公文及公文處理

簡析公文及公文處理工作中共遂寧市委辦公室秘書二科（法規(guī)科）王錫全（2013年11月于農(nóng)信社遂寧辦事處）一、深刻認識，充分理解

——歷史源遠流長

2012年，《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》相繼出臺。

——現(xiàn)實作用重要

治國理政的重要工具，實施領導的重要手段，指導工作的重要載體。

——市委高度重視2012年11月，《遂寧市公文處理工作考核辦法》出臺，公文處理工作納入市委市政府目標考核。

基本概念：

公文是指黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

公文的主要特點：1.明確的公務性。2.鮮明的政治性。3.法定的權威性。4.作者的法定性。5.較強的時效性。6.體式的特定性。7.文風的樸實型。8.嚴格的程序性。1.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

2.決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

3.命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。4.公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

5.公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

6.通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8.通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

9.通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

10.報告。適用于向上級機關匯報告知、反映情況，回復上級機關的詢問。

11.請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

12.批復。適用于答復下級機關請示事項。

13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

14.函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

15.紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。近似文種異同辨析（1）決議與決定：主要區(qū)別是是否經(jīng)過會議集體討論并表決通過。決定與命令：使用權限、使用和表達上有區(qū)別。公告與公報：公告多用于宣布重大消息，內容簡要，公報較具體。公告與通告：使用者、內容、范圍方面有區(qū)別。通知與通告：主要是適用對象有區(qū)別。通知與通報：內容的側重點不同。意見與報告：行文方向和內容有區(qū)別。意見與請示：行文方向和內容有區(qū)別。請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質和行文目的不同。請示與函：行文時間、方向、功能、結果不同。紀要與決定：適用對象、表達等方面有區(qū)別。決定、命令（令）與通報：適用范圍和程度不同。近似文種異同辨析（2）公文組成要素（1）

1.份號。涉密公文印制的順序號。由6位阿拉伯數(shù)字組成。位于版心左上角第一行。2.密級和保密期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。位于版心左上角第二行。

3.緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。位于版心左上角第三行。公文組成要素（2）

4.發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。紅色小標宋字。

5.發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

6.簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

7.標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。2號小標宋，位于紅色分隔線下2行，回行時須詞意完整，梯形或菱形。

8.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。

9.正文。公文主體，用來表述公文的內容。

10.附件說明。公文附件的順序號和名稱。

公文組成要素（3）

11.發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。

12.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。

13.印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋印章。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章端正，上沿與正文（或附件說明）空一行之內，下沿與日期下沿相切。

公文組成要素（4）

14.附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

15.附件。正文的說明、補充或參考資料。

16.抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關。

17.印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

18.頁碼。公文頁數(shù)順序號。公文組成要素（5）

二、常見毛病，問題初探

（一）行文程序不規(guī)范

1.行文依據(jù)不充分。2.越級行文。3.報告中夾帶請示事項。4.涉及多部門事項未事先協(xié)商一致。5.直送領導或多頭報送。

（二）格式不規(guī)范

1.與標題有關的問題：無標題或標題要素不全、標題編排不美觀、生造文種或文種使用不當。2.與落款有關的問題：不區(qū)分加蓋印章與不加蓋印章的落款在編排上的不同、落款與正文空隔不當、印章歪斜。3.與附件有關的問題：附件說明位置編排不當、名稱較長需回行時不與上行首字對齊、使用多余標點符號。

4.與字體字號有關的問題：沒有按規(guī)定使用字體、正文中字體混用。5.其他方面的問題：未嚴格按新國標要求設置頁面和排版，上行文缺少簽發(fā)人，信函格式的公文保留多余的版記要素，非信函格式的公文無版記或版記保留主題詞、印數(shù)等多余要素。

（三）標點符號用法不規(guī)范

1.沒分清點號之間層級關系，“亂了輩分”。頓號、逗號、分號、句號序次混亂。

2.沒分清標號之間不同功能，“戴錯帽子”。標號使用錯誤最多的是書名號和引號。

3.不注意語義語境，“站錯位置”。主要出現(xiàn)在句號的使用上。

4.不該標注時標注，“畫蛇添足”。此問題多出現(xiàn)在附件或標題中。

5.不按規(guī)范標注文中的括號，“蒙混過關”。公文中標注發(fā)文字號的括號應為六角括號“〔〕”，而不能使用圓括號“（）”、方括號“[]”或方頭括號“【】”。

（四）數(shù)字使用不規(guī)范

不注意區(qū)分阿拉伯數(shù)字和漢字數(shù)字。

（五）序次語不規(guī)范

混用漢語序次語和漢字加阿拉伯數(shù)字序次語。

（六）緊急程度和密級設定不規(guī)范隨意設定緊急程度和密級，不按照相關規(guī)定嚴格管理。

（七）文字表述不規(guī)范

1.引用文件、會議名稱或領導批示時不準確。引用文件名一般應該使用全稱，后面加發(fā)文字號。2.概念表述不準確。如：

“黨中央、國務院及各級黨政、政府”應改為“黨中央、國務院及地方各級黨政、政府”；“校園加固”應改為“校舍加固”；

“市委保密局”應改為“市委保密辦”或“市保密局”；“市委辦秘書長”應改為“市委秘書長”；“遂寧市軍分區(qū)”應改為“遂寧軍分區(qū)”。3.單位、人員排序混亂。地方一般按行政區(qū)劃順序排列；單位順序一般按黨、政、軍、群排列；人名根據(jù)不同情況和需要排序，或按職級“從高到低”，或按姓氏筆畫“從少到多”，或按部門先后順序。4.不注意口頭表達與書面表達的不同。如“11年”，到底是指11年還是指2011年，讓人不得而知?！?4年”應規(guī)范表述為“2004年”。文中多次出現(xiàn)“幾月幾日”時，首個“幾月幾日”前需注明具體年份。5.詞語搭配不當。如“發(fā)揚先鋒模范作用”應改為“發(fā)揮先鋒模范作用”，“加大協(xié)調”應改為“加強協(xié)調”或“加大協(xié)調力度”。6.前后表述不一致。如：同一個文件中不能同時出現(xiàn)“信訪人、上訪人、上訪群眾、信訪群眾”等前后不一致的表達方式。7.易混淆的字詞使用錯誤。如“截止”與“截至”、“做”與“作”、“必須”與“必需”、“制定”與“制訂”、“反映”與“反應”、“公布”與“頒布”等等。三、工作遵循，基本規(guī)范中央辦公廳“黨辦精神”忠誠為要卓越為先創(chuàng)新為源拼搏為榮奉獻為上自律為基省委辦公廳工作要求精細化更科學上水平市委辦公室工作要求主動精細規(guī)范

市委辦公室公文處理工作基本思路：——堅持“三化”取向（科學化、規(guī)范化、制度化）

——恪守“三無”目標（公文審核無差錯、公文運轉無延誤、公文制發(fā)無投訴）

——遵循“三促”路徑（強化責任促精細、強化規(guī)則促規(guī)范、強化學習促提升）

——打造“四精”公文（外形精美、內容精準、文字精練、件件精品）中共遂寧市委辦公室

秘書二科（法規(guī)科）公開承諾大力弘揚黨辦精神，認真履行工作職能，嚴格遵循工作規(guī)范，切實提升服務水平。潛心公文處理工作，全力打造四精公文：一求公文外形精美、二求公文內容精準、三求公文文字精煉、四求公文件件精品。期待大家關心監(jiān)督，盡心盡力不辱使命?。ㄒ唬┌婷?。A4型公文紙，210×297毫米，版心156×225毫米。每頁22行，每行28字。如無特殊說明一般用3號仿宋字。盡量不平訂。（二）版頭。首頁紅色分隔線（含）以上部分。由份號、密級及保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人和分隔線組成。（三）主體。首頁紅色分隔線以下末頁首條分隔線以上部分。由標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名及其印章、成文日期、附注和附件組成。（四）版記。公文末頁首條分隔線（含）以下、末條分隔線（含）以上部分。一般由抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期組成。4號仿宋字。位于公文最后一頁（偶數(shù)頁）。（五）頁碼。4號宋體阿拉伯數(shù)字，左右各一條一字線，一字線距版心下沿7毫米。版記頁前有空白頁的，此兩頁均不編排頁碼。正文與附件一起裝訂時，頁碼連續(xù)編排。（六）橫排表格。表格頁碼位置與其他頁碼一致。單頁碼表頭靠訂口、雙頁碼表頭靠切口。（七）信函格式。發(fā)文機關標志使用全稱或規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊30毫米，紅色小標宋字。紅色武文線、文武線均為170毫米。標題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。首頁不顯示頁碼。版記只保留抄送機關。（八）計量單位、標點符號和數(shù)字用法。應當嚴格按照有關國標要求執(zhí)行（計量單位：GB3100、GB3101、GB3102;標點符號：GB/T15834-2011;數(shù)字用法：GB/T15835）。新舊黨政機關公文格式異同（頁邊與版心）新舊黨政機關公文格式異同（份號、密級和緊急程度）新舊黨政機關公文格式異同（發(fā)文機關標志）新舊黨政機關公文格式異同（發(fā)文字號）新舊黨政機關公文格式異同（紅色分隔線）新舊黨政機關公文格式異同（公文標題）新舊黨政機關公文格式異同（正文結構層次）新舊黨政機關公文格式異同（頁碼）新舊黨政機關公文格式異同（附件）會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。會議紀要不加蓋印章。A4辦公用紙頁邊及版心公文首頁版式聯(lián)合行文公文首頁版式（1）聯(lián)合行文公文首頁版式（2）公文末頁版式（1）公文末頁版式（2）聯(lián)合行文公文末頁版式（1）聯(lián)合行文公文末頁版式（2）附件說明頁版式帶附件公文末頁版式信函首頁版式

命令（令）首頁版式市委文件（遂委發(fā)）市委文件（遂委）市委文件（不編號函件）市委辦文件（遂委辦發(fā)）市委辦文件（遂委辦）市委辦文件（遂委辦內）市委辦文件（遂委辦函）備案報告（要件1）備案報告（要件2）備案報告（要件3）

——關于數(shù)字的用法

公文中的數(shù)字有兩種：一是阿拉伯數(shù)字，另一種是漢字數(shù)字。如何使用，應視具體情況而定。統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須用阿拉伯數(shù)字，成語、慣用語等則必須用漢字數(shù)字。

基本規(guī)范淺析

1.時間的表述。一般使用阿拉伯數(shù)字24小時計時法，如“8:30”“14:30”“0:05”。常見問題，如“下午15:30”“24:05”等等。

2.分數(shù)和百分比的表述。應該使用阿拉伯數(shù)字，而不能使用漢字數(shù)字，如“1/3”“50%”。

3.概數(shù)的表述。與分數(shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應使用漢字數(shù)字，如“四五米”“一兩個小時”。

4.全文體例。如果沒有嚴格規(guī)定，應遵循一個原則，即照顧上下文，保持全文體例一致。

——關于序次語的用法

1.漢語序次語。如：“第一，……；第二，……；第三，……”“其一，……；其二，……；其三，……”

“首先，……；其次，……；再次，……；最后，……”“一是……；二是……；三是……”以上四套序次語是各自獨立的，不可混用。

2.漢字加阿拉伯數(shù)字序次語。一、……（一）……1.……（1）……①……

如果認為敘述的問題較小，可以直接出現(xiàn)后面的序次語，但序次語的層次不能逆向出現(xiàn)。

——關于標點符號的用法標點符號分為標號和點號。標號：引號、括號、破折號、省略號、書名號、著重號、間隔號、連接號、專名號。點號：句末點號——句號、問號、嘆號；句內點號——頓號、逗號、分號、冒號。常用點號的層級關系（從低到高）：頓號—逗號—分號—句號。

1.分號前后必有其他頓號、逗號、冒號等其他句內點號。2.“即”后不加冒號。

3.“現(xiàn)將有關事項通知如下”“特此通知”“特此函復”后應加句號。

4.“妥否，請批復?！币话悴荒軐⒍禾枔Q做問號，也不能將句號換做嘆號。

5.標注時間時、分、秒之間的分隔號為冒號“：”。例如：（1）14時12分30秒可標注為14:12:30。6.反問句末尾一般用問號，如果語氣強烈也可用嘆號或問號、嘆號連用。例如：（2）有這么辦事的嗎？（3）有這么辦事的嗎?。?）有這么辦事的嗎？！

7.并列的引號、書名號之間不能使用頓號。如果最后兩項之間有“和”“及”等連接詞時，則前面要使用頓號。例如：（5）我國有四大名著：《三國演義》《水滸傳》《西游記》《紅樓夢》。（6）我國有四大名著：《三國演義》、《水滸傳》、《西游記》和《紅樓夢》。

8.用表示月、日的漢字數(shù)字來指事件、節(jié)日、紀念日時，一律加引號，且在一、十一、十二這三個月份后加間隔號，其他月份不加。如：（7）“五一”“五四”我都去了天安門廣場。（8）“一二?九”運動發(fā)生于1935年的北平。如果用阿拉伯數(shù)字表示事件、節(jié)日和紀念日，則月、日之間一律要加間隔號。例如：（9）“5?1”“5?4”我都去了天安門廣場。（10）“1?28”事變1932年發(fā)生于上海。

9.連接號分4種：一字線“—”、長橫線“——”、半字線“-”和浪紋線“～”。標示時間、地點起止時，一般用一字線，標示數(shù)量范圍時，一般用浪紋線。例如：（11）毛澤東（1893—1976）。（12）北京—成都旅客快車。（1