做好一個(gè)PPT要具備四要素

做好一個(gè)PPT具四要素大學(xué)生中流行有這樣一句話：“最掙錢的語言是”雖說是個(gè)笑話，但在當(dāng)前社會(huì)，PPT確實(shí)頻頻出現(xiàn)在各種商業(yè)場(chǎng)合。在行銷推廣、招商引資等活動(dòng)中，更是處處可見。但實(shí)際工作中，很多數(shù)朋友都發(fā)現(xiàn)使用很難達(dá)到自己期望的理想效果，做出來的PPT“不好用、“不看”，甚至看不懂”。而時(shí)下各種培訓(xùn)、教材，內(nèi)容大多留于PPT件功能，根本無法解決這些問題。在我看來，做好一個(gè)其實(shí)必須具備的是以下四個(gè)要素。一、目明確在商務(wù)活動(dòng)中，做PPT通常是為了追求簡(jiǎn)潔明朗的表達(dá)效果，以便有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限，在PPT里面書寫長(zhǎng)篇文字報(bào)告，繪制復(fù)雜表——這種能”的不僅制作過程痛苦，而且最終結(jié)果通常是“根本看不懂!”那么的特長(zhǎng)和局限分別是什么注意到外企員工言談當(dāng)中，常用英文“Presentation”來代替這個(gè)意模糊的“PPT”。我查了查，發(fā)現(xiàn)維基百科詞典上對(duì)“Presentation”的解釋，恰好說出了它的目的、能力特長(zhǎng)和局限只能面向一類觀眾，演示一個(gè)話題內(nèi)容，只能表達(dá)關(guān)鍵要點(diǎn)，達(dá)到留下深刻印象的目的。牢記這幾點(diǎn)，那我們做PPT的時(shí)候，就自然會(huì)比較收斂”，也容易確定一個(gè)更合理的目標(biāo)。這樣就不會(huì)再洋洋灑灑做出六七十頁，企圖在一個(gè)文件里面討論好幾個(gè)復(fù)雜問題了。小資料：維基百科詞典對(duì)“Presentation釋義：Presentationistheprocessofpresentingthecontentofatopictoanaudience.PresentationsoftwaresuchasMicrosoftPowerPoint,KeynoteorOpenOImpressisoftenusedtoillustratethepresentationcontent.二、形合理微軟給PPT文件起了個(gè)中文名字：演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。但實(shí)際上PPT件有兩種主要用法。一是輔助現(xiàn)場(chǎng)演講的演示，二是直接發(fā)送給受眾自己閱讀。要保證達(dá)到理想的效果，就必須針對(duì)不同的用法選用合理的形式?？紤]配合演講或直接閱讀時(shí)受眾的感受，做相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理。

演講現(xiàn)場(chǎng)用的，就要全力服務(wù)于演講。多用圖表圖示，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看，一邊聽你講。演講、演示相得益彰，效果是最好的。這種情況下適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用特效、動(dòng)畫等功能，可以幫助你控制演講的節(jié)奏，也可以讓演示效果豐富多彩，有利于活躍演講氣氛。直接送去給別人閱讀的必須添加盡可能簡(jiǎn)潔但描述清晰的文字，以代替你的演講，引領(lǐng)讀者理解你的思路。整個(gè)和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨(dú)自閱讀PPT能“跟著你走”，理解你的意思。而在這種PPT面使用特效、動(dòng)畫就必須非常謹(jǐn)慎了。因?yàn)檫@些特效可能會(huì)讓閱讀者點(diǎn)鼠標(biāo)點(diǎn)得手指發(fā)酸，更可能讓件體積暴增，很難通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。三、邏清晰如前文所述潔”正是PPT能在“時(shí)間就是金的商業(yè)活動(dòng)中廣泛流行的原因。但為了追求簡(jiǎn)潔，我們很容易無意識(shí)地刪減了一些要點(diǎn)，受眾就“看不懂”。想保證要點(diǎn)齊全，就要建立清晰、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿?。有兩種方法是非常有效的。一是遵循幻燈片的結(jié)構(gòu)邏輯常一個(gè)PPT件包含10～30張幻燈片，不僅要包含封面頁、結(jié)束頁和內(nèi)容頁，還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。必須有章節(jié)頁各章節(jié)的封面)把不同階段的內(nèi)容劃分開，并呼應(yīng)目錄，保障整體連貫。結(jié)束頁之前，還要有總結(jié)頁，引領(lǐng)受眾回顧要點(diǎn)，切實(shí)留下深刻印象。每一個(gè)內(nèi)容頁，也必須嚴(yán)格遵守大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文、注……這樣的內(nèi)容層級(jí)結(jié)構(gòu)。而且結(jié)構(gòu)層次不宜太多，關(guān)系要么并列，要么遞進(jìn)。否則，不僅閱讀者會(huì)看暈，很可能你演講時(shí)自己都會(huì)講暈。二是運(yùn)用常見的分析法圖表。當(dāng)我們確實(shí)有一些避不開的復(fù)雜問題需要帶領(lǐng)聽眾共同分析時(shí)，這個(gè)辦法非常實(shí)用。商業(yè)場(chǎng)合常見的分析圖、矩陣分析圖等，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋找解決方案。采用這類圖表，就好像在算帳時(shí)掏出了計(jì)算器。演講者表述更方便，聽講者也很容易理解相信。四、美大方

演示就要漂亮”。這是很多朋友做時(shí)的想法。但我想這要求可能太高了。日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數(shù)。同樣，能具備足夠的美學(xué)修養(yǎng)把PPT做到“漂亮”的人也很少大家追求“漂亮結(jié)果卻往往是畫虎不成反類犬，得不償失。其實(shí)不必追求“漂亮”只要美觀大方就行了具體可以從色彩和布局兩方面著手。Office軟件的調(diào)色板里面有“標(biāo)準(zhǔn)色其實(shí)就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履，可能不會(huì)耀眼奪目，但絕對(duì)美觀大方。選用搭配色彩時(shí)，則可以參考的“配色方案。同一個(gè)配色方案”里面，差別較大的色適合用來標(biāo)示不同內(nèi)容近的顏色用來區(qū)分相近內(nèi)容如標(biāo)題用黑色，副標(biāo)題用灰色)。如果你覺得自己“審美疲勞”比較嚴(yán)重，那么，根據(jù)你要做的PPT內(nèi)容主題，參考仿學(xué)類似主題的、印刷品、廣告、網(wǎng)頁，也是一個(gè)很快捷的方法。但是切記：大多數(shù)優(yōu)秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學(xué)一頁完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點(diǎn)西扔一點(diǎn)，則很容易搞得不倫不類，適得其反。如果你覺得自己根本沒有“藝術(shù)細(xì)胞”那就不要在這方面浪費(fèi)時(shí)間找出你們公司的信紙，這通常就是最簡(jiǎn)潔明快，美觀大方的模版?zhèn)€人認(rèn)