律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度范文

第4頁共4頁律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度范文第一章總則第一條為規(guī)范本單位業(yè)務(wù)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，特制定本制度。第二條本制度適用于本單位辦理審計、驗(yàn)資、資產(chǎn)評估等業(yè)務(wù)所形成的業(yè)務(wù)檔案，公司辦理其他鑒證業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案?？蓞⒖急局贫取５谌龡l業(yè)務(wù)檔案是指注冊會計師和注冊評估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中，對制定的審計或評估計劃、實(shí)施的審計或評估程序所獲取的相關(guān)審計或評估證據(jù)以及得出的審計或評估結(jié)論作出的記錄。它是審計或評估證據(jù)的載體，是出具報告的主要依據(jù)。第二章____管理第四條本單位由行政總監(jiān)分管業(yè)務(wù)檔案管理工作，設(shè)一名檔案管理人員，全面負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀工作。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合專職檔案管理人員完成檔案的移交、歸檔工作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(或主審)對所承辦業(yè)務(wù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案歸檔過程和歸檔質(zhì)量全面負(fù)責(zé)。第五條檔案管理人員要嚴(yán)格遵守制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不得將檔案外傳，不得丟失，檔案管理人員工作變動時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交，有關(guān)人員簽字。第三章業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作第六條凡本單位在工作中出具的審計、評估等業(yè)務(wù)報告及其為報告所做的工作底稿和附件均作為業(yè)務(wù)檔案。歸檔工作由____個步驟組成：整理、登記、裝訂、裝盒及入庫碼放。第七條業(yè)務(wù)檔案整理應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：(一)業(yè)務(wù)部門整理(1)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在審計或評估報告日后____日內(nèi)將工作底稿、報告等相關(guān)資料整理歸檔。任何人不得拒絕或據(jù)為己有。(2)針對客戶的同一財務(wù)信息執(zhí)行不同的委托業(yè)務(wù)，出具兩個或多個不同的報告，應(yīng)將其視為不同的業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成相應(yīng)業(yè)務(wù)類型的檔案。(3)整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關(guān)系。(4)業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容要按照規(guī)定做到完整無缺。(5)整理好的底稿要經(jīng)過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交付給本單位檔案管理部門。(二)檔案專職管理人員整理。專職管理人員要嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和底稿中的目錄依序做進(jìn)一步整理。如發(fā)現(xiàn)底稿中有問題：如審計人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未簽字，主要?dú)w檔材料不全、頁碼混亂等，要及時將檔案退給相關(guān)人員，補(bǔ)齊后重做整理歸檔。專職管理人員在整理的同時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案登記表》，登記表上的主要信息應(yīng)與本單位的發(fā)文記錄保持一致。(三)業(yè)務(wù)檔案裝訂和護(hù)封(1)裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。(2)打頁碼(3)護(hù)封。業(yè)務(wù)檔案的封面應(yīng)有本單位全稱、業(yè)務(wù)單位全稱、報告文號、卷數(shù)、頁數(shù)、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。第四章業(yè)務(wù)檔案的管理第八條業(yè)務(wù)檔案的管理。業(yè)務(wù)檔案上柜存放的要妥善保管。為方便使用，不同種類的檔案應(yīng)相對集中存放，檔案柜上應(yīng)注明柜號、檔案種類、年號、檔號的卡片。第九條業(yè)務(wù)檔案的借閱與查閱(1)本單位業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意；非業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。借閱后應(yīng)及時歸還，最長不得超過一周。(2)借閱檔案時借閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)____，也不得外借他人。(3)借閱人應(yīng)保持案卷整潔，不得勾畫涂改、偽造、拆頁，不得擅自抄錄復(fù)制，確需抄錄復(fù)制的應(yīng)取得本單位負(fù)責(zé)人的同意。第十條業(yè)務(wù)檔案的歸還(1)歸還檔案時管理人員要檢查檔案的完整性，辦理退還手續(xù)，對于到期未還的檔案要及時追索，沒有追索到的，應(yīng)及時報告單位負(fù)責(zé)人處理。(2)歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，借閱人若將檔案丟失，應(yīng)說明原因，由負(fù)責(zé)人簽字，檔案管理人員和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后歸檔，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條離職人員檔案清理當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時，應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在欠交底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，管理人員應(yīng)催促及時上交，未辦理完，不得辦理離職手續(xù)。第十二條業(yè)務(wù)檔案的銷毀(1)自出具報告起，本單位對業(yè)務(wù)檔案底稿至少保存十年，不得在規(guī)定的保存期內(nèi)，對歸檔的檔案刪改或銷毀。(2)保存期滿后對確無保存價值的檔案，由檔案管理人員及分管領(lǐng)