公文管理工作學習與交流

蒙東能源辦公室二○一二年四月二十四日公文管理工作學習與交流第一部分公文寫作基礎(chǔ)知識第二部分常見問題分析第一部分公文寫作基礎(chǔ)知識一、公文的定義、原則、作用、特點

定義：

公司公文（包括電報），是公司在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章和措施，請示和答復問題，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動，布置和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。原則：1.公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。2.公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。作用：指揮策令、行為規(guī)范、宣傳教育、傳遞信息、聯(lián)系公務(wù)、憑證記載。特點：具有法定的作者；有法定的權(quán)威性和約束力；具有較強的政治性和政策性；具有很強的針對性和時效性；具有規(guī)范的體例格式；具有特定的處理程序。二、行政公文版式

（一）A4型公文用紙頁邊距及版心的尺寸

（二）下行文的標準版式

（三）上行文的標準版式

（四）聯(lián)合行文公文的末頁版式

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)代字由發(fā)文單位簡稱和業(yè)務(wù)部門簡稱組成。附件：1.×××××××××××

×××

2.×××××××××××

×××

注：正文中標識附件的名稱一定要與附件中的標題完全一致、一字不差。

成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

（聯(lián)系人及電話：姓名×××

）聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。主題詞：為黑體三號；詞目為宋體三號，詞目間空1字，即兩個空格。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。三、公文的寫作（一）文種（二）標題（三）主送單位、抄送單位（四）正文（五）版記（一）文種1.按照國務(wù)院辦公廳2000年印發(fā)的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，行政機關(guān)公文種類具體包括命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13類。2.按照中共中央辦公廳1996年印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，黨的機關(guān)公文種類具體包括決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要14類。3.我們經(jīng)常用的有9種，即決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。同級單位、不相隸屬單位平行文蒙東能源公司所屬單位所屬單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)、下屬單位上行文下行文請示報告決定批復通知意見通報會議紀要函如何按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定文種（二）標題發(fā)文單位+事由+文種發(fā)文單位可以省略，但以下兩種情況不可以省略1.黨的機關(guān)發(fā)文單位不省略2.重要文件發(fā)文單位不省略例如：

《蒙東能源關(guān)于×××的通知》，蒙東能源是可以省略的，但經(jīng)常有單位標題為《關(guān)于××公司（發(fā)文單位）×××的請示》，這是不規(guī)范的，不能把關(guān)于放到公司的前面。標題中標點符號的使用

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。特殊情況：1.具有特定含義的，比如“六五普法”等用引號；2.公文標題中某一部分內(nèi)容需要注釋或說明的可以用小括號，用的比較多的像（征求意見稿）、（試行）、（草案）等；3.姓名或單位之間可以用頓號“、”，也可以用空格。多層轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題寫法省略法、替代法、直轉(zhuǎn)法1.省略法即把所有的書名號打開，把關(guān)于、轉(zhuǎn)發(fā)、通知等進行刪減，行成邏輯通順的標題。例如：

《××集團公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈財政部關(guān)于2004年×××工作有關(guān)問題的通知〉的通知〉的通知》《××集團公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部2004年×××工作有關(guān)問通知的通知》2.替代法即文件為本單位布置一項工作，把上級單位文件作為附件。例如：

《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××集團公司〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈關(guān)于組織推薦申報中企聯(lián)組織的2006年度全國企業(yè)信息化典型示范單位、集體、個人的通知〉的通知〉的通知》《關(guān)于組織推薦申報2006年度全國企業(yè)信息化典型示范單位、集體、個人的通知》3.直轉(zhuǎn)法如二級單位轉(zhuǎn)發(fā)一級單位文件時沒有意見，三級單位即可以直接轉(zhuǎn)發(fā)一級單位文件；如二級單位有意見時，三級單位必須轉(zhuǎn)發(fā)二級單位文件。例如：

《××集團公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈財政部關(guān)于2004年×××工作有關(guān)問題的通知〉的通知〉的通知》《××集團公司轉(zhuǎn)發(fā)〈財政部關(guān)于2004年×××工作有關(guān)問題的通知〉的通知》標題在回行時一定要保持詞義的完整。例如：關(guān)于表彰公司2010年度和2011年度辦公室工作先進單位和先進個人的決定關(guān)于表彰公司2010年度和2011年度辦公室工作先進單位和先進個人的決定×（三）主送、抄送單位主送單位：主辦單位抄送單位：除主送單位外需執(zhí)行或知曉公文的其他單位均應(yīng)用全稱、標準化簡稱、統(tǒng)稱例如：全稱：中電投蒙東能源集團有限責任公司簡稱：蒙東能源當主送為統(tǒng)稱如“各發(fā)電企業(yè)”、“各有關(guān)單位”時應(yīng)將單位明細作為附件附后，但當統(tǒng)稱為“所屬各單位”時則不需要。有的部門或單位將文件抄送給本部門或單位，是不規(guī)范的。（四）正文主要講解請示、報告、會議紀要的寫法請示主要有請求批準的請示、請求解決問題的請示、請求指示的請示等。

報告主要有工作報告、答復上級單位詢問和交辦事項的報告、反映情況的報告等。注：行政公文沒有建議性的報告，黨的公文可以寫建議性的報告。請示1）請求批準的請示××公司關(guān)于×××（事由）的請示××××（主送單位）：為了×××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），我單位擬×××××（意圖主旨）?，F(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下：一、××××（基本情況）。二、××××（請示事項的必要性和可行性及其意義）。三、××××××（具體方案和請示事項）。妥否，請批示。（印章）

××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）2）請求解決問題的請示××公司關(guān)于請求協(xié)調(diào)解決××××××問題的請示××××（主送單位）：目前，我公司×××××（遇到的問題或困難）。為了×××××（目的），根據(jù)×××××（依據(jù)），現(xiàn)就××××××（意圖主旨）請示如下：一、×××××（問題的由來）。二、××××××（問題的不利影響）。三、××××××（解決問題的積極意見）。四、×××××××（請示內(nèi)容，即請求協(xié)調(diào)解決的問題及解決問題的有關(guān)建議）。妥否，請批示。（印章）

××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）3）請求指示的請示××××公司關(guān)于××××問題的請示××××（主送單位）：近日，××××（在某項工作進行中遇到××××××××問題）?，F(xiàn)將有關(guān)問題請示如下：一、××××（有關(guān)情況）。二、××××（遇到的問題）。三、××××（請示內(nèi)容，即懇請上級單位對××××問題作出指示）。妥否，請批示。（印章）

××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）報告1）工作報告××××單位關(guān)于×××工作情況的報告××××（主送單位）：根據(jù)××××××要求（或××××以來），我們××××××（概述工作背景或基本情況），對××××××工作進行了認真總結(jié)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、××××××（工作基本情況）。二、××××××（主要做法和成績，包括采取的方法、措施和產(chǎn)生的效果）。三、××××××（存在的問題，以及擬采取的對策措施）。四、××××××（下一步工作安排和思路）。（印章）

××××年×月×日2）答復上級單位詢問和交辦事項的報告××××（單位）關(guān)于×××××有關(guān)情況的報告××××（主送單位）：根據(jù)××××要求（或根據(jù)××××批示精神，或根據(jù)轉(zhuǎn)來的《×××××》要求），我們對×××××情況進行了認真研究（或我們對××××問題進行了調(diào)查核實）?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、××××××（事件的過程、原因等）。二、××××××（經(jīng)調(diào)查核實的情況或處理的依據(jù)、結(jié)果等）。三、××××××（下一步擬采取的措施）。特此報告（印章）

××××年×月×日3）反映情況的報告(一般為緊急報告)××××（單位）關(guān)于××××××有關(guān)情況的報告××××（主送單位）：

××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述“報告”反映情況的產(chǎn)生緣由、情況和問題）。為了××××××（目的），現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、×××××（情況過程和最新事態(tài)）。二、×××××（原因及后果分析）。三、×××××（已采取的措施及作用）。四、×××××（下一步擬采取的措施）。五、××××××××（需引起上級單位重視或關(guān)注的問題）。（印章）

××××年×月×日請示與報告的主要區(qū)別請示報告從行文功能看請求批準、指示和解決問題。匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)詢問。從處理方式看屬辦件，需辦理、批復。屬閱件，可不回復。從時限來看應(yīng)在事前行文。主要是反饋辦理結(jié)果或報告有關(guān)情況，一般是事后報告。從行文特點看單一性、時效性和隸屬性。要求體現(xiàn)陳述性和廣泛性。會議紀要會議紀要的含義根據(jù)會議的主要精神和會議記錄，對會議的重要內(nèi)容、決定事項、主要觀點和結(jié)論進行整理而形成的一種紀實性、指導性的公文。會議紀要的意義向上級匯報會議情況；要求下級貫徹執(zhí)行會議議定事項；備考備查、歷史憑證。會議紀要的行文方式1.作用一個文種行文，例如關(guān)于×××的會議紀要；2.以通知為載體印發(fā)會議紀要；3.以特定格式印發(fā)，紅頭即會議紀要。注：1.作為特定格式印發(fā)的會議紀要不蓋章。

2.會議紀要的發(fā)文字號可以第×期、〔2012〕

×號、〔2012〕第

×次都是可以的。

3.會議紀要可有標題、可無標題××××××會議紀要

〔2012〕××號

××××（制發(fā)單位）××××年×月×日×

××××××會議紀要

××××年×月×日，×××同志主持召開了××××××會議，×××、×××等同志（領(lǐng)導）參加了會議?！痢痢镣緜鬟_了××精神，通報了××××××有關(guān)工作情況，并作了重要講話；會議聽取了×××關(guān)于××××工作情況匯報，討論了××××××；審議了《××××××》等×項××××××。會議認為，××××××。會議強調(diào)，××××××。會議指出，××××××。會議經(jīng)過審議，議定以下事項：

××××××（例如：會議根據(jù)××××××，審議并原則通過了《××××××》、《××××××》等，并責成×××根據(jù)與會同志提出的修改意見作進一步完善，按程序報批后下發(fā)；會議還根據(jù)××××××要求，就解決×××等問題提出了意見······）參會人員：×××（五）版記主題詞由三部分組成：類別詞、類屬詞、文種一共不超過六個詞，最后一個詞一定要是文種。個別部門文件最后一個詞不是文種而是標題中的其他詞，是不規(guī)范的。正文中經(jīng)常出現(xiàn)錯誤的兩處：1.引用文件時一定要先引用文件標題再引用文號，標準格式為“《××××××》（×××〔×××〕××號）”2.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、××××××××××××（一）×××××××××××1.×××××××××××××（1）××××××××××××當結(jié)構(gòu)層次只有兩層時可以一、×××××1.×××××注意1后面是“.”而不是“、”3.文件中經(jīng)常用錯的幾個詞語正確錯誤其他其它截至截止（應(yīng)為截止到）

1-4月1-4月份（某一個月時用月份，如4月份）文件匯編管理的要求1.絕密級文件（密碼電報）不得匯編2.機密、秘密級文件需匯編的，應(yīng)征得發(fā)文機關(guān)同意3.文件匯編本的密級按編入文件的最高密級標注，發(fā)送范圍按編入文件的最高發(fā)布層次。行政公文與黨的文件的主要區(qū)別1.行政公文成文日期為漢字小寫，黨的公文成文成文日期為阿拉伯數(shù)字。2.行政公文成文日期上蓋章無落款，黨的公文有落款。3.上行文附注部分，行政公文為聯(lián)系人及電話；黨的公文附注為公文的發(fā)文層次。4.行政公文一般沒有建議性的報告，而黨的公文是可以寫建議性的報告。第二部分常見問題分析擬稿部門需要填寫的是1.擬稿人、擬稿人聯(lián)系電話2.文件標題、附件名稱3.主送機關(guān)（全稱或規(guī)范化簡稱）4.抄送機關(guān)（全稱或規(guī)范化簡稱）、無抄送機關(guān)寫明“無”1.上行文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm2.發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識下空2行3.發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字主送機關(guān)應(yīng)為全稱或標