常見公文格式錯(cuò)誤

公文格式規(guī)范及常見錯(cuò)誤剖析農(nóng)六師黨校李俊山

2000年8月24日國(guó)務(wù)院公布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)），這是行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行公文格式規(guī)范的重要依據(jù)。今天，我從機(jī)關(guān)公文格式、幾種常見的機(jī)關(guān)公文格式特點(diǎn)及常見錯(cuò)誤三個(gè)方面進(jìn)行剖析：2一、機(jī)關(guān)的公文格式

二、幾種常用公文格式特點(diǎn)

三、常見錯(cuò)誤剖析（重點(diǎn)介紹）公文格式規(guī)范及常見錯(cuò)誤剖析3一、機(jī)關(guān)的公文格式

公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。組成公文的要素分為:

(一)眉首

置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;

(二)主體

置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;(三)版記

置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

具體如下：4（一）眉首1.公文份數(shù)序號(hào)。2.秘密等級(jí)和保密期限。3.緊急程度。4.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。5.發(fā)文字號(hào)。6.簽發(fā)人。51.公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。除電報(bào)之外，凡是機(jī)密等級(jí)以上的公文都要求編上公文份數(shù)序號(hào)。

62.秘密等級(jí)和保密期限公文如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。73.緊急程度

公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)、保密期限與緊急程度時(shí)，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

以上所介紹的公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度的標(biāo)識(shí)方法不適用信函式的公文。

84.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

公文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)就是人們通常所說(shuō)的“紅頭”。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加上“文件”，如“惠州市發(fā)展和改革局文件”。對(duì)于“文件”形式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，有三種情況要注意：第一，上行文與下行文、平行文的標(biāo)識(shí)位置不同。凡是上報(bào)的公文，為了方便上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊距離為117mm;而用于平行文或下行文的公文，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊距離為62mm。如右圖:117cm

94.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

第二，聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前，“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中。第三，不管聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)多少，第一頁(yè)必須留出發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及最少一行正文的位置。

105.發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成：第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字;第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字，如“市府辦”是由“市政府”和“辦公室”兩部分的代字聯(lián)合組成。發(fā)文字號(hào)盡量以簡(jiǎn)化為好。年份要用全稱，不能簡(jiǎn)化，如“〔2010〕”不能寫成“〔10〕”。年份應(yīng)用六角符號(hào)“〔〕”，不能用中括號(hào)“［］”、小括號(hào)“（）”等。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編號(hào)。如果是聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的位置一般置于發(fā)文標(biāo)識(shí)下空兩行的地方，根據(jù)不同公文的特點(diǎn)，有居左“請(qǐng)示”、居中“通知”、居右“函”、“批復(fù)”、“報(bào)告”、“議案”、“復(fù)函”三種特點(diǎn)。116.簽發(fā)人

上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行上。

12

（二）主體1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說(shuō)明5.成文日期6.印章7.附注圖示如下:131.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說(shuō)明5.成文日期6.印章7.附注14

1.標(biāo)題公文的標(biāo)題應(yīng)概括地說(shuō)明公文的內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);公文標(biāo)題要做到排列對(duì)稱美觀，并且在回行時(shí)不能把完整的詞拆開等。

15

2.主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。如“廣東省發(fā)展和改革委員會(huì)”簡(jiǎn)稱為“省發(fā)展改革委”，不能簡(jiǎn)稱為“省發(fā)改委”;“惠州市發(fā)展和改革局”簡(jiǎn)稱為“市發(fā)展改革局”，不能簡(jiǎn)稱為“市發(fā)改局”;“惠州市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“市安全監(jiān)管局”，不能簡(jiǎn)稱為“市安監(jiān)局”等。16

主送機(jī)關(guān)一般標(biāo)在標(biāo)題下空1行的左側(cè)頂格處，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。這種情況我們很少遇到，但也應(yīng)該掌握，預(yù)防萬(wàn)一。

17

3.正文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。正文提出要符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;文字表述準(zhǔn)確;人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范;使用法定計(jì)量單位;簡(jiǎn)稱規(guī)范;正確使用阿拉伯?dāng)?shù)字等。

18

4.附件說(shuō)明

公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文下方一樣具有同等效力。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序（阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱。具體方法是在正文下空1行左空2字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”字樣，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，如“附件1”、“附件2”、“附件3”等，附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

19

5.成文日期成文日期是公文生效的時(shí)間，要用漢字書寫，即俗稱為“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年、月、日要齊全。公文成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

20

6.印章公文除《會(huì)議紀(jì)要》和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章;聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一發(fā)文時(shí)，只需要在標(biāo)識(shí)成文日期（右空4字）上加蓋印章，不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱;聯(lián)合下行文、平行文時(shí)，若需加蓋兩個(gè)機(jī)關(guān)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距21不超過(guò)3mm;若需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，要將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。22

7.附注公文如有附注，在成文日期下居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。附注一般是對(duì)公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級(jí)”、“此件可上報(bào)”等等。附注不是對(duì)公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項(xiàng)用附注來(lái)表示。

23（三）版記1.主題詞2.抄送機(jī)關(guān)3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期241.主題詞主題詞是用于提示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞，公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人制定和發(fā)布。主題詞分為主表和附表兩大部分，主表按公文的性質(zhì)、職能分為13類，附表按行政區(qū)域分為兩類。詞表分為三個(gè)層次：第一層25是對(duì)主題區(qū)域的分類，第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類;第三層是類屬詞。第一層和第二層統(tǒng)稱為主題詞。詞表中主題詞共有1049個(gè)。標(biāo)注主題詞要注意如下幾個(gè)問題：一是一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過(guò)5個(gè)主題詞，但不得少于兩個(gè);二是標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞（即文種）;26三是如一份文件有兩個(gè)以上的主要內(nèi)容，就先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引;四是根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引;五是當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引，同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別。

272.抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)和主送機(jī)關(guān)一樣，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。同一性質(zhì)、層級(jí)的抄送機(jī)關(guān)用頓號(hào)隔開;不同性質(zhì)、層次的抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。

除非有特殊要求，抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行排序：同屬市機(jī)構(gòu)的要按市政府機(jī)構(gòu)的順序排列;同屬各縣（區(qū)）的，按規(guī)定的排列順序進(jìn)行排序;市政府機(jī)構(gòu)與縣（區(qū)）級(jí)同時(shí)存在的，要先各縣（區(qū)）后市政府機(jī)構(gòu)的排列順序排列;各種性質(zhì)的機(jī)構(gòu)同時(shí)存在的，要按黨、政、軍、群的順序排列。

283.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空l(shuí)字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

29

主要介紹如下五種：（一）請(qǐng)示。（二）通知。（三）函。（四）批復(fù)。（五）會(huì)議紀(jì)要。二、幾種常用公文格式特點(diǎn)30（一）請(qǐng)示請(qǐng)示文種向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、屬于上行文的一種。請(qǐng)示件的格式具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下移。2.簽發(fā)人不可少。3.主送機(jī)關(guān)唯一性。4.印章單一性。5.聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。311、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下移。前面已談到，上報(bào)件的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊距離為117mm，比平行文的要多出55mm的空白頭，這就是請(qǐng)示件的一個(gè)特點(diǎn)。

如右圖:323.主送機(jī)關(guān)唯一性。請(qǐng)示件一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)抄送形式，抄送單位不得有下級(jí)機(jī)關(guān)。另外，除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得主送上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。

2.簽發(fā)人不可少。請(qǐng)示件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，要標(biāo)注所有會(huì)簽人姓名。

334.印章單一性。為簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，凡是請(qǐng)示性的公文，不管是單獨(dú)行文還是聯(lián)合行文，都只需加蓋主辦機(jī)關(guān)的一個(gè)印章。5.聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。請(qǐng)示件報(bào)到上級(jí)機(jī)關(guān)之后，上級(jí)機(jī)關(guān)往往需要和來(lái)文單位電話聯(lián)系，了解更具體情況后，如果沒有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，會(huì)給公文的辦理帶來(lái)很大的不便。

34（二）通知通知可以用三種不同的形式行文，各種形式的格式各不相同。三種形式分別是“紅頭文件式”、“信函式”、“電報(bào)”。這三種形式的公文都有有其相應(yīng)的格式。在實(shí)際應(yīng)用中，選用哪一種形式發(fā)文主要由公文的內(nèi)容和緊急情況決定。如果公文的內(nèi)容比較重要，比如公布某些重大政策、法規(guī)性文件或者是政府對(duì)某重要工作的部置等，其影響的范圍較廣、時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)用“紅頭文件”形式;用“函件”形式發(fā)通知，通常是通知的內(nèi)容35一般告知性的事項(xiàng)或者是小范圍內(nèi)的發(fā)文，并且緊急程度不高。對(duì)“函”的格，下面再作介紹?！半妶?bào)”不屬于文種，只是一種發(fā)文載體，它適用于任何文種，利用電報(bào)發(fā)文，方便、快捷，但由于其缺少發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，一般只適用國(guó)家機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，不適用于向社會(huì)公開發(fā)文。36（三）函函或復(fù)函都應(yīng)該使用“信函式”格式，函是主動(dòng)行文，復(fù)函是針對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文的答復(fù)性行文或者是以辦公室（廳）名義代替上級(jí)機(jī)關(guān)“批復(fù)”下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”。通常用“復(fù)函”形式。其格式具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用全稱。

信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)必須用全稱，后面也不加“文件”二字。37

2.首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。

由于信函式公文的各頁(yè)距下頁(yè)邊20mm處有一條紅色文武線，位置剛好在頁(yè)碼上，為了避免文武線與頁(yè)碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。如右圖:38

（四）批復(fù)

批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)，是一種下行文。其格式具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：1.使用“信函式”的公文格式。因?yàn)榕鷱?fù)的主送機(jī)關(guān)范圍較窄，主要是答復(fù)幾個(gè)機(jī)關(guān)或者是某一機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，所以一般不使用“紅頭文件”。

2.只有具有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行文才可以使用“批復(fù)”文種。如果批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”，由本級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）代行文，由于屬平級(jí)關(guān)系，應(yīng)用“函”代“批復(fù)”。39

（五）會(huì)議紀(jì)要市政府辦公室辦理的會(huì)議紀(jì)要，有“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”、“市長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要”、“市政府工作會(huì)議紀(jì)要”三種。三種格式的區(qū)別：一是發(fā)文字號(hào)的表示方式不同。“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”的發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字外加小括號(hào)表示，“市政府工作會(huì)議紀(jì)要”的發(fā)文字號(hào)由序號(hào)加上年份表示，與文件的比較相似，只有少了機(jī)關(guān)的代字?！笆虚L(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要”的發(fā)文字號(hào)用第xx期來(lái)表示;40

二是“市政府工作會(huì)議紀(jì)要”必須有標(biāo)題，“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”(如圖)沒有標(biāo)題;三是參會(huì)人員名單表述及格式不同，“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”、“市長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要”的參會(huì)人員名單在正文之后空1行，空兩格標(biāo)注“參加會(huì)議人員：”，后面接著是各參會(huì)人員名單。41三、常見錯(cuò)誤剖析（重點(diǎn)介紹）(一)眉首常見錯(cuò)誤。(二)標(biāo)題常見錯(cuò)誤。(三)行文錯(cuò)誤。(四)附件錯(cuò)誤。(五)主題詞錯(cuò)誤。42

（一）眉首常見錯(cuò)誤。

1.缺漏秘密等級(jí)。

2.緊急程度標(biāo)識(shí)不規(guī)范。按照規(guī)定，公文的緊急程度，除了函件標(biāo)識(shí)在平行發(fā)文字號(hào)的左側(cè)外，其余文件都是標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。如市政府工作會(huì)議紀(jì)要〔2009〕號(hào)文，“急件”兩字標(biāo)識(shí)在公文頂格的左上角，此標(biāo)識(shí)方法不規(guī)范，正確的標(biāo)識(shí)應(yīng)在右上角。43（二）標(biāo)題常見錯(cuò)誤。主要有：文種重復(fù)、缺少文種、錯(cuò)用文種、介詞連用、錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、用詞不當(dāng)、回行不當(dāng)?shù)?種常見的錯(cuò)誤。

441.文種重復(fù)。行政機(jī)關(guān)公文種類主要有13種：命令或令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。在文種使用中，除轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)某機(jī)關(guān)的公文必須使用“通知”作載體外，如果公文標(biāo)題中同時(shí)使用兩個(gè)文種則屬于文種重復(fù)。重復(fù)使用文種的情況多的是把“意見”和“函”同時(shí)使用或把“意見”和“函”同時(shí)使用。

45例一：《印發(fā)廣東省xxxxxx工作實(shí)施意見的通知》（粵府辦〔2005〕xx號(hào)）中，用“通知”來(lái)印發(fā)“意見”，造成文種重復(fù)。標(biāo)題正確寫法應(yīng)該是《關(guān)于廣東省xxxxxx工作實(shí)施意見》，同時(shí)文中的按語(yǔ)部分也要?jiǎng)h除。例二：《關(guān)于對(duì)xxxxxx的決定（代擬稿）修改意見的函》（惠府函〔2005〕186號(hào)）中，“意見”與“函”同時(shí)使用，也屬于文種重復(fù)的情況，正確的寫法應(yīng)該是《關(guān)于xxxxxx的決定（代擬稿）的修改意見》。

462.缺少文種。如《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于同意廣東惠州港口岸擴(kuò)大開放有關(guān)問題的批復(fù)》（粵府函[2004]330號(hào)），標(biāo)題中的“批復(fù)”是國(guó)務(wù)院批復(fù)件的文種，省政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院的批復(fù)應(yīng)當(dāng)用“通知”，正確的寫法應(yīng)該是《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于同意廣東惠州港口岸擴(kuò)大開放有關(guān)問題批復(fù)的通知》。

473.錯(cuò)用文種。如《關(guān)于廉江市營(yíng)仔港雷州市流沙港裝卸點(diǎn)恢復(fù)口岸運(yùn)作復(fù)函》（粵府函[2004]23號(hào)），這是以省政府名義答復(fù)湛江市政府和省口岸辦的請(qǐng)示事項(xiàng)，只能用“批復(fù)”，不能用“復(fù)函”。如《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于同意調(diào)整在佛山市的海關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置的復(fù)函》（粵府函[2004]108號(hào)），轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或其它機(jī)關(guān)的公文，文種應(yīng)用通知，原文用了復(fù)函，不正確；批復(fù)是被轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種，也不是該文的文種，正確的寫法應(yīng)是《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于同意調(diào)整在佛山的海關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置批復(fù)的通知》。

484.介詞連用。在公文標(biāo)題中最突出、最常見的介詞連用是“關(guān)于”和“對(duì)”。如《關(guān)于對(duì)部分港商投資電廠要求提高上網(wǎng)電價(jià)問題的復(fù)函（粵府函[2005]175號(hào)），“關(guān)于”和“對(duì)”這兩個(gè)介詞中應(yīng)刪掉一個(gè)。在這里順便介紹標(biāo)題中“關(guān)于”一詞的使用方法?！瓣P(guān)于”是一個(gè)介詞，表示涉及的范圍，它由組成的介詞結(jié)構(gòu)可以作狀語(yǔ)或定語(yǔ)，將涉及范圍介紹給動(dòng)詞或名詞，在公文標(biāo)題中使用比較廣泛，但并不是公文標(biāo)題的固定用詞。。

495.錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如：《關(guān)于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校進(jìn)一步推進(jìn)實(shí)施“雙證書”問題協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要》（省政府工作會(huì)議紀(jì)要〔2005〕57號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)〈廣東省加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目開工管理的若干規(guī)定〉的通知》（粵府辦[2006]6號(hào)）、《關(guān)于進(jìn)一步辦好我省內(nèi)地西藏、新疆班的意見》（粵府辦[2005]74號(hào)），以上標(biāo)題中的雙引號(hào)、書名號(hào)、頓號(hào)全部都應(yīng)該刪除。

506.用詞不當(dāng)。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)政府辦公室（廳）以及本級(jí)政府有關(guān)部門文件的，標(biāo)題應(yīng)寫為“轉(zhuǎn)發(fā)xxxxxx的通知”；根據(jù)本級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)批示用辦公室名義下發(fā)文件的，標(biāo)題應(yīng)寫為“印發(fā)xxxxxx的通知”。

517.回行不當(dāng)。

公文標(biāo)題需回行時(shí)，要做好詞意完整，不能把完整的詞拆開。例如：關(guān)于惠州市2009年國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況與2010年計(jì)劃草案編制情況的匯報(bào)

標(biāo)題中的專業(yè)述語(yǔ)“國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展”是一個(gè)完整的詞，卻被分成兩行排列，這不符合公文標(biāo)題的回行要求，為了避免把它完整的詞拆開，又使標(biāo)題排列更加對(duì)稱美觀，應(yīng)當(dāng)把“發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況”8個(gè)字移至上一行。正確寫法如下：關(guān)于惠州市2009年國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況與2010年計(jì)劃草案編制情況的匯報(bào)52（三）主抄送機(jī)關(guān)常見錯(cuò)誤主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)是行政機(jī)關(guān)公文的兩個(gè)構(gòu)件，有時(shí)抄送機(jī)關(guān)可以沒有，但主送機(jī)關(guān)一般情況下必須具備。1．主抄送機(jī)關(guān)重復(fù)。如惠市發(fā)改[2009]192號(hào)文，主送機(jī)關(guān)是“惠東縣人民政府”，在抄送機(jī)關(guān)中又出現(xiàn)“惠東縣人民政府”該機(jī)關(guān)的名稱。2．使用機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范。將“市發(fā)展改革局”寫成“市發(fā)改局”，“市安全監(jiān)管局”寫成“市安監(jiān)局”，“市民族宗教局”寫成“市民宗局”，“市食品藥品監(jiān)管局”寫成“市藥監(jiān)局”等等。

53（四）正文常見錯(cuò)誤。1.行文規(guī)則錯(cuò)誤。2.錯(cuò)別字。3.錯(cuò)詞。4.語(yǔ)法、文字表述錯(cuò)誤。541、行文規(guī)則錯(cuò)誤。（1）國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文不應(yīng)向地方黨委作指示、交任務(wù)。如“市級(jí)人民政府對(duì)信用社管理的主要職責(zé)：一是督促信用社貫徹執(zhí)行國(guó)家金融方針政策，加強(qiáng)對(duì)信用社黨的領(lǐng)導(dǎo)和思想政治工作，引導(dǎo)信用社堅(jiān)持為｀三農(nóng)'服務(wù)的經(jīng)營(yíng)宗旨……?！币蚋骷?jí)政府都不領(lǐng)導(dǎo)黨的任何組織，應(yīng)把“加強(qiáng)對(duì)信用社黨的領(lǐng)導(dǎo)”刪去。55（2）不符合受權(quán)行文的有關(guān)規(guī)定。任務(wù)機(jī)關(guān)就職權(quán)范圍以外的事項(xiàng)發(fā)文要體現(xiàn)受權(quán)。凡是根據(jù)政府領(lǐng)導(dǎo)批示由政府辦公室下發(fā)的文件，一般要加上“經(jīng)惠州市人民政府同意”或“根據(jù)xx政府領(lǐng)導(dǎo)意見”，如惠府辦〔2003〕58號(hào)中“現(xiàn)將市發(fā)展改革局《關(guān)于xxxxx實(shí)施辦法》”轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！保`背了體現(xiàn)受權(quán)行文的原則，正確的寫法應(yīng)該是“惠州市發(fā)展和改革局《關(guān)于xxxxx實(shí)施辦法》業(yè)經(jīng)市政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?/p>

562.錯(cuò)別字。錯(cuò)別字多為疏忽大意造成，如不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，往往導(dǎo)致印發(fā)的文件重印。錯(cuò)別字主要有以下幾方面情況：

（1）字形相同或相近的錯(cuò)別字。如“借鑒”寫為“借簽”;“紀(jì)委”寫為“經(jīng)委”;“魚、蝦”寫為“漁、蝦”等。

（2）音相同或相近的錯(cuò)別字。如“偏僻”寫為“偏辟”;“簽訂”寫為“簽定”;“舉一反三”寫為“舉一返三”;“通信”寫為“通訊”;“報(bào)道”寫為“報(bào)導(dǎo)”等。

（3）音同形近而義不同的錯(cuò)別字。如“錄像帶”寫為“錄象帶”;“部委辦”寫為“部位辦”;“鑒定”寫為“監(jiān)定”等。573.錯(cuò)詞。容易用錯(cuò)的詞主要有：（1）截止—截至“截止”和“截至”均為動(dòng)詞，二者在用法上有區(qū)別。“截止”是不及物動(dòng)詞，后面不能帶賓語(yǔ)。如果“截止”出現(xiàn)在時(shí)間之前，需加一個(gè)介詞作補(bǔ)語(yǔ)或名詞性詞語(yǔ)用冒號(hào)，如“截止到7月10日上午，已有80人報(bào)到”、“截止到7月9日，報(bào)名參加大會(huì)采訪報(bào)道的媒體共90家”;“截至”用于時(shí)間之前，不能用于時(shí)間之后，如“截至7月9日，已有7個(gè)省區(qū)報(bào)到”。58

（2）制定—制訂“制定”與“制訂”的主要區(qū)別在于：“制定”強(qiáng)調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強(qiáng)調(diào)動(dòng)作已完成;“制訂”強(qiáng)調(diào)方案、計(jì)劃等形成過(guò)程。“制定”的對(duì)象多是路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度等;“制訂”的對(duì)象多是方案、計(jì)劃、規(guī)劃?！爸贫ā蓖怀龇伞⒁?guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多。如“研究制定現(xiàn)代糧食流通業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。這里“制定”的對(duì)象是“規(guī)劃”，不符合“制定”的用法，正確的寫法應(yīng)該是“制訂現(xiàn)代糧食流通業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。59

（3）其它—其他根據(jù)國(guó)家語(yǔ)委有關(guān)規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。（4）公布—發(fā)布根據(jù)立法等有關(guān)規(guī)定，法律、行政法規(guī)用“公布”，決定、命令用“發(fā)布”，均不使用“頒布”一詞。

例：省政府令第101號(hào)文《廣東省人民政府關(guān)于若干臨時(shí)行政許可事項(xiàng)的決定》“……自公布之日起施行?！?，把“公布”改為“發(fā)布”。60

（5）按照—遵照“按照”和“遵照”主要區(qū)別：一是在感情色彩和使用范圍上不一樣?！鞍凑铡笔侵行栽~，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照”有遵奉依照之意，帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級(jí)、長(zhǎng)輩的指示、教導(dǎo)等。二是詞性不同。“按照”是介詞，“遵照”是動(dòng)詞。如“按照xx同志的指示精神……”，“按照”應(yīng)改為“遵照”。61

（6）報(bào)道—報(bào)導(dǎo)公文中統(tǒng)一用“報(bào)道”，不能用“報(bào)導(dǎo)”。如“宣傳部門要加強(qiáng)對(duì)疫情的新聞報(bào)導(dǎo)管理，……”，“報(bào)導(dǎo)”應(yīng)改為“報(bào)道”。624.語(yǔ)法、文字表述錯(cuò)誤。

（1）句子成分殘缺。

“加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作。”“加大”是謂語(yǔ)，后面都是定語(yǔ)，整個(gè)句子少賓語(yǔ)，所以應(yīng)在“工作之后加上”“力度”兩字作賓語(yǔ)，應(yīng)改為“加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作力度?！?/p>

63

（2）語(yǔ)意不清。如：“2009年1至8月，惠州吸收香港服務(wù)項(xiàng)目25個(gè)，占港商投資項(xiàng)目28.5%;實(shí)際利用港資2.5億美元，占23.9%……”，第二分句中的“占23.9%”是指占港商在我市利用外資的23.9%呢？經(jīng)核實(shí)，正確的寫法應(yīng)該是“實(shí)際利用港資2.5億美元，占我市實(shí)際吸收港資的23.9%?！?/p>

64

5.數(shù)值范圍表示錯(cuò)。如：“惠州征集的男兵為2009年年滿18至20歲……”，“18至20歲”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該是“18歲至20歲”。如“惠州市發(fā)展和改革局經(jīng)費(fèi)預(yù)算，按……2—2.3%核定”;……”，“2—2.3%”表示錯(cuò)誤，正確寫法應(yīng)該是“2%—2.3%”。656.數(shù)字表示錯(cuò)誤。

（1）沒有按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。如“（肝吸蟲病）流行區(qū)人群平均感染率達(dá)16.42%，其中約三分之二的感染者出現(xiàn)不同程度的肝膽系統(tǒng)、……癥狀，……”，“三分之二”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該主“2/3”。

66（2）小數(shù)點(diǎn)之間的數(shù)字位置拉開。

由于用電電腦錄入漢字時(shí)是在全角狀態(tài)下進(jìn)行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認(rèn)為標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，后面自動(dòng)空了一格，使一個(gè)數(shù)字變成兩個(gè)數(shù)字，這種情況在文稿中經(jīng)常出現(xiàn)。如：“2009年財(cái)政核撥市發(fā)展和改革局專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)150萬(wàn)元，其中專家評(píng)審和論證費(fèi)35.8萬(wàn)元……”，“35.8萬(wàn)元”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該是“35.8萬(wàn)元”。

67（3）數(shù)字回行。

根據(jù)公文中的特點(diǎn)，公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。如:把“1111.99億元”寫成“1，

111，99億元”，數(shù)字回行是錯(cuò)誤的。

68

7.年代表述錯(cuò)誤。

（1）凡涉及“建國(guó)以來(lái)”或“建國(guó)多少年”等字樣的，為避免產(chǎn)生異義，應(yīng)規(guī)范表述為“中華人民共和國(guó)建國(guó)以來(lái)”或“新中國(guó)成立以來(lái)”。

（2）非本世紀(jì)的年代，應(yīng)將所屬世紀(jì)寫出。如“上世紀(jì)八十年代以來(lái)，我市……”，“上世紀(jì)八十年代”表示錯(cuò)誤，正確寫法應(yīng)該是“20世紀(jì)80年代”。698.引文錯(cuò)誤。

引文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，再次出現(xiàn)時(shí)可直接引用發(fā)文字號(hào)。如“為認(rèn)真貫徹落實(shí)《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要》，開展統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展綜合改革試點(diǎn)，建設(shè)……基地”，這是引用國(guó)務(wù)院文件存在兩個(gè)問題：一是引用標(biāo)題不全，二是沒有引發(fā)文字號(hào)。正確的寫法應(yīng)該是“……《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要（2008—2020年）》（國(guó)發(fā)〔2008〕XXX號(hào)）……”。709.結(jié)構(gòu)層次表示錯(cuò)誤。

公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第二層為“（1）”。比較常見的錯(cuò)誤是沒有嚴(yán)格按照層次表示方法表示，有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。71

一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工

1、構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系

（1）加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)

（2）大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)

一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工

（一）構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系。

1.加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)。

2.大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)。正確的表示:結(jié)構(gòu)層次表示錯(cuò)誤，例如:用句號(hào)表達(dá)句子的完整7210.沒有正確使用計(jì)量單位。根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于在我國(guó)統(tǒng)一實(shí)行計(jì)量單位的命令》（國(guó)發(fā)〔1984〕28號(hào)）和1990年國(guó)務(wù)院第65次常務(wù)會(huì)議批準(zhǔn)的改革我國(guó)土地面積計(jì)量單位的名稱采用：平方公里、公頃、平方米，而不用畝、萬(wàn)畝。7311.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。（1）表示概數(shù)不要用頓號(hào)隔開。

表示概數(shù)不應(yīng)用頓號(hào)隔開。如“目前惠州潼湖僑場(chǎng)歸難僑居住的仍然是上世紀(jì)六、七十年代安置時(shí)，……”，“六、七十年代”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該是“六七十年代”。74

（2）沒有正確使用引號(hào)。

引號(hào)一般用來(lái)標(biāo)明行文中直接引用的話，引號(hào)還用來(lái)標(biāo)明需要著重論述的對(duì)象或具有特殊含義的詞語(yǔ)?！啊?jiān)持做到……不為親朋好友開綠燈走后門……”、“……他們還辦起了少年軍校，尤其是‘風(fēng)度中學(xué)’的少年軍校，……”這里的開綠燈、走后門并非本意，具有特殊含義，不能加上引號(hào)。75

（3）錯(cuò)用分號(hào)。分號(hào)用于復(fù)句內(nèi)部并列分句之間的停頓，各分句內(nèi)部一般不得出現(xiàn)句號(hào)。

如：“以新一輪機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，進(jìn)一步優(yōu)化結(jié)構(gòu)設(shè)置，創(chuàng)新公共服務(wù)體制。推進(jìn)公共服務(wù)信息化;大力發(fā)展社會(huì)中介組，加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo);推進(jìn)行政事業(yè)性收費(fèi)改革，減少收費(fèi)項(xiàng)目。實(shí)行審批管理“零收費(fèi)”制度;……”這段話的三個(gè)分句中，第一、第二個(gè)分句內(nèi)部都有句號(hào)，不符合分號(hào)的用法，應(yīng)改為逗號(hào)，而是三個(gè)分句之間語(yǔ)言完整，均可獨(dú)立成句或成段，所以應(yīng)將三個(gè)分號(hào)改為句號(hào)。76（4）缺漏標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

公文中第一層次標(biāo)題不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，第二層次以下的標(biāo)題均加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。例如：一、基本原則（一）先行先試，奮力爭(zhēng)先。搶抓機(jī)遇，……。（二）立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)。即以……，……。（三）整體推進(jìn)，重點(diǎn)突破。根據(jù)……，……。77（5）逗號(hào)表示句子內(nèi)部的一般性停頓，頓號(hào)表示句子內(nèi)部并列詞語(yǔ)之間的停頓。

如“涌現(xiàn)出一批創(chuàng)新能力強(qiáng)，管理水平高，企業(yè)信譽(yù)好，社會(huì)貢獻(xiàn)大的優(yōu)秀民營(yíng)企業(yè)……”，

“涌現(xiàn)”是謂語(yǔ)，“企業(yè)”是賓語(yǔ)，“創(chuàng)新能力強(qiáng)”、“管理水平高”、“企業(yè)信譽(yù)好”、“社會(huì)貢獻(xiàn)大”四者都是賓語(yǔ)，屬并列關(guān)系，之間應(yīng)用頓號(hào)，不應(yīng)用逗號(hào)。

78

（6）錯(cuò)用句號(hào)。句號(hào)用于陳述句末尾或語(yǔ)氣舒緩的祈使句末尾。復(fù)句內(nèi)容各分句之間的停頓應(yīng)用分號(hào)或逗號(hào)，不能作句號(hào)。

如“市政府考慮到我市的財(cái)政逐年增長(zhǎng)，從2010年起不再對(duì)市級(jí)行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)進(jìn)行壓支。同時(shí)，考慮到2009年市直單位調(diào)整原醫(yī)?；鹩?jì)提基礎(chǔ)，單位經(jīng)費(fèi)增支壓力增大……”，這是一個(gè)表示遞進(jìn)關(guān)系的復(fù)句，“同時(shí)”之后的句子與前面的句子是一種遞進(jìn)關(guān)系，所以“同時(shí)”之前應(yīng)用逗號(hào)或分號(hào)