2022年設備技術檔案管理規(guī)定

..精品文本精品文本.精品文本內(nèi)部資料注意保存內(nèi)部資料注意保存文件編號： 第1版 簽發(fā)：設備技術檔案管理規(guī)定1

目的和適用范圍：1．1為建立、健全公司設備技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的設備技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司生產(chǎn)和開展中的作用，更好地為生產(chǎn)效勞。特制訂本規(guī)定。1．2本公司設備技術檔案是指與本公司設備相關的所有應當歸檔保存的設備圖紙、設備使用說明書、電子文檔、照片等技術資料。1．3按照集中統(tǒng)一管理設備技術檔案的根本原那么，生產(chǎn)部設立專門的文件柜統(tǒng)一放置，有設備管理人員兼職管理。1．4本規(guī)定適用于公司內(nèi)部。2

設備技術文件資料的歸檔：2．1每一臺設備安裝竣工驗收完畢，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并以每臺設備為單位，將所有的技術文件資料進行整理，組成保管單位〔卷、代、冊、盒〕，由設備主管審查后及時放入相應的文件柜內(nèi)。2．2工程部向生產(chǎn)部移交設備技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應形成技術資料交付清單并簽字確認，交付清單歸檔備查。2．3凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，須通知生產(chǎn)部設備管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3

設備管理人員的職責：3．1認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證設備技術檔案工作任務的完成。3．2．科學地管理公司的設備技術檔案，負責設備技術資料和技術文件的收集，進行分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。3．3遵守公司保密制度，做好平安保衛(wèi)工作。3．4嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。3．5對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。4

設備技術檔案的鑒定和銷毀：4．1認真做好設備技術檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。4．2凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經(jīng)生產(chǎn)部部長審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5

設備技術檔案的保管和借閱：5．1對設備技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制?檔案查閱目錄?，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2認真執(zhí)行設備技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交設備主管審查。對出現(xiàn)的問題及時進行整改。5．3做好設備技術檔案的平安、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。5．4設備技術檔案的保密制度：5．4．1全公司職工必須嚴守機密，維護設備技術檔案的平安。凡借閱重要的檔案〔包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等〕，要由設備主管批準前方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5．4．2設備技術檔案如有喪失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。5．4．3非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱設備技術檔案。5．5技術檔案的借閱：5．5．1凡本公司技術人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱設備技術檔案。由設備管理人員填寫?文件借閱登記表?，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)設備管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．5．2設備技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出存放室，僅供在室內(nèi)查閱。假設需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)設備主管批準方能借出。5．5．3經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由設備管理人員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由設備管理人員根據(jù)所借資料的實際價值〔各類書籍按標價、資料按制作價格〕報生產(chǎn)部部長審核，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處分。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處分金額的1/2至全額返回。5．5．4借閱者應保持檔案的完整、平安、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和喪失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處分，由設備管理人員報生產(chǎn)部部長審核，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處分。6

技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放：6．1凡歸檔的設備技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。6．7因工作原因，需要發(fā)放設備人員使用的技術資料，應在設備技術檔案交接后次日以后發(fā)放給專業(yè)人員保管。并編制?設備技術資料發(fā)放清單?，設備主管簽字后存檔備查。發(fā)放時注明發(fā)放人員、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。6．8發(fā)放給專業(yè)人員使用的設備文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或喪失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可申請換取新文件，原破壞或污損文件資料回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復〔曬〕制資料的實際價格核算，由生產(chǎn)部部長審核，總經(jīng)理批準后，送交公司財務部。7

設備技術檔案和受控技術文件的更改：7．1當設備管理人員需對技術檔案\t"_