文件材料歸檔工作的基本要求

文件材料歸檔工作的基本要求舟山市檔案局王瑋萍

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(檔案室歸檔保存階段)(檔案館永久保管階段)文件檔案非正式文件正式文件有保存價(jià)值的文件有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件文件生命周期理論圖示各類文件→→（有價(jià)值）整理→→各類檔案通用文件材料→（有價(jià)值）整理→文書檔案科技文件材料→（有價(jià)值）整理→科技檔案專門文件材料→（有價(jià)值）整理→專業(yè)檔案新型載體文件→（有價(jià)值）整理→特種載體檔案講解要點(diǎn)：一、文件材料的種類二、文件材料形成的規(guī)范要求三、歸檔文件材料的收集齊全要求四、文件材料的準(zhǔn)確歸檔五、檔案工作的基本要求文件的基本概念什么是文件？文件是一個(gè)大概念，是組織或個(gè)人在各種活動(dòng)中，為了相互聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，而用語(yǔ)言、文字、圖象、信號(hào)等方式直接記錄下來(lái)的信息材料。它是人們?yōu)榱颂幚韺?shí)際事務(wù)，用來(lái)記錄、固定和傳遞信息的一種工具。文件既包括文書（即紙質(zhì)材料），還包括錄音文件、圖象文件、電子文件等非紙質(zhì)材料。聯(lián)合國(guó)教科文組織和國(guó)際檔案理事會(huì)確定的文件定義:即“一個(gè)機(jī)構(gòu)或組織在其工作中形成、接收、保存的所有有記載的信息，無(wú)論其物質(zhì)形式和特征如何。一、文件材料的種類1、按照文件記述內(nèi)容或使用范圍劃分為：

通用文件材料（通用公文和事務(wù)文書）、

科技文件材料（基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研）、專門文件材料（專用文書：共性的、獨(dú)特的）。[根據(jù)它們記載的信息內(nèi)容不同，產(chǎn)生的流通領(lǐng)域不同，發(fā)揮的功能效用不同]。

2、按載體類型可分為：

實(shí)物載體文件材料、傳統(tǒng)載體文件材料（紙質(zhì)）、

新型載體文件材料（聲像、光盤、磁盤）

。文書載體形式的演變甲骨文書---龜甲和獸骨上，殷商時(shí)期。（冊(cè)）

金文文書---青銅器上，商周時(shí)期。（中）

石刻文書---石頭上，商朝春秋戰(zhàn)國(guó)東漢。

簡(jiǎn)牘文書---記錄在竹片、木板上的文書，若干竹簡(jiǎn)編綴在一起叫“策”，也叫“冊(cè)”。不同朝代不同用途不同的尺寸大小，商秦東晉。（冊(cè)）

縑帛文書---寫在縑和帛等絲織物上的文書，始于春秋戰(zhàn)國(guó)，漢代增多。（卷）

紙質(zhì)文書---漢至明（案）；清至今（檔案）。

膠、磁、光盤---感光記錄、磁性記錄、激光記錄材料，現(xiàn)代（張、盤）。實(shí)物載體文件材料1、榮譽(yù)類物品指單位受到表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和個(gè)人受獎(jiǎng)的物品。包括：錦旗、牌匾、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、各種證書（聘書、任命書、榮譽(yù)證書…）等。2、標(biāo)志類物品反映單位各個(gè)時(shí)期變化的標(biāo)志性物品。包括：反映單位機(jī)構(gòu)變化的牌匾、印章（撤銷單位和部門的作廢公章）、具有紀(jì)念意義的紀(jì)念章（象征城市和單位的鑰匙、牌匾等）、已經(jīng)卸任的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的名章。3、書畫文稿類物品指各單位形成的和獲贈(zèng)的具有典型意義和保存價(jià)值的圖文樣品、紀(jì)念品等。包括：圖書、資料、書法、繪畫、雕刻等作品，題詞、文稿和其他手跡等。4、物證類物品指在辦理特大案件、處理重大事件、事故過(guò)程中收集的物證樣品。5、裝備類物品指單位在各個(gè)歷史時(shí)期使用過(guò)的能反映發(fā)展變化的物品。包括辦公用房等基本設(shè)施、通信設(shè)備等。新型載體文件材料(圖像類：照片、電子等)1、反映本單位主要職能活動(dòng)、工作成果和基本歷史面貌的聲像材料。如反映本單位科學(xué)技術(shù)方面重要活動(dòng)、重要成果、重要發(fā)現(xiàn)的聲像材料；反映本單位宣傳、教育、體育等方面的重要活動(dòng)的聲像材料；反映本單位主要職能的重要活動(dòng)的聲像材料等。2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料，如上級(jí)黨、政、人大、政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)人到本單位、本地區(qū)檢查、視察工作、現(xiàn)場(chǎng)辦公、參加會(huì)議等活動(dòng)形成的聲像材料。3、本單位組織或參加重要外事活動(dòng)的聲像材料。如外國(guó)首腦、使節(jié)、黨政代表團(tuán)來(lái)本單位、本地區(qū)活動(dòng)的聲像材料；國(guó)外民主團(tuán)體來(lái)訪、考察政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面活動(dòng)的聲像材料；國(guó)外與本單位合資興辦實(shí)體的聲像材料；本單位到國(guó)外考察、學(xué)習(xí)、洽談等聲像材料。4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的聲像材料。如反映本單位、本地區(qū)政治事件，生產(chǎn)、安全、交通等事故，洪澇災(zāi)害等聲像材料。5、反映本地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的聲像材料。6、反映本單位重要會(huì)議的聲像材料。7、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的聲像材料。8、其他具有保存價(jià)值的聲像材料。其他電子文件收集要求見P2156—電子文件的收集與積累3、按照一個(gè)機(jī)關(guān)的文件來(lái)源不同劃分為：

本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件（包括發(fā)文和內(nèi)部文件）

收到的文件

收文根據(jù)其內(nèi)容要求不同又可分為需辦文件和參閱文件。

需辦文件是指要求本機(jī)關(guān)辦理答復(fù)或傳達(dá)貫徹的文件。參閱文件是指僅供本機(jī)關(guān)閱讀或交流情況或工作參考性的文件。4、按照文件（公文）的行文關(guān)系（方向）不同劃分為：上行文、下行文和平行文上行文：報(bào)告、請(qǐng)示。下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要。平行文：函、議案。意見可三種方式行文；函、會(huì)議紀(jì)要也如此；通知可下行，也可平行?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的13類14種；P36《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定的14種類公文名稱及其用途。P43上行文：報(bào)告、請(qǐng)示報(bào)告：是下級(jí)機(jī)關(guān)或團(tuán)體向上級(jí)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作情況而制發(fā)的一種陳述性公文。主要用途有四種：（1）工作報(bào)告，屬常規(guī)性報(bào)告。如《舟山市人民政府2000年工作報(bào)告》。（2）情況報(bào)告，向上級(jí)匯報(bào)某一工作情況和某一時(shí)間所發(fā)生的某一重大事件的情況。如《鐵道部關(guān)于193次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的報(bào)告》。（3）上復(fù)性報(bào)告：主要是答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)。（4）請(qǐng)批性報(bào)告：是下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)單位針對(duì)工作中需要貫徹或注意的問(wèn)題，提出具體措施和建議，報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求批轉(zhuǎn)有關(guān)單位或部門貫徹執(zhí)行。如國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)《勞動(dòng)人事部關(guān)于1983年企業(yè)調(diào)整工資制度問(wèn)題的報(bào)告》。請(qǐng)示：下級(jí)機(jī)關(guān)或團(tuán)體單位向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門發(fā)送的一種請(qǐng)求性公文的名稱。主要用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別與聯(lián)系：區(qū)別：（1）報(bào)告是呈報(bào)性的，主要向上級(jí)匯報(bào)工作和反映情況，供上級(jí)決策參考，不要求上級(jí)答復(fù)，只有上級(jí)認(rèn)為必要時(shí)，才批示報(bào)告單位或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示是請(qǐng)求性的，需要上級(jí)批準(zhǔn)答復(fù)。（2）報(bào)告的寫作，既可以一文一事，也可以綜合全面。請(qǐng)示的寫作，只能是一文一事。（3）報(bào)告的行文通常是在工作中或事件發(fā)生后。請(qǐng)示則一定要事先行文，在未得到上級(jí)批準(zhǔn)以前，不可以按請(qǐng)示的意見行事。聯(lián)系：請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文。當(dāng)報(bào)告內(nèi)容是請(qǐng)批性報(bào)告時(shí)，往往容易與請(qǐng)示混淆。但報(bào)告與請(qǐng)示是兩個(gè)不同性質(zhì)的文種。當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)批性報(bào)告認(rèn)為必要時(shí)，往往以批示或批轉(zhuǎn)形式下發(fā)有關(guān)機(jī)關(guān)。而上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示必須以批復(fù)形式下發(fā)。下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要。1、命令（令）：是上級(jí)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人依據(jù)職權(quán)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的一種指導(dǎo)指揮性公文名稱，具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)和法定效力，一經(jīng)頒布，就要求機(jī)關(guān)或人員必須堅(jiān)決執(zhí)行。主要用途又四種：（1）依照有關(guān)法律公布重要行政法規(guī)與規(guī)章。（發(fā)布令）“令出法隨”，如《中華人民共和國(guó)主席令》第61號(hào)，隨令公布《中華人民共和國(guó)戒嚴(yán)法》；（2）宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施。（行政令）如《國(guó)務(wù)院關(guān)于在我國(guó)統(tǒng)一實(shí)行法定計(jì)量單位的命令》（3）嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（嘉獎(jiǎng)令）（4）撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定等。

誰(shuí)有權(quán)發(fā)布命令：國(guó)家主席、國(guó)務(wù)院及其各部委、縣級(jí)及縣級(jí)以上人民政府。《憲法》規(guī)定：中華人民共和國(guó)主席根據(jù)全國(guó)人民代表大會(huì)的決定和全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)的決定，公布法律；任免國(guó)務(wù)院總理、副總理、國(guó)務(wù)委員、各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任、審計(jì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)；授予國(guó)家的勛章和榮譽(yù)稱號(hào)；發(fā)布特赦令；發(fā)布戒嚴(yán)令；宣布戰(zhàn)爭(zhēng)狀態(tài)；發(fā)布動(dòng)員令。國(guó)務(wù)院根據(jù)憲法和法律，規(guī)定行政措施，制定行政法規(guī)，發(fā)布決定和命令。國(guó)務(wù)院各部、各委員會(huì)根據(jù)法律和國(guó)務(wù)院的行政法規(guī)、決定、命令，在本部門的權(quán)限內(nèi)，發(fā)布命令、指示和規(guī)章。地方各級(jí)人民政府依照法律規(guī)定的權(quán)限，在本行政區(qū)域內(nèi)的行政工作中，也可“發(fā)布決定和命令”。除此之外，軍事機(jī)關(guān)、指揮員（首長(zhǎng)）對(duì)下屬都可以發(fā)布命令。

黨的機(jī)關(guān)一般不使用令或命令，除非是領(lǐng)導(dǎo)和指揮軍事工作的黨組織，如中央軍委才可發(fā)布命令。中央軍委《關(guān)于授予對(duì)越自衛(wèi)還擊保衛(wèi)邊疆戰(zhàn)斗中的英雄模范單位和個(gè)人榮譽(yù)稱號(hào)的命令》等。2、決定：是黨政機(jī)關(guān)或團(tuán)體組織制發(fā)的一種決策性公文名稱。主要用途有二種：（1）指揮性決定，即對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。如：《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中嚴(yán)重犯罪活動(dòng)的決定》、《中共中央關(guān)于面向21世紀(jì)加強(qiáng)和改進(jìn)黨校工作的決定》；（2）宣告性決定，用于獎(jiǎng)懲有關(guān)單位與人員；變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。如：《關(guān)于表彰市級(jí)基層黨校和基層黨校優(yōu)秀教務(wù)工作者的決定》；《關(guān)于開除趙力公職的決定》。3、公告：主要用于向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。它帶有新聞性、消息性，一般以國(guó)家與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)布并在報(bào)上刊登。如宣布黨和國(guó)家主要領(lǐng)導(dǎo)人任職、出訪，舉行重要會(huì)議，形成重要決議或法律法規(guī)，重大科技成果，重要人事變動(dòng)，重要人物逝世，答謝外國(guó)有關(guān)部門和人士對(duì)我國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人任職、重大政治活動(dòng)的祝賀與涉及國(guó)內(nèi)外有關(guān)方面的重要規(guī)定或重大行動(dòng)以及其他為世界所矚目，必須予以鄭重宣告的事情。常見的有《國(guó)務(wù)院公告》、《新華社公告》。4、通告：主要用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。如《**市供電局關(guān)于**區(qū)暫時(shí)停電的通告》。公告和通告用法上應(yīng)注意：（1）在告喻范圍方面，要區(qū)別“普遍”還是“一定范圍”。前者用公告，后者用通告。這里指的“普遍”或是“一定范圍”是指發(fā)文單位的管轄范圍而言。（2）在內(nèi)容的重要程度方面，“公告”必須是重要事項(xiàng)，“通告”沒(méi)有這個(gè)限定，而且通告只能向國(guó)內(nèi)公布，不能向國(guó)外公布。（3）在傳布方式上，通告可以張貼、登報(bào)、廣播、上電視等；公告一般不張貼。5、通知：主要用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知的用途十分廣泛。

通知按其內(nèi)容和性質(zhì)不同，主要分為以下五種：（1）頒發(fā)性通知，上級(jí)機(jī)關(guān)在發(fā)布行政法規(guī)和有關(guān)規(guī)章不宜用令來(lái)頒發(fā)，可使用通知來(lái)頒發(fā)。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》。一般講重要的用命令，次要的用通知（2）規(guī)定性通知，如《舟山市政府關(guān)于繼續(xù)動(dòng)員全社會(huì)力量籌措標(biāo)準(zhǔn)海塘建設(shè)資金的通知》。（3）指示性通知，如《外貿(mào)部、中國(guó)人民銀行關(guān)于收購(gòu)出口商品嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家計(jì)劃，切實(shí)加強(qiáng)流動(dòng)資金管理的通知》。一般講，重要的用指示，次要的用通知。（4）轉(zhuǎn)發(fā)性通知，又可分為“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”、“頒發(fā)”等幾種。如《舟山市人民政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)市城建委關(guān)于在定海區(qū)實(shí)施房屋拆遷貨幣化補(bǔ)償安置意見的通知》、《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)<勞動(dòng)人事部關(guān)于1983年企業(yè)調(diào)整工資和改革工資制度問(wèn)題的報(bào)告>的通知》、《關(guān)于印發(fā)〈全國(guó)檔案信息工作座談會(huì)紀(jì)要〉的通知》（5）其他通知，有會(huì)議通知、任免通知、事務(wù)性通知等，如《關(guān)于召開全市事業(yè)單位人事制度改革工作會(huì)議的通知》、《關(guān)于***任職的通知》、《關(guān)于復(fù)印紙（打印紙）實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)的通知》。通知可用于下行文、平行文，但不可以用上行文。6、通報(bào)：是機(jī)關(guān)或團(tuán)體單位執(zhí)法的一種具有教育意義和指導(dǎo)作用的告知性公文種類。通報(bào)主要用途有三種：（1）表彰先進(jìn)；（2）批評(píng)錯(cuò)誤；（3）傳達(dá)重要精神或者情況。如：《舟山市人民政府關(guān)于表彰2004年冬季征兵工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人的通報(bào)》、《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于福建、湖南、江蘇、海南等少數(shù)農(nóng)村基層干部粗暴對(duì)待群眾典型案件的情況通報(bào)》、《舟山市人民政府關(guān)于1999年全市人口與計(jì)劃生育目標(biāo)管理責(zé)任制考核情況的通報(bào)》。7、批復(fù)：是上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的一種批答性的公文名稱。主要用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。是一種下行文。如：《民政部關(guān)于河北省撤銷霸縣設(shè)立霸州市的批復(fù)》它具有的特點(diǎn)：（1）具有法定的權(quán)威性與執(zhí)行性；（2）具有被動(dòng)性；（3）具有明確的針對(duì)性；8、會(huì)議紀(jì)要：是機(jī)關(guān)單位用來(lái)傳達(dá)會(huì)議情況的一種公文名稱。主要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決議事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守和執(zhí)行。如：《舟山市人民政府市長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要》。需要制作會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議大多是幾個(gè)單位聯(lián)合召開的，有關(guān)的決議是共同協(xié)商而定的，其格式與一般公文不同，發(fā)文名義也是根據(jù)會(huì)議情況而定。

平行文：函、議案、意見函：是機(jī)關(guān)在日常的公務(wù)聯(lián)系中經(jīng)常使用的一種公文名稱。主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。函按其內(nèi)容和性質(zhì)不同，主要有問(wèn)函，如《關(guān)于要求借用***同志來(lái)我處幫助工作的函》；復(fù)函，如《關(guān)于同意***同志去你處幫助工作的復(fù)函》；請(qǐng)示函是請(qǐng)求業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)有關(guān)問(wèn)題。函是一個(gè)輕便地文種，可以用于上行文、下行文和平行文。議案：各級(jí)人民政府按照法定程序向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提出審議事項(xiàng)。意見：是對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法的一種公文名稱。如：《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于促進(jìn)小城鎮(zhèn)建設(shè)的若干意見》、《舟山市人民政府辦公室關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范承辦公文處理程序的意見》。是新增文種，屬建議類文書，具有建議性、民主性、陳述性的特點(diǎn)。意見、會(huì)議紀(jì)要可用于三種行文方式。黨的機(jī)關(guān)的通用文書共有14種文體。其中決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、意見等9種文體與國(guó)家行政機(jī)關(guān)通用文書相同外，還有5種文體，即決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定等是黨的機(jī)關(guān)所特有的。決議：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)于重大事項(xiàng)或事件的處理，根據(jù)民主集中制的原則，經(jīng)會(huì)議討論表決通過(guò)所形成的意見，并據(jù)以制定和發(fā)布的會(huì)議文件。根據(jù)其內(nèi)容和作用可分兩類，一是批準(zhǔn)文件的決議；如《第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)第一次會(huì)議關(guān)于〈政府工作報(bào)告〉的決議》；二是重大事項(xiàng)的決議，如《關(guān)于建國(guó)以來(lái)若干歷史問(wèn)題的決議》；《第七屆全國(guó)人民代表大會(huì)第五次會(huì)議關(guān)于興建長(zhǎng)江三峽工程的決議》。決定與決議的區(qū)別和聯(lián)系：（1）兩者都是對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。（2）決議必須經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)并且必須在文件上標(biāo)注清楚；決定沒(méi)有硬性要求。（3）決定的事項(xiàng)一般比決議寫得更明確、更具體，行政約束力更強(qiáng)，要求下級(jí)機(jī)關(guān)及人員堅(jiān)決貫徹執(zhí)行；決議則多是概括性條文，下面貫徹執(zhí)行時(shí)，多數(shù)還須根據(jù)決議制定一些具體的規(guī)定和辦法。如：中華人民共和國(guó)第五屆全國(guó)人民代表大會(huì)第四次會(huì)議討論通過(guò)的《關(guān)于開展全民義務(wù)植樹運(yùn)動(dòng)的決議》。指示：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)布置重要工作和指導(dǎo)執(zhí)行政策時(shí)發(fā)布的一種公文名稱。按作者分，有聯(lián)合指示；按內(nèi)容分，有綜合性、專題性指示。它具有法規(guī)性和很強(qiáng)的約束力，發(fā)文機(jī)關(guān)不可超越職權(quán)或職責(zé)范圍隨意發(fā)布。如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于大力開展植樹造林的指示》，《糧食部關(guān)于夏糧征購(gòu)工作的指示》。公報(bào)：黨和國(guó)家向國(guó)內(nèi)外公布重大事件使用的文種。按內(nèi)容可分為三類，（1）會(huì)議公報(bào)；（2）外交公報(bào)；（3）統(tǒng)計(jì)公報(bào)。如《中國(guó)共產(chǎn)黨第十六屆中央委員會(huì)第五次全體會(huì)議公報(bào)》，《中華人民共和國(guó)和烏克蘭聯(lián)合公報(bào)》，《中華人民共和國(guó)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局關(guān)于“十五”時(shí)期國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的統(tǒng)計(jì)公報(bào)》。條例：適用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。其實(shí)根據(jù)其應(yīng)用范圍的不同，可分為兩種。一種是用于黨中央制定黨內(nèi)帶有規(guī)章制度性質(zhì)的文件，如《中國(guó)共產(chǎn)黨全民所有制工業(yè)企業(yè)基層組織工作條例》；另一種是國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定的“對(duì)某一方面的行政工作比較全面系統(tǒng)的規(guī)定”，即國(guó)家行政法規(guī)，如國(guó)務(wù)院頒布的《行政區(qū)域邊界爭(zhēng)議處理?xiàng)l例》、《地名管理?xiàng)l例》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保險(xiǎn)條例》《城市街道辦事處組織條例》《會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例》等，又稱單行條例。規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定帶有約束力的行為規(guī)范時(shí)的一種公文名稱。黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的“規(guī)定”是黨內(nèi)正式文件的常用種類，可以直接行文；國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的“規(guī)定”，則是規(guī)章制度中的一種，發(fā)布時(shí)，需用國(guó)家行政機(jī)關(guān)法定公文文種“令”或“通知”運(yùn)載行文，如《國(guó)家秘密文件、資料和其他物品標(biāo)志的規(guī)定》（國(guó)家保密局、國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局令第3號(hào)）條例與規(guī)定的異同：相同點(diǎn)：條例、規(guī)定都是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與國(guó)家行政機(jī)關(guān)都可使用的文件名稱。不同點(diǎn)：規(guī)定的范圍比“條例”寬廣，所規(guī)定的事項(xiàng)比“條例”具體。5、按照文件的閱讀范圍不同劃分為：

普通公文、公布的公文和機(jī)要公文。

普通公文，是指內(nèi)容不涉及國(guó)家機(jī)密，限于某個(gè)組織范圍或一定機(jī)關(guān)系統(tǒng)內(nèi)傳遞使用的文件。公布的公文，是指執(zhí)法機(jī)關(guān)以張貼的形式或通過(guò)新聞傳播媒介，直接向廣大人民群眾宣傳貫徹或向國(guó)內(nèi)外發(fā)布的文件。機(jī)要公文，是指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家機(jī)密，必須限定閱知范圍和進(jìn)行特別管理的文件。事務(wù)文書(機(jī)關(guān)常用文書)1、事務(wù)文書的概念和特點(diǎn)：除了上述通用（法定）公文名稱，機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位還經(jīng)常使用一些其他形式的文件名稱，即事務(wù)文書。事務(wù)文書與通用公文一樣，也具有很強(qiáng)的實(shí)用性，應(yīng)用范圍也比較廣，使用頻率也很高。但它還有其不同的特點(diǎn)：（1）事務(wù)文書一般不具有通用公文的那種法定權(quán)威性和約束力，它主要用于處理日常事務(wù)。是非強(qiáng)制性的，主要起著導(dǎo)向和參考作用。（2）事務(wù)文書的任何文種不能像通用公文文種那樣可以單獨(dú)地以正式文件行文。若要以正式文件行文，必須附在通用公文某一文種之后，這樣才具有通用公文那樣的法定權(quán)威和效力。（3）事務(wù)文書的行文格式、語(yǔ)言運(yùn)用，較之通用公文更為靈活。2、事務(wù)文書的種類主要有：（1）各種規(guī)范性文件，包括章程、辦法、細(xì)則等。（2）各種計(jì)劃類文件，包括計(jì)劃、規(guī)劃、工作要點(diǎn)、工作安排等。（3）各種總結(jié)類文件，包括工作總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、小結(jié)等。（4）紀(jì)錄類文件，包括會(huì)議記錄、電話記錄、值班記錄、大事記等。（5）專用類文件，包括調(diào)查報(bào)告、講話稿、祝辭、介紹信、各種報(bào)表等。什么是會(huì)議記錄？開會(huì)時(shí)，把會(huì)議上的報(bào)告、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來(lái)的書面文字材料，就是會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的聯(lián)系與區(qū)別：聯(lián)系：兩者都是記載會(huì)議情況的公務(wù)文書。區(qū)別：①法定權(quán)威性不同，會(huì)議紀(jì)要是法定（通用）文書，會(huì)議記錄是事務(wù)文書；②原始性不同，會(huì)議記錄是第一手的，會(huì)議紀(jì)要是經(jīng)過(guò)整理的；③形成和保管要求不同，會(huì)議記錄要審核、簽字，內(nèi)部保存，會(huì)議紀(jì)要是以公文的形式下發(fā)的?？萍嘉募牧细鶕?jù)科技文件材料的內(nèi)容和載體材料的不同，可以劃分為許多種類：紙質(zhì)文件

圖樣：按制作過(guò)程分為草圖、原圖、底圖、復(fù)印圖；按內(nèi)容分為初設(shè)圖、技術(shù)設(shè)計(jì)圖、施工圖和竣工圖（建筑、結(jié)構(gòu)、水電；總平面圖、平面圖、剖面圖、立面圖）等等文字材料：按制作過(guò)程分為草稿、修正稿、定稿；按法律效力分為正本、副本；按內(nèi)容分為各種說(shuō)明書、技術(shù)任務(wù)書、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)算書、原始記錄、預(yù)概算、技術(shù)條件、工藝文件等；表格式文件：各種明細(xì)表、文件（圖紙）目錄新型載體文件

照片：作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)照片、理化分析照片、事故現(xiàn)場(chǎng)照片

磁性材料：錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁帶、磁盤其他材料制成的文件

光盤建設(shè)項(xiàng)目歸檔的具體范圍通用的：《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》

1、可行性研究、任務(wù)書2、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件3、設(shè)計(jì)文件4、項(xiàng)目管理文件（征地、移民文件；計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理文件；招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議；專項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)文件）5、施工文件（建筑施工文件；設(shè)備及管線安裝施工文件；電氣、儀表安裝施工文件）6、監(jiān)理文件（施工監(jiān)理文件資料；設(shè)備采購(gòu)、監(jiān)造工作監(jiān)理資料；）7、工藝設(shè)備文件8、科研項(xiàng)目9、涉外文件10、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件11、財(cái)務(wù)、器材管理文件12、竣工驗(yàn)收文件專業(yè)的：城市建設(shè)項(xiàng)目參見《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》；水利建設(shè)項(xiàng)目參見《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》《浙江省水運(yùn)工程項(xiàng)目竣工文件編制辦法》《火電企業(yè)檔案分類大綱》等依法行政行政許可：依申請(qǐng)?jiān)S可、特許、認(rèn)可、核準(zhǔn)、登記等等；行政處罰：簡(jiǎn)易程序、一般程序；行政裁決：對(duì)賠償糾紛、補(bǔ)償糾紛、權(quán)屬糾紛、民間糾紛的裁決等等；行政強(qiáng)制、行政確認(rèn)(行政證明、行政鑒定、行政登記)、行政征收（不動(dòng)產(chǎn)征收、行政征稅、行政征費(fèi)）、行政合同、行政指導(dǎo)；行政復(fù)議、行政訴訟、行政賠償?shù)?。?huì)計(jì)及各種業(yè)務(wù)文件材料會(huì)計(jì)文件材料：財(cái)務(wù)管理文件材料（如預(yù)算、計(jì)劃、政策、制度、會(huì)計(jì)工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料等）和會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類）；人事管理文件材料與干部、職工文件材料（十大類）其他專門文件材料：如學(xué)籍管理文件、病歷管理文件材料、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)（投保、理賠）文件材料、信貸業(yè)務(wù)文件等。二、歸檔文件材料的規(guī)范要求1、歸檔文件內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實(shí)2、歸檔文件體式的規(guī)范（文體、結(jié)構(gòu)和文件格式）3、歸檔文件的書寫材料符合要求(載體、字跡)歸檔文件內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實(shí)歸檔文件內(nèi)容的準(zhǔn)確主要體現(xiàn)在文件撰寫過(guò)程的一些要求，如：（1）必須保證文件內(nèi)容在政治上的正確性；（2）必須正確地貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的政策法令；（3）必須保證文件內(nèi)容在業(yè)務(wù)上符合客觀實(shí)際；[文書、科技、會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)、依法行政、照片、DVD等]（4）必須達(dá)到言簡(jiǎn)意賅的文字效果，做到主題明確、材料真實(shí)、結(jié)構(gòu)合理、并講究邏輯和詞章。文件的稿本：定稿、正本歸檔文件體式的規(guī)范文件的體式包括文件的文體、結(jié)構(gòu)和文件格式。

文件的文體，又稱文件的語(yǔ)言體式，是指為適應(yīng)不同的交際需要而形成的書面語(yǔ)言形式，它包括公文文體、政論文體、科技文體、文藝文體等。我國(guó)現(xiàn)行的黨政機(jī)關(guān)的公文文體是兼用議論文、說(shuō)明文、記敘文的特點(diǎn)，而又不完全同于這三種文體，我們稱之為公文文體。文件的結(jié)構(gòu)是指文件格式的組成要素。

國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：正式文件標(biāo)印格式包括版式和文件體式的有關(guān)部分。即：版頭、發(fā)文字號(hào)、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緩急時(shí)限、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章、閱讀范圍、主題詞、抄送單位、印制版記等。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式：

眉首、主體、版記黨的機(jī)關(guān)公文格式：

版頭、主體、文尾文件格式是指公文的各個(gè)組成要素在文件版面上的標(biāo)印格式，即公文的外觀格式。包括：公文用紙的尺寸和規(guī)格；公文的書寫形式；公文各組成部分的安排順序；字體字號(hào)的選用等。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文用紙：A4(297×210mm)，黨的機(jī)關(guān)的公文用紙為16開（260×185mm）。歸檔文件的書寫材料符合要求文件的書寫材料包括文件的載體材料和文件的字跡材料文件的載體材料：盤片，用光盤貯存，不要用軟盤。文件的字跡材料：筆，要用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆；墨水，要用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍(lán)、紅色墨水；打印，用激光打印機(jī)，不要噴墨和針打式打印機(jī)。不要使用復(fù)寫紙手工紙

1000年或更長(zhǎng)

新聞紙

50年

縮微膠片

300年

縮微平片

100年

磁盤

15年

磁光盤

30年

4mm磁帶

10年

光盤

5年

各種媒介預(yù)計(jì)壽命表三、歸檔文件材料的收集齊全要求（一）確定收集范圍（歸檔范圍：機(jī)關(guān)、企業(yè)）

凡是記載和反映本單位活動(dòng)情況或?qū)Ρ締挝还ぷ饔胁榭祭脙r(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、聲像、電子等各種文件材料均應(yīng)收集齊全。從文件產(chǎn)生的情況來(lái)看，要從兩個(gè)層面去分析，一是文件產(chǎn)生的單位：1、本單位的發(fā)文和本單位產(chǎn)生的內(nèi)部文件（賬外文件，各科室產(chǎn)生）本單位形成的反映本單位主要職能活動(dòng)和中心工作，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值和重要查考價(jià)值的文件2、本單位的收文，即與本單位工作緊密聯(lián)系的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)所發(fā)的文件二是從一個(gè)單位內(nèi)來(lái)說(shuō)，按文件的承辦來(lái)分析文件形成的各處室、部門：

2006年12月18日國(guó)家檔案局令第8號(hào)公布新的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，我市貫徹實(shí)施的體例就是按文件承辦來(lái)明確文件的歸檔范圍。歸檔文件材料反映本單位主要職能活動(dòng)和主要工作情況，體現(xiàn)本單位基本歷史面貌。——“以我為主”反映本單位主要職能活動(dòng)的文件材料：1、專業(yè)文件材料：（獨(dú)立的相對(duì)性、形成的漸進(jìn)性、發(fā)展的階段性）2、行政執(zhí)法工作：（1）本機(jī)關(guān)依法制定的規(guī)范性文件，如專業(yè)工作規(guī)定，業(yè)務(wù)工作規(guī)范；（2）行政執(zhí)法過(guò)程中形成的文件材料，主要指行政執(zhí)法形式形成的文件材料：一是行政規(guī)劃過(guò)程中形成的文件材料，如“十一五”規(guī)劃，某項(xiàng)工作年度計(jì)劃；二是行政執(zhí)法檢查工作中形成的文件材料，即行政機(jī)關(guān)依法對(duì)所管轄范圍內(nèi)的行政相對(duì)人是否遵守法律法規(guī)規(guī)定所進(jìn)行的查證、考核工作中形成的文件材料，如檢查通知、檢查記錄、調(diào)查取證、詢問(wèn)筆錄、整改通知等；三是行政指導(dǎo)工作中形成的文件材料，即為了引導(dǎo)行政相對(duì)人自愿采取一定的作為或不作為，行政機(jī)關(guān)依法做出的以實(shí)現(xiàn)行政管理為目的的行為過(guò)程中形成的文件材料，如指導(dǎo)方案、業(yè)務(wù)制度、培訓(xùn)宣傳、操作指南等；四是行政裁決工作中形成的文件材料。五是行政制裁過(guò)程中形成的文件材料，如行政處罰過(guò)程中的立案、調(diào)查取證、聽取申辯、處理決定、制作并送達(dá)行政處罰決定書、執(zhí)行、結(jié)案等工作中形成的文件材料；六是行政復(fù)議過(guò)程中形成的文件材料，七是行政訴訟工作中形成的文件夾材料。（3）執(zhí)法監(jiān)督檢查過(guò)程中形成的文件材料。主要指各級(jí)人大、政協(xié)對(duì)政府及其工作部門的執(zhí)法監(jiān)督、檢查。3、本機(jī)關(guān)行政審批工作：一是辦理專利許可、營(yíng)業(yè)證等非排他性許可；二是辦理權(quán)利許可；三是產(chǎn)品生產(chǎn)許可；四是行為許可、資格許可等；體現(xiàn)本單位基本歷史面貌：1、本機(jī)關(guān)舉辦重大活動(dòng)、重要事件中形成的文件材料；2、本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件材料；3、本機(jī)關(guān)單獨(dú)制發(fā)、與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的本機(jī)關(guān)為主辦的重要文件。反映本機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)利益的：本機(jī)關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系；本機(jī)關(guān)債權(quán)債務(wù)關(guān)系；下屬有經(jīng)濟(jì)利益單位的經(jīng)濟(jì)關(guān)系。體現(xiàn)個(gè)人利益的：本機(jī)關(guān)個(gè)人利益的文件材料；外單位個(gè)人利益的文件材料（一是行政確認(rèn)工作；二是行政征收工作；三是行政獎(jiǎng)勵(lì)和行政給付工作中形成的文件材料）。賬外文件的收集“賬外文件”是指未經(jīng)文書部門登記，在收發(fā)文登記簿上無(wú)“賬”可查的文件。如白頭文件、會(huì)議材料、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各種協(xié)議合同等。主要包括：①本單位召開的各種會(huì)議文件材料，如會(huì)議記錄、發(fā)言稿等；②本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開會(huì)帶回來(lái)的文件材料；③外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)部門和有關(guān)人員的“親啟”文件材料；④本單位制訂的內(nèi)部使用的各種規(guī)章制度、辦法；⑤本單位形成的向有關(guān)單位報(bào)送的報(bào)表、名冊(cè)、大事記，與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議、合同；⑥反映本單位工作活動(dòng)的書刊、書籍、聲像、剪報(bào)等材料，如本機(jī)關(guān)編輯的書刊及大事記、組織沿革等材料是否收集歸檔；⑦注意專題性文件材料的收集，如基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置文件材料；行政執(zhí)法、行政審批和業(yè)務(wù)承辦等文件材料。在列出本單位形成的所有應(yīng)歸檔文件材料的基礎(chǔ)上，厘清文件材料的歸屬：文書管理（檔案）、業(yè)務(wù)管理（檔案）、依法行政（檔案）、科技活動(dòng)（檔案）、會(huì)計(jì)管理（檔案）等★注意文書檔案文件材料的不歸檔范圍（見參考資料P65第四條）（二）怎樣做好文件材料的平時(shí)積累隨辦隨歸、妥善管理1、嚴(yán)格登記2、及時(shí)收集對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)做到辦完一件收集一件；“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用?！稗k理完畢”的界定可從以下幾點(diǎn)考慮：▲從普遍意義上闡述問(wèn)題的指導(dǎo)性文件，如法規(guī)性文件、重要決定、長(zhǎng)期規(guī)劃等，收文機(jī)關(guān)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知，下達(dá)或采取措施后即可認(rèn)為辦畢?！槐剞k復(fù)的文件材料，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或傳閱后即是辦畢。▲需要辦復(fù)的文件，如請(qǐng)示需批復(fù)，問(wèn)函需復(fù)函，在收文機(jī)關(guān)發(fā)出復(fù)文，原發(fā)文機(jī)關(guān)、單位收到復(fù)文即可認(rèn)為辦畢。3、嚴(yán)格檢查▲同一事由的文件是否辦理完畢（公文處理的每個(gè)程序的完成、文件的生效和簽發(fā)）；▲文件材料是否齊全完整（機(jī)關(guān)內(nèi)部所有機(jī)構(gòu)的文件種類、類型，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整）；▲文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。4、隨辦隨歸辦理完畢的文件材料經(jīng)過(guò)檢查，實(shí)現(xiàn)初步歸檔。5、妥善管理管理對(duì)象：已辦結(jié)、未辦結(jié)和不用辦理的文件。四、文件材料的準(zhǔn)確歸檔準(zhǔn)確確定文件材料的保管期限

（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)(參見實(shí)務(wù)P87)1、職能標(biāo)準(zhǔn)：按立檔單位所在政府系統(tǒng)的地位和文件的重要程度來(lái)決定；2、來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：體現(xiàn)檔案的形成者，即“以我為主”。3、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的重要性和獨(dú)一性。4、形式特征標(biāo)準(zhǔn)：指文件的名稱、文本、外形特征等。（二）保管期限的劃分方法文書檔案、照片、電子文件按內(nèi)容區(qū)分價(jià)值來(lái)確定，國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》新的保管期限為永久、定期：30年、10年；科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、依法行政檔案按國(guó)家和系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。永久：凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，以及在機(jī)關(guān)工作中維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)證據(jù)價(jià)值的文件材料。主要包括：（見參考資料P65第七條）長(zhǎng)期：凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料。短期：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料。（三）劃分保管期限應(yīng)注意的問(wèn)題1、注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立地劃分其價(jià)值；2、考察文件的實(shí)際內(nèi)容，防止從形式上看其價(jià)值；3、研究文件的的各種作用，防止片面地看其價(jià)值；4、考慮文件的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要，防止靜止地看問(wèn)題。五、檔案工作的基本要求★職責(zé)明確、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢的管理體制機(jī)構(gòu)、人員網(wǎng)絡(luò)、制度（歸檔制度、《檔案綜合管理辦法》）★規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)；集中統(tǒng)一管理各門類檔案（各門類檔案的規(guī)范整理），

《全宗卷規(guī)范》、《全宗指南編制》（通用編研材料的編寫：大事記、全宗指南、歷史沿革等）★檔案信息化建設(shè)；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，資源建設(shè)（存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化），以達(dá)到檔案信息資源共享。[檔案信息管理系統(tǒng)]★符合檔案保管條件的場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備1、設(shè)立機(jī)構(gòu)，實(shí)行各門類檔案集中統(tǒng)一管理，建立檔案、資料、信息一體化管理；2、人員（管理網(wǎng)絡(luò)）：應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作體系。機(jī)關(guān)（事業(yè)）：分管領(lǐng)導(dǎo)---主管負(fù)責(zé)---檔案員---各部門兼職檔案員；企業(yè)：分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，主管企業(yè)檔案工作的部門負(fù)責(zé)人，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ殭n案工作崗位，企業(yè)內(nèi)部各職能部門負(fù)責(zé)人及兼（專）職檔案人員、重要業(yè)務(wù)（技術(shù)）人員，所屬企業(yè)（公司及境外機(jī)構(gòu)）的分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門。一、組織管理（管理體制）檔案工作管理體系（網(wǎng)絡(luò)）如：市文廣局機(jī)關(guān)：分管領(lǐng)導(dǎo)主管部門綜合檔案室辦公室、計(jì)劃財(cái)務(wù)處、組織人事處、文化藝術(shù)處、廣播影視處、新聞出版管理處、產(chǎn)業(yè)法規(guī)處、非遺處，（市文化市場(chǎng)綜合執(zhí)法支隊(duì)）。

職責(zé)明確：分管領(lǐng)導(dǎo)的（崗位）職責(zé)：研究解決檔案工作實(shí)際問(wèn)題，落實(shí)必需人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備；主管部門負(fù)責(zé)的崗位職責(zé)：制訂計(jì)劃、組織協(xié)調(diào)；綜合檔案室職責(zé)：一、貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，組織實(shí)施各項(xiàng)規(guī)章制度和制訂檔案工作的計(jì)劃；二、集中統(tǒng)一管理本局機(jī)關(guān)形成的檔案資料；三、對(duì)本局機(jī)關(guān)各處室、部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)；四、對(duì)局所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；系統(tǒng)五、收集與檔案有關(guān)的資料；如報(bào)刊雜志、征集等等六、開發(fā)檔案信息資源，積極提供檔案利用，為本局各項(xiàng)工作服務(wù)；七、依法向有關(guān)檔案館移交檔案。﹡辦公室、﹡計(jì)劃財(cái)務(wù)處、﹡組織人事處、文化藝術(shù)處、﹡廣播影視處、﹡新聞出版管理處、﹡產(chǎn)業(yè)法規(guī)處、﹡非遺處，（﹡市文化市場(chǎng)綜合執(zhí)法支隊(duì)）各處室兼職檔案員職責(zé)：負(fù)責(zé)本處室文件材料（紙質(zhì)文件和非紙質(zhì)文件）的收集、積累、整理歸檔，并按時(shí)向綜合檔案室移交。企業(yè)檔案管理職責(zé)3、建立制度：崗位責(zé)任制、考核制度，檔案工作制度，如文書（業(yè)務(wù)）部門歸檔制度、《檔案綜合管理辦法》、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案利用和庫(kù)房管理制度等。歸檔制度《檔案綜合管理辦法》二、業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范：1、收集齊全：檔案門類、載體齊全，如基建檔案、電子文件、照片