文檔管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)說明

文檔管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)說明編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的為規(guī)范公司文檔管理，特制定本指引。適用范圍適用于公司的文檔管理。術(shù)語文檔類型規(guī)定部門文檔：以部門名義簽發(fā)與接受的文檔。公司文檔：以公司名義簽發(fā)與接受的文檔。職責(zé)公司文檔管理員負(fù)責(zé)公司文檔的管理；負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司兼職文檔管理開展文檔管理工作；各部門兼職文檔管理員負(fù)責(zé)本部門文檔的管理；按要求傳遞文件；負(fù)責(zé)本部門文檔的整理、歸檔。工作程序文檔管理方法公司文檔由行政部門指定文檔管理員負(fù)責(zé)管理，各業(yè)務(wù)部門由部門兼職文檔管理員負(fù)責(zé)管理。各業(yè)務(wù)部門的文檔由部門文檔管理員整理完整后，每月隨同文件清單交給公司文檔管理員歸檔，并接受相關(guān)責(zé)任人的核查。收文收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發(fā)、批辦、傳遞、歸檔。公司文檔收文：公司文檔由公司行政部門文檔管理員統(tǒng)一接收，文檔在接收打印過程中要注意完整性，如有任何疑問應(yīng)向提供文檔人員咨詢。公司傳真由指定人員統(tǒng)一接收和分發(fā)。編號、登記：公司層面文檔由公司文檔管理員統(tǒng)一簽收后登記填寫《公司文件流傳跟蹤一覽表》，文檔接收后要及時(shí)填寫，避免遺漏。分發(fā)：公司文檔經(jīng)登記后，交由文檔管理員分發(fā)給相關(guān)人員、部門批閱。批辦：公司各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)閱處文件并簽字，對公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時(shí)處理，一個(gè)工作日內(nèi)由各部門的兼職文檔管理員交回公司文檔管理員。傳遞：根據(jù)閱批范圍，由公司文檔管理員負(fù)責(zé)送閱。歸檔：審批完畢的文件，由公司文檔管理員統(tǒng)一收回并存檔注明公司存檔編號。各部門如需存檔，則在《文件接收記錄表》部門編號欄注明本部門內(nèi)部存檔編號。部門文檔收文：部門文檔由各部門兼職文檔管理員統(tǒng)一接收。編號、登記：部門文檔由各部門兼職文檔管理員統(tǒng)一填寫《文件接收記錄表》，如沒有編號，則在文件上標(biāo)注內(nèi)部存檔編號。收到已由其他部門（部門對部門發(fā)文）編號的文件，則在《文件接收記錄表》中登記編號。分發(fā)：部門文檔經(jīng)登記后，交由部門負(fù)責(zé)人簽署擬辦意見后，由兼職文檔管理員放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人員、部門批閱。批辦：各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)閱看文件并簽字（簽名并注明閱文日期），各有關(guān)部門對公文要及時(shí)處理，但須將處理意見或者結(jié)果標(biāo)注于文上。一個(gè)工作日后由各部門兼職文檔管理員收回。傳遞：根據(jù)閱批范圍，由兼職文檔管理員負(fù)責(zé)送閱。歸檔：各相關(guān)部門簽署意見后，由兼職文檔管理員統(tǒng)一收回并存檔，同時(shí)在《文件接收記錄表》部門編號欄注明本部門內(nèi)部存檔編號。發(fā)文發(fā)文是指擬稿、審核、編號、登記、打印、分發(fā)、歸檔。公司文檔擬稿、審核，擬稿人擬稿后交部門負(fù)責(zé)人、公司行政部門審核后，上報(bào)地產(chǎn)集團(tuán)總部綜合協(xié)調(diào)部審核并確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。編號、登記、打印、分發(fā)、歸檔，文檔經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由公司文檔管理員填寫《發(fā)文簽收表》，進(jìn)行編號、登記、打印、分發(fā)并歸檔。特別說明：如果各部門在各自專業(yè)范圍內(nèi)以公司名義對外發(fā)文，且獲得了在專業(yè)領(lǐng)域的授權(quán)，由主管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)擬對外發(fā)文后，交給公司行政部門編號登記并上報(bào)審批后，交由經(jīng)辦部門發(fā)出。部門文檔擬稿、審核：擬稿人擬稿后，交部門負(fù)責(zé)人審核并確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。編號、登記、打印、分發(fā)、歸檔，部門文檔經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，由部門兼職文檔管理員填寫《文件接收記錄表》，進(jìn)行編號、登記、打印、分發(fā)并歸檔。文檔編號及公文格式規(guī)定按《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)說明類》中的規(guī)定執(zhí)行。兼職文檔管理員的管理各部門應(yīng)指定兼職文檔管理員，并報(bào)公司行政部門備案于《兼職文檔管理員分工表》中，如部門兼職文檔管理員發(fā)生變更，應(yīng)在變更前一周通知公司行政部門，以便進(jìn)行文檔交接的跟蹤。公司流程管理體系文件管理公司流程管理體系文件包括：流程類、工作標(biāo)準(zhǔn)說明類、表格記錄等；流程管理體系文件編碼編碼原則流程和工作標(biāo)準(zhǔn)說明類按其在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)流程、管理流程中所處專業(yè)模塊，賦予相應(yīng)的編號，方便文件檢索、利用；當(dāng)一份記錄在不同文件中引用時(shí)，均引用首次出現(xiàn)的記錄編碼；流程管理體系文件的編號不能重號，以流水號形式作為文件序號。一二級流程文件編碼文件類型編碼規(guī)則一級流程文件HAIERJTLCA公司代碼流程文件流程文件級別HAIERJT-LC-A海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)一級流程圖二級流程文件HAIERJTLCBXX公司代碼流程文件流程文件級別文件流水號HAIERJT-LC-B-01海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（拓展事務(wù)專業(yè)）HAIERJT-LC-B-02海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（市場專業(yè)）HAIERJT-LC-B-03海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（成本專業(yè)）HAIERJT-LC-B-04海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（設(shè)計(jì)專業(yè)）HAIERJT-LC-B-05海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（工程專業(yè)、采購專業(yè)）HAIERJT-LC-B-06海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（客服專業(yè)、物業(yè)）HAIERJT-LC-B-07海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（財(cái)務(wù)專業(yè)）HAIERJT-LC-B-08海爾地產(chǎn)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（管理類專業(yè)）工作標(biāo)準(zhǔn)專業(yè)模塊代碼項(xiàng)目拓展：TZ報(bào)批報(bào)建：BJ產(chǎn)品定位：DW設(shè)計(jì)管理：SJ工程管理：GC成本管理：CB招標(biāo)采購管理：CG營銷管理：YX客戶服務(wù)：KF運(yùn)營管理：YY風(fēng)險(xiǎn)管理：FX財(cái)務(wù)管理：CW行政管理：XZ人力資源管理：RL商業(yè)管理：SY工作指引/標(biāo)準(zhǔn)文件編碼文件類型編碼規(guī)則工作標(biāo)準(zhǔn)文件HAIERJTBZXXXX公司代碼工作標(biāo)準(zhǔn)說明類專業(yè)模塊代碼文件流水號表單與模板HAIERJTBG（表格）MB（模板）XXXXX公司代碼文件類別專業(yè)模塊代碼文件流水號如：HAIERJT-BZ-GC-01表示工程管理的第1份工作標(biāo)準(zhǔn)說明類；HAIERJT-BG-GC-001表示工程管理的第1份表單；HAIERJT-MB-GC-001表示工程管理的第1份模板。版本的設(shè)置版本采取十次更改升級一次的原則，第一次簽發(fā)的文件版本和更改次數(shù)為A/0，第一次更改后文件版本和更改次數(shù)為A/1，以后依次為A/2、A/3……A/9，第十次更改則標(biāo)識為B/0，依次為B/1、B/2、……B/9，依此類推。工作指引/標(biāo)準(zhǔn)文件的格式封面格式要求：體系文件封面上設(shè)置公司的標(biāo)志、文件名稱、編號、版號/改次、文件的編制、審核、批準(zhǔn)以及修訂記錄等。章節(jié)的序號：流程文件設(shè)置一般設(shè)章、節(jié)、條、款的序號層次設(shè)計(jì)，如下所示：章1.節(jié)1.1條1.1.1款1）款下級a)制度，管理規(guī)定類文件可采用簡單的章節(jié)，分點(diǎn)描述形式即可。各章節(jié)的基本內(nèi)容：流程圖（工作標(biāo)準(zhǔn)說明類此項(xiàng)省略）目的適用范圍術(shù)語與定義職責(zé)工作程序/關(guān)鍵活動(dòng)支持性文件相關(guān)記錄流程圖的繪制：用VISIO軟件繪制跨職能部門的流程圖，流程活動(dòng)具體步驟用4種圖形表示：表示活動(dòng)或任務(wù)，如編制，簽定，發(fā)布，實(shí)施等；表示決策點(diǎn)，如審核、批準(zhǔn)、評審等；表示支持的文件，如流程，工作標(biāo)準(zhǔn)說明類等；表示活動(dòng)中需對記錄歸檔。流程管理體系文件的會(huì)簽各職能部門根據(jù)流程管理體系策劃的結(jié)果，編制本部門主導(dǎo)的文件；流程信息部流程管理崗組織各職能部門統(tǒng)一對文件進(jìn)行編號、格式調(diào)整和各流程文件的接口審核，避免矛盾和不一致；流程信息部流程管理崗收集各部門編制的流程文件，組織各部門對流程文件進(jìn)行會(huì)簽，以確保文件的可操作性和協(xié)調(diào)性，并交流程主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審核；流程體系文件經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員會(huì)簽后，按《權(quán)責(zé)手冊》規(guī)定的權(quán)限提交審核、審批。流程管理體系文件的發(fā)放流程體系文件發(fā)布可以是電子文件或紙質(zhì)文件，流程信息部流程管理崗需建立一份《受控體系文件清單》，列明文件名稱、編號以及最新版本狀態(tài)，做好及時(shí)更新和維護(hù)。流程信息部流程管理崗填寫《體系文件發(fā)放、回收登記表》做好文件發(fā)文登記，發(fā)放到相關(guān)各職能部門。受控文件均不允許私自復(fù)印，如確實(shí)因工作需要復(fù)印流程體系文件，必須經(jīng)流程信息部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。流程管理體系文件的評審：在下列情況下，流程信息部流程管理崗須組織相關(guān)部門對流程管理體系文件進(jìn)行評審，以確保文件的適宜性和充分性：當(dāng)流程體系或其過程需要發(fā)生變化時(shí)。流程審核時(shí)提出需要改進(jìn)時(shí)（包括糾正及預(yù)防措施）。業(yè)務(wù)管理過程中各職能部門提出需要采取糾正及預(yù)防措施的。流程管理體系文件的修訂文件使用過程中，由于企業(yè)的發(fā)展和部門架構(gòu)、業(yè)務(wù)變更等需要增加、刪除、修改現(xiàn)有的流程體系文件時(shí)，由職能部門負(fù)責(zé)填寫《體系文件修訂申請單》，經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審核、地產(chǎn)集團(tuán)總經(jīng)理審批后，連同修改的紙質(zhì)文件正本一同交由流程信息部流程管理崗負(fù)責(zé)組織修訂，文件更改時(shí)應(yīng)對該文件進(jìn)行修改后的重新發(fā)文，以新文件覆蓋原文件，不作文件“補(bǔ)丁”。文件修改獲批后，由流程信息部流程管理崗按5.6.7節(jié)要求進(jìn)行發(fā)放。公司其他非受控文件不受以上修改規(guī)定的限制。流程管理體系文件的回收正常情況下，如文件發(fā)生修訂、廢止或變更等情況，流程信息部流程管理崗需將作廢文件的受控文件副本收回，并在《體系文件發(fā)放、回收登記表》做好回收登記。作廢文件由流程信息部流程管理崗保留正本，并加蓋“作廢文件”印章，其它副本即時(shí)銷毀，受控文件正本的銷毀請參照《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)說明類》執(zhí)行。流程文件持有者調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將受控文件交回流程信息部流程