會議管理藝術(shù)課件

會議管理藝術(shù)

寧波人事局

商務(wù)部研究院中國會展經(jīng)濟(jì)研究中心副主任中德合作重慶海鈉會展研所所長重慶工學(xué)院教授清華大學(xué)會展管理專業(yè)顧問應(yīng)麗君

2004-11-21商務(wù)部研究院中國會展經(jīng)濟(jì)研究中心副主任應(yīng)麗1

一、開會的重要性二、成功會議管理三、會議組織與管理藝術(shù)

會議管理藝術(shù)2

一、開會的重要性

1.會議業(yè)概述2.會議的涵義

一、開會的重要性3

會議業(yè)概述理論觀點(diǎn)之一：會議經(jīng)濟(jì)是市場經(jīng)濟(jì)的階段性產(chǎn)物

每年全世界舉辦的參加國超過4個、參會外賓人數(shù)超過50人的各種國際會議有40萬個以上，全世界國際會議的消費(fèi)總額達(dá)到７０多億美元。間接經(jīng)濟(jì)效益：1：9歐美會議市場份額從８０％下降到家６０％；亞洲市場正快速的發(fā)展趨勢：會期變短，平均4天，與會人數(shù)減少

中國十年內(nèi)將成為世界會議領(lǐng)頭羊1998年34位2004年18位

上海成為世界會議業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)

每兩天就有一個國際性會議召開，４０％的居民能用英語和老外交流，半數(shù)市民有機(jī)會接受大學(xué)教育，每天有１３萬旅客從天上“飛”來，每年入境游客要占本地人口數(shù)量的４０％，平均每位居民一天能賺上１２美元。－－－國際會議協(xié)會ICCA

4

浙江東南部會議戰(zhàn)略子生態(tài)

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰(zhàn)略生態(tài)群

圖

資料來源CEI2003年3月

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰(zhàn)略生態(tài)群5

會議業(yè)

指為會議業(yè)直接提供物質(zhì)、文化、信息、人力、智力、管理等服務(wù)和支撐的部門和行業(yè)的總稱。會議業(yè)所包括的部門和行業(yè)涉及到第一產(chǎn)業(yè)、第二產(chǎn)業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)的眾多部門和行業(yè)。

6會議行業(yè)國家會議經(jīng)濟(jì)會議產(chǎn)業(yè)鏈

會議場館

與會者會議企業(yè)

三大效益會議服務(wù)

會議行業(yè)國家會議經(jīng)濟(jì)會議產(chǎn)業(yè)鏈會議場館與會者7

城市會議經(jīng)濟(jì)定位5要素

?城市經(jīng)濟(jì)?城市會議經(jīng)濟(jì)水平?場館?城市會議行業(yè)現(xiàn)狀?相關(guān)產(chǎn)業(yè)成熟度城市會議經(jīng)濟(jì)定位5要素8

城市會議業(yè)發(fā)展機(jī)制環(huán)境吸引力效益

組織基礎(chǔ)政策、經(jīng)濟(jì)、社會、基礎(chǔ)設(shè)施會議知名度、主題、與會者等經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、環(huán)境效益會議管理機(jī)構(gòu)會議行業(yè)協(xié)會場館、專業(yè)公司和人才、配套服務(wù)設(shè)施等政策、經(jīng)濟(jì)、社會、基礎(chǔ)設(shè)施會議知名度、主題、與會者等經(jīng)濟(jì)9

我國會議市場供需矛盾與新的市場發(fā)展趨勢

壟斷利潤走向平均利潤，市場秩序逐漸走向規(guī)范會議市場進(jìn)入由數(shù)量級增長向質(zhì)量型結(jié)構(gòu)性調(diào)整階段的前期提高會議服務(wù)能力成為會議企業(yè)市場競爭的法寶，優(yōu)質(zhì)服務(wù)是企業(yè)生存的根基

10什么是會議

漢字“會”：合、聚合、會合?！稌び碡暋罚骸皶谖荚G”。會見、會客。謝惠連《雪賦》：“怨年歲之易暮，傷后會之無因”時機(jī)、際會?！逗鬂h書·周章傳論》：“將從反常之事，必將非常之會”為一定目的而成立的團(tuán)體、組織集會。

現(xiàn)代會議的含義：

指圍繞一定主題、在一定時間和地點(diǎn)由特定的人群聚會而形成的各種類型會議，如國際會議、研討會、論壇、年會等。什么是會議11

會議的特點(diǎn)

群體活動規(guī)定地點(diǎn)

主題明確

時間限制

交流信息為目的會議的特點(diǎn)12

會議類型①

Convention:會議②

Congress：大型會議③

Conference：專業(yè)會議、學(xué)術(shù)會議④

Meeting：大會、集會、聚會、研討會⑤

Group:小組會議、培訓(xùn)班會議類型13大型會議（Congress）一．大型會議：①大會；專業(yè)人員代表大會②（美國等國）國會、議會；國會（或議會）會議（期）③聚會、會議

舉辦條件：1、

多數(shù)在不定的地點(diǎn)、在一定的時間內(nèi)舉辦的人數(shù)較多的聚會。2、

題目限定在一定的范疇之內(nèi)3、

每次舉辦的含有多種的交流方式。⑴導(dǎo)入式的講演⑵采取開放式的交流溝通形式4、

大型會議的規(guī)模大、組織復(fù)雜、籌備期長、組織工作的水平較高。5、

場館要求高6、

對技術(shù)和人員的服務(wù)要求極高7、

參與者為企業(yè)公差或個人自愿

大型會議（Congress）14國際會議：Internationalcongress1、定義：至少四個國家參加的大型的會議稱為國際會議。德國對“國際會議”按以下三個標(biāo)志來加以界定：在德國的國際組織的成員舉辦的國內(nèi)或國際組織共同舉辦的德國國內(nèi)與國際機(jī)構(gòu)共同在德國以外舉辦的2、國際會議的基本標(biāo)準(zhǔn)：參會者會期由不同的專業(yè)服務(wù)構(gòu)成籌備時間備注：綜合性的、較長的準(zhǔn)備期是對舉辦會議活動計(jì)劃的必須條件國際會議：Internationalcongress15中、小型會議

舉辦特點(diǎn)：

中、小的規(guī)模舉辦期較短題目選擇有限目標(biāo)的確定和題目的確定與大型會議大同小異通常只舉辦一次計(jì)劃和準(zhǔn)備時間要求不多

“中、小型會議”,以國內(nèi)與會者居多

組織工作和場館的要求不高

交流對話的方式簡單

中小型會議的基本標(biāo)準(zhǔn)：

參加者

會期

會議服務(wù)的內(nèi)容不復(fù)雜計(jì)劃周期

中、小型會議16

會議舉辦的基本條件

較好的基礎(chǔ)設(shè)施國際性的場館四通八達(dá)的公路網(wǎng)絡(luò)酒店等接待能力酒店綜合信息旅游資源豐富城市環(huán)境優(yōu)美第三產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)定票系統(tǒng)先進(jìn)會議舉辦的基本條件17

波紋效應(yīng)－開會的重要性

－－信息就是權(quán)利

精神領(lǐng)袖價值

理念價值.

體驗(yàn)價值

第三方認(rèn)證價值信息傳播價值

波紋效應(yīng)－開會的重要性－－信息就是權(quán)利精神領(lǐng)袖價值18

二、成功會議管理

－－需要有效的組織技巧

19

導(dǎo)致會議舉辦效果不佳的六大誤區(qū)主題不明或者多個主題過程控制松散缺乏權(quán)威主持人會議主導(dǎo)者誤導(dǎo)群體沖動決策與會者角色含糊

導(dǎo)致會議舉辦效果不佳的六大誤區(qū)20

會議產(chǎn)品

通過會議舉辦活動由會議組織機(jī)構(gòu)開發(fā)的一種產(chǎn)品，是由會議組織、與會者、會議場所、會議服務(wù)4個基本要素構(gòu)成的服務(wù)，具有主題性、無形性、生產(chǎn)與消費(fèi)同步性、易逝性和體驗(yàn)性等五大特點(diǎn)。

21

主題性

會議以主題為產(chǎn)品設(shè)計(jì)的前提。

無形性

區(qū)別于工業(yè)產(chǎn)品有形性特征，會議產(chǎn)品因一個主題概念而存在，因提供會議服務(wù)而產(chǎn)生效益，其服務(wù)主體是由人的行為構(gòu)成。

時間性

會展服務(wù)產(chǎn)品不可能用倉儲的杠杠來調(diào)節(jié)市場，服務(wù)產(chǎn)品一旦被出售或者消費(fèi)，其價值就永遠(yuǎn)消逝，因此具有很強(qiáng)的時間性。

主題性22

體驗(yàn)性

舉辦活動的服務(wù)于消費(fèi)同時進(jìn)行。服務(wù)質(zhì)量很大一部分取決于服務(wù)者和消費(fèi)者接觸的一剎那MomentofTruth(真像時刻)。波動性服務(wù)質(zhì)量因?yàn)榉?wù)提供者和消費(fèi)者雙方的個人因素發(fā)生變化波動。

23

會議服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)過程

——產(chǎn)品開發(fā)（價值設(shè)計(jì)）——產(chǎn)品生產(chǎn)（組織服務(wù)）——產(chǎn)品銷售（會議營銷服務(wù)）——現(xiàn)場服務(wù)（會議消費(fèi)服務(wù)）——績效評估（服務(wù)評估）

會議服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)過程24

會議成功的兩大定律會議產(chǎn)品設(shè)計(jì)定律

“六一律”――主題、類型、場所、時間、人物、價格

會議舉辦定律“三一律”――時間、地點(diǎn)、人物

會議成功的兩大定律會議產(chǎn)品設(shè)計(jì)定律會議舉辦25

判斷會議是否成功的2種方法會議組織效果：預(yù)期目的是否實(shí)現(xiàn)了比如：解決了什么問題？做出了什么決策？方案或者決策有無創(chuàng)新？會議過程控制效果：會議管理能力與水平的體現(xiàn)比如：問題是如何解決的？決策是如何做出的？人們對會議的感覺如何？大家是否機(jī)會均等地參與會議還是某個別人操縱會議？開會愉快嗎？與會者得到激勵了嗎？會議上是集思廣益還是一言堂？

判斷會議是否成功的2種方法26

我們需要什么?各類提議：篩選篩選標(biāo)準(zhǔn)會議詳細(xì)的目標(biāo)起草計(jì)劃大綱環(huán)境研究競爭問題先例或類似案例

信息收集日期費(fèi)用與稅收場地人員系統(tǒng)地詳盡計(jì)劃財(cái)政計(jì)劃預(yù)算收費(fèi)收入贊助者投資現(xiàn)金流轉(zhuǎn)操作性計(jì)劃操作來源團(tuán)隊(duì)，人員場地，場館物流設(shè)備進(jìn)度表衛(wèi)生防預(yù)，安全和保安市場計(jì)劃市場調(diào)研促銷與公關(guān)市場進(jìn)度表反饋：討論計(jì)劃組織與準(zhǔn)備會議發(fā)展準(zhǔn)備活動，確定時間下限會議執(zhí)行操作，控制與活動會后工作閉會，評估，反饋與記錄，獎勵目標(biāo)會議準(zhǔn)備流程圖

我們需要什么?起草計(jì)劃大綱環(huán)境研究信息收集系27會議類型一覽表

１．

為資訊分享

ａ．員工會議

ｂ．緊急會議

ｃ．常設(shè)委員會

ｄ．專題討論會

ｅ．教學(xué)式會議

2.

為達(dá)成決議與解決問題

ａ．集思廣益式會議

ｂ．單一問題討論會議

ｃ．電子郵件會議

ｄ．書寫議事會議

ｅ．最佳決議斟酌會議

3．

為激發(fā)創(chuàng)意

ａ．各抒己見會議

ｂ．旁觀者清會議

4．

為資訊分享

ａ．貼布告式會議

ｂ．排樹狀圖會議

ｃ．集思廣益狀況排除會議

5．

為混合不同議事法之好處

ａ．３Ｍ公司布告法

ｂ．集思廣益座談會

ｃ．“旁觀者清”兼與顧問討論會會議類型一覽表

１．為資訊分享

ａ．員28·

固定費(fèi)用項(xiàng)

場地設(shè)施費(fèi)·

講演者酬金，旅費(fèi)和餐費(fèi)·

市場開拓費(fèi)（宣傳手冊，郵寄廣告，新聞稿，廣告，記者招待會）·

辦公費(fèi)（電話，傳真等）·

視聽費(fèi)·

租用費(fèi)（如家具，設(shè)備與燈光）·

展覽費(fèi)·

人員勞務(wù)費(fèi)—全體服務(wù)人員·

路標(biāo)，鮮花和其他用來制造氣氛的項(xiàng)目·

運(yùn)輸費(fèi)·

保險費(fèi)·

審計(jì)費(fèi)·

非固定費(fèi)用項(xiàng)·

餐飲·

住宿·

娛樂·

會議裝備（如文件夾，徽章等）文件費(fèi)（如材料郵寄，注冊）

·

固定費(fèi)用項(xiàng)29三、會議組織與管理藝術(shù)三、會議組織與管理藝術(shù)30主持人主管人員與會者記錄人

主持人主管人員31主持人

角色定位：會議服務(wù)者任務(wù)：是引導(dǎo)與會者把注意力集中在主題上角色原則：靈活性、適應(yīng)與會者需要角色基本素質(zhì)：

個性經(jīng)驗(yàn)環(huán)境營造技巧把握與會者特點(diǎn)把控會議討論的能力協(xié)調(diào)性對議題較熟念負(fù)擔(dān)較多行政與社會責(zé)任社會地位較高具有領(lǐng)導(dǎo)力聲音洪亮

主持人32主持人應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么？三大本職工作如何讓與會者把注意力集中到同一個問題和過程上來如何保護(hù)與會者不受到攻擊并保證每個人都能夠參與如何保持中立和建立信任主持人應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么？33四個關(guān)鍵工作對開會方法和議程提出建議鼓勵與引導(dǎo)參與幫助與會者尋找雙贏方案協(xié)調(diào)會議前后的有關(guān)工作

四個關(guān)鍵工作349種技巧清楚闡述自己的角色會議開始前讓大家對討論的問題和程序取得一致不提出自己的意見，也不評論他人意見不回答有關(guān)會議內(nèi)容的問題態(tài)度積極――鼓勵大家暢所欲言不要講話太多始終不偏不移支持記錄人工作不怕出錯幫助教育大家9種技巧35

成功會議策劃15問

1.圍繞什么主題開會？2.會議規(guī)模多大？與會人員多少？讓誰參加？3.與會者由哪些部分構(gòu)成？4.開一個什么類型的會議？5.要讓與會者采取何種方式和程度介入？6.會議在哪兒開？7.會議室如何布置？8.每個人在會議中的任務(wù)和職責(zé)是什么？9.誰有權(quán)最后決策？10.會議上采用什么方法進(jìn)行討論和決策？11.會議開多長時間？12.是否列出議程表？13.有必要做會議陳述？14.以什么方式記錄？15.如何決定任務(wù)、期限和任務(wù)？

<成功會議組織錦囊1>成功會議策劃15問<成功會議組織錦囊1>36

常用發(fā)言時間的分配

＜成功會議組織錦囊2＞常用發(fā)言時間的分配＜成功會議組織錦囊237

良好的發(fā)言時間分配圖

＜成功會議組織錦囊3＞

良好的發(fā)言時間分配圖＜成功會議組織錦囊3＞38

“日式無異議決議通過法”

１

理清問題與議事目標(biāo)２．

咨詢所有關(guān)系人意見；篩選出較好的意見３．

比較所篩選出的意見＜成功會議組織錦囊4＞＜成功會議組織錦囊4＞39

能夠有效地達(dá)成決議

１．

用“足夠多“的時間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識２．

列舉或圖示個案并開始討論３．

客觀比較個提案優(yōu)劣，避免意氣之爭４．

估計(jì)個提案獲益率５．

評估有無采集更多參考資料的需要。如需要，議定搜尋方向６．

征求反對意見７．

以中立角度檢視正反意見８．

尋求與會者對個提案的認(rèn)同要點(diǎn)９．

對議案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)10確認(rèn)議事結(jié)果11組成或指定議案執(zhí)行的督導(dǎo)單位<成功會議主持錦囊5>

40

■

不壓制相左的意見■

消融自以為無懈可擊的錯誤觀念

■

能夠合理化地逃避問題

■

避免在負(fù)面刻板印象下做決定而導(dǎo)致的可能危機(jī)

集思廣益

<成功會議主持錦囊6><成功會議主持錦囊6>41

如何發(fā)揮影響力

發(fā)揮影響力的方法：以下三點(diǎn)有助于組織簡短的發(fā)言。讓與會者可以清楚地、有結(jié)構(gòu)地、符合邏輯地陳述其意見，并佐以證據(jù)，最后要求其他與會者回應(yīng)其發(fā)言。１．

針對重要問題分析或者提供解決之道（至少三點(diǎn)）２．

利用下表組織各項(xiàng)意見。每項(xiàng)意見的發(fā)言時間為３０－６０秒３．

會議開始前演練數(shù)遍（聲音要洪亮），思考有無需要改進(jìn)之處＜成功會議主持錦囊7＞

＜成功會議主持錦囊7＞42預(yù)祝培訓(xùn)圓滿成功預(yù)祝培訓(xùn)圓滿成功43聯(lián)系方式聯(lián)系方式44演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！45

會議管理藝術(shù)

寧波人事局

商務(wù)部研究院中國會展經(jīng)濟(jì)研究中心副主任中德合作重慶海鈉會展研所所長重慶工學(xué)院教授清華大學(xué)會展管理專業(yè)顧問應(yīng)麗君

2004-11-21商務(wù)部研究院中國會展經(jīng)濟(jì)研究中心副主任應(yīng)麗46

一、開會的重要性二、成功會議管理三、會議組織與管理藝術(shù)

會議管理藝術(shù)47

一、開會的重要性

1.會議業(yè)概述2.會議的涵義

一、開會的重要性48

會議業(yè)概述理論觀點(diǎn)之一：會議經(jīng)濟(jì)是市場經(jīng)濟(jì)的階段性產(chǎn)物

每年全世界舉辦的參加國超過4個、參會外賓人數(shù)超過50人的各種國際會議有40萬個以上，全世界國際會議的消費(fèi)總額達(dá)到７０多億美元。間接經(jīng)濟(jì)效益：1：9歐美會議市場份額從８０％下降到家６０％；亞洲市場正快速的發(fā)展趨勢：會期變短，平均4天，與會人數(shù)減少

中國十年內(nèi)將成為世界會議領(lǐng)頭羊1998年34位2004年18位

上海成為世界會議業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)

每兩天就有一個國際性會議召開，４０％的居民能用英語和老外交流，半數(shù)市民有機(jī)會接受大學(xué)教育，每天有１３萬旅客從天上“飛”來，每年入境游客要占本地人口數(shù)量的４０％，平均每位居民一天能賺上１２美元。－－－國際會議協(xié)會ICCA

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浙江東南部會議戰(zhàn)略子生態(tài)

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰(zhàn)略生態(tài)群

圖

資料來源CEI2003年3月

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰(zhàn)略生態(tài)群50

會議業(yè)

指為會議業(yè)直接提供物質(zhì)、文化、信息、人力、智力、管理等服務(wù)和支撐的部門和行業(yè)的總稱。會議業(yè)所包括的部門和行業(yè)涉及到第一產(chǎn)業(yè)、第二產(chǎn)業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)的眾多部門和行業(yè)。

51會議行業(yè)國家會議經(jīng)濟(jì)會議產(chǎn)業(yè)鏈

會議場館

與會者會議企業(yè)

三大效益會議服務(wù)

會議行業(yè)國家會議經(jīng)濟(jì)會議產(chǎn)業(yè)鏈會議場館與會者52

城市會議經(jīng)濟(jì)定位5要素

?城市經(jīng)濟(jì)?城市會議經(jīng)濟(jì)水平?場館?城市會議行業(yè)現(xiàn)狀?相關(guān)產(chǎn)業(yè)成熟度城市會議經(jīng)濟(jì)定位5要素53

城市會議業(yè)發(fā)展機(jī)制環(huán)境吸引力效益

組織基礎(chǔ)政策、經(jīng)濟(jì)、社會、基礎(chǔ)設(shè)施會議知名度、主題、與會者等經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、環(huán)境效益會議管理機(jī)構(gòu)會議行業(yè)協(xié)會場館、專業(yè)公司和人才、配套服務(wù)設(shè)施等政策、經(jīng)濟(jì)、社會、基礎(chǔ)設(shè)施會議知名度、主題、與會者等經(jīng)濟(jì)54

我國會議市場供需矛盾與新的市場發(fā)展趨勢

壟斷利潤走向平均利潤，市場秩序逐漸走向規(guī)范會議市場進(jìn)入由數(shù)量級增長向質(zhì)量型結(jié)構(gòu)性調(diào)整階段的前期提高會議服務(wù)能力成為會議企業(yè)市場競爭的法寶，優(yōu)質(zhì)服務(wù)是企業(yè)生存的根基

55什么是會議

漢字“會”：合、聚合、會合?！稌び碡暋罚骸皶谖荚G”。會見、會客。謝惠連《雪賦》：“怨年歲之易暮，傷后會之無因”時機(jī)、際會?！逗鬂h書·周章傳論》：“將從反常之事，必將非常之會”為一定目的而成立的團(tuán)體、組織集會。

現(xiàn)代會議的含義：

指圍繞一定主題、在一定時間和地點(diǎn)由特定的人群聚會而形成的各種類型會議，如國際會議、研討會、論壇、年會等。什么是會議56

會議的特點(diǎn)

群體活動規(guī)定地點(diǎn)

主題明確

時間限制

交流信息為目的會議的特點(diǎn)57

會議類型①

Convention:會議②

Congress：大型會議③

Conference：專業(yè)會議、學(xué)術(shù)會議④

Meeting：大會、集會、聚會、研討會⑤

Group:小組會議、培訓(xùn)班會議類型58大型會議（Congress）一．大型會議：①大會；專業(yè)人員代表大會②（美國等國）國會、議會；國會（或議會）會議（期）③聚會、會議

舉辦條件：1、

多數(shù)在不定的地點(diǎn)、在一定的時間內(nèi)舉辦的人數(shù)較多的聚會。2、

題目限定在一定的范疇之內(nèi)3、

每次舉辦的含有多種的交流方式。⑴導(dǎo)入式的講演⑵采取開放式的交流溝通形式4、

大型會議的規(guī)模大、組織復(fù)雜、籌備期長、組織工作的水平較高。5、

場館要求高6、

對技術(shù)和人員的服務(wù)要求極高7、

參與者為企業(yè)公差或個人自愿

大型會議（Congress）59國際會議：Internationalcongress1、定義：至少四個國家參加的大型的會議稱為國際會議。德國對“國際會議”按以下三個標(biāo)志來加以界定：在德國的國際組織的成員舉辦的國內(nèi)或國際組織共同舉辦的德國國內(nèi)與國際機(jī)構(gòu)共同在德國以外舉辦的2、國際會議的基本標(biāo)準(zhǔn)：參會者會期由不同的專業(yè)服務(wù)構(gòu)成籌備時間備注：綜合性的、較長的準(zhǔn)備期是對舉辦會議活動計(jì)劃的必須條件國際會議：Internationalcongress60中、小型會議

舉辦特點(diǎn)：

中、小的規(guī)模舉辦期較短題目選擇有限目標(biāo)的確定和題目的確定與大型會議大同小異通常只舉辦一次計(jì)劃和準(zhǔn)備時間要求不多

“中、小型會議”,以國內(nèi)與會者居多

組織工作和場館的要求不高

交流對話的方式簡單

中小型會議的基本標(biāo)準(zhǔn)：

參加者

會期

會議服務(wù)的內(nèi)容不復(fù)雜計(jì)劃周期

中、小型會議61

會議舉辦的基本條件

較好的基礎(chǔ)設(shè)施國際性的場館四通八達(dá)的公路網(wǎng)絡(luò)酒店等接待能力酒店綜合信息旅游資源豐富城市環(huán)境優(yōu)美第三產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)定票系統(tǒng)先進(jìn)會議舉辦的基本條件62

波紋效應(yīng)－開會的重要性

－－信息就是權(quán)利

精神領(lǐng)袖價值

理念價值.

體驗(yàn)價值

第三方認(rèn)證價值信息傳播價值

波紋效應(yīng)－開會的重要性－－信息就是權(quán)利精神領(lǐng)袖價值63

二、成功會議管理

－－需要有效的組織技巧

64

導(dǎo)致會議舉辦效果不佳的六大誤區(qū)主題不明或者多個主題過程控制松散缺乏權(quán)威主持人會議主導(dǎo)者誤導(dǎo)群體沖動決策與會者角色含糊

導(dǎo)致會議舉辦效果不佳的六大誤區(qū)65

會議產(chǎn)品

通過會議舉辦活動由會議組織機(jī)構(gòu)開發(fā)的一種產(chǎn)品，是由會議組織、與會者、會議場所、會議服務(wù)4個基本要素構(gòu)成的服務(wù)，具有主題性、無形性、生產(chǎn)與消費(fèi)同步性、易逝性和體驗(yàn)性等五大特點(diǎn)。

66

主題性

會議以主題為產(chǎn)品設(shè)計(jì)的前提。

無形性

區(qū)別于工業(yè)產(chǎn)品有形性特征，會議產(chǎn)品因一個主題概念而存在，因提供會議服務(wù)而產(chǎn)生效益，其服務(wù)主體是由人的行為構(gòu)成。

時間性

會展服務(wù)產(chǎn)品不可能用倉儲的杠杠來調(diào)節(jié)市場，服務(wù)產(chǎn)品一旦被出售或者消費(fèi)，其價值就永遠(yuǎn)消逝，因此具有很強(qiáng)的時間性。

主題性67

體驗(yàn)性

舉辦活動的服務(wù)于消費(fèi)同時進(jìn)行。服務(wù)質(zhì)量很大一部分取決于服務(wù)者和消費(fèi)者接觸的一剎那MomentofTruth(真像時刻)。波動性服務(wù)質(zhì)量因?yàn)榉?wù)提供者和消費(fèi)者雙方的個人因素發(fā)生變化波動。

68

會議服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)過程

——產(chǎn)品開發(fā)（價值設(shè)計(jì)）——產(chǎn)品生產(chǎn)（組織服務(wù)）——產(chǎn)品銷售（會議營銷服務(wù)）——現(xiàn)場服務(wù)（會議消費(fèi)服務(wù)）——績效評估（服務(wù)評估）

會議服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)過程69

會議成功的兩大定律會議產(chǎn)品設(shè)計(jì)定律

“六一律”――主題、類型、場所、時間、人物、價格

會議舉辦定律“三一律”――時間、地點(diǎn)、人物

會議成功的兩大定律會議產(chǎn)品設(shè)計(jì)定律會議舉辦70

判斷會議是否成功的2種方法會議組織效果：預(yù)期目的是否實(shí)現(xiàn)了比如：解決了什么問題？做出了什么決策？方案或者決策有無創(chuàng)新？會議過程控制效果：會議管理能力與水平的體現(xiàn)比如：問題是如何解決的？決策是如何做出的？人們對會議的感覺如何？大家是否機(jī)會均等地參與會議還是某個別人操縱會議？開會愉快嗎？與會者得到激勵了嗎？會議上是集思廣益還是一言堂？

判斷會議是否成功的2種方法71

我們需要什么?各類提議：篩選篩選標(biāo)準(zhǔn)會議詳細(xì)的目標(biāo)起草計(jì)劃大綱環(huán)境研究競爭問題先例或類似案例

信息收集日期費(fèi)用與稅收場地人員系統(tǒng)地詳盡計(jì)劃財(cái)政計(jì)劃預(yù)算收費(fèi)收入贊助者投資現(xiàn)金流轉(zhuǎn)操作性計(jì)劃操作來源團(tuán)隊(duì)，人員場地，場館物流設(shè)備進(jìn)度表衛(wèi)生防預(yù)，安全和保安市場計(jì)劃市場調(diào)研促銷與公關(guān)市場進(jìn)度表反饋：討論計(jì)劃組織與準(zhǔn)備會議發(fā)展準(zhǔn)備活動，確定時間下限會議執(zhí)行操作，控制與活動會后工作閉會，評估，反饋與記錄，獎勵目標(biāo)會議準(zhǔn)備流程圖

我們需要什么?起草計(jì)劃大綱環(huán)境研究信息收集系72會議類型一覽表

１．

為資訊分享

ａ．員工會議

ｂ．緊急會議

ｃ．常設(shè)委員會

ｄ．專題討論會

ｅ．教學(xué)式會議

2.

為達(dá)成決議與解決問題

ａ．集思廣益式會議

ｂ．單一問題討論會議

ｃ．電子郵件會議

ｄ．書寫議事會議

ｅ．最佳決議斟酌會議

3．

為激發(fā)創(chuàng)意

ａ．各抒己見會議

ｂ．旁觀者清會議

4．

為資訊分享

ａ．貼布告式會議

ｂ．排樹狀圖會議

ｃ．集思廣益狀況排除會議

5．

為混合不同議事法之好處

ａ．３Ｍ公司布告法

ｂ．集思廣益座談會

ｃ．“旁觀者清”兼與顧問討論會會議類型一覽表

１．為資訊分享

ａ．員73·

固定費(fèi)用項(xiàng)

場地設(shè)施費(fèi)·

講演者酬金，旅費(fèi)和餐費(fèi)·

市場開拓費(fèi)（宣傳手冊，郵寄廣告，新聞稿，廣告，記者招待會）·

辦公費(fèi)（電話，傳真等）·

視聽費(fèi)·

租用費(fèi)（如家具，設(shè)備與燈光）·

展覽費(fèi)·

人員勞務(wù)費(fèi)—全體服務(wù)人員·

路標(biāo)，鮮花和其他用來制造氣氛的項(xiàng)目·

運(yùn)輸費(fèi)·

保險費(fèi)·

審計(jì)費(fèi)·

非固定費(fèi)用項(xiàng)·

餐飲·

住宿·

娛樂·

會議裝備（如文件夾，徽章等）文件費(fèi)（如材料郵寄，注冊）

·

固定費(fèi)用項(xiàng)74三、會議組織與管理藝術(shù)三、會議組織與管理藝術(shù)75主持人主管人員與會者記錄人

主持人主管人員76主持人

角色定位：會議服務(wù)者任務(wù)：是引導(dǎo)與會者把注意力集中在主題上角色原則：靈活性、適應(yīng)與會者需要角色基本素質(zhì)：

個性經(jīng)驗(yàn)環(huán)境營造技巧把握與會者特點(diǎn)把控會議討論的能力協(xié)調(diào)性對議題較熟念負(fù)擔(dān)較多行政與社會責(zé)任社會地位較高具有領(lǐng)導(dǎo)力聲音洪亮

主持人77主持人應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么？三大本職工作如何讓與會者把注意力集中到同一個問題和過程上來如何保護(hù)與會者不受到攻擊并保證每個人都能夠參與如何保持中立和建立信任主持人應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么？78四個關(guān)鍵工作對開會方