二辦公室崗位說明書

二辦公室崗位說明書1．部門目標:適應立豐公司業(yè)務發(fā)展的需要，規(guī)范化、制度化管理公司的辦公系統(tǒng)，對外樹立公司良好的企業(yè)形象，不斷擴大企業(yè)影響力和社會各界對公司業(yè)績及前景的興趣和信心；對內加強企業(yè)文化建設，不斷增強員工的凝聚力和公司的向心力2．范 圍:適用于立豐房地產公司及所屬子公司3．定 義：本工作手冊內各項規(guī)章制度由公司辦公室負責制訂，公司所有職能和業(yè)務部門和控股子公司在辦理有關事項時，必須嚴格遵守本制度4．部門職責范圍公司辦公室是在公司總裁的領導下，主管和具體承辦公司行政性事務的管理和服務部門，主要業(yè)務職責范圍是：1．傳達和落實公司董事會和總裁的決定、決策事項的順利2．進行嚴謹有序的會議準備和組織工作，確保公司重要會議的順利進行3．組織進行管理制度建設，確保公司的管理逐步走向制度化與規(guī)范化4．進行政府公關，保證公司良好的經(jīng)營與競爭環(huán)境5．對公司法律、技術、人事檔案進行科學管理，確保公司印鑒的使用符合公司的相關制度6．確保公司的法律事務得到穩(wěn)妥處理，保護公司合法權益不受侵害7．確保公司的品牌建設與公司的戰(zhàn)略保持一致8．確保公司領導的出差事宜以及公司客戶的日常接待、服務工作順利、有效地進行9．進行公司固定資產管理，保證公司資產的保值增值10． 公司文件、資料的保密工作11． 進行公司信息網(wǎng)絡建設和辦公自動化推進4．組織架構西安立豐房地產公司辦公室組織架構表6．崗位說明書6．1辦公室主任6．1．1崗位職責根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃擬定部門的業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和中長期發(fā)展規(guī)劃并實施；根據(jù)公司規(guī)定進行部門費用預算制定及執(zhí)行；了解國家有關方針、政策和公司的全面情況，負責起草公司的重要行政文件、報告；參與制定公司有關規(guī)章制度等工作；根據(jù)公司總裁辦公會的決議，制定和完善有關的規(guī)章制度、組織執(zhí)行并進行檢查；與各級主管政府部門聯(lián)系、溝通，進行上層公關；與媒體接觸，安排公司宣傳事宜；根據(jù)公司績效考核流程對下屬進行績效考核與評定；公司印簽的使用和保管；制訂對所屬業(yè)務領域內業(yè)務人員的專業(yè)培訓要求，提交人力資源部備案；對采購合同進行談判，確定價格后上報總裁審批；對外協(xié)調與有關管理部門、分支機構的關系；全面負責部門的日常管理工作，并協(xié)調部門內各業(yè)務小組及人員的分工合作；總體負責本部門與公司其他部門或公司以外的聯(lián)絡與交流，尤其是維護與公司有業(yè)務往來的客戶管理層、政府主管部門以及各種媒體的關系；完成上級領導交付的其他工作任務6．1．2上級工作關系直接向公司總裁報告6．1．3任職條件：大專及以上學歷；四年以上工作經(jīng)歷，具有房地產行業(yè)和行政主管經(jīng)驗；有良好的人際溝通能力和企業(yè)內外部事務的協(xié)調能力；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；工作敬業(yè)，有較強的責任心6．2總裁秘書6．2．1崗位職責負責起草公司有關文件、報告及年終總結報告；收發(fā)、傳閱、保管、清退、處理呈送總裁的各類文件資料；總裁日常工作計劃的安排和落實；處理總裁批辦、交辦的工作；總裁客人的來訪接待和各項活動安排和準備工作；隨同總裁出差，負責安排交通、住宿、活動和安全等工作，并做好出差期間的工作記錄6．2．2任職條件：大專以上學歷，二年以上相關工作經(jīng)驗；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；普通話標準、語言表達能力較好，善于溝通；具有秘書的良好職業(yè)道德素質；形象氣質佳，工作耐心細致，踏實認真6．3辦公室秘書6．3．1崗位職責負責整理公司大事記、編寫公司情況簡報，及時反映、通報公司發(fā)展情況；機要文件的收發(fā)、傳閱、收存、上繳和各種簽報、報告的登記、傳閱、催辦、存檔工作；安排公司各類會議、做好會議記錄、整理會議紀要，督促、檢查重要會議決議的執(zhí)行情況；收集相關行業(yè)信息，定期提交行業(yè)報告；公司對外發(fā)送文件、函電、協(xié)議和章程的審核與工作；公司報刊、資料的訂閱管理和往來信函的收發(fā)工作；完成辦公室主任交付的其他工作任務6．3．2任職條件：大專以上學歷，二年以上相關工作經(jīng)驗；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；普通話標準、語言表達能力較好，善于溝通；具有秘書的良好職業(yè)道德素質；形象氣質佳，工作耐心細致，踏實認真6．4辦公室內勤專員6．4．1崗位職責根據(jù)各部門對辦公用品的需求，編制采購計劃并負責采購；負責公司文件、報告等資料的打印、裝訂工作；負責公司文件、資料的復印、油印工作；擬定公司固定資產、辦公用品、勞保用品等購置計劃、預算和帳目登記管理工作；公司固定資產、辦公用品、勞保用品的購置、保管、登記入庫和發(fā)放等工作；固定資產報廢工作；公司票務、定餐、名片印制等工作；外來人員的接待和內部員工來信、來訪工作；公司的消防工作；完成辦公室主任交付的其他工作任務6．4．2任職條件：大專以上學歷，二年以上相關工作經(jīng)驗；熟練使用OFFICE2000等辦公軟件；普通話標準、語言表達能力較好，善于溝通；形象氣質佳，工作耐心細致，踏實認真6．5網(wǎng)絡管理員6．5．1崗位職責負責維護公司網(wǎng)絡系統(tǒng)的正常運行；負責提交公司網(wǎng)絡升級建議報告；負責公司網(wǎng)站建設、網(wǎng)頁制作及維護；公司辦公自動化軟件的開發(fā)與使用；公司辦公信息的處理；公司辦公自動化程序（硬件和軟件）的維護；完成辦公室主任交付的其他工作任務6．5．2任職條件計算機及相關專業(yè)大專以上學歷；二年及以上網(wǎng)絡維護等相關工作經(jīng)歷；熟悉計算機軟、硬件的維護及故障處理；熟悉常用操作系統(tǒng)和局域網(wǎng)的建設及維護熟悉網(wǎng)站建設及網(wǎng)頁設計等工作；工作認真負責，具有敬業(yè)精神6．6法律事務專員6．6．1崗位職責1. 負責處理公司在各種業(yè)務往來中與其他各方發(fā)生的經(jīng)濟糾紛，努力維護公司的經(jīng)濟利益和公司聲譽不受損失；從法律專業(yè)角度清理公司的對外債權；從法律專業(yè)角度審查公司的業(yè)務合同，保證合同條款的合法性，并且不會對公司整體利益構成潛在威脅；參與公司重大經(jīng)營業(yè)務的談判；及時處理公司下屬單位發(fā)生的突發(fā)性法律事務，確保公司在法律訴訟中保持有利地位；結合法律法規(guī)的變化現(xiàn)狀和房地產行業(yè)的最新發(fā)展，對公司有關部門和人員定期進行法律培訓；協(xié)助律師具體處理公司日常業(yè)務中產生的各種法律事務問題：協(xié)助外聘律師從法律專業(yè)角度審查公司的業(yè)務合同，包括收集相關的法律法規(guī)條文，并從簽訂合同的業(yè)務部門處獲得業(yè)務關聯(lián)方的資料；協(xié)助外聘律師辦理公司發(fā)生的經(jīng)濟糾紛案件，包括為其收集相關的法律、法規(guī)條文、案例描述和審判結果，以及從公司相關業(yè)務部門收集其他訴訟方的具體資料；協(xié)助外聘律師清理公司的對外債權；協(xié)助外聘律師參與公司重大經(jīng)營業(yè)務的談判；協(xié)助外聘律師對公司有關部門和人員定期進行法律培訓；回答公司其他部門及所屬分支機構在法律咨詢方面的問題，并為其提供有關書面資料完成辦公室主任交付的其他工作任務6．6．2任職條件：法律相關專業(yè)本科及以上學歷；二年及以上相關工作經(jīng)驗；熟練掌握OFFICE2000等辦公軟件；熟練的人際關系溝通能力及談判能力流暢的書面文字表達能力6．7外勤及車輛管理員6．7．1崗位職責定期參加交通法規(guī)和業(yè)務學習，嚴格遵守交通法規(guī)；保障公司領導及公司日常用車和行車安全；車輛的保護、保養(yǎng)，定期做好車檢工作；辦理公司車輛保險業(yè)務；公司及下屬單位年度營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證的年檢；完成辦公室主任交付的其他工作任務6．7．2任職條件：大專以上學歷，二年以上相關工作經(jīng)驗；熟練使用OFFICE2000等辦公應用軟件；普通話標準，語言表達能力較好，善于溝通；工作耐心細致，踏實認真6．8檔案管理員6．8．1崗位職責負責公司前期的各類檔案的歸類整理；負責公司財務、人事、工程、文件、合同及管理制度等各類檔案的接受；負責文書檔案和聲像檔案的歸檔立卷；根據(jù)公司文件檔案密級管理，負責檔案的保管及銷毀工作；負責檔案的借閱管理；完成辦公室主任交付的其他工作任務6．8．2任職條件：大專以上學歷，二年以上相關工作經(jīng)驗；熟練使用OFFICE2000等辦公應用軟件；工作耐心細致，踏實認真制度是以執(zhí)行力為保障的?！爸贫取敝钥梢詫€人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強制力保證其執(zhí)行和實施，否則制度的約束力將無從實現(xiàn)，對人們的行為也將起不到任何的規(guī)范作用。只有通過執(zhí)行的過程制度才成為現(xiàn)實的制度，就像是一把標尺，如果沒有被用來劃線、測量，它將無異于普通的木條或鋼板，只能是可能性的標尺，而不是現(xiàn)實的標尺。制度亦并非單純的規(guī)則條文， 規(guī)則條文是死板的，靜態(tài)的，而制度是對人們的行為發(fā)生作用的，動態(tài)的，而且是操作靈活，時常變化的。是執(zhí)行力將規(guī)則條文由靜態(tài)轉變?yōu)榱藙討B(tài)， 賦予了其能動性，使其在執(zhí)行中得以實現(xiàn)其約束作用，證明了自己的規(guī)范、調節(jié)能力，從而得以被人們遵守，才真正成為了制度。“制度”。是在通過其執(zhí)行力對人們的行為起到規(guī)