報(bào)展覽會總負(fù)責(zé)人。展板裝裱——展覽部負(fù)責(zé)。精品文檔可以編輯??！放心下載！3展會現(xiàn)場廣告牌、媒體廣告、客戶邀請函的方案設(shè)計(jì)方案設(shè)計(jì)——廣告部、展覽部負(fù)責(zé)采用公司設(shè)計(jì)師方案每套稿酬500元。方案審定——展覽部負(fù)責(zé)。審定結(jié)果上報(bào)展覽會總負(fù)責(zé)人。2、展臺裝修價(jià)格談判1價(jià)格談判小組——展覽部、審計(jì)部專項(xiàng)審計(jì)處主任、基建處預(yù)結(jié)算科造價(jià)工程師、進(jìn)出口部工程師海外展O2談判結(jié)果記錄及審批——填寫附件1《展臺裝修合同評議書》交市場宣傳部負(fù)責(zé)人審批。每次付款時(shí)需向財(cái)務(wù)部出示此評議書。3正式商務(wù)合同的有效簽字人——展覽部經(jīng)理。5展覽現(xiàn)場追加項(xiàng)目價(jià)格確定——由展覽部、展覽會總負(fù)責(zé)人現(xiàn)場確定。七、展覽的廣告宣傳工作與媒體的聯(lián)系——新聞發(fā)布會、記者招待會、展臺現(xiàn)場記者接待等國內(nèi)展廣告部負(fù)責(zé)。

精品文檔可以編輯?。》判南螺d！海外展廣告部或當(dāng)?shù)剞k事處負(fù)責(zé)廣告部應(yīng)提前提供書面指導(dǎo)及相關(guān)文稿。八、展前培訓(xùn)工1、編制培訓(xùn)手冊——展覽部總協(xié)調(diào)。2、培訓(xùn)時(shí)間安排——展覽會務(wù)組在展前23周安排實(shí)施培訓(xùn)。3、培訓(xùn)內(nèi)容及責(zé)任人公司介紹及統(tǒng)一口徑——市場宣傳部負(fù)責(zé)。參展產(chǎn)品介紹——各產(chǎn)品部參展人員負(fù)責(zé)。參展須知禮儀、活動日程安排、行程住宿、紀(jì)律及處罰規(guī)定——展覽部負(fù)責(zé)。信息收集工作須知——展覽會信息組負(fù)責(zé)。作責(zé)。作責(zé)。展覽所在海外地區(qū)電信概況——海外市場部負(fù)九、海外展的產(chǎn)品定價(jià)海外展產(chǎn)品的定價(jià)由海外市場部召集相關(guān)部門確定并報(bào)總裁或總裁授權(quán)人批準(zhǔn)。產(chǎn)品定價(jià)為保密信息只傳達(dá)到客戶工作組的各產(chǎn)品小組長。展覽期間客戶關(guān)于定價(jià)的詢問必須由各產(chǎn)精品文檔可以編輯！！放心下載！品小組長回答。十、客戶邀請工作1、國內(nèi)展1寄發(fā)邀請函——展覽部總協(xié)調(diào)客戶信息——由市場信息中心提供。客戶群及數(shù)量——在參展方案討論會上確定。制作邀請函的及聯(lián)系門票——展覽部負(fù)責(zé)。寄發(fā)邀請函及門票——發(fā)行科負(fù)責(zé)。2重要客戶的邀請國內(nèi)展展覽會相關(guān)地區(qū)的片區(qū)、辦事處負(fù)責(zé)。2、海外展由當(dāng)?shù)卮硖庁?fù)責(zé)邀請展覽部負(fù)責(zé)提供邀請函。無代表處的地區(qū)由海外市場部決定如何做客戶邀請工作。十一、展覽所在地的片區(qū)、辦事處等公司駐外機(jī)構(gòu)的配合展會所在地的片區(qū)、辦事處等公司駐外機(jī)構(gòu)必須提供一切必要的幫助例如人員支持、通信手段、辦公用品、住宿安排、交通車輛、財(cái)力上的支持等。當(dāng)?shù)氐墓救藛T展前必須積極邀請客戶并做好展覽期間的客戶接待工作。十二、參展人員的服裝、食宿、交通及補(bǔ)助1、重大展覽的參展人員須統(tǒng)一服裝服裝樣式一般為高檔深精品文檔可以編輯?。》判南螺d！色西裝套裙 三年一更換已從公司獲得參展服裝補(bǔ)貼的員工三年內(nèi)不得再享受公司參展服裝補(bǔ)貼。服裝費(fèi)公司補(bǔ)助50 其余從各人工資中扣除。2、參展人員值班方式每人都全天值班不安排輪班。3、補(bǔ)助方法國內(nèi)展每人每天160元。有效時(shí)段為從開始安裝調(diào)試到展覽結(jié)束其余時(shí)間按正常出差補(bǔ)助。國外展按照公司[1997]99/r