《電子文件管理教程（第二版）》課件 第6章

本章要點(diǎn)電子文件鑒定、處置的概念及相互關(guān)系電子文件鑒定與處置的內(nèi)容與程序電子文件價(jià)值鑒定的方法電子文件保管期限與處置表電子文件處置的內(nèi)容及方法對(duì)電子文件鑒定、處置過(guò)程的監(jiān)控第六章電子文件的鑒定與處置一、電子文件鑒定的概念與內(nèi)容電子文件鑒定的概念從通俗的意義上講，鑒定就是在仔細(xì)研究之后加以判斷的意思鑒定工作包括真?zhèn)舞b定、開(kāi)放鑒定、密級(jí)鑒定、價(jià)值鑒定、技術(shù)鑒定等。其中，最為常用的鑒定概念是文件的價(jià)值鑒定，即按照一定的方法和原則，判斷文件的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值，確定其保管期限第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述一、電子文件鑒定的概念與內(nèi)容電子環(huán)境下鑒定工作內(nèi)容的拓展對(duì)于文件身份的鑒定，即對(duì)電子文件的識(shí)別技術(shù)鑒定電子文件鑒定工作的內(nèi)容判斷文件是否屬于歸檔范圍劃分電子文件的保管期限第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述二、電子文件處置的概念與內(nèi)容電子文件處置的概念本教材認(rèn)為電子文件的處置是指按照電子文件保管期限表、處置表或其他規(guī)定，對(duì)在文件形成機(jī)構(gòu)內(nèi)保管到期的電子文件實(shí)施移交、銷毀或續(xù)存的一系列過(guò)程電子文件處置的內(nèi)容移交銷毀續(xù)存第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述三、電子文件鑒定與處置的關(guān)系鑒定與處置的關(guān)系非常密切，鑒定決定哪些文件需要保存以及需要保存多久，處置則是對(duì)保存到期的文件予以移交、銷毀或續(xù)存的處理。沒(méi)有鑒定，處置無(wú)所依據(jù)；沒(méi)有處置，鑒定有始無(wú)終。兩者共同決定文件的最終歸宿第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述四、電子文件鑒定與處置過(guò)程中需要開(kāi)展的其他工作保管期限與處置表的制定對(duì)電子文件鑒定與處置的監(jiān)控第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述五、影響電子文件鑒定與處置的因素環(huán)境因素價(jià)值取向變得多元化、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)較為缺乏客體因素電子文件的原始性、真實(shí)性難以確認(rèn)電子文件的關(guān)聯(lián)性與動(dòng)態(tài)性導(dǎo)致電子文件的鑒定需要復(fù)雜的技術(shù)手段電子文件數(shù)量劇增電子文件存儲(chǔ)的高密度性，以及存儲(chǔ)成本逐年下降的事實(shí)，給保留更多電子文件提供了可能性主體因素電子文件鑒定的新特點(diǎn)向鑒定人員提出了更高的要求第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述一、電子文件價(jià)值鑒定方法的要素分析第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定一、電子文件價(jià)值鑒定方法的要素分析主觀要素鑒定服務(wù)對(duì)象鑒定者客觀要素文件價(jià)值可操作性第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定二、電子文件價(jià)值鑒定的方法內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法是進(jìn)行電子文件價(jià)值鑒定采用的兩種基本方法前者的關(guān)鍵是通過(guò)直接審閱電子文件的內(nèi)容判斷其價(jià)值后者則通過(guò)研究分析形成電子文件的職能活動(dòng)的重要性來(lái)判斷其價(jià)值但是，內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法并非彼此孤立的關(guān)系，審閱內(nèi)容時(shí)也會(huì)考慮到其反映的職能因素，職能活動(dòng)也會(huì)反映在文件的內(nèi)容上第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定三、電子文件保管期限與處置表的制定與實(shí)現(xiàn)電子文件保管期限與處置表電子文件的價(jià)值鑒定，需要根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定電子文件是否需要保存以及保存時(shí)限，該標(biāo)準(zhǔn)的表現(xiàn)形式是電子文件保管期限表而處置表則在保管期限表的基礎(chǔ)上，主要規(guī)定文件保管期滿之后，是銷毀、續(xù)存還是移交第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定三、電子文件保管期限與處置表的制定與實(shí)現(xiàn)電子文件保管期限與處置表的制定的具體內(nèi)容根據(jù)機(jī)構(gòu)職能設(shè)置表中顯示的職能、工作和環(huán)節(jié)，明確機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖中所展示的電子文件生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類，結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、活動(dòng)、事務(wù)環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價(jià)值的文件保存，其他文件酌情考慮考慮特殊類型電子文件的保管期限，如數(shù)據(jù)庫(kù)文件、程序文件、網(wǎng)頁(yè)文件等電子文件保管期限與處置表的實(shí)現(xiàn)第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定四、電子文件鑒定的特點(diǎn)鑒定對(duì)象鑒定時(shí)間鑒定自動(dòng)化程度第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定一、銷毀電子文件銷毀是指消除或刪除文件，使之無(wú)法恢復(fù)的過(guò)程主要有以下幾種分類方法：按載體來(lái)分，可分為磁性銷毀、電子半導(dǎo)體及其記錄數(shù)據(jù)的銷毀、光盤(pán)及其記錄數(shù)據(jù)的銷毀三類依據(jù)電子文件銷毀對(duì)象的不同，可分為非涉密數(shù)據(jù)的清除和涉密數(shù)據(jù)的銷毀兩類。其中，涉密數(shù)據(jù)的銷毀又分為絕密數(shù)據(jù)的銷毀、機(jī)密數(shù)據(jù)的銷毀、秘密數(shù)據(jù)的銷毀和一般敏感數(shù)據(jù)的銷毀等類別。依據(jù)銷毀方式的不同，可分為軟銷毀和硬銷毀兩種第三節(jié)電子文件的處置二、續(xù)存續(xù)存是指電子文件繼續(xù)保存在形成文件的機(jī)構(gòu)中，機(jī)構(gòu)擁有文件實(shí)體的保管權(quán)和信息的管理權(quán)具體的續(xù)存方式包括：保存在文件管理系統(tǒng)中。脫機(jī)保存縮微轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件遷移第三節(jié)電子文件的處置三、移交移交是指機(jī)構(gòu)將其電子文件轉(zhuǎn)交給其他機(jī)構(gòu)保存，根據(jù)情況的不同，機(jī)構(gòu)可以單獨(dú)將文件實(shí)體或文件信息的管理職責(zé)轉(zhuǎn)交給其他機(jī)構(gòu)，也可以將兩者一起轉(zhuǎn)交具體方式包括：移交檔案館隨業(yè)務(wù)的移交而移交。第三節(jié)電子文件的處置１．電子文件鑒定的概念和主要內(nèi)容是什么？２．電子文件處置的概念和主要內(nèi)容是什么？３．在電子文件鑒定和處置過(guò)程中需要開(kāi)展哪些工作？４．影響電子文件鑒定與處置的主要因素有哪些？５