總經(jīng)理助理的角色與功能

總經(jīng)理助理的角色與功能廣東**集團(tuán)**一、前言

企業(yè)在規(guī)模很小的時候，基于用人精簡的原則下，每個人都是身兼數(shù)職，不過不管身兼幾職，我們只探討其工作內(nèi)容，因為只有做對的事情，才能發(fā)揮功效并對公司有實質(zhì)的利益。因為一個公司能夠成功，一定是執(zhí)行了最關(guān)鍵的幾項核心事務(wù)，至于用何種方式執(zhí)行，那是工作負(fù)荷與派工的問題。不過當(dāng)公司規(guī)模越來越大,為應(yīng)付日益增加的工作負(fù)荷，助理人數(shù)也就越來越多，職務(wù)也就越分越細(xì)，這也是不得已的情形。許多的中小企業(yè)，在成長到某一規(guī)模時，總經(jīng)理都會由其助理處理相關(guān)事情，或是協(xié)調(diào)各部門間的沖突。此時，總經(jīng)理的助理最讓人困擾的是，他的角色是什么?如果說是處理總經(jīng)理所交代的事，那總經(jīng)理沒交代時，是不是變成沒事做呢?那么他到底固定的工作是什么呢?如果說只是協(xié)調(diào)各部門間的沖突，那要是沒有沖突的時候，怎么辦呢?助理之所以很難培養(yǎng)的原因也就在于此。有時遇到公司要精簡人事時，助理可能是所有人的箭靶，因為有沒有他們好象沒有關(guān)系。但是，許多公司有總經(jīng)理助理卻又是一個不爭的事實，因此我們要從一個經(jīng)營管理的角度出發(fā)，來理清這件事情并說明助理的角色與定位，希望對許多從事助理工作性質(zhì)的人能有所幫助。二、助理產(chǎn)生的過程

當(dāng)總經(jīng)理在全公司性的問題上，需要有人去協(xié)調(diào)、或是修訂相關(guān)規(guī)定時，此時可能派管理部門的主管去處理，不過大多數(shù)的中小企業(yè)，因主管學(xué)經(jīng)歷的問題，往往總經(jīng)理想要找一位學(xué)經(jīng)歷較佳的助理，因此許多的情況下，總經(jīng)理都是由一人助理開始的。開始可能是人事制度的問題，也可能是總務(wù)、公關(guān)、招募等等工作，反正老板交代的，就得負(fù)責(zé)執(zhí)行。遇到調(diào)薪、績效獎金辦法要修改的問題，當(dāng)然還是交代總經(jīng)理的助理去處理。其實這個過程透露的訊息是，一個企業(yè)在成長過程中，時常會需要修改其制度，以滿足經(jīng)營管理的需求，這時助理人員就是解決這些問題最好的窗口與辦法的提出者。另外，隨著企業(yè)規(guī)模的改變，一些作業(yè)流程也需要調(diào)整以因應(yīng)環(huán)境所需，但是如果沒有一位中間的協(xié)調(diào)人員，主管自己實在沒有時間與精神去改善，因此為了不讓企業(yè)的問題一直存在，也需要助理人員去做這一項工作。

例如，營業(yè)部門在訂單的處理流程上，與制造部門一直配合不好，一方認(rèn)為交期不準(zhǔn)而影響產(chǎn)品的交期，使公司的信譽受損，而制造部門一直認(rèn)為營業(yè)部門時常變更規(guī)格或是縮短交期或是增加數(shù)量，徒然讓制造部門生產(chǎn)排程混亂而已。就這樣吵來吵去也不是辦法。此時總經(jīng)理可能會交代助理去協(xié)調(diào)兩個部門的作業(yè)流程，并將之合理化，訂出游戲規(guī)則，使雙方的權(quán)責(zé)分明，這類的問題或許可以減少一些。漸漸地，找不到人負(fù)責(zé)的項目，就找總經(jīng)理的助理負(fù)責(zé)，想申請什么獎項，也找助理、對外公關(guān)也找助理。許多總經(jīng)理的助理就這樣從一人開始，漸漸地人數(shù)越來越多，最后依不同的機能分成許多組。也因為這樣的緣故，許多助理并未曾主動規(guī)劃助理單位應(yīng)有機能，而是每年都在處理公司異常的事務(wù)，等到總經(jīng)理交代的事情變少時，助理真的會變成“無聊”的一群人了。也怪不得要裁員時，直接部門常常會將箭頭指向助理單位。所以，常外出參觀公司、研討會，可能是最常用來消磨時間的方法，一個助理單位最尷尬的情形莫過于此了。要不然就是推動一些自己認(rèn)為或有興趣的項目，如果推動手法又不佳，則又將搞得天怒人怨。如果總經(jīng)理的各級主管只忙于自己的事務(wù)(可能是老板交代的)，這時其底下的助理人員，可說是處于自生自滅的狀態(tài)，這也可解釋許多助理很難培訓(xùn)的原因。試想，在漫無目的的過程中，有哪個助理可以看見自己的未來呢?哪個年輕的助理人員愿意就這樣一直呆下去呢?在其它機能明確的單位，例如營業(yè)、品保、研發(fā)或是生產(chǎn)部門，待久了，說不定還能學(xué)到一些基本技能，但是在助理單位，如果沒有清楚的工作職責(zé)，在沒有清楚的工作目標(biāo)與項目下，能力與經(jīng)驗可能會原地踏步的。這也是我們看到許多從事助理工作的人員，時常異動的原因。也因此我們看到助理人員除了年紀(jì)的增長之外，職務(wù)上獲得晉升的機會也比較少的一個原因。許多助理人員抱怨升遷機會不多，關(guān)鍵大多在這個地方。但是為了讓助理人員學(xué)東西，就可以一直推動許多項目嗎?關(guān)于這一點要很小心，因為所推的項目如果沒有和公司的經(jīng)營理念結(jié)合，單純只是為了推項目而進(jìn)行項目，最終對助理人員會產(chǎn)生許多的挫折感，最后可能還是讓助理人員跑掉。三、助理的定位與職責(zé)

當(dāng)組織規(guī)模越來越大，員工人數(shù)越來越多的時候，不只總經(jīng)理有助理，各部門或處，也會有助理，漸漸地，全公司助理人員越來越多，如果再加上公司推動許多項目，例如

ISO、TPM、TQC、QCC、提案制度、目標(biāo)管理等等，許多公司一不小心，間接人員一下子就會多出好多。這在景氣好的時候，還感覺不出來，一碰到業(yè)務(wù)差的時候，助理人數(shù)隨即變成許多人攻擊的箭靶。因為直接生產(chǎn)人員需要多少人，與生產(chǎn)規(guī)模息息相關(guān)，只要產(chǎn)能需要多少，大約可估算出直接需要的人力，但是能夠評估間接人員所需人數(shù)是否合理的人事單位恐怕不多。當(dāng)各部門有自己的助理人員，總經(jīng)理也有助理人員的時候，這些人員的工作定位有何區(qū)別呢?

（一）助理理的工作種種類與層次次從前面所提提有關(guān)助理理的產(chǎn)生過過程，我們們得知總經(jīng)經(jīng)理的助理理一開始是是以解決現(xiàn)現(xiàn)有人事、、總務(wù)、生生管、行銷銷、營業(yè)管管理等等這這些領(lǐng)域相相關(guān)的疑難難雜癥；例例如人事規(guī)規(guī)定、獎懲懲辦法、獎獎金辦法、、生產(chǎn)效率率分析?；蚧蚴峭苿右灰恍╉椖?，，例如5S、提案改善、、目標(biāo)管理理、申請xx獎，反正找找不到專責(zé)責(zé)人員負(fù)責(zé)責(zé)的都丟到到總經(jīng)理的的助理來處處理。這些些工作項目目的層次，，如果從職職等設(shè)定的的角度來看看，其層次次涵蓋從二二職等到七七職的工作作不等(如果以基層層到總經(jīng)理理有十個職職等為例)，這樣一個個高低差異異這么大的的工作范圍圍，也難怪怪許多公司司無法規(guī)劃劃的很好，，公司規(guī)模模小一點的的話，更沒沒有專屬助助理，都是是由相關(guān)主主管兼著做做(例如管理部部主管、總總務(wù)主管)，要談培養(yǎng)養(yǎng)經(jīng)營管理理助理實屬屬不易。但是，規(guī)規(guī)模一大就就轉(zhuǎn)好了嗎嗎?其實不然，，因為亂亂久了，也也就習(xí)慣，，連應(yīng)有的的核心業(yè)務(wù)務(wù)，都會模模糊掉了，，因此如果果沒有重新新理清主要要職責(zé)與定定位，再多多的助理，，還是會一一團(tuán)遭。讓讓我們看這這樣一則對對話：甲：看你好好象很忙，，你們助理理的主要職職責(zé)是什么么?乙：什么都都干?。》捶凑际且灰恍]人要要做的事，，或是老板板交代的事事。甲：公司如如果沒有你你，有什么么關(guān)系？因因為沒人管管的事應(yīng)該該就不重要要了嘛！乙：好象是是喔！因為為有時事情情少的時候候，自己真真的不知道道應(yīng)該干什什么才好，，所以只好好拼命參加加研討會，，或是上網(wǎng)網(wǎng)逛逛，假假裝在找資資料的樣子子，以免在在公司讓人人覺得是””宮本美黛黛子”。甲：這樣說說來，你們們真幸福，，沒人管你你們。乙：好象是是喔！不過過這樣不是是在浪費生生命嗎?甲：說的也也是，不過過助理真的的沒有主要要的職責(zé)嗎嗎?如果有一天天助理也需需要被績效效考核，那那你們逃得得掉嗎?你要拿出什什么成績來來交代呢?乙：我想不不用等到那那一天吧??！因為自己己會先溜…這樣子的對對話，聽聽起來來可能會有有許多人相相當(dāng)熟悉。。如果主要要職責(zé)沒有事事先厘清，，應(yīng)該有許許多人會面面臨如上的的情形。我我個人認(rèn)為總經(jīng)理的的助理主要要是協(xié)助總總經(jīng)理經(jīng)營營與管理公公司。經(jīng)營營的重點在于一些些前瞻性的的規(guī)劃與執(zhí)執(zhí)行；而管管理則是維維持公司基基本的水準(zhǔn)。任何工工作都應(yīng)該該在這個領(lǐng)領(lǐng)域內(nèi)，否否則就是不不務(wù)正業(yè)。。（二）助理的的定位與職職責(zé)從前面的說說明可知，，助理初期期以協(xié)助管管理為主，，發(fā)展到后后面應(yīng)該以以協(xié)助經(jīng)營營為主，而而當(dāng)各部門門漸漸有助助理人員時時，管理的的部分，則則逐漸轉(zhuǎn)給給各部門的的助理人員員。這樣才才不會出現(xiàn)到處都是是助理，功功能或角色色卻互相沖沖突。以下我以總總經(jīng)理最常常見的機能能“經(jīng)營管管理”為例例，說明這這個機能的的基本定位位與職責(zé)，，這樣比較較容易明白白核心業(yè)務(wù)務(wù)是什么。。1、中長期期經(jīng)營方針針及策略規(guī)規(guī)劃這里所說的的“中長期期經(jīng)營方針針及策略規(guī)規(guī)劃”，對對經(jīng)營管理理助理來講講，指的是是要用什么么方法來讓讓這件事情情在公司內(nèi)內(nèi)有系統(tǒng)的的運作著。。這個責(zé)任任就落在經(jīng)經(jīng)營管理助助理的身上上。因為許許多經(jīng)營方方針的調(diào)整整與策略規(guī)規(guī)劃，并非非只是提個個計劃案即即可成行，，這中間需需要經(jīng)營團(tuán)團(tuán)隊形成共共識后才能能付之執(zhí)行行。因此經(jīng)營管管理助理需需要在公司司中，建立立一個討論論中長期經(jīng)經(jīng)營方針及及策略規(guī)劃劃的程序及及方法，讓讓公司的高高階經(jīng)營干干部養(yǎng)成一個共共同討論的的習(xí)慣，這這是一件非非作不可的的核心工作作。許多助理可可能會表示示，老板都都是獨斷獨獨行，哪有有什么機會會討論或或是形成共共識！哪一一次不是老老板說什么么我們就做做什么。?？墒菑睦侠习宓慕嵌榷葋砜矗f說不定老板板心中可能能是這樣想想的，“公司內(nèi)內(nèi)實在沒什什么人跟我我談?wù)勚虚L長期的規(guī)劃劃，也沒人人在安排，真是是沒人才啊??！”當(dāng)然在公司司非常小的的時候，可可能并不需需要這樣經(jīng)經(jīng)營管理助理只需要要老板敏銳銳的嗅覺，，就可決定定公司的經(jīng)經(jīng)營方針及及策略。但是規(guī)規(guī)模逐漸大大了且有總總經(jīng)理助理理之后，就就不可再維維持原狀了，，否則就是是不進(jìn)步。。這中間最最大的困難難在于沒有有被規(guī)劃成一個個每年常態(tài)態(tài)性的討論論會議（或或是活動））。如果只是突發(fā)發(fā)式的想到就就辦一場討論論會或是請老老板召集干部部一起談?wù)劊?，有時大家反反而覺得怪怪怪的，說不定定私下還會懷疑是不是在在大鳴大放之之后，就會被被清算掉了。。所以，要讓讓“中長期經(jīng)營方方針及策略規(guī)規(guī)劃”這樣的的機能展開，，就需要變成公司經(jīng)營管管理循環(huán)中的的一個重要部部分，這樣就就能在每年經(jīng)經(jīng)營活動中，持持續(xù)不斷地重重復(fù)進(jìn)行。且且事先需要有有相當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備備，并搜集資料料，然后依公公司的習(xí)慣或或預(yù)算，選擇擇適當(dāng)?shù)牡攸c點舉行會議。。2、年度方針針目標(biāo)推動及及管理其實這一部份份與上面的““中長期經(jīng)營營方針及策略略規(guī)劃”是是息息相關(guān)。。試想，一個個公司有可能能沒有經(jīng)過““中長期經(jīng)營營方針及策略規(guī)規(guī)劃”就可以以訂出年度目目標(biāo)嗎?有許多中長期期目標(biāo)，在年度目目標(biāo)中就需要要先行準(zhǔn)備的的，所以，事事實上有許多多年度目標(biāo)是延延續(xù)著“中長長期經(jīng)營方針針及策略規(guī)劃劃”的。所以經(jīng)營企劃劃單位的責(zé)任任，就是將目目標(biāo)管理的程程序標(biāo)準(zhǔn)化，讓公司的的所有部門每每年用同樣的的手法，來展展開目標(biāo)、定定期檢討。使得得公司的總體體目標(biāo)能夠很很緊密地從上上層展到基層層單位(例如課)，這樣一個標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化的程序序，才能使得得全公司有一個共通的語語言，各部門門的助理也才才不用重復(fù)浪浪費時間在設(shè)設(shè)計自己部門的的目標(biāo)管理的的制度。也因因為在同一系系統(tǒng)之間，大大家才能集中時時間發(fā)現(xiàn)問題題及找出對策策。3、日?？冃Ч芾砣粘９芾韺σ灰患夜镜闹刂攸c是全面的的，與目標(biāo)管管理比較，，目標(biāo)管理是是總經(jīng)理掌握握的重點，日日常管理則是是部門每日、、周或月定定期要檢討的的項目。在有有異常的時候候，部門自己己就要設(shè)法的排除除。當(dāng)日常管理項項目的水準(zhǔn)需需要調(diào)高，或或是長期達(dá)不不到一般水準(zhǔn)，部門主主管有可能會會將其列入年年度的目標(biāo)管管理項目中。。所以，目標(biāo)管管理其實就是是屬于日常管管理的范疇，，只是運作的的掌控者不不同而已。例如，產(chǎn)品品品質(zhì)不良率100p，算是與同業(yè)相相當(dāng)?？墒钱?dāng)公司經(jīng)營層層認(rèn)為如果不不降低不良率率，未來競爭爭者一定會超超過我們，因此在在新的年度提提出不良率要要降到50p，這個目標(biāo)就是將過去的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)提高，這這時50p是列入生產(chǎn)部部門的年度目目標(biāo)當(dāng)中。如果新的年度度認(rèn)為維持過過去100P即可，則這個個100p即屬于生產(chǎn)部部門日常管理理的項目而已已，并不會提提到目標(biāo)管理理會議當(dāng)中檢討。。但是部門主主管還是需要要部門的周會會、月會等檢檢討會議中，注意意產(chǎn)品不良率率是否有達(dá)到到平常應(yīng)有的的水準(zhǔn)。一旦旦發(fā)現(xiàn)異常，就需需要立即找出出原因加以排排除，并防止止再發(fā)，這些些都是部門日常管管理的工作。。經(jīng)營企劃對日日常管理的責(zé)責(zé)任在于規(guī)劃劃公司內(nèi)每個個部門應(yīng)該有的日常管理理重點。并對對日常管理的的重點有所掌掌握，當(dāng)部門門主管對日常管理理的指針無法法掌握(例如產(chǎn)品不良良率)，總經(jīng)理的助理須盡早跳跳出來了解，，協(xié)助解決。。要達(dá)到這種種互動效果，，總經(jīng)理室助理須須對公司內(nèi)各各部門每月統(tǒng)統(tǒng)計資料非常常清楚，且定定期REVIEW，否則是無法掌掌握公司經(jīng)營營狀況的。4、全公司戰(zhàn)戰(zhàn)略情報系統(tǒng)統(tǒng)建立與維護(hù)護(hù)這里指的是經(jīng)經(jīng)營信息系統(tǒng)統(tǒng)的串聯(lián)及應(yīng)應(yīng)用信息科技技兩方面。從從公司中長長期方針展開開時，外面競競爭情報、產(chǎn)產(chǎn)也發(fā)展動態(tài)態(tài)的搜集到到擬定中長期期方針等等，，這是一個很很重要的情報報活動。當(dāng)展展開變成公司年年度目標(biāo)時，，如何追蹤每每月執(zhí)行狀況況，需要填報報哪些統(tǒng)計表格，，還有與日常常管理等等彼彼此管理信息息如何整合成成公司經(jīng)營所需的的重點信息等等等，這些其其實是關(guān)乎一一個公司能否否運作順暢的命脈脈。這一部份如何何應(yīng)用信息科科技，讓信息息管理系統(tǒng)充充分發(fā)揮科技協(xié)助經(jīng)營管管理的功能，，甚至扮演策策略的角色，，就有賴于助助理人員對經(jīng)營管管理與信息科科技的體認(rèn)。。一般規(guī)模大的的公司大多設(shè)設(shè)有信息部門門，但是規(guī)模模小的公司，其信息人員員是無法規(guī)劃劃及發(fā)揮讓信信息科技協(xié)助助經(jīng)營管理，，因此就有賴總經(jīng)經(jīng)理助理人員員的協(xié)助。另另外，即便公公司有信息部部門，其主管可可能偏重技術(shù)術(shù)，對經(jīng)營管管理可能認(rèn)識識不足，因此此并無法得到需要要的規(guī)劃，此此時總經(jīng)理經(jīng)經(jīng)營企劃的助助理，就應(yīng)該該發(fā)揮協(xié)助的功功能5、標(biāo)準(zhǔn)化推動與與管理工程部門的人人員對標(biāo)準(zhǔn)化化可能比較有有概念，因為為從設(shè)計圖開開始的尺寸、標(biāo)標(biāo)示方法、格格式等等，都都有一定的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)需要遵循循。所以標(biāo)準(zhǔn)化的概概念很簡單，，就是為了讓讓全公司的作作業(yè)與表格有有一定的標(biāo)準(zhǔn)，因此此需要制定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則則。在已經(jīng)導(dǎo)導(dǎo)入ISO系統(tǒng)的公司，這個觀念念更是容易了了解。在ISO的系統(tǒng)中，除除了作業(yè)流程程需要建立標(biāo)準(zhǔn)之之外，需要用用到的表格也也需要列管并并編號。因此除了工程程單位元及ISO系統(tǒng)中已有的的標(biāo)準(zhǔn)之外，，其余尚未納納入標(biāo)準(zhǔn)化的，，都?xì)w經(jīng)營企企劃負(fù)責(zé)。例例如ISO一般都為將財財務(wù)系統(tǒng)納入。如果是上上市、上柜公公司，那么又又會有一套內(nèi)內(nèi)控內(nèi)稽制度度，其實這些有許多重重疊的部分，，這時經(jīng)營企企劃更應(yīng)該負(fù)負(fù)責(zé)將其重疊疊別的部分，整合以免免浪費人力重重復(fù)作業(yè)。當(dāng)當(dāng)企業(yè)內(nèi)作業(yè)業(yè)流程或表格格需要變更時，須經(jīng)過過經(jīng)營企劃初初步審核后，，標(biāo)準(zhǔn)化委員員會審查通過過始可列為公司正式的的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。。6、項目改善推動動及稽核當(dāng)公司有許多多改善的地方方，由誰來發(fā)發(fā)動呢?常常找不到人人來負(fù)責(zé)，是是許多公司共共同的痛。在在多一事不如如少一事的前前題下，明明明知道有許多地方方要改進(jìn)，卻卻眼睜睜地看看著這些問題題一日過一日日。例如，工廠內(nèi)物料料亂擺放、不不干凈又不清清潔，看起來來只要要求廠廠長嚴(yán)格管理即可，但但是成效一直直不彰。許多多作業(yè)只要員員工多一點改改善的觀念，就可以將將事情做得更更好，但是員員工卻懶得提提出建議及想想法。這時誰來發(fā)動動相關(guān)的項目目來改善這些些狀況呢?答案就是經(jīng)營營企劃單位。因為為經(jīng)營企劃單單位是站在高高層經(jīng)營管理理的觀點，以以系統(tǒng)性的思考方式，，思考公司需需要怎樣的制制度來導(dǎo)正這這些問題。所所以導(dǎo)入5S、QCC、提案制度等等等，這些廣為為人知的制度度，當(dāng)然由經(jīng)經(jīng)營企劃來發(fā)動導(dǎo)入，，是比較適合合的。也就是是說，當(dāng)企業(yè)業(yè)需要新的制制度或手法來提高經(jīng)營營管理的績效效時，經(jīng)營企企劃就應(yīng)該扮扮演先鋒的角角色，積極向經(jīng)營高層層建議；否則則長久之后，，就會變成只只會“承辦””上級交辦的任務(wù)。另外對公司重重要的項目，，其執(zhí)行狀況況經(jīng)營企劃也也需要定期追追蹤考核。例如公公司推動某一一產(chǎn)品的成本本降低項目，，這項項目關(guān)關(guān)系著公司銷售的競爭爭力與獲利，，因此經(jīng)營企企劃單位應(yīng)該該加以列管，，最后并就該項目該核核發(fā)多少獎金金，提報委員員會核決。這這些過程、獎獎金多少，都需要有一一個標(biāo)準(zhǔn)的程程序，經(jīng)營企企劃單位應(yīng)該該要制定這樣樣的一個標(biāo)準(zhǔn)程序，一一方面讓所有有單位知道，，項目須向誰誰提出，列管管之后，何時須報告，，結(jié)案時獎金金會有多少等等等。這樣大大家才能有一一個透明的游戲規(guī)則。。有關(guān)獎金多多寡的訂定，，可以和QCC、提案制度結(jié)合合，共享同一份基基準(zhǔn)表。7、新規(guī)劃事業(yè)規(guī)規(guī)劃如果企業(yè)想多多角化或海外外投資等，理理論上也是屬屬于經(jīng)營企劃劃單位的職責(zé)，可可是大部分的的公司因為經(jīng)經(jīng)營企劃單位位人員不夠資資深或是專業(yè)能力不足足，因此也常常見到經(jīng)營企企劃單位未能能扮演新事業(yè)業(yè)規(guī)劃的角色。不過不不論其人員是是否資深，至至少應(yīng)該扮演演“新事業(yè)規(guī)規(guī)劃”委員會的執(zhí)行秘秘書，這樣才才能發(fā)揮其整整合的角色。。8、經(jīng)營有關(guān)的呈呈核案件審查查與建議各個部門呈送送給總經(jīng)理的的簽呈，如果果直接送給總總經(jīng)理，常常常會因為總經(jīng)理沒沒有時間了解解簽呈的細(xì)節(jié)節(jié)，會再請助助理先了解一一下，再提出出建議。久而而久之，不如如先將簽呈送送給經(jīng)營企劃劃組，讓組員員與呈送簽呈的單位位溝通后，再再提供意見給給總經(jīng)理參考考，以加速簽簽呈核示的時效。四、總經(jīng)理的職責(zé)責(zé)及編制1、總經(jīng)理的職責(zé)責(zé)總經(jīng)理的機能能除了前面提提到的經(jīng)營管管理之外，規(guī)規(guī)模小的公司常見的還有有人力資源、、信息、稽核核、產(chǎn)銷、財財務(wù)規(guī)劃等等等機能。這些機能放放在總經(jīng)理主主要是認(rèn)為這這些機能是非非常重要，經(jīng)經(jīng)營高層希望能直直接掌握，因因此編列在總總經(jīng)理辦公室室，并設(shè)置總總經(jīng)辦主任(副理、經(jīng)理或或協(xié)理)。為什么人力資資源的機能會會被編在總經(jīng)經(jīng)理呢?不是有人事單單位嗎?其實這是因為為有時候一些些規(guī)劃性的人人力資源工作作，傳統(tǒng)的人事部門很難難發(fā)揮，即便便你將該機能能賦予人事部部門，但是卻卻不能發(fā)揮。為什么么呢?原因很多，可可能是許多公公司的人事部部門主管，并不是由專業(yè)業(yè)人員擔(dān)任，，因此并不知知道什么是專專業(yè)的人力資資源，這種情況之下下，你能苛求求他嗎?況且許多人事事部門的主管管年紀(jì)不小，坦白講，，企圖心已經(jīng)經(jīng)不夠了，許許多人抱著多多一事不如少少一事，只要能順利利退休就好了了，這樣的人人事主管，你你能其期望他他做出一些企圖的事事嗎?另一個原因是是，傳統(tǒng)的人人事部門因忙忙于日常事務(wù)務(wù)，有的公司司人事課還只是是管理部的其其中一課，管管理部還有總總務(wù)課，這時時就更慘了?？倓?wù)工工作常常是很很急卻不是重重要。但是總總務(wù)卻是最不不討好的工作，因此此管理部主管管最容易將重重心放在總務(wù)務(wù)的工作上，，常常將有關(guān)人資工工作中有關(guān)規(guī)規(guī)劃的事擱在在一旁。所以以漸漸地，有有關(guān)人資規(guī)劃的工作作就移往總經(jīng)經(jīng)理負(fù)責(zé)，其其實這對傳統(tǒng)統(tǒng)人事部門主主管是一項警訊。。不過即便將人人資機能有關(guān)關(guān)規(guī)劃的部分分放在總經(jīng)理理，如果沒有理清哪些人人資核心工作作，恐怕還是是無法掌握全全貌。以下的的人資機能，包含傳傳統(tǒng)的人事工工作，可供總總經(jīng)理的人資資人員參考：：人才開發(fā)組織人事方針針策略規(guī)劃新人事制度導(dǎo)導(dǎo)入組織編制、職職務(wù)能力及適適性管理各部門組織機機能設(shè)定審議議職務(wù)能力表設(shè)設(shè)修訂適性要建設(shè)定定審查資格認(rèn)證晉升升主辦人事異動協(xié)調(diào)調(diào)審查定期輪調(diào)主辦辦高職等人員招招募人才開發(fā)育成成教育訓(xùn)練制度度維護(hù)人力需求及養(yǎng)養(yǎng)成計畫擬定定儲訓(xùn)教育主辦辦教育訓(xùn)練主辦辦人才庫資料建建立與維護(hù)有關(guān)人事呈核核案件審核與與建議人事、薪資日日常管理規(guī)章章規(guī)劃及擬定定人事、薪資日日常管理規(guī)章章規(guī)劃及擬定定人事管理人員招募甄選選考績辦理人員獎懲生活紀(jì)律管理理退撫及離職辦辦理人事行政命令令發(fā)布建教生業(yè)務(wù)人事基本資料料建文件維護(hù)護(hù)薪資管理年度薪資調(diào)整整案規(guī)劃作成成薪津核敘辦理理考勤資料薪資計發(fā)年度薪資預(yù)算算編制勞健保資料勞資關(guān)系勞資會議交辦辦工會會務(wù)督導(dǎo)導(dǎo)福委會會務(wù)督督導(dǎo)部門方針目標(biāo)標(biāo)擬定部屬業(yè)績項目目及基準(zhǔn)訂定定與查核人才育成日常行政事務(wù)務(wù)不過，總經(jīng)理理畢竟比較屬屬于規(guī)劃、追追蹤性質(zhì)的單單位，屬于日日?；鶎舆\作作的工作，是是比較不適合合放在總經(jīng)理理，更不可因因為別的部門不會會做，就將它它放在總經(jīng)理理，這樣才不不會模糊了總總經(jīng)理室的核核心職責(zé)。2、總經(jīng)辦的人員員編制總經(jīng)辦的編制制到底多少人人才是合理，，恐怕是許多多人非常想知道的，包括括自己公司的的干部都很想想知道。因為為規(guī)劃、追蹤蹤性的工作績效不容容易顯現(xiàn)，稍稍微疏失又容容易招來同事事及上頭老板板的抱怨，因此總經(jīng)經(jīng)理的助理需需要多少人，，在許多公司司中，始終是是一個爭執(zhí)的焦點點。更有許多公司司將不適任人人員或主管調(diào)調(diào)入總經(jīng)辦修修身養(yǎng)性或是嚴(yán)加看管，，這更是讓很很多員工霧煞煞煞總經(jīng)理到到底是扮演哪哪些重要機能，而而且還是一大大堆人。筆者者要奉勸這樣樣做的公司，，要盡速調(diào)整類似的的做法，因為為將正常業(yè)務(wù)務(wù)與過渡的人人事調(diào)整混在在一起，這樣不僅會會傷害到原來來的助理人員員，更是讓員員工看笑話。?？偨?jīng)理還是需需要回到前面面所提到的機機能，從各種種機能的業(yè)務(wù)量來考量，，如果這些機機能需要有其其它部門工作作經(jīng)驗的員工工來擔(dān)任的話，例如如推動提案改改善或是QCC活動，則可讓讓相當(dāng)于課長長等級以上的員工工輪調(diào)至總經(jīng)經(jīng)理來擔(dān)任改改善項目的負(fù)負(fù)責(zé)人，這樣樣也可讓各種項目目推動時，免免于被譏為總總經(jīng)理的改善善項目與其它它部門實務(wù)運作脫脫節(jié)。如果有資深員員工或中高階階干部，因特特殊源考量而而調(diào)入總經(jīng)理理室，一定要規(guī)規(guī)劃階段性的的項目讓他們們參與，使他他們的經(jīng)驗對對公司能有一定程度度的貢獻(xiàn)，不不論他們以前前是否曾經(jīng)戰(zhàn)戰(zhàn)功彪炳，千千萬不要將他們擺在在一旁，這種種遺棄式或放放縱式的態(tài)度度，除了會傷傷害彼此的和氣之外外，也會對員員工起了不好好的示范，試試想有人不干干事照樣領(lǐng)取高薪，，對認(rèn)真工作作的人傷害有有多大啊!如果真的不適適合再擔(dān)任任何職務(wù)務(wù)，還不如干干脆忍痛將他他優(yōu)惠退休或或是優(yōu)惠資遣遣算了，當(dāng)然處理的的手法要注意意到人性面的的感受與圓滑滑度，畢竟處處理的手法不對，對對一些資深的的干部也會產(chǎn)產(chǎn)生「寒心」」的感覺。你你的公司總經(jīng)理中有有這種人嗎?建議你要趕快快處理，否則則就是鴕鳥心心態(tài)。五、提升經(jīng)營管理理水準(zhǔn)的火車車頭總經(jīng)經(jīng)理理因因為為是是站站在在經(jīng)經(jīng)營營層層次次在在看看全全公公司司的的經(jīng)經(jīng)營營管管理理，，因因此此可說說是是帶帶有有提提升升全全公公司司經(jīng)經(jīng)營營管管理理水水準(zhǔn)準(zhǔn)的的責(zé)責(zé)任任。。那那么么要要如如何何來來設(shè)設(shè)定定及提提升升經(jīng)經(jīng)營營管管理理水水準(zhǔn)準(zhǔn)呢呢?其實實非非常常簡簡單單，，只只要要將將公公司司的的經(jīng)經(jīng)營營指指針針標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)提提高高一一些些，，例例如如生生產(chǎn)產(chǎn)力力提提升升5%、不不良良率率降降低低至至0.5%以下下等等，就就會會立立即即產(chǎn)產(chǎn)生生各各項項改改善善的的需需要要，，或或是是考考慮慮導(dǎo)導(dǎo)入入提提案案改改善善制制度度、、QCC、TPM等以以建建立立完完整整的的改改善善體體系系，，因因為為沒沒有有一一家家公公司司可可以以說說已經(jīng)經(jīng)完完美美無無瑕瑕，，所所以以怎怎會會找找不不到到問問題題來來改改善善?但是是，，雖雖然然說說聽聽起起來簡簡單單，，可可是是卻卻有有許許多多公公司司不不愿愿這這樣樣做做，，原原因因雖雖然然很很多多，，但但最最重重要的的原原因因，，應(yīng)應(yīng)該該是是沒沒有有認(rèn)認(rèn)清清總總經(jīng)經(jīng)理理應(yīng)應(yīng)該該扮扮演演的的角角色色。。經(jīng)營營管管理理猶猶如如逆逆水水行行舟舟，，不不進(jìn)進(jìn)則則退退，，人人總總是是有有惰惰性性的的，，尤尤其其是在在企企業(yè)業(yè)連連續(xù)續(xù)幾幾年年經(jīng)經(jīng)營營狀狀況況不不錯錯時時，，干干部部大大多多會會失失去去戒戒心心，，所所謂謂“生于于憂憂患患，，死死于于安安樂樂””確確實實是是很很常常見見的的現(xiàn)現(xiàn)象象。。總總經(jīng)經(jīng)理理的的助助理理，就是應(yīng)應(yīng)該扮演演著監(jiān)督督公司管管理水準(zhǔn)準(zhǔn)、提醒醒高階主主管的責(zé)責(zé)任。這這個觀念，，我相信信大部分分的助理理都了解解，但是是為什么么做不到到呢?主要的原原因還是是想做““好人””的心態(tài)態(tài)作祟。。因為提醒醒高階主主管要加加強管理理，說簡簡單，如如何說出出口呢?時機怎么拿拿捏呢?所謂伴君君如伴虎虎，有的的大老板板一不如如意，霹霹靂啪啦就給一一頓罵，，許多助助理即便便有再多多的點子子，在不不會察言言觀色的的情況下，，也可能能會招來來一頓責(zé)責(zé)備，久久而久之之，向高高階主管管或總經(jīng)經(jīng)理建議變變成一種種讓人畏畏懼的事事情。即便說服服高層之之外，后后續(xù)推行行各項提提升經(jīng)營營管理水水準(zhǔn)的項項目，也是一一種吃力力不討好好的事情情，因為為其它相相關(guān)部門門除了日日常事物物之外，還還要“應(yīng)應(yīng)付”由由總經(jīng)理理是推動動項目，，在認(rèn)同同度不高高的情況下，推推動單位位總是最最先面臨臨大多干干部的責(zé)責(zé)難或是是嘲笑，，“又在在沒事找事事做了””、“還還不是老老套，看看他能玩玩多久””、“忙忙得要死死，功勞還還不是變變成他們們的”、、“助理理就是無無聊”，，在這一一類的雜雜音充刺刺的情況況下，能能夠生存存或是堅堅守理想想的助理理恐怕不多多。久而而久之，，總經(jīng)理理的助理理變成只只會等待待上級交交辦，尤其助理理長被總總經(jīng)理交交代協(xié)調(diào)調(diào)一些部部門間的的事項一一多時，，有時根根本會忽略略自己的的主要職職責(zé)，這這樣的助助理長與與底下的的助理，，怎能為為公司帶來來提升經(jīng)經(jīng)營管理理水準(zhǔn)的的功能呢呢?所以我們們奉勸企企業(yè)高階階主管(總經(jīng)理或或副總經(jīng)經(jīng)理)，如果公司司有總經(jīng)經(jīng)理，切切莫讓里里面編制制的人變變成上述述的狀態(tài)態(tài)，而高高階主管管也要重重新體認(rèn)認(rèn)總經(jīng)理理的助理理其主要要職責(zé)是是提升企企業(yè)的經(jīng)經(jīng)營管理理水準(zhǔn)。。不從總總經(jīng)理發(fā)發(fā)動，難難道要等等其它部部門開罵罵后，才才動起來來嗎?六、導(dǎo)入入改善項項目活動動的本質(zhì)質(zhì)在了解前前面總經(jīng)經(jīng)理是提提升經(jīng)營營管理水水準(zhǔn)的火火車頭之之后，推推動任何何項目目就需需要持持著這這樣的的信念念來規(guī)規(guī)劃與與推行行。我我個人人最反反對總經(jīng)理理的助助理為為了推推案而而推案案，好好象只只是想想證明明自己己的存存在，，好象沒沒有導(dǎo)導(dǎo)入一一堆項項目，，就是是沒在在做事事一樣樣。因因此推推案是是為了了自己，不不是為為了公公司整整體的的需要要。要要是大大多數(shù)數(shù)的項項目半半途而而廢且且過程勞師師動眾眾，總總是引引起民民怨。。即便便是公公司真真的需需要的的制度度，但是推推動過過程只只想著著自己己，而而忽略略這是是整體體的事事情，，最終終還是是會造成大大家的的反彈彈。當(dāng)然，，任何何項目目活動動都需需要事事先取取得最最高主主管認(rèn)認(rèn)同后后，才才能進(jìn)行，，并且且在這這些活活動中中需要要最高高主管管出面面說說說話，，才能能證明明是真真的支支持。。尤其其一些些活動動，會會引起起主管管的私私下反反彈，，此時時如果果最高高主管管并未未立場場堅定定，最最后除除了讓讓助理理陣亡亡之外外，總總經(jīng)理理的信信用也也將隨隨著每每一次次的推推案而而降低低，甚甚至信信用掃掃地。。所以以，坦坦白講講，總總經(jīng)辦辦主管管并不不好當(dāng)當(dāng)，一一方面面為了了提升升公司司管理理水準(zhǔn)準(zhǔn)，需需要推推動一些些項目目，否否則經(jīng)經(jīng)營高高層有有一天天一定定會拿拿公司司管理理水準(zhǔn)準(zhǔn)不高高來叮?？偨?jīng)經(jīng)理。。但是是推動動項目目又會會影響響各部部門的的日常常作業(yè)業(yè)，引引來一一堆抱怨怨，所所以總總經(jīng)理理夾在在中間間，實實在不不好受受。另外許許多的的項目目最終終需要要建立立起制制度，，讓項項目變變成日日常運運作的一部部份，，否則則就會會變成成短暫暫的熱熱度而而已。。例如如推動動5S活動，，這是許多多企業(yè)業(yè)最常常推動動的項項目，，但是是大多多推行行了一一段時時間后后就無無疾而終，，為什什么呢呢?就是缺缺少一一個長長期運運作的的機制制，所所以5S真的變變成一個個活動動，等等活動動結(jié)束束之后后，5S真的也也結(jié)束束了。。像類類似這這種事事一多多，總總經(jīng)理理要在在推項項目，，大家家的信信心當(dāng)當(dāng)然會會比較較低。。當(dāng)然然助理理人員員規(guī)劃劃的能能力與與經(jīng)驗驗不足足，也也是另另一種種原因因。其其它像像提案案改善制度度、品品管圈圈等等等都是是常見見項目目，但但也是是推動動后最最常會會無疾疾而終的項項目。。有時候候推動動的項項目是是因為為屬于于片面面的，，缺乏乏整體體規(guī)劃劃，所所以注定要要失敗敗。例例如，，有的的公司司總經(jīng)經(jīng)理，，要各各部整整理部部門及及個人人職責(zé)，，以便便進(jìn)行行工作作合理理化，，但是是當(dāng)各各部門門大費費周章章整理理出來來之后，卻卻被束束之高高閣，，因為為各部部門所所寫的的，是是否合合理?合理性性的檢檢討依據(jù)據(jù)是什什么?等等這這些都都是重重點，，如果果未能能確實實了解解檢討討及應(yīng)應(yīng)用的方方法，，則各各部門門所寫寫的資資料，，往往往只是是浪費費時間間而已已。所所以，，當(dāng)當(dāng)有問問到，，”你們公公司有有個人人職責(zé)責(zé)資料料嗎?”，雖然然回答答”有”，但但是事事實真真的是是這樣樣嗎?恐怕內(nèi)內(nèi)容多多少會會心虛虛吧！！等過過了一一陣子子之之后，，還要要在寫寫個人人職責(zé)責(zé)資料料時，，各部部門一一定會會說”又來了了”、”真是煩煩！”。另外，，有些些老板板在外外面聽聽到一一些課課程或或看到到什么么報導(dǎo)導(dǎo)，或或是在在“別人有有推動動我怎怎么可可以沒沒有”的情況況下，，就要要總經(jīng)經(jīng)理的的幕僚僚跟跟著推推行，，這種種情況況下推推的項項目，，失敗敗的比比率特特別高高。如如果這這些項目沒有有經(jīng)過較仔仔細(xì)的評估估或是在經(jīng)經(jīng)營干部間間形成共識識，總經(jīng)理室就冒然然推出，以以雞毛當(dāng)令令箭，其下下場是可想想而知的。。如果經(jīng)營者內(nèi)心事事先就認(rèn)為為許多沒有有這樣來來來幾回的推推動是不行行的，那還好。否則則企業(yè)內(nèi)經(jīng)經(jīng)過各種不不同項目的的折騰，管管理水準(zhǔn)及及獲利卻未見提升，，這種情況況下，助理理是會逐漸漸走光光的的。七、助理人人員的培訓(xùn)訓(xùn)從前面的說說明可知助助理的主要要功能。但但是助理要要如何培養(yǎng)養(yǎng)呢?這可分基層層與高層助助理來探討討?；鶎拥牡闹恚煽上扔筛鞑坎块T助理先培養(yǎng)養(yǎng)起，然后后再輪調(diào)至至總經(jīng)理擔(dān)擔(dān)任助理，，因為有基基層的經(jīng)驗，這樣樣比較能夠夠理解基層層的想法，，也比較能能被其它人人員及主管認(rèn)同。而而高層的助助理，最好好是擔(dān)任過過其它部門門課長以上上的主管，再調(diào)任比比較適合。。其實助理的的培養(yǎng)，與與公司的輪輪調(diào)制度息息息相關(guān)。。尤其高層層的助理若能先先歷練不同同的領(lǐng)域與與部門，對對助理獨立立作業(yè)的能能力及思考的廣度也也會比較好好。因為總總經(jīng)理的高高階助理，，如果對公公司的經(jīng)營面了解解不夠深入入的話，會會很難與各各部門課長長或是主管管周旋，三兩下就被被考倒，是是不利總經(jīng)經(jīng)理推行任任何項目的的。一般說來，，助理須具具備的能力力包含生產(chǎn)產(chǎn)、銷售、、人力資源源、研發(fā)、財務(wù)務(wù)，視個人人負(fù)責(zé)的業(yè)業(yè)務(wù)不同，，而產(chǎn)生涉涉入程度的的不同。不過，不論論哪一種領(lǐng)領(lǐng)域，共通通的能力卻卻是相同的的，例如成成本概念、產(chǎn)品知識識、語言能能力、企劃劃能力、業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)商能能力、PC應(yīng)用能力等等，這些些都是助理理人員不可可或缺的部部分。所以一個無無工作經(jīng)驗驗的新進(jìn)人人員，是無無法獨立承承擔(dān)經(jīng)營助助理的責(zé)任，即即便其個人人很快與其其它部門的的人員混得得很熟，但但是對各個領(lǐng)域的作作業(yè)流程習(xí)習(xí)性、產(chǎn)品品特性等等等尚未能夠夠深入了解解的情況下，若賦予予重責(zé)大任任，很快就就會夭折的的。理由很很簡單，因因為對公司作業(yè)流程程上不熟悉悉的情況下下，會產(chǎn)生生許多挫折折感。因此如果助助理是總經(jīng)經(jīng)理自己培培養(yǎng)，那么么新人透過過人派建立立與基層作作業(yè)流程的的了解，逐逐漸提高自己的的專業(yè)。不不過這個過過程，如果果沒有計劃劃性的進(jìn)行行，越來越多的新進(jìn)進(jìn)人員不能能夠適應(yīng)這這種放牛吃吃草型的培培訓(xùn)方式。。一來短期內(nèi)沒有目目標(biāo)，二來來時間太長長，雖然有有時我們會很很感嘆“有有七歲的數(shù)數(shù)學(xué)天才，，卻沒有七七歲的管理理天才”來向新人表表示要學(xué)經(jīng)經(jīng)營管理需需要一段時時間的投入入，但是大大多人還是不愿意花花時間來學(xué)學(xué)習(xí)。因此，如果果能夠從公公司中有管管理興趣的的員工中發(fā)發(fā)覺人才，，也是一種很好好的方式。。有些不適適合擔(dān)任主主管職，卻卻對經(jīng)營管管理很有sense的人，都是是總經(jīng)理助助理的適合合人選，如如果是擔(dān)任任主管的人人才，最好也也能先輪調(diào)調(diào)至總經(jīng)理理，負(fù)責(zé)協(xié)協(xié)調(diào)各部門門的沖突、、推動改善項目等等等，讓這這些人員比比較能以宏宏觀的想