第2講 溝通策略(電子郵件寫作) 講義 管理溝通 課件

溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對溝通進行策略性思考

策略溝通五大構(gòu)成要素：溝通者策略；溝通對象策略；信息策略；渠道選擇策略；文化背景策略。溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或1溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對溝通進行策略性思考

策略溝通五大構(gòu)成要素：溝通者策略；溝通對象策略；信息策略；渠道選擇策略；文化背景策略。溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對溝通進2Don’thastetowrite/type在開始寫電子郵件前，你需要首先！策略性思考！Don’thastetowrite/type在開始寫3一、溝通者策略明確溝通目標(biāo)選擇溝通形式你的可信度一、溝通者策略明確溝通目標(biāo)4明確溝通目標(biāo)作用：提高工作效率提高溝通效果種類：總體目標(biāo) 行動目標(biāo) 溝通目標(biāo)明確溝通目標(biāo)作用：5你的目標(biāo)是什么？你的目標(biāo)是什么？62.選擇合適的溝通形式一旦確定了溝通目標(biāo)，就需要選擇合適的形式達到那一目標(biāo)。不要指望能找到一個“正確”的形式，相反，你應(yīng)在適當(dāng)?shù)膱龊鲜褂眠m當(dāng)?shù)男问?，同時不要一直使用同一形式。2.選擇合適的溝通形式一旦確定了溝通目標(biāo)，就需要選擇合適7你所選擇的溝通形式是什么？Tell----Sell----Consult----Join你所選擇的溝通形式是什么？Tell----Sell----8敘述與說服當(dāng)你需要溝通對象向你學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。形式方法結(jié)果敘述敘述或解釋理解內(nèi)容說服勸說改變想法敘述與說服當(dāng)你需要溝通對象向你學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。形式方9何時使用敘述或說服形式？有足夠的信息不需要聽他人的意見、想法或補充需要或想要自己控制信息內(nèi)容何時使用敘述或說服形式？有足夠的信息10征詢與參與當(dāng)你需要向溝通對象學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。征詢形式含有一定的合作性——調(diào)查問卷參與形式則更具有合作性——頭腦風(fēng)暴法征詢與參與當(dāng)你需要向溝通對象學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。11何時使用征詢或參與形式？沒有足夠的信息需要聽他人的意見、想法或補充需要或想要溝通對象的全心投入并由他們提供信息內(nèi)容何時使用征詢或參與形式？沒有足夠的信息12目標(biāo)決定手段——溝通形式選擇目標(biāo)決定手段——溝通形式選擇133.可信度——他人對你的看法初始可信度后天可信度3.可信度——他人對你的看法初始可信度14影響可信度的因素與技巧影響可信度的因素與技巧15二、溝通對象策略他們是誰？他們了解什么？他們感覺如何？怎樣激發(fā)他們？二、溝通對象策略他們是誰？161.他們是誰？

主要對象次要對象守門人“意見領(lǐng)袖” 關(guān)鍵決策者依據(jù)關(guān)鍵決策者的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整信息內(nèi)容。1.他們是誰？主要對象17例：溝通者類型分析某公司召集相關(guān)人員討論拓展一新地區(qū)市場的可能性，由營銷部經(jīng)理報告經(jīng)過調(diào)查后撰寫的“開拓XXX地區(qū)市場的可行性分析”。參加人員有：總經(jīng)理主管營銷和生產(chǎn)的副總經(jīng)理財務(wù)、人事、研發(fā)部門、客服部門經(jīng)理總經(jīng)理助理、公司行政辦主任營銷部全體職員對于營銷部經(jīng)理而言，分析以上與會者屬于哪一種類型！例：溝通者類型分析某公司召集相關(guān)人員討論拓展一新地區(qū)市場的18怎樣了解你的溝通對象站在聽眾（讀者）的立場上，想象自己是其中的一員。！換位思考！逐一分析整體分析(分組分析)怎樣了解你的溝通對象站在聽眾（讀者）的立場上，想象自己是其19人際風(fēng)格分類——見什么人說什么話內(nèi)向外向被動主動分析型支配型和藹型表現(xiàn)型人際風(fēng)格分類——見什么人說什么話內(nèi)向外向被動主動分析型支配型20選擇與溝通對象接近的方式類型1——分析型

在決策的過程中果斷性非常的弱，感情流露也非常的少，說話非常羅嗦，問了許多細(xì)節(jié)仍然不做決定。

類型2——和藹型

感情流露很多，喜怒哀樂都會流露出來；總是微笑著去看著你，但是說話很慢，表達的也很慢。

類型3——表達型

感情外露，做事非常的果斷、直接，熱情、有幽默感、活躍、動作非常的多，而且非常地夸張；在說話的過程中，往往會借助一些動作來表達他的意思。

類型4——支配型

感情不外露，但是做事非常的果斷，總喜歡指揮你，命令你。

只有很好的了解了這四種類型人的特征，并且采用與他相似的溝通方法，和他溝通的時候我們就可以得到一個更好的結(jié)果選擇與溝通對象接近的方式類型1——分析型

在決策的過程中212.他們了解什么？

有多少背景資料是聽眾（讀者）需要了解的？他們需要了解的新信息有哪些？他們的期望與偏好是什么？2.他們了解什么？有多少背景資料是聽眾（讀者）需要了解的？223.他們感覺如何？

溝通對象的情感態(tài)度如何？溝通對象對你的信息感興趣的程度如何？他們可能的意見傾向？你所要求的行動對溝通對象來說，是否容易做到？3.他們感覺如何？溝通對象的情感態(tài)度如何？23溝通對象的情感態(tài)度他們的現(xiàn)狀是什么樣的？對于你的信息他們會產(chǎn)生什么樣的情感態(tài)度？溝通對象的情感態(tài)度他們的現(xiàn)狀是什么樣的？24溝通對象信息感興趣的程度興趣較高

若聽眾（讀者）興趣程度較高，即可直奔主題，不必多花時間以喚起他們的興趣。

興趣較低 可考慮運用征詢意見或共同參與的模式溝通要使信息盡可能簡單明了。對于那些興趣較低溝通對象，應(yīng)及時對他們的意見變更作出反應(yīng)。溝通對象信息感興趣的程度興趣較高25溝通對象的意見傾向正面或中立

若他們持正面或中立態(tài)度，只需強調(diào)信息中的利益部分以加強他們的信念。反面的將要求限制到可能范圍內(nèi)最小的程度對預(yù)期的反對意見作出回應(yīng)。先列出聽眾（讀者）可能同意的幾個觀點。令他們首先同意問題確實存在，然后解決該問題。可能聽到強烈的反對意見

無論聽眾（讀者）本身個人傾向如何，若他們更易為反對意見所左右，則可以通過列舉反對意見，陳述駁斥理由，向聽眾（讀者）“灌輸”駁斥性論證。溝通對象的意見傾向正面或中立26行動方案對溝通對象來說是否容易做到難易程度

無論是難是易，一定要表現(xiàn)出這一行動將有助于聽眾（讀者）的利益和信念。過于艱難將行動細(xì)分為極小的要求盡可能簡化步驟提供可供遵循的檢查清單。行動方案對溝通對象來說是否容易做到難易程度274.如何激發(fā)他們？

能通過溝通對象的利益進行激發(fā)嗎？能通過可信度激發(fā)溝通對象嗎？能通過信息結(jié)構(gòu)來激發(fā)溝通對象嗎？4.如何激發(fā)他們？能通過溝通對象的利益進行激發(fā)嗎？28通過溝通對象的利益進行激發(fā)具體好處事業(yè)發(fā)展與完成任務(wù)過程中的利益自我利益團體利益視溝通對象的偏好進行強調(diào)!通過溝通對象的利益進行激發(fā)具體好處29通過可信度激發(fā)溝通對象“共同價值觀”的可信度與“共同出發(fā)點”技巧良好意愿可信度與“互惠”技巧地位可信度與懲罰的技巧通過可信度激發(fā)溝通對象“共同價值觀”的可信度與“共同出發(fā)點”30通過信息結(jié)構(gòu)來激發(fā)溝通對象開場白強調(diào)對溝通對象的有益之處讓溝通對象相信有問題需要解決解釋為什么與溝通對象相關(guān)溝通內(nèi)容雙向并舉循序漸進開門見山免疫預(yù)防結(jié)尾簡化行動步驟再次強調(diào)對溝通對象的有益之處通過信息結(jié)構(gòu)來激發(fā)溝通對象開場白31電子郵件溝通——作業(yè)講評值得肯定的地方：存在的主要問題：Email格式有欠規(guī)范——地址欄/抄送欄、主題欄、正文、簽名。主題信息內(nèi)容不相關(guān)、不具體、不豐富正文沒有分段或段落過長，結(jié)構(gòu)不清晰是否采用間接方式“我”不重要過多復(fù)制通知原文稱謂不恰當(dāng)缺少換位思考——強調(diào)對方受益電子郵件溝通——作業(yè)講評值得肯定的地方：32$$$...$@###.###隨著因特網(wǎng)應(yīng)用的普及應(yīng)用，電子郵件已經(jīng)成為管理與商務(wù)溝通的重要技能，并且對于企業(yè)內(nèi)、外部溝通成敗的影響日益顯著。$$$...$@###.###隨著因特網(wǎng)應(yīng)用的普及應(yīng)用，電子33電子郵件格式使用outlookexpress電子郵件格式使用outlookexpress34正確拼寫電子郵件地址格式；注意大小寫要求；建立通訊簿；利用群發(fā)功能。正確拼寫電子郵件地址格式；35小心使用抄送功能不要濫用抄送功能，否則收件人會以處理垃圾郵件的方式一刪了之。小心使用抄送功能不要濫用抄送功能，否則收件人會以處理垃圾郵36主題欄寫作技巧用準(zhǔn)確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容。主題要具體；如果要求讀者有所行動，盡量使用動賓結(jié)構(gòu)短語；謹(jǐn)慎使用“緊急”字樣，除非的確如此，否則人們不會太重視。主題欄寫作技巧用準(zhǔn)確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容37使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓(xùn)”“辦公自動化項目”“請求重新安排管理溝通培訓(xùn)時間”“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”即使別人并沒有閱讀郵件的全文，這些稍長一些的句子本身就有溝通效果，千萬不要忽略這一簡單而有用的技巧。使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓(xùn)”38簽名這是你電子郵件上的“頭銜”，通常只有幾行字，它將出現(xiàn)在你所發(fā)每條信息的底部。簽名應(yīng)包括：你的姓名、頭銜、電子郵件地址、公司名稱、電話、傳真與公司/個人網(wǎng)址。簽名這是你電子郵件上的“頭銜”，通常只有幾行字，它將出現(xiàn)在你39簽名的設(shè)計與導(dǎo)入使用outlookexpress使用foxmail其他郵件程序簽名的設(shè)計與導(dǎo)入使用outlookexpress40縮略詞（英文）縮略詞（英文）41我的心情你可懂——表情符號表情符號——emoticon

我的心情你可懂——表情符號表情符號——emoticon42原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號可能使寫作變得很方便，但是，除非你知道讀者看得懂并且接受這些符號，否則不要使用它們。你也許是網(wǎng)絡(luò)專家并且對于各種專業(yè)術(shù)語和字符圖釋了如指掌，可是不要假設(shè)收件人和你一樣專業(yè)。原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號可能使寫作變得很43簡短盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。如果不能簡短，就要預(yù)先說明結(jié)構(gòu)。在讀者第一屏所看到的內(nèi)容中，概述你的信息，并通過列出各部分標(biāo)題的形式說明結(jié)構(gòu)。這可以使讀者迅速轉(zhuǎn)向他們感興趣的部分。簡短盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。44采用適合“快速瀏覽”的排版采用標(biāo)題在每一個要點開始時加入標(biāo)題或小標(biāo)題。采用列表和排版標(biāo)題全部采用大寫字母，或者采用短線標(biāo)示要點。將信息分成較短的部分采用短線標(biāo)示、較短的句子與較短的段落，在段落之間增加空行能增加一些空白。采用適合“快速瀏覽”的排版采用標(biāo)題45使用強調(diào)工具（當(dāng)郵件系統(tǒng)僅支持字符）

使用強調(diào)工具（當(dāng)郵件系統(tǒng)僅支持字符）46改變回復(fù)郵件中的主題行你回復(fù)的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不一樣，所以，如果能夠的話，就變一下主題行?！耙髸h改期”——〉“會議改期至4月3日”；“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”——〉“我被說服了，同意實施辦公自動化項目”。“請假”——〉“批準(zhǔn)度假申請”改變回復(fù)郵件中的主題行你回復(fù)的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不47小心使用附件功能附件越大，下載時間就越長，占用收件人電腦空間就越多?？紤]郵件服務(wù)器對附件大小的限制。小心使用附件功能附件越大，下載時間就越長，占用收件人電腦空48慎用群發(fā)功能！大多數(shù)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)都能使你同時給組織中的每個成員發(fā)送信息，使用這種便利條件一定要謹(jǐn)慎。首先想一下，然后再決定哪些人真正需要這些信息。這樣你不僅能節(jié)省別人的時間，又能防止在這些瑣事中泄露重要信息。慎用群發(fā)功能！大多數(shù)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)都能使你同時給組織中的每49避免電子郵件超載電子郵件使用得當(dāng)，能幫助你提高工作效率，節(jié)省時間。然而它的便捷可能會讓人使用過度，人們往往會花費太多的時間編輯。發(fā)送、檢查和閱讀信息。避免電子郵件超載電子郵件使用得當(dāng)，能幫助你提高工作效率，節(jié)省50電子郵件浪費大量寶貴時間美國一項最新研究顯示，企業(yè)員工平均一天要用一個多小時的時間來收閱電子郵件，而其中有34％的電子郵件所包含的信息對于員工做好自己的工作沒有任何幫助。進行這項調(diào)查的Gartner集團副總裁尼爾·麥克唐納德說：“這個調(diào)查結(jié)果令我們感到十分震驚，它說明收閱電子郵件的三分之一的時間完全是浪費了的?！?/p>

電子郵件浪費大量寶貴時間美國一項最新研究顯示，企業(yè)員工平均51電子郵件適用場合電子郵件適合傳遞事實、建議等信息，而不適合傳遞情感。電子郵件適合傳遞一般性或公開性信息，不適合傳遞機密性或隱私性信息。電子郵件適用場合電子郵件適合傳遞事實、建議等信息，而不適合傳52不要發(fā)送私人或者機密郵件即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍然可以訪問硬盤上備份的信息。在你發(fā)送以前，仔細(xì)考慮如果別人（比如老板）看到這封信會發(fā)生什么情況。不要發(fā)送私人或者機密郵件即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和53E-mail的法律地位在反壟斷案中，微軟公司職員四年前所發(fā)的郵件被拿出來作為反對那家公司的證據(jù)。在美國，電子郵件經(jīng)常用于離婚案和聽證會上。MonicaLewinsky與LindaTripp之間的電子郵件被由于法院聽證會。E-mail的法律地位在反壟斷案中，微軟公司職員四年前所發(fā)的54電子郵件使用要點發(fā)送電子郵件前作短暫停頓：檢查拼寫、措辭，是否加上必要的附件，甚至重新考慮是否應(yīng)該發(fā)送。每天留出一定的時間檢查電子郵件。電子郵件應(yīng)歸檔整理。改變回復(fù)郵件中的主題行。如果別人沒有立即回復(fù)電子郵件，不要重新發(fā)送信息。如果消息非常緊迫，發(fā)送電子郵件后緊接著再打一個電話，或提前通知收件人。電子郵件使用要點發(fā)送電子郵件前作短暫停頓：檢查拼寫、措辭，是55管理（商務(wù)）溝通首要原則！效率第一！內(nèi)部管理的首要追求按時保質(zhì)完成工作任務(wù)，進而有力保障企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)。管理（商務(wù)）溝通首要原則！效率第一！56作業(yè)-1參考答案李總您好：

申請派人參加“病毒防范與網(wǎng)絡(luò)信息安全管理高級培訓(xùn)班”……作業(yè)-1參考答案57電子郵件溝通實例在策略和郵件格式上，應(yīng)該如何改進以達到目的。張三的郵件電子郵件溝通實例在策略和郵件格式上，應(yīng)該如何改進以達到目的。58作業(yè)2(1)針對你的目標(biāo)職位（自選），撰寫一份個人簡歷。作業(yè)2(1)針對你的目標(biāo)職位（自選），撰寫一份59第二講內(nèi)容回顧主要目的內(nèi)容梗概第二講內(nèi)容回顧主要目的60溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對溝通進行策略性思考

策略溝通五大構(gòu)成要素：溝通者策略；溝通對象策略；信息策略；渠道選擇策略；文化背景策略。溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或61溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對溝通進行策略性思考

策略溝通五大構(gòu)成要素：溝通者策略；溝通對象策略；信息策略；渠道選擇策略；文化背景策略。溝通策略為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說話之前對溝通進62Don’thastetowrite/type在開始寫電子郵件前，你需要首先！策略性思考！Don’thastetowrite/type在開始寫63一、溝通者策略明確溝通目標(biāo)選擇溝通形式你的可信度一、溝通者策略明確溝通目標(biāo)64明確溝通目標(biāo)作用：提高工作效率提高溝通效果種類：總體目標(biāo) 行動目標(biāo) 溝通目標(biāo)明確溝通目標(biāo)作用：65你的目標(biāo)是什么？你的目標(biāo)是什么？662.選擇合適的溝通形式一旦確定了溝通目標(biāo)，就需要選擇合適的形式達到那一目標(biāo)。不要指望能找到一個“正確”的形式，相反，你應(yīng)在適當(dāng)?shù)膱龊鲜褂眠m當(dāng)?shù)男问?，同時不要一直使用同一形式。2.選擇合適的溝通形式一旦確定了溝通目標(biāo)，就需要選擇合適67你所選擇的溝通形式是什么？Tell----Sell----Consult----Join你所選擇的溝通形式是什么？Tell----Sell----68敘述與說服當(dāng)你需要溝通對象向你學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。形式方法結(jié)果敘述敘述或解釋理解內(nèi)容說服勸說改變想法敘述與說服當(dāng)你需要溝通對象向你學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。形式方69何時使用敘述或說服形式？有足夠的信息不需要聽他人的意見、想法或補充需要或想要自己控制信息內(nèi)容何時使用敘述或說服形式？有足夠的信息70征詢與參與當(dāng)你需要向溝通對象學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。征詢形式含有一定的合作性——調(diào)查問卷參與形式則更具有合作性——頭腦風(fēng)暴法征詢與參與當(dāng)你需要向溝通對象學(xué)習(xí)時，就使用這類形式。71何時使用征詢或參與形式？沒有足夠的信息需要聽他人的意見、想法或補充需要或想要溝通對象的全心投入并由他們提供信息內(nèi)容何時使用征詢或參與形式？沒有足夠的信息72目標(biāo)決定手段——溝通形式選擇目標(biāo)決定手段——溝通形式選擇733.可信度——他人對你的看法初始可信度后天可信度3.可信度——他人對你的看法初始可信度74影響可信度的因素與技巧影響可信度的因素與技巧75二、溝通對象策略他們是誰？他們了解什么？他們感覺如何？怎樣激發(fā)他們？二、溝通對象策略他們是誰？761.他們是誰？

主要對象次要對象守門人“意見領(lǐng)袖” 關(guān)鍵決策者依據(jù)關(guān)鍵決策者的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整信息內(nèi)容。1.他們是誰？主要對象77例：溝通者類型分析某公司召集相關(guān)人員討論拓展一新地區(qū)市場的可能性，由營銷部經(jīng)理報告經(jīng)過調(diào)查后撰寫的“開拓XXX地區(qū)市場的可行性分析”。參加人員有：總經(jīng)理主管營銷和生產(chǎn)的副總經(jīng)理財務(wù)、人事、研發(fā)部門、客服部門經(jīng)理總經(jīng)理助理、公司行政辦主任營銷部全體職員對于營銷部經(jīng)理而言，分析以上與會者屬于哪一種類型！例：溝通者類型分析某公司召集相關(guān)人員討論拓展一新地區(qū)市場的78怎樣了解你的溝通對象站在聽眾（讀者）的立場上，想象自己是其中的一員。！換位思考！逐一分析整體分析(分組分析)怎樣了解你的溝通對象站在聽眾（讀者）的立場上，想象自己是其79人際風(fēng)格分類——見什么人說什么話內(nèi)向外向被動主動分析型支配型和藹型表現(xiàn)型人際風(fēng)格分類——見什么人說什么話內(nèi)向外向被動主動分析型支配型80選擇與溝通對象接近的方式類型1——分析型

在決策的過程中果斷性非常的弱，感情流露也非常的少，說話非常羅嗦，問了許多細(xì)節(jié)仍然不做決定。

類型2——和藹型

感情流露很多，喜怒哀樂都會流露出來；總是微笑著去看著你，但是說話很慢，表達的也很慢。

類型3——表達型

感情外露，做事非常的果斷、直接，熱情、有幽默感、活躍、動作非常的多，而且非常地夸張；在說話的過程中，往往會借助一些動作來表達他的意思。

類型4——支配型

感情不外露，但是做事非常的果斷，總喜歡指揮你，命令你。

只有很好的了解了這四種類型人的特征，并且采用與他相似的溝通方法，和他溝通的時候我們就可以得到一個更好的結(jié)果選擇與溝通對象接近的方式類型1——分析型

在決策的過程中812.他們了解什么？

有多少背景資料是聽眾（讀者）需要了解的？他們需要了解的新信息有哪些？他們的期望與偏好是什么？2.他們了解什么？有多少背景資料是聽眾（讀者）需要了解的？823.他們感覺如何？

溝通對象的情感態(tài)度如何？溝通對象對你的信息感興趣的程度如何？他們可能的意見傾向？你所要求的行動對溝通對象來說，是否容易做到？3.他們感覺如何？溝通對象的情感態(tài)度如何？83溝通對象的情感態(tài)度他們的現(xiàn)狀是什么樣的？對于你的信息他們會產(chǎn)生什么樣的情感態(tài)度？溝通對象的情感態(tài)度他們的現(xiàn)狀是什么樣的？84溝通對象信息感興趣的程度興趣較高

若聽眾（讀者）興趣程度較高，即可直奔主題，不必多花時間以喚起他們的興趣。

興趣較低 可考慮運用征詢意見或共同參與的模式溝通要使信息盡可能簡單明了。對于那些興趣較低溝通對象，應(yīng)及時對他們的意見變更作出反應(yīng)。溝通對象信息感興趣的程度興趣較高85溝通對象的意見傾向正面或中立

若他們持正面或中立態(tài)度，只需強調(diào)信息中的利益部分以加強他們的信念。反面的將要求限制到可能范圍內(nèi)最小的程度對預(yù)期的反對意見作出回應(yīng)。先列出聽眾（讀者）可能同意的幾個觀點。令他們首先同意問題確實存在，然后解決該問題?？赡苈牭綇娏业姆磳σ庖?/p>

無論聽眾（讀者）本身個人傾向如何，若他們更易為反對意見所左右，則可以通過列舉反對意見，陳述駁斥理由，向聽眾（讀者）“灌輸”駁斥性論證。溝通對象的意見傾向正面或中立86行動方案對溝通對象來說是否容易做到難易程度

無論是難是易，一定要表現(xiàn)出這一行動將有助于聽眾（讀者）的利益和信念。過于艱難將行動細(xì)分為極小的要求盡可能簡化步驟提供可供遵循的檢查清單。行動方案對溝通對象來說是否容易做到難易程度874.如何激發(fā)他們？

能通過溝通對象的利益進行激發(fā)嗎？能通過可信度激發(fā)溝通對象嗎？能通過信息結(jié)構(gòu)來激發(fā)溝通對象嗎？4.如何激發(fā)他們？能通過溝通對象的利益進行激發(fā)嗎？88通過溝通對象的利益進行激發(fā)具體好處事業(yè)發(fā)展與完成任務(wù)過程中的利益自我利益團體利益視溝通對象的偏好進行強調(diào)!通過溝通對象的利益進行激發(fā)具體好處89通過可信度激發(fā)溝通對象“共同價值觀”的可信度與“共同出發(fā)點”技巧良好意愿可信度與“互惠”技巧地位可信度與懲罰的技巧通過可信度激發(fā)溝通對象“共同價值觀”的可信度與“共同出發(fā)點”90通過信息結(jié)構(gòu)來激發(fā)溝通對象開場白強調(diào)對溝通對象的有益之處讓溝通對象相信有問題需要解決解釋為什么與溝通對象相關(guān)溝通內(nèi)容雙向并舉循序漸進開門見山免疫預(yù)防結(jié)尾簡化行動步驟再次強調(diào)對溝通對象的有益之處通過信息結(jié)構(gòu)來激發(fā)溝通對象開場白91電子郵件溝通——作業(yè)講評值得肯定的地方：存在的主要問題：Email格式有欠規(guī)范——地址欄/抄送欄、主題欄、正文、簽名。主題信息內(nèi)容不相關(guān)、不具體、不豐富正文沒有分段或段落過長，結(jié)構(gòu)不清晰是否采用間接方式“我”不重要過多復(fù)制通知原文稱謂不恰當(dāng)缺少換位思考——強調(diào)對方受益電子郵件溝通——作業(yè)講評值得肯定的地方：92$$$...$@###.###隨著因特網(wǎng)應(yīng)用的普及應(yīng)用，電子郵件已經(jīng)成為管理與商務(wù)溝通的重要技能，并且對于企業(yè)內(nèi)、外部溝通成敗的影響日益顯著。$$$...$@###.###隨著因特網(wǎng)應(yīng)用的普及應(yīng)用，電子93電子郵件格式使用outlookexpress電子郵件格式使用outlookexpress94正確拼寫電子郵件地址格式；注意大小寫要求；建立通訊簿；利用群發(fā)功能。正確拼寫電子郵件地址格式；95小心使用抄送功能不要濫用抄送功能，否則收件人會以處理垃圾郵件的方式一刪了之。小心使用抄送功能不要濫用抄送功能，否則收件人會以處理垃圾郵96主題欄寫作技巧用準(zhǔn)確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容。主題要具體；如果要求讀者有所行動，盡量使用動賓結(jié)構(gòu)短語；謹(jǐn)慎使用“緊急”字樣，除非的確如此，否則人們不會太重視。主題欄寫作技巧用準(zhǔn)確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容97使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓(xùn)”“辦公自動化項目”“請求重新安排管理溝通培訓(xùn)時間”“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”即使別人并沒有閱讀郵件的全文，這些稍長一些的句子本身就有溝通效果，千萬不要忽略這一簡單而有用的技巧。使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓(xùn)”98簽名這是你電子郵件上的“頭銜”，通常只有幾行字，它將出現(xiàn)在你所發(fā)每條信息的底部。簽名應(yīng)包括：你的姓名、頭銜、電子郵件地址、公司名稱、電話、傳真與公司/個人網(wǎng)址。簽名這是你電子郵件上的“頭銜”，通常只有幾行字，它將出現(xiàn)在你99簽名的設(shè)計與導(dǎo)入使用outlookexpress使用foxmail其他郵件程序簽名的設(shè)計與導(dǎo)入使用outlookexpress100縮略詞（英文）縮略詞（英文）101我的心情你可懂——表情符號表情符號——emoticon

我的心情你可懂——表情符號表情符號——emoticon102原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號可能使寫作變得很方便，但是，除非你知道讀者看得懂并且接受這些符號，否則不要使用它們。你也許是網(wǎng)絡(luò)專家并且對于各種專業(yè)術(shù)語和字符圖釋了如指掌，可是不要假設(shè)收件人和你一樣專業(yè)。原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號可能使寫作變得很103簡短盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。如果不能簡短，就要預(yù)先說明結(jié)構(gòu)。在讀者第一屏所看到的內(nèi)容中，概述你的信息，并通過列出各部分標(biāo)題的形式說明結(jié)構(gòu)。這可以使讀者迅速轉(zhuǎn)向他們感興趣的部分。簡短盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。104采用適合“快速瀏覽”的排版采用標(biāo)題在每一個要點開始時加入標(biāo)題或小標(biāo)題。采用列表和排版標(biāo)題全部采用大寫字母，或者采用短線標(biāo)示要點。將信息分成較短的部分采用短線標(biāo)示、較短的句子與較短的段落，在段落之間增加空行能增加一些空白。采用適合“快速瀏覽”的排版采用標(biāo)題105使用強調(diào)工具（當(dāng)郵件系統(tǒng)僅支持字符）

使用強調(diào)工具（當(dāng)郵件系統(tǒng)僅支持字符）106改變回復(fù)郵件中的主題行你回復(fù)的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不一樣，所以，如果能夠的話，就變一下主題行。“要求會議改期”——〉“會議改期至4月3日”；“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”——〉“我被說服了，同意實施辦公自動化項目”?！罢埣佟薄怠芭鷾?zhǔn)度假申請”改變回復(fù)郵件中的主題行你回復(fù)的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不107小心使用附件功能附件越大，下載時間就越長，占用收件人電腦空間就越多。考慮郵件服務(wù)器對附件大小的限制。小心使用附件功能附件越大，下載時間就越長，占用收件人電腦空108慎用群發(fā)功能！大多數(shù)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)都能使你同時給組織中的每個成員發(fā)送信息，使用這種便利條件一定要謹(jǐn)慎。首先想一下，然后再決定哪些人真正需要這些信息。這樣你不僅能節(jié)省別人的時間，又能防止在這些瑣事中泄露重