一、整理與排序

一、整理與排序

學(xué)位授予后，各學(xué)院答辯材料歸檔人將學(xué)位申請表等材料按對應(yīng)培養(yǎng)層次的《卷內(nèi)目錄》（從檔案館網(wǎng)站下載）中的順序排列，卷內(nèi)每件材料去掉金屬物（比如釘子、鐵夾等）。檢查材料是否齊全、內(nèi)容是否完整。不同類型的畢業(yè)研究生，使用相應(yīng)類型的卷內(nèi)目錄。每位研究生的檔案材料為一卷(包括紙質(zhì)版卷內(nèi)目錄、紙質(zhì)檔案材料、紙質(zhì)版卷內(nèi)備考表)。檔案袋正面應(yīng)填好相應(yīng)信息（如姓名、學(xué)號、編號、專業(yè)等）。檔號不填。檔案袋上的編號填寫要求:與研究生院提供的移交目錄的序號嚴(yán)格一致。移交時需將檔案袋按編號從小到大排列好，以便于檢查移交。二、加蓋歸檔章

年度：材料所在的年度（歸檔章上已刻）件號：本份材料對應(yīng)的卷內(nèi)目錄序號(用水性筆填寫)歸檔章由檔案館負(fù)責(zé)制作并分發(fā)到各學(xué)院。9年度件號JX16Y在每份材料的第一頁右上角空白處用藍(lán)色印泥蓋歸檔章（卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表上不蓋），并按卷內(nèi)目錄的序號寫件號，歸檔章樣式為（如右圖所示）：三、填寫卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄必須按照檔案館規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫，不得做任意修改（刪除或增加行數(shù)）（1）目錄中日期要求：“日期”按年月日填寫8位阿拉伯?dāng)?shù)字，如“20160520”。（2）日期填寫要求：學(xué)位申請表日期以校學(xué)位評定委員會簽署意見時間為準(zhǔn)，其他材料以填表日期為準(zhǔn)。（3）“文件編號”不填。“頁數(shù)”不填。（4）目錄反映本卷學(xué)位檔案的實際內(nèi)容，如卷內(nèi)目錄所列材料缺失，須在備注欄內(nèi)注明“缺”。四、填寫卷內(nèi)備考表（1）每卷學(xué)位檔案填寫一張卷內(nèi)備考表（從檔案館網(wǎng)站下載）。（2）填寫“本卷情況說明”。如無缺件情況，請?zhí)顚憽氨揪砉?件，材料完整”；如有缺件情況，請?zhí)顚憽氨揪韺嵱?件，另缺***”（***表示所缺材料題名）。（3）立卷人：學(xué)院研究生秘書書寫簽名，不得打印，可以用簽字章。（4）審核人：分管研究生教育的副院長書寫簽名，不得打印，可以用簽字章。（5）立卷時間：上半年畢業(yè)的立卷時間統(tǒng)一為某某（年份）06（月份）；下半年畢業(yè)的立卷時間統(tǒng)一為某某（年份）12（月份）。

卷內(nèi)備考表每種培養(yǎng)類型只需填寫一份，其他可以用復(fù)印件。五、辦理移交各學(xué)院下載《研究生學(xué)位答辯論文材料移交登記表》（從檔案館網(wǎng)站下載），本院研究生秘書和分管領(lǐng)導(dǎo)簽名后（必須手寫），送至研究生院學(xué)位辦負(fù)責(zé)人和研究生院分管領(lǐng)導(dǎo)簽名后（必須手寫），與檔案館辦理移交手續(xù)。移交時間為：上半年畢業(yè)研究生學(xué)位檔案材料在當(dāng)年暑假之前,下半年畢業(yè)研究生學(xué)位檔案材料在次年寒假之前,以學(xué)院為單位，將排列有序的檔案材料（檔案袋上的編號與研究生院提供的移交目錄的序號嚴(yán)格一致，量多的學(xué)院可以分批），和檔案館相關(guān)工作人員按照研究生院提供的移交目錄和檔案袋內(nèi)的卷內(nèi)目錄當(dāng)面一一清點(diǎn)。核查無誤后，檔案館工作人員和分管領(lǐng)導(dǎo)在《研究生學(xué)位論文答辯材料移交登記表》上簽字，完成移交手續(xù)。附：歡迎各位老師加群研究生學(xué)位檔案