A職業(yè)化時間管理

高效時間管理人力行政中心課程收益：

掌握時間管理的優(yōu)先矩陣，懂得時間管理的目的及技巧，讓您的工作生活充實而有意義；課程大綱

一、時間的特性二、時間管理的目的三、時間管理的技巧

一、下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎或者加班？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的辦公桌上有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？9.你時常把工作拖到臨近期限時，然后很努力地去完成它們？10.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？11.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？12.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？13.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？14.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？15.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？

精品資料網(wǎng)總結(jié)你的時間掌控（表一）三個主要的時間管理障礙（表二）一、時間的四個特性供給毫無彈性無法失而復(fù)得無法儲蓄無法取代二、時間管理的目的避免浪費時間？如何管理我們的時間，從而使得我們能夠更好地利用時間是可以完成更多的事情，還是讓我們離目標(biāo)更近？

精品資料網(wǎng)只有這些才能讓我們感受到繁忙后那一刻的充實，否則只有繁忙后必然的疲憊。

許三多：有意義就是好好活，好好活就是做有意義的事80%的任務(wù)可以通過20%的時間來完成，20%的任務(wù)要通過80%的時間來完成；我們還可以得到：80%的收獲來自于20%的任務(wù)而剩下的80%的任務(wù)只會帶來20%的收獲

精品資料網(wǎng)我們將通過一一個練習(xí)來體體會什么是時時間管理。假設(shè)你是行政政專員，周一一你有如下工工作，你是如如何安排：1、做月度考勤勤統(tǒng)計給薪資資專員，這需需要至少2個半小時；2、約了電信工工作人員給15樓的皮具總監(jiān)監(jiān)維修電話，，接待時間大大概20分鐘；3、OA答復(fù)員工招調(diào)調(diào)工政策咨詢詢，約10分鐘；4、今晚6點公司組織生生日Party，需到筍崗倉倉庫采購禮物物，大概2個小時；5、一個好久沒沒見的同學(xué)來來深圳出差，，約你晚上7點在華強(qiáng)北聚聚一聚6、明天新人培培訓(xùn)，你需要要抽點時間備備課精品資料網(wǎng)7、某體檢公司司業(yè)務(wù)員來公公司拜訪你8、培訓(xùn)部組織織《時間管理課件件》評審，，邀請請你參參加，，時間間大概概1小時時9、有位位員工工的工工傷保保險資資料，，今天天必須須去社社保局局申報報，不不需排排隊的的話，，大概概40分鐘；；10、上午午21樓打印印機(jī)故故障，，了解解故障障原因因需報報修，，約維維修人人員下下午3點前過過來維維修，，約5分鐘，，下午午過來來維修修跟進(jìn)進(jìn)，約約15分種；；11、各部部門領(lǐng)領(lǐng)用辦辦公用用紙、、辦公公耗材材等，，每次次約1-2分鐘；編好時時間表表以后后，請請考慮慮：·哪些事事情被被放棄棄不做做？為為什么么？·哪件事事情有有最高高的優(yōu)優(yōu)先級級？為為什么么？·你會高高興地地執(zhí)行行這個個計劃劃嗎？？喜歡做做的事事情VS不喜歡歡做的的事情情熟悉的的事情情VS不熟悉悉的事事情容易做做的事事情VS難做的的是事事情花費時時間少少的事事情VS花費時時間多多的事事情已排定定時間間的事事情VS未排定定時間間的事事情資料齊齊全的的事情情VS資料不不齊全全的事事情緊急的的事情情VS不緊急急的事事情為什么么工作作總是是不見見起色色？你覺得得人們們在哪哪個象象限耗耗費的的時間間最多多?答案是是不重重要的的瑣事事，因因為處處理這這類事事情沒沒有任任何壓壓力。。其次是是不重重要但但緊急急的事事情，，因為為“會會響的的轱轆轆有油油喝””，這這種事事情總總在吸吸引人人們的的注意意力。。以減減少處處理重重要事事情的的時間間為代代價，，處理理緊急急重要要/不重要要的事事務(wù)，，是一一種變變相的的拖延延。管理時時間時時，請請確認(rèn)認(rèn)你把把重點點放在在1、2象限上。精品資資料網(wǎng)網(wǎng)重要，，非緊緊急防患未未然建立人人脈關(guān)關(guān)系理財規(guī)規(guī)劃重要，，緊急急危機(jī)急迫重要緊急M1M2M3M4非重要要，非非緊急急某些信信件某些電電話有趣的的活動動非重要要，緊緊急不速之之客某些電電話某些會會議必要而而不重重要的的問題題優(yōu)先矩矩陣事關(guān)重重大者者不可可受制制于細(xì)細(xì)枝末末節(jié)---哥德偏重各各類事事務(wù)的的結(jié)果果：盡量避避免擴(kuò)擴(kuò)大M1盡量減減少M3事情多投資資時間間在M2盡量避避免M4事情案例討討論：：請運用用優(yōu)先先矩陣陣方法法，重重新安安排您您一天天的工工作安安排三、時時間管管理的的技巧巧1、自我因因素：：混亂授權(quán)權(quán)不不足足不懂懂得得拒拒絕絕2、環(huán)環(huán)境境因因素素：：訪客客電話話會議議時間間大大盜盜解決決混混亂亂案例例：：碰碰到到這這樣樣的的““最最佳佳秩秩序序獎獎””得得主主，，怎怎么么辦辦？？對策策該扔扔則則扔扔，，不不要要移移師師暗暗處處將物物品品放放在在固固定定地地方方。。讓文文件件在在面面前前只只流流通通一一次次下班班最最后后一一件件事事---收拾拾辦辦公公桌桌借力力有有道道管理理是是通通過過他他人人將將事事情情辦辦妥妥。。授權(quán)權(quán)/借力力就就是是將將分分內(nèi)內(nèi)的的若若干干工工作作委委托托部部屬屬/同事事履履行行。。借力力不不卸卸責(zé)責(zé)。。精品品資資料料網(wǎng)網(wǎng)哪些些事事情情可可以以授授權(quán)權(quán)/接力力？？哪個個象象限限？？授權(quán)權(quán)/借力力為為什什么么困困難難？？擔(dān)心心部部屬屬做做錯錯事事?lián)男牟坎繉賹俦肀憩F(xiàn)現(xiàn)太太好好找不不到到適適當(dāng)當(dāng)?shù)牡牟坎繉賹偈谑跈?quán)權(quán)學(xué)會會拒拒絕絕模擬擬演演練練：：你現(xiàn)現(xiàn)在在手手上上正正在在準(zhǔn)準(zhǔn)備備一一份份后后天天會會議議的的報報告告資資料料，，你你的的上上級級臨臨時時交交待待你你幫幫他他搜搜集集以以往往的的銷銷售售數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)，，而而這這可可能能占占用用你你比比較較多多的的時時間間，，你你怎怎么么辦辦？？電話話處處理理技技巧巧“小小王王，，快快一一點點，，你你的的電電話話?。　薄薄班捺?，，小小王王他他正正在在接接另另一一個個電電話話。?！薄薄澳隳阋艺倚⌒⊥跬?？？他他正正在在接接電電話話，，你你可可不不可可以以等等一一下下再再打打來來??！””“小小王王，，快快一一點點，，這這是是老老總總的的電電話話。?！薄蹦闶鞘沁@這個個小小王王嗎嗎？？同時時有有三三個個電電話話要要打打，，三三個個電電話話要要回回，，你你優(yōu)優(yōu)先先安安排排哪哪類類電電話話？？一個經(jīng)常常不在，，一個偶偶爾在，，一個經(jīng)經(jīng)常在，，你會先先給哪位位打電話話？如果果通知經(jīng)經(jīng)理級以以上人員員開會，，你是一一口氣通通知完畢畢還是先先打三四四個，有有空再打打四五個個？你認(rèn)為什什么時段段是比較較好的通通話時段段？優(yōu)先安排排打電話話盡量避免免分批處處理盡量選擇擇下午或或下班前前精品資料料網(wǎng)會議安排排技巧會議安排排在下午午比上午午好會議的人人數(shù)愈少少愈好會議主持持人需經(jīng)經(jīng)過會議議主持訓(xùn)訓(xùn)練（會找一一段視頻頻資料））會議時間間以60—90分鐘最為為恰當(dāng)會議資料料及設(shè)備備須先備備妥如何處理理高價值值活動堅持重點點，讓高價值值活動充充實每一一天，剩剩余的時時間再用用于做瑣瑣碎的小小事。將大項目目分解，，設(shè)定最最后期限限逐步完完成高效運用用自己的的黃金時時段如何處理理低價值值的活動動授權(quán)或分分派出這這些活動動，節(jié)約約自己的的時間。。降低自己己的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，不要要追求完完美。學(xué)會放棄棄既沒有有價值，，又浪費費時間的的事。將它們匯匯總，集集中時間間處理。。（舉例例財務(wù)報報銷、內(nèi)內(nèi)購、借借書、購購買領(lǐng)用用辦公文文具）做正確的的事比正正確的做做事更重重要精品資料料網(wǎng)立即行動動找出一件件一直為為你所忽忽略，但但對個人人和事業(yè)業(yè)產(chǎn)生重重大影響響的事，，作為近近期目標(biāo)標(biāo)根據(jù)優(yōu)先先矩陣估估計自己己花在這這四類事事務(wù)上的的時間，，然后連連續(xù)三天天記錄行行事歷，，每十五五分鐘為為一單位位，驗證證正確與與否？你你是否滿滿意自己己運用時時間的方方式？規(guī)劃下一一周的活活動，依依據(jù)不同同角色設(shè)設(shè)立目標(biāo)標(biāo)，再把把目標(biāo)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化為行行動，列列入行事事歷。一一周后，，檢討自自己是否否成功的的把人生生目標(biāo)和和價值觀觀融入日日常生活活，意志志是否堅堅定？設(shè)計合用用的表格格金錢用完完了，還還可獲取取，而而時間用用完了，，生命即即結(jié)束了了。其其實，時時間管理理，就是是你自己己生命的的管理??！謝謝！9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Tuesday,December20,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。16:43:1016:43:1016:4312/20/20224:43:10PM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2216:43:1016:43Dec-2220-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。16:43:1016:43:1016:43Tuesday,December20,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2216:43:1016:43:10December20,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。20十十二月20224:43:10下午午16:43:1012月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月224:43下下午12月-2216:43December20,202216、行動出成果果，工作出財財富。。2022/12/2016:43:1016:43:1020December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時時，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點的的射線向前前。。4:43:10下下午4:43下下午16:43:1012月-229、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功??！。。12月月-2212月月-22Tuesday,December20,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。16:43:1016:43:1016:4312/20/20224:43:10PM11、成功12、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。。11:44:2911:44:2911:44Wednesday,December21,202213、不知香積寺，數(shù)里入云峰。。12月-2212月-2211:44:2911:44:29December21,202214、意志堅強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。21十二月202211:44:29上午11:44:2912月-2215、楚塞三湘接，荊門九派通。。。十二月2211:44上午12月-2211:44December21,202216、少年十五二十時，步行奪得胡馬騎。。2022/12/2111:44:2911:44:2921December202217、空山新雨后，天氣晚來秋。。11:44:29上午11:44上午11:44:2912月-229、楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。。12月-2212月-22Wednesday