淺談我國行政辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)獲獎科研報告

淺談我國行政辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)獲獎科研報告摘

要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為了規(guī)范工作流程，提高辦公效率，加快信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)管理工作的信息化、科學(xué)化，全面提升管理水平，無論是政府還是企事業(yè)單位，都迫切需要建立一套辦公自動化系統(tǒng)（OA）。實施知識管理是企事業(yè)單位適應(yīng)社會發(fā)展的需要，也是信息化建設(shè)的目標(biāo)。將OA與知識管理結(jié)合起來，構(gòu)建以知識管理為核心的OA系統(tǒng)就成為新一代辦公自動化的發(fā)展趨勢，兩者的結(jié)合使知識管理找到了發(fā)揮其作用的載體，也使辦公自動化發(fā)生了質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：知識管理;辦公自動化系統(tǒng)

1引言

在信息化技術(shù)引入之前，國內(nèi)企事業(yè)單位在執(zhí)行其行政管理職能的時候，往往都是采用人與人進(jìn)行直接的交流，或者通過紙質(zhì)文件進(jìn)行相關(guān)任務(wù)的分配與管理，而這樣的管理方式，在一定程度上造成了很大的人力資源的浪費(fèi)，同時在很大程度上也造成了相關(guān)部門辦公效率十分低下。在另外一個方面，對于系統(tǒng)文件的管理方面，相對紙質(zhì)文件來說，采用電子文檔的格式則更加容易存儲，同時不會占用很大的空間就能夠把很大的文件進(jìn)行系統(tǒng)的保存起來，也不需要再擔(dān)心紙質(zhì)文件在保存過程中出現(xiàn)的破損或者受潮之類的問題。同時發(fā)展現(xiàn)代化的企業(yè)辦公管理模式。本文依托企業(yè)行政辦公管理的實際需求，針對管理流程中存在的問題，圍繞著信息集成共享、加強(qiáng)信息跟蹤、提高管理效率，企業(yè)行政辦公自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)個人辦公模塊、公文管理模塊、綜合行政管理模塊和系統(tǒng)管理模塊。通過應(yīng)用企業(yè)行政辦公自動化管理系統(tǒng)，搭建企業(yè)辦公信息化平臺，可以使管理流程更加透明，各類管理信息和文件快速在企業(yè)內(nèi)部中進(jìn)行共享，幫助企業(yè)管理人員進(jìn)行決策分析，為企業(yè)的信息化推廣提供了有利條件。

經(jīng)歷了兩代辦公自動化系統(tǒng)，現(xiàn)如今大部分企事業(yè)用的都是以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)，不再視辦公為簡單的文件處理和單一的行政事務(wù)，而是依托WEB2.0、RSS等新技術(shù)和管理理念，圍繞組織的最終目標(biāo)，以知識節(jié)點、關(guān)鍵字、TAG等元數(shù)據(jù)為抓手，借助短信貓等各種設(shè)備，將組織在發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種信息有機(jī)的整合起來，使系統(tǒng)內(nèi)的資源更合理更富有生機(jī)和活力，更易利用和更有價值。

第三代辦公自動化系統(tǒng)不僅注重模擬和實現(xiàn)工作流的自動化，而且注重模擬和實現(xiàn)工作流中每一個單元和每一個工作人員運(yùn)用知識的過程。因此，基于知識管理而設(shè)計出的行政辦公系統(tǒng)更能滿足學(xué)院對信息快速、準(zhǔn)確處理的要求。提高相關(guān)人員對信息數(shù)據(jù)的掌握程度和處理能力，提高對教育教學(xué)動態(tài)的敏感度和易感度。進(jìn)而不斷提高學(xué)院的管理和協(xié)作能力，以增強(qiáng)學(xué)院的競爭力。

2整體設(shè)計

本項目將采用計劃利用問卷調(diào)查和個別訪談的方式，了解大家對辦公系統(tǒng)的實際需求和優(yōu)化意見，計劃采用JSP+Struts+Hibernate+SQLServer2005+硬件設(shè)備（短信貓）實現(xiàn)基于知識管理的辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計，將依照功能模塊化、操作WEB化、管理分層化、內(nèi)容節(jié)點化、整體智能化的設(shè)計思路，采用面向?qū)ο蠛头謱娱_發(fā)的模式不斷推進(jìn)設(shè)計工作。

2.1設(shè)計分析

1、文檔保存和教職工自我提高的需要。一些可以開發(fā)利用的電子文檔散落在工作人員的電腦中，需要集中存放，便于統(tǒng)一全文檢索，以利于新員工或有需求的員工自我提高。例如授課計劃、教學(xué)大綱、部門工作計劃、部門總結(jié)、課研課題文檔、優(yōu)秀教學(xué)PPT等。

2、數(shù)據(jù)同步和統(tǒng)一的需要。一些數(shù)據(jù)因為各部門系統(tǒng)獨(dú)立工作，缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新不同步，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。例如人事變動情況集中掌握在人事處手中，而圖書館、工會很難及時掌握，不利于工作開展。

3、工作連貫開展的需要。由于各方面的原因，我院工作人員流動性比較大，很多工作因為人員的變動而延誤、耽誤，甚至荒廢，帶來許多不必要的損失和麻煩。主要是因為崗位的交接導(dǎo)致一些關(guān)鍵材料、資料、檔案的“遺失”。而大部分遺失的材料并非真正遺失，而是因為崗位接手人不熟悉前任的文檔管理方式，不能及時找到所需資料。

4、學(xué)院所有系統(tǒng)的集成。學(xué)院教職工要查工資，得進(jìn)財務(wù)系統(tǒng)，收郵件，得進(jìn)郵件系統(tǒng)……，集成至一個門戶中，只要用自己的用戶名和密碼登錄，即可查詢所有相關(guān)信息。例如：工資查詢、收郵件、教務(wù)系統(tǒng)、科研分查詢、校園黃頁、網(wǎng)絡(luò)報修等等。

5、簡化審批手續(xù)的需要。部門人擬稿，領(lǐng)導(dǎo)審核通過后轉(zhuǎn)發(fā)至下個領(lǐng)導(dǎo)處，下個領(lǐng)導(dǎo)簽完意見再轉(zhuǎn)發(fā)，直至轉(zhuǎn)發(fā)至檔案室最終歸檔。省去了挨個找領(lǐng)導(dǎo)簽字的麻煩。簡化了發(fā)文的手續(xù)。

2.2研究內(nèi)容

1、基于知識管理的行政辦公自動化管理系統(tǒng)的可行性研究;

2、基于知識管理的行政辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計模式和實現(xiàn)方式研究;

3、基于知識管理的行政辦公自動化管理系統(tǒng)的使用效果及優(yōu)化方案研究

2.3實現(xiàn)目標(biāo)

1、分析出我院行政辦公對自動化管理系統(tǒng)的實際需求;

2、設(shè)計出符合我院實際需求的基于知識管理的行政辦公自動化管理系統(tǒng);

3、積累相關(guān)的實驗數(shù)據(jù)，為系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級提供依據(jù);

4、為學(xué)院的行政辦公提供了一個更為方便的管理平臺，提高個人辦公的工作效率，進(jìn)而提高整個學(xué)院的辦公效率。

3設(shè)計原則

開放性原則：系統(tǒng)要為將來的擴(kuò)展留有余地，隨著用戶的需求增加，系統(tǒng)應(yīng)能不斷擴(kuò)大功能。因此，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)貫徹模塊化思想，底層模塊采用變量傳遞方法，提高程序靈活性、可讀性和編程效率，同時使用動態(tài)數(shù)據(jù)庫控制，使系統(tǒng)具有高度靈活性和可維護(hù)性。

實用性原則：系統(tǒng)設(shè)計要密切結(jié)合學(xué)院的管理需求，真正解決實際問題。要充分考慮各級管理者的需求，方便使用，建立友好的人機(jī)界面。

先進(jìn)性原則：系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)盡量采用當(dāng)今技術(shù)的發(fā)展的新思想、新方法和新工具。

可靠性原則：系統(tǒng)的每一步設(shè)計都要考慮可靠性措施。數(shù)據(jù)的采集、傳輸和存取要采取質(zhì)量把關(guān)，訪問要有保護(hù)措施，每個用戶都要有自己獨(dú)立的用戶名和口令。

4.總結(jié)與展望

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護(hù)更加方便。辦公自動化在我國的發(fā)展前景：

4.1標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計

可以讓用戶簡單的操作系統(tǒng)。

4.2提高網(wǎng)絡(luò)化程度

可以讓企業(yè)更好的發(fā)展，讓用戶可以實現(xiàn)無區(qū)域辦公。

4.3多功能協(xié)作

在為用戶提供方便的同時，還可以提高辦公效率。

5結(jié)束語

對于一個學(xué)院而言，它不僅包括教學(xué)，還包括行政方面具體的辦公過程，還包括財務(wù)、人力資源等專項管理，而且同時有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協(xié)同工作?；谥R管理的行政辦公自動化管理系統(tǒng)就是通過應(yīng)用軟件為事業(yè)單位或行政部門的日常辦公、協(xié)作提供支撐的平臺。是事業(yè)單位或行政部門應(yīng)用軟件體系的重要組成部分，它的建設(shè)具有針對性，達(dá)到文檔自動化管理、處理信息及時傳遞，學(xué)院內(nèi)部各個系統(tǒng)都統(tǒng)一集成至一個門戶入口，。辦公自動化可以給單位帶來一些直接或間接的經(jīng)濟(jì)效益。無紙化辦公降低了辦公成本。日常往來的函件、傳真等可以通過本系統(tǒng)發(fā)送，既提高了傳遞速度，又節(jié)省了復(fù)印紙張等開支。單位推出文印制度、公告制度等，一律都通過信息傳輸，不再進(jìn)行復(fù)印。例如：筆記本電腦申請購買，經(jīng)過辦公自動化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，由需求員工提出要購買的電腦品牌，規(guī)格型號等信息，經(jīng)過審核通過后，直接進(jìn)入采購流程，由此可以節(jié)省以往線下審批造成的費(fèi)用，而且提高了效率，更加方便了用戶。

辦公自動化系統(tǒng)促使組織機(jī)構(gòu)扁平化，降低管理成本，提高工作人員的能動性。隨著單位不斷向各領(lǐng)域延伸，公司內(nèi)的結(jié)構(gòu)和員工數(shù)量也會跟著增加。這就要求增加機(jī)構(gòu)、補(bǔ)給人才，從而