采購管理流程

采購管理流程采購管理流程采購管理流程公司采購管理程序

一、目的

為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度.

二、范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品

三、定義

3。1物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料

3。2采購人員：運營部執(zhí)行采購業(yè)務人員

3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員

四、采購作業(yè)流程

4。1.請購的定義:請購是指某人或者某部門根據(jù)市場及門店需求確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交運營部。

4.2采購作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)理交貨期等要求，和訂單發(fā)出,確認及物料接收并按時請款之過程。

4。3應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應商，則由運營部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應商進行選擇,考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有被客戶批準或指定的供應商，則運營部在采購產(chǎn)品時，必須從客戶批準和指定的供應商名單上采購有關(guān)產(chǎn)品,如運營部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準，并經(jīng)客戶批準被列與客戶指定的供應商后，采購方可從該供應商處采購物料。如客戶有新批準的供應商名單或客戶對原批準的供應商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此客戶批準的供應商名單進行更新。

4.4對直接購買的物料，由采購人員收到采購申請單時對請購的物料進行審核及供應商價格，數(shù)量及交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)運營部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應商，如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程,進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據(jù)送貨單，入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時,采購應征求相關(guān)單位是否調(diào)料,或采取緊急對應措施（自行提貨)如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求運營部門主管及經(jīng)理的同意。

4。5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準并寫申請單號后交采購人員進行采購作業(yè).采購人員對申請單進行審核以及交期確認.如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購(如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。

4。6采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準，要求。且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符。

五、供應商選擇及評估流程

5.1新供應商的選擇

客戶指定之供應商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商。

5。2供應商的評估和考核

根據(jù)運營部的預選供應商名單及供應商評估調(diào)查表，運營部負責組織技術(shù)部門和采購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估,并將評估的結(jié)果記錄與供應商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估。

5.3采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應對供應商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應商績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù)3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商,由運營部通知供應商整改，并在供應商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和預防措施做效果確認。

5.5供應商定期、不定期評估、

供應商定期評分為年度評估，運營部每年應對供應商的質(zhì)量、交期、配合度或服務進行評估。六、采購申請單及其提報規(guī)定

(1)采購申請單應按照要求填寫完整、清晰

，由公司領(lǐng)導審核批準后報運營部門;

(2)固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；

（3)其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報;

（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；

（5）請購部門在提報采購申請單是應要求運營部簽字接收人請購部門備份或郵件往來；

（6)涉及的申請采購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

(7)采購申請單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報運營部。

4．公司物資采購申請單的提報部門

（1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；

（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；

（3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二、運營部接收采購申請單作業(yè)流程

1、請購的接收要點

(1）運營部在接收采購申請單時應檢查采購申請單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查采購申請單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批(2）接收采購申請單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；

（4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、采購申請單的分發(fā)規(guī)定

（1）對于采購申請單運營部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

(2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

（3)無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；（4）重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

3、采購周期的規(guī)定

（1)單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天;

（2)單次采購金額預算在5萬元以下的項目比價采購,采購周期不應超過15天；

（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目運營部自行招標采購,采購周期不應超過40天；

（4）請購部門應按照以上（1）—(3）條中規(guī)定的時間提前提寫采購申請單，運營部如未能按時完成采購任務時應向公司領(lǐng)導說明原因；

（5)遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略;

三、詢價及其規(guī)定

1．詢價請應認真審閱采購申請單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；

3．對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；

4．所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；

5．對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

6．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表(擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導批準方可詢價或發(fā)放訂單;

7．詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價；

8．除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購;單次采購金額預算金額在5千元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購,比價或招標項目應至少邀請三家以上單位參與;單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由運營部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督;單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目由公司領(lǐng)導決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標;

9．比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力;10．比價采購或招標采購應按照附表（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；

11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領(lǐng)導批示。

三、比價、議價

1．對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；

2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

3．收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領(lǐng)導匯報情況,設(shè)定議價目標或理想中標價格；

4．重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力,資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

5．參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。

四、比價、議價結(jié)果匯總

1．比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;

2．比價、議價結(jié)果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

3．如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。

五、合同的簽訂及其規(guī)定.

1．合同

合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護.廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同.

(1）合同正文應包含的要素

1）

合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

2）

采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；

3）

包裝要求；4）

合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

5)

付款方式；

6）

質(zhì)量保證期;7）

質(zhì)量要求及規(guī)范；

8）

違約責任和解決糾紛的辦法；

9）

雙方的公司信息；

10）

其他約定.

（2）合同簽訂及其規(guī)定

1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的,注意保密責任；

2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

3)為防止合同訂單增加或增加無依據(jù),打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；

5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；

6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等

；8)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；12)合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字,加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門.

六、付款及合同執(zhí)行

1．付款規(guī)定

(1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1。修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;

（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；

(3）按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；

(4)財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知運營部并匯報公司領(lǐng)導。

2．合同執(zhí)行

(1）

已簽訂合同由運營部項目負責人負責跟進，由運營部負責人進行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題，運營部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導；

（2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;

（3)合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；

七、報驗與入庫

1．報驗

（1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同,運營部應及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收；

(2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（3)達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；

（4）質(zhì)檢部門在接到運營部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不