物業(yè)檔案保密及消防管理制度

物業(yè)檔案保密及消防管理制度物業(yè)檔案管理制度（1）檔案資料的歸檔管理1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍2）凡是反映公司活動(dòng)和基本歷史面貌，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，不能有各部門保管，應(yīng)直接交存檔案室。3）文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容。4）檔案的歸檔范圍：在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容。5）專項(xiàng)檔案的歸檔范圍，包括各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案。6）財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部門歸檔管理。（2）歸檔要求1）歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式。2）歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔。3）歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼怼?）是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔。5）歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫材料。6）保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。7）檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。8）文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。（3）歸檔時(shí)間1）每月初進(jìn)行上月資料進(jìn)行歸檔。2）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)月末要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。（4）歸檔份數(shù)1）各類文件材料一般歸檔一式一份。2）重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。（5）資料檔案借閱1）全體員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)節(jié)約有關(guān)檔案。2）文書檔案只閱不借。工程檔案借出后15日內(nèi)歸還；書籍30日內(nèi)歸還；如需長(zhǎng)期使用者，須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。3）愛護(hù)檔案資料，不得丟失、損壞。所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理員管理在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案只在工作場(chǎng)所查閱，保密檔案不供查閱。在保證不泄密的前提下，對(duì)內(nèi)對(duì)外可交流檔案目錄。4）借出和歸還檔案時(shí)應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案員和借閱都當(dāng)面核對(duì)清楚。5)檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，需立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。調(diào)離管理現(xiàn)場(chǎng)的員工必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。外單位人員查閱本管理處案須持所在單位介紹信和本人證件，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理有關(guān)查閱手續(xù)后，在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)閱讀。非管理處財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案，須經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門并項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。保密制度I總則為切實(shí)加強(qiáng)我公司的信息保密工作，防范和杜絕各種泄密事件的發(fā)生，保護(hù)和合理利用公司秘密，確保公司信息披露的公平、公正，保障公司、股東及其他利益相關(guān)者的合法權(quán)益不受侵犯，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及《公司章程》的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本管理辦法。保密信息是指不為公眾所知悉，關(guān)系公司利益，具有實(shí)用性并經(jīng)公司采取保密措施保護(hù)的技術(shù)信息、經(jīng)營(yíng)信息和管理信息等，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的信息。公司董事、監(jiān)事及中高層管理人員及公司各部門、子公司以及全體職員都有保守公司秘密的義務(wù)，都應(yīng)做好信息保密工作。信息保密工作，實(shí)行積極防范、突出重點(diǎn)、既確保秘密又便于工作，并充分履行信息披露義務(wù)的方針。保密信息范圍和密級(jí)確定（1）保密信息包括但不限于以下事項(xiàng)和行為：1）可能對(duì)公司產(chǎn)生重大影響，但尚不具備公開披露條件的信息；2）涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、運(yùn)作和決策，或?qū)纠嬗兄卮笥绊?，一旦泄密將給公司帶來損失或失去潛在收益的信息；包括以書面和電子等方式存在的各種信息；3）可能對(duì)甲方產(chǎn)生重大影響，但尚不具備公開披露條件的信息；4）其他與公司相關(guān)的需要保密的信息。（2）保密信息的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)。1）絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害，對(duì)公司可能產(chǎn)生重大影響且尚未公開披露的信息，主要包括：公司的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議文書、未開標(biāo)的投標(biāo)文件、未公開的重大投資決策、尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排等，以及按《檔案法》規(guī)定屬于絕密級(jí)別的各種檔案；2）機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司利益遭受到嚴(yán)重的損害，如、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況等，以及按《檔案法》規(guī)定屬于機(jī)密級(jí)別的各種檔案；3）秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受損害，如公司人事檔案、合同、協(xié)議、薪金制度，人力資源對(duì)管理人員的考評(píng)材料等，以及按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級(jí)別的各種檔案。4）定級(jí)方法由文件生成部門負(fù)責(zé)人確定文件的密集程度、保密期限和起止日期，并在文件的右上角標(biāo)明。屬公司秘密事項(xiàng)但不能標(biāo)明密級(jí)的，由涉密部門負(fù)責(zé)人頭通知接觸范圍內(nèi)的人員。保密期限屆滿，自行解密或經(jīng)批準(zhǔn)，提前解密。（3）屬于公司秘密的載體（如圖紙、資料、錄音、錄像、軟盤、光盤等），應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注。保密期限屆滿，自行解密或經(jīng)批準(zhǔn)，提前解密。主要涉密部門、人員范圍及管理權(quán)限（1）公司主要涉密部門包括：董事會(huì)秘書處、事務(wù)部、財(cái)務(wù)部、安保部、保潔部，以及下屬企業(yè)主要涉密部門。（2）公司主要涉密人員包括1）公司董事、監(jiān)事、中高級(jí)管理人員；2）列入主要涉密部門的全體員工；3）負(fù)責(zé)保密事項(xiàng)制作、保管的人員；4）公司主要涉密部門根據(jù)需要臨時(shí)或?qū)ｉT指定的部門或崗位人員；5）公司臨時(shí)聘用的接觸涉密工作的外部工作人員。6）公司可根據(jù)保密信息的具體情況，要求涉密人員簽署保密協(xié)議。（3）各部門負(fù)責(zé)人為本部門的保密工作負(fù)責(zé)人，公司事務(wù)部為公司保密工作管理部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各部門的保密工作；組織解決密級(jí)不明確或者有爭(zhēng)議的事項(xiàng)并負(fù)責(zé)組織處理公司的泄密事件。（4）保密工作管理權(quán)限1）絕密事項(xiàng)（含載體），由絕密事項(xiàng)生成部門指定專人負(fù)責(zé)做好標(biāo)識(shí)，妥善保管，并建好記錄、臺(tái)帳。絕密事項(xiàng)的發(fā)放、傳閱均需經(jīng)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)限制在一定時(shí)間內(nèi)返還保管。絕密事項(xiàng)允許知悉的范圍是公司董事、監(jiān)事、中高級(jí)管理人員、絕密事項(xiàng)形成的相關(guān)人員，及董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象；2）機(jī)密事項(xiàng)（含載體），由機(jī)密事項(xiàng)生成部門指定專人負(fù)責(zé)做好標(biāo)識(shí)，妥善保管，并建好記錄、臺(tái)帳。機(jī)密事項(xiàng)的發(fā)放，傳閱需經(jīng)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并應(yīng)限制在一定時(shí)間內(nèi)返還保管。機(jī)密事項(xiàng)允許知悉的范圍是公司董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員、機(jī)密事項(xiàng)形成的相關(guān)人員，及董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員、機(jī)密事項(xiàng)形成的負(fù)責(zé)人認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象；3）秘密事項(xiàng)（含載體），由秘密事項(xiàng)生成部門指定專人負(fù)責(zé)做好標(biāo)識(shí)，妥善保管，并建好記錄、臺(tái)帳。機(jī)密事項(xiàng)的發(fā)放，傳閱需經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)限制在一定時(shí)間內(nèi)返還保管。秘密事項(xiàng)允許知悉的范圍是公司董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員、秘密事項(xiàng)形成的相關(guān)人員，及董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員、秘密事項(xiàng)形成的負(fù)責(zé)人認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象。IV保密管理（1）傳閱保密材料由機(jī)要人員統(tǒng)一掌握，劃定傳閱范圍，不得自行擴(kuò)大，不得讓無關(guān)人員查看，控制傳閱文件的交接，以防丟失。（2）不得擅自翻印、復(fù)印、傳抄秘密文件、資料；不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，不得在私人通訊中涉及秘密內(nèi)容。保密材料復(fù)印件應(yīng)視同原件管理，復(fù)印過程的廢頁應(yīng)及時(shí)銷毀。（3）保密材料嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)打印，不得擅自多印多留，草稿視同原件一樣管理，打印過程形成的廢頁、廢件應(yīng)及時(shí)銷毀。（4）傳遞保密材料要有保密措施，傳遞應(yīng)專送，不得辦理無關(guān)事項(xiàng)，密件不得攜入不利于保密的場(chǎng)所。（5）做好通訊中的保密工作，不在無保密措施的電話、傳真機(jī)上傳遞保密材料。（6）做好公司重要會(huì)議的保密工作，會(huì)址應(yīng)選擇有利于保密的地方，嚴(yán)格控制無關(guān)人員進(jìn)入，嚴(yán)禁濫發(fā)會(huì)議文件，會(huì)后檢查有無遺漏材料。（7）做好辦公自動(dòng)化中的保密工作，對(duì)保密材料加設(shè)瀏覽和下載權(quán)限。V泄密的處理（1）泄密是指下列行為之一1）使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；2）使公司秘密超過了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。（2）公司發(fā)生或者發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)當(dāng)在知悉泄密事件后及時(shí)報(bào)告事務(wù)部和董事會(huì)秘書處。遇重大特殊情況時(shí)，可直接向分管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)。（3）發(fā)生泄密事件的部門，應(yīng)根據(jù)情況及時(shí)采取補(bǔ)救措施，最大限度減少泄密造成的損失。處置泄密事件，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：1）任何部門和個(gè)人應(yīng)積極配合有關(guān)部門查明事發(fā)原因；2）應(yīng)對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理，以增強(qiáng)保密意識(shí)；3）采取糾正和預(yù)防措施，防止類似泄密事件的再次發(fā)生。VI責(zé)任與獎(jiǎng)懲（1）符合下列情形之一者，公司對(duì)有關(guān)部門或人員給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)：1）及時(shí)舉報(bào)泄密事件，且避免可能由此造成公司損失的；2）非責(zé)任人及時(shí)采取補(bǔ)救措施，避免或最大限度減少泄密造成損失的；3）在改進(jìn)保密技術(shù)、保密措施等方面取得顯著成績(jī)的。（2）出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，或采取適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰：1）泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；2）已泄露公司秘密但采取了補(bǔ)救措施的。（3）出現(xiàn)下列情況之一者，應(yīng)予以辭退，情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)法律責(zé)任：1）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；2）違反本制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或提供公司秘密的；3）利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。消防火災(zāi)管理制度（1）目的強(qiáng)化消防管理，預(yù)防火災(zāi)事故發(fā)生。（2）范圍責(zé)任區(qū)內(nèi)防火工作。（3）管理職責(zé)1）保安組長(zhǎng)負(fù)責(zé)消防知識(shí)培訓(xùn)，制訂演習(xí)方案。2）對(duì)上述工作進(jìn)行檢查監(jiān)督。3）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)道路服務(wù)工作全面負(fù)責(zé)。（4）工作程序1）每年12月制訂下一年度《消防演練方案》并對(duì)義務(wù)消防人員進(jìn)行消防演習(xí)培訓(xùn)。2）每年12月制訂下一年度《消防知識(shí)培訓(xùn)方案》。3）及時(shí)發(fā)現(xiàn)消防隱患，制止違章作業(yè)，填寫《消防工作月報(bào)表》；如發(fā)現(xiàn)火警隱患，填寫《消防檢查整改通知單》交有關(guān)用戶，限期整改。4）管理消防器材設(shè)備，確保各類器材和裝置處于良好狀態(tài)。（5）職責(zé)1）在火災(zāi)處置期間組織、協(xié)調(diào)實(shí)施