會展現(xiàn)場運作基礎實訓指導手冊

會展現(xiàn)作基礎實訓指導手冊2012 2013學年第1學期專業(yè)會展策劃與管理班 級會展一班姓 名張浩學 號 2012150454上海電子信息職業(yè)技術學院經濟與管理系

會展策劃與管理專業(yè)課程說明《會展現(xiàn)場運作基礎》課程共6個學分，共分為2個學期進行授課。本課程系統(tǒng)地講授會展業(yè)的基本理論和時代理念，是一門會展專業(yè)基礎課程。第一學期該課程主要講授會展業(yè)概述、會展與旅游、會議業(yè)、展覽業(yè)、獎勵旅游、節(jié)事活動等內容，并介紹了發(fā)達國家會展業(yè)的成功經驗及相關的會展業(yè)最新信息。授課中注重結合會展案例分析，并通過課堂學生討論等互動方式，激發(fā)學生的學習熱情，開拓學生視野和思路。通過本課程的學習，一方面使學生較系統(tǒng)地掌握會展的基本理論和方法，另一方面通過具體實例的分析使學生做到理論聯(lián)系實際，擴大學生的知識面，為第二學期的課程和其他專業(yè)課程打下堅實的基礎。第二學期該課程主要通過現(xiàn)場觀察會展如何進行運作讓學生了解專業(yè)基礎知識和熟悉專業(yè)技能的實踐課程。學生通過參觀不同類型的展會，可以對展會的組織情況、現(xiàn)場運作情況，展會的服務、場館的設施和服務等有較為全面、詳細的認識和了解，從而為其后續(xù)專業(yè)課程的學習奠定基礎。該實訓手冊要使用1學年，請各位同學妥善保管！實訓目標學生通過會展現(xiàn)場運作基礎實訓，能對展會的組織、運作程序、展會的服務、現(xiàn)場的組織和管理，會展場館和設施設備等有全面的認識和了解，能掌握基本的崗位技能，提高發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。技能目標.掌握采集展會信息的方法；.能夠根據(jù)任務目標快速準確地收集有效資料；.能進行簡單的展臺、宣傳冊/單、展示道具、版面等的設計；.能準確規(guī)范地繪制展位布局圖；.培養(yǎng)根據(jù)指導計劃發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力；.培養(yǎng)執(zhí)行指導計劃和完成任務的能力；.培養(yǎng)團隊合作意識；.培養(yǎng)同現(xiàn)場專家、工作人員等的溝通能力。實訓指導學生在實訓中要對以下專業(yè)知識有所了解，并在教師指導下完成相關的任務。一、展會基本信息采集1、展會的主辦單位，協(xié)辦單位，承辦單位，或其他組展單位；它們之間存在怎樣的關系？2、展會舉辦的時間，開展期間對外開放的時間？3、展會舉辦地點；周邊的交通是否方便？記錄并統(tǒng)計展會周邊的交通路線。4、展會的主題是什么？該主題能帶來什么樣的新展示、新見識、新思想（創(chuàng)意）、新特色？5、區(qū)分展會性質是國際展，還是國內展？若是國內展則是展銷會、綜合展、還是專業(yè)展？二、展會開幕儀式1、了解并記錄開幕式的議程；開幕式有哪些活動？這些活動對展會起什么作用？開幕式上是否有突發(fā)事件：如有嘉賓晚到、設備故障等其他事件？若有，主辦方是如何應對的？2、開幕式上傳媒的選擇若展會是展銷會性質，則其傳媒選擇了當?shù)啬男┲髁髅襟w或強勢媒體，是否做到了報媒，電媒，網(wǎng)媒的結合。若有，這些媒體是如何結合的？若展會是綜合展性質，則傳媒選擇了當?shù)啬男﹤髅?、專業(yè)媒體參加，這些媒體有何特點?若展會是專業(yè)展，則傳媒選擇上是否有當?shù)刂髁骱蛷妱菝襟w參加，是否有專業(yè)媒體參加，是否有全國性主流媒體參加？若有，分別是哪些？3、采集相關的傳媒報道信息傳媒選擇若是報媒：則收集該報刊；如果是電視、網(wǎng)絡等其他媒體則記載該媒體播放的時間、欄目名稱，重復次數(shù)等相關信息。4、你覺得該展會在開幕式上傳媒間的合作，對展會的VI（視覺識別）有什么作用？三、展會現(xiàn)場運營管理（一）現(xiàn)場觀眾信息采集及管理1、了解展覽現(xiàn)場觀眾信息采集的設備；現(xiàn)場制卡系統(tǒng)2、了解展會在觀眾登記信息內容，并收集觀眾信息登記表和收集各類觀眾入場卡3、了解展覽現(xiàn)場觀眾信息采集的設備；4、了解展會門禁系統(tǒng)：展會是如何通過門禁系統(tǒng)實現(xiàn)人流控制的？5、了解觀眾尤其是專業(yè)觀眾、重點買家是如何實現(xiàn)同參展商對接的？6、如是否有導展員導引，預約、呼叫等信息服務。7、你所參加的展覽場館是否同期舉辦了兩個以上的展覽？若是則展覽場館的門禁系統(tǒng)是如何對多個展覽的人流和物流從時間和空間上區(qū)分開來的，是如何進行管理的?（二）展會現(xiàn)場運營了解并繪制展位的整體布局圖；了解是否有特裝展區(qū)、標準展區(qū)、低價展區(qū)等，這些區(qū)域分別位于展廳的什么位置？了解展會的觀展導引：是否設置了地標、指示牌，在通道，入口等公共區(qū)域，對觀展路徑、觀眾休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間等是否進行了標示？收集展會的觀展指南：會刊、觀展手冊、展覽快訊等。展覽現(xiàn)場是否設置有咨詢服務？分別提供什么樣的咨詢服務？展會現(xiàn)場是否提供休憩服務？如設置有休息區(qū)、飲水區(qū)、就餐區(qū)、這些區(qū)域是否配備了座椅，供水、供餐設施？休憩服務區(qū)存在什么樣的問題？是否能滿足現(xiàn)場人員需求、衛(wèi)生條件等怎樣？展會現(xiàn)場整體的衛(wèi)生狀況如何？存在什么樣的問題？展會現(xiàn)場是否設置了安全指揮中心，有哪些安全設施？是否有監(jiān)控系統(tǒng)，在場館中是如何設置的？展會現(xiàn)場是如何實現(xiàn)用電安全的？展會的配套活動有哪些？如大型演藝活動：開幕晚會、走臺表演、歌舞表演等；專題活動：新商品推介會、促銷會、論壇、頒獎活動等，這些活動的效果如何？現(xiàn)場秩序如何、效果如何、是否達到活動的目的？存在哪些問題？提出你的建議。10、展會現(xiàn)場有哪些廣告形式？如靜態(tài)廣告，動態(tài)廣告，視覺廣告，聽覺廣告，多媒體廣告，標牌廣告、汽球廣告、指示廣告，其他形式廣11、展會現(xiàn)場是否設有貴賓接待室？交易洽談區(qū)？如果沒有設置公共的交易洽談區(qū)，那么展商是如何解決交易洽談這個環(huán)節(jié)的？12、參展商有哪些自辦活動：如互動活動，促銷活動，派贈活動等，統(tǒng)計一下采取各項活動的參展商數(shù)量。這些活動對展會現(xiàn)場秩序管理是否造成影響？是否存在潛在不安全因素？13、參展商在展位是否播放了音像資料？若有你覺得應該注意哪些方面？14、了解參展商在展會現(xiàn)場散發(fā)圖文資料的地點，這些地點選擇有何特點，有何影響？15、了解特裝展臺的特點：是否有封頂?shù)亩鄬咏Y構，是否設置有消防設備等。16、展臺常用哪些設施？17、找出你比較滿意的幾個展臺設計，了解該參展商參展的目的，分析其展臺設計是如何凸現(xiàn)主題達到預期效果的？你覺得是否還應該作改進，試作展臺設計效果圖。18、找出你認為設計效果不佳的幾個展臺，了解相應參展商的參展目的，分析其設計沒能達到預期效果的原因？試提出你的修改方案，并作效果圖。19、收集3—4份你認為有創(chuàng)意的產品宣傳冊/單或其他資料！同時收集3—4份你認為設計效果不佳的宣傳冊/單，根據(jù)宣傳冊的內容，對其設計提出修改方案，并制作宣傳冊/單。四、場館設施（一）主體建筑與設施1、展館的建筑特點：是單體建筑還是多展館組成的群體建筑；是單層建筑還是多層建筑;是只有展覽功能的單一功能建筑還是兼具辦公，會議等多功能建筑？2、展館是否具備辦公設施？如是否建立辦公大樓，并設置有辦公室。3、展覽場館是否有會議設施？如場館是否設置了會議大廳、會議室、洽談室、貴賓室以及新聞中心等，收集相關資料（二）展館的配套建筑和設施1、了解廣場、餐飲、停車場和休息場所等在場館中的位置。2、展覽場館的內外連接通道：了解場館的外部通道：周邊的交通情況，是否有與機場、高速公路、軌道交通，公共交通等相連接？了解展覽場地的內部通道，人流通道和物流通道及其相關設施。是否有電梯、貨梯？電梯和貨梯分別有幾部，位于場館何處？你認為如此布局是否合理？說出理由是否有自動人行梯、人行梯？自動人行梯和人行梯在場館中的布局是否合是否能滿足展會需求，存在哪些問題？說出理由，提出你的改進方案場館幾個入口，展館之間的通道是如何設置的？2、場館的倉儲場所與設施：倉儲場所在場館中的位置，配備了哪些設施。注意事項學生在現(xiàn)場參觀要嚴格遵守展會現(xiàn)場秩序，注意人身安全，服從指導教師安排，認真做好參觀筆記，如實填寫實訓指導手冊，按時完成教師布置任務！一、安全要求：如遇學校統(tǒng)一安排參觀任務，參觀要求同學根據(jù)學校要求到指定場館進行參觀，并在場館門口集中，并由任課老師點名，否則按曠課4節(jié)處理。參觀后自行回到學校并由班主任進行點名。二、參觀要求：1、場館基本情況1）收集展覽館平面圖、展覽館的配套設施、展廳基本情況等；2）收集展廳的分類、面積、層高、展覽館的使用頻率；3）收集周邊的交通、餐飲、住宿分布情況；4）收集租賃該場館的費用等等。2、該展覽的情況1）收集展覽會的主題、名稱、時間、地點、展覽的亮點；2）收集展會的主辦單位，協(xié)辦單位，承辦單位，或其他組展單位；3）收集展覽會中的格局、展廳的類型、面積、材質、展廳的標識系統(tǒng)等；4）收集展會的觀展指南、會刊、觀展手冊、展覽快訊；5）收集展館中優(yōu)秀和拙劣的展廳資料。

學習報告要求：根據(jù)課堂上所學的知識，并結合自己的認識對會展這個行業(yè)進行簡短的描述。從定義上看會展業(yè)是會議業(yè)和展覽業(yè)的總稱。是一個新興的服務行業(yè)，影響面廣，關聯(lián)度高。會展經濟逐步發(fā)展成為新的增長點，而且會展業(yè)是發(fā)展?jié)摿Υ蟮男袠I(yè)之一。大力發(fā)展會展業(yè)，全面提升會展經濟是關鍵，其次，會展業(yè)地位和作用日益凸現(xiàn)會展業(yè)涉及工業(yè)、農業(yè)、商貿等諸多產業(yè)，對結構調整、開拓市場、促進消費、加強合作交流、擴大產品出口、推動經濟快速持續(xù)健康發(fā)展等發(fā)揮重要作用，在城市建設、精神文明建設、和諧社會構建中顯示出其特殊的地位和作用，并日益顯現(xiàn)出來。經過一個學期的學習，我個人認為學習會展業(yè)能更多的與社會接觸，增加自己的社會閱歷和經驗，為以后求職做好思想上和行動上的準備工作，我覺得學習會展現(xiàn)場運作這門課應當培養(yǎng)自己的吃苦耐勞的精神，加強自己的綜合素質，鍛煉自己的社會適應能力，我認為這個行業(yè)發(fā)展前景還挺廣闊的。參觀展覽評價表參觀地點上海世博展覽館2號、3號館參觀時間2012年12月15——12月16日2天展會名稱2012冬季中國（上海）婚博會展會主題愛情展會類型婚慶婚博展會規(guī)模3000 家參展商， 34000平方米展廳面積。該展館的使用頻率：較高展館標攤租賃的價格：8800元/個與該展會配套的論壇數(shù)量2展廳層高： 5米歷屆該展會的選址地點：2012年2月24-26日 上海光大會展中心下屆該展會的選址地點：2013年9月10日上海世博展覽館展館內配套設施的種類：有獨立的物流通道，安全出口，餐廳，休閑場所，特供停車場，咨詢點，有志愿者服務和專業(yè)工作人員隨時提供幫助?；榧営皹恰⒐ぷ魇揖穮^(qū)結婚對鉆及珠寶首飾精品區(qū)婚慶用品精品區(qū)婚宴精品區(qū)新婚生活精品服務區(qū)婚紗禮服及配飾精品區(qū)展館在衛(wèi)生、安全措施的表現(xiàn)：展館衛(wèi)生實施齊全，衛(wèi)生保持良好，配備殘疾人通道，消防器具齊全，警務人員工作積極到位。場館周邊交通、住宿、餐飲等公共服務設施的羅列：上海溫瑪電子科技有限公司可提供落地式、壁掛式等多媒體液晶廣告機上海嘉煜賓館地鐵4號線標間價178元、上海梅麗亞品商務酒店（浦東世博店）距展區(qū)2.5公里標間價190元、富驛時尚酒店（世博展覽館店）準四星級酒店距展區(qū)2.5公里標間價379元 場館平面圖場館基本評價*優(yōu)口良口中口及格口差請簡述你對場館的評價及建議：展館面積大，參展商多，婚慶活動豐富，購物現(xiàn)場火熱有序。但現(xiàn)場人員多，服務人員還是不夠。參觀后記錄表轉下頁觀后感為期兩天的上海冬季婚博會這個周末終于在世博展覽館高調亮相，它是民政部門舉辦的國家級婚博會、全球超大規(guī)模世界級品牌結婚展、中國婚尚風向標，很隆重、很正式。拿著門票，懷著好奇心，雖然是冬天，冷天仍然壓制不住我出行的心。還沒到現(xiàn)場，就有很多的參展商給我們派發(fā)宣傳資料，年輕的小姐都身著正裝、化淡妝，大有現(xiàn)代紅娘的感覺。世博展館2號、3號展館外部現(xiàn)場布置宏大，正規(guī)，從海報到彩旗都極富氣氛、從票務發(fā)放到人員入場都很有秩序，看來又是精心準備的活動。的確，3000多家展商的展位布置，現(xiàn)場裝潢，活動策劃，門票銷售，入場安排等等一切展前工作復雜困難，可謂良苦用心。一句話從外部看來，活動組織的很條理、準備很充分，宣傳很到位，各項工作井井有條。簽到還有禮品，這是第一份驚喜，心情激動的我只是為了看個熱鬧來參加，年少的我們只看過別人結婚，說白了對婚禮一無所知的我們都是第一次見識這樣的場面，能夠感受到，很多的參展商家都是有備而來，從優(yōu)惠政策到宣傳方式都能看出?，F(xiàn)場的服務人員都熱情高漲，熱情的迎接賓客到自己的會場內了解情況，哪怕是站上幾分鐘都行。剛一進門我們就被現(xiàn)場氣氛吸引了，哈哈，為了領到那可愛的小禮品，就到處觀賞吧。婚博會很多都是成雙成對來參加的，大都有備而來，雖然我們只是學習會展的學生，但這樣參加活動當然也會有意義、有結果。一家家的了解慢慢覺察到有點門道了，對婚禮的準備確實有點興趣了。精致的相冊、巨幅的相匾、還有各種造型、服裝，都吸引著我的眼球。不斷的詢問和了解，才發(fā)現(xiàn)工作室和影樓的拍攝風格和經營方式都很不同，但是對于我這樣一個完全沒有婚禮消費的外行來說，很多細節(jié)和專業(yè)還是知之甚少。由于不了解行業(yè)特點、不了解如何要求，不了解對方的優(yōu)惠政策，讓自己對動輒幾千上萬的婚紗拍攝謹謹慎慎；總感覺各家的婚紗拍攝都千篇一律，優(yōu)惠方式也都類似，沒有十分搶眼的地方，唯一的就是品牌不同。誠然，顧客都是個很容易被宣傳被拉攏的人，也可能是對方的宣傳方式獨特，或者自己的審美恰巧被