《會(huì)計(jì)電算化教程》課件-003

第三章

總賬管理系統(tǒng)總賬管理系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理總賬管理系統(tǒng)期末處理第三章總賬管理系統(tǒng)總賬管理系統(tǒng)概述1第一節(jié)

總賬管理系統(tǒng)概述一、總賬管理系統(tǒng)功能概述總賬管理系統(tǒng)的主要功能包括了總賬初始化、憑證管理、出納管理、賬簿管理及期末處理。1．總賬初始化總賬初始化即是在啟用總賬管理系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理之前，用戶根據(jù)企業(yè)自身的行業(yè)特性和管理需求，對系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置的過程。通過系統(tǒng)初始化設(shè)置，可以使通用的管理系統(tǒng)更符合本單位的專業(yè)需求?？傎~初始化主要包括選項(xiàng)設(shè)置、期出余額錄入等。第一節(jié)總賬管理系統(tǒng)概述一、總賬管理系統(tǒng)功能概述總賬管理系22．憑證管理憑證管理是總賬管理系統(tǒng)的核心功能。憑證是總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的唯一來源，憑證管理通過嚴(yán)密的制單控制保證了填制憑證地正確性，從而保證了進(jìn)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的精確性。憑證管理主要包括了填制憑證、出納及主管簽字、審核憑證等功能。3．出納管理現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù)的核算與管理都是出納的重要工作內(nèi)容。出納人員可以通過出納管理功能，進(jìn)行現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬的查詢和打印，支票登記及銀行對賬等操作。2．憑證管理憑證管理是總賬管理系統(tǒng)的核心功能。憑證是總賬系統(tǒng)34．賬簿管理賬簿管理功能可以對賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行排序、檢索和匯總處理，用戶可依據(jù)設(shè)置的查詢條件，實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬及各種匯總表的查詢和打印。5．期末處理期末處理功能包括轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成、對賬和結(jié)轉(zhuǎn)等。4．賬簿管理賬簿管理功能可以對賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行排序、檢索和4二、總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的控制中心和傳輸中心，它與其他子系統(tǒng)之間相互聯(lián)系，協(xié)同進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理過程，如圖所示?？傎~管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系二、總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息5總賬管理系統(tǒng)需要的基本信息和基礎(chǔ)檔案在基礎(chǔ)設(shè)置中統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置。應(yīng)收款管理系統(tǒng)向總賬管理系統(tǒng)傳遞銷售過程中的應(yīng)收憑證和收款結(jié)算的收款憑證。應(yīng)付款管理系統(tǒng)向總賬管理系統(tǒng)傳遞采購過程中的應(yīng)付憑證和付款結(jié)算的付款憑證。工資管理系統(tǒng)將工資分?jǐn)偤图百M(fèi)用分配結(jié)果自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給總賬管理系統(tǒng)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)將增加、減少、折舊、計(jì)提等業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生的憑證傳遞給總賬管理系統(tǒng)，并通過對賬保持固定資產(chǎn)賬目的平衡。成本管理系統(tǒng)將各種成本結(jié)轉(zhuǎn)后生成的憑證傳遞給總賬管理系統(tǒng)。采購、銷售、庫存管理等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證通過庫存核算系統(tǒng)傳遞給在總賬管理系統(tǒng)?？傎~管理系統(tǒng)為UFO報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)提供相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以生成財(cái)務(wù)報(bào)表及各種財(cái)務(wù)分析表?？傎~管理系統(tǒng)需要的基本信息和基礎(chǔ)檔案在基礎(chǔ)設(shè)置中統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置6三、總賬管理系統(tǒng)操作流程總賬管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理通常分為三個(gè)階段：系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理及期末處理，具體操作流程如圖所示?？傎~管理系統(tǒng)操作流程三、總賬管理系統(tǒng)操作流程總賬管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理通常分為三個(gè)階段7第二節(jié)

總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置在基礎(chǔ)設(shè)置中我們已經(jīng)完成了基本信息和基礎(chǔ)檔案等的設(shè)置，總賬管理系統(tǒng)初始化主要是進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置和期出余額錄入。一、選項(xiàng)設(shè)置選項(xiàng)設(shè)置提供了大量選項(xiàng)參數(shù)，用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行選擇，以確定符合自身特點(diǎn)的應(yīng)用模式。要進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置，可在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【設(shè)置】→【選項(xiàng)】菜單，打開“選項(xiàng)”對話框，如圖所示。由圖可以看出，選項(xiàng)設(shè)置分為“憑證”、“賬簿”、“會(huì)計(jì)日歷”及“其他”四個(gè)選項(xiàng)，下面分別進(jìn)行介紹?！斑x項(xiàng)”對話框第二節(jié)總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置在基礎(chǔ)設(shè)置中我們已經(jīng)完成了基81．“憑證”選項(xiàng)卡“憑證”選項(xiàng)卡主要欄目說明如下。制單控制此項(xiàng)功能是設(shè)置在填制憑證時(shí)系統(tǒng)應(yīng)對哪些操作進(jìn)行控制。制單序時(shí)控制：此項(xiàng)和“系統(tǒng)編號”選項(xiàng)聯(lián)用，制單時(shí)憑證編號必須按日期順序從小到大進(jìn)行排列。如有特殊需要，可不選擇此項(xiàng)。支票控制：若選擇此項(xiàng)，在使用銀行科目編制憑證時(shí)，系統(tǒng)針對票據(jù)管理的結(jié)算方式進(jìn)行登記。如果錄入支票號在支票登記薄中已存，系統(tǒng)提供登記支票報(bào)銷的功能；否則，系統(tǒng)提供登記支票登記簿的功能。赤字控制：若選擇了此項(xiàng)，在制單時(shí)，“資金及往來科目”或“全部科目”的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時(shí)，系統(tǒng)將予以提示。1．“憑證”選項(xiàng)卡“憑證”選項(xiàng)卡主要欄目說明如下。制單控制此9制單權(quán)限控制到科目：如果需要將操作員的制單權(quán)限控制到科目，則選中此項(xiàng)。選擇此項(xiàng)前，需首先在“數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”中選擇“科目”，再選擇此項(xiàng)，然后在“數(shù)據(jù)權(quán)限”中為操作員指定制單時(shí)可以使用的科目。設(shè)置完成后，操作員在制單時(shí)只能使用具有指定權(quán)限的科目。允許修改、作廢他人填制的憑證：選擇此項(xiàng)，在制單時(shí)可修改或作廢別人填制的憑證，否則不允許修改或作廢。制單權(quán)限控制到憑證類別：如果需要將操作員的制單權(quán)限控制到憑證類別，則選中此項(xiàng)。選擇此項(xiàng)前，需首先在“數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”中選擇“憑證類別”，再選中此項(xiàng)，然后在“數(shù)據(jù)權(quán)限”中為操作員指定制單時(shí)可以使用的憑證類別。設(shè)置完成后，操作員在制單時(shí)，憑證類別參照中只顯示此操作員有權(quán)限的憑證類別。超出預(yù)算允許保存：選擇“預(yù)算控制”選項(xiàng)后此項(xiàng)功能才起作用，從財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)取相關(guān)數(shù)據(jù)作為預(yù)算數(shù)。如果填制憑證時(shí)超過預(yù)算也允許保存憑證，否則不予保存。制單權(quán)限控制到科目：如果需要將操作員的制單權(quán)限控制到科目，則10操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制：若選擇此項(xiàng)，可以對不同級別的人員進(jìn)行金額大小的控制，這樣可以減少由于不必要的責(zé)任事故而帶來的經(jīng)濟(jì)損失。如果是外部憑證或常用憑證調(diào)用生成，不作金額權(quán)限控制；自定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證不受金額控制?？梢允褂脩?yīng)收受控科目：若科目為應(yīng)收款管理系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復(fù)制單，只允許應(yīng)收系統(tǒng)使用此科目進(jìn)行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。因此，如果希望在總賬系統(tǒng)中也能使用此科目填制憑證，需選擇此項(xiàng)?！翱梢允褂脩?yīng)付受控科目”與“可以使用存貨受控科目”與此項(xiàng)功能相似。操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制：若選擇此項(xiàng)，可以對不同級別的人員進(jìn)行11憑證審核控制到操作員：如果需要指定某個(gè)具有憑證審核權(quán)限的操作員，只具有審核某些制單人所制憑證的權(quán)限，可選擇此項(xiàng)。出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：如果要求含有現(xiàn)金及銀行科目的憑證由出納簽字后才能記賬，則選擇此項(xiàng)?！皯{證必須經(jīng)由主管會(huì)計(jì)簽字”功能與此項(xiàng)功能相似?，F(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項(xiàng)目：選擇此項(xiàng)后，在錄入憑證時(shí)如果使用現(xiàn)金流量科目，則必須輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目及金額。自動(dòng)填補(bǔ)憑證斷號：如果選擇憑證編號方式為系統(tǒng)編號，在新增憑證時(shí)，系統(tǒng)將按憑證類別自動(dòng)查詢本月的第一個(gè)斷號默認(rèn)為本次新增憑證的憑證號。批量審核憑證進(jìn)行合法性校驗(yàn)：此功能在批量審核憑證時(shí)針對憑證進(jìn)行二次審核，以提高憑證輸入的正確率，合法性校驗(yàn)與保存憑證時(shí)的合法性校驗(yàn)相同。憑證控制憑證審核控制到操作員：如果需要指定某個(gè)具有憑證審核權(quán)限的操作12打印憑證頁腳姓名：選擇在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。打印包含科目編碼：選擇在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印科目編碼。憑證編號方式：憑證編號方式分為系統(tǒng)編號和手工編號兩種。如果選擇系統(tǒng)編號，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)按照憑證類別按月自動(dòng)編號。如需手工輸入編號，可選擇手工編號。外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則需選取相應(yīng)的匯率方式。選擇“固定匯率”，在制單時(shí)一個(gè)月只按一個(gè)固定的匯率折算本位幣金額；選擇“浮動(dòng)匯率”，在制單時(shí)按當(dāng)日匯率折算本位幣金額。預(yù)算控制：根據(jù)預(yù)算管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算數(shù)對業(yè)務(wù)進(jìn)行控制。合并憑證顯示、打印：如果選擇此項(xiàng)，在填制憑證、查詢憑證及審核憑證時(shí)，憑證按系統(tǒng)選項(xiàng)中的設(shè)置顯示。打印憑證頁腳姓名：選擇在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印制單人、出納132．“賬簿”選項(xiàng)卡“賬簿”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下?！百~簿”選項(xiàng)打印位數(shù)寬度：定義正式賬簿打印時(shí)各欄目的寬度，包括摘要、外幣、數(shù)量等。明細(xì)賬（日記賬，多欄賬）打印方式：在打印正式明細(xì)賬、日記賬或多欄賬時(shí)，選擇按年排頁或按月排頁。憑證、賬簿套打：此項(xiàng)用于選擇打印憑證、賬簿是否使用套打紙進(jìn)行打印。套打紙是指用友公司為賬務(wù)專門印制的各種憑證、賬簿的標(biāo)準(zhǔn)表格線。2．“賬簿”選項(xiàng)卡“賬簿”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下。14憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：憑證打印行數(shù)對憑證每頁的行數(shù)進(jìn)行設(shè)置；正式賬每頁打印行數(shù)對明細(xì)賬、日記賬、多欄賬的每頁打印行數(shù)進(jìn)行設(shè)置。雙擊表格或按空格對行數(shù)直接修改即可。制單、輔助賬查詢控制到輔助核算：選擇此項(xiàng)，制單時(shí)才能使用有輔助核算屬性的科目錄入分錄，輔助賬查詢時(shí)只能查詢有權(quán)限的輔助項(xiàng)內(nèi)容。明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目：此項(xiàng)是權(quán)限控制的開關(guān)，在系統(tǒng)管理中設(shè)置明細(xì)賬查詢權(quán)限，必須在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)中將其打開，才能起到控制作用。憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：憑證打印行數(shù)對憑證每頁的行數(shù)進(jìn)行設(shè)153．“會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡【會(huì)計(jì)日歷】選項(xiàng)卡如圖所示?！皶?huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)利用它可查看各會(huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期。但是，此處只能查看會(huì)計(jì)日歷信息，如果要修改會(huì)計(jì)日歷信息，則需要在系統(tǒng)管理中進(jìn)行。3．“會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡【會(huì)計(jì)日歷】選項(xiàng)卡如圖所示?！皶?huì)計(jì)日歷164．“其他”選項(xiàng)卡“其他”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下?！捌渌边x項(xiàng)顯示為灰色的賬套信息只能查看，不能在此處修改，只能以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理進(jìn)行修改。數(shù)量小數(shù)位：在此處定義制單和查賬時(shí)數(shù)量輸出的小數(shù)位，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。單價(jià)小數(shù)位：在此處定義制單和查賬時(shí)單價(jià)輸出的小數(shù)位，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。本位幣精度：若數(shù)據(jù)精確到整數(shù)（無小數(shù)位），則在制單中由匯率、外幣計(jì)算本位幣時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)四舍五入為整數(shù)。4．“其他”選項(xiàng)卡“其他”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下。17部門排序方式：在參照部門目錄或查詢部門賬時(shí)，可以在此設(shè)置查詢列表的內(nèi)容是“按編碼排序”還是“按名稱排序”。個(gè)人排序方式與項(xiàng)目排序方式的設(shè)置與此項(xiàng)相同。打印設(shè)置按客戶端保存：有多個(gè)用戶使用多臺(tái)不同型號的打印機(jī)時(shí)，選擇此項(xiàng)，則按照每個(gè)用戶自己的打印機(jī)類型和打印選項(xiàng)設(shè)置打印憑證和賬簿。部門排序方式：在參照部門目錄或查詢部門賬時(shí)，可以在此設(shè)置查詢18二、期初余額期初余額功能包括了期初余額錄入和進(jìn)行試算平衡。1．期初余額錄入在開始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，需要將經(jīng)過整理的期初余額錄入到總賬系統(tǒng)中。如果是年初建賬，則可直接錄入各賬戶的年初余額；如果是年中建賬，則應(yīng)先將各賬戶啟用時(shí)的余額和年初到啟用時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，錄入總賬系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額。如果科目設(shè)置了某種輔助核算，那么還應(yīng)錄入輔助項(xiàng)目的期初余額。輔助項(xiàng)目的期初余額不能直接輸入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該科目開設(shè)輔助賬頁，在賬頁中錄入輔助賬期初余額，輸入完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)將累計(jì)結(jié)果帶回總賬。累計(jì)發(fā)生額可以直接輸入。錄入期初余額的具體步驟如下。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【設(shè)置】→【期初余額】菜單，打開“期初余額錄入”窗口。二、期初余額期初余額功能包括了期初余額錄入和進(jìn)行試算平衡。119（2）在末級科目“期初余額”欄直接輸入期初數(shù)據(jù)，上級科目的余額由系統(tǒng)自動(dòng)匯總計(jì)算，如圖所示。期初余額錄入（2）在末級科目“期初余額”欄直接輸入期初數(shù)據(jù)，上級科目的余20（3）設(shè)置了輔助核算科目的底色為黃色，雙擊需要輸入數(shù)據(jù)的輔助核算科目“期初余額”欄，打開相應(yīng)的輔助賬窗口，按明細(xì)輸入每筆業(yè)務(wù)的金額，如圖所示。（4）輸入完成后，單擊【退出】按鈕，輔助賬余額自動(dòng)帶回總賬。輔助核算科目期初余額錄入（3）設(shè)置了輔助核算科目的底色為黃色，雙擊需要輸入數(shù)據(jù)的輔助212．進(jìn)行試算平衡期初余額錄入完畢后，應(yīng)進(jìn)行試算平衡，其操作如下。（1）在“期初余額錄入”窗口中單擊【試算】按鈕，打開“期初試算平衡表”對話框。（2）如果試算結(jié)果平衡，如圖所示，單擊【確認(rèn)】按鈕。（3）如果試算結(jié)果不平衡，需對期初余額進(jìn)行檢查修改，并重新進(jìn)行試算。試算結(jié)果平衡2．進(jìn)行試算平衡期初余額錄入完畢后，應(yīng)進(jìn)行試算平衡，其操作如22第三節(jié)

總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理在總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置完成后，便可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理?？傎~系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理主要包括憑證管理、出納管理和賬簿管理等。一、憑證管理記賬憑證是總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的唯一來源，是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是登記賬簿的依據(jù)，因此憑證管理是總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理中最基本、最核心的內(nèi)容。憑證管理功能主要包括填制憑證、審核憑證、記賬等。第三節(jié)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理在總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置完231．填制憑證在日常賬務(wù)處理中，填制憑證的方式通常有兩種：一是根據(jù)審核無誤的原始憑證，直接在系統(tǒng)中填制記賬憑證；一是先由人工填制好記賬憑證，再集中輸入系統(tǒng)。企業(yè)可以根據(jù)會(huì)計(jì)人員的實(shí)際情況和自身需要選擇憑證填制方式。填制憑證的基本內(nèi)容在填制憑證時(shí)，各會(huì)計(jì)科目需填制的基本內(nèi)容有以下幾項(xiàng)：憑證類別：憑證類別即所填制的憑證屬于何種類型。如果在設(shè)置憑證類別時(shí)設(shè)置了憑證的限制類型，在填制憑證時(shí)必須符合所選限制類型的要求，否則系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤。憑證編號：如果在選項(xiàng)設(shè)置中選擇了“系統(tǒng)編號”，系統(tǒng)則根據(jù)不同的憑證類別按月自動(dòng)順序編號；如果在選項(xiàng)設(shè)置中選擇了“手工編號”，則需要手工輸入憑證編號，需要注意的是編號的連續(xù)性和唯一性。1．填制憑證在日常賬務(wù)處理中，填制憑證的方式通常有兩種：一是24制單日期：填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的操作日期。用戶也可在日歷中進(jìn)行選擇或直接錄入。如果在“選項(xiàng)”設(shè)置中選擇了“制單序時(shí)控制”，用戶所輸入的憑證日期須大于等于該類憑證最后一張憑證的日期，且不能超過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期。附單據(jù)數(shù)：指憑證所附的原始單據(jù)數(shù)量。摘要：是對憑證所反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的概括說明。摘要可以直接輸入，也可以調(diào)用常用摘要。不同行的摘要可以相同，也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中顯示。制單日期：填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的操作日期。用戶也可25科目名稱：可直接輸入科目名稱或代碼，也可單擊參照按鈕選擇相應(yīng)會(huì)計(jì)科目。如果輸入的是銀行科目，系統(tǒng)還會(huì)要求輸入結(jié)算方式、票號、發(fā)生日期等信息，以便日后進(jìn)行銀行對賬；如果輸入的科目有外幣核算，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示已設(shè)置的外幣匯率，輸入外幣金額后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出本幣金額；如果輸入的科目有輔助核算標(biāo)記，則需要輸入相關(guān)的輔助信息，如部門、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目等。金額：即該筆分錄的借方或代方發(fā)生額，金額不能為零，紅字以“-”表示。憑證金額應(yīng)符合“有借必有貸，借貸必相等”的原則，否則將不能保存?？颇棵Q：可直接輸入科目名稱或代碼，也可單擊參照按鈕選擇相應(yīng)26填制憑證基本內(nèi)容的操作步驟如下。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【憑證】→【填制憑證】菜單，打開“填制憑證”對話框。（2）單擊【增加】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)增加一張空白憑證。（3）在憑證左上角單擊參照按鈕，選擇憑證類型，輸入制單日期和附單據(jù)數(shù)。（4）在摘要欄單擊鼠標(biāo)，輸入摘要內(nèi)容；在“科目名稱”欄單擊鼠標(biāo)，然后單擊出現(xiàn)的參照按鈕“

”，選擇科目名稱；在借方金額欄輸入實(shí)際金額，按“回車”鍵，轉(zhuǎn)入下一行。填制憑證基本內(nèi)容的操作步驟如下。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽27（5）系統(tǒng)自動(dòng)將上一行摘要復(fù)制到下一行，輸入貸方科目和貸方金額，如圖所示。（6）單擊【保存】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存！”，單擊【確定】按鈕。填制憑證（5）系統(tǒng)自動(dòng)將上一行摘要復(fù)制到下一行，輸入貸方科目和貸方金28填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù)在填制憑證時(shí)，如果有科目設(shè)置了輔助核算，在填制完基本內(nèi)容后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)該科目的給出輔助核算提示，要求用戶輸入相關(guān)的輔助核算數(shù)據(jù)。銀行核算如果填制的是銀行類科目，則需輸入結(jié)算方式、票號及發(fā)生日期?！纠浚?月30日，馬俊佳用現(xiàn)金支票（票號為XJ066）從工行賬戶提取現(xiàn)金15000元，作為備用資金。借：現(xiàn)金

15000貸：銀行存款/工行存款/人民幣15000制作該憑證的具體步驟如下。填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù)在填制憑證時(shí)，如果有科目設(shè)置了輔助核算29（1）在“填制憑證”窗口單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，輸入摘要、科目、借方金額。（2）在輸入貸方科目后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出“輔助項(xiàng)”對話框。（3）選擇結(jié)算方式，輸入票號及發(fā)生日期，如圖所示。單擊【確認(rèn)】按鈕。銀行核算（1）在“填制憑證”窗口單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，30（4）輸入貸方金額后，單擊【保存】按鈕。若此張支票尚未登記，系統(tǒng)提示“此支票尚未登記，是否登記？”。（5）如需要登記，單擊【是】按鈕，打開“登記票號”對話框，在此輸入領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、姓名、限額及用途，如圖所示。（6）單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存！”，單擊【確定】按鈕。票號登記（4）輸入貸方金額后，單擊【保存】按鈕。若此張支票尚未登記，31外幣核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了外幣核算的科目，則需輸入外幣金額和匯率。輸入外幣金額及匯率后，系統(tǒng)將按“外幣金額×匯率”自動(dòng)顯示金額?！纠浚?月30日，收到外商投資10000美元，采用固定匯率，月初匯率為1：。（轉(zhuǎn)賬支票號：ZZ001）借：銀行存款/工行存款/美元10000貸：實(shí)收資本（或股本）

69900制作該憑證的具體步驟如下。外幣核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了外幣核算的科目，則需輸入外32（1）單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，輸入摘要及外幣科目，系統(tǒng)自動(dòng)顯示外幣匯率。（2）在“外幣”欄輸入外幣金額，“借方金額”欄自動(dòng)顯示系統(tǒng)計(jì)算后的本幣金額，如圖所示。（3）輸入完全部內(nèi)容后，單擊【保存】按鈕，保存憑證。外幣核算（1）單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，輸入摘要及外幣科目33數(shù)量核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了數(shù)量核算的科目，則需輸入數(shù)量和單價(jià)，系統(tǒng)將按“數(shù)量×單價(jià)”自動(dòng)顯示金額，其操作步驟如下。（1）填制憑證過程中，輸入數(shù)量科目后，系統(tǒng)自動(dòng)顯示“輔助項(xiàng)”對話框。（2）輸入數(shù)量及單價(jià)，如圖所示，單擊【確認(rèn)】按鈕。（3）輸入憑證其他內(nèi)容后，單擊【保存】按鈕。數(shù)量核算數(shù)量核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了數(shù)量核算的科目，則需輸入數(shù)34部門核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了部門核算的科目，則需輸入發(fā)生業(yè)務(wù)的部門，如圖所示。部門核算部門核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了部門核算的科目，則需輸入發(fā)35個(gè)人往來核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了個(gè)人往來核算的科目，則需輸入部門、個(gè)人、發(fā)生日期等信息，如圖所示。個(gè)人往來核算個(gè)人往來核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了個(gè)人往來核算的科目，則36客戶往來核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了客戶往來核算的科目，則需輸入往來客戶及該筆業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員等信息，如圖所示。客戶往來核算客戶往來核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了客戶往來核算的科目，則37供應(yīng)商往來核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了供應(yīng)商往來核算的科目，則需輸入供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)員等信息，如圖所示。供應(yīng)商往來核算供應(yīng)商往來核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了供應(yīng)商往來核算的科目38項(xiàng)目核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了項(xiàng)目核算的科目，則需輸入該筆業(yè)務(wù)所屬的項(xiàng)目名稱，如圖所示。項(xiàng)目核算項(xiàng)目核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了項(xiàng)目核算的科目，則需輸入該39憑證的修改、作廢和恢復(fù)完成憑證的填制后，還可以在填制憑證中對憑證進(jìn)行修改、刪除等操作。修改憑證在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中，憑證的修改有兩種方式，即有痕跡修改和無痕跡修改。無痕跡修改是指系統(tǒng)內(nèi)不留下任何修改的線索和痕跡。有兩種情況下的錯(cuò)誤憑證可進(jìn)行無痕跡修改：一是尚未審核或簽字的憑證，可以直接進(jìn)行修改；一是經(jīng)過審核或簽字的憑證，在取消審核或簽字后可進(jìn)行憑證修改，其操作步驟如下。（1）打開“填制憑證”對話框，通過單擊【首張】、【上張】、【下張】或【末張】按鈕，找到需要修改的憑證。（2）要修改憑證的基本內(nèi)容，可將光標(biāo)放在需要修改處直接進(jìn)行修改。（3）如果需要修改輔助項(xiàng)內(nèi)容，首先選中輔助核算科目行，然后將光標(biāo)置于備注欄輔助項(xiàng)，待鼠標(biāo)變?yōu)椤?/p>

”時(shí)雙擊，彈出“輔助項(xiàng)”對話框，在此可對輔助信息進(jìn)行修改。（4）修改完畢，單擊【保存】按鈕，保存修改信息。憑證的修改、作廢和恢復(fù)完成憑證的填制后，還可以在填制憑證中對40有痕跡修改是指修改憑證時(shí)留下修改痕跡，以便為審計(jì)工作提供線索。對于已經(jīng)記賬的錯(cuò)誤憑證，通常進(jìn)行有痕跡修改。在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中通過“紅字沖銷”法進(jìn)行有痕跡修改的操作步驟如下。（1）在“填制憑證”窗口選擇【制單】→【沖銷憑證】菜單，打開“沖銷憑證”對話框。（2）輸入需要沖銷的已記賬憑證的月份、憑證類別及憑證號，如圖所示。（3）單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張紅字沖銷憑證。沖銷憑證有痕跡修改是指修改憑證時(shí)留下修改痕跡，以便為審計(jì)工作提供線索41作廢∕恢復(fù)憑證對于尚未簽字及審核的憑證，可以直接進(jìn)行作廢處理。同時(shí)，系統(tǒng)也可以對作廢的憑證進(jìn)行恢復(fù)，具體步驟如下。（1）在“填制憑證”窗口，找到要作廢的憑證。（2）選擇【制單】→【作廢∕恢復(fù)】菜單，該憑證的左上方顯示紅色“

”標(biāo)志，即表示該憑證已作廢。（3）如需恢復(fù)已作廢憑證，再次選擇【制單】→【作廢∕恢復(fù)】菜單，即取消作廢標(biāo)志，將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。作廢∕恢復(fù)憑證對于尚未簽字及審核的憑證，可以直接進(jìn)行作廢處理42整理憑證如果不需要再保留已作廢的憑證，可以通過整理憑證功能將已作廢的憑證徹底刪除，具體操作如下。（1）在“填制憑證”對話框中選擇【制單】→【整理憑證】菜單，打開“請選擇憑證期間”對話框。（2）選擇要整理憑證的月份，單擊【確定】按鈕，打開“作廢憑證表”對話框，如圖所示。（3）選擇要徹底刪除的作廢憑證，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“是否還需整理憑證斷號”，單擊【是】按鈕，系統(tǒng)即將這些憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除，并對剩下的憑證重新編號。整理憑證整理憑證如果不需要再保留已作廢的憑證，可以通過整理憑證功能將432．審核憑證為了確保記賬憑證填制的正確性和完整性，在憑證記賬前應(yīng)對記賬憑證進(jìn)行審核。憑證審核通常包括出納簽字、主管簽字及審核憑證。出納簽字出納憑證涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，因此加強(qiáng)對出納憑證的管理是極為必要的。出納人員可以通過出納簽字功能對涉及現(xiàn)金、銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對。如審核無誤，出納執(zhí)行簽字；如有錯(cuò)誤，應(yīng)交與制單人員修改后再重新核對。具體操作步驟如下。（1）在企業(yè)門戶界面選擇【系統(tǒng)】→【重注冊】菜單，以出納的身份重新注冊登錄系統(tǒng)。（2）在“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【憑證】→【出納簽字】菜單，打開“出納簽字”查詢條件對話框。2．審核憑證為了確保記賬憑證填制的正確性和完整性，在憑證記賬44（3）在“憑證類別”下拉列表框選擇憑證的類別，在“月份”下拉列表框選擇時(shí)間，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“出納簽字”憑證列表窗口，如圖所示。（4）選中需要出納簽字的憑證，單擊【確定】按鈕（或雙擊該憑證），即顯示該張憑證。出納簽字憑證列表窗口（3）在“憑證類別”下拉列表框選擇憑證的類別，在“月份”下拉45（5）單擊【簽字】按鈕，憑證底部“出納”處自動(dòng)顯示出納人員的姓名，如圖所示。（6）單擊【上張】或【下張】按鈕，對其他憑證進(jìn)行簽字，完成后單擊【退出】按鈕。（7）如果要取消出納簽字，可單擊【取消】按鈕。出納簽字（5）單擊【簽字】按鈕，憑證底部“出納”處自動(dòng)顯示出納人員的46主管簽字企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況選擇是否進(jìn)行主管簽字。如果為了加強(qiáng)對會(huì)計(jì)人員制單的管理，需要主管簽字，應(yīng)首先在“選項(xiàng)”設(shè)置中選擇“憑證必須經(jīng)由主管簽字”，這樣憑證必須由主管簽字后才能記賬。否則，可不執(zhí)行主管簽字。主管簽字操作與出納簽字相似。主管簽字企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況選擇是否進(jìn)行主管簽字。如果為47審核憑證審核憑證是審核人員依照財(cái)會(huì)制度，對制單人員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對的過程，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審核無誤，審核人員可以執(zhí)行簽字，如圖所示。否則，須交由制單人員修改后重新審核。審核憑證審核憑證審核憑證是審核人員依照財(cái)會(huì)制度，對制單人員填制的記賬483．記賬與取消記賬記賬憑證經(jīng)審核后，即可登記賬簿，記賬工作采用向?qū)Х绞接捎?jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，其操作步驟如下。（1）在“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【憑證】→【記賬】菜單，打開“記賬”向?qū)?。?）在“記賬范圍”欄輸入要進(jìn)行記賬的憑證范圍。此處可輸入連續(xù)編號范圍，如1-3；也可輸入不連續(xù)編號，如“5，6，9”。輸入完畢，如圖所示。選擇記賬范圍3．記賬與取消記賬記賬憑證經(jīng)審核后，即可登記賬簿，記賬工作采49（3）單擊【下一步】按鈕，顯示下圖所示記賬報(bào)告。記賬報(bào)告是經(jīng)過合法性檢驗(yàn)后的提示信息，如果發(fā)現(xiàn)不合法憑證，系統(tǒng)將提示錯(cuò)誤；如果沒有不合法憑證，將顯示所選憑證的匯總表和憑證總數(shù)，以便核對。如需打印記賬報(bào)告，可單擊【打印】按鈕，否則，單擊【下一步】按鈕。顯示記賬報(bào)告（3）單擊【下一步】按鈕，顯示下圖所示記賬報(bào)告。記賬報(bào)告是經(jīng)50（4）單擊【記賬】按鈕。打開“期初試算平衡表”對話框，如果顯示“試算結(jié)果平衡”，單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)開始登錄總賬、明細(xì)賬輔助賬。（5）記賬完畢后，系統(tǒng)提示“記賬完畢！”，如圖所示。單擊【確定】按鈕，結(jié)束記賬操作。記賬（4）單擊【記賬】按鈕。打開“期初試算平衡表”對話框，如果顯51取消記賬如果要取消記賬，應(yīng)首先激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，再取消記賬，具體操作如下。（1）選擇【總賬】→【期末】→【對賬】菜單，打開“對賬”對話框。（2）按【Ctrl＋H】組合鍵，系統(tǒng)提示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”，如圖所示。單擊【確定】按鈕。激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”取消記賬如果要取消記賬，應(yīng)首先激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，再取消52（3）單擊【退出】按鈕，返回企業(yè)門戶，此時(shí)在【總賬】→【憑證】菜單下顯示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項(xiàng)。（4）選擇【總賬】→【憑證】→【恢復(fù)記賬前狀態(tài)】菜單，打開“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對話框，在“恢復(fù)方式”欄選擇要恢復(fù)的狀態(tài)，如圖所示。（5）單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“請輸入主管口令”，輸入主管口令后，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“恢復(fù)記賬完畢！”，單擊【確定】按鈕，即取消記賬?；謴?fù)記賬前狀態(tài)（3）單擊【退出】按鈕，返回企業(yè)門戶，此時(shí)在【總賬】→【憑證534．其他憑證管理功能查詢憑證查詢憑證功能可以對已記賬和未記賬的憑證進(jìn)行查詢。通過設(shè)置查詢條件，可以按憑證類別、日期、制單人及各種輔助項(xiàng)等多種方式查詢，其步驟如下。（1）選擇【總賬】→【憑證】→【查詢憑證】菜單，打開“查詢憑證”對話框。（2）輸入查詢條件，也可單擊右側(cè)【輔助條件】按鈕，輸入輔助項(xiàng)查詢條件，如圖所示。（3）單擊【確認(rèn)】按鈕，打開憑證查詢列表，雙擊某一憑證行，即可顯示此張憑證。憑證查詢4．其他憑證管理功能查詢憑證查詢憑證功能可以對已記賬和未記賬54科目匯總可按一定的匯總條件對記賬憑證進(jìn)行匯總，并生成一張科目匯總表。進(jìn)行科目匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查詢憑證匯總信息。調(diào)用憑證在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，可大大提高業(yè)務(wù)處理效率?？颇繀R總可按一定的匯總條件對記賬憑證進(jìn)行匯總，并生成一張科目55二、出納管理出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的一套集成管理工具，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的查詢和輸出，支票登記簿的管理，以及銀行對賬功能等，并提供可長期未達(dá)賬的審計(jì)報(bào)告。1．現(xiàn)金日記賬及銀行存款日記賬現(xiàn)金日記賬要查詢進(jìn)行現(xiàn)金日記賬，需在設(shè)置科目時(shí)預(yù)先指定“現(xiàn)金”科目，然后進(jìn)行如下操作。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【出納】→【現(xiàn)金日記賬】菜單，打開“現(xiàn)金日記賬查詢條件”對話框。二、出納管理出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的一套集成管理工56（2）輸入相應(yīng)的查詢條件或在“我的賬簿”中選擇已保存的查詢條件，如圖所示。現(xiàn)金日記賬查詢條件（2）輸入相應(yīng)的查詢條件或在“我的賬簿”中選擇已保存的查詢條57（3）單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“現(xiàn)金日記賬”窗口，如圖所示。（4）選擇要查看的憑證行，單擊【憑證】按鈕或者雙擊該行，即可查看相應(yīng)的憑證。（5）單擊【總賬】按鈕，可以查看此科目的三欄式總賬。查詢完畢，單擊【退出】按鈕。現(xiàn)金日記賬（3）單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“現(xiàn)金日記賬”窗口，如圖所示?，F(xiàn)58銀行日記賬本功能用于查詢銀行日記賬，其功能與現(xiàn)金日記賬相似。所不同的是銀行存款日記賬多了“結(jié)算號”一欄，如圖所示，它主要用于對賬。如果在設(shè)置科目時(shí)指定了其他科目為“銀行總賬科目”，也可在此處對其他會(huì)計(jì)科目進(jìn)行查詢。銀行日記賬銀行日記賬本功能用于查詢銀行日記賬，其功能與現(xiàn)金日記賬相似。592．資金日報(bào)資金日報(bào)可以反映現(xiàn)金、銀行存款科目某日的發(fā)生額及余額情況。資金日報(bào)表可由系統(tǒng)根據(jù)記賬憑證自動(dòng)生成，可提供當(dāng)日借、貸額合計(jì)、余額及當(dāng)日業(yè)務(wù)量等信息，其操作步驟如下。（1）選擇【出納】→【資金日報(bào)】菜單，打開“資金日報(bào)表查詢條件”對話框。（2）輸入查詢?nèi)掌诩捌渌麠l件，如圖所示。資金日報(bào)表查詢條件2．資金日報(bào)資金日報(bào)可以反映現(xiàn)金、銀行存款科目某日的發(fā)生額及60（3）輸入完畢，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“資金日報(bào)表”窗口，如圖所示。查詢完畢，單擊【退出】按鈕。資金日報(bào)表（3）輸入完畢，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“資金日報(bào)表”窗口，如613．支票登記簿支票登記是出納日常工作的一部分，系統(tǒng)提供了“支票登記簿”功能，以供出納人員詳細(xì)登記支票的領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、用途、是否報(bào)銷等情況。只有在“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置中被指定為“銀行總賬科目”的會(huì)計(jì)科目，才能使用支票登記簿。在使用支票登記簿功能前，須先進(jìn)入“結(jié)算方式”設(shè)置，在需使用支票登記簿的結(jié)算方式下方選中“是否票據(jù)管理”復(fù)選框，接下來進(jìn)行如下操作。（1）選擇【出納】→【支票登記簿】菜單，打開“銀行科目選擇”對話框。（2）選擇要進(jìn)行支票登記的科目，單擊【確定】按鈕。打開“支票登記”窗口。3．支票登記簿支票登記是出納日常工作的一部分，系統(tǒng)提供了“支62（3）單擊【增加】按鈕，新增空白行，輸入領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、支票號、預(yù)計(jì)金額及用途等信息，如圖3-36所示。（4）單擊【保存】按鈕，保存記錄。全部登記完畢，單擊【退出】按鈕。支票登記（3）單擊【增加】按鈕，新增空白行，輸入領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、634．銀行對賬銀行對賬是出納人員的一項(xiàng)基本工作。企業(yè)通過銀行進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)算時(shí)，由于賬務(wù)處理和入賬時(shí)間不一致，往往會(huì)出現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)，為了防止記賬發(fā)生錯(cuò)誤，及時(shí)了解銀行存款的實(shí)際余額，企業(yè)通常會(huì)定期進(jìn)行對賬。銀行對賬期初錄入在第一次使用銀行對賬功能前，需首先錄入銀行對賬啟用日期時(shí)的期初數(shù)據(jù)，包括單位日記賬和銀行對賬單的調(diào)整前余額，以及單位日記賬和銀行對賬單未達(dá)項(xiàng)，其操作步驟如下。（1）選擇【出納】→【銀行對賬】→【銀行對賬期初錄入】菜單，打開“銀行科目選擇”對話框。（2）從“科目”下拉列表選擇科目，單擊【確定】按鈕，打開“銀行對賬期初”對話框。（3）確認(rèn)啟用日期，然后分別輸入“單位日記賬”和“銀行對賬單”調(diào)整前余額。4．銀行對賬銀行對賬是出納人員的一項(xiàng)基本工作。企業(yè)通過銀行進(jìn)64（4）單擊【對賬單期初未達(dá)項(xiàng)】按鈕，打開“銀行方期初”窗口。（5）單擊【增加】按鈕，輸入對賬期初單未達(dá)項(xiàng)信息。（6）單擊【保存】按鈕，保存結(jié)果。全部填寫完畢，單擊【退出】按鈕。（7）同理輸入“日記賬期初未達(dá)項(xiàng)”。最后單擊【退出】按鈕，返回“銀行對賬期初”對話框，如圖所示。銀行對賬期初（4）單擊【對賬單期初未達(dá)項(xiàng)】按鈕，打開“銀行方期初”窗口。65錄入銀行對賬單在開始對賬前，須將銀行出具的銀行對賬單錄入系統(tǒng)，用于與單位日記賬進(jìn)行核對。銀行對賬單的錄入通常采取人工錄入的方式；如果銀行對賬單以系統(tǒng)文件的方式傳遞給企業(yè)，也可以直接引入，其操作步驟如下。（1）選擇【出納】→【銀行對賬】→【銀行對賬單】菜單，打開“銀行科目選擇”對話框。（2）選擇科目及月份，單擊【確定】按鈕，打開“銀行對賬單”窗口。（3）單擊【增加】按鈕，增加一行空白行，依次輸入銀行對制單數(shù)據(jù)信息，如圖所示，單擊【保存】按鈕。錄入銀行對賬單錄入銀行對賬單在開始對賬前，須將銀行出具的銀行對賬單錄入系統(tǒng)66銀行對賬錄入銀行對賬單后，即可以進(jìn)行銀行對賬。銀行對賬可采用自動(dòng)對賬和手工對賬相結(jié)合的方式。自動(dòng)對賬自動(dòng)對賬是系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定對賬條件，將單位日記賬和銀行對賬單自動(dòng)進(jìn)行核對、勾銷。對于已核對上的銀行業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動(dòng)在單位日記賬和銀行對賬單雙方標(biāo)注兩清標(biāo)志，并視為已達(dá)賬項(xiàng)；沒有兩清標(biāo)記的，系統(tǒng)視其為未達(dá)賬項(xiàng)，具體操作如下。（1）選擇【出納】→【銀行對賬】→【銀行對賬】菜單，打開“銀行科目選擇”對話框。

（2）選擇科目及月份，單擊【確定】按鈕，打開“銀行對賬”窗口。（3）單擊【對賬】按鈕，打開“自動(dòng)對賬”對話框，如圖3-39所示?！白詣?dòng)對賬”對話框銀行對賬錄入銀行對賬單后，即可以進(jìn)行銀行對賬。銀行對賬可采用67（4）在此選擇日期及對賬條件。“方向相同，金額相同”為系統(tǒng)默認(rèn)的必要條件，其他條件如“日期相差幾天之內(nèi)”、“結(jié)算方式相同”、“結(jié)算票號相同”可由用戶選擇。（5）設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，即顯示對賬結(jié)果，如圖所示。銀行對賬（4）在此選擇日期及對賬條件?！胺较蛳嗤?，金額相同”為系統(tǒng)默68手工對賬自動(dòng)對賬后，還可能有一些特殊的已達(dá)賬項(xiàng)沒有對上，被系統(tǒng)視為未達(dá)賬項(xiàng)。為了進(jìn)一步對未核對出來的已達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行核對，保證對賬的徹底準(zhǔn)確，還需進(jìn)行手工對賬，具體操作如下。（1）在“銀行對賬”窗口中查找應(yīng)勾對而未勾對上的對應(yīng)賬項(xiàng)。（2）分別在“單位日記賬”和“銀行對賬單”列表中雙擊該項(xiàng)“兩清”欄，即顯示手工對賬兩清標(biāo)記“Y”。（3）對賬完畢，單擊【檢查】按鈕，進(jìn)行對賬平衡檢查，若顯示平衡，單擊【確認(rèn)】按鈕。若顯示不平衡，檢查后重新對賬。手工對賬自動(dòng)對賬后，還可能有一些特殊的已達(dá)賬項(xiàng)沒有對上，被系69余額調(diào)節(jié)表查詢在對賬完成以后，便可以在此查詢“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，檢查對賬是否正確。為此，選擇【銀行對賬】→【余額調(diào)節(jié)表查詢】菜單，選擇要查看的科目，單擊【查看】按鈕，即顯示該銀行賬戶的“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，如圖所示。銀行存款余額調(diào)節(jié)表余額調(diào)節(jié)表查詢在對賬完成以后，便可以在此查詢“銀行存款余額調(diào)70查詢對賬勾對情況通過此功能可以查詢單位日記賬和銀行對賬單的對賬結(jié)果。核銷銀行賬銀行對賬后，可通過此功能將核對無誤的已達(dá)賬項(xiàng)刪除。需要注意的是，如果銀行對賬不平衡，不能進(jìn)行此項(xiàng)操作，否則會(huì)造成日后對賬錯(cuò)誤。長期未達(dá)賬審計(jì)此項(xiàng)用于查詢至截止日期為止，未達(dá)天數(shù)超過一定天數(shù)的銀行未達(dá)賬項(xiàng)，以便企業(yè)分析長期未達(dá)原因，避免資金損失。查詢對賬勾對情況通過此功能可以查詢單位日記賬和銀行對賬單的對71三、賬簿管理在總賬系統(tǒng)中，經(jīng)過制單、審核、記賬等業(yè)務(wù)處理后，就可以進(jìn)行賬簿的查詢及打印。賬簿管理提供了科目賬及各種輔助核算賬簿的查詢功能，而且可以進(jìn)行總賬—明細(xì)賬—憑證的聯(lián)查，極大地方便了會(huì)計(jì)人員對各個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)資料的查詢需求。1．科目賬科目賬通常包括總賬、明細(xì)賬、多欄賬、日記賬等，其具體操作步驟相似，我們僅以總賬和多欄賬查詢操作為例進(jìn)行說明。三、賬簿管理在總賬系統(tǒng)中，經(jīng)過制單、審核、記賬等業(yè)務(wù)處理后，72總賬查詢總賬時(shí)不但可以查詢各總賬科目的年初余額，各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額，而且還可查詢所有2至6級明細(xì)科目的年初余額，各月發(fā)生額合計(jì)及月末余額?？傎~查詢操作步驟如下。（1）選擇【賬表】→【科目賬】→【總賬】菜單，打開“總賬查詢條件”對話框，如圖所示。總賬查詢條件對話框總賬查詢總賬時(shí)不但可以查詢各總賬科目的年初余額，各月發(fā)生額合73（2）輸入要查詢科目和級別，單擊【確定】按鈕，打開“總賬”窗口，顯示“現(xiàn)金總賬”查詢結(jié)果，如圖所示?？傎~查詢（2）輸入要查詢科目和級別，單擊【確定】按鈕，打開“總賬”窗74余額表余額表用于查詢統(tǒng)計(jì)各級科目的本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和余額等。明細(xì)賬用于查詢各賬戶的明細(xì)賬發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。本功能提供了三種明細(xì)賬的查詢格式：普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。序時(shí)賬序時(shí)賬用于查詢按記賬憑證的時(shí)間順序排列每筆業(yè)務(wù)的明細(xì)數(shù)據(jù)。余額表余額表用于查詢統(tǒng)計(jì)各級科目的本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和余75多欄賬多欄賬用于查詢多欄明細(xì)賬。在查詢多欄賬之前，必須先定義多欄賬的查詢格式才能查詢，具體步驟如下。（1）選擇【賬簿】→【科目賬】→【總賬】菜單，打開“多欄賬”窗口。（2）單擊【增加】按鈕，打開“多欄賬定義”對話框。（3）在“核算科目”下拉列表中選擇科目，單擊【自動(dòng)編制】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將所選科目下的明細(xì)科目作為多欄賬的欄目，并顯示在“欄目定義”欄中，如圖所示。多欄賬定義多欄賬多欄賬用于查詢多欄明細(xì)賬。在查詢多欄賬之前，必須先定義76（4）單擊【確定】按鈕，完成多欄賬的定義，返回“多欄賬”窗口。（5）單擊【查詢】按鈕，即顯示多欄賬查詢結(jié)果，如圖所示。多欄賬查詢結(jié)果（4）單擊【確定】按鈕，完成多欄賬的定義，返回“多欄賬”窗口77日記賬用于查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬以外的其他日記賬。在查詢?nèi)沼涃~之前，應(yīng)先在“會(huì)計(jì)科目”中將要查詢的日記賬設(shè)置為“日記賬”。日報(bào)表用于查詢輸出某日所有科目的發(fā)生額及余額情況（不包括現(xiàn)金、銀行存款科目）。日記賬用于查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬以外的其他日記賬。在查782．輔助核算賬查詢會(huì)計(jì)軟件在完成企業(yè)會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上，還提供了輔助核算與管理功能，主要包括個(gè)人往來賬、部門輔助賬、項(xiàng)目輔助賬、客戶往來輔助賬及供應(yīng)商往來輔助賬等。下面以個(gè)人往來賬查詢的具體操作為例進(jìn)行說明。個(gè)人往來賬個(gè)人往來輔助賬的管理主要涉及個(gè)人往來輔助賬余額表、明細(xì)賬的查詢、個(gè)人往來賬的清理、對賬及賬齡分析等，具體操作步驟如下。2．輔助核算賬查詢會(huì)計(jì)軟件在完成企業(yè)會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上，還提供79個(gè)人往來余額表個(gè)人往來余額表用來查詢個(gè)人往來核算發(fā)生額余額情，操作步驟如下。（1）選擇【賬表】→【個(gè)人往來賬】→【個(gè)人往來余額表】→【個(gè)人余額科目表】菜單，打開“個(gè)人往來_科目余額表”對話框，如圖所示?！皞€(gè)人往來_科目余額表”對話框個(gè)人往來余額表個(gè)人往來余額表用來查詢個(gè)人往來核算發(fā)生額余額情80（2）選擇科目、月份、余額、統(tǒng)計(jì)方向等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示“個(gè)人往來余額表”，如圖所示。個(gè)人往來余額表（2）選擇科目、月份、余額、統(tǒng)計(jì)方向等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕81個(gè)人往來明細(xì)（1）選擇【賬表】→【個(gè)人往來賬】→【個(gè)人往來明細(xì)】→【個(gè)人科目明細(xì)賬】菜單，打開“個(gè)人往來_科目明細(xì)賬”對話框。（2）選擇科目、月份等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示“個(gè)人往來明細(xì)賬”，如圖所示。個(gè)人往來明細(xì)賬個(gè)人往來明細(xì)（1）選擇【賬表】→【個(gè)人往來賬】→【個(gè)人往來明82個(gè)人往來賬清理個(gè)人往來賬清理用于對個(gè)人的借款、還款情況進(jìn)行清理，操作步驟如下。（1）選擇【賬表】→【個(gè)人往來賬】→【個(gè)人往來清理】菜單，打開“個(gè)人往來兩清條件”對話框。（2）選擇科目、部門、個(gè)人及截止月份等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“個(gè)人往來兩清”窗口。（3）單擊【勾對】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將已達(dá)賬項(xiàng)打上結(jié)清標(biāo)志，如圖所示。個(gè)人往來賬清理個(gè)人往來賬清理個(gè)人往來賬清理用于對個(gè)人的借款、還款情況進(jìn)行清83個(gè)人往來催款單（1）選擇【賬表】→【個(gè)人往來賬】→【個(gè)人往來清理】菜單，打開“個(gè)人往來催款條件”對話框。（2）選擇科目、部門、姓名及截止日期，單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示“個(gè)人往來存款單”。往來賬齡分析個(gè)人借款控制與管理是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一部分，往來賬齡分析通過賬齡區(qū)間的設(shè)置，由系統(tǒng)對個(gè)人往來余額的時(shí)間分布情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，其操作與前相似。個(gè)人往來催款單（1）選擇【賬表】→【個(gè)人往來賬】→【個(gè)人往來84部門輔助賬部門輔助賬主要是為了考核部門收支的發(fā)生情況，以便及時(shí)了解和控制部門費(fèi)用的支出，并對各部門的收支情況進(jìn)行比較分析。部門輔助賬的管理主要涉及部門輔助總賬、明細(xì)賬的查詢，正式賬簿的打印，以及部門收支分析。項(xiàng)目輔助賬項(xiàng)目輔助賬主要用于查詢單位各項(xiàng)目的費(fèi)用、收入、往來等匯總和明細(xì)信息，包括項(xiàng)目總賬、項(xiàng)目明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析?？蛻敉鶃磔o助賬及供應(yīng)商往來輔助賬客戶往來輔助賬及供應(yīng)商往來輔助賬的管理在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行，主要是進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來款項(xiàng)發(fā)生、清欠的管理工作，以便企業(yè)及時(shí)掌握往來款項(xiàng)的最新情況，其中包括余額表、明細(xì)賬、往來賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。部門輔助賬部門輔助賬主要是為了考核部門收支的發(fā)生情況，以便及85第四節(jié)

總賬管理系統(tǒng)期末處理期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)算后，都要完成的一些特定會(huì)計(jì)工作，主要包括轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成、對賬、結(jié)賬等。由于各會(huì)計(jì)期間的許多期末業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的規(guī)律性，因此，在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中進(jìn)行期末業(yè)務(wù)處理，可以規(guī)范業(yè)務(wù)處理范圍，大大提高工作效率。一、轉(zhuǎn)賬定義期末業(yè)務(wù)的處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，因此可以利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能將所發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證模板定義下來，在進(jìn)行期末處理時(shí)，通過調(diào)用這些模板來自動(dòng)生成相關(guān)憑證。轉(zhuǎn)賬定義主要包括了自定義轉(zhuǎn)賬、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、售價(jià)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益等方式。第四節(jié)總賬管理系統(tǒng)期末處理期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)算86定義憑證模板時(shí)，需設(shè)置憑證類別、摘要、借貸會(huì)計(jì)科目及其金額公式。以自定義轉(zhuǎn)賬操作為例進(jìn)行說明。（1）選擇【期末】→【轉(zhuǎn)賬定義】→【自定義轉(zhuǎn)賬】菜單，打開“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”對話框。（2）單擊【增加】按鈕，打開“轉(zhuǎn)賬目錄”對話框。（3）輸入轉(zhuǎn)賬序號，轉(zhuǎn)賬說明及憑證類別，如圖所示。自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置定義憑證模板時(shí)，需設(shè)置憑證類別、摘要、借貸會(huì)計(jì)科目及其金額公87（4）單擊【確定】按鈕，依次輸入科目編碼、方向及公式等信息。（5）單擊【增行】按鈕，繼續(xù)完成分錄，如圖所示。自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置（4）單擊【確定】按鈕，依次輸入科目編碼、方向及公式等信息。88二、轉(zhuǎn)賬生成在定義完轉(zhuǎn)賬憑證之后，每月月末可以直接調(diào)用已定義好的憑證模板來自動(dòng)生成相關(guān)的記賬憑證。由于轉(zhuǎn)賬是按照已記賬憑證的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的，所以轉(zhuǎn)賬之前，一定要將所有未記賬憑證全部記賬，下面以保證轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。以自定義轉(zhuǎn)賬生成為例進(jìn)行說明。（1）選擇【期末】→【轉(zhuǎn)賬生成】菜單，打開“轉(zhuǎn)賬生成”對話框，如圖所示。（2）選擇“自定義轉(zhuǎn)賬”單選扭，并選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份。選擇需要生成的轉(zhuǎn)賬憑證，也可單擊【全選】按鈕進(jìn)行全選?！稗D(zhuǎn)賬生成”對話框二、轉(zhuǎn)賬生成在定義完轉(zhuǎn)賬憑證之后，每月月末可以直接調(diào)用已定義89（3）設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)生成轉(zhuǎn)賬憑證。（4）單擊【保存】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將當(dāng)前憑證追加到未記賬憑證中，憑證左上角出現(xiàn)“

”標(biāo)志，如圖所示。轉(zhuǎn)賬生成（3）設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)生成轉(zhuǎn)賬憑證。轉(zhuǎn)賬生成90三、對賬對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，以檢查記賬是否正確，賬簿是否平衡。對賬包括總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬等的核對。通常情況下，只要記賬憑證錄入正確，系統(tǒng)自動(dòng)記賬后，應(yīng)該是賬賬相符，余額平衡的。但是由于非法操作等因素可能會(huì)造成某些數(shù)據(jù)被破壞，引起賬賬不符。因此，為了避免此現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)定期進(jìn)行對賬，其具體操作如下。（1）選擇【期末】→【對賬】菜單，打開“對賬”對話框。（2）將光標(biāo)移至要進(jìn)行對賬的月份后，單擊【選擇】按鈕，再單擊【對賬】按鈕，系統(tǒng)開始自動(dòng)對賬，并顯示對賬后結(jié)果，如圖所示。（3）對賬之后，單擊【試算】按鈕，對各科目類別余額進(jìn)行試算平衡，顯示試算平衡表。對賬結(jié)果三、對賬對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，以檢查記賬是否正確，賬簿是91四、結(jié)賬每月工作結(jié)束后，月末都要進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)賬即計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。結(jié)賬操作步驟如下。（1）選擇【期末】→【結(jié)賬】菜單，打開【結(jié)賬】向?qū)?，如圖所示。開始結(jié)賬四、結(jié)賬每月工作結(jié)束后，月末都要進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)賬即計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各92（2）選擇要結(jié)賬的月份，單擊【下一步】按鈕，打開“核對賬簿”頁面，如圖所示。核對賬簿（2）選擇要結(jié)賬的月份，單擊【下一步】按鈕，打開“核對賬簿”93（3）單擊【對賬】按鈕，待顯示“對賬完畢”，單擊【下一步】按鈕，顯示月度工作報(bào)告，如圖所示。（4）查看工作報(bào)告后，單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入“結(jié)賬”頁面。（5）單擊【結(jié)賬】按鈕，完成結(jié)賬工作。月度工作報(bào)告若需要取消結(jié)賬，可在“開始結(jié)賬”頁面選擇要取消結(jié)的月份，按【Ctrl＋Shift＋F6】組合鍵，激活“取消結(jié)賬”功能。輸入主管口令，單擊【確認(rèn)】按鈕，即取消結(jié)賬標(biāo)記。（3）單擊【對賬】按鈕，待顯示“對賬完畢”，單擊【下一步】按94第三章

總賬管理系統(tǒng)總賬管理系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理總賬管理系統(tǒng)期末處理第三章總賬管理系統(tǒng)總賬管理系統(tǒng)概述95第一節(jié)

總賬管理系統(tǒng)概述一、總賬管理系統(tǒng)功能概述總賬管理系統(tǒng)的主要功能包括了總賬初始化、憑證管理、出納管理、賬簿管理及期末處理。1．總賬初始化總賬初始化即是在啟用總賬管理系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理之前，用戶根據(jù)企業(yè)自身的行業(yè)特性和管理需求，對系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置的過程。通過系統(tǒng)初始化設(shè)置，可以使通用的管理系統(tǒng)更符合本單位的專業(yè)需求?？傎~初始化主要包括選項(xiàng)設(shè)置、期出余額錄入等。第一節(jié)總賬管理系統(tǒng)概述一、總賬管理系統(tǒng)功能概述總賬管理系962．憑證管理憑證管理是總賬管理系統(tǒng)的核心功能。憑證是總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的唯一來源，憑證管理通過嚴(yán)密的制單控制保證了填制憑證地正確性，從而保證了進(jìn)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的精確性。憑證管理主要包括了填制憑證、出納及主管簽字、審核憑證等功能。3．出納管理現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù)的核算與管理都是出納的重要工作內(nèi)容。出納人員可以通過出納管理功能，進(jìn)行現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬的查詢和打印，支票登記及銀行對賬等操作。2．憑證管理憑證管理是總賬管理系統(tǒng)的核心功能。憑證是總賬系統(tǒng)974．賬簿管理賬簿管理功能可以對賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行排序、檢索和匯總處理，用戶可依據(jù)設(shè)置的查詢條件，實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬及各種匯總表的查詢和打印。5．期末處理期末處理功能包括轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成、對賬和結(jié)轉(zhuǎn)等。4．賬簿管理賬簿管理功能可以對賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行排序、檢索和98二、總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的控制中心和傳輸中心，它與其他子系統(tǒng)之間相互聯(lián)系，協(xié)同進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理過程，如圖所示?？傎~管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系二、總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息99總賬管理系統(tǒng)需要的基本信息和基礎(chǔ)檔案在基礎(chǔ)設(shè)置中統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置。應(yīng)收款管理系統(tǒng)向總賬管理系統(tǒng)傳遞銷售過程中的應(yīng)收憑證和收款結(jié)算的收款憑證。應(yīng)付款管理系統(tǒng)向總賬管理系統(tǒng)傳遞采購過程中的應(yīng)付憑證和付款結(jié)算的付款憑證。工資管理系統(tǒng)將工資分?jǐn)偤图百M(fèi)用分配結(jié)果自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給總賬管理系統(tǒng)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)將增加、減少、折舊、計(jì)提等業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生的憑證傳遞給總賬管理系統(tǒng)，并通過對賬保持固定資產(chǎn)賬目的平衡。成本管理系統(tǒng)將各種成本結(jié)轉(zhuǎn)后生成的憑證傳遞給總賬管理系統(tǒng)。采購、銷售、庫存管理等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證通過庫存核算系統(tǒng)傳遞給在總賬管理系統(tǒng)。總賬管理系統(tǒng)為UFO報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)提供相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以生成財(cái)務(wù)報(bào)表及各種財(cái)務(wù)分析表?？傎~管理系統(tǒng)需要的基本信息和基礎(chǔ)檔案在基礎(chǔ)設(shè)置中統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置100三、總賬管理系統(tǒng)操作流程總賬管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理通常分為三個(gè)階段：系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理及期末處理，具體操作流程如圖所示?？傎~管理系統(tǒng)操作流程三、總賬管理系統(tǒng)操作流程總賬管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理通常分為三個(gè)階段101第二節(jié)

總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置在基礎(chǔ)設(shè)置中我們已經(jīng)完成了基本信息和基礎(chǔ)檔案等的設(shè)置，總賬管理系統(tǒng)初始化主要是進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置和期出余額錄入。一、選項(xiàng)設(shè)置選項(xiàng)設(shè)置提供了大量選項(xiàng)參數(shù)，用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行選擇，以確定符合自身特點(diǎn)的應(yīng)用模式。要進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置，可在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【設(shè)置】→【選項(xiàng)】菜單，打開“選項(xiàng)”對話框，如圖所示。由圖可以看出，選項(xiàng)設(shè)置分為“憑證”、“賬簿”、“會(huì)計(jì)日歷”及“其他”四個(gè)選項(xiàng)，下面分別進(jìn)行介紹。“選項(xiàng)”對話框第二節(jié)總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置在基礎(chǔ)設(shè)置中我們已經(jīng)完成了基1021．“憑證”選項(xiàng)卡“憑證”選項(xiàng)卡主要欄目說明如下。制單控制此項(xiàng)功能是設(shè)置在填制憑證時(shí)系統(tǒng)應(yīng)對哪些操作進(jìn)行控制。制單序時(shí)控制：此項(xiàng)和“系統(tǒng)編號”選項(xiàng)聯(lián)用，制單時(shí)憑證編號必須按日期順序從小到大進(jìn)行排列。如有特殊需要，可不選擇此項(xiàng)。支票控制：若選擇此項(xiàng)，在使用銀行科目編制憑證時(shí)，系統(tǒng)針對票據(jù)管理的結(jié)算方式進(jìn)行登記。如果錄入支票號在支票登記薄中已存，系統(tǒng)提供登記支票報(bào)銷的功能；否則，系統(tǒng)提供登記支票登記簿的功能。赤字控制：若選擇了此項(xiàng)，在制單時(shí)，“資金及往來科目”或“全部科目”的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時(shí)，系統(tǒng)將予以提示。1．“憑證”選項(xiàng)卡“憑證”選項(xiàng)卡主要欄目說明如下。制單控制此103制單權(quán)限控制到科目：如果需要將操作員的制單權(quán)限控制到科目，則選中此項(xiàng)。選擇此項(xiàng)前，需首先在“數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”中選擇“科目”，再選擇此項(xiàng)，然后在“數(shù)據(jù)權(quán)限”中為操作員指定制單時(shí)可以使用的科目。設(shè)置完成后，操作員在制單時(shí)只能使用具有指定權(quán)限的科目。允許修改、作廢他人填制的憑證：選擇此項(xiàng)，在制單時(shí)可修改或作廢別人填制的憑證，否則不允許修改或作廢。制單權(quán)限控制到憑證類別：如果需要將操作員的制單權(quán)限控制到憑證類別，則選中此項(xiàng)。選擇此項(xiàng)前，需首先在“數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”中選擇“憑證類別”，再選中此項(xiàng)，然后在“數(shù)據(jù)權(quán)限”中為操作員指定制單時(shí)可以使用的憑證類別。設(shè)置完成后，操作員在制單時(shí)，憑證類別參照中只顯示此操作員有權(quán)限的憑證類別。超出預(yù)算允許保存：選擇“預(yù)算控制”選項(xiàng)后此項(xiàng)功能才起作用，從財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)取相關(guān)數(shù)據(jù)作為預(yù)算數(shù)。如果填制憑證時(shí)超過預(yù)算也允許保存憑證，否則不予保存。制單權(quán)限控制到科目：如果需要將操作員的制單權(quán)限控制到科目，則104操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制：若選擇此項(xiàng)，可以對不同級別的人員進(jìn)行金額大小的控制，這樣可以減少由于不必要的責(zé)任事故而帶來的經(jīng)濟(jì)損失。如果是外部憑證或常用憑證調(diào)用生成，不作金額權(quán)限控制；自定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證不受金額控制?？梢允褂脩?yīng)收受控科目：若科目為應(yīng)收款管理系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復(fù)制單，只允許應(yīng)收系統(tǒng)使用此科目進(jìn)行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。因此，如果希望在總賬系統(tǒng)中也能使用此科目填制憑證，需選擇此項(xiàng)?！翱梢允褂脩?yīng)付受控科目”與“可以使用存貨受控科目”與此項(xiàng)功能相似。操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制：若選擇此項(xiàng)，可以對不同級別的人員進(jìn)行105憑證審核控制到操作員：如果需要指定某個(gè)具有憑證審核權(quán)限的操作員，只具有審核某些制單人所制憑證的權(quán)限，可選擇此項(xiàng)。出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：如果要求含有現(xiàn)金及銀行科目的憑證由出納簽字后才能記賬，則選擇此項(xiàng)?！皯{證必須經(jīng)由主管會(huì)計(jì)簽字”功能與此項(xiàng)功能相似?，F(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項(xiàng)目：選擇此項(xiàng)后，在錄入憑證時(shí)如果使用現(xiàn)金流量科目，則必須輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目及金額。自動(dòng)填補(bǔ)憑證斷號：如果選擇憑證編號方式為系統(tǒng)編號，在新增憑證時(shí)，系統(tǒng)將按憑證類別自動(dòng)查詢本月的第一個(gè)斷號默認(rèn)為本次新增憑證的憑證號。批量審核憑證進(jìn)行合法性校驗(yàn)：此功能在批量審核憑證時(shí)針對憑證進(jìn)行二次審核，以提高憑證輸入的正確率，合法性校驗(yàn)與保存憑證時(shí)的合法性校驗(yàn)相同。憑證控制憑證審核控制到操作員：如果需要指定某個(gè)具有憑證審核權(quán)限的操作106打印憑證頁腳姓名：選擇在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。打印包含科目編碼：選擇在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印科目編碼。憑證編號方式：憑證編號方式分為系統(tǒng)編號和手工編號兩種。如果選擇系統(tǒng)編號，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)按照憑證類別按月自動(dòng)編號。如需手工輸入編號，可選擇手工編號。外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則需選取相應(yīng)的匯率方式。選擇“固定匯率”，在制單時(shí)一個(gè)月只按一個(gè)固定的匯率折算本位幣金額；選擇“浮動(dòng)匯率”，在制單時(shí)按當(dāng)日匯率折算本位幣金額。預(yù)算控制：根據(jù)預(yù)算管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算數(shù)對業(yè)務(wù)進(jìn)行控制。合并憑證顯示、打?。喝绻x擇此項(xiàng)，在填制憑證、查詢憑證及審核憑證時(shí)，憑證按系統(tǒng)選項(xiàng)中的設(shè)置顯示。打印憑證頁腳姓名：選擇在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印制單人、出納1072．“賬簿”選項(xiàng)卡“賬簿”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下?！百~簿”選項(xiàng)打印位數(shù)寬度：定義正式賬簿打印時(shí)各欄目的寬度，包括摘要、外幣、數(shù)量等。明細(xì)賬（日記賬，多欄賬）打印方式：在打印正式明細(xì)賬、日記賬或多欄賬時(shí)，選擇按年排頁或按月排頁。憑證、賬簿套打：此項(xiàng)用于選擇打印憑證、賬簿是否使用套打紙進(jìn)行打印。套打紙是指用友公司為賬務(wù)專門印制的各種憑證、賬簿的標(biāo)準(zhǔn)表格線。2．“賬簿”選項(xiàng)卡“賬簿”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下。108憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：憑證打印行數(shù)對憑證每頁的行數(shù)進(jìn)行設(shè)置；正式賬每頁打印行數(shù)對明細(xì)賬、日記賬、多欄賬的每頁打印行數(shù)進(jìn)行設(shè)置。雙擊表格或按空格對行數(shù)直接修改即可。制單、輔助賬查詢控制到輔助核算：選擇此項(xiàng)，制單時(shí)才能使用有輔助核算屬性的科目錄入分錄，輔助賬查詢時(shí)只能查詢有權(quán)限的輔助項(xiàng)內(nèi)容。明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目：此項(xiàng)是權(quán)限控制的開關(guān)，在系統(tǒng)管理中設(shè)置明細(xì)賬查詢權(quán)限，必須在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)中將其打開，才能起到控制作用。憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：憑證打印行數(shù)對憑證每頁的行數(shù)進(jìn)行設(shè)1093．“會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡【會(huì)計(jì)日歷】選項(xiàng)卡如圖所示?！皶?huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)利用它可查看各會(huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期。但是，此處只能查看會(huì)計(jì)日歷信息，如果要修改會(huì)計(jì)日歷信息，則需要在系統(tǒng)管理中進(jìn)行。3．“會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡【會(huì)計(jì)日歷】選項(xiàng)卡如圖所示?！皶?huì)計(jì)日歷1104．“其他”選項(xiàng)卡“其他”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下?！捌渌边x項(xiàng)顯示為灰色的賬套信息只能查看，不能在此處修改，只能以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理進(jìn)行修改。數(shù)量小數(shù)位：在此處定義制單和查賬時(shí)數(shù)量輸出的小數(shù)位，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。單價(jià)小數(shù)位：在此處定義制單和查賬時(shí)單價(jià)輸出的小數(shù)位，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。本位幣精度：若數(shù)據(jù)精確到整數(shù)（無小數(shù)位），則在制單中由匯率、外幣計(jì)算本位幣時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)四舍五入為整數(shù)。4．“其他”選項(xiàng)卡“其他”選項(xiàng)卡如圖所示，主要欄目說明如下。111部門排序方式：在參照部門目錄或查詢部門賬時(shí)，可以在此設(shè)置查詢列表的內(nèi)容是“按編碼排序”還是“按名稱排序”。個(gè)人排序方式與項(xiàng)目排序方式的設(shè)置與此項(xiàng)相同。打印設(shè)置按客戶端保存：有多個(gè)用戶使用多臺(tái)不同型號的打印機(jī)時(shí)，選擇此項(xiàng)，則按照每個(gè)用戶自己的打印機(jī)類型和打印選項(xiàng)設(shè)置打印憑證和賬簿。部門排序方式：在參照部門目錄或查詢部門賬時(shí)，可以在此設(shè)置查詢112二、期初余額期初余額功能包括了期初余額錄入和進(jìn)行試算平衡。1．期初余額錄入在開始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，需要將經(jīng)過整理的期初余額錄入到總賬系統(tǒng)中。如果是年初建賬，則可直接錄入各賬戶的年初余額；如果是年中建賬，則應(yīng)先將各賬戶啟用時(shí)的余額和年初到啟用時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，錄入總賬系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額。如果科目設(shè)置了某種輔助核算，那么還應(yīng)錄入輔助項(xiàng)目的期初余額。輔助項(xiàng)目的期初余額不能直接輸入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該科目開設(shè)輔助賬頁，在賬頁中錄入輔助賬期初余額，輸入完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)將累計(jì)結(jié)果帶回總賬。累計(jì)發(fā)生額可以直接輸入。錄入期初余額的具體步驟如下。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【設(shè)置】→【期初余額】菜單，打開“期初余額錄入”窗口。二、期初余額期初余額功能包括了期初余額錄入和進(jìn)行試算平衡。1113（2）在末級科目“期初余額”欄直接輸入期初數(shù)據(jù)，上級科目的余額由系統(tǒng)自動(dòng)匯總計(jì)算，如圖所示。期初余額錄入（2）在末級科目“期初余額”欄直接輸入期初數(shù)據(jù)，上級科目的余114（3）設(shè)置了輔助核算科目的底色為黃色，雙擊需要輸入數(shù)據(jù)的輔助核算科目“期初余額”欄，打開相應(yīng)的輔助賬窗口，按明細(xì)輸入每筆業(yè)務(wù)的金額，如圖所示。（4）輸入完成后，單擊【退出】按鈕，輔助賬余額自動(dòng)帶回總賬。輔助核算科目期初余額錄入（3）設(shè)置了輔助核算科目的底色為黃色，雙擊需要輸入數(shù)據(jù)的輔助1152．進(jìn)行試算平衡期初余額錄入完畢后，應(yīng)進(jìn)行試算平衡，其操作如下。（1）在“期初余額錄入”窗口中單擊【試算】按鈕，打開“期初試算平衡表”對話框。（2）如果試算結(jié)果平衡，如圖所示，單擊【確認(rèn)】按鈕。（3）如果試算結(jié)果不平衡，需對期初余額進(jìn)行檢查修改，并重新進(jìn)行試算。試算結(jié)果平衡2．進(jìn)行試算平衡期初余額錄入完畢后，應(yīng)進(jìn)行試算平衡，其操作如116第三節(jié)

總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理在總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置完成后，便可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理主要包括憑證管理、出納管理和賬簿管理等。一、憑證管理記賬憑證是總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的唯一來源，是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是登記賬簿的依據(jù)，因此憑證管理是總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理中最基本、最核心的內(nèi)容。憑證管理功能主要包括填制憑證、審核憑證、記賬等。第三節(jié)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理在總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置完1171．填制憑證在日常賬務(wù)處理中，填制憑證的方式通常有兩種：一是根據(jù)審核無誤的原始憑證，直接在系統(tǒng)中填制記賬憑證；一是先由人工填制好記賬憑證，再集中輸入系統(tǒng)。企業(yè)可以根據(jù)會(huì)計(jì)人員的實(shí)際情況和自身需要選擇憑證填制方式。填制憑證的基本內(nèi)容在填制憑證時(shí)，各會(huì)計(jì)科目需填制的基本內(nèi)容有以下幾項(xiàng)：憑證類別：憑證類別即所填制的憑證屬于何種類型。如果在設(shè)置憑證類別時(shí)設(shè)置了憑證的限制類型，在填制憑證時(shí)必須符合所選限制類型的要求，否則系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤。憑證編號：如果在選項(xiàng)設(shè)置中選擇了“系統(tǒng)編號”，系統(tǒng)則根據(jù)不同的憑證類別按月自動(dòng)順序編號；如果在選項(xiàng)設(shè)置中選擇了“手工編號”，則需要手工輸入憑證編號，需要注意的是編號的連續(xù)性和唯一性。1．填制憑證在日常賬務(wù)處理中，填制憑證的方式通常有兩種：一是118制單日期：填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的操作日期。用戶也可在日歷中進(jìn)行選擇或直接錄入。如果在“選項(xiàng)”設(shè)置中選擇了“制單序時(shí)控制”，用戶所輸入的憑證日期須大于等于該類憑證最后一張憑證的日期，且不能超過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期。附單據(jù)數(shù)：指憑證所附的原始單據(jù)數(shù)量。摘要：是對憑證所反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的概括說明。摘要可以直接輸入，也可以調(diào)用常用摘要。不同行的摘要可以相同，也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中顯示。制單日期：填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示當(dāng)前的操作日期。用戶也可119科目名稱：可直接輸入科目名稱或代碼，也可單擊參照按鈕選擇相應(yīng)會(huì)計(jì)科目。如果輸入的是銀行科目，系統(tǒng)還會(huì)要求輸入結(jié)算方式、票號、發(fā)生日期等信息，以便日后進(jìn)行銀行對賬；如果輸入的科目有外幣核算，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示已設(shè)置的外幣匯率，輸入外幣金額后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出本幣金額；如果輸入的科目有輔助核算標(biāo)記，則需要輸入相關(guān)的輔助信息，如部門、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目等。金額：即該筆分錄的借方或代方發(fā)生額，金額不能為零，紅字以“-”表示。憑證金額應(yīng)符合“有借必有貸，借貸必相等”的原則，否則將不能保存。科目名稱：可直接輸入科目名稱或代碼，也可單擊參照按鈕選擇相應(yīng)120填制憑證基本內(nèi)容的操作步驟如下。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【總賬】→【憑證】→【填制憑證】菜單，打開“填制憑證”對話框。（2）單擊【增加】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)增加一張空白憑證。（3）在憑證左上角單擊參照按鈕，選擇憑證類型，輸入制單日期和附單據(jù)數(shù)。（4）在摘要欄單擊鼠標(biāo)，輸入摘要內(nèi)容；在“科目名稱”欄單擊鼠標(biāo)，然后單擊出現(xiàn)的參照按鈕“

”，選擇科目名稱；在借方金額欄輸入實(shí)際金額，按“回車”鍵，轉(zhuǎn)入下一行。填制憑證基本內(nèi)容的操作步驟如下。（1）在企業(yè)門戶“業(yè)務(wù)”頁簽121（5）系統(tǒng)自動(dòng)將上一行摘要復(fù)制到下一行，輸入貸方科目和貸方金額，如圖所示。（6）單擊【保存】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存！”，單擊【確定】按鈕。填制憑證（5）系統(tǒng)自動(dòng)將上一行摘要復(fù)制到下一行，輸入貸方科目和貸方金122填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù)在填制憑證時(shí)，如果有科目設(shè)置了輔助核算，在填制完基本內(nèi)容后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)該科目的給出輔助核算提示，要求用戶輸入相關(guān)的輔助核算數(shù)據(jù)。銀行核算如果填制的是銀行類科目，則需輸入結(jié)算方式、票號及發(fā)生日期?！纠浚?月30日，馬俊佳用現(xiàn)金支票（票號為XJ066）從工行賬戶提取現(xiàn)金15000元，作為備用資金。借：現(xiàn)金

15000貸：銀行存款/工行存款/人民幣15000制作該憑證的具體步驟如下。填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù)在填制憑證時(shí)，如果有科目設(shè)置了輔助核算123（1）在“填制憑證”窗口單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，輸入摘要、科目、借方金額。（2）在輸入貸方科目后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出“輔助項(xiàng)”對話框。（3）選擇結(jié)算方式，輸入票號及發(fā)生日期，如圖所示。單擊【確認(rèn)】按鈕。銀行核算（1）在“填制憑證”窗口單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，124（4）輸入貸方金額后，單擊【保存】按鈕。若此張支票尚未登記，系統(tǒng)提示“此支票尚未登記，是否登記？”。（5）如需要登記，單擊【是】按鈕，打開“登記票號”對話框，在此輸入領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、姓名、限額及用途，如圖所示。（6）單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存！”，單擊【確定】按鈕。票號登記（4）輸入貸方金額后，單擊【保存】按鈕。若此張支票尚未登記，125外幣核算在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了外幣核算的科目，則需輸入外幣金額和匯率。輸入外幣金額及匯率后，系統(tǒng)將按“外幣金額×匯率”自動(dòng)顯示金額?！纠浚?月30日，收到外商投資