個人成效與時間管理

個人成效

VS

時間管理STolovelifeis

Tolovetime.

Timeisthestufflife

ismadeof.

目錄

上午：概念與理論◆時間管理鏈◆價值與目標(biāo)—從結(jié)果出發(fā)◆選擇-制變◆優(yōu)先矩陣：重要與緊迫◆產(chǎn)品與產(chǎn)能

下午：實(shí)用時間管理工具◆減輕大腦負(fù)擔(dān)◆大腦圖◆找出時間殺手◆時間計劃簿現(xiàn)狀

CurrentReality

Business(工作)Useonewordtodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一個詞描述你現(xiàn)在的工作環(huán)境Personal(個人)

Useonewordtodescribeyourcurrentpersonallife用一個詞描述你現(xiàn)在的個人生活現(xiàn)狀

CurrentReality

Consequences(后果)Howdoesthismakeyoufeel?你對此有何感想？現(xiàn)狀

CurrentReality

我就象一個被撕開的人…1我整天跑來跑去，忙得四腳朝天，開會、電話、文件、應(yīng)酬…，每天都把自己逼到極限才回家，上床時已經(jīng)筋疲力盡，第二天爬起來又周而復(fù)始。我每天做一大堆事，但內(nèi)心里卻常常有一種奇怪的感覺：“做了這么多事情又怎么樣？到底哪些事真的有用？”我不得不承認(rèn)：我確實(shí)不知道。我就象一個被撕得七零八落的人，工作對我很重要，家庭對我也很重要。我生活在持續(xù)不斷的沖突里，想盡一切辦法照顧兩方面的需要。到底有沒有可能在工作和家庭兩方面都獲得面功和快樂呢？我覺得根本沒辦法控制自己的生活。我試圖想清楚什么對我最重要，也想制定目標(biāo)，但是別人，包括太太、老板、同事不停地打斷我。凡是我定下來要做的事情，十有八九到頭來都得給他們要我做的事讓路。我就象一個被撕開的人…2所有人都說我相當(dāng)成功，我拼命努力，放棄了許許多多東西，終于爬到公司的頂峰。但為什么我沒有享受幸福的感覺？我覺得生活真沒意思。每做一伯事情，都會讓我想起還有十件事情沒有做，這些事令我內(nèi)疚。每天有沒完沒了的事情要做，但是能做完的就那么幾件，于是壓力來了。怎么能知道什么對我最最重要？到底我應(yīng)該怎么做？怎樣才能享受成功？我好象也知道一生該做什么，也曾想過什么對自己重要，還定過目標(biāo)，可是一回到日常工作和生活，目標(biāo)就被淹沒和無影無蹤了。怎樣才能把目標(biāo)轉(zhuǎn)化到日常生活和工作中呢？時間是串起過去、現(xiàn)在及未來

無數(shù)事件的連續(xù)線羅盤+時鐘=時間管理Compass+Clock=TimeManagement時間記錄表

事情可授權(quán)不可授權(quán)08：00-09：00-------------------------------------------------------------------------09：00-10：00--------------------------------------------------------------------------10：00-11：00--------------------------------------------------------------------------11：00-12：00--------------------------------------------------------------------------14：00-15：00-------------------------------------------------------------------------15：00-16：00------------------------------------------------------------------------16：00-17：00---------------------------------------------------------------------------17：00-18：00--------------------------------------------------------------------------優(yōu)先矩陣MIM3M2M4黃金規(guī)則

TheGoldenRule

BeginWiththeEndinMind

從結(jié)果出發(fā)Choice

notChange

DeterminesDestiny.

決定命運(yùn)的是選擇，而非機(jī)會

ProactiveV.SReactive

制變與應(yīng)變4D’SD--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------Dothe---------------------------------------,Delegatethe--------------------------------.做-------------的事情，把-------------的事情授權(quán)出去。小組討論：你經(jīng)常做哪一件事，你的生活、工作就會大為改觀？----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------產(chǎn)品與產(chǎn)能成就與效率

帕雷托原則

ParetoPrincipleA:---------------%R:-----------------%課堂練習(xí)

工作時間的使用你與你的任務(wù)（一）你是否利用某種形式的每周時間來分配今后幾天的工作時間？是/否當(dāng)你想到要做的事情時，你會經(jīng)常感到驚慌嗎？是/否你常常發(fā)現(xiàn)自己試圖同時做幾件事嗎？是/否當(dāng)你開始進(jìn)行一面任務(wù)時，心中有一個明確的目標(biāo)嗎？是/否你不斷掙扎在長期積壓、等待完成的任務(wù)中嗎？是/否當(dāng)你離開辦公室一陣以后，你經(jīng)常得返回去找那張待打電話的人員名單嗎？你有時間預(yù)先做計劃嗎？或者你常常遭受突然事件的襲擊嗎？是/否你經(jīng)常為了完成任務(wù)而熬夜嗎？是/否你經(jīng)常把日常工作帶回家完成嗎？是/否當(dāng)你出外一段時間歸來后，書桌上堆積了大量的文件、資歷料嗎？是/否這個練習(xí)能幫你注意到你是如何安排工作時間性的。它提供了一套一般性的問題來幫助你反思你特有的情況。不要在某個問題上思考太長時間，把精神集中于明確你安排工作時間的總模式上。本項(xiàng)練習(xí)并不旨在得出任何一種效率分?jǐn)?shù)，因此，不要把你自己看成是在受審問。你經(jīng)常匆匆忙忙趕在最后期限前完任務(wù)嗎？是/否你經(jīng)?；仡櫮愕幕顒右员阏{(diào)節(jié)器整工作，減去不必要的責(zé)任嗎？是/否你知道從哪里獲得工作上可能需用要的資料嗎？是/否你是否經(jīng)常做些必要的記錄，而不是主要依賴記憶力？是/否你有沒有能幫你回憶起事情的方法？是/否你保存會議的記錄，并將客觀存它們有條理地歸檔嗎？是/否你對工作的先后次序清楚嗎？是/否每當(dāng)侈需用要一些日常資歷料，如：檔案，電話號碼名單和地址的時候，你能立即找到它們嗎？是/否為了不使腦子經(jīng)常從一項(xiàng)工作轉(zhuǎn)向另一項(xiàng)工作，你將任務(wù)分門別類嗎？是/否你有時會在半夜醒來，想趣本應(yīng)白天做的事嗎？是/否你和你的任務(wù)（二）你與你自己（一）你經(jīng)常把工作延期到“更晚時間”做嗎？是/否你開始工作時通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？是/否你結(jié)束工作時通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？是/否你對手頭的工作是否難以集中注意力？是/否你能記起你蜍天工作的細(xì)節(jié)情況嗎？是/否你知道在一星期/一年的什么時間從事某些工作時能處于最佳狀態(tài)嗎？是/否你（或者同事）認(rèn)為你自己是個準(zhǔn)時的人嗎？是/否當(dāng)你客觀地評價自己的工作方式時，其中是否具有反效果的習(xí)慣和癖性？是/否（如有，請列了）-------------------------------------------------你工作時經(jīng)常感到疲勞過度嗎？是/否你是否經(jīng)常對開始一項(xiàng)新任務(wù)或一天的工作感受到困難？是/否工作被打斷全你能迅速地把注意力又轉(zhuǎn)回工作上嗎？是/否你經(jīng)常是一接到通知就馬上投入工作嗎？是/否一旦接受了工作任務(wù)，你決心盡可能去完成嗎？是/否你常把等待著你考慮的事情記在碎紙上嗎？是/否有時會發(fā)現(xiàn)一些記錄、姓名或數(shù)字，但卻記不得它們是怎么回事。是/否是否有時試圖回憶某個你剛剛獲得的“了不起”的想法，但你卻已把它忘得出一干二凈？是/否你確信你能避免繪自己制造不必要的工作嗎？是/否在辦公室或家里的空閑時候，你放松自己還是經(jīng)常又想到工作上去呢？是/否你很慢才能作出決定嗎？是/否你為自己總是這么忙而感到驕傲嗎？是/否事實(shí)上許多事都是遵循報酬遞減規(guī)律的，你仍然把時間花在細(xì)節(jié)上嗎？是/否你能認(rèn)光天化日任務(wù)和信息的原則基礎(chǔ)，而不在細(xì)節(jié)中不知所措嗎？是/否你是否經(jīng)常意識到短暫的休息會提高你的工作效率，并已如此執(zhí)行呢？是/否你是否經(jīng)?！巴洝痹谇‘?dāng)?shù)臅r候首手進(jìn)行那些令人不悅的任務(wù)？是/否你經(jīng)常感到自己必須下決心去收拾辦公室、整理辦公桌，或者要更有效地管理時間嗎？是/否你與你自己（二）你與他人（一）必要時你能把任務(wù)委托給你的同事嗎？是/否一旦你已得到你所需用在的信息時，你是否有辦法禮貌地結(jié)束會見和談話？是/否你能否幫助別人有談話時緊扣要點(diǎn)嗎？是/否你經(jīng)常把時間浪費(fèi)在猜測別人的動機(jī)上嗎？是/否你與那些難以應(yīng)付的同事或者顧客發(fā)生沖突之后，經(jīng)常把時間浪費(fèi)在煩惱、發(fā)怒上嗎？是/否必要時你能說聲“不”，并且堅持這樣做嗎？是/否當(dāng)你向他人作簡要指示時，他們經(jīng)常需用要回來尋求清或補(bǔ)充信息嗎？是/否當(dāng)你向他人作簡要指示時，你經(jīng)常需用要尋求澄清或補(bǔ)充信息嗎？是/否經(jīng)常忙于干那些可以讓不需要你的資格和訓(xùn)練的人來做的工作嗎？是/否你經(jīng)常與侈的同事就利益沖突而爭斗嗎？是/否你確信自己不會給其他人制造不必要的工作嗎？是/否你有恰當(dāng)?shù)慕浑H渠道把信息傳給他人嗎（這們他就不會經(jīng)常來向你詢問信息了）？是/否你在合適的時候向他人通報你的計劃嗎？是/否你能做到嚴(yán)肅客氣地處理他人的打擾嗎？是/否你知道必要時向誰獲取信息和指導(dǎo)嗎？是/否你與他人（二）對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)

ProductivityChallengesShiftingpriorities/crisismanagement 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理Telephoneinterruptions

電話打擾Lackofpriorities/objectives

缺乏優(yōu)先/目標(biāo)Attemptingtoomuch

貪多嚼不爛Drop-invisitors

不速之客Ineffectivedelegation 無效授權(quán)Cluttereddesk/losingthings

桌面雜亂無章/找不到東西Lackofself-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延Inabilitytosay“No”

不會說“不”Meetings 會議A/BBUUSINESS工作開始PERSONAL個人生活MONTHLYPLAN

月度計劃MONTH

YEAR

年月

優(yōu)先管理的核心

1Makealistofthingstodotoday

把每天要做的事情列一份清單

2Setpriorityandworkonthemostimportant

確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做3Doiteveryday!

每天這么做！每日計劃：

Planthenextd----b---youI---theoffice在你------辦公室------前，計劃-----天的工作。TO-DOLIST待處理事項(xiàng)DELEGATIONTO授權(quán)A/BTO-DO事項(xiàng)TIMEREQUIRED需時REF

參考姓名授權(quán)跟進(jìn)反饋時間參考日期：

CleartheDesk

清理桌面1Create3files

建三個文件檔案2Organizeallitemsaccordingtothe4D’s

根據(jù)4D原則整理好所有東西3Workthrough“Do”pile

把“立即做”檔案里的工作一件件處理完

TimeActivate

給活動定下時間

UseHoldingFiles

使用活頁文件4Clearthedeskeachday.

每日清理桌面CommunicationRecords溝通記錄Name名：Subj.主題：Company公司：File文檔存放Position職位：DelegateTo授權(quán)Tel電話：Clrculate相關(guān)人員Fax傳真：Address通訊地址：Date日期Notes內(nèi)容FellowUp跟進(jìn)

目標(biāo)是具有兌現(xiàn)日期的夢想。閱讀下面一則故事，它帶給你哪能些啟示：1952年7月4日清晨，加利福尼亞海岸籠罩在霧中。在海岸以西21英里的卡塔林納島上，一個34歲的女人涉水下到太平洋中，開始向加州海岸游去。要是成功了，她就是第一位游過這個海峽的婦女。這名婦女叫弗羅倫絲·查德威克。在此之前，她是從英法兩邊海岸游過英吉利海峽的第一個婦女。那天早晨，海水凍得她身體發(fā)麻，霧很大，她連護(hù)送她的船都幾乎看不到。時間一個鐘頭一個鐘頭過去，千千萬萬人在電視看首。有幾次鯊魚靠近了她，被人開槍嚇跑。她仍然在游。在以往這類渡海游泳中她的最大問題不是疲勞，而是刺骨的水溫。15個鐘頭之后，她又累，又凍得發(fā)麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母親和教練在另一條船上。他們都告訴她離海岸很近了，叫她不要放棄。但她朝加州海岸望去，除了濃霧什么也看不到。幾十分鐘之后—從她出發(fā)算起是15個鐘頭零55分鐘—人們把她拉上船。又過了幾個鐘頭，她漸漸覺得暖和多了，這時卻開始感到失敗的打擊。她不假思索地對記者說：“說實(shí)在的，我不是為自己找借口。如果當(dāng)時我看見陸地，也許我能堅持下來?！比藗兝洗牡攸c(diǎn)，離加州海岸只有半英里！后來她說，令她半途而廢的不是疲勞，也不是寒冷，而是因?yàn)樗跐忪F中看不到目標(biāo)。查德威克小姐一生中就只有這一次沒有堅持到底。兩個月之后，她成功地游過同一個海峽。她不但是第一位游過卡塔林納海峽的女性，而且比男子的紀(jì)錄快了大約兩個鐘頭。設(shè)定目標(biāo)吃大象原理有效的行動策略:SMARTS：具體(明確計劃的具體數(shù)量及時間)M：可衡量（有客觀標(biāo)準(zhǔn)衡量情況是否有變化）

A：可實(shí)現(xiàn)（在規(guī)定時間內(nèi)，該目標(biāo)是否合理/可完成）

R：相關(guān)（是否值得追求、是否重要、是否與價值相關(guān)）

T：可跟進(jìn)（是否定出時限以便于跟蹤進(jìn)展情況）TheResultsFromPriorityPlanning

優(yōu)先計劃的結(jié)果BringsControlsToYourLife將控制帶進(jìn)你的生活OrggggganiizeYourBusiness,PersonalAndSocialActivities安排好你的工作、個人生活及社會活動HelpsAvoidCrisisManagement

避免危機(jī)管理REDUCESprocrastinationAndIndecision減少拖延和優(yōu)柔寡斷HandlesIncompletions處理缺憾GivesYouaManageeableWorkload給予你自己一個可把握的工作負(fù)荷Planningisbringingthefutureintuthepresent,sothatyoucandusomethingaboutitnaw計劃意味著將未來呈現(xiàn)在你眼前，以便你現(xiàn)在就為將來而奮斗終止各種干擾

問題虛榮：經(jīng)常有人問問題和有人造訪使自己感到很重要希望得到信息，知道各種傳言擔(dān)心觸犯別人不善于過濾不善于結(jié)束來訪和來電為下級做決定過分要求下級請示不會授權(quán) 社交的欲望沒有計劃安靜時間鼓勵下屬帶問題來請示解決方案承認(rèn)這一點(diǎn)。改在中午飯時進(jìn)行。有計劃地通過正式方式達(dá)到這個目的不要對此過分敏感。仔細(xì)評估干擾的次數(shù)和影響訓(xùn)練秘書友好地過濾來訪這和電話請秘書在預(yù)定來訪結(jié)束時間，擔(dān)醒老板或來訪客人時間快到期了。事先跟來訪者或來電話人約定結(jié)束時間。記錄花在接待來訪或來電上的時間，并且記錄超出預(yù)定時間的原因。只做下級不會做的決定。例外管理凡是能夠授權(quán)的事情都不去做。針對已經(jīng)授權(quán)了的任務(wù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)該由被授權(quán)人處理。找別的地方滿足。給自己制定“免打擾時間”。這會鼓勵下屬依賴于你，使他們經(jīng)常帶問題來打擾你。應(yīng)該鼓勵主動性、承擔(dān)風(fēng)險和自主決策。來電和來訪電話問題沒有秘書 想表現(xiàn)得隨時在場沒有計劃樂于社交不會自我約束想讓自己隨時得到信息不會過濾自我欲望接轉(zhuǎn)錯的電話缺乏協(xié)調(diào)不會結(jié)束通話責(zé)任不明解決方案利用交換機(jī)過濾電話，或者裝一個切斷開關(guān)，學(xué)會回電。留出做計劃的時間。到別的地方滿足這個愿望。學(xué)會把電話集中起來。通過有計劃的方式實(shí)現(xiàn)。訓(xùn)練秘書過濾電話。承認(rèn)并控制自己。訓(xùn)練并解決設(shè)備問題。授權(quán)。學(xué)會簡潔。學(xué)會說：“謝謝您打電話來”，“對不起，那邊還有一個電話在等我?！胺智遑?zé)任。會議（一）問題沒有目的沒有議程參加會的人太多或不合適時間不對地點(diǎn)不合適準(zhǔn)備沒有計劃會議太多與會動機(jī)不強(qiáng)不準(zhǔn)時開會社交允許干擾解決方案沒有書面目的的會絕對不開。沒有書面議程的會議絕對不開。只請必須的人出席。選好時間選擇跟會議目的相稱的地點(diǎn)：擺脫干擾和打斷，必要的設(shè)備，盡量減少與會者在路途上的時間。拿出時間做會議計劃。測試經(jīng)常性會議的必要性：偶爾不開，看看會有什么后果。或者把經(jīng)常拖延的會議通常的時間減少一半。事先提供必須的會議細(xì)節(jié)：期待與會者做什么貢獻(xiàn)、需要準(zhǔn)備什么材料等。永遠(yuǎn)準(zhǔn)時開會，傳過準(zhǔn)時的決心。延誤開會時間是對準(zhǔn)時到達(dá)者的懲罰。談?wù)?，社交另做安排。制定避免打擾會議的規(guī)矩，讓人所共知。除非火燒眉毛，不許打擾。在中部