檔案信息化建設(shè)與展望

2015年7月26日檔案信息化建設(shè)與展望一、引言講一本書第三次工業(yè)革命——新經(jīng)濟(jì)模式如何改變世界

〔美〕杰里米·里夫金

在這本書中，作者為我們描繪了一個(gè)宏偉的藍(lán)圖：數(shù)億計(jì)的人們將在自己家里、辦公室里、工廠里生產(chǎn)出自己的綠色能源，并在“能源互聯(lián)網(wǎng)〞上與大家分享，這就好似現(xiàn)在我們?cè)诰W(wǎng)上發(fā)布、分享消息一樣。能源互聯(lián)將從根本上重塑人際關(guān)系，它將影響我們?nèi)绾巫錾?，如何管理社?huì)，如何教育子女和如何生活。

我們正處于第二次工業(yè)革命和石油世紀(jì)的最后階段。這是一個(gè)令人難以接受的嚴(yán)峻現(xiàn)實(shí)，因?yàn)檫@一現(xiàn)實(shí)將迫使人類迅速過(guò)渡到一個(gè)全新的能源體制和工業(yè)模式。否那么，人類文明就有消失的危險(xiǎn)。作者敏銳地發(fā)現(xiàn)，歷史上數(shù)次重大的經(jīng)濟(jì)革命都是在新的通訊技術(shù)和新的能源系統(tǒng)結(jié)合之際發(fā)生的。新的通訊技術(shù)和新的能源系統(tǒng)結(jié)合將再次出現(xiàn)——互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和可再生能源將結(jié)合起來(lái)，將為第三次工業(yè)革命創(chuàng)造強(qiáng)大的新根底設(shè)施。

第三次工業(yè)革命的五大支柱：

〔1〕向可再生能源轉(zhuǎn)型；〔2〕將每一大洲的建筑轉(zhuǎn)化為微型發(fā)電廠，以便就地收集可再生能源；〔3〕在每一棟建筑物以及根底設(shè)施中使用氫和其他存儲(chǔ)技術(shù)，以存儲(chǔ)間歇式能源；〔4〕利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將每一大洲的電力網(wǎng)轉(zhuǎn)化為能源共享網(wǎng)絡(luò)，這一共享網(wǎng)絡(luò)的工作原理類似于互聯(lián)網(wǎng)〔成千上萬(wàn)的建筑物能夠就地生產(chǎn)出少量的能源，這些能源多余的局部既可以被電網(wǎng)回收，也可以被各大洲之間通過(guò)聯(lián)網(wǎng)而共享〕；〔5〕將運(yùn)輸工具轉(zhuǎn)向插電式以及燃料電池動(dòng)力車，這種電動(dòng)車所需要的電可以通過(guò)洲與洲之間共享的電網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行買賣。從世界政治和經(jīng)濟(jì)開(kāi)展?fàn)顩r把人類歷史劃分為：奴隸社會(huì)封建社會(huì)資本主義社會(huì)社會(huì)

共產(chǎn)主義社會(huì)〔生產(chǎn)資料歸誰(shuí)所有〕以生產(chǎn)力和科技開(kāi)展水平，以及與之相適應(yīng)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，把人類歷史劃分為：

狩獵社會(huì)農(nóng)耕社會(huì)工業(yè)社會(huì)信息社會(huì)

工業(yè)社會(huì)第一次工業(yè)革命：蒸汽機(jī)、煤第二次工業(yè)革命：電、石油第三次工業(yè)革命：網(wǎng)絡(luò)、可再生能源時(shí)間18世紀(jì)60年代~19世紀(jì)40年代起源英國(guó)意

義開(kāi)創(chuàng)了以機(jī)器代替手工勞動(dòng)的時(shí)代主要國(guó)家英國(guó)，法國(guó)，等相關(guān)人物瓦特，史蒂芬孫等主要標(biāo)志蒸汽機(jī)的廣泛使用新能源動(dòng)力機(jī)，改進(jìn)蒸汽機(jī)等特點(diǎn)蒸汽時(shí)代重大創(chuàng)造?珍妮紡織機(jī)?，?蒸汽機(jī)車?等發(fā)生時(shí)間19世紀(jì)七十年代主要標(biāo)志

電力的創(chuàng)造和廣泛應(yīng)用主要國(guó)家美、德、英、法、日、俄等相關(guān)人物

西門子，愛(ài)迪生，貝爾等第三次工業(yè)革命也叫第三次科技革命涉及領(lǐng)域信息技術(shù)、新能源技術(shù)等興起地

標(biāo)志原子能、電子計(jì)算機(jī)等的創(chuàng)造時(shí)間20世紀(jì)四五十年代開(kāi)始相關(guān)人物愛(ài)因斯坦、馮·諾伊曼等第三次工業(yè)革命歷史上數(shù)次重大的經(jīng)濟(jì)革命都是在新的通訊技術(shù)和新的能源系統(tǒng)結(jié)合之際發(fā)生的。新的通訊技術(shù)和新的能源系統(tǒng)結(jié)合將再次出現(xiàn)——互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和可再生能源，將為第三次工業(yè)革命創(chuàng)造強(qiáng)大的新根底設(shè)施。

第一次工業(yè)革命使19世紀(jì)的世界發(fā)生了翻天覆地的變化；第二次工業(yè)革命為20世紀(jì)的人們開(kāi)創(chuàng)了新世界；第三次工業(yè)革命同樣也將在21世紀(jì)從根本上改變?nèi)藗兊纳詈凸ぷ?。我們即將步入一個(gè)“后碳〞時(shí)代。人類能否可持續(xù)開(kāi)展，能否防止災(zāi)難性的氣候變化，第三次工業(yè)革命將是未來(lái)的希望。檔案事業(yè)開(kāi)展↓↑信息化建設(shè)↓↑數(shù)字檔案館建設(shè)↓↑檔案數(shù)字資源建設(shè)隨著第三次工業(yè)革命——信息時(shí)代的到來(lái)，檔案工作的領(lǐng)域、范圍大大拓展，檔案的數(shù)量、種類大量增加，新型載體檔案更加多元化，電子檔案異突起，它的地位和作用逐步追上甚至超越了傳統(tǒng)檔案，電子檔案原始性維護(hù)、電子檔案的收集積累、電子文件的整理歸檔、電子檔案的保管、利用和鑒定等一系列的技術(shù)效勞都給做慣了傳統(tǒng)檔案管理的檔案管理人員提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。一、電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案的特殊性〔一〕電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)存有依賴性?！捕畴娮訖n案打破了文件與檔案的界限，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理?！踩畴娮訖n案保管保存必須有高科技技術(shù)的支持?！菜摹畴娮訖n案利用形式的多樣化使其作用最大限度的發(fā)揮。二、檔案管理人員如何挑戰(zhàn)電子檔案管理〔一〕檔案管理人員必須具有堅(jiān)決的政治責(zé)任感?！捕硻n案管理人員必須具有豐富的知識(shí)支持?！踩硻n案管理人員必須有較強(qiáng)的交流、溝通能力。三、檔案事業(yè)開(kāi)展要求國(guó)家檔案局：三大戰(zhàn)略〔以人為本、效勞先行、平安第一〕三個(gè)體系〔資源體系、效勞體系、平安體系〕五位一體〔愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案平安保管基地、檔案利用效勞中心、政府信息公開(kāi)中心、電子文件管理〔備份〕中心〕“以人為本〞戰(zhàn)略，即堅(jiān)持從人民利益出發(fā)來(lái)謀劃?rùn)n案工作，在資源建設(shè)方面重視所有涉及人的檔案的收集與保管，在檔案利用方面重視所有人特別是普通群眾的利用需求，在隊(duì)伍建設(shè)方面重視人的價(jià)值和開(kāi)展?jié)撃?。“效勞先行〞?zhàn)略，即堅(jiān)持圍繞和國(guó)家工作大局開(kāi)展檔案工作，自覺(jué)為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)效勞、為社會(huì)各方面效勞、為人民群眾效勞，以效勞帶開(kāi)工作開(kāi)展。“平安第一〞戰(zhàn)略，即始終抓住檔案的平安保密不放松，把平安保密作為第一責(zé)任和根本職責(zé)，全面提升平安保障能力，確保檔案平安保密萬(wàn)無(wú)一失。覆蓋人民群眾的檔案資源體系方便人民群眾的檔案利用體系確保檔案平安保密的平安體系

檔案資源建設(shè)體系是‘三個(gè)體系’建設(shè)的核心和根底，是檔案工作賴以生存和開(kāi)展的必要因素；檔案利用體系建設(shè)是目的，是檔案工作最終的歸宿；平安保密體系建設(shè)那么是保障，是為檔案資源體系和利用體系起保駕護(hù)航的作用，也是檔案的生命線。檔案資源體系一是檔案的資源總量;二是檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu);三是檔案的空間布局。利用體系是為社會(huì)公眾提供效勞的能力。包括效勞對(duì)象、效勞范圍、效勞方式、效勞內(nèi)容、效勞手段和效勞體制機(jī)制等各個(gè)方面。

檔案平安體系是確保檔案實(shí)體和信息平安的根底設(shè)施和制度標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案平安政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)保障、物質(zhì)保障、技術(shù)保障、機(jī)制保障和制度保障，檔案館(庫(kù)、室)建設(shè)、檔案搶救與保護(hù)、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置、檔案信息平安管理和檔案合理開(kāi)放利用控制等檔案平安的各個(gè)環(huán)節(jié)。一是確保檔案實(shí)體的平安，不損毀，不喪失;二是確保檔案信息的平安，不失密，不泄密;三是確保檔案的完整齊全并盡量延長(zhǎng)檔案實(shí)體和信息的保存時(shí)限。

恪守“為管檔、為國(guó)守史、為民效勞〞神圣職責(zé)，實(shí)現(xiàn)“全國(guó)領(lǐng)先、全面領(lǐng)先〞奮斗目標(biāo)。全國(guó)數(shù)字檔案館室推進(jìn)會(huì)數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)的目標(biāo)是：用15年左右的時(shí)間，建成以數(shù)字資源為根底、平安管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館〔室〕體系，使各級(jí)各類檔案館〔室〕能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子文件的歸檔和管理并按規(guī)定及時(shí)移交；縣以上各級(jí)國(guó)家檔案館根本建成數(shù)字檔案館，能夠接收和保管各進(jìn)館單位歸檔的電子檔案，對(duì)館藏傳統(tǒng)載體檔案全部數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化利用、館藏開(kāi)放檔案的互聯(lián)網(wǎng)利用以及館藏電子檔案的平安保存和長(zhǎng)期可利用；縣直機(jī)關(guān)以上檔案室傳統(tǒng)載體檔案根本數(shù)字化并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化利用。

2023-10-9江蘇太倉(cāng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重點(diǎn)工作1、按照“存量數(shù)字化〞的要求，大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。一是確保傳統(tǒng)載體檔案平安的保障。二是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動(dòng)化管理的根底。三是實(shí)現(xiàn)為人民群眾便捷效勞的最好途徑。四是將大量節(jié)省檔案館〔室〕的日常工作。五是傳統(tǒng)檔案館〔室〕向現(xiàn)代檔案館〔室〕轉(zhuǎn)型升級(jí)的標(biāo)志。六是檔案館〔室〕同其他部門實(shí)現(xiàn)對(duì)接的需要。2、按照“增量電子化〞的要求，全面開(kāi)展電子文件的歸檔、接收工作。3、按照兩個(gè)?建設(shè)指南?的要求，大力加強(qiáng)數(shù)字檔案館〔室〕的硬件、軟件建設(shè)

4、按照“平安第一〞的要求，全面提升數(shù)字檔案館〔室〕的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

5、按照“效勞為先〞的要求，共同參與全國(guó)開(kāi)放檔案共享平臺(tái)的建設(shè)

6、按照“保障有力〞的要求，抓好數(shù)字檔案館〔室〕工作體制和機(jī)制建設(shè)主要業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)2003年9月1日?電子公文歸檔管理暫行方法?國(guó)家檔案局第6號(hào)令

2023年中辦、國(guó)辦公布?電子文件管理暫行方法?〔廳字[2023]39號(hào)〕?電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求??電子文件存儲(chǔ)與交換格式文書類版式文檔??電子文件存儲(chǔ)與交換格式文書類流式文檔??電子文件管理裝備標(biāo)準(zhǔn)??電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)??電子檔案移交與接收方法??電子文件通用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)??文書類電子文件長(zhǎng)期保存格式標(biāo)準(zhǔn)?四、檔案信息化工作思路以深化檔案信息資源效勞全面建成小康社會(huì)為目標(biāo)，以社會(huì)檔案信息資源的整合為核心，以推進(jìn)數(shù)字檔案館室建設(shè)為重點(diǎn)，以檔案信息資源共建共享為檔案事業(yè)開(kāi)展新的增長(zhǎng)點(diǎn)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息效勞網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)又好又快地全面開(kāi)展。

〔一〕工作思路形成依據(jù)工作思路的形成一是國(guó)家省的要求，二是社會(huì)信息化的需求，三是管理對(duì)象電子文件的特性。①電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的；②電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開(kāi)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見(jiàn)也摸不著；③電子文件的非直讀性。必須借助特定設(shè)備；

④電子文件信息與載體的可別離性。電子文件的存放位置不是固定的而是可以變化的，可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化；⑤電子文件資源共享的方便快捷與信息的不平安性；⑥電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。

〔二〕面臨開(kāi)展形勢(shì)的要求①隨著國(guó)家?數(shù)字檔案館(室)指南?、?數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)評(píng)方法?的發(fā)布，數(shù)字檔案館建設(shè)將進(jìn)入全面推進(jìn)階段，需要列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)開(kāi)展規(guī)劃予以推動(dòng)，建設(shè)任務(wù)勢(shì)在必行。與之相配套的各行各業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)必須齊頭并進(jìn)。②在各地?cái)?shù)字檔案信息資源呈現(xiàn)規(guī)?；母咨希枰M(jìn)一步整合資源、共建共享，加大存量檔案數(shù)字化力度，開(kāi)發(fā)各類效勞民生的數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮檔案價(jià)值，提高檔案館公共效勞能力，為效勞型政府提供資源支撐。③在電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，需要進(jìn)一步完善電子文件元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與交換格式等專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)和接收進(jìn)館工作，將電子文件歸檔管理融入電子政務(wù)各類辦公和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，使具有保存價(jià)值的數(shù)字記錄遺產(chǎn)能夠得到永久保護(hù)。④進(jìn)一步處理好開(kāi)放利用和平安保密的關(guān)系，需要從管理和技術(shù)兩個(gè)層面建立數(shù)字檔案平安體系，嚴(yán)格檔案信息化工程備案制度，建立數(shù)字檔案資源與系統(tǒng)分級(jí)和利用保障體系。五、檔案信息化重點(diǎn)工作〔一〕檔案信息平安〔二〕數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)〔三〕檔案科學(xué)技術(shù)研究〔一〕檔案信息平安

檔案信息平安工作目標(biāo)〔“五不〞〕檔案信息平安特別注意的問(wèn)題：①網(wǎng)絡(luò)物理隔離②數(shù)據(jù)〔異地〕備份③?陜西省檔案信息化平安保密管理方法〔試行〕?④檔案開(kāi)放與檔案信息上網(wǎng)鑒定⑤?檔案信息系統(tǒng)平安等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南?國(guó)家檔案局⑥檔案核心數(shù)據(jù)庫(kù)

長(zhǎng)期保存、可用平安管理…

互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)

政務(wù)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)

局域網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)…..核心數(shù)據(jù)庫(kù)〔長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)庫(kù)〕

核心數(shù)據(jù)庫(kù)〔二〕數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)1、數(shù)字檔案館釋義2、數(shù)字檔案館構(gòu)成要素3、檔案數(shù)字資源建設(shè)1、數(shù)字檔案館釋義數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程DB32/T1892-2023指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)檔案信息資源管理、保存和利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息共享利用的，以檔案信息集成管理系統(tǒng)呈現(xiàn)的虛擬檔案館。國(guó)家檔案局——數(shù)字檔案館建設(shè)指南數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為造應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息效勞和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。2、數(shù)字檔案館構(gòu)成要素⑴根底設(shè)施設(shè)備⑵數(shù)字資源與數(shù)據(jù)庫(kù)⑶應(yīng)用系統(tǒng)與效勞平臺(tái)⑷保障體系⑴根底設(shè)施設(shè)備數(shù)字檔案館根底設(shè)施的建設(shè)主要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建和硬件設(shè)備的配置。①網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是數(shù)字檔案館運(yùn)行的根底構(gòu)架，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息共享的平臺(tái)。數(shù)字檔案館面向三類效勞對(duì)象：檔案局〔館〕內(nèi)部工作人員、政府部門和社會(huì)公眾。基于這三類不同的效勞對(duì)象，數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也分為三個(gè)層次：檔案局〔館〕內(nèi)部的局域網(wǎng)、連接各個(gè)政機(jī)關(guān)的政務(wù)網(wǎng)和連接Internet的外部公眾網(wǎng)。局域網(wǎng)是連接檔案館內(nèi)部各部門及相關(guān)資源的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，是數(shù)字檔案館的根底平臺(tái)，基于局域網(wǎng)平臺(tái)，數(shù)字檔案館履行著對(duì)檔案資源的“收集、管理、保存、利用〞等業(yè)務(wù)功能和日常辦公活動(dòng)。政務(wù)網(wǎng)是連接地方政機(jī)關(guān)和相關(guān)單位的信息傳輸平臺(tái)，基于政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)政務(wù)活動(dòng)電子文件的在線歸檔和數(shù)字資源實(shí)時(shí)共享。依托廣域覆蓋、全面開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)的公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，數(shù)字檔案館在實(shí)現(xiàn)公眾對(duì)檔案資源最廣泛共享的同時(shí)采集具有保存價(jià)值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，以便為民眾所需提供更好的效勞。?全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要?中對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提出了明確要求：“各省、自治區(qū)、直轄市及主要中心城市檔案局館力爭(zhēng)全部建立局域網(wǎng)。〞數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，在自建網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)因地制宜，充分利用已有的信息共享平臺(tái)和網(wǎng)路根底設(shè)施，以提高建設(shè)效率。②硬件設(shè)備的配置數(shù)字檔案館建設(shè)硬件的配備是非常重要的，它是保證數(shù)字檔案館高效運(yùn)行的物質(zhì)根底，主要包括效勞器、網(wǎng)路設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、終端設(shè)備和其它配套設(shè)備等。效勞器又根據(jù)所承擔(dān)的任務(wù)不同而分成主效勞器和輔助效勞器兩類。一個(gè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)配置效勞器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實(shí)際功能，不必強(qiáng)調(diào)所有任務(wù)都有獨(dú)立的效勞器，可根據(jù)數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及訪問(wèn)量等參數(shù)合理選定；網(wǎng)路設(shè)備主要包括傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換設(shè)備等；存儲(chǔ)設(shè)備主要包括磁盤、光盤、磁帶等；數(shù)字化設(shè)備包括掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)和照相機(jī)、非線性編輯系統(tǒng)等；終端設(shè)備包括輸入、輸出設(shè)備，通常是指獨(dú)立工作的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件等。硬件設(shè)備的優(yōu)化配置直接關(guān)系到數(shù)字檔案館的運(yùn)行效率和平安。數(shù)字檔案館建設(shè)在硬件投資上一般約占總投資的50%，硬件設(shè)備優(yōu)化配置的挑戰(zhàn)在于技術(shù)的不斷升級(jí)和設(shè)備的更新?lián)Q代。有資料顯示，由于硬件所造成的系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)災(zāi)難約占30%，可見(jiàn)硬件對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)的重要程度。⑵數(shù)字資源與數(shù)據(jù)庫(kù)①數(shù)字資源數(shù)字資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的根底與核心。來(lái)源范圍：包括檔案館的數(shù)字資源、各立檔單位移交進(jìn)館的電子文件和電子數(shù)據(jù)，以及從各種渠道收集來(lái)的具有檔案性質(zhì)的專題信息。獲取方式：既有對(duì)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，又有對(duì)電子文件的歸檔。信息形式：既有文本、照片、圖片等平面數(shù)據(jù)，又有音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)，以及網(wǎng)頁(yè)、數(shù)據(jù)庫(kù)等結(jié)構(gòu)化的復(fù)合信息。

對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段檔案數(shù)字資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，各個(gè)檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，在數(shù)字檔案館中占有的比例最大。檔案數(shù)字化是解決館藏“非數(shù)字檔案〞在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提供利用的階段性工作。隨著信息化的開(kāi)展推動(dòng)辦公自動(dòng)化的普及，電子文件將逐步替代傳統(tǒng)載體文件。在數(shù)字形式的文件比例越來(lái)越大的今天，電子文件將成為檔案的主要來(lái)源。②檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是是數(shù)字資源與利用者之間的橋梁，從上個(gè)世紀(jì)90年代開(kāi)始，各個(gè)有條件的檔案館為了提高檔案的檢索速度，陸續(xù)通過(guò)人工人錄入的方式，逐步建立起包括案卷目錄、文件目錄和各個(gè)專題目錄數(shù)據(jù)體系，大大提高了工作效率。從國(guó)家層面，建立了明清檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和革命歷史檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)人們習(xí)慣上也稱為全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)際上它除了文件的全文等平面數(shù)據(jù)，還包括多媒體數(shù)據(jù)等。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、移交進(jìn)館的電子文件以及采集的其它有價(jià)值的信息都要納入內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)加以管理。元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的的數(shù)據(jù)，它是保證數(shù)字檔案的原始性、可靠性和可用性的一項(xiàng)重要措施。對(duì)于原生的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)要與元數(shù)據(jù)在技術(shù)上建立持久有效的聯(lián)系，防止電子檔案被非法篡改。⑶應(yīng)用系統(tǒng)與效勞平臺(tái)①應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)字檔案館的的應(yīng)用系統(tǒng)是一個(gè)可擴(kuò)展的、基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案收集、管理、保存、利用四項(xiàng)根本業(yè)務(wù)，也是檔案信息化建設(shè)成果具體的、最主要的表現(xiàn)形式。

②效勞平臺(tái)數(shù)字檔案館建設(shè)根據(jù)不同的效勞對(duì)象、立足不同的網(wǎng)絡(luò)，建立三個(gè)效勞平臺(tái)，并提供對(duì)應(yīng)的檔案信息資源共享效勞。一是基于局域網(wǎng)的檔案綜合管理平臺(tái)，局域網(wǎng)系統(tǒng)是檔案信息資源總庫(kù)所在地，檔案綜合管理平臺(tái)是滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和對(duì)數(shù)字檔案核心資源進(jìn)行有效管理的需要；二是基于政務(wù)網(wǎng)的檔案效勞平臺(tái)，是數(shù)字檔案館連接本級(jí)各政機(jī)關(guān)立檔單位的主干平臺(tái)，它依托本級(jí)政務(wù)網(wǎng)，能夠在線接收各立檔單位的電子文件，同時(shí)為政機(jī)關(guān)用戶提供檔案的在線查閱利用效勞；三是基于公眾網(wǎng)的檔案信息效勞平臺(tái)，一般是通過(guò)檔案信息網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時(shí)采集具有利用價(jià)值的各類數(shù)字信息進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最廣泛的共享。⑷保障體系保障體系是確保數(shù)字檔案館建設(shè)有序、健康、協(xié)調(diào)開(kāi)展的前提和條件。保障體系應(yīng)該包括體制機(jī)制的保障、人才和資金的保障、信息平安的保障、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的保障等方面。①機(jī)制保障。數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，所以從論證、建設(shè)到運(yùn)維、管理各個(gè)階段都必須有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)來(lái)保證。組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)包括數(shù)字檔案館規(guī)劃和方案的制定、工程需求與組織論證、人才引進(jìn)與專業(yè)培訓(xùn)、籌集資金與使用監(jiān)督、各種運(yùn)維管理制度的建立與考核等等。②平安保障。平安保障體系建設(shè)包括三大方面的內(nèi)容：一是按照信息平安等級(jí)保護(hù)的要求，采用相應(yīng)的平安保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施；二是建立健全平安管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行；三是制定各種平安事故處理的應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。③人才和資金保障與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館對(duì)管理人員的素質(zhì)要求明顯提高，但由于受原有根底和工作條件的限制，既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才的緊缺，成為數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)主要制約因素。因此加強(qiáng)數(shù)字檔案館的人才引進(jìn)和培養(yǎng)，是當(dāng)前緊迫的工作任務(wù)。數(shù)字檔案館建設(shè)的資金來(lái)源，與檔案館庫(kù)建設(shè)一樣，是政府財(cái)政的投入，同時(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，要根據(jù)整體規(guī)劃分步實(shí)施，確保投資的效益最大化。④標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)保障。一是根底標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)檢索語(yǔ)言、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)格式與交換格式、元數(shù)據(jù)和對(duì)象數(shù)據(jù)格式等；二是管理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字檔案信息采集、報(bào)送、接收、整理、著錄、編目、鑒定、劃控等各項(xiàng)工作的管理要求操作標(biāo)準(zhǔn)；三是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件歸檔范圍、檔案數(shù)字化流程、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等；四是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)根底設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案存儲(chǔ)藏份技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3、檔案數(shù)字資源建設(shè)⑴傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化⑵電子文件管理⑶資源整理⑴傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化①檔案數(shù)字化釋義數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語(yǔ)音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡(jiǎn)單、直觀、速度快等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。

傳統(tǒng)載體數(shù)字化：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化照片檔案的數(shù)字化音頻檔案數(shù)字化視頻檔案數(shù)字化縮微膠片數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)DA/T31-2005檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程DB32/T1894-2023經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的檔案能夠通過(guò)各種各樣的管理軟件進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用效勞方式更加多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。②檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工作數(shù)字化方案制定效勞效率數(shù)據(jù)校對(duì)資源〔館藏〕總量家底劃控、鑒定、開(kāi)放、共享……⑶檔案數(shù)字化與平安保密

?檔案數(shù)字化外包平安管理標(biāo)準(zhǔn)?

檔辦發(fā)[2023]7號(hào)①管理要求：縣級(jí)以上檔案、保密行政管理部門分別負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字化工作和相關(guān)保密工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并組織開(kāi)展檔案數(shù)字化平安管理、保密培訓(xùn)。

②組織實(shí)施：檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位和檔案效勞機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全規(guī)章制度，明確管理機(jī)構(gòu)和人員，確保檔案實(shí)體、信息及檔案數(shù)字化成果的平安，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。③場(chǎng)所管理：

㈠設(shè)置在符合平安保密要求的檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位或本地綜合檔案館建筑內(nèi)且相對(duì)獨(dú)立的區(qū)域；

㈡配備防盜、視頻監(jiān)控設(shè)施設(shè)備；符合防塵、防火、防有害生物等平安管理要求，供電穩(wěn)定；

㈢配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具；在檔案數(shù)字化加工區(qū)外設(shè)置存放工作人員私人物品的專用儲(chǔ)物箱柜；

㈣場(chǎng)所內(nèi)不得設(shè)有能連接互聯(lián)網(wǎng)的信息接口。㈤檔案數(shù)字化工作應(yīng)實(shí)施全程攝像錄像監(jiān)控，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)應(yīng)由組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位保存3年以上。

㈥應(yīng)建立檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所管理制度，核查出入人員身份，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入場(chǎng)所。

㈦條進(jìn)入場(chǎng)所的工作人員嚴(yán)禁攜帶、照相機(jī)、攝像機(jī)等具備照相攝像功能的設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等信息設(shè)備及與工作無(wú)關(guān)的物品；未經(jīng)平安保密管理人員許可，嚴(yán)禁將場(chǎng)所內(nèi)的任何物品帶離場(chǎng)所。

㈧

檔案數(shù)字化工作人員不得在數(shù)字化場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)食、吸煙、飲水。④數(shù)字化流程和成果管理

(一)檔案出入庫(kù)必須仔細(xì)清點(diǎn)，完備登記和辦理交接手續(xù)；

(二)按卷(批)建立檔案數(shù)字化處理單，在數(shù)字化加工流程中與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)，每個(gè)檔案交接環(huán)節(jié)均清點(diǎn)簽字；

(三)發(fā)現(xiàn)檔案原件錯(cuò)、缺、污、損等情況的，要及時(shí)與檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位管理人員共同審核，并登記、簽字確認(rèn)；

(四)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)在專用檔案裝具中保管，嚴(yán)禁隨地堆放，使用完畢及時(shí)歸還入庫(kù)；

(五)檔案效勞機(jī)構(gòu)和工作人員嚴(yán)禁留存、復(fù)制、摘抄檔案。

㈥檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)遵守檔案數(shù)字化操作標(biāo)準(zhǔn)，防止損毀檔案。

㈦檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位和檔案效勞機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，采取可靠措施平安保管，交接應(yīng)辦理手續(xù)；嚴(yán)禁私自復(fù)制、留存、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借或出售檔案數(shù)據(jù)，不得泄露檔案信息。檔案數(shù)據(jù)移交前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收檢查，確保與檔案原件一致，符合質(zhì)量要求，無(wú)病毒和木馬，可讀、有效；移交后應(yīng)及時(shí)登記入庫(kù)，不得私自保管。

㈧檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位應(yīng)科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)，并采用異質(zhì)、異地備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)完整、平安和長(zhǎng)期可用。

㈨檔案數(shù)據(jù)提供利用前，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，劃分使用控制范圍。

㈩檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位應(yīng)制定檔案數(shù)據(jù)利用管理制度，標(biāo)準(zhǔn)利用流程，采取防護(hù)措施，確保利用過(guò)程平安可控。⑤系統(tǒng)與設(shè)備管理

㈠組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位應(yīng)對(duì)用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查登記，并按相關(guān)保密標(biāo)準(zhǔn)和平安標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。

㈡用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及信息系統(tǒng)必須與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離；禁止安裝使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤、無(wú)線鼠標(biāo)等具有無(wú)線互聯(lián)功能的硬件模塊和外圍設(shè)備；不得使用筆記本電腦、平板電腦等便攜信息設(shè)備。㈢組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位應(yīng)采取措施，對(duì)檔案數(shù)字化設(shè)備的輸入、輸出接口進(jìn)行封閉處理。需開(kāi)啟使用時(shí)，應(yīng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)和登記并由組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位平安保密管理人員全程監(jiān)督。

㈣用于檔案數(shù)字化的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他用途設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用；非專用設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入場(chǎng)所；設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)移出場(chǎng)所前，應(yīng)進(jìn)行平安保密技術(shù)處理，并經(jīng)組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位審批同意前方可移出。㈤用于檔案數(shù)字化的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自外送維修，維修應(yīng)有專門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠去除的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，如打印機(jī)、硬盤、移動(dòng)硬盤、U盤等，嚴(yán)禁外送維修。

㈥用于檔案數(shù)字化的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，未進(jìn)行符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的信息和數(shù)據(jù)去除，不得改做其他用途。報(bào)廢的應(yīng)按保密規(guī)定進(jìn)行處理。

㈦移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄機(jī)等數(shù)據(jù)拷貝設(shè)備應(yīng)由檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位指定專人保管，每次使用應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)和登記，并在保管人員的監(jiān)督下使用，用后立即歸還。

㈧檔案效勞機(jī)構(gòu)在結(jié)束工作任務(wù)后，應(yīng)將自帶的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠去除的設(shè)備移交檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。⑥監(jiān)督與檢查

㈠各級(jí)檔案、保密行政管理部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，聯(lián)合或者單獨(dú)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位、檔案效勞機(jī)構(gòu)及有關(guān)工作人員執(zhí)行本方法的情況和平安保密情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并逐級(jí)適時(shí)報(bào)送相關(guān)情況。

㈡檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位違反本方法，情節(jié)嚴(yán)重或逾期不整改的，由檔案、保密行政管理部門依照有關(guān)法律法規(guī)予以查處，并追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

㈢檔案效勞機(jī)構(gòu)違反本方法，情節(jié)嚴(yán)重或逾期不整改的，由檔案、保密行政管理部門依照有關(guān)法律法規(guī)予以查處。〔國(guó)家檔案局、監(jiān)察部33號(hào)令〕⑵電子文件管理加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理，制定電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)從電子文件到數(shù)字檔案的“無(wú)縫連接〞，是檔案信息資源建設(shè)最艱巨的任務(wù)。①電子文件釋義一是2002年發(fā)布的?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?〔GB/T18894-2002〕對(duì)電子文件的定義是：電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

二是2023年印發(fā)的?電子文件管理暫行方法?〔中辦國(guó)辦廳字2023,39號(hào)〕對(duì)電子文件的定義是：電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。②電子文件的內(nèi)涵電子文件的內(nèi)涵把握和理解：第一，電子文件的來(lái)源主要有三個(gè)方面，即在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件〔多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，例如，OA系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、E-mail信件等〕；在社會(huì)活動(dòng)〔包括經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科研、社交、生活等〕中形成的電子文件〔除了文本、圖像、聲音或影像等外，還有光柵圖〔像素圖〕、矢量圖、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等形式存在，如CAD文件、CAM文件等〕；由傳統(tǒng)載體的模擬信息經(jīng)采集、轉(zhuǎn)換后形成的電子文件〔如文字、圖片信息通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，錄像、錄音等通過(guò)聲音、影視圖像數(shù)字化卡將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息等〕。第二，電子文件的概念應(yīng)是“數(shù)字信息〞和“文件〞兩個(gè)概念的交集，它是具有文件功能的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為技術(shù)特征的文件。電子文件是文件類型的一種，它應(yīng)符合文件的一切必要特征。電子文件屬于“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄〞。作為文件家族的新成員，電子文件具有文件的各種屬性，特別是具有特定的要素、作用和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的根本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。第三，電子文件由內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息三要素構(gòu)成的。內(nèi)容信息是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的內(nèi)容〔如文字、圖表、符號(hào)、數(shù)字、影像、聲音等〕。背景信息是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過(guò)程、存在狀態(tài)以及和文本之間相互關(guān)系的信息，包括表示文件來(lái)源與傳送目的地的信息以及與文件形成和存在、維護(hù)相關(guān)的其他描述性信息等〔如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者、文件狀態(tài)改變的說(shuō)明、文件生成的軟硬件環(huán)境等〕。結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式〔如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體、附件等方面的信息，鏈接和其它編輯設(shè)備間的關(guān)系等〕。③電子文件的技術(shù)特點(diǎn)主要包括非人工識(shí)讀性、生成環(huán)境依賴性、信息與載體的可別離性、信息的易變性、多種媒體的集成性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的可操作性等。非人工識(shí)讀性。是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無(wú)法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來(lái)識(shí)別。生成環(huán)境依賴性。非人工識(shí)讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、利用必須依靠計(jì)算機(jī)軟、硬件工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。信息與載體的可別離性。電子文件中的信息與其存儲(chǔ)載體之間不具有固定關(guān)系，也不再對(duì)特定記錄載體“從一而終〞。信息的易變性。表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻€(gè)方面。多種媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖片、動(dòng)畫、音頻、視頻、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個(gè)文件體。信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，而且隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。信息的可操作性。電子文件中的數(shù)字信息是動(dòng)態(tài)、可變的信息，它可以隨時(shí)根據(jù)人們需要而加以改變。④電子文件的種類電子文件的類型多樣化，按電子文件的適用范圍分為通用電子文件〔又可分為通用電子公文和通用內(nèi)部電子文件等〕、專用電子文件、私人電子文件等；按照文件功能可劃分為主文件、支持文件；按照文件組成方式可劃分為簡(jiǎn)單文件、復(fù)合文件、復(fù)雜文件；按信息存儲(chǔ)載體可劃分為磁盤文件、磁帶文件、光盤文件；按照文件來(lái)源途徑可劃分為原生電子文件、數(shù)字化電子文件；按照適用范圍可劃分為通用電子文件和專用電子文件。為了便于了解電子文件，我們按電子文件的信息存在形式分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件、命令文件等⑤電子文件與元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)是電子文件不可分割的組成局部，是管理電子文件的重要工具，是對(duì)電子文件進(jìn)行有效而平安的控制，保證電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性和有效性重要手段，是對(duì)電子文件信息組織、維護(hù)和檢索的重要依據(jù)。元數(shù)據(jù)(metadata)：元數(shù)據(jù)其一般性解釋為“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)〞，其根本功能為描述和定義數(shù)據(jù)。作為數(shù)據(jù)管理的工具，元數(shù)據(jù)被廣泛地應(yīng)用在數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書管理、情報(bào)管理、文檔管理、文物管理等領(lǐng)域。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IS015489?信息和文獻(xiàn)——文件管理?將元數(shù)據(jù)定義為“描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)〞。國(guó)標(biāo)GB/T26162.1-2023?信息與文獻(xiàn)——文件管理第1局部：通那么?中元數(shù)據(jù)的定義采用了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IS015489?信息和文獻(xiàn)——文件管理?中的定義。元數(shù)據(jù)作用：元數(shù)據(jù)的作用主要包括元數(shù)據(jù)提供了對(duì)電子文件的全面描述、元數(shù)據(jù)可以保障電子文件的真實(shí)性、元數(shù)據(jù)可以保護(hù)電子文件的完整性、元數(shù)據(jù)可以保證電子文件的可讀性、元數(shù)據(jù)能夠支持電予文件的全程控制、元數(shù)據(jù)能夠支持電子文件管理流程的集成與優(yōu)化。因?yàn)樵獢?shù)據(jù)具有上述廣泛的重要作用，所以元數(shù)據(jù)管理是電子文件管理的根底和關(guān)鍵，而要對(duì)元數(shù)據(jù)實(shí)施優(yōu)質(zhì)的管理，必須在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段統(tǒng)一設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)和規(guī)劃元數(shù)據(jù)管理工作，并將設(shè)計(jì)、規(guī)劃的結(jié)果納入系統(tǒng)中。電子檔案根底元數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式DB32/T1893-2023元數(shù)據(jù)提供了對(duì)電子文件的全面描述。這是元數(shù)據(jù)最根本的作用，是其他作用得以發(fā)揮的根底。元數(shù)據(jù)可以保障電子文件的真實(shí)性。元數(shù)據(jù)完整地記錄了電子文件的形成過(guò)程、技術(shù)措施〔如數(shù)字簽名、密鑰、密碼〕和管理過(guò)程，根據(jù)這些記錄可以確認(rèn)其真實(shí)性。元數(shù)據(jù)可以保護(hù)電子文件的完整性。元數(shù)據(jù)能夠在兩個(gè)層次上保護(hù)電子文件的完整性：在單份文件的層次上，某些結(jié)構(gòu)、背景方面的元數(shù)據(jù)與電子文件內(nèi)容相對(duì)分散，保存這些元數(shù)據(jù)，并在元數(shù)據(jù)與文件之間建立有效的聯(lián)系，是維護(hù)電子文件完整性的必備手段；在文件集合的層次上，元數(shù)據(jù)記錄著文件之間的有機(jī)聯(lián)系，從而保證了事務(wù)活動(dòng)記錄的完整。元數(shù)據(jù)可以保證電子文件的可讀性。元數(shù)據(jù)記錄電子文件形成、遷移后的技術(shù)環(huán)境，為保證其長(zhǎng)期可讀提供了必要的信息。元數(shù)據(jù)能夠支持電子文件的全程控制。利用元數(shù)據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件生命周期全過(guò)程的有效控制，包括通過(guò)文件登記時(shí)捕獲的元數(shù)據(jù)來(lái)控制電子文件的歸檔，通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限元數(shù)據(jù)來(lái)控制電子文件的存取，通過(guò)追蹤電子文件形成、管理和利用過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)進(jìn)行平安審計(jì)等，從而有效防范和降低電子文件管理的風(fēng)險(xiǎn)。元數(shù)據(jù)能夠支持電子文件管理流程的集成與優(yōu)化。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，利用信息共享的特性，在一次性捕獲元數(shù)據(jù)之后，便可以在多項(xiàng)文件處理、管理活動(dòng)之間共享，而無(wú)需逐個(gè)傳遞，反復(fù)輸入，從而為電子環(huán)境下文件管理流程的集成和優(yōu)化提供了根底和保障。⑥電子文件管理目標(biāo)管理目標(biāo)是確定管理原那么、管理方法等管理行為的根底，對(duì)電子文件的管理同樣如此。電子文件的管理目標(biāo)主要可以分為兩類：一類是電子文件的質(zhì)量目標(biāo)，包括真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、可續(xù)性、可用性、保密性、關(guān)聯(lián)性、及時(shí)性、一致性等；另一類是電子文件管理的其他目標(biāo)，包括支持業(yè)務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性、促進(jìn)工作效率的提高、方便查詢和利用、維護(hù)社會(huì)記憶的完整等，這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度依賴于電子文件的質(zhì)量。目標(biāo)一：保證電子文件的真實(shí)性電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。文件的真實(shí)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是文件在產(chǎn)生過(guò)程中的真實(shí)；二是文件在產(chǎn)生之后的真實(shí)。真實(shí)性是保證電子文件業(yè)務(wù)有效性和法律證據(jù)性的根底，是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化業(yè)務(wù)活動(dòng)順利開(kāi)展、實(shí)現(xiàn)信息化的先決條件。確保電子文件的真實(shí)性是電子文件反映和證實(shí)機(jī)構(gòu)歷史真實(shí)面貌，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。目標(biāo)二：保證電子文件的完整性完整性是實(shí)現(xiàn)電子文件證據(jù)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值和長(zhǎng)期可讀的重要保障，不完整的電子文件往往不能證實(shí)自身的真實(shí)性，也不能如實(shí)反映機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)面貌。電子文件的完整性包括三個(gè)方面的含義：一是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損；二是作為記錄機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示和維護(hù)；三是與主文件有關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件及相關(guān)參數(shù)齊全。目標(biāo)三：保證電子文件的有效性電子文件的有效性是指“電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等〞。事實(shí)上，電子文件管理最突出的矛盾不是有效性問(wèn)題，而是這種有效性能否長(zhǎng)期地存續(xù)下去。電子文件在經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，經(jīng)過(guò)壓縮、加密、格式轉(zhuǎn)換或技術(shù)平臺(tái)遷移后能否仍然被人識(shí)讀、被人理解，并保持其內(nèi)容的原真，是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。為此，必須建立電子文件有效性管理制度，采取各種技術(shù)措施來(lái)維護(hù)其可讀性和可靠性。電子文件長(zhǎng)期有效性包含電子文件載體耐久、穩(wěn)定和電子文件技術(shù)生命長(zhǎng)久兩個(gè)方面的要求。目標(biāo)四：保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性 電子文件的長(zhǎng)期可讀性是指文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、解壓縮、加密、解密、載體轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀，可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。造成電子文件讀不出來(lái)的原因很多，最典型的是，電子文件的系統(tǒng)依賴性使得每一份文件只有在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能讀出，系統(tǒng)不兼容或軟硬件的升級(jí)換代往往導(dǎo)致文件的無(wú)法讀出。此外載體老化、病毒感染、信號(hào)衰減、加密文件無(wú)法正確解密等原因也都可能影響文件的順利讀出。電子文件的可讀性是其存在和價(jià)值的根底，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為了“死信息〞，再有價(jià)值的東西也失去了存在的意義。保證電子文件可讀性的措施應(yīng)該貫穿于全部管理工作的始終。目標(biāo)五：提高工作效率電子文件是為了執(zhí)行業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)而產(chǎn)生的，其根本職能是支持機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的開(kāi)展。電子文件的管理應(yīng)該和電子文件的產(chǎn)生、應(yīng)用一樣，繼續(xù)效勞于機(jī)構(gòu)提高業(yè)務(wù)效率的目標(biāo)。電子文件制作便捷，流轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)，可有效提高機(jī)關(guān)文件制作和文件處理的質(zhì)量和效率?？茖W(xué)的電子文件管理應(yīng)該具有發(fā)揮電子文件現(xiàn)行作用和保持其歷史價(jià)值的雙重功能，而這不可偏廢，管理活動(dòng)務(wù)必在二者間尋找平衡點(diǎn)，保持二者的高度統(tǒng)一。目標(biāo)六：方便查詢和利用電子文件管理系統(tǒng)和管理者是文件和文件利用者之間的中介，理應(yīng)為利用者提高高質(zhì)量的文件信息。查詢和利用的過(guò)程正是實(shí)現(xiàn)電子文件信息價(jià)值的過(guò)程，因此，方便查詢和利用是電子文件管理的重要目標(biāo)。電子文件管理的任務(wù)之一就是要將機(jī)構(gòu)信息占有的優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為開(kāi)發(fā)利用方面的優(yōu)勢(shì)，為機(jī)構(gòu)決策和行使職能效勞。具體的目標(biāo)：一是廣泛，即拓寬利用范圍，既要方便機(jī)構(gòu)內(nèi)部的查詢和利用，又要增加機(jī)構(gòu)外部對(duì)文件信息的查詢和利用，滿足其他社會(huì)組織和公民的政務(wù)信息需求；二是高質(zhì)，即除了提供原始文件利用及保證其準(zhǔn)確性外，還對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行深度整理和挖掘，并提供多種檢索途徑，提高查全率和查準(zhǔn)率；三是及時(shí)，要準(zhǔn)確把握和預(yù)見(jiàn)各方面的信息需求，在第一時(shí)間實(shí)時(shí)提供利用；四是合理，要保護(hù)電子文件的信息平安，防止在利用過(guò)程中遭到破壞，防止非法用戶的訪問(wèn)。⑦電子文件管理原那么為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運(yùn)行環(huán)境中選擇和實(shí)施有效的管理，全面實(shí)現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原那么。全程一體化管理原那么：在電子環(huán)境中，電子文件的信息存儲(chǔ)分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固定載體，載體控制的方法體系徹底失效，需要重新構(gòu)建以系統(tǒng)控制為核心的方法體系，即通過(guò)功能完備的電子文件形成系統(tǒng)〔即形成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)〕、長(zhǎng)期保管系統(tǒng)〔專門的電子文件/檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)〕來(lái)保證電子文件的真實(shí)、完整和可用。這樣的方法體系必須做到電子文件形成階段和保存階段的全程統(tǒng)一，即實(shí)現(xiàn)電子文件形成系統(tǒng)和長(zhǎng)期保管系統(tǒng)功能的集成配套。因此，電子文件管理必須遵循全程一體化管理的原那么，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期中進(jìn)行連貫、一體化、一致的全程管理和監(jiān)控。我國(guó)?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?在總那么中規(guī)定：“應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性〞。電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)那么、管理方法以及質(zhì)量要求，旨在建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的管理體制、目標(biāo)體系、制度體系、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。電子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件〞的概念根底之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的無(wú)縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。電子文件的全程管理是一種過(guò)程管理，通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過(guò)程的可控性強(qiáng)，過(guò)程控制的反響周期短，因此，對(duì)電子文件牛成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等每一項(xiàng)具體管理活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過(guò)程管理中，所有有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件在管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。前端控制原那么前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整平安、長(zhǎng)期可讀的有效策略，是優(yōu)化管理功能、提高管理效率的科學(xué)理念，是新構(gòu)建的文件管理流程的重要特點(diǎn)，對(duì)改善管理功能和效率具有明顯的作用。前端控制是以電子文件生命周期理論為根底，從文件形成之時(shí)甚至形成之前〔即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段〕一直到歸檔整個(gè)過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)那么進(jìn)行系統(tǒng)分析，給予全盤規(guī)劃，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或局部實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。3、資源整理數(shù)字檔案館必須對(duì)接收進(jìn)館的各類數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理、控制。首先，根據(jù)數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方法，確定數(shù)字檔案信息的合理分