第講文秘的時(shí)間管理

第五講行政文秘的時(shí)間管理

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1．分析時(shí)間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時(shí)間管理陷阱一.分析時(shí)間每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無(wú)效的工作分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進(jìn)行分割及時(shí)更新工作日志—記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）個(gè)人辦公需求：主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的）下屬：?jiǎn)雾?xiàng)（個(gè)人任務(wù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會(huì)影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間效率專家挑錯(cuò)辦公室（圖1）80分錯(cuò)誤1：辦公室沒有隔斷就會(huì)有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺(tái)燈。錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人效率專專家挑挑錯(cuò)辦辦公室室（圖2）60分分錯(cuò)誤1公共通通道和和私人人空間間交叉叉錯(cuò)誤2接接待待空間間在辦辦公室室盡頭頭錯(cuò)誤3秘秘書書與主主管座座位離離開太太遠(yuǎn)錯(cuò)誤4電電腦腦顯示示器朝朝向不不對(duì)，，造成成反光光錯(cuò)誤5辦辦公公室沒沒有隔隔板，，聲音音干擾擾嚴(yán)重重錯(cuò)誤6適適合合安放放辦公公桌的的窗口口位置置被文文件柜柜占據(jù)據(jù)效率專專家挑挑錯(cuò)辦辦公室室（圖3）70分分錯(cuò)誤1公公共通通道過(guò)過(guò)長(zhǎng)錯(cuò)誤2主主管個(gè)個(gè)人空空間失失去接接待功功能效率專專家挑挑錯(cuò)辦辦公室室（圖4）滿滿分優(yōu)點(diǎn)1充充分分利用用有陽(yáng)陽(yáng)光的的窗口口位置置優(yōu)點(diǎn)2私私人人空間間和公公共空空間交交叉減減少優(yōu)點(diǎn)3利利用用隔板板阻斷斷過(guò)多多噪音音優(yōu)點(diǎn)4主主管管與秘秘書溝溝通方方便優(yōu)點(diǎn)5減減少少訪客客對(duì)其其他人人的干干擾辦公室室排毒毒DIY自我檢檢測(cè)問(wèn)問(wèn)題：：我的辦辦公桌桌為什什么要要放在在這個(gè)個(gè)位置置？我的工工作空空間和和公共共通道道是否否過(guò)近近？我每天天來(lái)往往于辦辦公桌桌與文文件柜柜的頻頻率有有多高高？我遭受受的最最主要要的辦辦公干干擾來(lái)來(lái)自哪哪里？？提出辦辦公室室改善善建議議。二.時(shí)時(shí)間間管理理的陷陷阱豬八戒戒踩西西瓜皮皮———滑到到哪里里是哪哪里不好意思思拒絕別別人“反正時(shí)時(shí)間還早早”———拖延文件滿桌桌病喋喋不休休的“電電話粥””源源不斷斷的信息息1.豬八戒踩踩西瓜皮皮——滑滑到哪里里是哪里里沒時(shí)間做做計(jì)劃工作是程程序化，，規(guī)律化化，根本本沒必要要做計(jì)劃劃計(jì)劃常常常被打斷斷不喜歡被被計(jì)劃束束縛“船到橋橋頭自然然直”2.不不好意思思拒絕別別人——接受受請(qǐng)托比比拒絕更更容易——拒絕絕請(qǐng)托會(huì)會(huì)觸怒請(qǐng)請(qǐng)托者從從而導(dǎo)致請(qǐng)托托者報(bào)復(fù)復(fù)——我想想做一個(gè)個(gè)廣受愛愛戴的人人——我不不懂得如如何拒絕絕3．“反反正時(shí)間間還早””——拖拖延帕金森定定律工作會(huì)自自動(dòng)地膨膨脹占滿滿所有可可用的時(shí)時(shí)間。時(shí)間管理理陷阱隱隱含著你你可以為為一項(xiàng)工工作安排排過(guò)多的的時(shí)間，，如果你你給自己己安排了了充裕的的時(shí)間從從事一項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)，，你會(huì)放放慢你的的節(jié)奏以以使用掉掉所有分分配的時(shí)時(shí)間。4．文件件滿桌病病安全感猶豫的個(gè)個(gè)性半途而廢廢的工作作習(xí)慣個(gè)人的喜喜好5．喋喋喋不休的的“電話話粥”不分優(yōu)先先順序打打電話沒有充分分準(zhǔn)備就就打重要要電話電話的談?wù)勗掚x題題與喜歡的的人打電電話，容容易失去去對(duì)時(shí)間間的控制制6．源源源不斷的的信息紙張的形形式：郵郵件、傳傳真、備備忘錄、、報(bào)紙、、雜志、、期刊、、報(bào)告電子的形形式：電電子郵件件、互聯(lián)聯(lián)網(wǎng)聲音的形形式：面面談、電電視、廣廣播、電電話三.如何跨越越時(shí)間陷陷阱要事第一一以最終的的結(jié)果來(lái)來(lái)開始行行動(dòng)（以以終為始始）學(xué)會(huì)說(shuō)““NO??！”辦公桌上上的“5S””運(yùn)動(dòng)恰當(dāng)、有效地地使用電話篩選信息1.要事第第一“大石頭”理理論與“二八八”定律ABC法則辦事的優(yōu)先次次序并行工作法2.以終為為始是必須要做的的嗎？不完成會(huì)怎樣樣？是自己想要的的嗎？和目標(biāo)直接相相關(guān)嗎？回報(bào)及收益高高嗎？3.學(xué)會(huì)說(shuō)說(shuō)“NO！””1.耐心傾聽聽2.如無(wú)法當(dāng)當(dāng)場(chǎng)決定則要要告訴他你還還要考慮長(zhǎng)點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間3.顯示慎重重4.表情應(yīng)和和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)定定3.學(xué)會(huì)說(shuō)說(shuō)“NO！””6.指出拒絕絕的理由7.拒絕的是是請(qǐng)托而不是是他8.如有可能能為他提供其其他可行途徑徑9.切忌透過(guò)過(guò)第三者來(lái)拒拒絕4．辦公桌上上的“5S”運(yùn)動(dòng)整理整頓頓清掃掃清潔潔修養(yǎng)養(yǎng)整理廢紙簍的的作用文件存檔系統(tǒng)統(tǒng)“各就各位””的擺置集中精力做一一件事不要總是重復(fù)復(fù)處理同一文文件不要為了表面面的整潔而塞塞入一處下班前的清理理5．有效、恰恰當(dāng)?shù)乩秒婋娫掃x擇打電話的的時(shí)間按照優(yōu)先順序序打電話清楚每個(gè)電話話要討論的要要點(diǎn)對(duì)于自己花在在每個(gè)電話的的時(shí)間，做到到心中有數(shù)6．篩選信信息迅速處理妥善存放沒有保存價(jià)值值的資料就銷銷毀運(yùn)籌他人的時(shí)時(shí)間時(shí)間管理矩陣陣圖·危機(jī)·緊急的問(wèn)題·有限期的任務(wù)、會(huì)議·準(zhǔn)備事項(xiàng)

·準(zhǔn)備事項(xiàng)·預(yù)防工作·價(jià)值觀的澄清·計(jì)劃·關(guān)系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報(bào)告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動(dòng)

·細(xì)瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費(fèi)時(shí)間的事·“逃避性”活動(dòng)·無(wú)關(guān)緊要的信件·看太多的電視

緊急不緊急重要不重要五、時(shí)間管理理的工具1．月歷2．行事歷與甘特特表3．效率手冊(cè)4．商務(wù)通與訂房房卡5．鬧鐘6.其其它工具六.你的計(jì)計(jì)劃確立目標(biāo)探尋達(dá)成目標(biāo)標(biāo)之各種途徑徑轉(zhuǎn)化為每周或或每日之工作作事編排每周或每每日的行事次次序并執(zhí)行之之定期檢討謝謝大家！9、靜夜四無(wú)無(wú)鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、以我獨(dú)獨(dú)沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、乍見翻疑夢(mèng)夢(mèng)，相悲各問(wèn)問(wèn)年。。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國(guó)見青青山。。25十二月月202210:43:53下午午22:43:5312月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2210:43下下午12月-2222:43December25,202216、行動(dòng)動(dòng)出成成果，，工作作出財(cái)財(cái)富。。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。10:43:53下下午午10:43下下午22:43:5312月月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時(shí)停停止成成功??！。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對(duì)圓滿滿，留一一份不足足，可得得無(wú)限完完美。。。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、意志志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。25十十二二月202210:43:53下下午午22:43:5312月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。。十二月月2210:43下下午12月月-2222:43December25,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、空山新雨雨后，天氣氣晚來(lái)秋。。。10:43:53下下午10:43下午22:43:5312月-229、楊柳散和和風(fēng)，青山山澹吾慮。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、閱讀一切好好書如同和過(guò)過(guò)去最杰出的的人談話。22:43:5322:43:5322:4312/25/202210:43:53PM11、越是沒有本本領(lǐng)的就越加加自命不凡。。12月-2222:43:5322:43Dec-2225-Dec-2212、越是無(wú)能的的人，越喜歡歡挑剔別人的的錯(cuò)兒。22:43:5322:43:5322:43Sunday,December25,202213、知人者智，，自知者明。。勝人者有力力，自勝者強(qiáng)強(qiáng)。12月-2212月-2222:43:5322:43:53December25,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。25十二月月202210:43:53下午午22:43:5312月-2215、最具挑戰(zhàn)性性的挑戰(zhàn)莫過(guò)過(guò)于提升自我我。。十二月2210:43下下午12月-2222:43December25,202216、業(yè)業(yè)余余生生活活要要有有意意義義，，不不要要越越軌軌。。2022/12/2522:43:5322:43:5325December202217、一一個(gè)個(gè)人人即即使使已已登登上上頂頂峰峰，，