電大辦公室管理精編復(fù)習(xí)資料(排版)

一,單項(xiàng)選擇題1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B．決策性）。A．服務(wù)性C．專業(yè)性D．主動(dòng)性2．辦公室布置要留意（D）。A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C．打字,復(fù)印間離上司辦公室近些D．各種溝通,保密3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不相宜的？（C）。A．打算一些放開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要常常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件,資料保藏好以免丟失和泄密4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的狀況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫(huà)弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要留意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門(mén)別類安放文件,資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里，（D）的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門(mén)口D．靠近窗戶6．機(jī)的運(yùn)用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）。A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人,保密文本7．在運(yùn)用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚ˋ）。A．接通電源可馬上復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消退靜電C．選擇復(fù)印倍率來(lái)確定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機(jī)的運(yùn)用哪一項(xiàng)是不相宜的？（A）。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ON”位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，留意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采納傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的運(yùn)用哪一項(xiàng)是不相宜的？（D）。A．安置窗簾遮擋室外光線B．與其他設(shè)備正確連接C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕愛(ài)護(hù)功能10．以下哪些不是文員在打算辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。A．訂購(gòu)B．制造C．安排D．儲(chǔ)備11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（B）。A．保留一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過(guò)訂購(gòu)或訂購(gòu)，可以提高交貨速度D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品12．以下文員的工作依次中，哪一項(xiàng)是正確的？（B）。A．沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)推斷狀況，機(jī)靈應(yīng)對(duì)的應(yīng)變實(shí)力C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，依據(jù)先來(lái)后到依次進(jìn)行D．上司所指示的工作假如不合適，可以不實(shí)施13．文員依據(jù)“優(yōu)先依次”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不相宜的？（D）。A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以依據(jù)文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14．文員必需管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不相宜的？（C）。A．定好目標(biāo)，把想做或須要做的事情寫(xiě)下來(lái)B．盡量限制外來(lái)干擾，把重要工作支配在寧?kù)o,有效的時(shí)間段里去做C．每天把工作支配得超出工作時(shí)間，給自己壓力D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出支配，定好最終期限15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（D）。A．定好目標(biāo)，把想做或須要做的事情寫(xiě)下來(lái)B．想方法加快處理郵件,信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C．開(kāi)始工作之前要做好打算工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作支配在寧?kù)o,有效的時(shí)間段里去做16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（C）。A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢(qián)17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不相宜的？（A）。A.傳達(dá)可以依據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C．不可在一般,一般函件里傳達(dá)有隱私內(nèi)容的指示D．重要的指示，應(yīng)當(dāng)要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽(tīng)或漏記18．文員必需具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不相宜的？（B）。A．擅長(zhǎng)同他人合作，親密協(xié)作，步調(diào)一樣B．應(yīng)當(dāng)有自己的特性，盡可能使別人聽(tīng)從自己C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事共享成功的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任19．以下接打的行為中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（C）。A．機(jī)旁隨時(shí)放著記錄單或便箋和筆，一有留言就能馬上記錄B．文員離開(kāi)辦公室時(shí)，要支配別人替你接C．應(yīng)隨時(shí)運(yùn)用手機(jī)在飛機(jī)上,飯店里,大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．假如已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系20．以下哪個(gè)接打的行為是不正確的？（A）。A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽(tīng)筒朝下放置21．文員在接打時(shí)，正確的做法是（B）。A．鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng)B．在機(jī)旁隨時(shí)放著記錄單和筆，一有留言就能馬上記錄下來(lái)C．文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名,單位D．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的心情以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)22．以下文員應(yīng)遵守的禮儀中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（B）。A.考慮打的時(shí)間是否合適B．打出，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二,三下可掛C.有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對(duì)待投訴先安撫他，以友善的看法表達(dá)歉意，并告知肯定立刻調(diào)查此事23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的？（C）。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門(mén)名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)B．應(yīng)當(dāng)把郵件分成最急件,次急件和一般件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提示上司留意有關(guān)問(wèn)題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好25．文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)（A）。A．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，把信放開(kāi)并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫(xiě)上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一樣？（D）。A．每天開(kāi)箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一樣B．取出郵件馬上返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D）。A．時(shí)間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D．愛(ài)好28．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印依次應(yīng)當(dāng)是（C）。A．國(guó)名,地址,部門(mén),姓名B．姓名,地址，部門(mén),國(guó)名C．姓名,部門(mén),地址,國(guó)名D．姓名,國(guó)名,部門(mén),地址29．機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（D）。A．一般的圖紙B．機(jī)密文件C．很長(zhǎng)的文件D．感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目凝視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的狀況是以下哪一種？（A）A．初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的B．有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案處理的D．沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（C）。A．拆開(kāi)后信紙?jiān)诤?信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對(duì)寫(xiě)信人的各項(xiàng)狀況逐項(xiàng)登記C．處理信件依據(jù)“分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦D．對(duì)問(wèn)題困難,調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作說(shuō)明和答復(fù)33．在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（C）。A．幫助簽到B．分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)D．短暫保管與會(huì)者的物品34．文員進(jìn)行會(huì)議的支配和打算時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是（D）。A．文員依據(jù)上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間支配對(duì)參與者是否便利B．什么日期,時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C．會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要依據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短,花費(fèi)多少作確定D．文秘人員必需協(xié)作會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）。A．加入自己的主觀意見(jiàn)B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一樣但意思完全一樣D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（D）。A．忽視B．不征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄C．征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37．上司確定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（A）。A．只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱B．除了送來(lái)的資料外，也必需收集其他上司有必要的資料C．假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地狀況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D．和上司先充分溝通，避開(kāi)在會(huì)議進(jìn)行中遇到聯(lián)系38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（C）。A.口字型B．教室型C．圓桌型D.U字型39．以下關(guān)于交互式會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（A）。A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）。A．打算資料B．發(fā)表意見(jiàn)C．現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?1．文員依據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）。A．假如用寫(xiě)信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系，以便有變化時(shí)可馬上通知C．對(duì)方越忙越必需早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．假如上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天支配約會(huì)42．文員制作日程支配支配表時(shí)，以下哪一種狀況應(yīng)避開(kāi)？（D）。A．上司沒(méi)有經(jīng)過(guò)文員而確定的日程支配支配，也必需填寫(xiě)在支配表上B．假如表上的空白處太少，可以運(yùn)用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào)C．制作日程支配支配表時(shí)，要留意上司改變思索的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程支配支配筆記本假如已經(jīng)運(yùn)用一年以上，可以廢棄43．在某些狀況下，文員在支配日程支配表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是駕馭足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會(huì)者的心理。A．社交的實(shí)力B．說(shuō)話的技巧C．聽(tīng)話的實(shí)力D．聽(tīng)寫(xiě)的實(shí)力44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程支配支配的行為中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（A）。A．以方式確定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定支配，不用再以書(shū)面形式確認(rèn)B．上司和文員必需在周末核對(duì)下周的行動(dòng)支配，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)支配C．假如會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二,三天前）會(huì)議室D．會(huì)議,面談所必需的文件及資料，在前一天就打算好45．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作很多打算工作，以下哪一項(xiàng)是不相宜的？（B）。A．打算旅行支配和旅館信息B．代替上司制定約會(huì)支配C．為商務(wù)洽談收集資料D．把上司商務(wù)旅行時(shí)須要帶的行李列出清單46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（D）。A.與人聯(lián)系要登記對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求C.假如預(yù)訂須要有保證，應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打D．不肯定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的或其他書(shū)面形式的證明47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（D）。A．首先搞清晰上司想作什么樣的支配B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要登記對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D．不必提前在取票前或動(dòng)身前再用予以確認(rèn)48．照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的？（D）。A．有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作,知識(shí),實(shí)力上的從屬性B．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提示上司用餐C．對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防,治療,病后調(diào)理各階段D．應(yīng)酬須要更換衣服，這是上司個(gè)人的須要，不必賜予幫助49．以下關(guān)于名片的運(yùn)用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）。A．文員應(yīng)在任何時(shí)候,任何場(chǎng)合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．假如對(duì)方給你名片，而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)（D）。A．不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典B．作推斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較相宜的？（D）。A．用后跟著地走路B．正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿態(tài)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B）。A.以右為次B以右為尊C以后為次D．以左為尊53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）。A．向上司報(bào)告B．送禮C．寫(xiě)信D．查證消息的牢靠性54．文員幫助實(shí)行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D）。A.宴會(huì)的形式與氣氛B．交通是否便利C.有無(wú)停車場(chǎng)D．有無(wú)休息室55．以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（C）。A．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳實(shí)行C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早,午,晚實(shí)行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（D）。A．用叉,匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜愛(ài)的食物C．口內(nèi)含有食物與人說(shuō)話D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤(pán)靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的運(yùn)用方法是正確的（C）。A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來(lái)擦刀叉C．用來(lái)擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領(lǐng)口里59．以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不相宜的？（C）。A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑,紅,白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意60．上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)須要更換服裝，文員應(yīng)（A）。A．通知上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝61．以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不相宜？（B）。A．語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B．由過(guò)程先說(shuō)C.利用重復(fù)的效果D．說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間,地點(diǎn),場(chǎng)合,對(duì)象因素，運(yùn)用模糊語(yǔ)言62．接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。A．以煩躁的傾聽(tīng)B．盡量把責(zé)任推給別人C．應(yīng)辯解說(shuō)：“那是因?yàn)椤盌．切勿感情用事63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題64．將同文多頁(yè)沿邊取齊后勻稱錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見(jiàn)章65．值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情？（A）。A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會(huì)議通知C．詢問(wèn)狀況D．傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書(shū)資料是（A）。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部相互抄送的文件材料D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料67．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（A）。A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷68．文書(shū)立卷歸檔要求遵守肯定的制度，包括以下方面（B）。A．歸檔內(nèi)容,歸檔時(shí)間,保密要求B．歸檔范圍,歸檔時(shí)間,歸檔耍求C．收集范圍,歸檔時(shí)間,管理制度D．歸檔范圍,時(shí)間限度,歸檔材料要求69．文書(shū)立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍,（A）和歸檔要求。A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔歷史推斷題1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）2．辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。（×）3．在陽(yáng)光光明的教室和會(huì)議室內(nèi)運(yùn)用投影機(jī)，效果不受影響。（×）4．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一樣則是典型的工作。（∨）5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（×）6．擅長(zhǎng)合作指每一個(gè)文秘人員都要虛心,謹(jǐn)慎，對(duì)同事敬重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。（×）8．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎當(dāng)心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起保藏，以避開(kāi)被盜用冒領(lǐng)。（×）9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或削減，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（×）10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最終一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣。（×）11．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過(guò)，告知上司要找的人立刻就會(huì)來(lái)聽(tīng)，讓上司直接與對(duì)方通話。（∨）12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜愛(ài)的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（∨）13．文員應(yīng)避開(kāi)不必要的通信和郵寄，盡可能常見(jiàn)的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（∨）14．文員在工作時(shí)間如須要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）15．文員在工作時(shí)間如須要補(bǔ)妝，應(yīng)當(dāng)去洗手間。（∨）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)當(dāng)站起來(lái)與來(lái)訪者講話。（×）18．假如須要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者便利的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，假如這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（×）19．假如會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（×）20．假如會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員馬上換手握住室內(nèi)的門(mén)把手，以輕快的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門(mén)。（∨）21．假如會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門(mén)。（∨）22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)依據(jù)到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）24．文員作介紹，若年齡,地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。（∨）25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按依次介紹。（∨）26．假如是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，假如以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證明某一天你曾給某人支配了某件工作等。（∨）27．為來(lái)自外地的與會(huì)者支配賓館住宿，最便利的支配是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×）28．假如上司不打算參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)馬上將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）29．假如會(huì)議氣氛驚慌，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，看法親善，溫順緩慢地端出茶點(diǎn)，以消退驚慌的氣氛。（∨）30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必需確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×）31．代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必需達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)細(xì)致核對(duì)出席人數(shù)。（∨）32．假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的狀況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，打算交往提示文件。（∨）33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠支配辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作確定。（∨）34．假如不當(dāng)心發(fā)生日程支配支配重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己確定優(yōu)先依次。（×）35．上司自己支配的約會(huì)忘了事先告知你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己支配的那一位。（×）36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。“做過(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（×）37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（×）38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)當(dāng)問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必需取消原定約會(huì)的重要事情。（∨）39．探望長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（∨）40．當(dāng)上司要求文員幫助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)幫助他解決私人的事務(wù)。（∨）41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)當(dāng)主動(dòng),樂(lè)意地去幫助。（∨）42．假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（∨）43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。（×）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（∨）45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩,上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（∨）46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（∨）47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必需有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的爭(zhēng)論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（∨）49．用叉,匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早支配，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn),時(shí)間,形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（∨）52．雞尾酒會(huì)一般要支配好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（×）53．口頭語(yǔ)言視時(shí)間,場(chǎng)合,對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文靜些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（×）54．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。假如上司不加采納，應(yīng)勸服上司。（×）55．假如要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別運(yùn)用表示方法，以避開(kāi)因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（V）56．合適的話題可以有雙方都感愛(ài)好的,有共同利益的話題,比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)馬上停用，不用通知有關(guān)單位。（×）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59．文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必需一樣，可以出具空白介紹信。（×）60．值班人員要細(xì)致填寫(xiě)值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。（×）61．面對(duì)突發(fā)事務(wù)，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要實(shí)行臨時(shí)應(yīng)急措施。（×）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度,請(qǐng)示報(bào)告制度和平安,保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。（×）63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（∨）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨）65．檔案是指運(yùn)用過(guò)的,文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢,具有保存價(jià)值的文書(shū)。（∨）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí),期限。（×）67．文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必需逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（×）68．文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（×）簡(jiǎn)答題1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)悟上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過(guò)程中應(yīng)留意的事項(xiàng)：——專心傾聽(tīng),細(xì)致記錄,弄清意圖,及時(shí)實(shí)施。2．文員進(jìn)言是指什么進(jìn)言具有什么作用方法和要求是什么？P36—37進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn),建議,指責(zé)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用,補(bǔ)缺作用,增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度3．來(lái)信受訪的范圍包括哪些受理與處理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān),主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方.對(duì)急信,要信,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開(kāi)后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.()(3)細(xì)致閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.供應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所須要的資料.()(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫(xiě)信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的狀況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦.(5)細(xì)致處理.處理信伺:應(yīng)當(dāng)依據(jù)"分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.()(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可實(shí)行收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.()4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)留意哪些要點(diǎn)？確定時(shí)間,地點(diǎn)時(shí)要留意什么？p170—17(1)要獲得上司的許可；(2)假如用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名,職務(wù),目的,時(shí)間,地點(diǎn),方式(早餐會(huì),午餐會(huì)等),所須要的時(shí)間等等；(4)約定好以后，肯定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程支配支配表』：。還應(yīng)打算約會(huì)所須要的文件資料(5)星期一早上,周末,即將下班之前,午餐前后不要支配約會(huì)；(6)對(duì)方的休息日,節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要支配約會(huì)；()公司有重大活動(dòng)的那一天不宜支配約會(huì)；(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較便利的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格,是否須要保密,是否須要就餐等因素。5．文員利用提示系統(tǒng)提示上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)(()（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周支配以及其他提示事項(xiàng),文員3.應(yīng)當(dāng)隨著狀況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)4.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表(5.,固定活動(dòng)日期一覽表(,6.運(yùn)用提示性備忘錄(,打算約會(huì)表((),打算特殊提示卡(<),打算交往提示文件((.6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)包括哪些事項(xiàng)？p1371）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名,蓋章；（3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人,主席；（7）出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；削減會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；限制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；假如上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及依次，要直接向指示工作的人報(bào)告，依次基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，事先要把要說(shuō)的事及依次整理好，肯定要簡(jiǎn)短,扼要,流暢；困難的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。9．辦公室人員為了勸服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些？讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有牽強(qiáng)的感覺(jué)；用語(yǔ)言和看法去打動(dòng)別人；清晰的知道最想說(shuō)什么；了解并探討對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以懇切的看法為對(duì)方著想而發(fā)言。10．單位印章主要有哪些？印章的刻制和運(yùn)用有哪些規(guī)定？p1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種狀況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn),公安部門(mén)登記后由特地刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一運(yùn)用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)具體登記；功日蓋印章必需做到用力勻稱,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必需加蓋單位公章方能有效。11．依據(jù)2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理方法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？1)命令(令)；(2)確定；(3)公告;通告；(4)通知,通報(bào)；(5)議案；(6)報(bào)告；(7)請(qǐng)示；(8)批復(fù):意見(jiàn)；(9)函；(10)會(huì)議紀(jì)要。12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。1)版頭,發(fā)文字號(hào),印刷依次號(hào)；(2)密級(jí),緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機(jī)關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說(shuō)明。13．文員依據(jù)單位須要向外或向內(nèi)發(fā)文，須要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)(3)簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最終審定,簽字發(fā)出(4)編號(hào).已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5)繕印.對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清,復(fù)印或排版印制.(6)校對(duì),指將文件的謄寫(xiě)稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9)分發(fā).指對(duì)打算發(fā)出的文件:進(jìn)行分裝和發(fā)送.14．什么是文書(shū)的立卷特征通?？梢砸罁?jù)哪幾種特征立卷？p265—267(1)文秘或檔案人員把文書(shū)依據(jù)某些共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問(wèn)題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),須要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。設(shè)計(jì)題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜,儲(chǔ)物架,書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌,電腦,機(jī)，還給了她新的文件架,文具用品盒,各種筆,膠水,剪刀,參考書(shū),須要翻譯的資料,公司印章,印盒,墨水,復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門(mén)別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做(P13)放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放須要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門(mén)別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書(shū)應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌,技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，協(xié)商合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好打算。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來(lái)賓；(3)制訂支配；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來(lái)賓；<6)協(xié)商日程；<7)支配會(huì)談；<8)陪伴參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室,餐飲,停車場(chǎng)等，某企業(yè)打算在11月15日上午9:00到12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，探討第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售支配，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)支配。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問(wèn)題？(P23)(1)會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門(mén)的名稱；(3)日期,時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,號(hào)碼等；(7)開(kāi)會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)留意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)留意哪些細(xì)微環(huán)節(jié)？(P145)文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言,應(yīng)當(dāng)先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下,作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡(jiǎn)略登記發(fā)言的要點(diǎn),條理清晰,重點(diǎn)突出.即使是即席發(fā)言,呀要想好了再說(shuō),講什么,怎么講,哪些可以敘述,哪些必需強(qiáng)調(diào),都事先有個(gè)框架.這樣才能使你的發(fā)言清晰明白,富有感染力.會(huì)議上應(yīng)始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和開(kāi)心熱誠(chéng)的表情,用規(guī)范的言語(yǔ)和抑揚(yáng)頓挫的洪亮聲調(diào)說(shuō)話,并限制發(fā)言的時(shí)間,必要時(shí)可用目光掃視聽(tīng)眾,以引起他們的留意,也可以在某些時(shí)候坐一停頓,以給聽(tīng)眾思索余地.雖然文秘人員的會(huì)議通常是非正式的,進(jìn)行過(guò)程中還是要加以引導(dǎo).要求別人回答時(shí).一次只叫一位發(fā)言人,并緊緊圍繞議程或主題依次進(jìn)行.假如探討稿偏離了主題,應(yīng)當(dāng)提示各位時(shí)間有限.在某件事上有不同意見(jiàn)的時(shí)候,不必進(jìn)行正式的投票,表示接受或反對(duì)這些意見(jiàn)的即可.假如是一位助手,你給他安排一些日常的工作人，提示一下解決問(wèn)題的方法,再問(wèn)他有沒(méi)有問(wèn)題即可.在很多人參與的會(huì)議上,不要當(dāng)眾指責(zé)某人.應(yīng)當(dāng)給其他與會(huì)者發(fā)言的機(jī)會(huì),細(xì)致傾聽(tīng)他們的意見(jiàn).最終,對(duì)探討和任何確定了的事進(jìn)行總結(jié),同意大家的相識(shí).每位參與會(huì)議的人都要做好筆記,特殊是任務(wù)安排或作出關(guān)于各種程序的確定時(shí).主持會(huì)議,則要作好筆記并把每次會(huì)議機(jī)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)特地的文件夾,假如日后出現(xiàn)問(wèn)題,可以查看筆記,證明某一天你曾給某人支配了工作等.5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，確定召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何打算和開(kāi)好這次座談會(huì)？(P150)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必需是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思索,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人親密協(xié)作；<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)打算些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？(P134)(1)要替搭車回去的人支配車子(2)在接待處短暫代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏(5)要為參與會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必需加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必需還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并整理妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門(mén)窗并上鎖。7．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理,副總經(jīng)理各職能部門(mén)的正副經(jīng)理,辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天,一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議驚慌支配午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P161)(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開(kāi)支=6(G+S)T·n+后勤開(kāi)支2)G-------參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參與會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支,現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)8．文秘人員在單獨(dú)或伴同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過(guò)程中全部的單據(jù),憑證,送上司批閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào).假如是與上司同行的,可依據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快復(fù)原正常工作和生活狀態(tài),接著做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等狀況做好記錄,以便將來(lái)有用(5)對(duì)在旅行過(guò)程中賜予扶植和照看的有關(guān)部門(mén)和人員,分別去函或去電表示感謝。9．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作很多打算工作，在打算國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P118)(1)打算旅行支配和旅館信息.旅行支配表要說(shuō)明動(dòng)身和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,動(dòng)身和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位狀況,旅館狀況.(2)制定約會(huì)支配.約會(huì)支配表包括:城市名和省(州)名(假如是國(guó)外旅行,寫(xiě)明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)確定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)須要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問(wèn)題.通過(guò)航空公司出版的旅行支配手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李打算識(shí)別標(biāo)簽.(6)支配差旅費(fèi).(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充溢自己的資料庫(kù).(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外損害保險(xiǎn)等。10．某公司成立三周年，打算實(shí)行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好打算，要做哪些工作？(P126)(1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定.(2)確定時(shí)間.假如是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)際慣例,征詢客人的意見(jiàn),要避開(kāi)選擇對(duì)方的重大節(jié)假日.(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。11．文秘人員常常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈(zèng)禮前必需搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清晰贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛(ài)好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)當(dāng)清晰地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)支配以引起上司的留意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對(duì)方的實(shí)際狀況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精致包裝紙重新包裝一下.(7)假如不是親自送禮,應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)打算一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn),以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避開(kāi)所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)當(dāng)為全部接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌,技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，協(xié)商合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好打算。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P103)接受任務(wù)；了解來(lái)賓；制定支配；預(yù)定食宿；歡迎來(lái)賓；協(xié)商日程；禮節(jié)性探望；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書(shū)；陪伴參觀巡游；互贈(zèng)禮品；歡送來(lái)賓；接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P2233)了解清晰德方總經(jīng)理的愛(ài)好,文化背景,性格習(xí)慣等,求上司意見(jiàn)或同意,在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物,較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜愛(ài)的物品贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精致包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書(shū)小付，小付應(yīng)當(dāng)怎樣做？(P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)具體登記；加蓋印章必需做到用力勻稱,使印章端正,完整。案例分析題1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的摯友陳小姐短暫代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并激勵(lì)她努力干，打算在蜜月回來(lái)后舉薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：…………..上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說(shuō)不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？參考答案：五個(gè)錯(cuò)：(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方狀況，手套的須要量)；(2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名,公司,號(hào)碼)；(3)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào))；(4)不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主見(jiàn)，不向上司請(qǐng)示)；(5)不懂得愛(ài)護(hù)自己(即使自己自作主見(jiàn)拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告知上司，使自己陷入被解雇的境地)。禮儀方面：（1）接時(shí)沒(méi)有自報(bào)家門(mén)；(2)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完，心不在焉地把全部的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有留意。她抽出全部的信紙，放在一邊，而把全部的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“敬愛(ài)的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆忙看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)當(dāng)由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫(xiě)有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐依據(jù)以往寫(xiě)信的習(xí)慣，把收件人地址,姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說(shuō)明正確的做法。(P73)（1）不應(yīng)當(dāng)直接把信堆到桌上，并一邊打一邊簽字，而應(yīng)當(dāng)當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫(xiě)“郵件收領(lǐng)單”，特殊要寫(xiě)清晰機(jī)要郵件,經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)當(dāng)當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開(kāi)全部的信，而應(yīng)依據(jù)肯定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門(mén)；（3）對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)立刻重新封口，信封上要寫(xiě)上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并致歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國(guó)外的信件，信封的打印應(yīng)當(dāng)按國(guó)外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。3．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)后，又遇到了負(fù)責(zé)宣揚(yáng)的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一樣，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此沖突加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種狀況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦？參考答案：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工,單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；(4)假如不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位協(xié)商一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(5)假如沖突不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作說(shuō)明。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科特長(zhǎng)理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參與定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到打算參與這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，肯定會(huì)參與的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參與會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)覺(jué)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？假如不正確，正確的做法應(yīng)當(dāng)是怎樣的？(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的,應(yīng)制作簽收單,要求小李簽名,并注明時(shí)間(2)把上司親啟信件先保存下來(lái),并通知發(fā)信人信已收到,告知對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)(3)12日回來(lái)就參與會(huì)議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天支配活動(dòng)(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過(guò)目(5)發(fā)覺(jué)附件缺少,應(yīng)當(dāng)在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時(shí)打或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系(6)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時(shí),要先打印一份清單,注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字,并保存好。5．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天打算上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫(xiě)的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有肯定作用，他打算找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽(tīng)越不興奮，結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)：“公司小是否埋沒(méi)了你的才能你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)吵，最終小林生氣地離開(kāi)了辦公室。小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平常工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問(wèn)題。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來(lái)漸漸談，他們不信任，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖天地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干焦急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)？(1)不能說(shuō)"總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧",辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng),不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；<3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者,應(yīng)細(xì)致記錄,匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱忱,不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；<5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣揚(yáng)政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打110。6．東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語(yǔ)，小陳則很喜愛(ài)裝扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理囑咐擔(dān)當(dāng)翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好打算。小沈和小陳除了在文本,資料等方面作了打算，還化了一番功夫進(jìn)行了裝扮。正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著艷麗，金耳環(huán),大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤(pán)打算茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五彩繽紛的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺(jué)得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)吵起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！”小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著裝扮,言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)當(dāng)是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著裝扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會(huì)談工作要求;(2)沈的穿著突出自己,影響了古總經(jīng)理的形象;(3)陳的穿著裝扮干擾談判,影響工作,破壞工作場(chǎng)所寧?kù)o；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開(kāi)始就不順當(dāng)；<5)小沈應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所了解,有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足.古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)吵,她應(yīng)實(shí)行補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開(kāi),并示意上司忍耐些,使談判接著,而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司指責(zé),即使是過(guò)頭話,也應(yīng)保持冷靜,不反對(duì),應(yīng)理解上司的難處.找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì),用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明狀況,溝通思想和感情。7．小李受上司托付在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說(shuō)著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好?！比缓螅约鹤谄嚭笈抛簧?。一路上，小李特別關(guān)切地詢問(wèn)了客人所在公司的狀況，打聽(tīng)客人的收入,福利和家庭狀況，而這位客人好像對(duì)這一切不很滿足，話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)當(dāng)怎么做才是正確的？(1)主人和客人之間,應(yīng)當(dāng)主人先伸手<2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:"我替你拿可以嗎(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司機(jī)開(kāi)車,汽車的位次禮儀是"右為上,左為下;后為上,前為下";<5)客人應(yīng)當(dāng)坐后排,小李應(yīng)當(dāng)坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部狀況,個(gè)人收人,福利和家庭狀況等是不合適的話題;(7)應(yīng)當(dāng)與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參與的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)支配，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必需準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)覺(jué)會(huì)議廳靠近喧鬧的公路，噪音很大。9日上午，大家正在驚慌地做著最終的打算工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五特別了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐立刻打去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來(lái)賓已接連進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒(méi)有……”問(wèn)題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種狀況，應(yīng)當(dāng)如何處理？（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)特別還未送到，你還應(yīng)當(dāng)做些什么（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？(1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想方法聯(lián)系送貨員;(2)假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報(bào),懇求該如何辦;(3)立刻向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自確定調(diào)整會(huì)議議程;(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)<5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)(或原租賃公司再送一臺(tái));<6)召開(kāi)大型會(huì)議,各種打算工作,包括音響,電子類裝置應(yīng)至少提前一天支配;(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場(chǎng)等問(wèn)題;(8)不能僅憑聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看;(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).9．公司經(jīng)理在星期一早上告知文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開(kāi)銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清晰公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有遇到銷售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。始終到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒(méi)有，她才匆忙在公司的布告欄里寫(xiě)了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開(kāi)銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，以為會(huì)議不開(kāi)了，坐了一會(huì)就走了。9：00左右有6個(gè)銷售員來(lái)了，什么資料也沒(méi)帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見(jiàn)面。到了·10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不興奮。公司一共有12位銷售員，事后去問(wèn)另外4位，他們說(shuō)，根本沒(méi)有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉特別不滿。請(qǐng)問(wèn)，小劉原委錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)當(dāng)是怎樣的？(1)應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名,打算這份名單(2)打印好書(shū)面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或通知(中須要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(4)通知不能寫(xiě)在布告欄里,可能不被人留意(5)通知上應(yīng)寫(xiě)清會(huì)議的時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6)應(yīng)具體寫(xiě)清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些打算(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好打算,做好簽到工作10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門(mén)的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書(shū)小萬(wàn)寫(xiě)一份通知。小萬(wàn)一邊寫(xiě)一邊想，有些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問(wèn)題，假如他們知道召開(kāi)的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來(lái)而派其他人員來(lái)了。于是他寫(xiě)了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)確定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬(wàn)將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門(mén)的詢問(wèn)開(kāi)什么會(huì)議，言談中頗有些指責(zé)的意思。問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)當(dāng)怎樣寫(xiě)這份會(huì)議通知？過(guò)了幾天，局里召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參與，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽(tīng)完報(bào)告后，進(jìn)人小組探討。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特殊是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組探討。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒(méi)有他們的名字。一查底稿，原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不敬重，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急狀況，他應(yīng)實(shí)行什么措施？問(wèn)題一:會(huì)議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確；發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說(shuō)明說(shuō)明；如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書(shū))簽字,打確認(rèn)是否出席。問(wèn)題二:會(huì)前打算工作的每個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)細(xì)致對(duì)待；小萬(wàn)沒(méi)有細(xì)致校對(duì)材料；最終也沒(méi)能細(xì)致審查全部會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語(yǔ)了幾句,又拿出底稿說(shuō)明白一翻,作了自我檢討,最終扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來(lái)小組劃分綻開(kāi)了探討。11．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作支配；（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的確定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)打算工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；案卷一：1.市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4.東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；5市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知,請(qǐng)示,批復(fù)。案卷二：2.東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；6.東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的確定；7.東方學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8.東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要,確定,通知。案卷三：3.東方學(xué)院2003年招生工作支配；12.東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作支配,年度工作總結(jié)。案卷四：9.東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)打算工作的報(bào)告；10.東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；11.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)打算,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。12．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理睬議記錄；（2）利華公司2003年銷售支配；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄；（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理睬議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理睬議記錄；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。案卷一：1.利華公司2003年2月份經(jīng)理睬議記錄5.利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄8.利華公司2003年6月份經(jīng)理睬議記錄10.利華公司2003年8月份經(jīng)理睬議記錄標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理睬議記錄案卷二2.利華公司2003年銷售支配12.利華公司2003年銷售工作總結(jié)標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作支配,總結(jié)案卷三:3.市工商局關(guān)于年檢工作的通知;6.市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知;11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知;標(biāo)題:市工商局,物價(jià)局,稅務(wù)局關(guān)于年檢,物價(jià),稅務(wù)自查的通知案卷四:4.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函;7.香港凱福公司關(guān)于合'Y事宜給利華公司的復(fù)函;9.利華公司與香港凱福汀司會(huì)議紀(jì)要;標(biāo)題:利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件,會(huì)議紀(jì)要13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書(shū)是李麗，她聰慧能干，在公司深受重用。她常常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書(shū)陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱忱開(kāi)朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫順沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好摯友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧馐冀K不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書(shū)的要自己調(diào)整心情。我們公司的成果倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今日上午就簽定了一個(gè)合作意向書(shū)，有上千萬(wàn)元。假如這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告知你具體狀況。但這次談判確實(shí)特別順當(dāng)。”李麗一邊說(shuō)，一邊沉醉在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來(lái)說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十。”皇朝貿(mào)易公司上下都特別懊喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想沒(méi)有提示總經(jīng)理及時(shí)實(shí)行快速行動(dòng)，也指責(zé)自己沒(méi)有時(shí)時(shí)留意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問(wèn)題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（2）秘書(shū)與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合,不分對(duì)象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書(shū)在日常工作中應(yīng)當(dāng)怎樣做好保密正作？(1)李麗在談話中無(wú)意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì),得到了這筆生意(2)即使是最好的摯友,也不可不分狀況暢所欲言,何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德(3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程,工藝技術(shù),組織人事,資金運(yùn)作,客戶資料,流通渠道等.上司正在考慮,探討而未作定論,未公開(kāi)宣布的內(nèi)容.上司的隱私,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故,人事?tīng)?zhēng)端,內(nèi)部失竊,經(jīng)濟(jì)糾紛等(4)應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō),不該聽(tīng)的不聽(tīng),不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥當(dāng)保管,機(jī)密文件嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)置密碼等。辦公用易耗品主要有：1．信封,紙張；2．軟盤(pán),光盤(pán)等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）,打孔機(jī),裝訂機(jī)（包括裝訂線）,日期號(hào)碼機(jī),切紙機(jī),計(jì)算機(jī),拆信器,碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙,直尺,三角尺,透亮膠帶,粘膠帶,繩帶,圖釘,橡皮筋,大頭針,紙夾等。首先說(shuō)明文員工作的步驟是什么？以及三者關(guān)系？文員工作分為三個(gè)步驟：支配,實(shí)施和檢查。1．支配的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，要留意：同時(shí)檢查是否依據(jù)當(dāng)時(shí)所擬定的依次進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；協(xié)作上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析支配和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作支配，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“支配——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要細(xì)致制定支配，然后依據(jù)這個(gè)支配去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的支配有所扶植和啟示。在依據(jù)“優(yōu)先依次”制定支配書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)當(dāng)做的事？B.是否做或不做都無(wú)所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從支配中刪掉。2．對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商議,請(qǐng)示。五,從下列文員工作方法中，隨意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ南嘧R(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．支配方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)悟上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)悟上司在會(huì)議講話,文件批示,工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員推斷和領(lǐng)悟）和間接受意（即上司在平常隨意交談的狀況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題,某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。受意方法要留意：（1）擅長(zhǎng)領(lǐng)悟上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）留意傾聽(tīng)，專心推斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明白意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要留意方式,看法；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)驗(yàn)過(guò)一件事情，使我充分相識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史,公司的現(xiàn)狀,公司的硬件和軟件配備,公司取得的成果。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有閱歷，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有實(shí)力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，依據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿足的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。一,從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打