行政文員筆試題庫及答案

行政文員筆試題庫及答案一、單項選擇題

1．以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（

B

）。

A．服務性

B．決策性

C．專業(yè)性

D．主動性

2．辦公室布置要注意（

D

）。

A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻B．一般辦公室桌椅最好面對面放置C．打字、復印間離上司辦公室近些

D．各種溝通、保密

3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（

C

）。

A．準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條

B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理

C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

4．以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（

B

）。

A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品

B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標識

D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

5．在辦公室里，（

D

）的位置是上座。

A．離入口最遠

B．離入口最近

C．靠近門口

D．靠近窗戶

6．傳真機的使用哪一項是不對的？（

B

）。

A．發(fā)送前檢查原稿質量

B．隨時隨地可向對方發(fā)送

C．不宜發(fā)送禮儀性文本

D．不宜發(fā)送私人、保密文本

7．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的？（

A

）。

A．接通電源可立即復印操作

B．選定復印紙后要抖松消除靜電C．選擇復印倍率來決定復印紙尺D．復印完畢應取下復印品和原稿8．以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（

A

）。A．錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON”位置

B．想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C．機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

9．以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（

D

）。

A．安置窗簾遮擋室外光線

B．與其他設備正確連接

C．投影機要遠離熱源

D．應設置電腦的桌面屏幕保護功能

10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（

B

）。

A．訂購

B．制造

C．分配

D．儲備

11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（

B

）。

A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾

B．讓員工們隨意領取辦公用品

C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度

D．用庫存一覽表來儲備辦公用品

12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（

B

）。

A．沒有任何設想就應著手從事該項工作

B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力

C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行

D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施

13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（

D

）。

A.

先將自己想做的工作以重要程度為標準分類

B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類

C.

同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率

D．可以按照文員自己的習慣進行工作

14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（

C

）。

A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來

B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

D．對每一項工作作出安排，定好最后期限

15．以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（

D

）。A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來

B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務C．開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓

D．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做

16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（

C

）。

A．現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B．把每一次支出的數額都記在零用現(xiàn)金單據中

C．標準的零用現(xiàn)金單據有一個簽名

D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢

17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（

A

）。

A.

傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見

B．必要時可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示

D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記

18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（

B

）。

A．善于同他人合作，密切配合，步調一致

B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

C．配備文秘人員時遵從異質結合的原則

D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任

19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（

C

）。

A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B．文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話

C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系

D．如果已經回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系

20．以下哪個接打電話的行為是不正確的？（

A

）。A．受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊

B．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用

D．中途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置

21．文員在接打電話時，正確的做法是（

B

）。A．電話鈴響一聲就應接聽

B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來

C．文員接聽業(yè)務電話時，應首先讓對方報出姓名、單位

D．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達

22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（

B

）A.

考慮打電話的時間是否合適

B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.

有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調查此事

23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（

C

）。

A．按收件人姓名分揀

B．按收件部門名稱分揀

C．按私人公務標準分揀

D．換郵件重要性分揀

24．文員在拆郵件時，不正確的做法是（

A

）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開

B．應該把郵件分成最急件、次急件和普通件

C．經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題

D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好

25．文員如果誤拆了非本公司的信，應該（

A

）。

A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去

B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去

C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去

26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（

D

）。

A．每天開箱次數與郵局投遞次數一致

B．取出郵件立即返回辦公室

C．事先帶上包袋返回辦公室

D．應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（

D

）。

A．時間

B．便利

C．經濟

D．愛好

28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（

C

）。

A．國名、地址、部門、姓名

B．姓名、地址，部門、國名

C．姓名、部門、地址、國名

D．姓名、國名、部門、地址

29．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（

D

）。

A．一般的圖紙

B．機密文件

C．很長的文件

D．感謝信30．以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（

C

）。

A．上級先伸手后，下級才能相握

B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖點一下

C．雙方有很多人時，可以交叉握手

D．握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好

31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（

A

）。

A．初次寫信，或有過激言行的

B．有過激言行或漫罵領導的匿名信

C．已做結案處理的

D．沒有具體內容的匿名信

32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（

C

）。A．拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂

B．對寫信人的各項情況逐項登記

C．處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦

D．對問題復雜、調查處理的時間較長的信件，應復信作解釋和答復

33．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的？（

C

）。

A．協(xié)助簽到

B．分發(fā)資料

C．作會議記錄時離開會議室接聽電話

D．暫時保管與會者的物品

34．文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（

）。

A．文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便

B．什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度

C．會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定

D．文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作

35．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（

C

）。

A．加入自己的主觀意見

B．不記錄議題

C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D．對所記內容作評論

36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應（

D

）。

A．不理睬

B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機

D．征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機

37．上司決定參加某個會議時，文員不應該（

A

）。

A．只在便箋上寫好會議名稱

B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間

D．和上司先充分溝通，避免在會議進行中遇到電話聯(lián)系的不便

38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（

C

）。

A.

口字型

B．教室型

C．圓桌型

D.

U字型

39．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（

A

）。

A．審查功能

B．保密功能

C．歡迎詞播放功能

D．報數功能

40．有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務？（

B

）。

A．準備資料

B．發(fā)表意見

C．現(xiàn)場服務

D．會議或會談記錄

41．文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪種做法是錯誤的？（

D

）。

A．如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認

B．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知C．對方越忙越必須早一點聯(lián)絡

D．如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會

42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（

D

）。

A．上司沒有經過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上

B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號

C．制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間

D．日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄

43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（

B

），了解要求約會者的心理。

A．社交的能力

B．說話的技巧

C．聽話的能力

D．聽寫的能力

44．以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（

A

）。

A．以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認

B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當天的行動計劃

C．如果會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室D．會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準備好

45．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（

B

）。

A．準備旅行計劃和旅館信息

B．代替上司制定約會計劃

C．為商務洽談收集資料

D．把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單

46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（

D

）。

A.

與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應找同一人

B．首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求

C.

如果預訂需要有保證，應事先申明，如果想取消預訂，也要在結帳之前打電話

D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明

47．上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（

D

）。

A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排

B．辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊

C．與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人

D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認

48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（

D

）。

A．有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性

B．到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提醒上司用餐

C．對上司的健康管理包括預防、治療、病后調理各階段

D．應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助

49．以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（

D

）。

A．文員應在任何時候、任何場合攜帶名片

B．向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向對方

C．如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意

D．各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的

50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（

D

）。

A．不作聲，等無人時查字典

B．作判斷，用同偏旁的字音讀

C．不用讀，只稱呼姓即可

D．請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”

51．以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（

D

）。

A．用后跟著地走路B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

C．男性在任何場合都可戴著手套握手

D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰

52．社交場合很講究次序禮儀，一般（

B

）。

A.

以右為次

B．以右為尊

C．以后為次

D．以左為尊

53．當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（

D

）。

A．向上司報告

B．送禮

C．寫信

D．查證消息的可靠性

54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（

D

）。

A.

宴會的形式與氣氛

B．交通是否方便

C.

有無停車場

D．有無休息室

55．以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的？（

C

）。

A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好

B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行

C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可

D．午宴一般不設固定席位，以便于客人社交

56．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（

D

）。

A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C．口內含有食物與人說話

D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去

57．以下餐巾的使用方法是正確的（

C

）。

A．中途離座，把餐巾放在椅子上

B．用來擦刀叉

C．用來擦嘴唇嘴角

D．塞入衣服領口里

59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（

C

）。

A．應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜

B．白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水

C.

未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內

D．文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意60．上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（

A

）。

A．通知上司家人把衣服送達

B．自己到上司家里去拿

C．讓上司自己去家里更換

D．去買新的服裝

61．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（

B

）。

A．語句要簡短

B．由過程先說

C.

利用重復的效果

D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言

62．接受忠告的正確反應是（

D

）。

A．以煩躁的傾聽

B．盡量把責任推給別人

C．應辯解說：“那是因為??”

D．切勿感情用事

63．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（

A

）。

A．有共同利益的話題

B．夸耀自己的話題

C．保密的話題

D．應當忌諱的話題

64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（

A

）。

A.

騎邊章

B．封存章

C.

騎縫章

D．證見章

65．值班人員不應該做以下哪類事情？（

A

）。

A．簽發(fā)文件

B．分發(fā)會議通知

C．詢問情況

D．傳達指示

66．文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（

A

）。

A．下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等

B．未經簽發(fā)的文電草稿

C．單位內部互相抄送的文件材料

D．本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料

67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（

A

）。

A.

按通訊者特征立卷

B．按地區(qū)特征立卷

C．按文種特征立卷

D．按作者特征立卷

68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（

B

）。

A．歸檔內容、歸檔時間、保密要求

B．歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求

C．收集范圍、歸檔時間、管理制度

D．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求

69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（

A

）和歸檔要求。

A．歸檔時間

B．歸檔憑證

C．歸檔模式

D．歸檔歷史

二、判斷題

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（

∨

）

2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（

×

）

3．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（

×

）

4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（

∨

）

5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（

×

）

6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（

×

）

7．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（

×

）

8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（

×

）

9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（

×

）

10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（

×

）

11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（

∨

）

12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（

∨

）

13．文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（

∨

）

14．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（

×

）

15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（

∨

）

16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（

×

）

17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（×

）

18．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（

×

）

19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（

×

）

20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（

∨

）21．如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（

∨

）

22．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（

∨

）

23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（

×

）

24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（

∨

）

25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（

∨

）

26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。

（

∨

）

27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（

×

）

28．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。

（

×）

29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（

∨

）

30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（

×

）

31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（

∨

）

32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（

∨

）

33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（

∨

）

34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（

×

）

35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（

×

）

36．文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（

×

）

37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（

×

）

38．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（

∨

）

39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（

∨

）

40．當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（

∨

）

41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（

∨

）

42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（

∨

）43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（

×

）

44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（

∨

）

45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（

∨

）

46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（

∨

）

47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（

×

）

48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（

∨

）

49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（

×

）

50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（

×

）

51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。（

∨

）

52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（

×

）

53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（

×

）

54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（

×

）

55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（

）

56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（

×

）

57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（

×

）

58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（

×

）

59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（

×

）

60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（

×

）

61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（

×

）

62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（

×

）

63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（

∨

）

64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（

∨

）

65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。

（

∨

）

66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（

×

）

67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（

×

）

68．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（

×

）

三、簡答題

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？教材P35

2．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么？P36--37

3．來信受訪的范圍包括哪些?

p109受理與處理的程序和基本要求是什么？p109--110

4．文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p170--171

5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178--181

6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？p137

7．提高會議效率可以有哪些做法？p156--159

8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234

9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？p237--238

10．單位印章主要有哪些？p244—245

印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245--247

11．按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255

12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。P255--256

13．文員根據單位需要向外或向內發(fā)文，需要經過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。P259--263

14．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？p265--267

三：簡答題

文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?

答案：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；

(2)參謀作用；

(3)補缺作用；

(4)增進關系作用；

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)適時?？紤]時機；

(7)適地?？磮龊?；

(8)適度。要注意掌握分寸。

2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷?

答案：

(1)

文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；

(2)按問題特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文種特征立卷；

(5)按時間特征立卷；

(6)按地區(qū)特征立卷；

(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

答案：

(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。

(3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。

(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。

(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。

(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。

4．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?

答案：(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。

(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；

(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是??。”

（4）一定要簡短、扼要、流暢；

(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；

(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

5．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應怎樣運用受意方法?

答案：(1)受意是文員接受和領會上司意圖。

(2)一種是直接受意，另一種是間接受意。

(3)文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

6．公文的完全格式包括哪幾項?請寫出這些項目。

答案：

(1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。

(2)密級、緊急程度。

(3)簽發(fā)人姓名。

(4)公文標題。

(5)主送機關。

(6)正文、附件。

(7)發(fā)文機關、成文日期、機關印章。

(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。

(9)主題詞。

(10)抄送單位、印發(fā)說明．

7.文員根據單位需要向外或向內發(fā)文,需要一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。

答案：

（1）擬稿；

（2）核稿；是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（3）

簽發(fā)；是指機關領導人員對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（4）

編號；已經簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

（5）

繕印；對已經簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印刷。

（6）

校對；指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。

（7）

用?。皇侵冈谕瓿傻奈募霞由w機關印章。

（8）

登記；

（9）

分發(fā)。指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。

8.文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間地點時要注意什么？

答案：

（1）要獲得上司的許可；

（2）如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再怛大會給對方的文秘人員以確認；

（3）要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、餐會等）、所需要的時間等等；

（4）約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應該準備約會所需要的文件資料。

（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；

（6）對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；

（7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；

（8）地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

9.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？

答案：（1）會議名稱；

（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結束時間）；

（4）會議地點；

（5）議題；

（6）主持人、主席；

（7）出席者名單；（8）會議的經過情形及結論；

（9）相關的資料；

（10）下次會議預定日期。

10.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？

答案：（1）清楚地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點；

（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機；

（3）

偶爾也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等；

（4）

要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；

（5）

主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等；

（6）

以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用另對方反感的言詞；

（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣（讓對方認同自己）；

（8）不可傷害對方的自尊心。11.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

答案

:

(1)單位印章、套印章；

（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；

（4）另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；

（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；

（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記；

（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；

（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

12.按照2000院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？

答案:

（1）命令（令）；

（2）決定；

（3）公告；通告；

（4）通知；通報；

（5）議案；

（6）報告；

（7）請示；

（8）批復；意見；

（9）函；

（10）會議紀要。

一、請寫出企業(yè)常用的公文文種？

答：一般企業(yè)公文有通知、請示、會議紀要、函（邀請函、復函）、總結、報告。

二、就你的理解行政工作應包括哪些內容？如何才能做好這項工作？

答：1、日常事務工作（文字錄入、復印、打印、整理會議紀要、人員接待、電話接待、采購、發(fā)放辦公用品）；檔案合同工作。

2、擬定相關公文；協(xié)助直屬領導策劃員工活動及組織會議、活動；

3、協(xié)助直屬領導企業(yè)文化建設，草擬、修改相關制度；

4、公司辦公場地綠化；辦公場地清潔、環(huán)境維護。

5、勞動紀律監(jiān)督、行政費用統(tǒng)計及核算。

6、后勤支持性服務（辦公設備維修維護、名片印制、定餐等）

7、有關政府政策及信息、行業(yè)信息的收集。

三、請擬一份關于國慶節(jié)放假的通知。

答：關于國慶節(jié)放假的通知

公司各部門：

今年國慶節(jié)放假7天，時間為10月1日至7日。其中1日、2日、3日為法定假日，10月8日正常上班。

節(jié)日前各部門要做好節(jié)前清潔、安全工作；節(jié)日期間，各部門人員注意個人安全。

最后祝各部門人員節(jié)日快樂！

XXXXX有限公司

二0一三年九月二十八日

四、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費，大家要注意一下?！蹦銓Υ朔N情形如何辦理？

答：先出一份通知，然后在每周各部門例會上花幾分鐘時間給大家強調一下。同時要從自我做起，平時節(jié)約用電，并且在日常工作中，看到有浪費的情況下，友情提醒并主動去完成。比如天氣不熱的時候將有人將空調打開。這里給大家說一下，天氣很好，現(xiàn)在可以不用啟動空調，我先關閉了。

可以說一些細節(jié)如：計算機如長時間不用關機，空調下班后關閉，下班后熱水器關閉，中午休息時關燈等均可。

五、公司擬辦一份公司的內刊，以調動大家工作熱情，你將如何辦理？

1、草擬辦刊方案，如名稱，內容、板塊設計等。2、費用預算。3、征求領導意見

。3、員工意見征集。4、根據領導和同事的建議對辦刊方案進行合理修改。

六、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手？

控制公司日常成本，應從以下幾方面入手：

1、復印、打印控制。

2、辦公用品購買成本控制。

3、辦公用品領用控制。

4、辦公用品使用情況控制。

5、水電費用控制。

6、辦公電話費用控制。

7、會議和活動組織成本控制。

8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識。

七、就一般的企業(yè)而言，如何進行檔案的分類？

行政管理類、經營管理類、人事管理類、銷售類、財務類、設備檔案類

八、公司的上級主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。

應做好以下工作：1、住宿安排。2、行程安排。3、工作匯報資料收集。4、工作會議安排。5、陪同參觀人員安排

四、設計題

1.

小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?

參考答案：

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內，參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層．

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P121)

參考答案：（1）接受任務

（2）了解來賓

（3）制訂計劃

（4）預訂宿食

（5）迎接來賓

（6）商議日程

（7）安排會議

（8）陪同參觀

（9）送別客人

（10）接待小結

3.麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?

答案：

(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；

(2)座談會以小型為主，人數以七、／L人為宜；

(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；

(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；

(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；

(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；

(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

4．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理

各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。

答案：

(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)

(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；

(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；

(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)

(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800

=18750一-800

=19550(元)

5．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?

答案：(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；

(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；

(3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環(huán)境。

(4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。

(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。

(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。

(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。

(8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。

(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

6．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?

答案：

(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。

(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。

(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。

(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。

(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

7．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?

答案：（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，

（2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條：

（3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內，參考書應該放在桌

子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。

（4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內

（5）墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層．

8.文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？

答案：（1）準備旅行計劃和旅行信息，旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和省州名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會的者的姓名、公司和地址，電話號碼。

（3）為商務洽談收集資料。

（4）覺決定旅行用品。把上司作商務兩重性時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。

（6）安排差旅費。

（7）建立旅行——旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。

（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。9.某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？

答案：（1）客人的選擇。缺點名單，再請上司核定。

（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。

（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質、客人的數目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。

（4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請次數、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。

（5）寄法請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。

（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸。

10.文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？

答案：

（1）文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內容作一個完整結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。

（2）會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發(fā)言的時間。

（3）對發(fā)言內容加以引導，提醒時間有限。

（4）在會上可分配工作任務，認真傾聽其他人的意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統(tǒng)一認識。

（5）要求與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀要的打印件放進文件夾，以作查證。

11．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?

答案：

（1）接受任務

（2）了解來賓

（3）制訂計劃（4）預訂食宿（5）歡迎來賓（6）商議日程（7）禮節(jié)性拜訪（8）宴請（9）正式會談（10）簽訂協(xié)議書（11）陪同參觀游覽

（12）互贈禮品（13）歡送來賓

（14）接待小結。

12．某公司成立不久，業(yè)務就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應該怎樣設計？答案：

（見書本P46頁：電話記錄單）13.康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？

答案

:

（1）會議的名稱：

（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；

（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；

（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；

（5）議題（或者議事日程）；

（6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；

（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；

（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。

14.某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？

答案:

（1）要替搭車回去的人安排車子；

（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；

（3）有留話時，切記務必傳達；

（4）檢查會場有無物品遺漏；

（5）要為參加會議的人員送行；

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；

（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；

（9）關緊門窗并上鎖；

（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。

五、案例分析題

1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？

參考答案：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；

(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；

(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；

(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；

(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。

2．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？

參考答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；

(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；

(3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

3．某國營企業(yè)總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。

答案：

(1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；

(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；

(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；

(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；

(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；

(6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。

4．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?

答案：

(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；

(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；

(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。5．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?

答案：

(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；

(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；

(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復印一份，留待上司過目；

(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或

寫信與寄信人聯(lián)系；

(6)沒有訂購的東西不能簽收；

(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

6．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：

(1)市教委關于2003年招生工作的通知；

(2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；

(3)東方學院2003年招生工作計劃；

(4)東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；

(5)市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；

(6)東方學院院務會議關于調整系主任的決定；

(7)東方學院關于調整系主任的通知；

(8)東方學院關于做好開學工作的通知；

(9)東方學院各系關于開學準備工作的報告；

(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；

(11)東方學院各系關于提高教學質量的報告；

(12)東方學院2003年度工作總結。

答案:案卷一：

1．市教委關于2003年招生工作的通知；

4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；

5.市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復

案卷二：

2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；

6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定；

7．東方學1憲關于調整系主任的通知；

8．東方學院關于做好開學工作的通知；

標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知

案卷三：

3．東方學院2003年招生工作計劃；

12．東方學院2003年度工作總結；

標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結

案卷四：

9．東方學院各系關于開學準備工作的報告；

10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；

11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；

標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告

7.

公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，需要小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少個銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小舊忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。

請問：小劉究竟錯在哪里？正確的做法應該是怎樣的？

參考答案：

（1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；

（2）打印好書面通知；

（3）在三天內，當面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、內容等）到名單上的每一個人；

（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；

（5）通知上應會議的時間（開始到結束時間）、地點；

（6）應詳細寫清會議內容，應做好那些準備；

（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作。

8.

文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好