充分授權(quán),提高管理效率

充分授權(quán)提高管理效率管理，從字面上說，可以簡單地解譯為“管轄”和“處理”，或者說，將管轄范圍內(nèi)的各項事情處理妥當(dāng)。詳細(xì)講，管理是計劃、組織、指揮與控制組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的人員以及使用其它資源以達(dá)到機(jī)構(gòu)所要達(dá)到的目的。強(qiáng)化企業(yè)管理，提高科學(xué)管理水平，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是我們圖書發(fā)行系統(tǒng)提高競爭力的重要途徑。我們圖書發(fā)行系統(tǒng)要創(chuàng)造和接近客戶，改進(jìn)和創(chuàng)新服務(wù)方式，持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新，進(jìn)一步提高生產(chǎn)效率，不斷獲得競爭優(yōu)勢，我們系統(tǒng)內(nèi)外每天都發(fā)生著各種來來往往和的業(yè)務(wù)，每一個管理人員都會意識到要妥善處理，怎樣能夠處理妥當(dāng)，管理人員至為關(guān)鍵。尤其是今天我們的文化產(chǎn)業(yè)已經(jīng)步入了WTO，我們的圖書發(fā)行系統(tǒng)將在一個更加復(fù)雜、多變而又會產(chǎn)生大量不可預(yù)測因素的環(huán)境中經(jīng)營，要應(yīng)對行將進(jìn)入國內(nèi)的國外圖書發(fā)行業(yè)的更先進(jìn)的管理技術(shù)、更具競爭力的管理手段和更雄厚的動作資本，我們要生存、要發(fā)展，提高和增強(qiáng)圖書發(fā)行競爭力，是已經(jīng)迫切應(yīng)解決的問題了，而提高管理者的管理效率是提高競爭力的關(guān)鍵，充分授權(quán)就是提高效率的有效方法之一。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、完善和規(guī)范，“管理者職業(yè)化”將是我們的職業(yè)體制改革的發(fā)展方向和企業(yè)發(fā)展的趨勢，真正意義上的職業(yè)經(jīng)理人，不僅是懂市場經(jīng)濟(jì)理論、懂經(jīng)營、會管理的行家里手，還應(yīng)有強(qiáng)烈的創(chuàng)新精神、敬業(yè)精神和永往直前的品格，還要有預(yù)見性、洞察力以及知人善任和組織協(xié)調(diào)能力，充分有效地授權(quán)就是其應(yīng)具備的一種基本管理技能。筆者非常敬重那些負(fù)責(zé)認(rèn)真、勤懇踏實的管理者，他們總是第一個上班，最后一個離開工作崗位，整天不知疲倦地忙碌，甚至忘了自己，忘了家庭，扮演著典型的“主人翁”、“工作狂”等角色。對于他們旺盛的精力和對工作的熱情使人驚訝之余，同時也對他們總有做不完的工作感到困惑。許多時候，我們都能看到，這群辛勤的管理者們，他們的業(yè)績卻并不突出，甚至比較差。那么，是否他們的能力不夠高，工作程序不熟悉，人際關(guān)系不夠好？也許，有些管理者確有這方面的原因。但我看到更多的是，他們專業(yè)能力強(qiáng)，工作程序也非常熟悉，人際關(guān)系也好，并且工作態(tài)度、習(xí)慣都少有挑剔，遺憾的是，他們的管理效能低，工作業(yè)績只是平平。造成這種結(jié)果的一個重要原因：他們忽視授權(quán)，不習(xí)慣或極少授權(quán)，有的甚至不知授權(quán)是何物？基于對下屬能力的不了解或不信任，認(rèn)為“這工作只有我才能做到”，認(rèn)為“授權(quán)后尚須教別人怎樣做，而教人所花時間可能自己已將工作做完了”，甚至認(rèn)為“自己不可替代”；加之可能曾經(jīng)有過的失敗的授權(quán)經(jīng)歷，擔(dān)心失控等；或者根本不知什么該授權(quán)，什么不該授權(quán)，于是乎，事無巨細(xì)，皆親力親為。雖然可能每做一事都做得非常出色，但往往由于時間、精力等的限制，盡管非常忙碌，仍不免完成了這件事，完不成另一件事，做了小事反誤了大事，并且日復(fù)一日，完不成的工作愈積愈多，又影響了工作情緒，降低了工作效率，直至惡性循環(huán)。這樣，管理效率自然不會高，工作業(yè)績亦平平。其實，管理功能之一的指揮，就是指管理人員指揮與影響其下屬管理人員不能單獨行動，他必須要員工來協(xié)助共同完成工作。否則，實際的績效或表現(xiàn)必然比預(yù)期要低。因此，要想從百務(wù)纏身中脫出，要想使管理業(yè)績提升，充分授權(quán)無疑是有效出路之一。授權(quán)可以改善和融洽管理者與下屬間的關(guān)系，提高下屬的工作能力和工作熱情，可以多出許多時間去完成或更需要落實的工作，以及有更多的時間思考和策劃，使管理愈來愈得心應(yīng)手，并能使管理者更有效地同時兼顧多項事務(wù)，改善生產(chǎn)力。授權(quán)可以帶來許多好處，那么是否簡單地將自己的工作分派給下屬便完事呢？實際的操作要復(fù)雜得多。首先，要有授權(quán)的觀念。管理者的管理業(yè)績有賴于全體員工的協(xié)作完成，而非管理者一個，運用下屬是為了分擔(dān)工作，而且被安排工作是下屬所希望的。管理者的重點是統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，只有在下屬碰到困難時需要管理者的指引和幫助，但不是事必躬親。放手下屬，他們會干得更賣力出色，更積極創(chuàng)意，并且會感激管理者給了他們機(jī)會和鍛煉。第二，確定什么樣的工作要授權(quán)。將可以及應(yīng)該授權(quán)的工作，跟那些管理者必須親力親為的工作區(qū)分：1、必須親力親為的工作，如擬訂計劃、人事變動、績效考核等；2、能夠授權(quán)的工作，如稍加指引和培訓(xùn)，下屬便能勝任的工作；3、應(yīng)該授權(quán)的工作，如員工能做到的例行公事；4、一定要授權(quán)的工作，即不應(yīng)該由管理者做的事。值得注意的是，區(qū)分授權(quán)工作，不是挑肥揀瘦，將乏味的工作派給下屬，自己盡是美差。同樣，也不應(yīng)把自己認(rèn)為困難的工作交予他人。如果連管理者自己都覺得工作有難度，下屬不一定比你做得更好。第三，選擇授權(quán)對象。確定了授權(quán)的工作，并分析了工作的難度及委派下屬可能有的風(fēng)險，很重要的工作便是衡量屬下能力的高低，準(zhǔn)確地掌握誰能獨擋一面，誰經(jīng)驗豐富但魄力不夠，誰熱情積極但尚稚嫩，誰又是工作兢兢業(yè)業(yè)但能力平庸……為此，才能量體裁衣，量才用人，將合適的工作授權(quán)給合適的人選。第四，授權(quán)說明并確定工作指標(biāo)。授權(quán)不是指工作攤派、推卸。所以需對授權(quán)的工作有所說明；管理者的下屬并不會比管理者對該工作的性質(zhì)、難度及牽涉事項知道得更多，所以需要管理者作有關(guān)的背景說明并舉相似個案，指出可能會有的麻煩等。同時，要明確工作在質(zhì)、量、時間、費用等方面的指標(biāo)，使下屬知道應(yīng)該怎樣做和做到何種程度。另外，管理者還應(yīng)告訴下屬，對該件工作屬下有怎樣的責(zé)任，管理者又給了下屬怎樣的權(quán)力，以及管理者始終是下屬的后盾，令其有安全感。第五，授權(quán)后的跟進(jìn)與監(jiān)察。一件工作開始進(jìn)行，不等于管理者就可以不聞不問、高枕無憂。工作的好壞，管理者是最終責(zé)任人。管理者尚須適時跟進(jìn)與監(jiān)察工作的開展情況，以便讓工作完成及做得妥當(dāng)。但是，切忌干涉和制肘下屬的工作，避免扼殺下屬的工作熱情。管理者所需知道的是工作是否仍按計劃進(jìn)行，屬下是否有困難或是需要幫助。第六，管理者應(yīng)注意授權(quán)后的態(tài)度。管理者應(yīng)充分信任自己的下屬，并且明白在能力和經(jīng)驗方面下屬并不比管理者強(qiáng)，所以要允許下屬出現(xiàn)差錯，要真誠地培訓(xùn)、指導(dǎo)和鼓勵屬下，讓他們在實踐中不斷成長，并且公正地將屬下的功勞給他們。最后，每次授權(quán)工作要由承辦者做工作筆記和工作日記，記錄每項工作中每天的工作內(nèi)容和程序，便于記憶和總結(jié)工作經(jīng)驗、教訓(xùn)，積累資料。工作完成后要及時做總結(jié)，把同類工作的處理方法和有效經(jīng)驗總結(jié)成操作程序，下次再做就有章可循，錯誤不能重復(fù)。以某縣級新華書店授權(quán)該縣中心門市部往位于南京市的江蘇省新華書店圖書批銷中心進(jìn)一般圖書為例。授權(quán)主體可分為三個部分：授權(quán)準(zhǔn)備、具體授權(quán)事宜、授權(quán)后的跟蹤。授權(quán)準(zhǔn)備：確定了進(jìn)貨時間后，經(jīng)理授權(quán)由中心門市部擬出一份進(jìn)貨方案，指示有關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)作指導(dǎo)，指定業(yè)務(wù)部門一人全權(quán)負(fù)責(zé)監(jiān)督、跟蹤；具體授權(quán)事宜：一是進(jìn)書人員的確定，被委派進(jìn)書人員應(yīng)以2--3人為佳，應(yīng)熟悉當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展和教育情況，熟悉當(dāng)?shù)貓D書市場的零售情況，熟悉門市部銷售業(yè)務(wù)和庫存情況。這樣，對所進(jìn)圖書的分類、數(shù)量、品種才能做到心中有數(shù)，哪些品種屬季節(jié)性圖書、有哪些常備工具和熱銷圖書；二是從生產(chǎn)效率出發(fā)，根據(jù)門市部圖書銷售情況確定進(jìn)貨頻率、期限，一般兩個月進(jìn)一次圖書為宜；三是要從企業(yè)利潤出發(fā)來核定成本費用，以一人計，核定來回車費、住宿等須費用定額；四是整個進(jìn)貨工作注意事項，指定一個臨時負(fù)責(zé)人，注意路上行車飲食安全，加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，每天與單位通一次電話；五是進(jìn)書人員每人應(yīng)備一本工作筆記，把每天的工作進(jìn)程、感受