《Word 2003、Excel 2003案例教程》第16章 EXCEL 2003中的數(shù)據(jù)管理

第16章EXCEL2003中的數(shù)據(jù)管理

——管理“財會一班期末考試成績分析表”

排序篩選分類匯總超級鏈接1.數(shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)清單實際上是一張工作表的一個相對獨立的數(shù)據(jù)區(qū)域，即按照一定結(jié)構(gòu)方式存放數(shù)據(jù)的二維表格。在Excel中，不是任意一個數(shù)據(jù)區(qū)域都可以作為一個數(shù)據(jù)清單，數(shù)據(jù)清單需要滿足如下兩個條件。

（1）在數(shù)據(jù)清單和工作表的其他區(qū)域之間，至少要留出一個空白行和列，一個工作表中最好只有一個數(shù)據(jù)清單。

（2）數(shù)據(jù)清單的第1行必須是列標(biāo)題，且必須是用文字表示的。每一列中的數(shù)據(jù)格式和類型盡量保持一致。向數(shù)據(jù)清單中輸入數(shù)據(jù)時，不要在前面或后面輸入空格，以免影響排序等操作。2.記錄單

當(dāng)數(shù)據(jù)清單中的記錄和字段比較多時，在建立和編輯過程中會有許多不便，為此Excel提供了記錄單的操作方式，以便進行記錄單的添加、修改、查找等操作。

要啟動記錄單的操作方式，首先必須建立數(shù)據(jù)清單中包含的字段，而是否建立數(shù)據(jù)記錄則沒有關(guān)系。啟動記錄單操作窗口與在記錄單窗口中進行數(shù)據(jù)記錄的操作方法是：

（1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，或選定整個數(shù)據(jù)清單。

（2）選擇菜單“數(shù)據(jù)”→“記錄”命令，彈出如圖所示的記錄單窗口。

（3）在記錄單窗口中，單擊“新建按鈕”左側(cè)會自動出現(xiàn)向數(shù)據(jù)清單中添加一條新空白記錄的狀態(tài)，然后在左側(cè)的相應(yīng)文本框中輸入內(nèi)容；若單擊“刪除”或“還原”按鈕，則可刪除（或還原）當(dāng)前記錄；若單擊“上一條”（或“下一條”）按鈕，則可查看上一條（或下一條）記錄。3．表格數(shù)據(jù)的排序

在工作中我們經(jīng)常需要按表格中的數(shù)據(jù)進行排序，Excel2003中提供了排序的功能，它可以幫助你將篩選后的結(jié)果利用文字、數(shù)字的屬性，將各項數(shù)據(jù)按照遞增（減）的方式顯示在原來資料范圍上。如按學(xué)生的考試總分從高到低排序等。

根據(jù)排序依據(jù)是單一字段還是多個字段，Excel2003中的排序分成簡單排序和復(fù)雜排序兩種。（1）簡單排序若數(shù)據(jù)排序的依據(jù)只取數(shù)據(jù)清單中的一個字段，稱為簡單排序，簡單排序的操作步驟如下：①打開需要進行排序操作的工作表（如“學(xué)生對口升學(xué)成績統(tǒng)計表”）如圖所示。

②單擊作為排序依據(jù)的列中的任意單元格（如“總分”列）。③單擊常用工具欄中的“降序”

按鈕，即可得到排序結(jié)果，如圖所示。（2）復(fù)雜排序復(fù)雜排序是指排序依據(jù)不只是數(shù)據(jù)清單中的一個字段，而需要由多個字段（最多3個字段）才能夠決定記錄的前后順序。復(fù)雜排序的操作步驟如下：①打開需要進行排序的數(shù)據(jù)清單中任意單元格。②選擇菜單“數(shù)據(jù)”→“排序”命令，彈出排序?qū)υ捒?，如圖所示。③在該對話框中，分別選擇主要關(guān)鍵字為“數(shù)學(xué)”，次要關(guān)鍵字為“英語”，排序方案為降序。單擊“確定”按鈕，如圖所示。4.表格數(shù)據(jù)的篩選

在工作中有時還需要對表格中的數(shù)據(jù)進行篩選，Excel2003中提供了篩選的功能，它可讓你快速在工作表中尋找符合某些特定條件的數(shù)據(jù)，并將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，讓你的工作表看起來更有條理，如將被錄取的學(xué)生篩選出來等。對表格進行篩選的操作步驟如下：

①打開需要進行排序操作的工作表（如“學(xué)生對口升學(xué)成績統(tǒng)計表”）。

②單擊作為篩選依據(jù)的列的任意單元格（如“是否錄取”列）

③單擊“數(shù)據(jù)”菜單→“篩選”命令→“自動篩選”命令，“學(xué)生對口升學(xué)成績統(tǒng)計表”變?yōu)槿鐖D所示。其中在表頭文字的右邊出現(xiàn)了一個下拉箭頭按鈕

。

④單擊“是否錄取”后的下拉箭頭按鈕

，彈出文本篩選的選擇菜單，如圖所示。⑤僅選擇“錄取”，即可以將“錄取”的記錄篩選出來，并將沒有錄取的數(shù)據(jù)隱藏了起來，如圖所示。5.分類匯總

分類匯總是Excel2003提供的一項統(tǒng)計計算功能，分類匯總功能可以對不同類別的數(shù)據(jù)進行匯總運算，是在數(shù)據(jù)已排好序的基礎(chǔ)上進行的。使用Excel2003的“分類匯總”命令，并不需要創(chuàng)建公式，Excel將自動創(chuàng)建公式、插入分類匯總與計數(shù)行，并將自動分級顯示數(shù)據(jù)，結(jié)果數(shù)據(jù)可以打印出來。

如對“對口升學(xué)學(xué)生成績統(tǒng)計表”的錄取與否情況進行分類匯總，操作步驟是：

（1）打開“對口升學(xué)學(xué)生統(tǒng)計表”，對是否錄取進行降序排序，如圖所示。（2）選擇G2單元格，單擊“數(shù)據(jù)菜單”→“分類匯總”命令，打開分類匯總對話框，如圖所示。其中分類字段是指分類匯總操作所依據(jù)的字段；匯總項是指定了分類匯總時對數(shù)據(jù)清單中的哪些數(shù)字型字段進行匯總計算；匯總方式是指對匯總項進行何種統(tǒng)計計算。（3）分類匯總對話框的“分類字段”選擇“是否錄取”，“匯總方式”選擇“計數(shù)”，“選定匯總項”選擇“是否錄取”，勾選“替換當(dāng)前分類匯總”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”，單擊“確定”按鈕，調(diào)整列寬后如圖所示。6.超級鏈接

在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)無處不在。Excel2003不單單可以制作各式各樣的工作表，連接各窗體，還可以建立超級連接至萬維網(wǎng)上的各個網(wǎng)站，讓整個工作表的功能更加強大。如將“學(xué)生對口升學(xué)成績統(tǒng)計表”鏈接至學(xué)校網(wǎng)站，操作方法是：（1）打開“學(xué)生對口升學(xué)成績統(tǒng)計表”，選擇“學(xué)生對口升學(xué)成績統(tǒng)計表”單元格，如圖所示。（2）選擇“插入”菜單→“超連接”命令，如圖所示。（3）單擊“超鏈接”命令，打開“超連接對話框”，該對話框“鏈接到”選擇“原有文件或網(wǎng)頁”，“地址”中輸入,