標準解讀

《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》是一項國家標準，旨在為電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用提供指導。該標準規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)應具備的基本功能，以確保電子文件從創(chuàng)建到銷毀整個生命周期內的有效管理和利用。

根據標準內容，電子文件管理系統(tǒng)需支持的功能包括但不限于：

  • 文件收集：能夠自動或手動地將各類格式的電子文件導入系統(tǒng)中。
  • 元數據管理：對每份電子文件附加必要的描述信息（即元數據），以便于檢索和管理。
  • 分類存儲：按照一定的規(guī)則對電子文件進行分類，并妥善保存于指定位置。
  • 權限控制：根據不同用戶的需求設定訪問權限，保證信息安全的同時也便于共享。
  • 版本控制：記錄并管理電子文件的不同版本，便于追蹤修改歷史。
  • 檢索查詢：提供強大的搜索功能，讓用戶可以快速準確地找到所需文件。
  • 在線瀏覽：允許用戶直接通過系統(tǒng)界面查看各種類型的電子文檔，而無需下載至本地。
  • 安全保護：采取加密等技術手段保護電子文件免受非法訪問、篡改或破壞。
  • 長期保存：確保重要電子文件能夠在長時間內保持可讀性及完整性。
  • 歸檔與遷移：對于不再頻繁使用的老文件實施歸檔處理；當系統(tǒng)升級時，能夠順利將現有數據遷移到新環(huán)境中。


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....

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  • 現行
  • 正在執(zhí)行有效
  • 2012-12-31 頒布
  • 2013-06-01 實施
?正版授權
GB/T 29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求_第1頁
GB/T 29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求_第2頁
GB/T 29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求_第3頁
GB/T 29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求_第4頁
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文檔簡介

ICS35040

A14.

中華人民共和國國家標準

GB/T29194—2012

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

Generalfunctionalrequirementsforelectronicrecordsmanagementsystem

2012-12-31發(fā)布2013-06-01實施

中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布

中國國家標準化管理委員會

GB/T29194—2012

目次

前言…………………………

Ⅲ

引言…………………………

Ⅳ

范圍………………………

11

規(guī)范性引用文件…………………………

21

術語和定義………………

31

總則………………………

44

系統(tǒng)定位……………

4.14

功能架構……………

4.24

文件聚合模型………………………

4.35

文件信息模型………………………

4.45

法律法規(guī)遵從………………………

4.57

基本功能要求……………

57

文件管理配置………………………

5.17

文件管理業(yè)務………………………

5.211

安全管理……………

5.327

系統(tǒng)管理……………

5.430

可選功能要求……………

631

數字化文件的管理…………………

6.131

多載體文件管理……………………

6.232

離線利用……………

6.333

接口管理……………

6.434

工作流………………

6.534

性能要求……………

6.635

參考文獻……………………

36

Ⅰ

GB/T29194—2012

前言

本標準按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標準由國家密碼管理局提出并歸口

。

本標準起草單位國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室中國人民大學信息資源管理學院

:、。

本標準主要起草人任守信錢毅劉越男梁凱李澤鋒

:、、、、。

Ⅲ

GB/T29194—2012

引言

電子文件是指機關團體企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中通過計

(Electronicrecords)、、,

算機等電子設備形成辦理傳輸和存儲的文字圖表圖像音頻視頻等不同形式的信息記錄電子文

、、、、、、。

件記錄了各種公務活動的過程和結果其真實性完整性可用性和安全性必須得到維護和保障電子

,、、。

文件生命周期中的任何管理行為均應以維護文件與業(yè)務活動文件之間以及文件組成部分之間的聯(lián)系

、

為基本原則這些管理行為最終都要在計算機系統(tǒng)中實現電子文件管理系統(tǒng)

,。(Electronicrecords

是應用于電子文件形成單位的旨在捕獲電子文件并實施維護利用和處

managementsystem,ERMS),、

置的專業(yè)系統(tǒng)

。

為指導電子文件管理系統(tǒng)的建設和使用提升系統(tǒng)環(huán)境下文件管理的規(guī)范化水平現借鑒國際上同

,,

類標準結合我國電子文件管理實際制定本標準

,,。

Ⅳ

GB/T29194—2012

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

1范圍

本標準規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)通用的功能性

(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)

要求不包括系統(tǒng)設計和實施的具體要求不規(guī)定實現系統(tǒng)功能的平臺和具體技術不規(guī)定詳細的實施

,,,

細則也不規(guī)定系統(tǒng)測試相關事項

,。

本標準適用于機關團體企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織對電子文件管理系統(tǒng)的建設使用和評估

、、、,

適用于相關企業(yè)和科研院所開展相關的科研和教學活動

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T18894

檔案工作基本術語

DA/T1—2000

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22—2000

紙質檔案數字化技術規(guī)范

DA/T31—2005

公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T32—2005

電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

DA/T38—2008

文書類電子文件元數據方案

DA/T46—2009

版式電子文件長期保存格式需求

DA/T47—2009

基于的電子文件封裝規(guī)范

DA/T48—2009XML

信息安全等級保護管理辦法公通字號

(〔2007〕43)

信息與文獻文件管理第部分通則

ISO15489-1:20011:(Informa

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