SAP采購系統(tǒng)使用指引

SAP采購系統(tǒng)使用指南序百使用SAP采購系統(tǒng)：入門采購視窗中的主記錄申請和物料打算詢價單和報價采購訂單框架協(xié)議米購信息記錄貨源治理優(yōu)化采購處理輸入文本、打印并傳送作為文電的文檔米購中的報表歐貿(mào)統(tǒng)主條件訂單認可/完成確認與條件有關的事后（期末）結(jié)算序言本章提供了R/3物料治理（MM）模塊中采購功能的一覽，表達了采購任務并舉例說明采購部分與其它SAP系統(tǒng)的部分和模塊的相互作用。R/3系統(tǒng)中的采購物料治理中的采購集成物料治理中的采購R/3系統(tǒng)中的采購R/3系統(tǒng)包括相互之間完全集成的各種模塊。這種集成承諾一個公司的各個部門共享和愛護相同的信息。采購是物料治理（MM）模塊的一個部分。MM模塊與R/3系統(tǒng)中的其它模塊是完全集成的，它支持物料治理的各個時期：物料打算與操縱、采購、收貨、庫存治理和發(fā)票校驗。采購處理中所有參與者之間良好的通訊是順利運行采購所必需的。采購與R/3統(tǒng)中其它模塊的通訊確保了連續(xù)不斷的信息。例如，它可與以下模塊一起工作：操縱（CO）直截了當消耗的物料和服務的訂單說明了與成本會計系統(tǒng)（操縱）的接口。這是由于它們可直截了當分配給成本中心。財務核算（FI）采購和核算都愛護有關供應商的信息。每個供應商的信息儲備在供應商主記錄中，該記錄包含核算和采購信息。供應商主記錄代表財務核算中的供應商帳戶。采購也可通過PO帳戶分配指定財務核算中借記何種G/L帳戶。銷售與分銷（SD）在物料需求打算（MRP）框架中，銷售中的客戶需求可傳遞給采購。此外，可在創(chuàng)建申請時將其指定給銷售訂單。物料治理中的采購集成物料治理中的采購包括以下任務：,物料和服務的米購為通過物料打算和操縱系統(tǒng)或用戶部門中直截了當產(chǎn)生的需求確定可能的供應來源監(jiān)督供應商的供貨和付款物料治理中的采購業(yè)務活動總循環(huán)的采購中心。典型的服務或物料采購循環(huán)包括如下過程：需求的確定通過物料打算和操縱確定物料需求。（這能夠采納與MRP相適合的和基于需求的方法進行庫存操縱。庫存級別的定期檢驗，訂貨點方法的使用和基于過去消耗的推測差不多上重要的方面。）你可親自輸入采購申請，它們也可通過物料打算和操縱系統(tǒng)自動生成。貨源確定采購部門可基于過去訂單和長期的采購協(xié)議關心你確定潛在的供貨來源。貨源清單承諾你愛護優(yōu)先選擇的供應商清單。這會加速創(chuàng)建詢價（RFQs）要求的過程，假如需要的話，可通過SAPEDI將詢價電子發(fā)送給供應商。供應商選擇為比較不同的報價，你可開發(fā)定價方案?；亟^書還能夠被自動發(fā)送。采購訂單處理系統(tǒng)從申請和報價中復制信息以關心你創(chuàng)建采購訂單。與生成采購申請一樣，你可自己生成Po或讓系統(tǒng)自動生成。系統(tǒng)還支持供應商的供貨打算及合同（總括訂單/合同或期間合同的SAP條款）。采購訂單跟蹤你能夠顯示物料或供應商的項目供貨。采購訂單歷史還顯示將要供貨的數(shù)量并提供所有采購申請、報價和采購訂單的當前狀態(tài)。收貨和庫存治理收貨人員可通過輸入PO號來簡單地確認收貨。買方通過指定承諾的偏差可限制所訂物資的供貨過量和供貨不足。（注意：在SAP系統(tǒng)中"庫存治理術語有一個狹義定義，要緊包括庫存/物料移動的治理、跟蹤和記錄。）發(fā)票校驗系統(tǒng)支持發(fā)票的檢查和匹配。由于系統(tǒng)已訪問了PO和收貨數(shù)據(jù)，因此會通知應對帳款的職員物資的數(shù)量和價格差異。這可加快付款發(fā)票的審計和結(jié)算速度。使用SAP采購系統(tǒng)：入門本章討論以下主題：SAP系統(tǒng)中的企業(yè)組織采購菜單關于采購憑證依照采購憑證進行工作外部采購：一樣概述SAP系統(tǒng)中的企業(yè)組織本章表達了SAP系統(tǒng)中典型企業(yè)的組織。請注意在該文檔中所用的術語''企業(yè)〃通常表示一個集團公司。本節(jié)也用實例說明了購買是如何在企業(yè)結(jié)構(gòu)中集成的。組織層次在SAPR/3系統(tǒng)中，企業(yè)結(jié)構(gòu)由以下組織層次表示：用戶組織結(jié)構(gòu)中最高的或集團公司層次。公司代碼該層次代表用戶內(nèi)一個獨立的核算單位。每個公司代碼都有它自己的資產(chǎn)負債表和損益表。例子：子公司，集團公司成員。工廠這可能是真正意義上的工廠（制造工廠）,業(yè)可能是代表公司代碼中的一個分支機構(gòu)或地址。采購組織采購組織是負責為一個或多個工廠采購物料和提供服務及與供應商協(xié)商價格和供貨條款的組織單位。（例如，為公司范疇內(nèi)購買堅持生產(chǎn)的用料、修理材料、運行材料或MRO項目的單位）。采購組采購組織進一步細分成采購組（買方組），負責日常的采購活動。一個采購組也能夠為多采購組織工作。組織層次的分配在SAP系統(tǒng)中，工廠必須分配給一個或多個采購組織。而且工廠必須分配在一個公司代碼之下。采購組織能夠分配給一個或多個公司代碼。假如沒有為采購組織分配公司代碼，那么每個采購組織能夠執(zhí)行每個公司代碼的采購運作。這樣做的前提是執(zhí)行采購的工廠分配給了該采購組織。在創(chuàng)建采購憑證期間必須愛護公司代碼的分配。集中/分散采購能夠?qū)⒉少徆δ茉O置為有一個采購組織的集中采購單位，或為具有不同采購組織的分散采購系統(tǒng)，每個組織負責不同的工廠依照系統(tǒng)設置的方式，你能夠保持單獨的采購組織獨立，或承諾參考采購組織與供應商協(xié)商一個全面的合同（由于更大的采購量具有更多的便利條件），負責在單個工廠進行采購的其它采購組織也能夠通過發(fā)出核準訂單核準不符合合同的物料。有關集中安排合同的信息，請參見集中議定合同這部分。通過SAPALE（ApplicationLinkEnabling的縮寫，應用程序鏈接啟用）的關心，屬于同一組但不同SAP系統(tǒng)的各個公司能夠共同使用合同。后者在這種情形下被認為是''分散合同。有關分散合同的信息，請參見分銷合同這一節(jié)。你能夠以這種方式設置系統(tǒng)，即采購組織從供應商（工廠）處為工廠采購物料，該供應商（工廠）屬于同一用戶（集團公司）內(nèi)的其它公司代碼。這是用SD供貨和開票單據(jù)進行公司內(nèi)部庫存轉(zhuǎn)移的實例。有關公司內(nèi)部庫存轉(zhuǎn)移的信息，請參考文檔物料治理中MM專門庫存及專門采購形式。采購菜單本節(jié)表達了R/3系統(tǒng)中采購應用的起始點：采購菜單。所有在本手冊中表達的任務差不多上以采購菜單為起點，除非另有注明。顯示采購菜單顯示采購菜單的步驟如下：.登錄到系統(tǒng)。顯現(xiàn)系統(tǒng)菜單。.選擇后勤-＞物料治理-＞采購。顯現(xiàn)采購菜單。關于采購菜單從采購菜單中你能夠執(zhí)行的任務是由采購憑證組織的。例如，要顯示訂單，從采購訂單菜單中選擇采購訂單-＞顯示。主數(shù)據(jù)菜單包括創(chuàng)建和顯示信息記錄及供應商和采購主數(shù)據(jù)。當你完成了采購功能后，例如創(chuàng)建了一個采購訂單，可選擇采購訂單-＞退出，返回到采購菜單。標準的菜單功能以下清單表達了標準的采購憑證菜單中的選項：創(chuàng)建創(chuàng)建采購憑證。你必須輸入所需的信息并儲存憑證。憑證儲備在一個唯獨的編號下。修改修改采購憑證。為訪問要修改的憑證，需要憑證號。顯示顯示采購憑證。這時，不能對憑證進行修改或添加任何信息。為顯示憑證，需要憑證號。清單顯示/報表生成分析采購憑證的報表（例如，供應商ABC的所有采購訂單）。如何生成報表在采購中的報表中做了表達。后繼功能能夠使你執(zhí)行與采購相關的（連續(xù)的形式）但不包括在采購中的任務，比如在系統(tǒng)中輸入收貨或發(fā)票。信息承諾你以信息的方式（例如，通過電子數(shù)據(jù)交換、等傳送）打印或傳送憑證。關于采購憑證本節(jié)說明了各種采購憑證的一樣特點。什么是采購憑證？采購憑證是采購系統(tǒng)用來采購物料或服務的工具。以下清單顯示了在SAP系統(tǒng)中可用的各種采購憑證：采購申請定義對物料或服務的需求。詢價（RFQ）把定義在物料或服務申請中的需求傳送給可能的供應商。報價包含依照RFQ而提供的供應商定價和供貨條款。它是選定供應所需物料或服務的供應商的依據(jù)。采購訂單（PO）采購實體要求供應商（外部供應商）供應某些物料或提供/執(zhí)行某些服務/工作，并使得使采購業(yè)務正式化的要求。它包含日期和價格方面的詳細規(guī)定。合同在SAP采購部分中，合同是一種''框架協(xié)議，或一種長期的采購安排。合同是一段時刻內(nèi)從供應商那兒采購某種物料或服務的具有約束力的約定。打算協(xié)議打算協(xié)議是另外一種類型的''框架協(xié)議，給出了隨后進行的供貨打算，具體規(guī)定了采購數(shù)量、供貨日期、可能還要指定交貨時刻點。如何將采購憑證分類？在SAP系統(tǒng)中通過憑證類型來區(qū)分采購憑證。并由憑證類型來確定相應的編號范疇和需要對哪些字段進行愛護。當創(chuàng)建采購憑證時，相關的憑證類型以默認值顯現(xiàn)。例如，為詢價單、采購訂單和合同都定義了的憑證類型。標準SAP系統(tǒng)差不多包括了一些憑證類型。然而，你公司也可定義自己的憑證類型。如何將采購憑證編號？為每個憑證分配有唯獨的號碼。（注意，"號碼"也可能是字母數(shù)字代碼）。依照企業(yè)的要求，此號碼能夠是由內(nèi)部或外部分配。內(nèi)部分配意味著由系統(tǒng)來對編號進行分配。外部分配那么意味著編號必須由創(chuàng)建憑證的人提供。字母數(shù)字的分配只有在后一種情形下才是可能的。如何構(gòu)成采購憑證？每個采購憑證細分為兩個要緊區(qū)域：標題部分和各個項目部分。每個憑證可包含一個標題，且能夠包含多個項目。標題包含與整個憑證相關的信息。項目那么指定了要采購的物料或服務。例如，關于供應商的信息包含在憑證標題中，而物料簡介和訂購數(shù)量那么在每個項目中指定。附加數(shù)據(jù)包含項目的附加信息，同時和項目的采購數(shù)據(jù)沒有直截了當?shù)穆?lián)系。例如，附加數(shù)據(jù)包括帳戶分配數(shù)據(jù)（例如，成本中心和G/L帳戶）和項目的采購訂單歷史，采購訂單歷史包含與項目有關的已記錄的物資和發(fā)票方面的信息。采購憑證中的每個項目都代表了一個特定的打算采購。采購業(yè)務（涉及申請、訂購和監(jiān)督）差不多上需要指定具體項目的。依照采購憑證進行工作本節(jié)表達了如何查找采購憑證中的信息。另外，討論了創(chuàng)建采購憑證中的便利條件和幫助。閱讀本節(jié)之前，你應對R/3系統(tǒng)有差不多的了解。為了檢驗一下您使用R/3的差不多技能，請參見R/3入門指南。初始屏幕假如你正在創(chuàng)建新的采購憑證，那么使用初始屏幕分配負責的采購組織和采購組。假如你正在處理現(xiàn)存的憑證，那么在此輸入一個通用數(shù)據(jù)（例如，編號），以使系統(tǒng)調(diào)出你感愛好的憑證。在初始屏幕中輸入采購憑證的通用信息（例如，憑證號）。該屏幕的內(nèi)容依照是創(chuàng)建、更換或顯示采購憑證而定。例如，顯示采購訂單時，僅需輸入憑證號碼；創(chuàng)建采購訂單時，那么需要輸入附加信息，例如采購組織和采購組。為了減少鍵入數(shù)據(jù)的工作量，可在初始屏幕的默認數(shù)據(jù)區(qū)域的有關字段中進行輸入。例如，假如關于訂單中的大多數(shù)或所有項目來說，都具有相同的收貨工廠和儲備地或供貨日期，那么能夠在默認數(shù)據(jù)字段中進行輸入。系統(tǒng)會將這些輸入值復制到訂單的所有項目中。假如你通過參考一個現(xiàn)存的憑證創(chuàng)建新的憑證，那么正在創(chuàng)建的憑證也采納在憑證初始屏幕上輸入的數(shù)據(jù)。該功能專門相應于合同核準訂單，它們本身不包含供應工廠、儲備地和供貨日期（例如，根據(jù)集中協(xié)議合同而發(fā)出的核準訂單）。假如你創(chuàng)建的核準訂單所依據(jù)的合同已包含了數(shù)據(jù)''工廠〃和''儲備地，同時已在初始屏幕上輸入了默認數(shù)據(jù)，那么系統(tǒng)忽略輸入的數(shù)據(jù)而同意合同中的數(shù)據(jù)。例如，假如你期望使用功能創(chuàng)建采購訂單-＞參考合同創(chuàng)建依照集中協(xié)議合同的核準訂單，同時已在初始屏幕上輸入工廠和儲備地，那么在采購訂單的項目中將采納該默認值，因為在這種合同中不存在這些數(shù)據(jù)。參考詢價單時，也適用同樣的過程。項目一覽項目一覽是采購憑證中標題和項目數(shù)據(jù)的匯總。項目一覽屏的頂部包含了重要的標題數(shù)據(jù)。屏幕的中心部分包含了要進行訂購的項目。項目按照為憑證類型定義的項目號碼的遞增順序來編號。假如你情愿，能夠更換默認的項目號。另外，能夠通過選擇編輯-＞修改顯示，在項目一覽屏的單行顯示和雙行顯示方式之間進行切換。選擇要處理的項目對項目進行選擇的字段位于項目一覽表屏左邊的第一列中，在此能夠選擇要處理的項目。也能夠通過選擇編輯-＞選擇.來選擇項目。照這種方法，你能夠選擇所有項目、項目塊或取消選擇。標題數(shù)據(jù)采購憑證的標題數(shù)據(jù)包括與供應商有關的信息。例如，它顯示現(xiàn)金折扣政策和負責的銷售代表。（采購申請是例外，因為它不包含標題數(shù)據(jù)。）要顯示標題數(shù)據(jù)，從項目一覽屏幕中選擇標題-＞細節(jié)。項目細節(jié)屏幕項目細節(jié)屏幕包含物料采購的重要數(shù)據(jù)。例如，它能夠顯示用于監(jiān)督與日期有關的數(shù)據(jù)，顯示用于對物資和發(fā)票進行操縱的數(shù)據(jù)。要顯示項目的項目細節(jié)，在項目一覽屏中選擇相應的項目。然后選擇項目-＞細節(jié)。項目的附加數(shù)據(jù)附加數(shù)據(jù)提供了項目的附加信息，例如，價格和條件，帳戶分配，文本等等。通過選定項目一覽屏幕上的項目，然后從項目菜單中選擇適當?shù)墓δ?，就能夠顯示附加數(shù)據(jù)。輸入關心有參照地創(chuàng)你能夠參考其它采購憑證輸入采購憑證項目，方法是：從初始屏或項目一覽屏中，通過菜單建來實現(xiàn)。有參照地創(chuàng)外部采購：一樣概述本節(jié)提供了MM系統(tǒng)中有關外部采購的概述，討論了：為庫存采購物料和為直截了當消耗采購物料之間的區(qū)別,消耗和庫存物料的帳戶分配外部采購形式用于庫存的采購與用于消耗的采購在MM系統(tǒng)中，你能夠為庫存進行采購，也能夠為直截了當消耗進行采購。例如，你能夠在采購訂單中確定物料被采購的目的。本節(jié)表達了MM系統(tǒng)中用于庫存的采購和用于直截了當消耗的采購之間的區(qū)別。用于庫存的采購庫存物料是儲備在庫存中的物料。如此的物料要在收貨后儲備起來。從庫房或倉庫收貨或發(fā)貨時，現(xiàn)有庫存會隨著收到或發(fā)出的數(shù)量而增加或減少。訂購庫存物料時，系統(tǒng)不要求帳戶分配。這是因為相應的庫存及消耗帳戶會在每次物資移動后自動被記錄。（例如，庫房收到或發(fā)出物料后）。而且，在物料主記錄中會更新庫存物料的價值和數(shù)量。要訂購存入庫存的物料，該物料必須有主記錄。有關如何為采購創(chuàng)建物料主記錄的更詳細信息，請參見采購視窗中的主記錄。用于消耗的采購當你為消耗而采購時，要通過輸入帳戶分配（例如，成本中心）來指定消耗目的。在收貨時,所收到的物料或服務已被計入消耗。假如物料為直截了當消耗而采購，那么輸入收貨時，會在財務核算的消耗帳戶中入帳。現(xiàn)有的物料庫存總數(shù)和總價值不受阻礙。物料帳戶分配關于采購憑證中的每一個項目，你需要指定采購是用于庫存依舊用于消耗。在采購憑證中，能夠輸入帶有或不帶有帳戶分配的項目。假如訂購的是庫存物料，那么訂購的物料必須有物料主記錄。假如你訂購的是消耗的物料，那么所訂購的物料能夠有也能夠沒有物料主記錄。以下采購憑證中能夠有帳戶分配：,米購申請,米購訂單框架協(xié)議采購形式在向供應商進行物料或服務訂購前，必須決定期望使用的采購方法。本節(jié)表達了MM模塊支持的三種差不多采購形式：.使用一次性采購訂單.使用具有后續(xù)發(fā)出核準訂單的長期合同.使用長期打算協(xié)議和供貨打算表一次性采購訂單關于不定期訂購的物料或服務，你能夠使用一次性采購訂單。當創(chuàng)建一次性采購訂單時，能夠參考采購申請、詢價單、或其它采購訂單。從采購信息記錄復制供應商當前的定價條件和物料供貨條款。有關創(chuàng)建一次性訂單的更詳細信息，請參見采購訂單。合同和核準訂單關于定期訂購的或訂購足夠數(shù)量的物料，可同供應商商量長期的定價和條件，并把它們輸入到合同中。在合同中指定合同的有效期和總目標數(shù)量或總美元價值。創(chuàng)建合同時，你能夠參考詢價單或其它的合同。合同申請（代表設置合同的要求）也可作為參考憑證來簡化數(shù)據(jù)的輸入過程。當建立相關的核準訂單時，采納相應的合同中的信息。每個供貨是依照核準訂單而發(fā)生的，核準訂單規(guī)定了確切的訂購數(shù)量和供貨日期。有關本主題的更詳細信息，請參見框架協(xié)議。打算協(xié)議和供貨打算表假如物料的訂購是定期并按照準確的打算進行，那么可設置一個打算協(xié)議。當要求從供應商處趕忙發(fā)貨時，一樣使用這種采購方法（例如，在汽車工業(yè)中）。就合同來說，在打算協(xié)議中規(guī)定了物料和差不多條件。一旦建立了協(xié)議，就能夠創(chuàng)建供打算表來規(guī)定確切的數(shù)量、供貨日期和連續(xù)到今后某時刻內(nèi)的供貨次數(shù)。有關打算協(xié)議的更詳細信息，請參見框架協(xié)議。采購視窗中的主記錄本節(jié)表達了在采購中使用的主數(shù)據(jù)，包含以下主題：采購視窗中的主記錄：概述物料主數(shù)據(jù)物料主記錄包含了什么信息？愛護采購數(shù)據(jù)供應商主數(shù)據(jù)愛護供應商主記錄采購主數(shù)據(jù)采購視窗中的主記錄：概述本節(jié)表達了專門與采購相關的物料主記錄和供應商主記錄的功能。討論了與采購有關的主數(shù)據(jù)并表達了如何輸入和愛護與采購有關的物料和供應商數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)類型MM采購能夠處理以下數(shù)據(jù)類型：?物料主數(shù)據(jù)包括了企業(yè)向外采購或內(nèi)部生產(chǎn)的物料的詳細信息。計量單位和物料描述是儲備在物料主記錄中的數(shù)據(jù)的實例。SAP后勤部分的其它模塊也能夠訪問物料數(shù)據(jù)。,供應商主數(shù)據(jù)供應商主數(shù)據(jù)是關于外部供應商的信息。典型的內(nèi)容有：供應商名稱，供應商使用的貨幣和供應商編號（儲備在SAP系統(tǒng)中作為帳戶編號）。?采購主數(shù)據(jù)，比如：米購信息記錄信息記錄建立了物料和供應商之間的聯(lián)系，因而方便了選擇報價的處理。例如，信息記錄給出了用于從供應商訂貨的計量單位，并標注在一段時刻內(nèi)阻礙物料的供應商價格方面的變化。貨源清單貨源清單規(guī)定了物料可能的供應來源。顯示了能夠從某一給定的供應商處訂物資料的時刻段。配額的分配配額分配是依照配額，規(guī)定在一定期間內(nèi)物料總需求在特定的供應商之間如何進行分配。物料主數(shù)據(jù)物料主數(shù)據(jù)庫〔通常稱為''物料主記錄，包括儲備在系統(tǒng)中的所有單個物料主記錄）包含了對所有企業(yè)所采購、生產(chǎn)和儲備在庫存中物料的描述。它是企業(yè)中有關物料信息（例如，庫存水平）的中央倉庫。將所有的物料數(shù)據(jù)集成在單一的物料數(shù)據(jù)庫中，排除了數(shù)據(jù)冗余的問題，而且不僅承諾采購系統(tǒng)使用這些數(shù)據(jù)，而且其它應用部門（例如，儲備治理、物料打算及操縱、發(fā)票校驗等）也能夠使用這些數(shù)據(jù)。物料主記錄包含了什么信息？物料主記錄中描述了在企業(yè)中使用的各個物料的全面信息。以下清單顯示了包含在物料主記錄中的信息類型，并為每種類型提供了一些實例：,核算估價和成本方面的信息。例子：標準價格、過去價格和以后價格，當前估價。?物料打算及操縱物料需求計-＞（MPR）信息和基于消耗的打算/庫存操縱。例子：安全庫存水平、打算供貨時刻和物料的再訂貨水平。,米購由采購系統(tǒng)為物料而提供的數(shù)據(jù)。例子：負責物料采購的采購組、承諾偏差的上下限以及訂貨單位。,工程物料的工程和設計方面的數(shù)據(jù)。例子：CAD圖、差不多尺寸和設計規(guī)格。,倉儲與物料儲備/倉庫相關的信息。例子：發(fā)貨單位、儲備條件和包裝尺寸。?推測用于推測物料需求的信息。例子：如何采購物料，推測周期，以往的消耗/使用情形￡,銷售和分銷有關銷售訂單和定價的信息。例子：銷售價格、最小訂貨量和負責某一物料的銷售部門名稱。如何組織信息？物料數(shù)據(jù)總是以同樣的分級方式組織的。從采購的觀點來看，物料主記錄包含以下組織層次：用戶、采購組織、工廠和儲備地。.用戶-一樣數(shù)據(jù)-本層次包含了可應用于一個企業(yè)〔集團公司〕內(nèi)的所有獨立公司、所有工廠和所有倉庫/倉儲的數(shù)據(jù)。一樣數(shù)據(jù)的實例是有關物料設計（例如，CAD繪圖）和儲備條件（溫度范圍，物料是否是易爆炸或易腐敗的等等）的方面的細節(jié)信息。.工廠-本層次包含了一個公司內(nèi)的每個分支或工廠的數(shù)據(jù)。對采購來說重要的數(shù)據(jù)都在該層次上進行儲備。這類數(shù)據(jù)的實例是物料的最大訂貨數(shù)和最小訂貨數(shù)和再訂貨水平。能夠通過輸入工廠代碼訪問工廠數(shù)據(jù)。.儲備地-本層次包含了專屬于某一儲備地的數(shù)據(jù)。庫存層次確實是需要針對每個儲備地進行愛護的。通過輸入工廠和儲備地代碼，能夠訪問儲備地數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)方便了對整個企業(yè)中與物料有關的信息的組織。當在一個以上的工廠中使用同樣的物料或在一個以上儲備位置儲備時，它會防止物料數(shù)據(jù)的冗余儲備。例子：假設在兩個不同位置儲備同樣的金屬鑄件，那么該物料的設計和采購方面的數(shù)據(jù)是相同的，但每個位置的庫存數(shù)據(jù)卻是不同的。如何對物料編號？每個物料主記錄都分配有唯獨的編號，該編號是物料的標識。物料的編號能夠是內(nèi)部分配，也能夠是外部分配。內(nèi)部編號分配意味著由系統(tǒng)對物料進行編號；外部編號分配意味著由建立物料主記錄的人指定物料的編號。假如是采納的外部分配編號方式，那么對物料的編號可能要受到限制。編號分配的范疇在定制時進行定義。誰能夠訪問物料主記錄？公司政策會限制對物料主記錄數(shù)據(jù)的訪問。訪問限制是用來防止非授權用戶更換物料主記錄的。一樣來說，采購者能夠查看所有物料數(shù)據(jù)，但通常只承諾更換采購數(shù)據(jù)。同樣，物料打算者和庫存治理者通常只承諾更換直截了當與物料打算和操縱有關的數(shù)據(jù)。某些用戶有權在中央更換數(shù)據(jù)。這意味著他們有權輸入物料主記錄中的所有數(shù)據(jù)并進行更換，包括采購數(shù)據(jù)。假如要明白規(guī)公司對訪問有什么限制，請與系統(tǒng)治理員聯(lián)系。愛護采購數(shù)據(jù)在首次安裝MM模塊時，要創(chuàng)建物料主記錄。此后，使用該物料主數(shù)據(jù)庫的各個部門就會負責保留迄今為止的最新信息。物料主記錄能夠集中或者由單個部門創(chuàng)建并更換。例如，在后一種情形下，采購部門將負責更新采購數(shù)據(jù)，同樣，銷售部門將負責銷售和分銷數(shù)據(jù)。本節(jié)說明了如何輸入物料主記錄中的采購數(shù)據(jù)并進行更換。什么是物料類型？物料類型標識了物料的核算和儲備治理方面的特點。你在創(chuàng)建物料主記錄時要指定物料的類型。''原材料〃和''制成品〃是物料類型的實例。在標準MM模塊中，前一種物料類型表示外部采購（買進）物料，后一種物料類型表示相關物料是在廠內(nèi)生產(chǎn)的。當物料進入或離開儲備/倉庫或由用戶部門使用或消耗時，物料類型決定是記入借方的帳戶依舊記入貸方的帳戶。它還決定了物料編號是由內(nèi)部分配依舊由外部分配。顯示物料主記錄假如需要某物料的信息，你能夠顯示物料主記錄。要顯示物料主記錄，需要物料編號。過程如下：.第一從系統(tǒng)菜單項選擇擇后勤-＞物料治理-＞物料主記錄。然后選擇物料-＞顯示。.在物料編號字段中輸入物料號。假如不明白物料號，使用"可能輸入"功能，通過匹配代碼搜索所需的物料。.輸入匹配代碼的選擇標準。按enter鍵后，系統(tǒng)顯示出符合選擇條件的所有主記錄。你還能夠通過選擇環(huán)境錦，從任何采購憑證的訂單項目上顯示物料主記錄。顯示庫存層次有兩種方法顯示給定物料的庫存層次：依照物料主記錄依照采購憑證依照物料主記錄顯示庫存層次：要顯示庫存層次，在顯示物料主記錄時，選擇環(huán)境-＞庫存一覽。依照采購憑證顯示庫存層次：在顯示訂單、框架協(xié)議、詢價或報價時，選擇環(huán)境-＞物料庫存，可顯示所選定項目的庫存一覽選擇屏。創(chuàng)建或愛護物料主記錄（采購部門）本節(jié)說明了如何在物料主記錄中輸入采購數(shù)據(jù)。何時創(chuàng)建或愛護物料主記錄？假如要采購的物料處于以下情形，那么應創(chuàng)建或愛護物料主記錄未在物料主數(shù)據(jù)庫中定義（即，物料沒有物料主記錄）差不多為別的的工廠定義了，但沒有為將發(fā)出采購訂單的工廠所定義差不多為正確的工廠所定義，但未輸入物料的采購數(shù)據(jù)。例如，用戶從其它部門，例如會計部門，創(chuàng)建了物料主記錄，但未能輸入采購方面的數(shù)據(jù)，就屬于此類情形。要確定物料是否有物料主記錄，可試著通過"可能輸入"工具來顯示物料。如此做的過程如''顯示物料主記錄〃中所述的那樣。開始之前開始創(chuàng)建物料主記錄之前，需要以下信息：物料類型和行業(yè)計量單位，比如基準單位（庫存記帳單位），以及訂貨單位負責物料的采購組（買方組）核算方面的數(shù)據(jù)，例如估價等級、價格操縱，標準價格或移動平均價格過程創(chuàng)建或愛護物料主記錄的過程如下：.第一從系統(tǒng)菜單項選擇擇后勤-＞物料治理。物料主記錄。然后選擇物料。創(chuàng)建通用。.假如物料主記錄全然不存在，那么輸入使用物料的行業(yè)（例如，m代表機械工程行業(yè)）并輸入物料類型。只有在使用外部編號分配時才輸入物料號。否那么，系統(tǒng)自動給物料分配一個編號。假如物料主記錄差不多存在，請輸入物料編號并按下ENTER鍵。顯現(xiàn)選擇視窗框。它包含可能的用戶部門清單。假如已存在相似的物料主記錄，那么創(chuàng)建新的物料主記錄時可用它作參考。為此,輸入被參考的物料號。屏幕將顯示一個參考物料主記錄的副本。在此，能夠做所需的修改。.在對話框中選擇采購和核算，以及PO文本（假如要輸入的話）。然后按enter鍵。.在對話框組織層次/參數(shù)文件中，輸入工廠代碼并按enter鍵，顯現(xiàn)物料主記錄的采購數(shù)據(jù)屏幕。.假如不存在物料主記錄，那么輸入短文本（對物料的一個簡短說明卜基準計量單位、物料組和負責采購物料的采購組。短文本（簡短說明）用于標識所有采購憑證以及來自其它部門憑證上的物料。因而，應輸入對其它部門也有意義的說明。.輸入與物料的采購有關的信息，例如：訂貨單位只有在訂貨單位不同于基準計量單位時才在此輸入。假如你在該字段中指定了一個值，那么還必須提供從訂貨單位轉(zhuǎn)換為基準單位的轉(zhuǎn)換因子。采購組在該字段中，指定負責采購物料的買方或買方組。采購數(shù)值代碼系統(tǒng)為采購部門的業(yè)務功能定義各種數(shù)值代碼，例如，催付間隔和誤差等。催付間隔以天數(shù)運算，并標注在多少周期之后，第一次、第二次和第三次催付/催貨信函將發(fā)送給供應商，這些信函是關于未兌現(xiàn)報價、未兌現(xiàn)訂單確認或供貨過期的。系統(tǒng)會自動生成催付或催付信函。超過和不足誤差方面的限制給出了您的企業(yè)所承諾的供貨不足或過量供貨部分的百分比。在一樣數(shù)據(jù)和外貿(mào)（進口/出口）數(shù)據(jù)制定相應的規(guī)格。作為采購數(shù)值代碼的一部分，能夠以物料為基礎，設置最小供貨數(shù)量和供貨日期偏差的標準值參數(shù)。這些數(shù)值在MM的供應商評估功方面將要使用。.按ENTER鍵顯示采購訂單文本屏幕。所輸入的文本會顯示并打印在所有與相應物料相關的采購憑證中。.按ENTER鍵顯示核算數(shù)據(jù)。輸入估價等級、價格操縱（以代碼形式說明是按移動平均價格依舊標準價格進行估價卜移動平均價格或標準價格。將按照規(guī)定的價格對有關的物料進行評估。.儲存物料主記錄?？商娲挠嬃繂挝怀讼到y(tǒng)使用的用于治理庫存和完成所有運算的基準計量單位外，其它部門能夠使用它們自己的計量單位。所有基準計量單位以外的計量單位通稱為''可替代單位。下面是可替代計量單位的實例：訂貨單位訂購物料是所使用的計量單位。它是采購功能中的默認單位。訂貨計價單位供應商開發(fā)票所用的計量單位。訂貨計價單位在采購訂單或采購信息記錄中定義。假如在采購訂單中定義了訂貨單位，那么收貨將以訂貨單位和訂貨計價單位記錄。銷售單位銷售物料時所用的計量單位。它作為銷售訂單中的默認值自動顯現(xiàn)并能夠在那兒更換。發(fā)貨單位從倉庫/儲備中發(fā)出時所使用的物料計量單位。能夠連同物資發(fā)出和實地盤點活動一起使用該計量單位。在除了按基準單位以外的計量單位所運算的任何數(shù)量，都會由系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)換為按基準單位運算的數(shù)量。要使這成為可能，必須在物料主記錄中輸入可替代單位和基準單位之間的轉(zhuǎn)換比率（轉(zhuǎn)換系數(shù)）。當指定可替代的計量單位時，你能夠輸入這些信息。可變計量單位在物料主記錄中，你能夠規(guī)定物料可用不同于訂貨單位的計量單位進行采購。否那么，你將必須使用物料主記錄中的訂貨計量單位。假如可用一個以上的計量單位訂購物料，那么在采購數(shù)據(jù)的可變訂貨單位字段中輸入1。更換物料主記錄更換物料主記錄時，系統(tǒng)會記錄所做