經(jīng)濟(jì)合同管理制度

經(jīng)濟(jì)合同管理制度1總則1.1本文件適用于公司對外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同的管理制度。2定義2.1合同主體一能夠簽訂合同，并能履行合同全部權(quán)利義務(wù)的公司（包括分公司）。2.2合同責(zé)任部門一負(fù)責(zé)對外洽談、草擬、簽訂、執(zhí)行合同的部門。2.3委托代理人一合同實(shí)際執(zhí)行人，代表公司履行合同權(quán)利義務(wù)的直接責(zé)任人。2.4監(jiān)印人一一印鑒保管人員。3職責(zé)3.1行政管理部負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合同的洽談、草擬、提交相關(guān)部門評審、簽訂、執(zhí)行的全部工作，各單位/各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)經(jīng)濟(jì)合同的洽談、草擬、提交相關(guān)部門評審、簽訂、執(zhí)行的全部工作。3.2合同的提出部門組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，評審程序必須經(jīng)公司財務(wù)主管、法務(wù)專員，最后由總經(jīng)理審批。3.3行政管理部負(fù)責(zé)按照對本規(guī)定的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并定期檢查，檢查結(jié)果將及時公示。4工作要求4.1合同生成各部門因業(yè)務(wù)需要，需對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容和部門工作職責(zé)確定合同責(zé)任部門，該部門的負(fù)責(zé)人為合同評審時需簽字的負(fù)責(zé)人。4.2合同責(zé)任部門工作確定供方，執(zhí)行公司《工作權(quán)限》。合同洽談，擬確定所有商務(wù)條款。合同草擬，應(yīng)優(yōu)先采用集團(tuán)和公司發(fā)布的青龍合同范本或國家行政機(jī)關(guān)制訂的示范文本，除此，可根據(jù)合同的具體情況，擬定內(nèi)容全面、表述嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤谋?。合同?zé)任部門的負(fù)責(zé)人需對合同文本內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和正確性負(fù)責(zé)，保證合同草案已經(jīng)全面反映了擬合作事項(xiàng)的全部內(nèi)容，無缺項(xiàng)漏項(xiàng)，并負(fù)責(zé)審查供方確定書面意見、合同主體事項(xiàng)（包括合同主體資質(zhì)、名稱、住所地、法定代表人姓名、身份證號碼、地址等）。4.3合同評審應(yīng)提交的相關(guān)資料《經(jīng)濟(jì)合同評審表》。合同文本及附件。合同文本，若合同與其補(bǔ)充協(xié)議一同擬訂的，合同責(zé)任部門應(yīng)一并提交評審。合同簽訂之后需另簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議的，須附原合同提交評審。合同責(zé)任部門負(fù)責(zé)確定評審環(huán)節(jié)和批準(zhǔn)人，并負(fù)責(zé)提交評審、追蹤評審、修改、定稿簽訂。4.4合同評審合同評審部門的確定合同責(zé)任部門將需要評審的部門按照順序填寫在《經(jīng)濟(jì)合同評審表》中。合同責(zé)任部門和合同評審部門在評審過程中認(rèn)為必要時可以提出增加其他評審環(huán)節(jié)。4.5合同評審部門審查合同文本要求合同評審部門原則上盡量尊重合同責(zé)任部門已經(jīng)落實(shí)到合同文本中的商務(wù)條款和操作意見，但對于表述不清、前后矛盾、重大缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、重大瑕疵、重大法律或者財務(wù)風(fēng)險等須提出修改意見或者建議。合同評審部門提出的意見應(yīng)該按照合同責(zé)任部門確定的序號進(jìn)行標(biāo)注，以便合同責(zé)任部門區(qū)分各個評審部門的意見。4.6合同評審的職責(zé)劃分：行政管理部從相關(guān)專業(yè)角度進(jìn)行審查，提出意見。合同主體財務(wù)部門：合同主體名稱、主體與合同事由的關(guān)聯(lián)性、合同價款、付款方式、各種財務(wù)票據(jù)以及財務(wù)風(fēng)險等進(jìn)行審查，提出意見。增加的評審環(huán)節(jié)：按照提出人的要求進(jìn)行審查，提出意見。報送集團(tuán)法律服務(wù)中心：從法務(wù)專業(yè)角度對各類合同文本內(nèi)容進(jìn)行全面審查。包括與合同成立及生效有關(guān)的條款是否填寫齊全、是否有重大缺漏項(xiàng)以及瑕疵，關(guān)于違約責(zé)任、爭議管轄方式、合同落款等內(nèi)容的表述是否準(zhǔn)確等。其他參與評審的部門從各自專業(yè)角度進(jìn)行審查，提出意見。分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、公司分管領(lǐng)導(dǎo)作為最后一級評審人（即批準(zhǔn)人），提出明確的批示意見。4.7合同的跟蹤、修改相關(guān)要求4.7.1合同責(zé)任部門提交合同評審后，需負(fù)責(zé)追蹤評審，并負(fù)責(zé)根據(jù)評審意見修改文本以及定稿簽訂。合同責(zé)任部門按照提出的意見進(jìn)行修改。對于合同評審部門提出的修改意見，如合同責(zé)任部門認(rèn)為或者經(jīng)與合同對方協(xié)商后確實(shí)不可能按其進(jìn)行修改的，應(yīng)由合同責(zé)任部門負(fù)責(zé)人出具書面說明，報該合同的批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可辦理，同時將未被采納的意見書面反饋到提出意見的部門。如合同評審?fù)戤吅笊w章前需要修改或局部調(diào)整，由合同責(zé)任部門根據(jù)本規(guī)定的要求，返回相關(guān)部門進(jìn)行局部評審，如該評審部門認(rèn)為其修改或調(diào)整內(nèi)容需要合同簽訂批準(zhǔn)人確認(rèn)的，可報批準(zhǔn)人確認(rèn)后方可簽訂。網(wǎng)上經(jīng)濟(jì)合同評審程序參照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.8合同簽訂和履行合同簽訂注意事項(xiàng)合同全部內(nèi)容（包括雙方落款處地址、電話等）必須填寫完整，不能有空項(xiàng)。對合同文本中無具體內(nèi)容的空格處或空白處，應(yīng)當(dāng)用“一”杠掉；對有選擇性內(nèi)容的條款作出選擇后，對未選項(xiàng)應(yīng)當(dāng)全部“”掉。合同簽訂后或正在簽訂過程中（如一方已經(jīng)簽字蓋章）發(fā)現(xiàn)筆誤需修改，需在修改處加蓋合同各方公章。合同文本須由合同主體委托代理人或當(dāng)事人簽字，其法定代表人或簽字或加蓋名章。監(jiān)印人蓋章前，確認(rèn)合同文本內(nèi)容已完全按照各評審部門的最終評審意見進(jìn)行了修改，并對合同文本數(shù)量、各文本合同內(nèi)容一致、合同主體、委托代理人簽字、合同簽訂日期確認(rèn)無誤后蓋章（落款公章和騎縫章）。合同履行合同簽訂后，合同責(zé)任部門除按合同約定如數(shù)向?qū)Ψ揭平缓贤谋驹?，還應(yīng)該向與履行該合同有關(guān)的部門一一移交合同文本復(fù)印件。合同履行過程中，合同執(zhí)行人應(yīng)對合同的履行情況建立必要的書面記錄，并留存合同履行的相關(guān)證明文件。若需終止、解除合同或轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)，合同責(zé)任部門應(yīng)及時會同合同主體財務(wù)部門和集團(tuán)法律服務(wù)中心商榷處理方案，并將事件說明和合同文本通過會簽程序報相關(guān)權(quán)限負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。雙方按頭約定并已實(shí)際履行完畢或者已經(jīng)開始履行需補(bǔ)簽書面合同的，合同責(zé)任部門需書面說明情況報合同權(quán)限負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按4.2補(bǔ)辦評審。補(bǔ)簽合同將作為合同監(jiān)督考核中重點(diǎn)考核項(xiàng)。4.9合同歸檔管理合同編號監(jiān)印人應(yīng)對簽訂的每一份合同進(jìn)行編號并分類登記臺賬，同時填寫在《經(jīng)濟(jì)合同評審表》的“合同編號”處。編號包括：合同主體代號-合同年份代號-合同類別代號-順序號（三位數(shù)）。監(jiān)印人編制的“合同編號，，須具有唯一性，其合同保管部門、合同責(zé)任部門、財務(wù)部門在各自建立臺賬、申報或支付費(fèi)用時，編號應(yīng)對應(yīng)一致。合同臺賬4.9.2.1監(jiān)印人分類登記的合同臺賬，應(yīng)隨時輸入電子文檔，此為合同主體單位總分類賬。合同責(zé)任部門需設(shè)置本部門的合同臺賬，合同簽訂后及時登記，合同臺賬可增加合同履行記錄的相關(guān)內(nèi)容。合同主體監(jiān)印人，就上述電子版合同臺賬與其登記的總分類賬核對無誤后，于每月第三個工作日前，應(yīng)將核對無誤的電子版總分類賬報送集團(tuán)法律服務(wù)中心、集團(tuán)財務(wù)預(yù)算中心、合同主體財務(wù)部。合同檔案合同檔案包括《經(jīng)濟(jì)合同評審表》、合同評審文本和簽約文本、供方確定書面意見等與合同有關(guān)的相關(guān)文件。合同檔案由合同主體監(jiān)印人分類保管，監(jiān)印人的所在部門即合同保管部門。合同保管期限，在合同全部履行完畢后五年。合同檢查和考核集團(tuán)法律服務(wù)中心根據(jù)具體情況，可有針對性的編制合同檢查工作計劃，并視情況組織集團(tuán)財務(wù)預(yù)算中心、集團(tuán)辦公室等相關(guān)部門組成合同檢查組進(jìn)行集中檢查考核。合同檢查組對檢查結(jié)果提出獎懲建議，按照《青龍集團(tuán)工作權(quán)限表》和《財務(wù)審批權(quán)限表》規(guī)定的程序辦理。5相關(guān)文件《物業(yè)公司工作授權(quán)表》《財務(wù)開支權(quán)限表》《印章管理規(guī)定》《檔案管理規(guī)定》6相關(guān)記錄序號記錄名稱保存部門保存期限1《合同分類及審批權(quán)限》各部門長期2《經(jīng)濟(jì)合同評審表》各部門合同全部履行完畢后五年3《合同臺賬》各部門登記之日起三年4《合同履行記錄表》各部門合同全部履行完畢后五年附加說明：本文件末次修訂起草人：行政管理部。本文件由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。經(jīng)濟(jì)合同評審表合同名稱合同各方甲：乙：合同責(zé)任部門負(fù)責(zé)人執(zhí)行人供方確定權(quán)限人或者權(quán)限部門：合同內(nèi)容簡介：評審順序①②③④⑤批準(zhǔn)人：①簽字/日期：需確認(rèn)（）②簽字/日期：需確認(rèn)（）③簽字/日期：需確認(rèn)（）④簽字/日期：需確認(rèn)（）⑤簽字/日期：需確認(rèn)（）批準(zhǔn)人意見：簽