藝華管理總裁辦公室作業(yè)指導(dǎo)書匯編

總經(jīng)辦作業(yè)指導(dǎo)書目錄接聽電話作業(yè)指導(dǎo)書來訪接待作業(yè)指導(dǎo)書固定文件制作業(yè)指導(dǎo)書檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案調(diào)配作業(yè)指導(dǎo)書圖書入庫作業(yè)指導(dǎo)書圖書盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書受理員工申訴作業(yè)指導(dǎo)書物資設(shè)備盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書行政庫房盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書提案管理作業(yè)指導(dǎo)書計(jì)劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書會(huì)議組織作業(yè)指導(dǎo)書查場作業(yè)指導(dǎo)書查崗作業(yè)指導(dǎo)書車輛派單作業(yè)指導(dǎo)書固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導(dǎo)書物品采購作業(yè)指導(dǎo)書物品調(diào)配作業(yè)指導(dǎo)書物品報(bào)廢作業(yè)指導(dǎo)書接聽電話作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)接聽電話部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘及所有接聽電話人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的普通話；記錄信息的準(zhǔn)確度達(dá)到100%。程序：電話響起。電話鈴響起3聲內(nèi)接聽；接聽電話。左手拿起電話，右手準(zhǔn)備紙和筆，微笑的問候：“您好，港灣家居”了解對(duì)方情況。包括：姓名、單位、來電的目的等；確定需接聽電話人員是否在。30秒內(nèi)確定該人員是否在；如果在，請(qǐng)需接聽電話的人員接聽接話；如果不在，禮貌告知對(duì)方并詢問是否需要留言。記錄留言信息。完整，無偏差的記錄信息內(nèi)容；回饋留言內(nèi)容。第一時(shí)間與相關(guān)人員溝通，確保信息傳遞不失真、不拖延。注意事項(xiàng)：適當(dāng)提醒接聽電話的人員必須言簡意賅，盡量在節(jié)約時(shí)間；規(guī)范的普通話，語言清晰，控制說話的聲音，避免影響其它人員的工作；相關(guān)表格：無來訪接待作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)來訪接待部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘及所有接待人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)的普通話；熱情、禮貌的接待來訪者；杜絕訪客無人問津的情況發(fā)生；來訪辦理的事情不論是否屬于自己負(fù)責(zé)的范圍，都不能說“不知道”、“不清楚”。程序：迎接訪客?？吹接性L客進(jìn)入公司，必須主動(dòng)起身微笑、問好；了解來訪目的。與訪客溝通明確來訪的原因、尋找的對(duì)象、訪客的基本信息；引導(dǎo)訪客至來賓休息區(qū)；及時(shí)與被訪部門溝通，確定被訪人、是否接見以及見面時(shí)間；如果被訪人暫時(shí)不能接見，應(yīng)告知來訪者原因以及等待時(shí)間，并準(zhǔn)備茶水和報(bào)紙、雜志等供其翻閱；引導(dǎo)訪客去相應(yīng)部門；訪問結(jié)束，應(yīng)送別訪客。注意事項(xiàng)：用雙手遞接名片，拿名片的手不要放在腰上，接過名片后確定姓名正確讀法；對(duì)于來訪總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部的訪客要謹(jǐn)慎判斷，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通后確定是否引見；如果被訪人不在，那么應(yīng)告知來訪者被訪人的去處、大概什么時(shí)候能回來，并讓來訪者確定是否等待，若不等待，應(yīng)詢問是否留下聯(lián)系方式或信息；如相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人不必接見的訪客，需婉轉(zhuǎn)回答；記錄要求：準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，及時(shí)傳達(dá)。相關(guān)表格：無固定文件制作作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)固定文本制作部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘及所有使用者批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：打印、復(fù)印文稿，按送稿先后順序安排；打字要快速、準(zhǔn)確，排版美觀，裝訂整齊；節(jié)約成本,廢紙利用率達(dá)90%以上,紙張浪費(fèi)率控制在5%以內(nèi)；重要文件的文件格式字體、版式統(tǒng)一。程序：明確文件類型及格式通知、通報(bào)、告示檔的格式：標(biāo)題居中1號(hào)加粗宋體，敬稱頂格2號(hào)宋體，正文3號(hào)宋體，落款3號(hào)加黑宋體；紅頭文件格式：頁眉為居中1號(hào)加粗紅色宋體，寧港發(fā)［2008］X號(hào)為居中四號(hào)加粗宋體，正文標(biāo)題3號(hào)加粗宋體，正文及落款小四號(hào)宋體；檢查文件的內(nèi)容，文件內(nèi)容100%與工作有關(guān)；打印文件；填寫《打字、復(fù)印登記表》。注意事項(xiàng)：個(gè)人數(shù)據(jù),禁止在公司打印、復(fù)?。蛔⒁鈹?shù)據(jù)信息的保密，不得截留任何文件；愛護(hù)辦公設(shè)備，不得違規(guī)操作。如行政人員下班后，有部門人員需加班使用復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)與負(fù)責(zé)人溝通，填寫《打字、復(fù)印登記表》，使用完后務(wù)必關(guān)機(jī)。相關(guān)表格：《打字、復(fù)印登記表》檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案立卷部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：各立卷部門使用本部門統(tǒng)一格式的檔案裝訂檔案；檔案按不同年份進(jìn)行立卷；檔案立卷必須全面、無缺漏、有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。程序：劃定各部門檔案范圍及分類；總經(jīng)辦：行政類：派車單，考勤記錄，調(diào)查問卷，公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音錄像等；會(huì)議類：公司通知，各類報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話，會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要；文件類：公司管理人員任免文件資料，公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則，公司內(nèi)部各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、指示、批復(fù)，部門流程、制度以及表格；設(shè)備類：辦公設(shè)備說明書，公司重要設(shè)備數(shù)據(jù)線等；合同類：公司與有關(guān)單位簽訂的合同，公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議書。企劃部：圖紙類：商場總體片面圖、分塊平面圖，商場效果圖、商場導(dǎo)師系統(tǒng)分布圖，商場廣告位分布圖；宣傳類：DM單頁，報(bào)紙廣告，招商手冊(cè)，電視廣告，企業(yè)簡介手冊(cè)；合同類：與各合作單位簽訂的合同，與各合作單位簽訂的協(xié)議書。物業(yè)部：行政類：保安、保潔考勤記錄。商管部：單據(jù)類：出門證，加班單，罰款單。有關(guān)材料的日常收集；各部門建立健全日常歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的歸檔材料，有專（兼）職檔案員集中管理；各部門根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷時(shí)使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)；公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文檔材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷；專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文檔材料，按照"案卷類目"條款，放入日常保存檔卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。項(xiàng)目或年度結(jié)束時(shí)整理材料；材料清理、鑒別、補(bǔ)全、去除；確定保存期限、密級(jí)；裝訂成冊(cè)，編制文件目錄和電子目錄；立卷上架，歸檔保管。注意事項(xiàng)：公司密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)；各部門、各員工嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，歸檔檔材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔；立卷時(shí)根據(jù)檔形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的檔材料組成一個(gè)卷。相關(guān)表格：《檔案分類、歸檔范圍及保管期限表》檔案調(diào)用作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案調(diào)用部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期08.05.08編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：借閱檔案不得帶離公司，且三日內(nèi)歸還；不得私自復(fù)印、摘錄絕密技術(shù)數(shù)據(jù)；確保檔案的完整性。程序：經(jīng)部門經(jīng)理同意，員工可調(diào)用本部門檔案；調(diào)用公司檔案，提出申請(qǐng)，填寫《檔案借閱單》經(jīng)行政主管審批，總經(jīng)辦主任審核通過，行政文秘記錄后予以調(diào)用；調(diào)用檔案，不得帶離公司，公司檔案被借出總經(jīng)辦時(shí)（或要求復(fù)印時(shí)），借閱人及時(shí)提出帶出（或復(fù)?。┥暾?qǐng)，在檔案登記表上登記，經(jīng)總經(jīng)辦主任同意方可借閱；凡屬絕密、機(jī)密數(shù)據(jù)與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦主任審核同意方可查閱；丟失數(shù)據(jù)者，應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施；調(diào)用、借閱完畢后，行政文秘對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，無誤后歸檔并登記。注意事項(xiàng)：員工調(diào)動(dòng)時(shí)必須歸還借閱檔案，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)；借閱的圖紙、數(shù)據(jù)，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。相關(guān)表格：《檔案借閱單》檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案管理部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：檔案無丟失、無損毀；程序：明確檔案的劃分：永久保存檔案：公司章程、組織規(guī)定及辦理細(xì)則、董事會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)檔、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、設(shè)計(jì)圖、各部門規(guī)章；其它經(jīng)核定需永久保存的文書10年保存：預(yù)算決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料；其它經(jīng)核定需保存10年的文書5年保存：期滿或解除的合約、其它經(jīng)核定保存5年的文書；無關(guān)緊要的，或時(shí)性文書，保存1年后銷毀。定期通知各部門負(fù)責(zé)人及時(shí)對(duì)到期文檔進(jìn)行存檔工作；審核各部門報(bào)送的文件是否屬于可存檔文件；對(duì)各部門報(bào)送審核通過進(jìn)行檔案移交。先辦理移交手續(xù)，然后由經(jīng)辦人員在移交單上簽名；對(duì)移交的文檔進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄；將編制好的檔案進(jìn)行劃分，存檔；檔案保管人員每月5-10日隨時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年對(duì)檔案進(jìn)行整理和和更換，對(duì)保存期限已到的檔案，造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期后，按銷毀流程給予銷毀；注意事項(xiàng)：保管期限屆滿的檔中，部分經(jīng)核定仍有保存價(jià)值的文件，檔案保管員將保留文件記錄在《檔案明細(xì)表》上，注明部分銷毀日期；調(diào)查報(bào)告原件，由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限；每年更換檔案時(shí)清理一次，已到保存期限的，給予銷毀；由總經(jīng)辦主任指定專人負(fù)責(zé)管理永久和長期檔案的檔案柜；相關(guān)表格：《港灣家居檔案明細(xì)表》《港灣家居檔案銷毀明細(xì)表》圖書入庫作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)圖書入庫部門總經(jīng)辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：圖書名錄100%完整；編碼必須清晰、準(zhǔn)確；檢查圖書無污損、缺頁、破損等情況。程序：圖書書目審核。各部門將所需要購買的圖書書目提交總經(jīng)辦，總經(jīng)辦整理完畢后交總經(jīng)理審核后購買；購買圖書。購買必須嚴(yán)格按照所審核過的書目購買，由行政文員負(fù)責(zé)，行政主管監(jiān)督；檢查圖書。檢查購買的圖書與購買書目是否相符合，是否有污損、缺頁、破損等情況，如果有立即要求調(diào)換；核對(duì)發(fā)票。行政主管負(fù)責(zé)核對(duì)發(fā)票上金額、數(shù)量、名稱、日期等重要內(nèi)容；加蓋公章。行政文員在核對(duì)、驗(yàn)收完畢后在圖書的扉頁、書脊等處加蓋總經(jīng)辦條形印章，明確圖書的所有權(quán)；登記管理。行政主管按圖書性質(zhì)進(jìn)行分類和編號(hào)，并對(duì)圖書名稱、出版社、購進(jìn)日期、作者姓名、出版時(shí)間、價(jià)格等做出詳盡記錄；登記完畢后圖書入庫。注意事項(xiàng)：圖書未經(jīng)蓋章前不得借閱；圖書必須蓋港灣家居標(biāo)識(shí)的公章。相關(guān)表格：《港灣家居圖書管理一覽表》圖書盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)圖書盤點(diǎn)部門總經(jīng)辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)目100%準(zhǔn)確；書目100%完整；書籍無丟失、無損壞；盤點(diǎn)圖書期間圖書不外借；圖書盤點(diǎn)時(shí)間為每季度最后兩天。程序：收回所有書籍；確定好起點(diǎn)和終點(diǎn)。找出起點(diǎn)及終點(diǎn)書物（某一分類號(hào)段落，例如：GW—0001，查出欲盤點(diǎn)書物的第一本（較小的分類號(hào)）及最后一本（較大的分類號(hào)）；排列書籍。書籍編碼整齊、無遺漏；書目無缺頁、無損毀；進(jìn)行盤點(diǎn)。書物由左至右盤點(diǎn)，盤點(diǎn)后的書以點(diǎn)書時(shí)的先后位置次序放回書架，方便核對(duì)時(shí)尋找；登記備查。將有損毀的書目登記備查；核對(duì)盤點(diǎn)數(shù)量與帳目數(shù)量。無遺漏、無賬目不符的現(xiàn)象；如盤點(diǎn)數(shù)目與帳目數(shù)目不相符，進(jìn)行二次盤點(diǎn)；如帳、目不符向總經(jīng)辦主任匯報(bào)，并做詳細(xì)的記錄。盤點(diǎn)完畢，報(bào)總經(jīng)辦主任并對(duì)《港灣家居圖書盤點(diǎn)表》存檔。注意事項(xiàng)：盤點(diǎn)的書物時(shí)，必須在大量圖書在庫，若剛好有該段書物要?dú)w還，必須在《港灣家居借閱一覽表》登記后將其加回相關(guān)的檔案中；相關(guān)表格：《港灣家居借閱一覽表》《港灣家居圖書盤點(diǎn)表》文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)文件收發(fā)部門總經(jīng)辦適用職位行政文秘及所有收發(fā)人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：文件的100%準(zhǔn)確；文件內(nèi)容100%保密。文件原稿由總經(jīng)辦每季度清理一次或分類歸檔，保存?zhèn)洳?。程序：文件（包括?bào)刊、信件等）的收取文件的收取。行政文秘負(fù)責(zé)收取文件；填寫《文件、收發(fā)記錄表》；通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件。在收到文件半小時(shí)內(nèi)通知。文件簽發(fā)及銷毀部門文件的發(fā)出，必須經(jīng)發(fā)文部門核稿、總經(jīng)辦主任簽字后發(fā)出；進(jìn)行登記、編發(fā)文號(hào)；以企業(yè)名義發(fā)出的文件，按文稿格式擬稿，總經(jīng)辦主任核稿，經(jīng)總經(jīng)理簽字，必要時(shí)加蓋相應(yīng)公章，核準(zhǔn)無誤后發(fā)出；發(fā)出文件留底稿存檔；各部門清退、無保留價(jià)值的文件，由總經(jīng)辦統(tǒng)一登記造冊(cè)，經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)后定期進(jìn)行銷毀。注意事項(xiàng)：急件要立即處理，不得積壓延誤；簽收人在簽收文件時(shí)不能用符號(hào)代表姓名。機(jī)要文件收到后，要標(biāo)明文件性質(zhì)、機(jī)密程度，要嚴(yán)密封存，嚴(yán)防丟失、泄密、誤事；相關(guān)表格：《文件、收發(fā)記錄表》《文件簽收薄》受理員工申訴作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)受理員工部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦主任及行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：真實(shí)性100%；完全符合受理?xiàng)l件。程序：接到員工二次申訴表；與申訴員工進(jìn)行溝通，了解原因；審核員工所在部門的處理情況是否合理合規(guī)定；就申訴原因進(jìn)行基層調(diào)查，多方了解情況，并聯(lián)系原部門經(jīng)理進(jìn)行交涉；客觀地在《員工申訴表》上提出解決方案；與申訴員工再次就調(diào)查結(jié)果和解決方案進(jìn)行溝通；如果員工仍不滿意，提請(qǐng)總經(jīng)理處理。注意事項(xiàng)：就申訴問題進(jìn)行基層的多方位多方面調(diào)查；認(rèn)真傾聽員工的申訴，善于抓住重點(diǎn)問題進(jìn)行解決；加薪、升遷、政治性問題、涉及隱私、無憑無據(jù)的申訴要求不予受理；以公司利益不受侵害為出發(fā)點(diǎn)，與員工進(jìn)行溝通。相關(guān)表格：《員工申訴表》物資設(shè)備盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)物資設(shè)備盤點(diǎn)部門總經(jīng)辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：盤點(diǎn)工作每季度第三個(gè)月20日—25日之間進(jìn)行一次；盤點(diǎn)必須由行政主管會(huì)同實(shí)物使用部門進(jìn)行盤點(diǎn)；固定資產(chǎn)及耐用品盤點(diǎn)100%，無遺漏項(xiàng)目；財(cái)務(wù)人員陪同。程序：公司財(cái)產(chǎn)編號(hào)：柜子類：GW-01-000X；桌子類：GW-02-000X；椅子類：GW-03-000X；電腦、打印機(jī)、掃描儀：GW-04-000X；電話、傳真機(jī)：GW-05-000X；飲水機(jī)、微波爐、電熱器：GW-06-000X；其他：GW-07-000X；固定資產(chǎn)及耐用品盤點(diǎn)，從財(cái)務(wù)部開始至商場五樓羅浮宮，由行政主管連同實(shí)物使用部門和財(cái)務(wù)部門依據(jù)《港灣家居固定資產(chǎn)登記表》進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)各部門資產(chǎn)及物品的總價(jià)值及數(shù)量（工程材料盤點(diǎn)，由工程人員、行政主管共同清查）；初試盤點(diǎn)出現(xiàn)差異，進(jìn)行二次復(fù)盤；資產(chǎn)管理人員進(jìn)行復(fù)盤后，同時(shí)對(duì)盈虧情況、維修、未使用資產(chǎn)、不需用資產(chǎn)做出說明；總經(jīng)辦主任對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審閱，對(duì)于盈虧情況等進(jìn)行核查并提出處理意見報(bào)總經(jīng)理審批；根據(jù)總經(jīng)理批示進(jìn)行相應(yīng)處理；行政主管對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果和處理結(jié)果存檔。注意事項(xiàng)：盤點(diǎn)中專用辦公財(cái)產(chǎn)，如電腦、辦公桌椅、計(jì)算器等財(cái)產(chǎn)的安全和性能，屬個(gè)人使用的由使用人負(fù)責(zé)，屬柜組部門共用的由柜組部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)安全完好責(zé)任，如有財(cái)產(chǎn)丟失或損壞現(xiàn)象，總經(jīng)辦將追究責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任；對(duì)于損壞的財(cái)產(chǎn)，視情形決定進(jìn)行維修或報(bào)廢：如屬于使用人使用不當(dāng)或故意損壞，應(yīng)由使用人或損害人承擔(dān)部分或全部賠償責(zé)任；財(cái)產(chǎn)報(bào)廢需報(bào)總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報(bào)廢財(cái)產(chǎn)有殘值的，按照固定資產(chǎn)管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。相關(guān)表格：《港灣家居固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》《港灣家居各部門使用物品一覽表》行政庫房盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)行政庫房盤點(diǎn)部門總經(jīng)辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量與賬目相符盤點(diǎn)差錯(cuò)率不得高于1%；盤點(diǎn)工作每月進(jìn)行一次，時(shí)間為每月16、17日；盤點(diǎn)必須由兩人一起或兩人以上人員進(jìn)行盤點(diǎn)。程序：每月16日-17日根據(jù)現(xiàn)有物資對(duì)庫房所有物品進(jìn)行清點(diǎn)；初盤存貨，以《港灣家居庫房盤點(diǎn)單》記錄初盤結(jié)果；根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，與賬目核對(duì)，如有物帳不符，進(jìn)行2次盤點(diǎn)；盤點(diǎn)物品與賬目出現(xiàn)的差異進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析差異原因，作詳細(xì)書面報(bào)告，報(bào)至總經(jīng)辦主任；由總經(jīng)辦主任對(duì)審核《港灣家居庫房盤點(diǎn)單》和匯報(bào)結(jié)果；經(jīng)總經(jīng)辦主任同意后更正賬目數(shù)量；注意事項(xiàng)：出現(xiàn)差異，核查原因并進(jìn)行相應(yīng)處理；先盤庫再盤賬。相關(guān)表格：《港灣家居庫房盤點(diǎn)單》提案管理作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)提案管理部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：總經(jīng)辦必須于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上人員對(duì)提案進(jìn)行審議；無具體方法或偏離主題的所謂“提案”（如改善待遇等）不予受理；提案須以書面方式提交。程序：部門（或個(gè)人）根據(jù)工作中的難點(diǎn)（或公司下達(dá)的任務(wù)性項(xiàng)目）提出方案；部門或個(gè)人填寫《方案表》；部門對(duì)方案進(jìn)行審議并通過，提交總經(jīng)辦；總經(jīng)辦結(jié)合實(shí)際分析，并于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上人員審議，審議后上報(bào)總經(jīng)理審批；實(shí)施；總經(jīng)辦對(duì)提案建立員工提案卷宗；對(duì)審批施行的完整提案給予提案人獎(jiǎng)勵(lì)。注意事項(xiàng)：審批未通過和實(shí)施的提案不予獎(jiǎng)勵(lì)；各級(jí)經(jīng)理人員對(duì)其本身執(zhí)掌范圍內(nèi)的提案不予獎(jiǎng)勵(lì)；被指派進(jìn)行專門研究而提出的提案不予獎(jiǎng)勵(lì)；提案不論是否采納，提案人有知情權(quán)。相關(guān)表格：《提案表》計(jì)劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、監(jiān)控部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：計(jì)劃表編寫無差錯(cuò)，無缺項(xiàng)，無欺瞞；100%按時(shí)、按質(zhì)、按量完成工作內(nèi)容；所有已完成計(jì)劃必須提交完成依據(jù)，否則視為未完成。程序：計(jì)劃、總結(jié)的提交時(shí)間如下：季計(jì)劃必須于季度初5日內(nèi)提交；月計(jì)劃必須提前于每月25日提交，每月5日提交上月總結(jié)；下周計(jì)劃與本周總結(jié)必須于每周日下午2時(shí)前提交。計(jì)劃表的填寫。總經(jīng)辦對(duì)各部門必須進(jìn)行計(jì)劃表填寫培訓(xùn)，確保計(jì)劃編寫100%無差錯(cuò)提交計(jì)劃?？偨?jīng)辦通知各部門提交“計(jì)劃”，各部門提交時(shí)間必須錯(cuò)開，避免造成工作混亂。審核計(jì)劃表。內(nèi)容無缺項(xiàng)、無欺瞞；實(shí)施控制?？偨?jīng)辦對(duì)各部門的《計(jì)劃表》進(jìn)行事前、事中、事后控制，雙方確認(rèn)無誤，由行政文秘匯總各部門《計(jì)劃表》至《各部門計(jì)劃監(jiān)控表》；總經(jīng)辦主任或行政主管對(duì)《各部門計(jì)劃監(jiān)控表》進(jìn)行審核無誤，由行政文秘根據(jù)需用份數(shù)打印并分送至總經(jīng)理及相關(guān)人員；總經(jīng)辦對(duì)《各部門計(jì)劃監(jiān)控表》留檔備查。注意事項(xiàng)：計(jì)劃的跟進(jìn)要將季度、月度、周、日結(jié)合跟進(jìn)。發(fā)現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施中存在的問題及時(shí)溝通，特殊情況向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)；計(jì)劃周期的最后一天，總經(jīng)辦通知各部門提交計(jì)劃完成情況的《總結(jié)表》。相關(guān)表格：《計(jì)劃表》（各部門季、月、周）《各部門計(jì)劃監(jiān)控表》（季、月、周）《總結(jié)表》（季月周）《各部門總結(jié)監(jiān)控表》（季、月、周）《日志表》會(huì)議組織作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)會(huì)議組織部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：無人員缺席；工裝統(tǒng)一、工牌佩戴整齊；資料準(zhǔn)備無遺漏；會(huì)議的召開必須按照計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行。程序：規(guī)定會(huì)議召開的時(shí)間規(guī)定：董事會(huì)會(huì)議每月召開一次；公司年度預(yù)算會(huì)議每年9-10月召開；個(gè)人總結(jié)會(huì)議每年12月召開公司周例會(huì)每周一9:15召開（夏季為8：45，冬季為9：15）；部門會(huì)議每周六前自行召開；年度總結(jié)會(huì)在春節(jié)前15天召開；協(xié)調(diào)會(huì)每月中旬召開；員工大會(huì)于重大事件或周年店慶活動(dòng)前15天召開；臨時(shí)性會(huì)議根據(jù)性質(zhì)舉行。明確會(huì)議召開的主題；大型會(huì)議制作會(huì)議計(jì)劃；（6W2H）提交總經(jīng)理審核批準(zhǔn)；會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。明確人員分工；地點(diǎn)、時(shí)間準(zhǔn)確；參會(huì)人員名單無遺漏；物品準(zhǔn)備周到、細(xì)致；會(huì)場布置符合主題；資料設(shè)備準(zhǔn)備完整；總經(jīng)辦員工在會(huì)議前布置會(huì)場（水電儀器等等）并為總經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文件及資料；行政文秘提前提醒通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)；組織會(huì)議人員提前15分鐘入場，明確會(huì)議議程，準(zhǔn)備開會(huì)材料；接待與會(huì)人員，引領(lǐng)入座，發(fā)放資料；清點(diǎn)與會(huì)人員數(shù)目，請(qǐng)假登記；會(huì)議進(jìn)行；行政文秘對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄；會(huì)議結(jié)束，總經(jīng)辦員工對(duì)會(huì)場進(jìn)行整理，關(guān)閉水電及會(huì)議使用的儀器設(shè)備；行政文秘整理會(huì)議記錄并起草《會(huì)議紀(jì)要》；行政主管或總經(jīng)辦主任對(duì)《會(huì)議紀(jì)要》進(jìn)行審核報(bào)會(huì)議主持人審批；總經(jīng)辦根據(jù)會(huì)議性質(zhì)在適當(dāng)范圍內(nèi)下發(fā)《會(huì)議紀(jì)要》；總經(jīng)辦對(duì)《會(huì)議紀(jì)要》存檔?？偨?jīng)辦開會(huì)對(duì)會(huì)議效果及服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。注意事項(xiàng)：總經(jīng)辦主任適時(shí)提醒發(fā)言人注意時(shí)間及發(fā)言內(nèi)容符合會(huì)議要求；會(huì)議無噪音、無打斷、無人吸煙、無接聽電話等影響會(huì)議的事情；會(huì)議前通知到每一位與會(huì)者。大型會(huì)議需財(cái)務(wù)結(jié)算相關(guān)表格：《會(huì)議紀(jì)要》《文件收發(fā)記錄表》查場作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)查場部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦主任及行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：查場內(nèi)容100%符合賣場管理規(guī)定；每周至少3次部門查場工作；每周至少一次公司全面查場。程序：明確查場時(shí)間。部門查場每周3次不具體確定時(shí)間，公司查場每周五上午11：00時(shí)開始；召集人員。一般為與賣場工作聯(lián)系較大部門（總經(jīng)辦、商管部、策劃部、客服部負(fù)責(zé)人）在商場中庭準(zhǔn)時(shí)集合；開始查場。按順序從上向下進(jìn)行；查場人員指出不合規(guī)范的問題，行政文秘進(jìn)行記錄；總經(jīng)辦主任現(xiàn)場就存在的問題與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)場溝通，可以即時(shí)解決的由部門負(fù)責(zé)人指揮安排處理；暫時(shí)無法解決的查場之后再協(xié)商解決；查場完畢后，行政文秘根據(jù)記錄打印《查場通報(bào)》；總經(jīng)辦主任審核《查場通報(bào)》并確認(rèn)；行政文秘與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，就查出的問題解決時(shí)間和方法，并在通報(bào)上注明，簽字確認(rèn)；總經(jīng)辦根據(jù)相應(yīng)時(shí)間進(jìn)行跟進(jìn)檢查；檢查發(fā)現(xiàn)未解決者，依據(jù)相關(guān)規(guī)定或制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰，已按要求解決者，查場結(jié)束；行政文秘對(duì)《查場通報(bào)》進(jìn)行整理歸檔。注意事項(xiàng)：1.總經(jīng)辦必須根據(jù)相應(yīng)解決時(shí)間跟進(jìn)檢查；2.《查場通報(bào)》上列出的問題，必須由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。相關(guān)表格：《查場通報(bào)》查崗作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)查崗部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦主任及行政文員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：不定時(shí)查崗占90%；違紀(jì)現(xiàn)象，當(dāng)場開據(jù)處罰單。程序：明確查崗內(nèi)容；查崗。針對(duì)容易離崗時(shí)間段上午11：00—12：00，下午14：20—15：30不定點(diǎn)查崗；處罰。根據(jù)“懲罰條例”對(duì)違紀(jì)員工開據(jù)《港灣家居員工違紀(jì)處罰單》；簽字。依次由違紀(jì)員工、員工所在部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦簽字（違紀(jì)人若為經(jīng)理及以上級(jí)須由總經(jīng)理簽字）；違紀(jì)人到財(cái)務(wù)部繳納罰款，財(cái)務(wù)部在罰單上加蓋“現(xiàn)金收訖”章（四聯(lián)），留存“財(cái)務(wù)部”一聯(lián)，員工留存“員工本人”聯(lián)，存根聯(lián)和總經(jīng)辦聯(lián)由總經(jīng)辦收回備檔；若違紀(jì)人要求從工資中扣除罰款，則總經(jīng)辦執(zhí)簽字完備的《港灣家居員工違紀(jì)處罰單》到財(cái)務(wù)部蓋章，財(cái)務(wù)部留存“財(cái)務(wù)部”“員工本人”兩聯(lián)（發(fā)薪日時(shí)從該員工工資中扣除并返回“員工本人”聯(lián)）。注意事項(xiàng)：部門及個(gè)人留存聯(lián)必須確認(rèn)到位；處罰金額嚴(yán)格按照“條例”規(guī)定確定，不得隨意變通；情節(jié)嚴(yán)重者需通報(bào)批評(píng)。相關(guān)表格：《港灣家居員工違紀(jì)處罰單》《港灣家居查崗記錄表》車輛派單作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)車輛派單部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦主任及行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：車輛調(diào)度必須符合審批先后順序；按照需辦事務(wù)輕重緩急進(jìn)行安排。程序：1.用車部門提出用車申請(qǐng)；2.填寫《港灣家居派車單》，用車部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)；3.總經(jīng)辦主任審批；4.行政主管通知司機(jī)出車；5.車輛返回,司機(jī)在“司機(jī)評(píng)價(jià)”欄中據(jù)實(shí)填寫出行情況；6.行政主管整理《港灣家居派車單》并歸檔。注意事項(xiàng)：緊急、臨時(shí)用車可于在返回后填寫《港灣家居派車單》；《港灣家居派車單》中每項(xiàng)內(nèi)容必須如實(shí)填寫。相關(guān)表格：《港灣家居派車單》物品采購作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)物品采購部門總經(jīng)辦適用職位總經(jīng)辦主任或后勤主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：物品的采購100%真實(shí)；采購時(shí)必須由兩人或兩人以上完成；采購負(fù)責(zé)人于每月23日之前必須完成采購（緊急、臨時(shí)采購除外）。程序：需采購部門每月18日前集中統(tǒng)籌填寫《港灣家居物品購買申請(qǐng)單》，依次由部門、總經(jīng)辦、總經(jīng)理審批；庫房負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的《港灣家居物品購買申請(qǐng)單》，詳細(xì)對(duì)庫存物品進(jìn)行核查，若有相應(yīng)的物品且不低于庫存量下線則通知采購負(fù)責(zé)人不予購買；采購負(fù)責(zé)人根據(jù)已審批且確定購買的《港灣家居物品購買申請(qǐng)單》，進(jìn)行分類整理,便于分類統(tǒng)籌并確定從何處購買；預(yù)算采購成本，報(bào)總經(jīng)理簽字確認(rèn)，從財(cái)務(wù)部預(yù)借款項(xiàng)；每月22日進(jìn)行采購，如果沒有和相應(yīng)供應(yīng)商簽定相關(guān)的物品供應(yīng)協(xié)議或合同，采購人員必須由指定人員陪同進(jìn)行市調(diào)，貨比三家，遵循詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)，最后選擇物美價(jià)廉的物品；有相應(yīng)供應(yīng)協(xié)議或合同的，則通知對(duì)方根據(jù)需求送貨上門或者前往采購；索取正規(guī)發(fā)票，采購人與證明人簽字；清點(diǎn)入庫，庫房負(fù)責(zé)人根據(jù)清單據(jù)實(shí)對(duì)應(yīng)上帳；費(fèi)用報(bào)銷：依次為財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審核、報(bào)銷、抽取借條（退回剩余現(xiàn)金）。注意事項(xiàng)：緊急特殊需求的物品采購隨機(jī)進(jìn)行；固定資產(chǎn)采購，必須事先由總經(jīng)辦主任財(cái)務(wù)人員請(qǐng)購人員的比價(jià)小組進(jìn)行詳細(xì)市調(diào)后，出具書面報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購買；在價(jià)格及質(zhì)量穩(wěn)定情況下，嚴(yán)禁隨意更換品牌；采購的物品必須要有發(fā)票和蓋章的清單。相關(guān)表格：《港灣家居物品購買申請(qǐng)單》《借款單》固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)固定資產(chǎn)及耐用品建檔部門總經(jīng)辦適用職位行政主管及相關(guān)人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：固定資產(chǎn)及耐用品100