辦公室管理課件

職工培訓(xùn)核心模塊

《辦公室管理》中國人民大學(xué)教授、博士生導(dǎo)師管理學(xué)博士胡鴻杰引子:關(guān)于《辦公室管理》AcademyAwards

美國電影藝術(shù)科學(xué)院獎(jiǎng)CambridgeCareerAwardsInOfficeAdministration劍橋辦公管理國際職業(yè)證書中國教育部考試中心與英國劍橋大學(xué)考試委員會(huì)共同設(shè)置的項(xiàng)目考試內(nèi)容與等級(jí)1項(xiàng)目管理過程一覽表

過程組知識(shí)領(lǐng)域

啟動(dòng)

計(jì)劃

執(zhí)行

控制

收尾項(xiàng)目集成管理

項(xiàng)目計(jì)劃制定項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行集成變更控制

項(xiàng)目范圍管理啟動(dòng)范圍計(jì)劃范圍定義

范圍驗(yàn)證范圍變更控制

項(xiàng)目時(shí)間管理

活動(dòng)定義活動(dòng)排序活動(dòng)工期估算進(jìn)度安排

進(jìn)度控制

項(xiàng)目成本管理

資源計(jì)劃編制成本估算成本預(yù)算

成本控制

項(xiàng)目質(zhì)量管理

質(zhì)量計(jì)劃編制質(zhì)量保證質(zhì)量控制

項(xiàng)目人力資源管理

組織計(jì)劃編制人員獲取隊(duì)伍開發(fā)

項(xiàng)目溝通管理

溝通計(jì)劃編制信息分發(fā)執(zhí)行情況報(bào)告管理收尾項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別定性風(fēng)險(xiǎn)分析風(fēng)險(xiǎn)對(duì)應(yīng)計(jì)劃編制

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和控制

項(xiàng)目采購管理

采購計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃編制詢價(jià)供貨方選擇合同管理

合同收尾

課程基本思路認(rèn)識(shí)辦公室管理領(lǐng)域明確辦公室管理內(nèi)容尋找辦公室管理方式第一講認(rèn)識(shí)辦公室管理領(lǐng)域

你可以離開辦公室生存嗎？如果不行，那就讓彼此認(rèn)識(shí)一下吧！課程基本思路什么是辦公室？（非野外—空間—組織）辦公室研究的基本路徑隨機(jī)問題你在辦公室都做些什么？這些事情與哪些部門發(fā)生聯(lián)系？你與這些部門是怎樣一種關(guān)系？這些“關(guān)系”如何正確表述？如何根據(jù)各自的“位置”規(guī)范行為？辦公室是什么？社會(huì)組織為實(shí)現(xiàn)基本功能而設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)社會(huì)組織的內(nèi)部管理。辦公室的基本功能具有綜合性、層次性、程序性和終局性等特點(diǎn)。辦公室還可以理解為一個(gè)活動(dòng)空間。辦公室管理與秘書工作等的差別。在我國《秘書職業(yè)資格證書》標(biāo)準(zhǔn)中，將“秘書”定義為“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員”。實(shí)際上對(duì)應(yīng)的是廣大的辦公室工作人員，并不只是狹義的秘書。

辦公室環(huán)境的基本功能對(duì)辦公室人員的身心（情緒、士氣、滿足感和健康等）產(chǎn)生影響；隨著這種影響的持續(xù)和加強(qiáng)，環(huán)境因素會(huì)與辦公室人員的行為發(fā)生關(guān)系；這種因環(huán)境而變化的行為會(huì)對(duì)辦公效率產(chǎn)生作用。人類工程學(xué)就是研究環(huán)境因素與人的情緒、行為及其效果的關(guān)系的科學(xué)。辦公室環(huán)境的基本要求方便安全辦公室布局、人員和信息物品的安全舒適整潔光線、色彩、氣候、噪音、工作間的布置和諧統(tǒng)一人與人之間、人與物之間、物與物之間

第二講明確辦公室管理內(nèi)容管理活動(dòng)的基本內(nèi)容

計(jì)劃組織控制在辦公室的實(shí)際工作中表現(xiàn)為：參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。具體包括文件收發(fā)、辦理公文、起草文件、制定計(jì)劃、組織會(huì)議、管理印章、接待來訪、檢查協(xié)調(diào)、信息處理等等。辦公室的基本職責(zé)辦公室是社會(huì)組織的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)；而管理就是決策（西蒙語）。決策是領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)；辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的輔助機(jī)構(gòu)；辦公室的基本職責(zé)是輔助決策：包括信息的選擇與管理（這是溫家寶同志在1985年提出的三項(xiàng)任務(wù)之一：信息、督查和日常工作）第三講尋找辦公室管理方式現(xiàn)場(chǎng)的方式會(huì)議的方式文件的方式一、現(xiàn)場(chǎng)的方式現(xiàn)場(chǎng)的方式現(xiàn)場(chǎng)管理的目的就是有效地傳遞管理意圖，它主要是通過管理者的講述、傾聽和解決問題來實(shí)現(xiàn)的。

具體表現(xiàn)為現(xiàn)場(chǎng)的方式（一）管理者講述，就是向被管理者傳遞管理意圖，是一種信息自上而下單向傳遞的過程，因此必須選擇一種被管理者容易接受的方式來進(jìn)行。（1）要用簡單、明確的語言說明管理意圖；（2）將管理意圖同被管理者的職責(zé)和切身利益聯(lián)系起來；（3）如果有可能，要盡量說明基本要求；（4）提出對(duì)完成管理意圖的建議；等等?，F(xiàn)場(chǎng)的方式（二）傾聽就是了解被管理者對(duì)管理意圖的見解，是一種信息雙向傳遞的過程。作為管理者，要努力做到：（1）耐心地把對(duì)方的話聽完。（2）注意聽話時(shí)的表情。（3）管理者的語言表現(xiàn)。

現(xiàn)場(chǎng)的方式（三）解決問題就是在管理者力所能及的情況下，幫助被管理者消除對(duì)管理意圖的種種疑問；在通常情況下，主要是對(duì)講述中（3）（4）的一種合理延伸，并注意：（1）要確定問題中的關(guān)鍵部分；（2）重申解決問題的條件；（3）提出（或商議）解決問題的可行方案；（4）商定實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)。

二、會(huì)議的方式凡是那種有共同的議題，有公認(rèn)的組織者的三人以上的正式聚會(huì)便可以被稱為會(huì)議。（1）有共同的議題（2）有公認(rèn)的組織者（3）有三人以上的正式聚合那么，你為什么要開會(huì)呢？適于開會(huì)的情況從其他人那里獲取信息和建議；讓其他人參與解決問題或制定決策；調(diào)查不明情況或有問題需要向其他人澄清；有重要事情需要把大家集中到一起傳達(dá)；大家自己要開會(huì)；有問題涉及多個(gè)部門，需要協(xié)調(diào)解決。因此，會(huì)議具有決策、分權(quán)、交流、協(xié)調(diào)、顯示和曉喻功能。?三、文件的方式公文是一種管理方式文書≥

文件>

公文法定的制發(fā)者;

組織與個(gè)人公認(rèn)的權(quán)威和效用;

范圍與時(shí)間特定的體式和處理程序

結(jié)構(gòu)與流程ppt#6.公文的功用公文的功用基本功能：管理工具（主觀上）溝通手段（客觀上）具體作用：由文件內(nèi)容決定（策令、規(guī)范、宣傳、組織、控制、聯(lián)系、憑證…..)

公文的分類公文的劃分(載體、內(nèi)容、涉密程度、辦理時(shí)限、行文方向、授受關(guān)系、應(yīng)用范圍、生命周期…….)公文的種類

1、《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》2、《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》3、《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》4、《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》5、其他（企業(yè)常用文種）《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。意見適