秘書工作 郵件收發(fā)工作

郵件處理郵件處理的涵義處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過程中所要進(jìn)行的一系列工作。郵件分為：通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹、明信片等；電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。

案例分析題：某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答案：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購(gòu)的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說明正確的做法。答：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開．以免混淆；(2)應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；(2分)(3)首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；(4)不能把回信地址剪掉；(5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯(cuò)誤的劃去；(6)拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉；(7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件；(8)打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。郵件處理簽收分類拆封登記分送閱辦郵件接收程序郵件處理1拆封保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。2登記

按收文登記簿中的內(nèi)容逐項(xiàng)登記。3分類將私人郵件與商業(yè)郵件分開將辦公室郵件與外部郵件分開把優(yōu)先考慮的材料放在一起

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呈送向領(lǐng)導(dǎo)呈交有閱辦要求的郵件；向其他人遞交郵件。

技能訓(xùn)練一、分析觀察

一天上班不久，郵遞員送來三個(gè)郵件：一個(gè)是發(fā)給萬總經(jīng)理的函件，封面上有“急件”字樣，另一個(gè)是給朱經(jīng)理的包裹，還有一個(gè)是稅務(wù)局寄來的函件。秘書小汪在投遞單上簽收后，將三個(gè)郵件放在一邊，開始忙昨天未結(jié)的工作，直到快中午的時(shí)候，才騰出時(shí)間處理這三個(gè)郵件。小汪打開稅務(wù)局的函件，是一份關(guān)于稅務(wù)新管理辦法的文件。小汪又打開急件，是一封客戶請(qǐng)求確認(rèn)并要立即給予回復(fù)的商函。小汪一看這兩個(gè)函件，不是重要就是緊急，不敢怠慢，急忙送交萬總經(jīng)理閱辦?；貋砗?，小汪還沒有坐穩(wěn)，辦公室錢主任走了進(jìn)來，叫小汪外出辦一件事情。小汪于是把包裹放在辦公桌上，給朱經(jīng)理打了個(gè)電話，讓他過來自行取走，然后放下電話出去了。

要求：

(1)示意三個(gè)郵件的處理過程，展示其中主要的環(huán)節(jié)；(2)分析小汪的處理有什么問題，并給出規(guī)范的操作方法。技能訓(xùn)練二、模擬訓(xùn)練在何經(jīng)理的辦公室里，何經(jīng)理向劉秘書口述了一封信的概要，要求劉秘書整理出來后，以最快速度發(fā)出，并保證對(duì)方也能夠在最快時(shí)間內(nèi)收到這封信。

要求：

(1)詳細(xì)描述劉秘書由整理信函到發(fā)出信函的全過程。(2)分組模擬：將學(xué)生每組2人，分成若干組，分別扮演何經(jīng)理和劉秘書，在一個(gè)模擬辦公室中演示口述、整理和發(fā)送信函的全過程。其他學(xué)生對(duì)演示的結(jié)果進(jìn)行評(píng)議。技能訓(xùn)練三、實(shí)踐訓(xùn)練

以下情況，應(yīng)該運(yùn)用哪些郵政業(yè)務(wù)：(1)經(jīng)理正在外地參加一個(gè)商品交易會(huì)，留守單位的小牛接到經(jīng)理打來的電話，要