公文寫作與處理課件

公文寫作與處理機關(guān)公文寫作

一、公文的功能二、常用公文文種及其選用三、公文的文體、結(jié)構(gòu)與格式四、公文寫作的基本要求五、行文規(guī)則六、公文寫作的語言運用一、公文的功能（一）公文的涵義與特點公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡稱公文，是法定機關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

公文分類按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類：

1．通用文書（1）法定公文（2）事務(wù)文書

2．專用文書財經(jīng)文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等

公文的特點鮮明的政策性法定的權(quán)威性體式的規(guī)范性特定的時限性語言的平實性(二）公文的作用（功能）法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章以及規(guī)范性文件的有效形式。指導(dǎo)功能。公文是上級機關(guān)對下級進行指導(dǎo)工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機關(guān)之間橫向聯(lián)系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權(quán)威材料。憑證功能。公文是社會活動的真實記錄。

斯大林《馬克思主義與語言學(xué)問題》

“生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級的出現(xiàn)，國家的產(chǎn)生，國家管理工作需要比較有條理的文書”。

（三）公文寫作與公文處理的意義

.人們對它的認(rèn)識（偉人說）

“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽忠奸”。

.人們對它的認(rèn)識（行家說）

公文寫作與公文處理的意義

.從辦公室的角度看機關(guān)工作的紐帶領(lǐng)導(dǎo)工作的助手保密工作的重要環(huán)節(jié)檔案工作的基礎(chǔ)

公文寫作與公文處理的意義

.從法人單位的角度看是組織領(lǐng)導(dǎo)水平的客觀反映；是塑造單位形象的窗口；是工作效率和工作質(zhì)量的真實寫照。二、常用公文文種及其選用公文文種即公文的名稱，用以表明公文的性質(zhì)、適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機關(guān)的13種主要公文：（一）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。類別有：公布令、任免令、授勛令、嘉獎令、指揮令、否決令、通緝令、特赦令、戒嚴(yán)令、動員令、通令、手令等。我們最常用到的是公布令、任免令。

命令（令）一般由標(biāo)題（包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種）、發(fā)文字號、正文、簽發(fā)人、日期等幾個主要部分。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。決定可以分為：法則性決定、重大事項決定、機構(gòu)、人事決定、具體工作決定。

決定的一般結(jié)構(gòu)：

決定一般由標(biāo)題（包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種）、受文單位、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等幾個主要部分。如：國務(wù)院關(guān)于授予巴金“人民作家”榮譽稱號的決定。XXX關(guān)于XXXXXX的決定

XXX：

（依據(jù)、目的、意義、基本情況）XXXXXXXXXXXX。（決定事項）XXXXXX。（號召要求）XXXXXX。

參看實例決定.doc（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。發(fā)文機關(guān)級別較高（多為省、部級以上機關(guān)）。發(fā)布的方式一般不張貼，而是通過通訊社、電臺、報刊等。如：中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會公告2004年第5號（四）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。注意不要把通告寫成通知或公告。通告的范圍比公告小，各種機關(guān)單位都可以發(fā)布通告，內(nèi)容有時具有專門性（如銀行、交通方面的），事項可以一般化。發(fā)布方式多種多樣，可張貼，也可以報刊、電臺發(fā)布。報紙發(fā)布可以省略日期，因報紙有日期。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知屬發(fā)布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員，所以叫它“限知性”公文。它的發(fā)布方式，多是內(nèi)部印發(fā)張貼，有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺、報刊。

通知的種類有：

1．發(fā)布性通知。用于發(fā)布法規(guī)規(guī)章。

2．批轉(zhuǎn)性通知。用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件。

3．事項性通知。用于告知某一事項，如會議通知等。重要會議的通知屬正式公文，標(biāo)題寫明什么單位召開什么會議的通知，要編發(fā)文號。一般會議的通知屬日常事務(wù)文書，用得最多，標(biāo)題可以只寫“通知“二字，不編發(fā)文號。

4．任免通知。如：關(guān)于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等2人職務(wù)任免的通知。

5．指示性通知。對下級機關(guān)有所指示，如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的，可以用“通知”發(fā)布。寫作通知的結(jié)構(gòu)一般性通知的結(jié)構(gòu)：轉(zhuǎn)發(fā)XX關(guān)于XX

XX的通知

XXXX：wo

現(xiàn)將XXXX”關(guān)于XX的通知“(文號)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

X年X月X日

會議通知的結(jié)構(gòu)：關(guān)于召開XX會議的通知

XXXX：

為XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召開XX會議，研究落實XXXX等問題，請你單位XX準(zhǔn)時出席。

X年X月X日

通知任免通知的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XXX任職的通知

XXX：

經(jīng)研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

X年X月X日

任免通知的結(jié)構(gòu)（2）：關(guān)于XX等同志職務(wù)任免的通知

XXX：

經(jīng)研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

免去XXX同志XX局局長職務(wù)。

X年X月X日

參看實例通知.doc（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通報多限在機關(guān)體系內(nèi)部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對下，不能有所部署，只能用于批評表揚和通報重要情況。

通報有三種：

通報1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應(yīng)包括事實、意義、表彰決定、希望與要求等內(nèi)容；表揚先進典型、介紹先進經(jīng)驗的，正文應(yīng)包括事跡、經(jīng)驗、決定等內(nèi)容。如：國務(wù)院關(guān)于表彰國家科委等單位長年深入基層開展扶貧工作的通報。表彰性通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于表彰XXXX的通報

XXX：

XXXX（表彰事實、背景），XX（意義）現(xiàn)決定對XXXX予以通報表彰。

XXXXX（號召）

X年X月X日通報批評性通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX擅自XX的通報

XXXX：

XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日2．批評性通報。批評事故，正文要包括經(jīng)過情況、原因和決定（包括防止辦法）；批評壞典型的通報，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。通報批評性通報的關(guān)于XX擅自XX的通報

XXXX：

XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日工作通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX年XX工作的通報

XXX：

XXX（基本情況）。XXXXXXXX（成績和問題）。

XXXXX（要求）。

X年X月X日3．工作情況通報。傳達(dá)重要情況和要各機關(guān)知道的事項。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關(guān)于全省林業(yè)大檢查的情況通報。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。格式包括標(biāo)題（發(fā)文機關(guān)、事由、文種都不能省略）、原由、事項、結(jié)語（用“提請審議”字樣結(jié)尾）。如：國務(wù)院關(guān)于提請審議《中華人民共和國勞動法（草案）》的議案。

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。如：關(guān)于農(nóng)村中小學(xué)教育收費專項檢查情況的報告。

格式：包括標(biāo)題、原由、事項、結(jié)語（用“特此報告”、“專此報告”字樣結(jié)尾）。類別：綜合報告、專題報告（八）報告

報告

1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級了解和指導(dǎo)。

綜合報告的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的報告

XXXX：

XXXX（情況或依據(jù)）。

XXXXXXXX（說明）。

XXXXX（結(jié)論或設(shè)想）。特此報告

X年X月X日專題報告的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XX事故的報告

XXXX：

XXXX（事故經(jīng)過）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（調(diào)查及事故原因）。

XXXX（經(jīng)驗教訓(xùn)和措施）

XXXX（請求處分）特此報告

X年X月X日專題報告的結(jié)構(gòu)（2）：關(guān)于報送XX建議的報告

XXXX：

XXX（事實）。

XXXXX（建議的依據(jù)）。

XXXXX（建議內(nèi)容及說明）。

現(xiàn)將XX建議報上，請審閱。

特此報告

X年X月X日報告2.專題報告：反映某項工作和問題，新的舉措和設(shè)想，要求上級了解或指導(dǎo)。（九）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

請示的結(jié)構(gòu)請示：包括標(biāo)題、原由、事項、要求（結(jié)尾）。標(biāo)題一般由事由和文種構(gòu)成。原由應(yīng)有理有據(jù)、具體明白。事項應(yīng)具體，如需要多少錢、多少人等。結(jié)尾應(yīng)寫上“以上請示，請批復(fù)”、“以上請示，請審批”等專用公文術(shù)語?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。請示的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的請示

XXXX：

XXXX（請示緣由和請示事項）。

XXXX（提出意見供上級判斷、決策）。妥否，請批示。

X年X月X日

（聯(lián)系人：XX

電話：0551-XX）必須一文一事不能一文數(shù)事必須事先請示,不能先斬后奏標(biāo)題不要寫成請示報告語氣平氣懇切材料真實理由充分、要求明確向主管部門請示，不能越級請示

請示的注意事項參看實例請示.doc區(qū)別點請示報告性質(zhì)呈批性陳述性目的請求指示和批準(zhǔn)匯報工作、反映情況時間只能事前事前、事中、事后均可內(nèi)容只能一文一事可多事報、一事報處理必須答復(fù)閱存，可不答復(fù)結(jié)尾妥否，請批示特此報告，請審閱

請示與報告的區(qū)別報告的特點行文的單向性表達(dá)的陳述性（十）批復(fù)批復(fù)的適用范圍：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。寫批復(fù)應(yīng)注意：批復(fù)是上級機關(guān)對下級機關(guān)請示的答復(fù)。批復(fù)意見要明確，如不同意，要寫出不同意的理據(jù)，如部分同意，部分不同意，要分別寫出意見。不要模棱兩可，含混不清。批復(fù)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的批復(fù)

XXXX：

你XX“關(guān)于XXXX的請示”﹝2003﹞3號）收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：

XXXXX（答復(fù)問題）。

X年X月X日

批復(fù)格式要求：

1．標(biāo)題。寫成“關(guān)于×××的批復(fù)”或者“×××關(guān)于×××的批復(fù)”。如：國務(wù)院關(guān)于同意廣東省設(shè)立茂名市茂港區(qū)的批復(fù)（國函〔2001〕11號）

2．原由。應(yīng)用類似“你省《關(guān)于茂名市設(shè)置茂港區(qū)的請示》（粵府〔2000〕38號）收悉”、“你局《關(guān)于上報信宜市第三中學(xué)擴建項目可行性研究報告的請示》（信計字〔2003〕132號）收悉”作為原由。批復(fù)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的批復(fù)

XXXX：

你XX“關(guān)于XXXX的請示”﹝2003﹞3號）收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：

XXXXX（答復(fù)問題）。

X年X月X日

關(guān)于“批示”：與“批復(fù)”相近又直接有關(guān)的是“批示”。它是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文件處理所批的意見。應(yīng)該寫在批示單上，有時批在文頭空白處。一般很簡單，如：“同意”、“中肯”、“送×××同志閱處”等，不單獨行文。內(nèi)容多的往往據(jù)以起草為“批復(fù)”或“通知”等公文，但有時也以“批示”發(fā)文?！芭尽币蚴请S文而發(fā)，其寫法除了開頭不必寫是關(guān)于何文的批示外，基本與“批復(fù)”相同。（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，須經(jīng)上級批轉(zhuǎn)。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽報請上級機關(guān)決定。上級機關(guān)應(yīng)對下級機關(guān)報送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。

作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。

作為平行文，提出的意見供對方參考。意見格式要求：

1．標(biāo)題。一般采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”的模式。如：中共中央國務(wù)院關(guān)于做好2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見。

2．原由。講明發(fā)布意見的背景和根據(jù)。

3．事由。具體對工作指導(dǎo)的辦法和措施。

4．結(jié)尾。一般為提出要求。意見的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的意見

XXXX：

XXXX（提出問題或依據(jù)），現(xiàn)就XX問題提出以下意見：

XXXXX（見解或辦法）。

XXXXX

（注意事項、預(yù)測前景、補充說明、實施要求，此部分亦可省略）如無不妥，請轉(zhuǎn)發(fā)各地施行。

X年X月X日（十二）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復(fù)函。函的格式（在信函式格式中提到）與書信大體相同，因為是鄭重的公務(wù)，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語氣。參看實例函.doc

函的主要結(jié)構(gòu)：函的結(jié)構(gòu)（1）：

安徽省交通廳

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皖交函〔2006〕1號關(guān)于轉(zhuǎn)送XXXXXX的函財政廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》轉(zhuǎn)送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結(jié)構(gòu)（2）：

安徽省交通廳

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皖交函〔2006〕1號

關(guān)于XXXXXX的復(fù)函省政府辦公廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》報送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日

1．函頭。印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號，“發(fā)文字號”中加“函”字。函號在武文線下一行標(biāo)識。（注意：文號有函字的不一定都是“函”，如國務(wù)院的批復(fù)用“國函”字樣）信函式格式與便箋頭比較函的主要結(jié)構(gòu)：

2．標(biāo)題。有兩種寫法：機關(guān)＋事由＋復(fù)函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復(fù)函。標(biāo)題在函號下空一行居中標(biāo)

3．上款。受函機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。

4．正文?！鞍l(fā)函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結(jié)尾要求何時答復(fù)及得體的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼”，“望準(zhǔn)予××是荷”，“望能同意”，“請即函復(fù)”，“盼復(fù)”，“望早日函告”等。“復(fù)函”與“批復(fù)”類似，說明是根據(jù)什么函所發(fā)的復(fù)函，表明態(tài)度，結(jié)尾一般用“特此函復(fù)”作結(jié)束語。

關(guān)于XXXXXX的函

XXX：

XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復(fù)（望函告）。

X年X月X日

（十三）會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要不加蓋印章。會議紀(jì)要是把會議整個情況和結(jié)果簡要地記下，形成文章，作為會議的一種文件，屬于議決性公文，也叫會議文件。有些重要會議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問題。有些較為一般的會議，可以采用會議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報端。主要包括以下兩類：會議紀(jì)要辦公會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：ＸＸ辦公會議紀(jì)要第Ｘ期

XX局辦公室編X年X月X日

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時間：地點：主持人：出席：列席：記錄：（會議決定事項）1．例會、辦公會議的紀(jì)要這是機關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會議。大體有固定的時間，有相對固定的出席者，如市長辦公會、局務(wù)辦公會等。這類會議的紀(jì)要，往往辦成長期的，類似簡報。會議紀(jì)要版頭標(biāo)識由“××××××?xí)h紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。期數(shù)在版頭下一行中間處標(biāo)明“第×期”，紅色反線上左標(biāo)編者“××××辦公室編”，右標(biāo)日期。正文內(nèi)容包括時間、地點、主持人、出席人、列席人、會議議決事項。

會議紀(jì)要辦公會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：ＸＸ辦公會議紀(jì)要

XX局辦公室X年X月X日

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時間：地點：主持人：出席：列席：記錄：（會議決定事項）工作會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXX工作會議紀(jì)要

XXXXXXXX（交代會議背景包括會議目的、會議議題、參加人員情況、領(lǐng)導(dǎo)是否出席并講話）

XXXX（領(lǐng)導(dǎo)講話重點）。

XXXX（會議認(rèn)為、會議決定）。

XXXX（會議要求）。2．專題性、大型會議的紀(jì)要這種會議紀(jì)要大體規(guī)格是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成。標(biāo)題有兩種寫法：一種是簡括標(biāo)明議決的問題，然后以副題寫明什么單位什么性質(zhì)的會議紀(jì)要。另一種是嚴(yán)肅樸實地寫下何種會議紀(jì)要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會紀(jì)要》、《廣東、福建兩省座談會紀(jì)要》等。標(biāo)題下面注明日期。文尾，除公開發(fā)布外，作為文件發(fā)布或上送下達(dá)，要按公文要求注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。對國家行政機關(guān)的主要公文種類中沒有“條例”、“規(guī)定”，大家可能會有疑問：剛才講到命令（令）的格式時，溫家寶簽署的國務(wù)院令第375號公布《工傷保險條例》、黃華華簽署的廣東省人民政府令第81號發(fā)布《廣東省計算機信息系統(tǒng)安全保護管理規(guī)定》，這些不是行政機關(guān)的條例、規(guī)定嗎？其實，這些都是作為命令（令）的附件下發(fā)的。文種使用中的常見錯誤（一）自制文種

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。（二）誤用文種把屬于機關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、

“實施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市委辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××年××工作實施方案》的通知”。

(三)混用文種不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

（四）濫用文種一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設(shè)、表彰先進、向英雄模范人物學(xué)習(xí)等方面，或者用于關(guān)系經(jīng)濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。三、公文的文體、結(jié)構(gòu)與格式（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式。屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特殊屬性：

1．公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統(tǒng)。

2．公文兼用說明、敘述、議論三種表達(dá)方式。（二）公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對確定性。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（三）公文的格式（重點內(nèi)容）公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。

1.公文用紙幅面及版面尺寸

公文頁邊與版心

用紙：國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁碼)2．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規(guī)格與印制裝訂要求①排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。②制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。④裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

4．公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

公文由眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即

156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱記。

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秘密★機密一年

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安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

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省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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①眉首公文眉首由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。

00001

秘密★機密一年

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕

1號———————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

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-1-眉首要素之一

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第l行。如“1”編為“01”。通常帶有密級公文編制份數(shù)序號，不帶密級公文也可編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。

00001

秘密★機密一年

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公文份數(shù)序號眉首要素之二

秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行。秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。如機密★1年。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離；如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。00001

秘密★機密一年

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一、××

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秘密等級和保密期限眉首要素之三

緊急電報有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度標(biāo)明急件或特急。標(biāo)識緊急程度用3號黑體字，頂格標(biāo)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。00001

秘密★機密一年

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緊急程度眉首要素之四

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大22mm×15mm。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。行政機關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。00001

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發(fā)文機關(guān)標(biāo)識眉首要素之五

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱不應(yīng)簡化(如2006不編為“06”

)，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位(如1不編為01)，不加“第”字。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離，實際掌握只要不貼紅色反線即可。發(fā)文字號應(yīng)居中。00001

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

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發(fā)文字號發(fā)文字號中的常見問題

（一）年號不全。如：將“2007”省略為“07”。（二）括弧不對。發(fā)文年度應(yīng)用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。（三）位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機關(guān)代字前面。如：將“×發(fā)〔2007〕×號”錯為“〔2007〕×發(fā)×號”（四）序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。（五）一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文（六）一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文（七）跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號。（十）自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。眉首要素之六

上報公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。00001

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請示××：

一、××

二○○六年一月一日（聯(lián)系人：×××0551-×××）······簽發(fā)人下行、平行公文首頁版式上報公文首頁版式實際操作中的常見錯誤版頭使用中的常見問題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復(fù)等。這里應(yīng)該使用“××（

）”的版頭。

（二）使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機關(guān)字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件

②主體公文主體由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文時間、附件、附注等部分組成。

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

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二○○六年一月一日（附注：××××××）主題詞：××××通知————————————————————

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省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-主體要素之一

公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、中心語、文種三部分組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。公文標(biāo)題在紅線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字（常見的公文標(biāo)題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題00001

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一、××

附件：1.××

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公文標(biāo)題中的常見問題（一）缺少發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產(chǎn)黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關(guān)于《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機關(guān)。

（二）用發(fā)文字號代替文件名稱

如：“關(guān)于××〔1997〕×號文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實×政發(fā)〔2007〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決××××的請示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于××××活動實施方案〉的通知》中，后一個“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點符號。除引用文件用書名號外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。（六）發(fā)文機關(guān)簡稱不規(guī)范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會”應(yīng)簡稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“人口計生委”。主體要素之二

主送機關(guān)是公文受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱。標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用

3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

主送機關(guān)00001

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主送機關(guān)中的常見問題

（一）缺主送機關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機關(guān)一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。（三）多頭主送。主送機關(guān)不止一個。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。

（四）主送個人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

主體要素之三

正文在主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

正文00001

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正文中的常見問題

（一）錯別字。如：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”。

（二）標(biāo)點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉?！睉?yīng)為如“你單位關(guān)于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。主體要素之四

附件在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如附件：1．×；附件名稱后不加標(biāo)點符號。上行文（請示）必須告知聯(lián)系人姓名、電話，以附注形式標(biāo)識。附件00001

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附件標(biāo)識中的問題

（一）有附件不標(biāo)注。（二）附件名未標(biāo)全稱。（三）標(biāo)注不規(guī)范?！案郊倍猪敻駱?biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注?！瓣P(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標(biāo)注。主體要素之五

成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時間為準(zhǔn)。聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不使用復(fù)印件會簽。成文時間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字書寫，即俗稱“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時年月日要標(biāo)全。規(guī)定零要寫成“○”，是因為“零”與漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協(xié)調(diào)。成文日期00001

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成文日期標(biāo)識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識：“2005年3月20日”，行政機關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

主體要素之六公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。公文生效標(biāo)識

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請示××：

一、××

二○○六年一月一日

（聯(lián)系人：×××0551-×××）A．單一發(fā)文印章B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：

a

a當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。聯(lián)合行文印章

b

b當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。關(guān)于印章的特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

機關(guān)印章使用中的常見問題

（一）當(dāng)用不用。請示、報告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

主體要素之七

附注是需要說明的其他事項。上行文請示必須告知聯(lián)系人姓名、電話，公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。如：（此件發(fā)至縣、團級，傳達(dá)到全體黨員）?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。00001

秘密