科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GBT11822-2000代替GBT.電子版本

科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T11822-2000 代替(dàitì)GB/T11822-1989 國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局2000-12-11-批準(zhǔn)2001-05-01實(shí)施黑河市愛輝區(qū)檔案局臧曉璐第一頁，共18頁。一、范圍二、定義三、組織案卷四、案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列(páiliè)五、案卷的編目六、案卷的裝訂七、卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料第二頁，共18頁。一、范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法，案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量(zhìliàng)要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。某些形式特殊的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。二、定義（本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義）（一）科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡稱科技文件材料）記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。第三頁，共18頁。（二）科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案）企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料(cáiliào)。（三）案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。（四）卷內(nèi)目錄登錄案卷內(nèi)文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。（五）卷內(nèi)備考表卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。第四頁，共18頁。（六）檔號以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼(dàimǎ)。三、組織案卷（一）組卷原則組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）組卷要求1、案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實(shí)情況。2、案卷內(nèi)科技材料要齊全、完整。3、案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。第五頁，共18頁。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。（三）組卷方法1、直接針對具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對的項(xiàng)目里組卷。2、產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷。3、引進(jìn)(yǐnjìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。4、一個單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時可在卷內(nèi)備考表中說明并注明標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號。5、底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。第六頁，共18頁。6、產(chǎn)品更新?lián)Q代(ɡènɡxīnhuàndài)或更新零部件時，保留新形式的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。7、設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。四、案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列（一）產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。（二）科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)堅(jiān)定階段、成果申報(bào)獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。（三）基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖第七頁，共18頁。設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。（四）設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。（五）案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。（六）案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文(wàiwén)資料譯文在前，原文在后。五、案卷的編目（一）卷內(nèi)科技文件材料頁好的編寫1、案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。第八頁，共18頁。2、單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。3、成套圖樣印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后(zuìhòu)，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（二）、案卷封面的編制1、案卷封面印制在卷盒的正表面（見圖），也可采用內(nèi)封面形式。第九頁，共18頁。2、案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件(wénjiàn)材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。檔號————————檔案館號————————案卷題名立卷單位—————————————————————————起止日期

———————————————————————保管期限

———————————————————————密級———————————————————————第十頁，共18頁。3、立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。4、起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。5、保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。6、密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。7、檔號應(yīng)填寫全宗號、分類(fēnlèi)號（項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類(fēnlèi)號是指按統(tǒng)一的分類(fēnlèi)規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項(xiàng)目代號是指第十一頁，共18頁?？萍紮n案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號，目錄號一般指分類目錄號；案卷號指科技檔案按一定順序排列后的流水號。8、檔案館號應(yīng)填寫國家(guójiā)檔案行政部門賦予的檔案館代碼。（三）案卷脊背的編制案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號、案卷題名。脊背各項(xiàng)目的填寫同案卷封面的編制中項(xiàng)目的填寫方法是相同的。（四）卷內(nèi)目錄的編制1、卷內(nèi)目錄式樣（見圖）第十二頁，共18頁。卷內(nèi)目錄2、卷內(nèi)目錄的填寫方法（1）序號應(yīng)用(yìngyòng)阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注第十三頁，共18頁。（2）文件編號應(yīng)填寫科技文件材料的文號或圖樣的設(shè)備代號、項(xiàng)目代號等。（3）責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要負(fù)責(zé)者。（4）文件材料題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱。（5）日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期。（6）頁號應(yīng)填寫每件科技文件材料的首尾頁上標(biāo)注(biāozhù)的頁號。3、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁之前。（五）卷內(nèi)備考表的編制1、卷內(nèi)備考表式樣（見圖）第十四頁，共18頁。卷內(nèi)備考表互見號：

說明：

立卷人：年月日

檢查人：

年月日

2、卷內(nèi)備考表的填寫方法（1）說明包括：案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供(tígōng)使用過程中需要說明的問題。（2）立卷人應(yīng)由負(fù)責(zé)立卷人簽名。（3）立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。（4）檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。第十五頁，共18頁。（5）檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。（6）互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形成不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起。3、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。六、案卷裝訂（一）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。（二）案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。圖樣(túyàng)折疊時標(biāo)題欄露在右下角。（三）案卷內(nèi)不允許有金屬物第十六頁，共18頁。（四）不裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件(wénjiàn)材料的右上角加蓋檔號章并填寫檔號與順序號（式樣見圖）。檔號序號檔號章七、卷皮、卷內(nèi)表格(biǎogé)的規(guī)格及制成材料（一）科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式第十七頁，共18頁。（二）卷皮規(guī)格和制成材料1、卷盒的外表面(biǎomiàn)規(guī)格為：