業(yè)務流程重組

上海電力企業(yè)資源計劃管理咨詢項目

業(yè)務流程重組培訓畢馬威管理咨詢文件日期:2023/1/19培訓內容及時間安排業(yè)務流程重組概念 20分鐘流程繪制方法及技巧 20分鐘流程繪制練習 40分鐘流程改進原則 10分鐘流程改進練習 20分鐘提問和回答 10分鐘培訓目標培訓目標明確流程重組的原理學會繪制流程圖的方法

掌握流程改進的原則流程重組概念從功能到流程的觀念流程重組的收益和成功因素什么是業(yè)務流程？

業(yè)務流程是指在組織內部“流轉”的一系列相關的活動業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經營情況流程與業(yè)務運營息息相關并向客戶提供價值.如果企業(yè)能夠將人為實現的流程和通過系統(tǒng)實現的流程進行無縫整合,企業(yè)將因此獲得核心的競爭優(yōu)勢業(yè)務流程重組業(yè)務流程重組(BPR)是一種改進,它的目標是通過重新設計組織經營的流程,使流程的增值內容最大化,非增值內容最小化(包括降低營運成本,控制營運風險,提高營運效率三方面),從而獲得績效的改進部門內部逐步改進與完善公司業(yè)務流程重組戰(zhàn)略重組什么是業(yè)務流程重組？什么是業(yè)務流程重組？平衡質量、服務水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點降低成本質量改善提升客戶服務水平競爭優(yōu)勢成功的業(yè)務流程重組需要樹立從功能到流程轉化的概念功能驅動運營第一階段第三階段關鍵流程驅動運營電力工程建設采購設備維護客戶采購申請到付款資產管理電力項目管理傳統(tǒng)的管理注重職能層級機制流程概念打破職能層級體制的界限,直達客戶流程得以承認，但功能處于主導電力工程建設采購設備維護第二階段從功能到流程的轉化觀點業(yè)務流程重組的警號 以下是企業(yè)對業(yè)務流程重組需求的診斷信息，其中一些已成為某些機構的典型“警告信號”:供電的可靠性降低資產的利用率下降競爭能力下降客戶滿意程度降低新近出臺的政府改革／立法行業(yè)趨勢變化陳舊的信息技術應用流程程重重組組的的成成功功結結果果壓縮縮時時間間減少不不增加加價值值的活活動授予相相應權權限客戶聯聯盟一次做做好在流程程開始始時就就保證證質量量設定有有彈性性的目目標有效降降低成成本，，領先先的技技術持續(xù)的的改善善循環(huán)環(huán)流程圖圖繪制制的方方法及及技巧巧流程圖圖繪制制目標標及基基本知知識講講解流程圖圖的繪繪制流程圖圖交付付要求求流程繪繪制目目標理解現現有流流程和和資源分分配闡明企企業(yè)關關鍵問問題識別改改進的的良機機流程圖圖是一一種工工具，，可用用來了了解、、分析析和歸歸檔公公司的的流程程和活活動，，幫助助確定定改善善機會會一張流流程圖圖顯示示了將將特定定輸入入轉化化為所所需輸輸出結結果的的一系系列步步驟什么是是流程程圖？？流程圖圖繪制制流程圖圖繪制制主要要包括括以下下三項項內容容：理解流流程編制流流程圖圖完善流流程圖圖流程圖圖繪制制流程圖圖繪制制基礎礎有明確確定義義的開開端和和結束束有輸入入必有有輸出出在整個個企業(yè)業(yè)組織織中““流動動”不局限限于單單一的的功能能和部部門流程輸入輸出流程圖圖繪制制－管管理理要素素的劃劃分營運流流程管理理支支持持流流程程采購管管理營銷管管理發(fā)電管管理輸電管管理配電管管理技術、、電能能質量量管理理行政事事務管管理預算管管理財務管管理投資管管理信息系系統(tǒng)管管理人力資資源管管理固定資資產管管理檢修計計劃管管理下列為為繪制制流程程圖所所需考考慮的的要素素信息息：行為責任輸入在流程程中的的關鍵鍵行為為流流程中中的關關鍵責責任每一行行為的的主要要輸入入來源源輸出顧客時間和和成本本每一行行為的的關鍵鍵交付付成果果每每一行行為輸輸出的的接受受者每每一一行為為所需需的時時（內部部和外外部））間/成成本畫流程程圖需需了解解的信信息文件/表格格：該標識識文件件，包包括表表格、、字母母和報報告。。它既既可表表示輸輸入，，又可可表示示輸出出?？煽稍谠撛摌俗R識上寫寫下標標題用用以代代表特特定的的文件件。系統(tǒng)/數據庫庫：該標識識用于于表明明信息息從現現有的的計算算機系系統(tǒng)中中流入入或流流出。。該計計算機機系統(tǒng)統(tǒng)表現現為輸輸入、、處理理或輸輸出。?？稍谠跇俗R識中寫寫明特特定的的系統(tǒng)統(tǒng)名稱稱。流程圖圖繪制制標識識一套套標標準準的的符符號號能能幫幫助助快快速速并并且且一一致致地地通通過過流流程程圖圖進進行行溝溝通通流程程操操作作：該標標識識用用于于指指示示一一項項需需要要人人工工處處理理的的活活動動，，例例如如手手工工處處理理一一個個文文件件（（如如手手寫寫的的采采購購單單）），，或或人人工工檢檢查查一一個個文文件件。。流程程參參見見:該標標識識用用于于指指示示從從一一個個流流程程轉轉向向下下一一個個流流程程。。流程程圖圖繪繪制制標標識識數據據信信息息:該標標識識用用于于指指示示輸輸入入流流程程的的數數據據和和信信息息。。決定定批批復復：該菱菱形形框框代代表表一一個個決決定定或或批批復復。。它它給給人人以以強強烈烈的的視視覺覺提提示示，，即即此此處處需需要要作作出出決決定定或或批批復復。。該該標標識識經經常常用用在在流流程程欄欄中中。。其其右右方方聯聯接接““否否””的的情情況況，，下下方方聯聯接接““是是””的的情情況況。。方向向標標記記：流向向箭箭頭頭代代表表任任務務執(zhí)執(zhí)行行時時的的次次序序，，它它們們引引導導著著流流程程。。流流向向從從左左到到右右代代表表輸輸入入被被接接收收并并被被處處理理；；流流向向從從上上到到下下代代表表任任務務被被完完成成。。流程程圖圖繪繪制制標標識識存檔檔:該框框代代表表一一個個文文檔檔在在此此處處需需要要被被存存檔檔。。開始始/結結束束:該框框用用以以表表示示一一個個流流程程的的開開始始和和結結束束。。流程程圖圖繪繪制制標標識識流程程圖圖連連接接標標識識：該標標識識用用于于同同一一流流程程圖圖中中頁頁和和頁頁的的連連續(xù)續(xù)或或者者用用于于同同頁頁內內從從一一個個動動作作框框轉轉到到另另一一個個動動作作框框。。當當畫畫到到頁頁底底時時，，可可以以在在圖圖中中最最后后一一項項內內容容后后使使用用連連接接標標識識。。連連接接標標識識的的畫畫法法：：在在標標識識內內以以大大寫寫的的英英文文字字母母表表示示（A-Z)，然后在需要要接入的地地方畫上同同樣的流程程連接標識識，在該標標識上寫下下相同的英英文大寫字字母。流程圖繪制制標識A繼續(xù)“是””情況下的的流程是否狀況表是否否被批準準?A對狀況表作作修改在決定框之之前使用手手工操作標標識：如果流程分分叉為是/否，則有有人作出決決定。用決決定框來表表示。由于于所作的決決定和批復復很少無效效，因此在在決定框之之前通常有有人工活動動標識。是否是否有效？？流程圖繪制制標識驗證統(tǒng)計數數據的有有效性流程圖繪制制詢問一個流流程活動的的問題包括括：流程/任務務生成什么么？職員怎樣執(zhí)執(zhí)行它？為什么要這這樣做？何時、由誰誰對它進行行復核？流程活動需需要多少時時間？流程活動何何時需要？？錯誤/問題題的種類、、頻率和發(fā)發(fā)生原因是是什么？怎樣處理錯錯誤/問題題/例外？？輸出什么？？輸出多少少？輸出至哪里里？流程范圍控制目標主要控制點點涉及部門及及表格流程流轉時時間特定政策建議步驟:從一個高層層次的流程程開始,如如有必要,到下一層層次的流程程確定每個子子流程的開開始和結束束(保持重重點)確定關鍵輸輸入和輸出出按步驟進行行每個關鍵鍵業(yè)務子流流程節(jié)約時間:如果陷陷入困境,休息一下下或跳到另另一方面采用標準的的流程圖符符號在流程繪制制過程中或或在每一子子流程的結結束確認流流程和技術術改進機會會核查流程的的準確性流程圖繪制制的技巧需要按實際情況況繪制流程程需要在整個組織織內思考流流程需要與流程牽涉涉的人員交交流需要在開始前確確認流程的的起點和結結束需要高層次的流流程圖不能按照自己的的想象繪制制流程不能把流程圖局局限在自己己的部門不能閉門造車，，在真空中工工作不能在確認流程程范圍前繪繪制流程不能陷入太多的的細節(jié)流程繪制應應注意的要要點總結流程圖的格格式宋體標題采用14號字體體、加粗、、中間對齊齊部門采用10號字體體、加粗、、下劃線、、中間對齊齊框內采用6－8號字字體、普通通不加粗、、中間對齊齊連線采用與與框內同樣樣字體、中中間對齊盡量避免相相交線業(yè)務流程圖圖交付要求求業(yè)務流程圖圖交付要求求流程圖的組組成流程圖標題題涉及部門部門分隔線線標識符連線框內的字宋體6－8號普通不加粗中間對齊標題宋體14號加粗中間對齊部門宋體10號加粗下劃線中間對齊連線盡量避免交叉、有時可以適當合并以求簡單明了不同的選項在連線上標明，與框內的字體同樣要求將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室將單據據傳遞遞給辦辦公室室起始點點、終終止點點和流流程對對象必必須清清晰輸入和和輸出出應當當明確確應當在在合適適的地地方標標出估估計時時間（（該項項流程程作業(yè)業(yè)所需需的時時間））為每一一個任任務框框標明明人員員的職職務/負責責的范范圍做到對對流程程不熟熟悉的的人，，不需需要任任何解解釋就就能輕輕而易易舉地地讀懂懂流程程圖詳細程程度應應達到到足以以識別別無效效率的的活動動量化目目前的的關鍵鍵績效效考評評指標標業(yè)務流流程圖圖交付付要求求現狀流流程圖圖樣張張樣張張流程繪繪制練練習思考與與討論論：流程圖圖繪制制中包包含哪哪六條條重要要信息息？過去所所認識識的業(yè)業(yè)務流流程和和今天天介紹紹的業(yè)業(yè)務流流程有有什么么區(qū)別別？您期望望通過過這次次流程程重組組得到到的收收益有有那些些？您認為為上海海電力力有那那些現現象表表明需需要進進行流流程重重組？？舉例說說明時時間/成本本要素素的主主要用用途？？實例練練習-物物資資采購購計劃劃申請請與審審核供電所所計劃劃員制制定本本供電電所的的項目目物資資采購購計劃劃草案案，交交供應應科科科長審審核供應科科科長長從技技術的的角度度考慮慮是否否批準準該采采購計計劃，，在1天內內作出出批復復如果供供應科科科長長審批批通過過，則則報供供電所所所長長簽字字；如如果通通不過過則返返回計計劃員員并向向其提提出修修改意意見所長審審批需需要半半天所長簽簽字后后，交交供電電公司司對口口職能能部門門在3天內內從技技術角角度對對采購購計劃劃進行行審核核如果審審核不不通過過則返返回供供電所所；如如果審審核通通過則則由辦辦公室室將采采購計計劃匯匯總平平衡后后交供供電公公司總總經理理簽字字供電公公司總總經理理一般般在3天內內簽字字確認認，然然后交交電力力公司司歸口口部門門審核核電力公公司歸歸口部部門主主要從從資金金、技技術方方面進進行考考慮，，通常常在1周內內審核核通過過后交交由辦辦公室室進行行匯總總平衡衡電力公公司總總經理理在1周內內審核核辦公公室平平衡匯匯總過過的采采購計計劃電力公公司總總經理理審核核通過過的正正式采采購計計劃傳傳真給給物資資公司司實施施采購購找出流流程本本身存存在的的問題題尋求通通過信信息技技術系系統(tǒng)的的應用用提高高流程程效率率的機機會制定速速效方方案解解決當當務之之急在流程程繪制制過程程中,我們們不僅僅應該該理解解現有有的流流程,更更要識識別流流程改改進的的機會會,建建議的的步驟驟如下下:流程改改進原原則缺少關關鍵步步驟重復勞勞動(一個流流程內內或是是跨部部門)不必要要的文文書工工作不完全全或冗冗余的的審查查過程程不必要要的延延誤與其它它流程程、部部門、、顧客客或供供應商商的接接口不不夠清清晰流程圖圖繪制制完畢畢后，，可以以開始始分析析流程程改進進的機機會，典型的的流程程問題題包括括：流程改改進（（續(xù)））理解現現有系系統(tǒng)的的限制制(比比如:數據據格式式不兼兼容,硬件件容量量限制制,關關鍵系系統(tǒng)間間缺乏乏集成成)確認應用用新技術術的潛在在收益(比如:提提高作業(yè)業(yè)自動化化程度,增加加信息的的共享程程度等.)尋求通過過信息技技術系統(tǒng)統(tǒng)的應用用提高流流程效率率的機會會流程改進進（續(xù)續(xù)）速效方案案主要針針對企業(yè)業(yè)需要