工作分析：第四講 工作分析的流程

第四講、工作分析的流程學(xué)習(xí)目的理解工作分析的主要流程了解工作分析流程中出現(xiàn)的主要問題工作分析流程概述和人力資源的其他內(nèi)容相比，工作分析是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的、復(fù)雜性的、繁瑣性的、需要良好溝通和協(xié)作精神的工作。如果缺乏必備的專業(yè)技能和的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，可能導(dǎo)致分析工作的反復(fù)進(jìn)行。工作分析不是一項(xiàng)能夠立即產(chǎn)生效果的管理手段，但它是今后工作的基礎(chǔ)。工作分析不是人力資源部門單獨(dú)就可以完成的工作，工作分析需要各部門良好的配合與溝通。工作分析是一個(gè)連續(xù)的、動(dòng)態(tài)的工作，工作描述和任職資格要求都會(huì)隨著組織架構(gòu)和部門職能轉(zhuǎn)變發(fā)生變化。工作分析流程概述工作分析的復(fù)雜性不但決定了它在實(shí)施中需要有較高的專業(yè)素質(zhì)作為保證，而且必須要對(duì)工作分析的流程有清晰的認(rèn)識(shí)，要對(duì)整個(gè)工作分析工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和對(duì)工作分析過程進(jìn)行有效的控制。工作分析的結(jié)果的使用以及工作“再設(shè)計(jì)”需要使用部門的高度重視，否則，崗位說明書（工作說明書）只是一堆廢紙。第一節(jié)工作分析的流程一、確定工作分析目的1、工作分析目的對(duì)特定工作進(jìn)行如實(shí)的描述，正確認(rèn)識(shí)這些工作。對(duì)工作進(jìn)行設(shè)計(jì)再設(shè)計(jì)，編制或者修訂工作說明書。

明確對(duì)工作的崗位任職資格、素質(zhì)的要求，制訂招聘標(biāo)準(zhǔn)和招聘測(cè)試方案。制訂有關(guān)工作任職者的培訓(xùn)計(jì)劃，提高培訓(xùn)的針對(duì)性和培訓(xùn)的效果。明確工作任務(wù)、職責(zé)、權(quán)力以及其與相關(guān)工作的關(guān)系，協(xié)調(diào)合作。進(jìn)行工作比較，平衡薪酬差異，實(shí)行公平公正。工作績(jī)效評(píng)價(jià)，提高評(píng)價(jià)的客觀性、公正性。1、工作分析目的目的不同，所需要采集、處理的工作信息內(nèi)容和工作分析的工作量也就不同；工作分析人員的選擇不同，所需費(fèi)用也不相同。2、工作分析的前提條件公司總體上已經(jīng)開始進(jìn)入成熟發(fā)展期組織的工作流程相對(duì)清晰和穩(wěn)定組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對(duì)穩(wěn)定性各部門已有的工作職位相對(duì)明確組織近期內(nèi)不會(huì)進(jìn)行大的結(jié)構(gòu)調(diào)整分析人員在數(shù)量質(zhì)量上的保證工作分析的目的已經(jīng)明確二、確定工作分析系統(tǒng)工作分析的傳統(tǒng)方法基本方法：觀察法、訪談法、問卷調(diào)查法、工作日志法、典型事例法、工作實(shí)踐法等等。針對(duì)不同的崗位，綜合使用以上方法。工作分析系統(tǒng) 具有特定目的，圍繞工作、人和組織的相互關(guān)系，基于相關(guān)理論的工作分析工具，工作分析技術(shù)（方法）的應(yīng)用性組合。工作傾向性工作分析系統(tǒng)：側(cè)重分析提供產(chǎn)品和服務(wù)所需要的任務(wù)和行為。以工作本身作為工作分析的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。人員導(dǎo)向性的工作分析系統(tǒng)：強(qiáng)調(diào)成功完成工作任務(wù)和行為所需要的個(gè)體工作者的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能、能力、天賦和性格特征等等。以任職者為工作分析的出發(fā)點(diǎn)。工作分析系統(tǒng)的選擇方法工作結(jié)構(gòu)性：高結(jié)構(gòu)（工作導(dǎo)向型），低結(jié)構(gòu)（人員導(dǎo)向型）。產(chǎn)業(yè)類型：傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)（工作導(dǎo)向型），知識(shí)性產(chǎn)業(yè)（人員導(dǎo)向型）。工作的結(jié)果和過程特征：結(jié)果大量一致（工作導(dǎo)向型）；結(jié)果個(gè)性化（人員導(dǎo)向型）。企業(yè)價(jià)值觀中對(duì)人的假設(shè)：被動(dòng)接受（工作導(dǎo)向型），主動(dòng)爭(zhēng)?。ㄈ藛T導(dǎo)向型）。對(duì)某類特定人員分析的時(shí)候，采用人員導(dǎo)向型的分析方法。三、確定并培訓(xùn)工作分析小組工作分析團(tuán)隊(duì)的組成 工作分析是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不是人力資源部門單獨(dú)能夠解決的，工作分析必須獲得企業(yè)高層及各級(jí)管理人員的認(rèn)可和支持。企業(yè)高層擔(dān)任組長(zhǎng)，而部分核心部門的負(fù)責(zé)人也會(huì)參與進(jìn)來，以使工作分析在組織內(nèi)獲得最大程度的支持。工作分析人員的三種類型：外聘工作分析專家（咨詢顧問）、主管和任職者。三類人員具有各自的優(yōu)缺點(diǎn)。工作分析團(tuán)隊(duì)組成原則如果工作分析只是一時(shí)之需，那么聘用外部專家可能要比使用內(nèi)部資源開發(fā)工作分析能力更經(jīng)濟(jì)。企業(yè)往往會(huì)低估使用內(nèi)部資源進(jìn)行工作分析的成本。對(duì)于組織那些對(duì)工作分析方法不在行的工作人員而言，自己動(dòng)手做工作分析經(jīng)證明是一種有價(jià)值的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。內(nèi)部工作人員與外部咨詢專家相比較進(jìn)行的工作分析，信度相對(duì)較低。出于甄選標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)與確認(rèn)的目的，工作分析必須遵循合法性和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。工作分析團(tuán)隊(duì)組成原則工作分析小組中至少需要一名工作分析專家，他應(yīng)該有著良好的專業(yè)知識(shí)技能和相當(dāng)豐富的工作分析經(jīng)驗(yàn)，這是保證工作分析有效進(jìn)行的基本保證。內(nèi)外部人員相互結(jié)合的方式是一種比較好的選擇。工作分析前的人員培訓(xùn)及全員動(dòng)員。四、收集工作信息1、確定工作信息收集的范圍和內(nèi)容工作的范圍和主要內(nèi)容工作的具體職責(zé)勝任工作所需的相關(guān)知識(shí)勝任工作所需具備的技能工作要求的靈巧與正確程度工作要求具備的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)與工作設(shè)備相關(guān)的操作技能必要的年齡限制所需的教育程度技能的培養(yǎng)要求見習(xí)期的要求與組織內(nèi)其他工作之間的關(guān)系作業(yè)身體姿態(tài)作業(yè)對(duì)身體的影響勞動(dòng)強(qiáng)度特殊心理品質(zhì)要求五、分析工作信息1、工作信息的分析過程利用各種收集信息方法所收集到的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、研究和歸類的一個(gè)過程。目的是為了獲得各種規(guī)范化的信息，并最終形成格式統(tǒng)一的工作說明書。（1）尋找參照資料。（2）獲得的信息必須交領(lǐng)導(dǎo)人或委托人進(jìn)行審查確認(rèn)，確保沒有疑點(diǎn)。（3）對(duì)部門內(nèi)的全部工作信息進(jìn)行梳理，從而得到部門的《工作任務(wù)清單》，并建立部門《工作任務(wù)和權(quán)限分配表》。（3）按照某種固定的格式，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整理、歸納和標(biāo)準(zhǔn)化。（4）得到某工作（崗位）的任務(wù)清單，重點(diǎn)分析某崗位的重點(diǎn)工作項(xiàng)目（根據(jù)重要性程度及時(shí)間消耗兩個(gè)維度測(cè)量）（5）分析重點(diǎn)工作項(xiàng)目，獲得各項(xiàng)重點(diǎn)工作對(duì)學(xué)歷、特定知識(shí)、特定經(jīng)驗(yàn)以及特定能力的要求。（6）對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、能力等進(jìn)行系統(tǒng)分析，確認(rèn)從事某一工作必須具備的各項(xiàng)任職資格。六、制定工作說明書1、工作描述（基本內(nèi)容）工作標(biāo)志工作分析日期工作任務(wù)概述工作聯(lián)系工作的任務(wù)與責(zé)任工作權(quán)限工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)工作條件2、任職資格（基本內(nèi)容）教育程度或?qū)W歷必備的工作經(jīng)驗(yàn)必備的職業(yè)培訓(xùn)或者資格證書職業(yè)能力傾向必備的職業(yè)能力知識(shí)與技能要求個(gè)性特征3、工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)4、報(bào)酬因素5、工作族七、工作分析結(jié)果應(yīng)用職位分類工作評(píng)價(jià)工作設(shè)計(jì)與再設(shè)計(jì)績(jī)效評(píng)價(jià)員工培訓(xùn)員工調(diào)動(dòng)和安置招聘與錄用勞動(dòng)安全人力資源規(guī)劃第二節(jié)搜集工作信息的方法訪談法問卷法觀察法工作日志法一、訪談法1、訪談法概述又稱面談法，通過工作分析者與被訪人員就工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行面對(duì)面溝通來獲得工作信息的方法。比較適合腦力勞動(dòng)者?？梢詫?duì)工作態(tài)度、動(dòng)機(jī)等深層次內(nèi)容有詳細(xì)和比較深刻的了解。2、訪談之前的計(jì)劃工作（1）訪談之前，對(duì)手頭能找到的信息進(jìn)行了解，并確定以下問題：訪談的對(duì)象是什么，工作差異性程度訪談的目的是什么，要提取那些工作信息訪談的結(jié)構(gòu)化程度所需要的材料、工具有哪些？訪談的時(shí)間地點(diǎn)安排2、訪談之前的計(jì)劃工作（2）確定所使用的訪談方法個(gè)別員工訪談法群體員工訪談法主管人員訪談法（3）對(duì)訪談所需要的技巧進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)最好擬訂一份比較詳細(xì)的訪談問卷或者訪談提綱，以結(jié)構(gòu)化訪談或半結(jié)構(gòu)化訪談來獲取信息。3、訪談過程的注意事項(xiàng)（1）事先需征求被訪問者的直接上級(jí)同意，盡量獲取直接上級(jí)的支持。（2）在無人打擾的環(huán)境中進(jìn)行面談，即選擇合適的訪談環(huán)境。（3）向被訪問者介紹工作分析的意義，必須讓他們清楚面談的大體內(nèi)容。（4）營(yíng)造輕松的氣氛，使被訪談?wù)邥乘?，鼓?lì)被訪談?wù)哒鎸?shí)、客觀地回答問題，不必對(duì)面談的內(nèi)容產(chǎn)生顧慮。3、訪談過程的注意事項(xiàng)（5）工作分析人員應(yīng)按照訪談提綱的順序，由淺入深地進(jìn)行提問，注意把握訪談的內(nèi)容，所提問題要和工作分析的目的有關(guān)。（6）提問人員語言表達(dá)要清楚，含義好準(zhǔn)確，所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄。（7）所提問題和談話內(nèi)容不能超出被訪談人的知識(shí)和信息范圍。（8）所提問題和談話內(nèi)容不能引起被訪談人的不滿或者涉及被訪談人的個(gè)人隱私。3、訪談過程的注意事項(xiàng)（9）敏感問題需要經(jīng)過引導(dǎo)后再提問，重要的問題先問，并給被訪談人留出充分的時(shí)間進(jìn)行信息補(bǔ)充。（10）當(dāng)員工對(duì)工作內(nèi)容或管理者不滿時(shí)，向訪談?wù)咴V苦的時(shí)候，不要發(fā)表意見，但要認(rèn)真傾聽，及時(shí)將談話內(nèi)容引入正題。（11）在不影響被訪談?wù)叻砰_說真話的前提下，進(jìn)行訪談?dòng)涗?，并在訪談結(jié)束時(shí)，讓被訪問者查看和認(rèn)可記錄。4、訪談法的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：可搜集到較多的信息，對(duì)工作方面的信息可以了解得更為深入，尤其可以對(duì)工作者進(jìn)行心理特征分析?？梢院?jiǎn)單而迅速地搜集工作分析信息，應(yīng)用面廣。能夠及時(shí)進(jìn)行控制和引導(dǎo)。得到的信息具體準(zhǔn)確，直觀性強(qiáng)。能夠有機(jī)會(huì)使受訪者更了解工作分析的目的和必要性。4、訪談法的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)缺點(diǎn)：受訪者會(huì)將個(gè)人利益與訪談聯(lián)系起來，尤其是對(duì)任職者本人的訪談，他們往往容易夸大工作的難度和重要性。工作的時(shí)間成本較高。如果工作分析人員沒有專門的面談溝通技巧，就會(huì)導(dǎo)致工作信息的不完全甚至失真。二、問卷法1、問卷法概述使用預(yù)先設(shè)計(jì)好的調(diào)查問卷來獲取工作分析的相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)工作分析的目的。受到問卷本身設(shè)計(jì)的質(zhì)量、被調(diào)查者文化素質(zhì)的高低以及在填寫時(shí)的態(tài)度等因素的影響。2、幾種典型問卷（1）職務(wù)分析問卷（PAQ）（2）臨界特質(zhì)分析系統(tǒng)（TTAS）（3）管理人員職務(wù)描述問卷（MPDQ）3、問卷法需要注意的問題（1）事先需征求被訪問者的直接上級(jí)同意，盡量獲取直接上級(jí)的支持。（2）為答卷人提供安靜的場(chǎng)所和充裕的時(shí)間，需要注意盡量不要和答卷人正在進(jìn)行的工作產(chǎn)生沖突。（3）向答卷人簡(jiǎn)潔地介紹工作分析的意義，并說明填寫問卷的注意事項(xiàng)。（4）鼓勵(lì)答卷人真實(shí)客觀地填寫問卷調(diào)查表，不要對(duì)表中填寫的任何內(nèi)容產(chǎn)生顧慮。3、問卷法需要注意的問題（5）工作分析人員能夠隨時(shí)或者盡快地解答答卷人員填寫問卷時(shí)提出的問題。（6）答卷人填寫完問卷后，工作分析人員要認(rèn)真進(jìn)行檢查，查看是否有遺漏、誤填等現(xiàn)象，至少要在末尾處提醒。（7）如果對(duì)問卷填寫有疑問，工作分析人員應(yīng)該立即向答卷人澄清。（8）問卷填寫準(zhǔn)確無誤后，需向答卷人致謝。三、觀察法1、觀察法概述工作分析人員通過對(duì)員工的正常工作狀態(tài)進(jìn)行直接觀察而獲取其在某一時(shí)期內(nèi)工作的內(nèi)容、形式和方法，并在此基礎(chǔ)上通過分析、分析、匯總等方式來提取有效的工作信息適合相對(duì)簡(jiǎn)單、重復(fù)性高、容易觀察的工作2、觀察法的主要類型（1）直接觀察法：工作分析人員直接對(duì)員工工作的全過程進(jìn)行觀察，適用于工作周期很短的職務(wù)。（2）階段觀察法：有些員工的工作具有較長(zhǎng)的周期，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進(jìn)行觀察。（3）工作表演法：對(duì)于工作周期很長(zhǎng)和突發(fā)性事件較多的工作，適合工作表演法。3、觀察法實(shí)施的注意事項(xiàng)要選擇不同的工作者在不同的時(shí)間進(jìn)行觀察，面對(duì)同樣的任務(wù)，不同的工作者會(huì)表現(xiàn)出不同的行為方式，相互對(duì)比平衡后，有助于消除分析者對(duì)不同工作者行為方式上的偏見。觀察法操作方法簡(jiǎn)單，對(duì)觀察人員的培訓(xùn)要求也相對(duì)容易，對(duì)常規(guī)性的工作可以很快地以比較直觀的形式獲得主要的工作信息。被觀察者的反應(yīng)會(huì)影響觀察結(jié)果的有效性，使用的范圍也有一定的限制。四、工作日志法1、工作日志法概述現(xiàn)場(chǎng)工作日記法，由員工本人自行記錄的一種信息收集方法，由任職者將自己每天所從事的每一項(xiàng)活動(dòng)按時(shí)間順序以日志的的形式記錄下來，要記錄的信息一般包括所要進(jìn)行的工作任務(wù)，工作程序與工作方法、工作職責(zé)、工作權(quán)限以及各項(xiàng)工作所花費(fèi)的時(shí)間等，一