第2章 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和表

第2章創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和表2.1Access概述2.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.3創(chuàng)建表2.4對表進行操作2.1Access概述1992年11月美國微軟公司（Microsoft）推出了一個在Windows操作系統(tǒng)環(huán)境下運行、基于關系模型的桌面數(shù)據(jù)庫Access1.0。由于該數(shù)據(jù)庫簡單、易用，所以一推出便倍受關注。1995年微軟公司將Access集成到Office辦公軟件包中，并隨Office不斷升級換代。本書以Access2003為基礎來介紹Access的基本功能及應用。2.1.1Access特點Access之所以迅速走紅，成為主流的桌面數(shù)據(jù)庫，除了得益于Windows操作系統(tǒng)的有力支持外，其自身也具有很多特點，具體如下：1.友好的圖形用戶操作界面2.集多項功能于一體3.可與其它數(shù)據(jù)庫、Office其它組件之間方便地交換數(shù)據(jù)2.1.2Access附帶的示例數(shù)據(jù)庫介紹為了便于用戶學習Access的各項功能，微軟公司為其配帶來幾個示例數(shù)據(jù)庫：

CONTACT.MDB-----聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫

INVENTRY.MDB----家庭財產數(shù)據(jù)庫

Northwind.mdb-----商品銷售數(shù)據(jù)庫用戶可以在“安裝Office的盤符（C:或D:）\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11\SAMPLES”地址找到它們。2.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫可以使用下列方法之一創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫：1、創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫2、使用微軟提供的模板來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫3、復制一個現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的結構“創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫”的方法是最常用的，因此我們主要介紹這種方法。2.2.1創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫的步驟如下：⑴啟動Access便出現(xiàn)Access的主窗口，如右圖2-1所示。⑵單擊窗口右側區(qū)域的“空數(shù)據(jù)庫”，隨后出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，如圖2-2所示。單擊這里圖2-12.2.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫⑶在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中，設置數(shù)據(jù)庫文件的保存位置、文件名和保存類型等參數(shù)。設置好以上參數(shù)后，單擊“創(chuàng)建”按鈕。圖2-2在此輸入數(shù)據(jù)庫文件名不要改這里2.2.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建好一個空數(shù)據(jù)庫后，便在主窗口內出現(xiàn)“數(shù)據(jù)庫對象”窗口，如圖2-3所示。圖2-3Access主窗口數(shù)據(jù)庫對象窗口一個數(shù)據(jù)庫包含7種對象：表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁、模塊。2.2.2打開、關閉數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建好數(shù)據(jù)庫后，經常要打開、關閉數(shù)據(jù)庫。打開數(shù)據(jù)庫的方式有以下幾種:⑴共享方式打開數(shù)據(jù)庫可以被多個用戶訪問、可以對數(shù)據(jù)庫進行修改。這是數(shù)據(jù)庫的默認打開方式。

⑵只讀方式打開數(shù)據(jù)庫可以被多個用戶訪問、但只能查看數(shù)據(jù)庫不能對數(shù)據(jù)庫進行修改。⑶以獨占方式打開

數(shù)據(jù)庫只能被當前打開數(shù)據(jù)庫的用戶訪問、當前用戶可以對數(shù)據(jù)庫進行修改。⑷以獨占只讀方式打開

數(shù)據(jù)庫只能被當前打開數(shù)據(jù)庫的用戶訪問、當前用戶只能查看數(shù)據(jù)庫不能對數(shù)據(jù)庫進行修改。

1、打開數(shù)據(jù)庫方法一：⑴啟動Access，打開主窗口上的“文件”，單擊“打開”菜單項，出現(xiàn)圖2-4所示的“打開”對話框⑵在“打開”對話框中首先選定數(shù)據(jù)庫文件的保存目錄、文件名和文件類型，然后點擊“打開”按鈕。⑶如果要選擇打開方式請單擊“打開”按鈕右邊的“黑色倒三角”圖2-4單擊這里，選擇打開方式1、打開數(shù)據(jù)庫方法二：到存放數(shù)據(jù)庫文件的目錄中，雙擊數(shù)據(jù)庫文件。這種方法是按默認方式打開數(shù)據(jù)庫。2、關閉數(shù)據(jù)庫單擊主窗口標題欄上的“關閉”按鈕。2.2.3Access幫助系統(tǒng)介紹如果在使用Access過程中遇到什么不解的問題，可以到Access附帶的幫助系統(tǒng)中去查找。進入Access幫助系統(tǒng)的方法為：方法一打開主窗口上的“幫助”菜單，單擊“MicrosoftOfficeAccess幫助”菜單項，便在主窗口的右側出現(xiàn)Access幫助系統(tǒng)窗口，如圖2-5所示。幫助系統(tǒng)使用幫助系統(tǒng)的使用方法有兩種：1、在“搜索”文本框中輸入要查找內容的關鍵字，單擊文本框后的“搜索”按鈕。2、單擊“目錄”按鈕，在打開的目錄列表中查找要看的內容。“搜索”按鈕“目錄”按鈕圖2-5要返回到上一級，請按它2.2.3Access幫助系統(tǒng)介紹方法二在遇到問題的環(huán)境中，選中你要查看的對象，按<F1>鍵，系統(tǒng)基本上可以根據(jù)你所處的環(huán)境狀態(tài)，為你打開相應的幫助內容。2.3創(chuàng)建表一個關系型數(shù)據(jù)庫主要由一系列表構成，我們把要管理的數(shù)據(jù)存放在表中。創(chuàng)建好空數(shù)據(jù)庫后，首先應為其創(chuàng)建表。Access提供了三種創(chuàng)建表結構的方法：使用設計器創(chuàng)建表、使用向導創(chuàng)建表、通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表。使用設計器創(chuàng)建表是最常用的方式。2.3.1使用“設計器”創(chuàng)建表

下面使用設計器來創(chuàng)建一個“讀者”表。讀者表結構如表2-1所示。字段名字段類型大小主鍵默認值必填字段索引借書卡號文本9是有（無重復）姓名文本10是性別文本1是民族文本6漢族證件號文本18是密碼文本11Email超鏈接個人電話文本11相片OLE對象讀者類型號文本6是有（有重復）表2-1創(chuàng)建表的步驟⑴在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口的對象列表中選擇“表”對象，然后在窗口的右側雙擊“設用設計器創(chuàng)建表”或選中“設用設計器創(chuàng)建表”、單擊工具欄上的“設計”按鈕，隨后便打開“表設計器”窗口，如圖2-7所示。

圖2-7創(chuàng)建表的步驟⑵在“表設計器”窗口中，輸入“讀者”表的各字段名、取值類型、字段大小等。如圖2-8所示。字段名的長度必須是1~64個字符。字段屬性區(qū)域圖2-8創(chuàng)建表的步驟⑶選中“借書卡號”字段，然后單擊主窗口工具欄上的“主鍵”按鈕，設置“讀者”表的主鍵為“借書卡號”，如圖2-8所示。如果主鍵由多個字段構成，請先按下<Ctrl>鍵，然后點選夠成主鍵的各個字段，再按“主鍵”按鈕。創(chuàng)建表的步驟⑷單擊主窗口工具欄上的“保存”按鈕或單擊“表設計器”窗口上的“關閉”按鈕，打開“另存為”對話框，如圖2-9所示。在“表名稱”文本框中輸入該表的保存名稱“讀者”然后單擊“確定”按鈕。⑸關閉“表設計器”窗口。圖2-9在此輸入表的名稱課堂練習1、在讀者表中增加兩個字段：停借否，類型為“是/否”；掛失否，類型為“是/否”。2、創(chuàng)建以下表：圖書品種、圖書、借閱，結構如下：圖書品種表字段名字段類型大小主鍵默認值必填字段索引品種號文本13是有（無重復）書名文本30是有（有重復）出版社文本20是有（有重復）第一作者文本30是中圖分類號文本20是出版年份文本4單價貨幣版次文數(shù)字字節(jié)1圖書表字段名字段類型大小主鍵默認值必填字段索引書號文本9是有（無重復）品種號文本13是索書號文本20是館藏位置文本10狀態(tài)文本2借閱表字段名字段類型大小主鍵默認值必填字段索引書號文本9是是主鍵索引借書卡號文本9是是借書日期日期/時間1是是應還日期日期/時間6續(xù)借否是/否18還否是/否11false2.3.2Access的數(shù)據(jù)類型Access提供了10種數(shù)據(jù)類型供字段使用，具體如下：字段取值類型1、文本型2、備注型3、數(shù)字型4、日期/時間型5、貨幣型6、自動編號型7、是/否型8、OLE對象型9、超鏈接型10、查閱向導型1、字節(jié)型2、整型3、長整型4、小數(shù)型5、單精度型6、雙精度型7、同步復制ID

1、文本型文本類型也叫字符串類型，通常用來表示取值為文字、數(shù)字字符串的字段，例如：名稱、地址、書號、職工號、電話號碼、商品號等。文本類型字段的大?。ㄗ址膫€數(shù)）默認值是50個字符，最大值是255個字符。一個字段大小為n的文本類型字段，最多可以存儲n個字符，每個字符占用2字節(jié)的存儲空間。Access按每個記錄（元組）在該字段上的實際取值長度分配存儲空間。2、備注型用于存儲超過255個字符的長文本數(shù)據(jù)，例如：注釋、簡介、簡歷等。備注型字段最多可存儲64KB數(shù)據(jù)。3、數(shù)字型數(shù)字類型通常用來表示可進行數(shù)學運算的數(shù)據(jù)，例如：成績、商品銷售量、最大借書數(shù)等。用戶可以通過設置數(shù)字型字段的“字段大小”屬性，進一步把其設置成“字節(jié)”、“整數(shù)”、“長整數(shù)”、“單精度數(shù)”、“雙精度數(shù)”、“同步復制ID”、“小數(shù)”七種類型之一。這七種類型具體如下：⑴字節(jié)型字節(jié)型表示0到255之間的整數(shù)，每個數(shù)占用1字節(jié)的存儲空間。⑵整型整型表示－2^15(－32768)到2^15-1(32767)之間的整型，每個數(shù)占2字節(jié)的存儲空間。⑶長整型長整型表示-2^31(-2,147,483,648)到2^31-1(2,147,483,647)之間的整型，每個數(shù)占4字節(jié)的存儲空間。⑷小數(shù)型表示－10^28-1到10^28-1之間的精確實數(shù)。小數(shù)位數(shù)最大可以達到28位，每個數(shù)占用12個字節(jié)的存儲空間。用戶可以指定其“數(shù)值范圍”（小數(shù)點后可存儲的最大位數(shù)）和“精度”（小數(shù)點右邊顯示的位數(shù)）屬性，來精確指定小數(shù)。⑸單精度單精度型表示負數(shù)：－3.402823E38到－1.401298E-45、正數(shù)：1.401298E-45到3.402823E38之間的數(shù)，可以達到7位有效數(shù)字，每個數(shù)占4字節(jié)的存儲空間。⑹雙精度雙精度型表示負數(shù)：－1.79769313486232×10308到－4.94065645841247×10-324、正數(shù)：4.94065645841247×10-324到1.79769313486232×10308之間的數(shù)，精度可以達到15位有效數(shù)字，每個數(shù)占8字節(jié)存儲空間。⑺同步復制ID同步復制ID也叫GUID（全球唯一標識符），用于建立同步復制唯一標識符的16字節(jié)字段。這種類型一般用于將多個數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)復制到一個數(shù)據(jù)庫中，例如：將多個分公司的銷售數(shù)據(jù)復制到總公司的數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫如果設置某字段的數(shù)據(jù)類型為自動編號、字段大小屬性為同步復制ID，那么往表中添加記錄時系統(tǒng)會為該字段自動生成一個16位的全球唯一編號（在全球范圍內不會重復）。4、日期/時間型日期/時間類型是用來存儲與日期、時間或日期時間的數(shù)據(jù)。每個數(shù)據(jù)占用8個字節(jié)的存儲空間。5、貨幣型貨幣類型等價于具有雙精度屬性的數(shù)字類型，其取值范圍為：－922337203685477.5808到922337203685477.5807。向貨幣字段輸入數(shù)據(jù)時，不必鍵入人民幣符號和千位處的逗號，Access會自動顯示人民幣符號和逗號，并添加兩位小數(shù)到貨幣字段。當小數(shù)部分多于兩位時，Access會對數(shù)據(jù)進行四舍五入。精確度為小數(shù)點左方15位數(shù)及右方4位數(shù)。6、自動編號型如果設置某字段的類型為“自動編號”類型，那么每次向該表添加新記錄時，Access會按規(guī)則自動地為該字段分配一個唯一值，用戶往表添加記錄時不能為該字段輸入值。自動編號一但被指定，就會永久地與記錄連接，即使用戶刪除表中的全部數(shù)據(jù)，編號也不重新開始。每個表只能有一個自動編號類型的字段。7、是/否型用于表示只能從兩個值（例如：“是/否”、“真/假”、“開/關”）中取一個值的數(shù)據(jù)。該類型的每個數(shù)據(jù)占用1個字節(jié)的存儲空間。8、OLE對象型OLE是中文“對象鏈接與嵌入”的英文縮寫。OLE對象型字段一般用來存儲：WORD文檔、EXCEL電子表格、圖像、聲音等數(shù)據(jù)。OLE對象型字段最大可為1GB，它主要受磁盤空間限制。9、超鏈接型這種數(shù)據(jù)類型的字段存儲的是一個超鏈接地址，當單擊一個超鏈接時，Web瀏覽器或Access將根據(jù)超鏈接地址到達或打開指定的目標。超鏈接的目標可以是文檔、Web頁、電子郵件地址。10、查閱向導這個字段類型為用戶提供了一個建立字段內容的列表，可以在列表中選擇所列內容作為添入字段的內容。2.3.3設置字段數(shù)據(jù)類型和字段大小的原則Access提供了如此多的數(shù)據(jù)類型，我們在設計表時，應如何為字段選擇數(shù)據(jù)類型、長度呢？這里我們給大家一些建議：1、選擇字段的數(shù)據(jù)類型⑴如果字段的取值為字符串、長度不超過255、不需要進行數(shù)值運算（例如：加、減等），那么應設置為“文本”類型。例如：書號、借書卡號、書名、職工號、身份證號、姓名等等。⑵如果字段的取值為字符串、長度超過255，那么應設置為“備注”類型。例如：簡歷、課程簡介、圖書簡介等等。⑶如果字段的取值為對象，那么應設置為“OLE對象”類型。例如：WORD文檔、EXCEL電子表格、圖像、聲音等等。⑷如果字段的取值為數(shù)值、需要進行數(shù)值計算，那么應設置為“數(shù)字”類型。例如：成績、最大借書天數(shù)、最大借書數(shù)等等。⑸如果字段的取值為“是/否”、“真/假”兩個值之一，那么應設置為“是/否”類型.。例如：圖書證的“停借否”、“掛失否”等字段。⑹如果一個表不容易確定主鍵或作為主鍵的字段過多，那么我們可以為該表添加一個自動編號類型的字段并用它作表的主鍵。例如：微軟公司Northwind.mdb數(shù)據(jù)庫中的“銷售單”表的“銷售單號”字段就是自動編號類型。2、確定字段的大小對于文本、數(shù)字類型的字段需要確定其“字段大小”屬性，確定字段大小的原則是：在滿足需要的基礎上，盡量少占用存儲空間。例如：“讀者”表的“姓名”字段取值類型為“文本”型，其字段大小設置為10即可；“讀者類型”表中的“最大借書數(shù)”取值為“數(shù)字”型，其字段大小設置為“字節(jié)”即可。2.3.4往表中添加數(shù)據(jù)在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口中，選中要輸入數(shù)據(jù)的表，單擊工具欄上的“打開”按鈕。便可進入了“數(shù)據(jù)表操作”窗口，如圖2-10所示。

圖2-10各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑴“文本、備注、數(shù)字、貨幣”型數(shù)據(jù)這幾種類型的數(shù)據(jù)可以直接輸入。如果輸入的數(shù)據(jù)較長，那么可以按<Shift+F2>鍵打開“顯示比例”對話框，如圖2-11所示，在對話框中輸入數(shù)據(jù)，然后按“確定”按鈕。圖2-11各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑵“日期/時間”型數(shù)據(jù)日期/時間型字段的數(shù)據(jù)輸入，可參考字段在設計時“格式”屬性確定的格式輸入。日期/時間型字段的“格式”屬性值及輸入數(shù)據(jù)格式如表2-2所示。

格式名稱輸入數(shù)據(jù)的格式示例常規(guī)日期1996-6-1917:34:23長日期1996年6月19日中日期94-06-19短日期1996-6-19長時間17:34:23中時間下午5:34短時間17:34表2-2各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑶“是/否”型數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表中，“是/否”型字段上顯示一個復選框。選中復選框表示輸入“是”，不選中復選框表示輸入“否”。⑷“OLE對象”型數(shù)據(jù)OLE對象型數(shù)據(jù)一般是用其它軟件制作好的圖像、音樂、電子表格等文件，輸入這樣數(shù)據(jù)的操作步驟如下：①將光標移到要輸入數(shù)據(jù)的行的“OLE對象”型字段列處，打開主窗口上的“插入”菜單，單擊“對象”菜單項，隨后打開如圖2-12所示的對話框。各種數(shù)據(jù)的輸入方法②在圖2-12對話框中，點“由文件創(chuàng)建”單選鈕，然后按“瀏覽”按鈕，出現(xiàn)如圖2-13所示的對話框。圖2-12各種數(shù)據(jù)的輸入方法③在圖2-13畫面中，選定“存放對象的文件”所在的位置、文件類型、文件名，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)便把對象插入到表中。圖2-13各種數(shù)據(jù)的輸入方法⑸超鏈接型數(shù)據(jù)對于超鏈接型數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫中只存儲一個鏈接地址并不存儲鏈接的內容本身。輸入超鏈接型數(shù)據(jù)的方法如下：將光標移到要輸入數(shù)據(jù)行的“超鏈接”型字段列處，打開主窗口上的“插入”菜單，單擊“超鏈接”菜單項，隨后打開如圖2-14所示的對話框。各種數(shù)據(jù)的輸入方法在這里輸入Email地址如果超鏈接的內容是來自文件，請點擊這里。然后在這里選擇文件如果超鏈接的內容是Email地址請點擊這里。圖2-14這里輸入超鏈接的標題2.3.5設置字段的屬性

每個字段都有若干屬性，字段的屬性用來對字段進行說明、約束。不同類型字段的屬性也不相同。在“表設計器”窗口中，選擇一個字段后，在窗口的左下角便出現(xiàn)該字段的屬性。下面我們就來介紹常用字段屬性的作用及用法。1、字段大小屬性“字段大小”屬性用來設置文本類型字段的最大取值長度或數(shù)字類型字段的具體取值類型。例如：如果設置“讀者”表“借書卡號”字段的“字段大小”屬性值為9，那么“借書卡號”字段的取值最多為9個字符；如果設置“讀者類型”表“最大借書數(shù)”字段的字段“大小”屬性值為“字節(jié)”，那么“最大借書數(shù)”字段的取值為0-255之間的整數(shù)。2、標題屬性標題屬性的作用是在顯示表中數(shù)據(jù)時，標題屬性值可以取代字段名稱，以便用戶理解。例如，如果設置“讀者”表的“姓名”字段的“標題”屬性值為“Name”，那么在“數(shù)據(jù)表操作”窗口顯示表時，“姓名”字段名便顯示成“Name”，這有利于只懂英語的用戶理解。3、格式屬性格式屬性用來設置字段在顯示及打印時的格式。例如：如果設置“借閱”表“借書日期”字段的“格式”屬性值為“短日期”格式，那么“借書日期”字段的數(shù)據(jù)在顯示時，便以“####-##-##”（如：2010-6-23）方式顯示借書日期數(shù)據(jù)；如果設置“選課”表“成績”字段的字段“大小”屬性值為“單精度”、“格式”屬性值為“固定”、“小數(shù)位數(shù)”屬性值為1，那么“成績”字段的值在顯示時只有一位小數(shù)。4、默認值屬性如果為字段的“默認值”屬性設置了一個值，那么在輸入數(shù)據(jù)時若未給該字段輸入數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)便將該字段的默認值屬性的值賦給該字段。例如：設置“讀者”表“民族”字段的“默認值”屬性值為“漢族”，那么在輸入數(shù)據(jù)時若未給該字段輸入數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)便將“漢族”賦給“民族”字段。5、必填字段屬性如果設置某字段的“必填字段”屬性的值為“是”，那么在往表插入一條記錄時，該字段必須輸入數(shù)據(jù)（除非為該字段設置了默認值）。6、輸入掩碼屬性設置字段的“輸入掩碼”屬性，可以使在輸入、顯示該字段數(shù)據(jù)時，按掩碼規(guī)定的統(tǒng)一格式輸入、顯示，達到強制用戶按規(guī)定輸入數(shù)據(jù)的目的。掩碼使用的字符及含義如表2-3。表2-3掩碼字符作用掩碼定義示例輸入的數(shù)據(jù)0必須在此位置輸入0到9的數(shù)字，不允許輸入其它字符。(000)00000000(220)345678169可以在此位置輸入將數(shù)字（0-9）或空格，不允許輸入其它字符。如果不輸入任何字符，系統(tǒng)不存儲任何內容。9000-00000009□010-345238910471-4392451□：表示空格#可以在此位置輸入數(shù)字、空格、加、減號，當用戶移動光標通過該位置而沒有輸入任何字符時，系統(tǒng)認為是空格并且不存儲任何內容。#09-21+23□71L必須在此位置輸入A到Z之間的字母（大小寫字母均可）。LL-00BK-12，ZK-01？可以在此位置輸入A到Z之間的大小寫字母（可以不輸），當用戶移動光標通過該位置而沒有輸入任何字符時，系統(tǒng)不存儲任何內容。?09A8，b23，78，5表2-3續(xù)掩碼字符作用掩碼定義示例輸入的數(shù)據(jù)A必須在此位置輸入字母或數(shù)字。LAA8，Baa可以在此位置輸入字母或數(shù)字（可以什么也不輸）。LaA，B1，Ay&必須輸入一個任何字符。L&LF0W,YsE,R@QC可以輸入一個任何字符（可以什么也不輸）。L0CA1,d2,f3&,L2#.,:/

確定小數(shù)點、千位分隔符、日期時間分隔符的位置。099.090000-09-09□09:0909/09/00003.2,34.56,345.82009-9-1217:483/26/2009表2-3續(xù)掩碼字符作用掩碼定義示例輸入的數(shù)據(jù)<將所有字符轉換成小寫。<AaGT顯示為gt>將所有字符轉換成大寫。>AaCgt#顯示為GT#!當輸入掩碼左邊的字符為任選時，使輸入數(shù)據(jù)從右到左填充輸入掩碼。99!\使該掩碼后的第一個字符按原義顯示，不按掩碼理解。例如：中國大陸出版的圖書ISBN號掩碼為：\9\7\8-\7-0099-000099-A978-7-04-024224-9978—7-302-02520-7978-7-5635-1448-9Password隱藏輸入的文本，以“*”代替輸入的字符。password輸入：lk123顯示：*****關于“輸入掩碼”屬性的詳細信息可以查閱Access幫助系統(tǒng)，在“表設計窗口”用鼠標單擊字段屬性區(qū)域的“輸入掩碼”標題后的文本框，然后按F1鍵。7、有效性規(guī)則和有效性文本字段的“有效性規(guī)則”屬性用來設置對“輸入到字段的數(shù)據(jù)”進行完整性約束，只有符合有效性規(guī)則的數(shù)據(jù)才能被輸入到字段中。字段的“有效性文本”屬性用來設置對“有效性規(guī)則”的提示、說明的文字，當用戶輸入數(shù)據(jù)違反有效性規(guī)則時，系統(tǒng)便向用戶顯示有效性文本中的文字。例如，可以對“選課”表“成績”字段的“有效性規(guī)則”屬性做如下設置：成績>=0And成績<=100；對“有效性文本”屬性做如下設置：成績必須在0到100之間。當用戶往“選課”表輸入“成績”值時，系統(tǒng)將按有效性規(guī)則對輸入數(shù)據(jù)進行檢查，如果不符合，系統(tǒng)拒絕接受該數(shù)據(jù)并顯示有效性文本提示用戶。設置表級有效性規(guī)則如果要設置一個表的兩個字段之間的有效性規(guī)則，這叫表級約束，例如：要設置“借閱”表的“應還日期”大于“借書日期”。操作步驟為：⑴進入“借閱”表的設計窗口。⑵用鼠標指向表設計器窗口的空白處，然后按鼠標右鍵，在打開的快捷菜單中點選“屬性”，最后打開“表屬性”對話框，如圖2-16所示。⑶在“表屬性”對話框中的“有效性規(guī)則”標題后的文本框中輸入“應還日期>借書日期”，關閉對話框。設置表級有效性規(guī)則在此輸入有效性規(guī)則在此輸入有效性文本的內容8、其它屬性用戶可以在表的“表設計器”窗口中，把光標放到要查看其用途的“屬性標題”后的文本框中，按<F1>鍵。系統(tǒng)會從幫助系統(tǒng)中，找到關于該屬性的幫助信息，供用戶查看。2.4對表進行相關操作創(chuàng)建好一個表后，我們可能要修改其結構、查看其內容等等，本節(jié)我們介紹一些關于表的常用操作。2.4.1修改表結構1.添加字段進入表的“設計器”窗口，指向要插入字段的位置的下一行、擊鼠標右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“插入行”，在當前位置前插入一個空行。在空行中輸入要插入的字段信息，按主窗口工具欄上的“保存”按鈕。2.刪除字段進入表的“設計器”窗口，指向要刪除的字段、擊鼠標右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“刪除行”，按主窗口工具欄上的“保存”按鈕。3.改變字段的順序進入表的“設計器”窗口，選中要改變位置的字段，然后按住鼠標左鍵，將鼠標指針移動到要插入位置的前、后兩個字段之間的間隔線上，放開鼠標。2.4.2調整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀1.調整行高、列寬進入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，打開主窗口上“格式”菜單，選擇“行高”或“列寬”菜單項，出現(xiàn)如圖2-17所示的對話框。在圖2-17中輸入新的行高或列寬值，單位是毫米。單擊“確定”按鈕。圖2-172.4.2調整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀2.設置字體進入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，打開主窗口上“格式”菜單，選擇“字體”菜單項，出現(xiàn)如圖2-18所示的“字體”對話框。在“字體”對話框中設置字體、字形、字號、字的色彩等項目，單擊“確定”按鈕。圖2-182.4.2調整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀3.設置背景進入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，打開主窗口上“工具”菜單，選擇“選項”菜單項，隨后打開“選項”對話框，點擊“數(shù)據(jù)表”選項卡，出現(xiàn)如圖2-19所示畫面。可在此畫面中設置“數(shù)據(jù)表”窗口的背景色、默認單元格效果等項目。注意：必須先關閉“數(shù)據(jù)表操作”窗口然后在打開，才能看到變化。圖-192.4.2調整“數(shù)據(jù)表操作”窗口的外觀4.隱藏、凍結列在Access的“數(shù)據(jù)表”窗口中，如果“讀者”表的字段很多，在窗口中不能全部看到，需要拖動“滾動條”才能看到后面的字段；而看到后面的字段時，前面的字段有看不到了。要想使你所要看到的字段始終保留在窗口中不隨滾動條滾動，你可以使用隱藏或凍結列技術。隱藏、凍結列進入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，選中要隱藏或凍結的列，打開主窗口上“格式”菜單，選擇“隱藏”或“凍結列”菜單項。要取消對列的凍結，可以打開主窗口上“格式”菜單，選擇“取消對所有列的凍結”菜單項。要取消對列的隱藏，可以打開主窗口上“格式”菜單，選擇“取消隱藏列”菜單項，出現(xiàn)如圖2-20所示的“取消隱藏列”對話框。將取消隱藏的字段前的復選框勾選上單擊“關閉”按鈕。隱藏、凍結列點擊這里，有對號時不隱藏。圖2-202.4.3查看表中數(shù)據(jù)1.查找、替換數(shù)據(jù)

查找是指在“數(shù)據(jù)表操作”窗口中，查找符合自己要求的數(shù)據(jù)；查找替換是用新的數(shù)據(jù)替換找到的數(shù)據(jù)。在對文本型字段進行查找時，可以使用通配符。通配符是用來表示特定含義的特殊字符，Access中使用的通配符見表2-4。字符功能示例*表示此位置可以是任意個（包括零個）任何字符。對“民族”字段用“蒙*”查找，表示查找以“蒙”字開頭的民族。?表示此位置可以是一個任何字符。對“姓名”字段用“?君”查找，表示查找姓名的第二個字是“君”字的姓名。#表示此位置可以是一個數(shù)字（0-9）字符。對“借書卡號”字段用“2009#####”查找，表示查找以“2009”開頭的讀者。[]表示此位置可以是方括號給出的字符。對“借書卡號”字段用“########[2,4,6]”查找，表示查找尾號是2、4、6的借書卡號。[!]表示此位置必須不是方括號給出的字符。對“借書卡號”字段用“########[!2,4,6]”查找，表示查找尾號不是2、4、6的借書卡號。表2-4查找替換操作⑴進入表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，將光標放到要查找的字段上，打開主窗口上“編輯”菜單，選擇“查找”菜單項，隨后打開“查找和替換”對話框，如圖2-21所示。查找替換操作在此輸入要查找的內容確定是在整個表中，還是在某個字段上查找。確定查找內容如何與字段匹配，例如：在“讀者”表的“姓名”字段上查找“麗娜”，如選“整個字段”，那么只有姓名是“麗娜”的才能找到；如果選“字段任何部分”，那么只要姓名中含有“麗娜”二字的都能找到；如果選“字段開頭”，那么只有姓名開頭含有“麗娜”的才能找到。用來確定是對表的全部行進行查找，還是從當前行往后找或往前找選中時區(qū)分大小寫，否則不區(qū)分點擊它找下一個圖2-21查找替換操作⑵如果要查找并同時替換，那么點擊“替換”選項卡，如圖2-22所示。在“查找內容”處輸入要查找的值，例如：輸入“蒙”；在“替換為”處輸入要替換的值，例如：輸入“蒙古族”；單擊“全部替換”按鈕，系統(tǒng)把表中所有“民族”字段值為“蒙”的記錄的“民族”字段值替換為“蒙古族”。

圖2-22點它把對表的所有記錄都進行替換點它只對當前記錄進行替換2.4.3查看表中數(shù)據(jù)2．排序“數(shù)據(jù)表”一般是按記錄的“主鍵”字段值，由小到大的順序顯示記錄。如果要想按自己所要求的順序顯示記錄，可以使用記錄的排序功能。例如，要按“姓名”字段值由小到大的順序顯示“讀者”表的記錄。操作如下：進入“讀者”表的“數(shù)據(jù)表操作”窗口，將光標放到要用來排序的字段（本例為：“姓名”字段）上，打開主窗口上“記錄”菜單，指向“排序”菜單項，在打開的下級菜單中選擇排序方式（本例選擇“升序”方式，既小到大排序）。2.4.3查看表中數(shù)據(jù)3、篩選數(shù)據(jù)如果表中的數(shù)據(jù)很多，在“數(shù)據(jù)表”窗口中查看數(shù)據(jù)就很不方便。有時用戶只想看到自己想要看的數(shù)據(jù)。例如，要查看“讀者表中民族為“蒙古族”、性別為“女”的記錄”，可以通過使用記錄的篩選功能達到此目的。操作如下：篩選操作步驟⑴進入“讀者”表的“數(shù)據(jù)表”窗口，將光標放到要用來篩選的某個字段的所要保留的值上（本例為：“民族”字段的“蒙古族”值上），打開主窗口上“記錄”菜單，指向“篩選”菜單項，在打開的下級菜單中選擇篩選方式（本例選擇“按選定內容篩選”方式），隨后數(shù)據(jù)表中顯示的都是“蒙古族”學生的記錄。篩選操作步驟⑵再將光標放到要用來篩選的另一個字段的所要保留的值上（本例為：“性別”字段的“女”值上），打開主窗口上“記錄”菜單，指向“篩選”菜單項，在打開的下級菜單中選擇篩選方式（本例選擇“按選定內容篩選”方式），隨后數(shù)據(jù)表中顯示的都是“蒙古族”、“女”讀者的記錄。篩選操作步驟⑶關閉“數(shù)據(jù)表操作”窗口，在出現(xiàn)的如圖2-23所示的窗口中單擊“否”按鈕。圖2-23選“是”2.4.4建立表之間的關聯(lián)在現(xiàn)實世界中事物之間存在著各種聯(lián)系，這種聯(lián)系在ER模型中體現(xiàn)為實體之間的聯(lián)系，在關系模型中體現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫中表之間的聯(lián)系。在關系數(shù)據(jù)庫中用表之間的外鍵關系來表現(xiàn)表之間的聯(lián)系。在“圖書管理”數(shù)據(jù)庫中，“讀者類型號”是“讀者”表的外鍵，通過“讀者類型號”可建立起“讀者”表與“讀者類型”表之間的聯(lián)系。1.創(chuàng)建表之間的關聯(lián)例2-1：創(chuàng)建“讀者”表與“讀者類型”表之間外鍵關聯(lián)。操作步驟如下：⑴在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊主窗口工具欄上的“關系”按鈕，隨后打開的如圖2-24所示的“關系”窗口。單擊主窗口工具欄上的“顯示表”按鈕，隨后打開如圖2-25所示的“顯示表”對話框。1.創(chuàng)建表之間的關聯(lián)圖2-24圖2-251.創(chuàng)建表之間的關聯(lián)⑵在“顯示表”對話框中，選中“讀者”表，單擊“添加”按鈕，再選中“讀者類型”表，單擊“添加”按鈕，這樣就把兩個表添加到“關系”窗口中。關閉“顯示表”對話框，此時的“關系”窗口如圖2-26所示。

圖2-261.創(chuàng)建表之間的關聯(lián)⑶在圖2-26畫面中，用鼠標指向主鍵表（“讀者類型”表）中的主鍵“讀者類型號”字段，按住鼠標左鍵，將鼠標移到外鍵表（“讀者”表）的外鍵“讀者類型”上，放開鼠標左鍵，隨后出現(xiàn)如圖2-27所示的“編輯關系”對話框。1.創(chuàng)建表之間的關聯(lián)⑷在“編輯關系”對話框中，將“實施參照完整性”復選框勾選上，然后再將“級聯(lián)更新相關字段”復選框勾選上，單擊“創(chuàng)建”按鈕。此時的“關系”窗口如圖2-28所示。

圖2-281.創(chuàng)建表之間的關聯(lián)⑸關閉“關系”窗口，在出現(xiàn)的如圖2-29所示的“是否保存”對話框中，單擊“是”按鈕保存創(chuàng)建的關系。圖2-292.關于表之間關聯(lián)選項的說明⑴實施參照完整性勾選“實施參照完整性”的作用是：外鍵表（“讀者”表）中不允許出現(xiàn)主鍵表（“讀者類型”表）中沒有的“讀者類型號”。⑵級聯(lián)更新相關字段勾選“級聯(lián)更新相關字段”的作用是：當修改主鍵表（“讀者類型”表）中的某個讀者類型號后，系統(tǒng)自動將外鍵表（“讀者”表）中的那個讀者類型號也進行同步修改。⑶級聯(lián)刪除相關字段勾選“級聯(lián)刪除相關字段”的作用是：當刪除主鍵表（“讀者類型”表）的某個讀者類型號后，系統(tǒng)自動將外鍵表（“讀者”表）中的那個讀者類型號的記錄全部刪除。3.修改表之間的關聯(lián)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊主窗口工具欄上的“關系”按鈕，在打開的“關系”窗口中，用鼠標右擊兩個關系之間的連線，在打開的快捷菜單中選擇“編輯”，在打開的如圖2-27畫面中對關系進行修改。注意：對兩個表建立關系之前必須設置好主鍵。2.4.5導入/導出數(shù)據(jù)Access提供了對數(shù)據(jù)進行導入/導出的功能，可以利用它方便地與其他數(shù)據(jù)源進行數(shù)據(jù)交換。導入是將其他數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)導入到Access數(shù)據(jù)庫中；導出是將Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導出到其他數(shù)據(jù)源中。Access的“導入/導出”所支持的數(shù)據(jù)源有很多，例如：文本文件、Word文件、Excel文件、SQLServer數(shù)據(jù)庫、ORACLE數(shù)據(jù)庫、VisualFoxpro數(shù)據(jù)庫等等。⒈導入數(shù)據(jù)例2-2：將一個名為“讀者.xls”的Excel文件中的“讀者”工作表中的數(shù)據(jù)導入到“圖書管理”數(shù)據(jù)庫的“讀者”表中。操作步驟如下：⑴在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口中，打開“文件”菜單，指向“獲取外部數(shù)據(jù)”菜單項，在打開的下級菜單中選擇“導入”菜單項，隨后出現(xiàn)如圖2-30所示的“導入”對話框。

⒈導入數(shù)據(jù)必須選擇與數(shù)據(jù)源對應的文件類型，這里要選Excel文件類型。圖-30⑵在“導入”對話框中，首先選擇數(shù)據(jù)源的“文件類型”，這里選“MicrosoftExcel”；然后選擇數(shù)據(jù)源文件所在的目錄；單擊數(shù)據(jù)源文件名，單擊“導入”按鈕，出現(xiàn)“導入數(shù)據(jù)表向導”的第1個畫面，如圖2-31所示。

⒈導入數(shù)據(jù)圖2-31⑶在“導入數(shù)據(jù)表向導”的第1個畫面中，選擇存放要導入數(shù)據(jù)的工作表。這里選擇“讀者”工作表，按“下一步”按鈕，出現(xiàn)“導入數(shù)據(jù)表向導”的第2個畫面，如圖2-32所示。⒈導入數(shù)據(jù)圖2-32⑷在“導入數(shù)據(jù)表向導”的第2個畫面中，勾選“第一行包含列標題”復選框，按“下一步”按鈕，出現(xiàn)“導入數(shù)據(jù)表向導”的第3個畫面，如圖2-33所示。⒈導入數(shù)據(jù)圖2-33⑸在“導入數(shù)據(jù)表向導”的第3個畫面中，點選“現(xiàn)有的表中”單選鈕，然后從后面的列表中選擇要導入數(shù)據(jù)的表，這里選“讀者”表，按“下一步”按鈕，出現(xiàn)“導入數(shù)據(jù)表向導”的第4個畫面，如圖2-34所示。⒈導入數(shù)據(jù)圖2-34⑹單擊“完成”按鈕。導入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤的原因1、Excel表的各列與數(shù)據(jù)庫表的各列不一致。2、Excel表中的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫表的主鍵列上有重復值。由于主鍵沖突而不能導入數(shù)據(jù)。3、Excel表有邊框。4、Excel表末尾有看不見的空行數(shù)據(jù)。⒉導出數(shù)據(jù)例2-3：將“圖書管理”數(shù)據(jù)庫的“讀者”表中的數(shù)據(jù)導出到一個Excel文件中。操作步驟如下：⑴在“數(shù)據(jù)庫對象”窗口中，選擇要導出數(shù)據(jù)的表，擊鼠標右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“導出”菜單項，隨后出現(xiàn)如圖2-35所示的對話框。

⒉導出數(shù)據(jù)⑵在圖2-35所示的對話框中，首先選擇存放導出數(shù)據(jù)的“文件類型”，這里選“MicrosoftExcel”；然后選擇存放數(shù)據(jù)的文件的存放目錄；選擇或輸入存放數(shù)據(jù)的文件的文件名，單擊“導出”按鈕。圖2-352.4.6為表創(chuàng)建索引1.索引概念表中的數(shù)據(jù)最終要存儲到計算機磁盤文件中，表中的每個記錄在磁盤文件中只能有一個存儲位置（我們稱它為：物理存放位置），其位置。用戶每次要