酒店會(huì)議接待流程

酒店會(huì)議接待流程酒店會(huì)議接待流程酒店會(huì)議接待流程三篇酒店會(huì)議接待流程1酒店會(huì)議服務(wù)禮儀是酒店會(huì)議服務(wù)人員在會(huì)議上服務(wù)客戶的一種方法，酒店會(huì)議服務(wù)禮儀一般是客戶在酒店開會(huì)員工的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，目的是對會(huì)議服務(wù)人員行為有規(guī)范，給客戶一個(gè)良好的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓客戶有一個(gè)好心情，給客戶留下一個(gè)好印象。那么，大家知道酒店會(huì)議服務(wù)禮儀有什么特點(diǎn)嗎一.酒店會(huì)議服務(wù)禮儀的特點(diǎn)一規(guī)范性.布置規(guī)范具體體現(xiàn)在座次擺放.鮮花擺放.便箋擺放.茶杯擺放等方面均應(yīng)按禮儀規(guī)范布置，體現(xiàn)禮賓次序及會(huì)議檔次。.程序規(guī)范具體體現(xiàn)為會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)程序.流程都是事先確定.事先計(jì)劃的，重要的部分還要通過主辦方反復(fù)審核。接待服務(wù)中，對禮儀服務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行分工。接站.簽到.引領(lǐng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范安排，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)以及主辦方的要求提供了相應(yīng)的預(yù)案。這樣才能做到會(huì)議服務(wù)中忙而不亂。二靈活性.會(huì)議服務(wù)雖是按計(jì)劃進(jìn)行，各項(xiàng)流程都有條不紊，但也會(huì)常常出現(xiàn)一些突發(fā)情況如臨時(shí)有電話或有事相告參會(huì)人員，工作人員應(yīng)走到其人身邊，輕聲轉(zhuǎn)告;如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知.避免工作人員在臺上頻繁走動(dòng)和耳語而分散他第1頁共12頁人注意力，影響會(huì)議效果;若會(huì)場上因工作不當(dāng)發(fā)生差錯(cuò)，工作人員應(yīng)不動(dòng)聲色，盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，更不能慌慌張張.來回奔跑以免影響會(huì)議氣氛和正常秩序。.注意調(diào)整會(huì)議室的溫度.濕度，創(chuàng)造一個(gè)舒適的環(huán)境。會(huì)議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24—25,冬天在20—22之間為宜。三時(shí)間性.一般會(huì)議的時(shí)間性很強(qiáng)，都強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。由此制定的服務(wù)方案也應(yīng)體現(xiàn)出這樣的特點(diǎn)。以時(shí)間段來劃分接待方案，保證專人定時(shí)服務(wù)到位。.一方面強(qiáng)調(diào)會(huì)議的時(shí)間性，一方面又要對會(huì)議的延時(shí).會(huì)議的改期做各種相應(yīng)的預(yù)案；與此同時(shí)，會(huì)議前的準(zhǔn)備工作也應(yīng)根據(jù)時(shí)間計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)優(yōu)質(zhì)完成，如會(huì)議資料的準(zhǔn)備.會(huì)議場所的布置.會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等。如果該完成的時(shí)間內(nèi)沒有完成，則勢必給會(huì)議服務(wù)工作帶來不便。二.酒店會(huì)議服務(wù)禮儀流程.會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會(huì)議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。1了解會(huì)議基本情況。服務(wù)員接到召開會(huì)議的通知單后，首先要拳握以下情況出席會(huì)議的人數(shù)；會(huì)議類型.名稱；主辦單位；會(huì)議日程安排;會(huì)議的賓主身份；會(huì)議標(biāo)準(zhǔn);會(huì)議的特殊要求及與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。第2頁共12頁2調(diào)配人員.分工負(fù)責(zé)。會(huì)前，主管人員或經(jīng)理要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意害項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整睞安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。.會(huì)議服務(wù)程序會(huì)議開始前30分鐘，服務(wù)員要各就其位準(zhǔn)備迎接會(huì)議賓客。如果與會(huì)者是住在本旅店的客人，只需在會(huì)議室入口處設(shè)迎賓員；如果與會(huì)者不在此住宿，還應(yīng)在本店大廳門口處設(shè)迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。1賓客到來時(shí)，服務(wù)員要精神飽滿.熱情禮貌地站在會(huì)議廳室的入口處迎接客人配合會(huì)務(wù)組人員的工作，請賓客簽到.發(fā)放資料.引領(lǐng)賓客就坐。然后送上香巾.荼水。2會(huì)議進(jìn)行中間適時(shí)續(xù)水。服務(wù)動(dòng)作要輕.穩(wěn)，按上荼服務(wù)規(guī)范進(jìn)行。3會(huì)議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會(huì)者有無服務(wù)要求。4會(huì)議如設(shè)有主席臺，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)主席臺的服務(wù)。在主講人發(fā)言時(shí)，服務(wù)員要隨時(shí)為其添茶續(xù)水.送香巾等。5會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員要及時(shí)提醒客人帶好自己的東西。.用餐時(shí)員工服務(wù)禮儀客人用餐時(shí)先要向客人表示問候，把餐單遞送給客人，請求客人點(diǎn)餐?？腿它c(diǎn)餐時(shí)要主動(dòng)介紹酒店的特色食物和飲品第3頁共12頁.會(huì)議結(jié)束1賓客全部離開會(huì)場后，服務(wù)員要檢查會(huì)場有無客人造忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主。2濯理會(huì)場要不留死角，特別留意有無未煩滅的煙頭，避免留下害故隱患。3清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，敝下會(huì)議所用之物，分類碼砍整齊。關(guān)閉電源.關(guān)好窗，再巡視一遍，確認(rèn)無誤后撤出鎖門。.服務(wù)中的注意事項(xiàng)1如賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會(huì)場外面值班，以備客人需要代辦其他事務(wù)。2會(huì)議進(jìn)行中，如果有電話找人，服務(wù)員應(yīng)間清被找人的單位.姓名，然后很有禮貌地通知被找客人，如果不認(rèn)識要找的人，應(yīng)通過會(huì)務(wù)組人員去找。絕不可以在會(huì)場高喊賓客姓名。酒店會(huì)議接待流程2會(huì)議前期工作.根據(jù)客戶的要求，初選會(huì)議接待單位，考察路線.并作出初步計(jì)劃和建議書，安排好客戶考察，踩線的接待工作，協(xié)調(diào)有關(guān)關(guān)系。.協(xié)助客戶最終確定接待單位和考察路線，務(wù)求高質(zhì)量.低價(jià)位..代表客戶與各有關(guān)接待單位洽談，簽訂有關(guān)合同協(xié)議。.制訂完善的接待計(jì)劃，交客戶審定。第4頁共12頁.做好會(huì)務(wù)組抵達(dá)前的社會(huì)配套服務(wù).市場調(diào)查及各項(xiàng)準(zhǔn)備工作.接送站.司機(jī)服務(wù).人員根據(jù)會(huì)務(wù)要求，本公司由商務(wù)會(huì)議中心總經(jīng)理率領(lǐng)專業(yè)會(huì)務(wù)工作人員分別負(fù)責(zé)火車站.機(jī)場接送站工作。.車輛由計(jì)劃有償提供445座各類汽車接送站.接待標(biāo)準(zhǔn)1提前舉牌候客。2接待人員規(guī)范服務(wù)。3重要客戶.領(lǐng)導(dǎo)由公司董事長或總經(jīng)理進(jìn)站臺或機(jī)場鮮花接送，必要時(shí)請省.市高層領(lǐng)導(dǎo)和媒體出面迎送并警車開道。424小時(shí)服務(wù)。報(bào)到.返程服務(wù).本公司選派一名優(yōu)秀工作人員隨會(huì)務(wù)組協(xié)助報(bào)道工作.提前做好返程票源的準(zhǔn)備工作，并準(zhǔn)備酒店功能表，山東地區(qū)的火車.飛機(jī)時(shí)刻價(jià)目表，返程票預(yù)訂建議書。.所有客房提前擺放鮮花.水果.會(huì)務(wù)組的祝?？?。.24小時(shí)解答客戶咨詢，完成會(huì)務(wù)組隨時(shí)交給的其它任務(wù)。備注機(jī)票可根據(jù)客戶要求代辦，免收手續(xù)費(fèi)。火車票無論多少人都能**保證包括節(jié)假日期間。手續(xù)費(fèi)收5元/張異地手續(xù)費(fèi)按采購成本計(jì)算來乘火車票確實(shí)有困難時(shí)，山東省中旅客協(xié)助解決。文秘.宣傳服務(wù)第5頁共12頁.可提供一臺電腦，一套打印設(shè)備供會(huì)務(wù)組使用。.可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉濟(jì)南情況的秘書，隨會(huì)服務(wù)。.提前做好文印.宣傳.廣告.醫(yī)療衛(wèi)生.菜單表.作息時(shí)間表.會(huì)議日程.議程.旅游安排表，領(lǐng)導(dǎo)坐席表等會(huì)議文件及會(huì)場內(nèi)外布置等后勤服務(wù)工作.財(cái)務(wù)服務(wù).公司選派一名財(cái)務(wù)人員具體協(xié)助會(huì)務(wù)財(cái)務(wù)工作。.協(xié)助會(huì)務(wù)組及時(shí)清理，互簽用房.用餐.用會(huì)議室等酒店消費(fèi)情況，精打細(xì)算，節(jié)約開支，提供酒店不提供的其它所有財(cái)務(wù)服務(wù)。酒店服務(wù).提前20天與酒店洽談簽訂會(huì)議接待協(xié)議，明確.詳細(xì).嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任和義務(wù)。.公司商務(wù)會(huì)議中心總經(jīng)理全程跟會(huì)，具體協(xié)調(diào)酒店房.餐.會(huì)議.娛樂.財(cái)務(wù).交通.后勤.動(dòng)力保衛(wèi).醫(yī)療等方面的工作。.提前做好會(huì)議報(bào)到，控房，臨時(shí)用餐.用車.車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。.提前準(zhǔn)備房間.會(huì)議室的鮮花.水果，酒店的橫幅.彩虹門.汽球.會(huì)標(biāo).指示牌等工作。.每日及時(shí)與酒店方面互相簽任房態(tài).用餐及其它消費(fèi)情況，協(xié)助客房與酒店結(jié)帳，為客房提供其它財(cái)務(wù)服務(wù)。.完成客戶會(huì)務(wù)組交給的其它工作。第6頁共12頁保安服務(wù).酒店內(nèi)部保安安酒店要求，加強(qiáng)警衛(wèi)，確保會(huì)議期間汽車進(jìn)出通暢，人身財(cái)產(chǎn)絕對安全。.旅游期間根據(jù)需要可安排警車開道，重點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)可安排便衣警察全程貼身護(hù)衛(wèi)。.接送站及推薦的社會(huì)娛樂場所，提前做好安全警衛(wèi)工作。.公司選派一名從事過軍警工作的同志負(fù)責(zé)保衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。總結(jié).結(jié)算服務(wù).協(xié)助會(huì)務(wù)組與酒店.車隊(duì)等相關(guān)單位結(jié)算，搞好客戶與本公司結(jié)算。.按會(huì)務(wù)組要求做好財(cái)務(wù)清理.清退工作，視情況對友好協(xié)助單位示謝。.征求客戶意見，認(rèn)真圓滿地歡送最后一名客人。.完成會(huì)務(wù)組交給的其它掃尾工作。.其它未盡事宜，由組織房和接待方友好協(xié)商。店會(huì)議接待流程3一.會(huì)議報(bào)道之前的工作.與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期.會(huì)議名稱.會(huì)議用水牌和布標(biāo).到會(huì)的大致人數(shù).使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式.會(huì)務(wù)組老師或工作人員到達(dá)日期確認(rèn)航班或車次.會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇.接送問題.酒第7頁共12頁店住宿安排.講課的時(shí)間.有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問題.會(huì)后考察的具體行程安排；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。.在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥房間.餐標(biāo).會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算.酒店位置，落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車；落實(shí)會(huì)后考察行程的用車.導(dǎo)游.火車票.飛機(jī)票.地接社只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂。會(huì)議場地要求9個(gè)多媒體教室；容納2-***人左右.在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車公交車方式告知會(huì)議主辦方;同時(shí)可再次與對方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。.第三項(xiàng).工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人.導(dǎo)游.機(jī)車票.地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。.準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識.簽到登記的表格.文具用品.學(xué)習(xí)資料袋包括筆記本.筆.文件袋】第8頁共12頁.預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表.相應(yīng)的返程交通價(jià)格表.會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】.座簽牌同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。.通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話.車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號；同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn).乘車方式.酒店聯(lián)系電話.會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員.會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作.入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問題如會(huì)議用布標(biāo).水牌.會(huì)議室.餐廳的情況;將會(huì)務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。.詳細(xì)了解本會(huì)議所用場所的位置。如餐廳.會(huì)議室.會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間。.相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如會(huì)場布置情況.多媒體投影儀。.會(huì)議期間的工作第9頁共12頁.會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是收費(fèi)。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致.準(zhǔn)確.書面登記。收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及1確定學(xué)員情況2根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用3填寫收費(fèi)據(jù)不撕4收款5將收據(jù)撕下交于學(xué)員6填寫報(bào)到表。.在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。.會(huì)議期間需要注意注意問題.會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔.干凈和安靜的環(huán)境。.會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。.會(huì)務(wù)費(fèi)的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。.各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存。大型會(huì)議預(yù)定籌備的流程.會(huì)議預(yù)訂.如果公司沒有單獨(dú)的大型會(huì)議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會(huì)場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會(huì)場，并做好預(yù)訂。第10頁共12頁.會(huì)議預(yù)訂確定內(nèi)容事項(xiàng)1會(huì)議時(shí)間.會(huì)議地點(diǎn).公司名稱.會(huì)務(wù)組聯(lián)系人.會(huì)議人數(shù).場地租金.免費(fèi)項(xiàng)目.收費(fèi)項(xiàng)目.結(jié)帳方式.其他要求。2會(huì)場布置形式課桌式.劇院式.U字形.T字形.回字形.雞尾酒字形.□字型等。3會(huì)議用品基礎(chǔ)配置大便簽紙.鉛筆刀筆.話筒.移動(dòng)白板套裝.投影儀.幕布.會(huì)議臺，會(huì)場指示牌。如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng)4會(huì)議收費(fèi)項(xiàng)目茶歇紅茶.咖啡.綠茶.礦泉水，橫幅制作。.完成會(huì)議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會(huì)議通知書給各參會(huì)人員，抄送給公司上級。.會(huì)場布置.會(huì)場布置一般由承接會(huì)議的酒店負(fù)責(zé)安排按會(huì)議通知單要求布置會(huì)場工作，會(huì)議籌備組協(xié)助酒店布置。.會(huì)議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。.會(huì)議擺放標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。.橫幅放置最好是會(huì)場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時(shí)的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。.會(huì)議開始前檢查第11頁共12頁.會(huì)前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé).會(huì)前檢查要求桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn).紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn).整體無垃圾.無污漬，臺面干凈.整潔。.會(huì)議設(shè)備檢查要求提前半個(gè)小時(shí)確保會(huì)議區(qū)域照明全部正常使用；夏季空調(diào)保證在25度.冬季