檔案館室工作概述 課件

檔案館(室)工作基礎(chǔ)檔案館(室)工作基礎(chǔ)主要內(nèi)容：一、檔案和檔案工作概述二、機關(guān)檔案工作三、檔案館工作主要內(nèi)容：第一章檔案和檔案工作概述

第一節(jié)檔案概述一、檔案的起源與沿革

以檔案的物質(zhì)載體劃分，我國檔案的演變經(jīng)歷了以下六個階段：1、甲骨檔案(文字刻寫在龜甲獸骨上，所以稱為甲骨文)2、金石檔案(殷商和周代鑄在青銅器上的銘文，一般稱之為金文或鐘鼎文，春秋戰(zhàn)國時期，特別是秦漢以后，有些重要的記載和規(guī)定，刻在石頭上，所以稱之為金石檔案)3、簡牘檔案(竹簡和木牘)4、縑帛檔案（質(zhì)地細薄的絲織品）5、紙質(zhì)檔案6、新型載體檔案(如音像、電子檔案)第一章檔案和檔案工作概述第一節(jié)檔案概述二、檔案的定義與屬性(一)檔案的定義：

是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。(《中華人民共和國檔案法》)基本含義包括如下內(nèi)容：1、檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的。2、檔案是保存?zhèn)洳榈奈募??！拔募辈捎玫氖菑V義的概念，即不僅指常規(guī)的文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的原始記錄材料。3、檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的。4、檔案是原始的歷史記錄。這是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。二、檔案的定義與屬性(二)檔案的基本屬性1、知識性；2、信息性。(三)檔案的種類1、文書檔案：

實際上是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中由各種行政性或曰政治性公文(如請示、批復(fù)、決定、決議、法規(guī)、法律等等)轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實質(zhì)是突出強調(diào)了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導(dǎo)地位。(二)檔案的基本屬性2、科技檔案

人們在科技、生產(chǎn)活動中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案。如圖紙、設(shè)計任務(wù)書、科研報告等等?？萍紮n案的內(nèi)容與文書檔案明顯不同，它不是人類自我管理活動的記錄，而是人類面對自然進行科學(xué)研究、進行物質(zhì)生產(chǎn)活動的記錄。3、專門檔案

是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案。如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊登記檔案等等。（專門業(yè)務(wù)檔案和特殊載體檔案統(tǒng)稱為專門檔案）2、科技檔案(四)檔案的基本價值1、檔案的憑證作用。2、檔案的參考作用。(四)檔案的基本價值第二節(jié)檔案工作概述一、檔案工作的含義、性質(zhì)1、檔案工作：

通常是指檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。

它的基本內(nèi)容：收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作。2、檔案工作的性質(zhì)(1)檔案工作是一項管理性的科學(xué)性的工作。(2)檔案工作是一項服務(wù)性的條件性的工作。(3)檔案工作是一項政治性的工作。第二節(jié)檔案工作概述二、檔案工作的基本原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理國家全部檔案：檔案工作的組織原則和管理體制。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理。從中央到地方都設(shè)立了相應(yīng)的檔案行政管理部門和各級檔案管理機構(gòu)，在性質(zhì)上既是黨的機構(gòu)又是政府機構(gòu)。（2）國家全部檔案由各級檔案機構(gòu)分別集中保存，并實行黨政檔案的統(tǒng)一管理。一切機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織形成的檔案，必須按照國家的規(guī)定，均由單位的檔案機構(gòu)集中管理，不得據(jù)為己有或由承辦單位和個人分散保存，各機關(guān)檔案中需要長遠保存的，由各級檔案館保管。（3）國家全部檔案由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一地、分層負責(zé)地進行監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案工作的基本原則2、維護檔案的完整與安全（1）維護檔案的完整：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實際保存的檔案不致殘缺少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。（2）維護檔案的安全：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，即保證檔案管理的物質(zhì)安全；另一方面，要保護檔案免遭有意的破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。3、便于社會各方面的利用：全部檔案管理工作，最終都是為了提供檔案給社會主義事業(yè)的各項工作利用。2、維護檔案的完整與安全三、檔案機構(gòu)1、檔案室：

各組織統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機構(gòu)。地位和作用：一方面，檔案室是單位內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門，它是單位工作的助手，為單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和單位內(nèi)各部門的工作提供參考和依據(jù)的檔案材料，為單位工作和生產(chǎn)活動服務(wù)。另一方面，應(yīng)向各級檔案館移交檔案的檔案室是整個檔案工作的基礎(chǔ)。三、檔案機構(gòu)（2）基本任務(wù)①對本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門文件的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；②接收和保管本單位各部門應(yīng)歸檔的文件，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書刊等資料，配合檔案提供利用；③定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。（3）檔案室一般分類①普通檔案室：通常也稱為機關(guān)檔案室、單位檔案室、文書檔案室，是主要管理普通檔案的。這種檔案室在全國最普遍，數(shù)量最多。②科技檔案室：它是管理科學(xué)技術(shù)檔案的專門檔案室。在工廠、礦山、設(shè)計院、科學(xué)技術(shù)研究院（所）等科學(xué)技術(shù)部門一般都設(shè)有這種檔案室。（2）基本任務(wù)③音像檔案室：

即影片、照片、錄音帶等特種檔案室。電影公司或制片廠，新聞攝影部門（如報社、通訊社）、廣播事業(yè)部門和唱片廠等，設(shè)有這種檔案室。④人事檔案室：

是機關(guān)在人事部門設(shè)立的專門管理人事檔案的機構(gòu)，有的稱干部檔案室（科）。⑤綜合檔案室：

是指統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案室，負責(zé)對普通檔案、各種專門檔案和特殊載體的檔案進行統(tǒng)一的綜合管理。⑥聯(lián)合檔案室：

同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立一個檔案機構(gòu)，負責(zé)保存和管理這些單位的檔案。檔案館室工作概述課件2、文件中心和檔案寄存中心①文件中心：

是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機構(gòu)，是介于單位和檔案館之間的一種過渡性的檔案管理機構(gòu)，一般由國家的各級綜合檔案館負責(zé)管理。

其主要職能是：將文件從其形成單位接收、存儲進文件中心，提供準(zhǔn)確、快捷的文件借閱服務(wù)，滿足文件形成者的需要，保證所接收和管理的文件的安全，進行科學(xué)管理等。文件中心的類型主要有：政府文件中心、商業(yè)性文件中心。②檔案寄存中心：

是由國家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會組織以及個人提供文件與檔案寄存服務(wù)的機構(gòu)。檔案在寄存期間，所有權(quán)形式不變，檔案館一般只提供安全保管服務(wù)。2、文件中心和檔案寄存中心3、檔案館：黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。4、檔案行政機構(gòu)：是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門，如檔案局。5、檔案機構(gòu)之間的相互關(guān)系：上級檔案行政管理機構(gòu)與下級檔案行政管理機構(gòu)、檔案行政管理機構(gòu)與檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)（檔案館、文件中心、檔案室等）具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；檔案室與檔案館、文件中心和檔案館之間具有檔案交接關(guān)系；各級種類檔案館（室、文件中心）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。檔案館室工作概述課件第二章機關(guān)檔案工作第一節(jié)機關(guān)檔案管理工作一、機關(guān)檔案工作（一）定義這里所指的“機關(guān)”是指為實現(xiàn)其管理職能而組織的能獨立行使職權(quán)的、非生產(chǎn)建設(shè)或非經(jīng)營性的國家機構(gòu)和社會組織，包括國家機構(gòu)、社會團體、事業(yè)單位等。

機關(guān)檔案：是指國家機構(gòu)、社會團體、事業(yè)單位等社會組織在其職能活動中形成、積累、并歸檔保存的檔案的總稱。既是機關(guān)單位的財產(chǎn)，也是國家的保管財富。

機關(guān)檔案工作：是指圍繞機關(guān)檔案的形成、管理和利用等進行的各項檔案工作的總稱。第二章機關(guān)檔案工作第一節(jié)機關(guān)檔案管理工作機關(guān)檔案工作機關(guān)檔案工作機關(guān)檔案工作管理機關(guān)檔案管理宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，接受檔案行政管理部門業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)等收集、整理、保管本機關(guān)形成檔案，做好檔案的鑒定和統(tǒng)計，為機關(guān)各項工作提供利用及有關(guān)檔案的信息服務(wù)，按規(guī)定定期向檔案館移交檔案等。機關(guān)檔案工作機關(guān)檔案機關(guān)檔案機關(guān)檔案宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家（二）機關(guān)檔案工作特點基礎(chǔ)性是機關(guān)管理的基礎(chǔ)。機關(guān)檔案工作的好壞，直接影響或促進機構(gòu)單位各項工作的開展。服務(wù)性為本機關(guān)各項工作服務(wù)，特別是為領(lǐng)導(dǎo)決策、為機構(gòu)中心工作、為維護機關(guān)根本利益和歷史真貌服務(wù)。專業(yè)性檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，是機關(guān)檔案工作區(qū)別于幾個其它工作的根本特征。因此，機關(guān)檔案部門也必須接受作為檔案工作主管機關(guān)的檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）機關(guān)檔案工作特點基礎(chǔ)性（三）機關(guān)檔案工作的地位和作用1、是機關(guān)工作的重要組成部分和必不可少的重要環(huán)節(jié)機關(guān)檔案管理是機關(guān)行政管理的重要組成部分行政管理工作指由機關(guān)中心機構(gòu)（辦公室或綜合部門）和其它服務(wù)保障部門主管的機關(guān)日常事務(wù)性、基礎(chǔ)性、保障性和服務(wù)性工作，基本包括：秘書、文字處理、綜合統(tǒng)計、檔案管理、信訪、保密、安全保衛(wèi)、財務(wù)管理、接待聯(lián)絡(luò)、行政后勤等。機關(guān)檔案管理是機關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的大量業(yè)務(wù)檔案是機關(guān)檔案的主體，業(yè)務(wù)檔案的形成貫穿于業(yè)務(wù)管理工作的始終，是機關(guān)業(yè)務(wù)管理工作必不可少的工具和依據(jù)。（三）機關(guān)檔案工作的地位和作用1、是機關(guān)工作的重要組成部分和

機關(guān)檔案在機關(guān)工作中發(fā)揮不可替代的作用

其作用于機關(guān)工作整個系統(tǒng)的各個部分，在機關(guān)事業(yè)發(fā)展、工作水平提高以及維護機關(guān)工作的真實歷史面貌等方面起到的銜接、借鑒作用是其他工作無法替代的。機關(guān)檔案工作水平是機關(guān)科學(xué)管理的一個重要基礎(chǔ)和標(biāo)志。2、機關(guān)檔案工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)機關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來源機關(guān)檔案工作是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)機關(guān)檔案工作的好壞，直接影響檔案館工作，影響其他檔案工作乃至檔案事業(yè)的發(fā)展機關(guān)檔案室是我國最基層也是數(shù)量最多的檔案工作機構(gòu)機關(guān)檔案在機關(guān)工作中發(fā)揮不可替代的作用（四）機關(guān)檔案工作的職能

按《檔案法》及實施辦法規(guī)定，機關(guān)檔案工作的職能是：貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機構(gòu)的檔案工作。（四）機關(guān)檔案工作的職能按《檔案法》及實施辦法規(guī)定，機關(guān)檔（五）機關(guān)檔案工作的具體任務(wù)1、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。2、對本單位文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。3、收集、管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案。4、在檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則下，負責(zé)對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。依照規(guī)定，各專業(yè)主管機關(guān)負有對所轄范圍內(nèi)直屬機關(guān)單位檔案工作進行規(guī)范化管理，對所屬系統(tǒng)、專業(yè)在貫徹檔案法規(guī)方面進行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。（五）機關(guān)檔案工作的具體任務(wù)1、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作（六）機關(guān)檔案工作人員1、機關(guān)檔案人員的配備《機關(guān)檔案工作條例》第三款第六條規(guī)定：“機關(guān)必須建立檔案工作，成立相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)。不需要建立檔案機構(gòu)的機關(guān)，應(yīng)配備專職或兼職檔案人員”。機關(guān)不論大小，在其行使職能活動中都會產(chǎn)生檔案和檔案工作，因此，就應(yīng)該有相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)和人員承擔(dān)機關(guān)檔案工作的職能。無論采取哪種形式，檔案工作機構(gòu)和人員都必須列入機關(guān)編制序列；必須保證專職檔案人員的素質(zhì)和數(shù)量；必須保證兼職檔案人員兼職適量，以檔案工作為主，并保持相對穩(wěn)定。（六）機關(guān)檔案工作人員1、機關(guān)檔案人員的配備

2、機關(guān)檔案人員的素質(zhì)要求政治素質(zhì)檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)（1）必須具備檔案專業(yè)技能和理論知識；（2）必須具備一定的檔案工作實踐經(jīng)驗。文化修養(yǎng)檔案人員均具有大專以上文化程度組織和社交能力監(jiān)督指導(dǎo)、進行機關(guān)內(nèi)部檔案工作的組織和交流以及增添設(shè)施、爭取經(jīng)費、組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。2、機關(guān)檔案人員的素質(zhì)要求（七）機關(guān)檔案工作基本制度1、機關(guān)檔案工作人員崗位責(zé)任制明確機關(guān)檔案工作人員崗位本職工作權(quán)責(zé)、任務(wù)和要求的一項機關(guān)檔案工作基本制度。主要內(nèi)容包括機關(guān)每個檔案工作人員職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。2、機關(guān)文件材料立卷歸檔制度明確機關(guān)文件材料立卷職責(zé)、歸檔范圍和要求、歸檔時間和手續(xù)的一項機關(guān)檔案工作基本制度。包括機關(guān)文件材料立卷職責(zé)、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求和歸檔手續(xù)。3、機關(guān)檔案保管制度是關(guān)于機構(gòu)檔案保護和管理的一項機關(guān)檔案工作基本制度。主要內(nèi)容包括機關(guān)檔案的安全保護、庫房和設(shè)備管理措施以及移交。（七）機關(guān)檔案工作基本制度1、機關(guān)檔案工作人員崗位責(zé)任制

4、機關(guān)檔案保密制度明確機關(guān)檔案保密事項和要求的一項機關(guān)檔案工作基本制度。主要內(nèi)容包括機關(guān)檔案保密措施和對機關(guān)檔案人員的保密要求。5、機構(gòu)檔案鑒定工作制度是關(guān)于甄別和判定機關(guān)文件與檔案保存價值的一項機關(guān)檔案工作基本制度。主要內(nèi)容包括鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定工作的組織和檔案銷毀的規(guī)定。6、機關(guān)檔案利用制度明確機關(guān)檔案提供利用范圍、方法和要求的一項機關(guān)檔案工作基本制度。主要內(nèi)容包括機關(guān)檔案利用范圍、利用方式、要求和批準(zhǔn)手續(xù)。4、機關(guān)檔案保密制度二、機關(guān)檔案室（一）機關(guān)檔案室的定義：是機關(guān)設(shè)置的承擔(dān)本機關(guān)檔案工作職能的內(nèi)部工作機構(gòu)。包括：1、機關(guān)檔案室是國家機構(gòu)或社會組織的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，是機關(guān)單位的一個重要組成部分。這是機關(guān)檔案室與檔案館的根本區(qū)別。2、機關(guān)檔案室是承擔(dān)本單位檔案工作職能的專業(yè)工作機構(gòu)。3、從檔案事業(yè)角度來說，機關(guān)檔案室是構(gòu)成國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)和細胞。二、機關(guān)檔案室（一）機關(guān)檔案室的定義：是機關(guān)設(shè)置的承擔(dān)本機關(guān)（二）機關(guān)檔案室的基本任務(wù)1、對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2、負責(zé)管理本機關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料3、在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則下，負責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。（二）機關(guān)檔案室的基本任務(wù)1、對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件（三）機關(guān)檔案室工作的具體內(nèi)容從廣義上講機關(guān)檔案工作的具體內(nèi)容包括兩個方面：一是對本機關(guān)檔案工作的管理；二是對本機關(guān)檔案的管理。具體主要有以下幾個方面：

1、起草并監(jiān)督執(zhí)行本單位的檔案工作計劃和規(guī)章制度（各類文件材料的收集和歸檔制度、保管制度、安全保密制度、鑒定銷毀制度、借閱利用制度、檔案工作人員崗位責(zé)任制等）；起草檔案保管期限表、機關(guān)檔案分類方案及有關(guān)檔案工作文件材料。（三）機關(guān)檔案室工作的具體內(nèi)容從廣義上講機關(guān)檔案工作的具

2、負責(zé)對本機關(guān)所屬機構(gòu)或單位的檔案工作進行具體的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。3、對本機關(guān)文件材料的形成、積累和歸檔工作進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。4、組織開展機關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、咨詢、協(xié)作交流、檢查評比及目標(biāo)管理等活動。*培訓(xùn)對象包括本機關(guān)及所屬單位的專、兼職檔案人員，有關(guān)負責(zé)人、文件處理人員、專業(yè)技術(shù)人員和管理人員。5、本機關(guān)檔案的管理。收集

保管鑒定整理統(tǒng)計利用移交2、負責(zé)對本機關(guān)所屬機構(gòu)或單位的檔案工作進行具體的業(yè)務(wù)監(jiān)督（四）機關(guān)檔案室的設(shè)置

《檔案法》規(guī)定了機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織必須設(shè)置相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)，配備適當(dāng)?shù)臋n案人員負責(zé)本機關(guān)檔案工作。機關(guān)單位的組織規(guī)模較大，內(nèi)部機構(gòu)和直屬單位較多或?qū)I(yè)檔案性質(zhì)特殊需承擔(dān)對本系統(tǒng)專業(yè)檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督任務(wù)的可設(shè)檔案處或檔案科。機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)和直屬單位不多，基本沒有對本系統(tǒng)單位專業(yè)檔案的指導(dǎo)任務(wù)的可設(shè)檔案科或檔案室。機關(guān)組織規(guī)模較小，內(nèi)部機構(gòu)很少，可設(shè)檔案室，配專職或兼職檔案人員。（四）機關(guān)檔案室的設(shè)置《檔案法》規(guī)定了機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)（五）機關(guān)檔案室的類型機關(guān)檔案室綜合檔案室文書（科技）檔案室專門檔案室集中統(tǒng)一管理全部檔案（主要形式）傳統(tǒng)型機關(guān)檔案室，保管門類單一專門檔案數(shù)量巨大、作用突出，保管要求特別。企事業(yè)單位較多1、按管理本單位檔案的形式劃分（五）機關(guān)檔案室的類型機關(guān)檔案室綜合檔案室文書（科技）專門檔2、按承擔(dān)機關(guān)檔案工作職能的形式劃分：

（1）完全職能型檔案工作機構(gòu)機關(guān)內(nèi)部設(shè)置的、列入機關(guān)機構(gòu)編制序列的、配備若干專職檔案工作人員、能獨立行使機關(guān)檔案工作職權(quán)的機關(guān)檔案工作機構(gòu)。一般為一級內(nèi)設(shè)機構(gòu)。（檔案司、檔案處）（2）非完全職能型檔案工作機構(gòu)機關(guān)內(nèi)部正式設(shè)置的、列入機關(guān)機構(gòu)編制序列的、能部分行使機關(guān)檔案工作職權(quán)的機關(guān)檔案工作機構(gòu)。一般為二級或三級內(nèi)設(shè)機構(gòu)。（檔案處、檔案科）（3）非職能型檔案工作機構(gòu)機關(guān)內(nèi)部設(shè)置的，未列入機關(guān)機構(gòu)編制序列的、因而不能履行機關(guān)檔案工作職能的機關(guān)檔案工作機構(gòu)。檔案員為兼職。（檔案室）2、按承擔(dān)機關(guān)檔案工作職能的形式劃分：（1）完全職能型3、機關(guān)檔案室的輔助類型

（1）聯(lián)合檔案室特定條件下，兩個以上平行或有直接隸屬關(guān)系的機關(guān)單位共同組建的、集中統(tǒng)一管理各機關(guān)單位所有檔案的一種檔案工作機構(gòu)。是由于機關(guān)單位檔案保管條件限制或由于機關(guān)單位工作關(guān)系緊密、形成材料無法嚴(yán)格分開，由雙方或多方共同協(xié)商組建。（2）文件中心一級行政區(qū)劃組織專門設(shè)置的，集中管理所有同級機關(guān)所形成的全部文件材料和檔案的專門的文件、檔案管理機構(gòu)。文件中心負責(zé)文件材料的收集、整理、立卷和保管利用，并按有關(guān)規(guī)定定期向同級國家檔案館移交檔案，是一種中間性的檔案管理機構(gòu)。3、機關(guān)檔案室的輔助類型（1）聯(lián)合檔案室三、機關(guān)檔案綜合管理

（一）機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理機關(guān)檔案人員各內(nèi)設(shè)機構(gòu)兼職檔案員各直屬單位檔案室各下屬單位檔案室機關(guān)檔案工作機構(gòu)機關(guān)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)三、機關(guān)檔案綜合管理

（一）機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理機關(guān)檔案

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)檔案工作必須列入機關(guān)工作計劃和長遠規(guī)劃，必須作為機關(guān)一項重要工作列入機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，明確一名機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)并監(jiān)督機關(guān)檔案部門全面履行機關(guān)檔案工作的職責(zé)，及時協(xié)調(diào)解決機關(guān)檔案工作中產(chǎn)生的困難和問題，不斷改善機關(guān)檔案的保管條件，保證機關(guān)檔案工作的發(fā)展與其它工作發(fā)展同步。2、統(tǒng)一機構(gòu)機關(guān)檔案工作的職能和任務(wù)統(tǒng)一由一個機關(guān)內(nèi)設(shè)的檔案工作機構(gòu)承擔(dān)；并由其統(tǒng)一扎口管理；內(nèi)設(shè)檔案機構(gòu)必須具有相應(yīng)的職權(quán)和地位。3、統(tǒng)一制度機關(guān)檔案工作各項基本制度由檔案工作機構(gòu)統(tǒng)一擬制，并監(jiān)督執(zhí)行。4、統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)這是機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)和統(tǒng)一制度的有效體現(xiàn)，即所謂“政出一門”。1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)（二）機關(guān)檔案室檔案綜合管理模式1、集中存放式即機關(guān)檔案室檔案集中統(tǒng)一保管的模式。機關(guān)檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理人員；要有充足的檔案庫房、專用的閱檔室、專業(yè)的檔案整理室（可兼檔案人員辦公室），即所謂的“三室分開”。并要配置其他保管和保護措施。這是檔案管理最為科學(xué)、合理和先進的模式，因此，只要辦公條件可能，就應(yīng)積極采用這種模式。2、分開存放式機關(guān)的檔案實體分類存放在兩個以上部門的一種機關(guān)檔案綜合管理模式。分開存放是機關(guān)檔案綜合管理的一種變通的檔案保存模式。辦公條件有限的機關(guān)和單位可采用這種模式。3、根據(jù)機構(gòu)實際情況確定機關(guān)檔案綜合管理形式無論采用何種模式，必須堅持“四個統(tǒng)一”，必須機關(guān)檔案工作管理的網(wǎng)絡(luò)化。（二）機關(guān)檔案室檔案綜合管理模式1、集中存放式采取分開存放模式的注意點：（1）必須在機關(guān)檔案工作實行綜合管理的情況下，才可以采用這種變通的模式，只要條件許可，就應(yīng)盡量改為集中存放式。（2）除了機關(guān)檔案實體可以分類分開存放外，其它機關(guān)檔案管理工作（目錄、數(shù)據(jù)、檔號編制、分類方案、全宗卷、檢索工具等）都應(yīng)由檔案室集中統(tǒng)一管理。（3）各部門保存的檔案是機關(guān)檔案的一個組成部分。各部門只是暫存性的，保存一段時間后或機關(guān)檔案室條件改善后，應(yīng)向機關(guān)檔案室移交，不可擅自據(jù)為己有。（4）分開存放絕不是分散管理。應(yīng)以機關(guān)檔案室為主，分類保存，集中控制。受機關(guān)檔案室的統(tǒng)一管理、監(jiān)督和指導(dǎo)。（5）各部門保存檔案的條件要符合要求，并建立健全檔案管理崗位責(zé)任制度，明確部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，明確檔案管理人員及其職責(zé)，確保檔案萬無一失。采取分開存放模式的注意點：（1）必須在機關(guān)檔案工作實行綜合管第二節(jié)機關(guān)檔案室業(yè)務(wù)工作一、機關(guān)檔案的收集(一)機關(guān)檔案收集工作：是機關(guān)檔案室收集檔案和圍繞收集而開展的各項檔案業(yè)務(wù)工作的總稱。(二)機關(guān)檔案收集工作的意義1、是機關(guān)檔案室工作的起點；2、是實現(xiàn)機關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑；3、是檔案工作中一項政策性較強的工作。(三)機關(guān)檔案收集工作的要求1、確保檔案的齊全和完整；2、符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；3、保證及時和安全。第二節(jié)機關(guān)檔案室業(yè)務(wù)工作一、機關(guān)檔案的收集(四)機關(guān)檔案收集的范圍

2006年12月18日，國家檔案局以8號令的形式發(fā)布了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（簡稱《規(guī)定》）。見附件1

2009年6月1日，我市頒布實施了《南京市機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則﹙試行﹚》﹙簡稱《細則》﹚。見附件2(四)機關(guān)檔案收集的范圍（一）《規(guī)定》修訂的背景新中國成立后，國家檔案局先后五次制定關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定?！兑?guī)定》是對1987年文件的修訂(《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》)。（一）《規(guī)定》修訂的背景(二)《規(guī)定》修訂的原則

1、《規(guī)定》的內(nèi)容要涵蓋機關(guān)在其工作活動中形成的所有文件材料，即包括各種門類和載體的歷史記錄；

2、《規(guī)定》不僅對機關(guān)文件材料的歸檔范圍作原則界定，同時也要對不歸檔范圍做出明確界定；

(二)《規(guī)定》修訂的原則

3、《規(guī)定》采用標(biāo)時制標(biāo)明文書檔案的具體保管期限；

4、要盡量避免機關(guān)文件材料重復(fù)歸檔；

5、《規(guī)定》明確了各級檔案行政管理部門與各級機關(guān)在具體執(zhí)行《規(guī)定》過程中的職責(zé)和義務(wù)，確保各機關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的實用性和可操作性。3、《規(guī)定》采用標(biāo)時制標(biāo)明文書檔案的具體保管期限；（三）《規(guī)定》修訂的主要內(nèi)容

(與87年相比有哪些異同點)

1、將兩個文件合二為一；

2、改革了檔案保管期限的劃分方法；

3、突出了立檔單位的主體地位；

4、使條款進一步細化且充實了新領(lǐng)域的檔案；

5、體現(xiàn)了以人為本的思想；

6、加大了檔案行政管理部門的管理力度。（三）《規(guī)定》修訂的主要內(nèi)容（四）《規(guī)定》與《細則》的主要區(qū)別1、增加了第5條：本單位召開的座談會、研討會、經(jīng)驗交流會、征求意見會等一般性會議的文件材料（10年）；2、新增了第8條：本機關(guān)參加會議的文件材料并按重要程度進行區(qū)分；3、新增10.8.2：本機關(guān)編輯上報的志書、年鑒稿（永久）；4、對本機關(guān)行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料進行了細化；（四）《規(guī)定》與《細則》的主要區(qū)別5、對行政許可、行政處罰、行政復(fù)議進行了細化，便于操作；6、調(diào)整了部門年度及以上工作計劃、總結(jié)的保管期限；7、新增10.18：有關(guān)辦公經(jīng)費申請、撥付的文件材料（10年）；5、對行政許可、行政處罰、行政復(fù)議進行了細化，便于操作；8、新增了10.21：應(yīng)對突發(fā)事件的預(yù)案、情況日志、總結(jié)、往來文件、記錄、紀(jì)要等文件材料（分重要程度定為永久和10年）；

9、關(guān)于表彰類文件分三種情況進行了表述；10、將職稱評審進行了細化。8、新增了10.21：應(yīng)對突發(fā)事件的預(yù)案、情況日志、總結(jié)、往南京市機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則（試行）一、歸檔和不歸檔的范圍第三條機關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。南京市機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施第四條機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；第四條機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄送或越級抄送的文件材料。第五條

凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。二、保管期限的劃分類型及所主要包含的范圍第六條

機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。市、區(qū)縣檔案行政管理部門可根據(jù)實際情況，調(diào)整或細化定期30年以下的保管期限。（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦第七條永久保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（二）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（三）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（四）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；（五）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（六）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（七）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第七條永久保管的文書檔案主要包括：第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：三、其它門類和專門檔案第九條機關(guān)形成的人事、基建、會計、照片、實物及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家和省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、幾種特殊情形第十二條機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。第十三條因工作需要成立的領(lǐng)導(dǎo)小組和全市重大活動（事件）所形成的文件材料，由領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室所在機關(guān)和重大活動登記機關(guān)，按照本機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表進行歸檔。三、其它門類和專門檔案第十四條有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)，執(zhí)行本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門備案。履行機關(guān)行政管理職能的事業(yè)單位，由其上級行政管理部門負責(zé)指導(dǎo)其編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。五、適用范圍第十六條

本實施細則適用于本市各級黨政機關(guān)和人民團體。駐寧部隊、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。注：細則中的機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。附件：《文書檔案保管期限表》，各單位應(yīng)根據(jù)本單位職能活動，制定本單位的歸檔范圍和保管期限表。第十四條二、機關(guān)檔案的整理(一)機關(guān)檔案整理：就是機關(guān)檔案室對機關(guān)檔案進行分類、排列、編目和編號的一項具體檔案管理工作。機關(guān)檔案整理工作的內(nèi)容包括機關(guān)分類方案的擬訂、分類、排列、編目和編號等。(二)機關(guān)檔案的分類和分類方案1、機關(guān)檔案的分類：機關(guān)檔案的分類應(yīng)與機關(guān)文件材料的分類保持基本一致。（1）選擇機關(guān)檔案分類的層次和劃分原則。現(xiàn)行機關(guān)檔案分類的層次一般為二至三層，每一層次必須使用一個劃分原則，不得交叉使用多個劃分原則。①第一層次：應(yīng)以機關(guān)檔案的門類（載體）為劃分原則確定機關(guān)檔案的大類。即將本機關(guān)所有的檔案按不同的檔案門類和載體劃分為文書檔案、科技檔案和若干專門檔案。二、機關(guān)檔案的整理②第二、三層次：每一大類內(nèi)以各類檔案的立卷特征為劃分原則，分別進行分類。如文書檔案類內(nèi)可按本機關(guān)文件材料立卷時使用的分類法（年度――組織機構(gòu)分類法，或年度－問題分類法等）為劃分原則設(shè)定類別?？萍紮n案類內(nèi)應(yīng)按問題原則分為基建、設(shè)備、產(chǎn)品和科研四個類；會計檔案先按會計項目分類，然后按年度――會計文件的名稱分別分為報表、帳簿和憑證三個類；照片檔案和磁性載體檔案按年度――問題設(shè)類等。（2）固定檔案分類排序和給定類目名稱。機關(guān)檔案分類設(shè)定后，應(yīng)按機關(guān)檔案分類的結(jié)果將機關(guān)檔案的各類目有序排列，給定類目的順序號和名稱，固定類目的排列位置和內(nèi)容。機關(guān)檔案的分類一般不宜經(jīng)常變化，但每年可根據(jù)實際情況進行局部的調(diào)整。②第二、三層次：每一大類內(nèi)以各類檔案的立卷特征為劃分原則，分2、編制機關(guān)檔案分類方案。機關(guān)檔案的分類應(yīng)由機關(guān)檔案室按實際確定的機關(guān)檔案分類層次和原則進行擬制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后行文。機關(guān)檔案分類方案的內(nèi)容包括機關(guān)檔案分類的層次和劃分原則、類目順序和名稱以及需要說明的事項等。3、各種門類(載體)檔案的整理方法文書、科技、專門檔案（會計、照片、聲像、實物、電子文件）等各種檔案的整理均有規(guī)范要求，我著重把文書檔案向大家介紹一下(時間允許，介紹會計檔案整理方法)，其它門類和載體檔案的整理方法課程另有安排。文書檔案的整理方法：見附件3（國家檔案局DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》）和附件4（江蘇省《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法)（2003年2月9日江蘇省檔案局）2、編制機關(guān)檔案分類方案。機關(guān)檔案的分類應(yīng)由機關(guān)檔案室按實際江蘇省《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法一、適用范圍：適用于本省范圍內(nèi)的各級機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位。二、文件整理的定義：是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。四、業(yè)務(wù)工作方針：強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用。江蘇省《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法一、適用范圍：適用于本省范五、整理要求：1、歸檔文件應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確；2、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案保護要求；3、歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運用計算機及檔案管理軟件輔助整理工作；4、檔案管理軟件必須符合江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB32/505-2002）的要求。五、整理要求：六、文書檔案的整理方法檔案整理工作，就是按照一定的原則和方法，把處于相對零亂狀態(tài)的檔案系統(tǒng)起來，以便于保管和利用的工作。件的確定裝訂分類排列編制歸檔號編目裝盒六、文書檔案的整理方法檔案整理工作，就是按照一定的原則（一）件的確定

《實施辦法》4.1規(guī)定：“一般以每份文件為一件。”這里有幾種特殊情況：一是有些文種的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等各部分獨立性較強，易被分散使用，造成歸檔不全或歸檔后查找不到，故明確其為一件。二是實際工作中，有些種類的文件，如正本與其他稿本、原件與復(fù)制件等，如果彼此脫離，其中之一在檢索上往往沒有太大價值，二者會增加不必要的編目工作，因此明確其為一件。三是還有一些文件，如單一的請示與批復(fù)、報告與批示等，關(guān)聯(lián)性較強，利用時需要相互查證，因此實體不宜分散。四是有些文件如會議記錄、介紹信存根、式樣同一的表格，不便拆散整理，或無單獨歸檔的必要，允許將這些文件作為一件。（一）件的確定《實施辦法》4.1規(guī)定：“

1、文件正本與不同稿本。

同一文件在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）也可能需要留存。一般來說正本與定稿為一件，定稿不宜裝訂的也可單獨作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。在計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的文件，有的無紙質(zhì)定稿，由打印機輸出的定稿與正文完全一致的，此類打印底稿可不歸檔，而用欄目填寫齊全的、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙與文件正本一并歸檔即可；有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或重要修改意見的打印底稿，應(yīng)與文件正本一并歸檔。1、文件正本與不同稿本。2、正文與附件

一般來說，正文與附件為一件；如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。注：這里所說的附件是指公文正文之后所帶的，在正文下明確標(biāo)注其名稱的附件。出于參考目的從其他單位收集來的與本文有關(guān)的參考資料不隨正文一并發(fā)出的，不屬于“附件”范圍。這類材料若需歸檔，可另行處理。如，過程性材料，體現(xiàn)了文件辦理的過程，可作為同一事由文件中的一件或若干件歸檔（排列一起）。2、正文與附件3、正文與文件處理單等文書處理較規(guī)范的單位，在文件運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或擬辦單等，這些表單真實地記錄了文件的辦理過程，可與文件作為一件。4、原件與復(fù)制件對于其制成材料、字跡材料等不利于長久保管的文件（如熱敏紙傳真件，鉛筆等書寫的重要文件），以及使用過程中破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。這里所說的復(fù)制件包括復(fù)印機制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。3、正文與文件處理單等文書處理較規(guī)范的單位，在文件運轉(zhuǎn)過程中5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者是貫徹意見及執(zhí)行要求，后者是貫徹執(zhí)行的具體內(nèi)容，應(yīng)作為一件保存。6、報表、名冊、圖冊等報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。7、來文與復(fù)文來文與復(fù)文包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等。此類文件可以作為一件，也可各為一件。但若處理環(huán)節(jié)、層次多，作為一件處理反而復(fù)雜化或不清晰，因此來文、復(fù)文超過兩件的要分別作為一件處理。5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前8、未裝訂的式樣同一的表格如表彰活動形成的大量先進個人、先進集體的表格，或某項工作的登記表等，式樣同一的表格可以以一定單位將表格集中裝訂，作一件對待。9、不便拆開整理的會議記錄類材料整本會議記錄不便分割成一次會議一件來裝訂整理，可將一本會議記錄作為一件。8、未裝訂的式樣同一的表格如表彰活動形成的大量先進個人、先進☆文件的修整1、對破損文件進行修裱修裱指使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。2、對字跡模糊或易退變（傳真件）的文件材料進行復(fù)制3、去除文件上易腐蝕的金屬物如鐵質(zhì)訂書釘、曲別針、大頭針等，容易被氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。保管條件好的單位短期檔案可不去除易銹蝕金屬物。對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，不須拆釘重裝。☆文件的修整1、對破損文件進行修裱

4、對過大的文件進行折疊根據(jù)《國家機關(guān)公文處理辦法》的要求，公文用紙幅面規(guī)格統(tǒng)一為A4型。報表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的，就需要進行折疊。注：盡量減少折疊次數(shù)；折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；文件頁數(shù)較多時，宜單張折疊，以便歸檔后的查閱利用。5、書寫材料的耐久性整理過程中的蓋章、編號、編目、填寫封皮和備考表等都應(yīng)使用耐久的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，印泥。不要使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、印臺油等不耐久的書寫材料。4、對過大的文件進行折疊（二）裝訂1、歸檔文件應(yīng)按件裝訂。2、正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙在后（舉例）。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好的保護正本的原始面貌。（二）裝訂1、歸檔文件應(yīng)按件裝訂。

3、裝訂方式可采用縫紉機或江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角裝訂。采用左上角裝訂的應(yīng)將左上角對齊；采用左側(cè)裝訂的應(yīng)將左下角對齊（有的紙張不一，所以裝訂位置不一樣，則對齊位置不一樣）。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變?/p>

短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。4、一個單位的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一并保持穩(wěn)定。使用推薦方法以外的裝訂法的，須經(jīng)同級檔案行政管理部門認(rèn)可。3、裝訂方式可采用縫紉機或江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在（三）分類1、年度--機構(gòu)--保管期限2、年度--問題--保管期限3、保管期限--年度--機構(gòu)4、保管期限--年度--問題5、年度--保管期限（推薦）6、保管期限--年度后兩種適用于規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。分類層次最多三層，即年度、期限、機構(gòu)（問題），最少兩層，即年度、期限，一個單位應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。（三）分類1、年度--機構(gòu)--保管期限☆選擇分類層次1、按年度分類指根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。文件按年度分類可反映出一個機關(guān)單位每年工作的特點和逐年發(fā)展變化的情況，并與單位按年整理文件歸檔的制度相吻合，類目設(shè)置清楚、明確。2、按保管期限分類根據(jù)劃定不同保管期限（永久、30年、10年）對歸檔文件進行分類。能夠?qū)⒉煌瑑r值的文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性的采取整理和保護措施。為移交和鑒定工作提供便利?！钸x擇分類層次1、按年度分類3、按機構(gòu)分類根據(jù)形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類，適用于內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置相對穩(wěn)定的單位。4、按問題分類按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進行分類，較適合內(nèi)部機構(gòu)不很穩(wěn)定的單位。注：按機構(gòu)或問題分類（屬于同一分類層次），兩種可采取其中一種，不可交叉混用。如：選擇了按機構(gòu)分類，設(shè)置的類目有辦公室、業(yè)務(wù)處等，就不能再設(shè)置會議類、黨群類等，否則就是在同一分類層次上采用雙重標(biāo)準(zhǔn)，造成分類、管理混亂。這四種分類中，年度、保管期限是必選項，即任何單位整理歸檔文件都必須將歸檔文件按年度和保管期限分開。機構(gòu)（問題）作為選擇項，大的機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位，文件數(shù)量大，內(nèi)設(shè)機構(gòu)較復(fù)雜，文件整理往往實行部門整理歸檔制度，宜采用。3、按機構(gòu)分類根據(jù)形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類☆跨年度文件歸檔年度的確定跨年度時，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。幾份文件作為一件時，“件”的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。例：“批復(fù)＋請示”為一件時，以批復(fù)落款日期為準(zhǔn)?！羁缒甓任募w檔年度的確定跨年度時，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即☆分類方案分類方案是在確定分類方法后，標(biāo)列各級類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。按年度和期限分類時，類目名稱是固定的，即“**年”和“永久”“30年”“10年”。機構(gòu)（問題）的類目設(shè)置應(yīng)遵循下列原則：1、按機構(gòu)設(shè)置類目。一般來說，有一個機構(gòu)就設(shè)置一個類目，機構(gòu)名稱就是類目名。各類目的次序可按照本單位機構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、綜合性機構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。（例如：先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處室等）2、按問題設(shè)置類目。要注意按本單位的基本職能設(shè)置，力爭簡明、符合邏輯。（如：黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類）☆分類方案分類方案是在確定分類方法后，標(biāo)列各級類目名稱，固定3、分類法與分類方案對應(yīng)舉例。選擇“年度－機構(gòu)－保管期限”分類法，分類方案：2009年：辦公室永30年10年業(yè)務(wù)處永30年10年

……………2010年：辦公室永30年10年業(yè)務(wù)處永30年10年

……………2011年：…………..3、分類法與分類方案對應(yīng)舉例。選擇“年度－機構(gòu)－保管期限”分選擇“期限－年度－問題”分類法，分類方案：永久：2009年黨群類行政類業(yè)務(wù)類……..

2010年黨群類行政類業(yè)務(wù)類……..

2011年…30年：2009年黨群類行政類業(yè)務(wù)類……..

2010年黨群類行政類業(yè)務(wù)類……..

2011年…10年：2009年黨群類行政類業(yè)務(wù)類……..

2010年黨群類行政類業(yè)務(wù)類……..

2011年…選擇“期限－年度－問題”分類法，分類方案：選擇“年度－保管期限”分類法，分類方案：2009年永久30年10年2010年永久30年10年….選擇“保管期限－年度”分類法，分類方案：永久2009年2010年………………..30年2009年2010年……………….10年2009年2010年……………….

選擇“年度－保管期限”分類法，分類方案：（四）排列1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)（保管期限），按事由結(jié)合時間排列。事由：是指一件具體的事或一個具體的問題，或一段較緊密的工作。事由的通常含義，一是指事情的原委，二是指本件公文的主要內(nèi)容。不是指一類相同性質(zhì)的事情，也不是指一方面的工作內(nèi)容，如調(diào)資、任免等項工作可統(tǒng)稱為人事工作，“人事工作”不是一個事由。事由是一件很具體的事情（問題、工作），一件事（工作）結(jié)束了，這個事由就終結(jié)了。例：一項工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一次請示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。2、同一事由的歸檔文件，按文件形成先后順序排列；（四）排列1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)（保管期限

3、不同事由間，按事由辦結(jié)時間的先后順序排列，隨辦隨歸。例：一份1月份的請示，5月份批復(fù)與另一份2月份的請示，4月份批復(fù)；兩件文件的排列順序：后者在前。4、被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變。5、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。6、因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件(在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應(yīng)盡量避免)3、不同事由間，按事由辦結(jié)時間的先后順序排列，隨辦隨歸。（五）編制歸檔號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件填寫歸檔號，它包括：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、件號、頁數(shù)等，其中機構(gòu)（問題）為選擇項。歸檔號以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，以反映分類、排列這些系統(tǒng)整理工作成果。歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。(舉例）（五）編制歸檔號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件填寫歸15mm502620096辦公室（黨群類）永久21全宗號機構(gòu)或問題（選擇項）年度室編件號總頁數(shù)空白保管期限館編件號歸檔章填寫格式：8mm15mm502620096辦公室永久21全宗號機構(gòu)或問題年度1、全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。暫未列入進館范圍的可暫時空置。2、年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年，如2009年。（不能簡化為09）3、保管期限：填寫文件保管期限的簡稱（永、30年、10年）4、件號：填寫文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。例：“年度－保管期限”分類，在2009年保管期限為永久的文件從1開始編流水號，30年從1開始編流水號，10年從1開始編流水號。館編件號按進館要求標(biāo)注。1、全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。暫未列入進館范圍5、機構(gòu)（問題）：按機構(gòu)分類的，用中文填寫名稱或其規(guī)范化簡稱。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，如“黨群類”。二級分類的不用填寫。（檔案不進館企業(yè)、科技事業(yè)單位也可以用代號表示）總頁數(shù)：填寫每件歸檔文件中有圖文的頁面的總頁數(shù)。（空白頁不計）5、機構(gòu)（問題）：按機構(gòu)分類的，用中文填寫名稱或其規(guī)范化簡稱（六）編目1、歸檔文件應(yīng)逐件編目。（適應(yīng)檢索需要“細化檢索”原則）2、來文與復(fù)文作為一件的，只對復(fù)文進行編目，但必須在題名欄中用（）注明有無來文，如“附請示”；若作為兩件，則分別編目。3、同一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。4、歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。（六）編目1、歸檔文件應(yīng)逐件編目。（適應(yīng)檢索需要“細化檢索☆歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1南京市檔案局寧檔〔2006〕12號關(guān)于***問題的批復(fù)（附請示）2006031452南京市檔案局寧檔〔2006〕14號[關(guān)于召開檔案工作聯(lián)席會議的通知]2006070113南京市檔案局行政介紹信存根22張三、李四☆歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1南京市寧檔〔2

☆件號：填寫室編件號☆責(zé)任者：是文件的署名單位或署名者（個人），可以是一個或多個，盡量實抄，太多可省略。不是承辦單位或承辦人。應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不可用本局、本公司或市**單位。出現(xiàn)未署名情況，可根據(jù)內(nèi)容考證?！钗奶枺禾顚懳募陌l(fā)文字號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，須填寫完整。例：寧檔〔2006〕12號☆文件題名：即文件標(biāo)題（“責(zé)任者+問題+文種”三部分組成完整的題名，例：國家檔案局關(guān)于加強檔案安全保管的通知）。（1）文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫時照實抄錄；☆件號：填寫室編件號（2）文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；（2）文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；（3）沒有題名或題名不規(guī)范的，可重新擬寫或補充標(biāo)題，外加“[]”號。（4）文件的附件獨立性強，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時附件標(biāo)題可一并抄錄。外加“（）”標(biāo)注。（5）在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進一步細化著錄。如“××介紹信存根”一本作為一件時，其題名可為“××介紹信存根”，其介紹信中的人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。又如“黨組會議記錄”作為題名，每次會議的議題亦可在備注欄中錄入。（2）文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄☆日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20091008☆頁數(shù)：每一件歸檔文件中有圖文的總頁數(shù)。☆備注：注釋文件需說明的情況。包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀等。如：零散文件排列和檔案進館前再鑒定、整理即屬補充、移出、情況?！钊掌冢何募男纬蓵r間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如200

6、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。7、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。8、歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機構(gòu)（問題）裝訂成若干本。9、運用符合DB32/505-2002標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件形成的機讀歸檔文件目錄，除打印成紙質(zhì)目錄外，同時要拷貝到耐久的可脫機保存的載體上備份存檔，一般一式三份（封存、利用、異地存放）。推薦使用一次性寫光盤，禁用軟磁盤及可移動介質(zhì)。歸檔文件目錄全宗名稱________年度_________

保管期限________

機構(gòu)（問題）_______

6、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。歸檔文件

（七）裝盒

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，一盒裝滿后順次裝入下一盒，不要求同一事由的歸檔文件必須放入同一檔案盒內(nèi)。

1、以下幾種情況的歸檔文件不能裝在同一盒：★不同歸檔年度的文件不應(yīng)放入同一檔案盒。不同形成年度的可能放入同一檔案盒（跨年度事由形成文件）?！锊煌９芷谙薜臍w檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)?！锓謾C構(gòu)（問題）的情況下，不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。數(shù)量少的應(yīng)選擇厚度較薄的檔案盒（10mm，20mm，30mm，40mm）?！餀n案盒應(yīng)選用無酸紙制作，避免普通檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)在長期保存過程中侵害檔案。（七）裝盒★2、檔案盒封面:使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱，下加雙橫線。

全宗名稱在定制檔案盒時即可先行印制在檔案盒上。

同一機關(guān)檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對統(tǒng)一，一般使用宜使用20mm或30mm規(guī)格的。以便按照延米進行檔案數(shù)量統(tǒng)計。南京市水利局★2、檔案盒封面:使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱，下加雙橫3、檔案盒擺放方式：豎式和橫式，同一單位宜用一種，以節(jié)省空間和保持美觀。3、檔案盒擺放方式：豎式和橫式，同一單位宜用一種，以節(jié)省空間填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的件號，有“－”連接。50262009永久辦公室1－398移交進館時按要求編制，檔案室可不編制，若確出于管理需要，可用鉛筆填寫，可每年一斷號。二級分類不用填寫4、檔案盒背脊填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的件號，有“－”連接。502620

5、備考表：用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明，是進行動態(tài)管理的有效措施，置于盒內(nèi)文件之后，不宜印制在盒上。備考表

整理人：檢查人：年月日

盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況歸檔文件整理完畢日期檔案員檔案員或內(nèi)部機構(gòu)負責(zé)人5、備考表：用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明，是進行動七、排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致。1、采用“年度--機構(gòu)（問題）--保管期限”分類方案的排架法特點：不必預(yù)先留空，也避免了倒架，庫房管理非常方便。2、采用“保管期限--年度--機構(gòu)（問題）”分類方案的排架法特點：便于區(qū)分不同保管期限進行檔案保管和保護，方便進館，但要預(yù)留空架。3、采用“問題--年度--保管期限”分類方案的排架法特點：可將問題集中排列，但每個問題后都有預(yù)留空架。4、采用“保管期限--年度”分類方案的排架法：預(yù)留空架。5、采用“年度－保管期限”分類方案的排架法：不用留空架。文件形成少的單位采用。（推薦）七、排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文密集架排架方法：從上到下，從左至右。密集架排架方法：從上到下，從左至右。檔案柜檔案柜檔案柜檔案柜文書檔案整理方法總結(jié)：一、件的確定：一般以每份文件為一件。注意幾種特殊情況，如：正本與定稿、正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等為一件。二、裝訂：按件裝訂。裝訂時，注意順序，如正文在前，附件在后，有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后等情況。裝訂方式采用不銹鋼訂或三孔一線的線裝等。三、分類：根據(jù)單位的實際情況，采用6種其中一種分類方法，機關(guān)檔案推薦：年度－保管期限。文書檔案整理方法總結(jié)：四、排列：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。五、編制歸檔號：歸檔號包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)(問題)、頁數(shù)等編號項目，歸檔號填寫在歸檔章內(nèi)，采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。四、排列：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時六、編目：歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。七、裝盒：按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機構(gòu)(問題)分類的，不同機構(gòu)(問題)不得裝在同一盒內(nèi)。八、排架：以“年度－保管期限”分類法為例。例：2010年永久1－n

30年1－n

10年1－n六、編目：歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁三、機關(guān)檔案的保管和移交工作(一)機關(guān)檔案的保管1、含義：就是采用專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，維護檔案的完整與安全，延長檔案的壽命的一項重要的檔案管理業(yè)務(wù)工作。2、機關(guān)檔案的保管基本條件☆機關(guān)檔案管理用房：機關(guān)檔案管理用房應(yīng)滿足機關(guān)檔案的安全保存、閱檔和整理三種實際需要?！叭珠_”：是當(dāng)前機關(guān)單位檔案管理用房比較理想的形式。

三、機關(guān)檔案的保管和移交工作（1）檔案庫房——最基本的物質(zhì)條件①檔案庫房的選址要求：不能選擇靠近江河湖泊或地勢低洼的地方（防潮、防濕、防地下水）；不應(yīng)選在靠近工業(yè)區(qū)或污染較大的單位、人流車流量大的繁華街道。（有害氣體、灰塵）②檔案庫房的建筑要求：

Ⅰ.屋頂：以坡形屋頂為好，還應(yīng)有防熱和防水處理，顏色最好淺色為主。（1）檔案庫房——最基本的物質(zhì)條件

Ⅱ.外墻：隔熱、防水，盡量不要有西曬，墻壁可采取加厚、填充隔熱材料，墻面刷成淺色，表明盡可能光滑。

Ⅲ.地面：特別是一樓地面防潮處理；承重能力地板承重應(yīng)大于5kN/m2，采用密集架時應(yīng)不小于12kN/m2。③庫房溫濕度調(diào)節(jié)溫濕度范圍：溫度14℃～24℃，相對濕度45%～60%

Ⅰ.配置精確、可靠的溫濕度測量儀器，隨時測量并記錄庫房溫濕度的具體指標(biāo)變化情況。

Ⅱ.在庫房內(nèi)采用空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備，將庫房溫度人為控制在適宜的指標(biāo)范圍內(nèi)。Ⅱ.外墻：隔熱、防水，盡量不要有西曬，墻壁可采取加厚、填充④庫房日常防光和防塵措施Ⅰ.庫房窗子要少，東西不宜開窗，防止陽光直射；Ⅱ.庫房窗玻璃要加設(shè)防光窗簾或涂刷防紫外線涂層；Ⅲ.庫房內(nèi)燈光以白熾燈（即普通鎢絲燈泡）為好，日光燈紫外線較多；Ⅳ.選址要正確，周圍進行綠化以減少有害氣體和灰塵；Ⅴ.檔案庫房實行密閉，使用空調(diào)裝置進化和過濾；Ⅵ.檔案材料入庫前進行除塵處理。（2）機關(guān)檔案管理的輔助設(shè)施：如溫濕度計、復(fù)印機、空調(diào)設(shè)備、吸塵器等。檔案館室工作概述課件（3）檔案裝具：檔案庫房內(nèi)的主要設(shè)備，也是存放和保護檔案的基本條件。有金屬和木質(zhì)兩種，金屬防火、耐水，便于加工組合。目前普遍使用的主要有檔案架、檔案柜和檔案箱。①檔案架。分固定式檔案架和活動式密集架和積層架（通天架）三種。特點：容量大，空間利用率高，負荷大。因此對檔案庫房的負載能力有較高要求。②檔案柜。特點：堅固、防火、防潮、防光，移動不便。③檔案箱。即五節(jié)柜，五個一套，疊放使用，體積小、便于移動，同時又能防塵、防火、防盜等。但結(jié)構(gòu)復(fù)雜造價高。不利于節(jié)省空間。（3）檔案裝具：檔案庫房內(nèi)的主要設(shè)備，也是存放和保護檔案的基（4）包裝材料：主要有卷皮、卷盒和包裝紙卷皮：是包裝檔案的基本材料，同時又是案卷的封面，對查找利用很方便。適合裝訂2cm以內(nèi)厚度的材料。（5）設(shè)備主要指技術(shù)保護設(shè)備：去濕機、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備，溫濕度測量及控制設(shè)備，防盜、防火報警器，滅火器，裝訂機、復(fù)印機等。（6）消耗品主要指用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性辦公用品等。（4）包裝材料：主要有卷皮、卷盒和包裝紙

3、檔案保管的內(nèi)容（1）庫房內(nèi)檔案的日常管理工作；（2）檔案在流動過程中一般的安全保護；（3）利用專門措施和方法延長檔案的壽命，如為延長檔案的壽命而采取的復(fù)制和修補等各種專項技術(shù)處理。4、檔案保管的重要性（1）檔案保管工作決定著檔案壽命的長短。（2）檔案保管工作決定著檔案事業(yè)的興衰。檔案館室工作概述課件5、檔案保管工作的任務(wù)

《檔案法》第五條規(guī)定要“維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@是我國檔案工作最基本的原則和對檔案工作最基本的要求，而保管工作是實現(xiàn)維護檔案的完整與安全的重要環(huán)節(jié)和直接手段。具體任務(wù)如下：（1）防治損壞；（2）延長壽命；（3）維護安全。5、檔案保管工作的任務(wù)6、檔案保管工作的基本原則

檔案保管工作應(yīng)堅持“以防為主，防治結(jié)合”的基本原則?！胺馈敝割A(yù)防檔案的損壞，防止檔案的丟失，防止人為和自然對檔案的污染和損毀；“治”是指治理已經(jīng)損壞的檔案，對破損的檔案進行復(fù)制、修補。7、檔案保管工作的要求（1）檔案應(yīng)集中保存，綜合管理。（2）檔案保管應(yīng)體現(xiàn)管理的科學(xué)性。要按照檔案的保管期限、不同門類和載體分別編號，統(tǒng)一管理。（3）檔案保管工作的目的是為了提供利用，因此必須堅持“利用促保護，保護為利用”的原則，在保管過程中必須采取一系列安全防護措施，確保檔案的完整與安全。6、檔案保管工作的基本原則檔案保管工作應(yīng)堅持“以防8、影響檔案壽命的因素社會因素政治斗爭等有意識的破壞檔案工作人員或利用檔案人員的麻痹大意、不遵守規(guī)章，或缺乏檔案知識導(dǎo)致的損壞。檔案的日常管理和利用過程中難以避免的材料老化和磨損。8、影響檔案壽命的因素社會因素政治斗爭等有意識的破壞檔案工作

磁場火災(zāi)霉菌老鼠灰塵檔案害蟲光線有害氣體濕度溫度自然因素磁場火災(zāi)霉菌老鼠灰塵檔案光線有害濕度溫度自然(二)機關(guān)檔案的移交機關(guān)檔案的移交是指按照《檔案法》及其實施辦法的有關(guān)規(guī)定和機關(guān)檔案工作的任務(wù)要求，機關(guān)檔案部門定期向有關(guān)檔案館移交檔案的一項重要的義務(wù)性工作。1、移交范圍和內(nèi)容（1）機關(guān)檔案部門應(yīng)定期向有關(guān)檔案館移交本單位保存的重要的文書檔案、科技檔案和各種專門檔案。一般省級以上機關(guān)移交需要永久保存的各種檔案，地、市級以下機關(guān)移交需要永久和長期保存的各種檔案。(二)機關(guān)檔案的移交（2）各級種類機關(guān)在移交有關(guān)檔案的同時，還必須移交在機關(guān)立卷以及檔案管理中形成的立卷說明、全宗指南、案卷目錄、文件目錄、機讀目錄數(shù)據(jù)庫和管理軟件、移交清冊、交接憑證、分類方案、立卷類目、全宗單、組織機構(gòu)沿革、大事記等有關(guān)文件材料。（3）各級各類機關(guān)在移交有關(guān)檔案的同時，還必須移交有關(guān)的資料和實物。2、移交時間：機關(guān)檔案部門向地、市級以上（含地、市級）檔案館移交自形成之時起滿二十年的文書檔案，機關(guān)檔案部門向地、市級以下檔案館移交自形成之時起滿十年的文書檔案。（2）各級種類機關(guān)在移交有關(guān)檔案的同時，還必須移交在機關(guān)立卷科技檔案、各種專門檔案的移交可參照上述移交時間，也可以適當(dāng)提前移交。撤銷機關(guān)的檔案應(yīng)及時移交。接收（移交）工作必須做到有計劃、正?；平粫r間由檔案館與移交單位協(xié)商。3、移交手續(xù)（1）清點核對（2）填寫檔案交接文據(jù)：檔案交接文據(jù)應(yīng)一式二份，分別由移交單位和接收單位保存?zhèn)洳?。?）完成實體移交（接收）檔案館室工作概述課件

檔案移交清冊

移交總件數(shù)

件電子目錄

條其中永久

件光盤

盤長期

件照片

張短期

件移交單位（蓋章）負責(zé)人

經(jīng)辦人

接收單位（蓋章）負責(zé)人

經(jīng)辦人

交接日期年月日